INVENTUR und JAHRESENDE

INVENTUR und JAHRESENDE In einem Warenwirtschaftssystem sind Inventur und Jahresende besonders wichtige Funktionen. Mit der Inventur wird einerseits der Warenendbestand des abgelaufenen Jahres andererseits gleichzeitig auch der Anfangsbestand des neuen Jahres ermittelt. Die exakte und gewissenhafte Aufnahme der Artikelbestände wirken sich somit zweifach aus. (!! Die laufende Inventur muss als Erstes beendet werden!!) Die Funktion Jahresende verschiebt die Inhalte der monatlichen Umsatzfelder des abgelaufenen Jahres in die betreffenden Felder des Vorjahres, löscht alte Daten lt. Auswahl, stellt die laufenden Nummern für Offerte/Aufträge/Lieferscheine/Retourlieferscheine/Rechnungen auf Eins zurück (sofern dies gewünscht ist), löscht nicht erledigte Lieferanten-Bestellungen, bereitet das Warenwirtschaftssystem für das neue Jahr vor. 1. Die INVENTUR Grundsätzlich gilt: eine gute Vorbereitung ist die halbe Inventur, speziell dann, wenn die Inventur mit am System angeschlossenen Scannern und/oder mobilen Datenerfassungsgeräten durchgeführt wird. 1.1. Vorbereitung Die Inventurvorbereitung beschleunigt die Inventur erheblich. Zur Vorbereitung gehören folgende Arbeiten: legen Sie einen Terminplan fest, wann welcher Raum oder Bereich inventiert werden soll, wann ist Inventurstichtag, wann ist Inventurende Instruieren Sie die Mitarbeiter über den Inventurablauf und über die Arbeiten, die durchzuführen sind alle noch nicht erledigten Wareneingänge buchen Retouren und Reklamationen mit den Lieferanten klären und buchen alle Entnahmen (Bestandskorrekturen aller Art) buchen manuelle Lieferungen an Kunden und Lieferanten abklären und buchen Ware an Kunden fakturieren oder zurück ins Lager Ware Lieferanten mitgegeben, jedoch keine Gutschrift erhalten Retoure buchