combit GmbH Untere Laube 30 78462 Konstanz Datenaustausch combit address manager mit dem Palm Pilot Installation Bei der Installation wird der address manager automatisch als Client für die HotSync Software (ab Version 2.0) des PalmPilot eingerichtet, wenn Sie dies im SETUP ausgewählt haben. Wenn Sie HotSync erst nach dem address manager installieren oder im Netz an einer anderen Arbeitsstation sitzen, können Sie den address manager auch nachträglich anmelden: Starten Sie das Programm WS_GEN.EXE aus dem amw Programmverzeichnis. Wählen Sie (mindestens) die Option "PalmPilot Verbindung einrichten". Voraussetzung Der Austausch kann nur über den von US Robotics bereitgestellten HotSync Mechanismus ausgeführt werden. Um den Austausch durchzuführen gehen Sie wie folgt vor: Achten Sie darauf, dass der HotSync Manager geladen ist (viertes Icon von links): ACHTUNG! Falls beim Ausführen des (Workstation-)Setups der HotSync Manager bereits lief, dann müssen Sie ihn nun zunächst einmal beenden und neu starten, damit die Einstellungen durch das address manager Setup überhaupt wirksam werden. Wechseln Sie in den Benutzerdefiniert Dialog des HotSync Managers. address manager und time manager müssen als "Conduit" auftauchen: In diesem Dialog sehen Sie die verschiedenen Daten Arten, die mit dem PalmPilot ausgetauscht werden können. Jede der Daten-Arten wie Notizen, Adressen usw. können einen eigenen Austauschdienst (Conduit) haben. Termine und Aufgaben werden mit dem time manager, Adressen mit dem address manager synchronisiert (siehe Screen-shot). Bitte beachten Sie: Der address manager Conduit ersetzt den aktuellen Dienst (Conduit) für Adressen und Termine. Wenn Sie den address manager als Dienst wieder deaktivieren wollen, müssen Sie das über das Setup tun. Ein manuelles Austragen ist auch möglich, muss jedoch über die Windows Registry erfolgen. In der Spalte Aktion sollte der Eintrag Dateien synchronisieren stehen. Dieser Eintrag kann nach der Installation des address manager Dienstes nicht mehr geändert werden. Steht in dieser Spalte etwas anderes, so muss der address manager Dienst wieder deinstalliert werden, um den Eintrag ändern zu können. Copyright combit GmbH 1
Einrichtung des Datenbankabgleiches im address manager Damit der address manager weiss, welche Felder in der address manager Datenbank abglichen werden sollen, muss dies definiert werden. Starten Sie dazu im address manager den Datenbankabgleich (Organisation > Datenbankabgleich). Im Abgleich-Assistenten den Eintrag Palm Pilot und Kompatible (HotSync) auswählen und mit der Schaltfläche Weiter > diesen aktivieren: Copyright combit GmbH 2
Klicken Sie sich nun im gestartet Abgleich-Assistenten bis zu dieser Seite durch: Auf dieser Seite des Assistenten können Sie die Bedeutungen der PalmPilot Extra-Felder definieren. Die Auswahl der Felder werden Ihnen angezeigt, in dem Sie direkt auf einen Eintrag (z.b. Büro) auf die rechte Seite klicken. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenohmen haben, gelangen Sie mit Weiter > zur nächsten Seite des Assistenten: Hier finden Sie die Konfiguration der Schlüsselfelder. Die Schlüsselfelder geben die Felder an, anhand derer Inhalte die Adressen im adress manager und im PalmPilot als identisch erkannt werden sollen (siehe Handbuch/Onlinehilfe Kapitel 'Datenbank-Abgleich'). Diese wären bei diesem Abgleich beispielsweise die Felder FIRMA, NAME und EMAIL. Copyright combit GmbH 3
Im nächsten Dialogschritt finden Sie einige wichtige Hinweise zum PalmPilot Abgleich. Lesen Sie sich diese in Ruhe durch. Falls Sie diesen Dialog das nächste Mal nicht mehr lesen möchten, können Sie diesen über die Option Diesen Tip nicht mehr anzeigen deaktivieren. Mit Weiter > gelangen Sie in die nächsten Dialogseite, auf der der Assistent automatisch ein Verknüpfung der Felder herstellt. Die Warnung, dass keine Record-ID verknüpft ist, können Sie mit OK bestätigen, da kein Feld für die Verknüpfung vorhanden ist. Nun sind nur noch die Felder auszuwählen, die bei der Abgleichsabfrage angezeigt werden sollen. Nachdem Sie diese ausgewählt haben, kommen Sie mit Weiter > auf die nächste Seite. Hier werden Sie per Option gefragt, ob neue Datensätze automatisch oder manuell eingefügt werden sollen. Wählen Sie die gewünschte Option aus und klicken danach auf Weiter >. Nun können Sie weitere Abgleichsoptionen auswählen. Desweiteren besteht die Möglichkeit eine Benutzerbestätigung für die Ausführung des Abgleiches zu erwingen. Nun ist auch dieser Dialog abgeschlossen und kann mit Weiter > bestätigt werden. Copyright combit GmbH 4
Nun sind es nur noch zwei Schritte bis zur Fertigstellung des Templates für den PalmPilot Abgleich. Die letzten Schritte werden Ihnen vom Assistenten mit Hinweisen erklärt. Nachdem Sie den Assistenten erfolgreich abgeschlossen haben, finden Sie im Datenbankabgleich-Assistenten unter den Benutzerdefinierten Einträgen das soeben erstellte Palm Pilot (HotSync) Template. Bitte beachten Sie, dass nur dieses Template mit dem obigen Namen für den PalmPilot Abgleich verwendet werden kann! Termin- und Aufgabenabgleich mit dem PalmPilot Der address manager bietet die Möglichkeit, die Termine und Aufgaben des time managers mit denen des PalmPilots zu synchronisieren. Hierzu wird bei der Installation wenn Sie die Option gewählt haben der Termin- und Aufgabenabgleich mit dem time manager Conduit verknüpft. Im Kontextmenü des HotSync-Managers haben Sie unter "Benutzerdefiniert..." die Möglichkeit, die gewünschte Abgleichsaktion zu wählen. Hierbei kann eine der Datenbanken die jeweils andere überschreiben, oder es wird ein Abgleich durchgeführt. Den Abgleich starten Sie wie üblich durch das Auslösen des HotSync-Mechanismus. Beachten Sie, dass für jede Abgleichsart aus technischen Gründen in beiden Datenbanken (PalmPilot und time manager) mindestens ein 1 Termin und 1 Aufgabe enthalten sein muss, ansonsten wird kein Abgleich durchgeführt. Besonderheiten beim Terminabgleich Der PalmPilot unterstützt keine Informationen über den Ort und den Kontakt zu einem Termin. Diese Informationen werden im Betreff des PalmPilot-Termines mit übernommen und bei Änderung auch synchronisiert. Nicht alle (Serien-)Terminarten sind auf beiden Plattformen verfügbar. Sollte einer Ihrer Termine nicht korrekt umgesetzt werden können, so informiert Sie der HotSync-Manager darüber. Termine, für die im PalmPilot keine Uhrzeit vergeben wurde, werden im time manager auf die Zeit zwischen 08.00 Uhr und 08.01 Uhr gelegt. Copyright combit GmbH 5
Besonderheiten beim Aufgabenabgleich Die Kategorien von Aufgaben bleiben im time manager unberücksichtigt. Aufgaben ohne Datum werden im time manager auf das größte im PalmPilot verfügbare Datum, den 31.12.2031 gelegt. Der PalmPilot unterstützt im Gegensatz zum time manager keine Erinnerungen für Aufgaben. HotSync Abgleich starten Der HotSync wird durch Betätigen des HotSync-Knopfes der Docking-Station gestartet: Der PalmPilot Abgleich in Aktion Aufgabe im PalmPilot (Emulator) Copyright combit GmbH 6
Aufgabe aus dem PalmPilot im time manager Wo wird die Verbindung zwischen address manager und dem HotSync Mechanismus hergestellt? Nach den Installation des address managers wird ein Eintrag in der Windows Registry durchgeführt. Dieser Eintrag bewirkt das Anmelden des address managers als Conduit. Hier sehen Sie den entsprechenden Eintrag für den address manager in der Registry: Copyright combit GmbH 7
Wenn Sie den address manager als Conduit deaktivieren wollen, müssen die den Schlüssel umbenennen (Also z.b. "Application3" zu "Xpplication3"). Alle darauffolgenden Schlüssel der Form ApplicationN müssen in Ihrer letzten Stelle (Zahl) einen Wert heruntergezählt werden. War also ein Schlüssel "Application5" vorhanden, so muss dieser zu "Application3" werden. Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde. Copyright combit GmbH 8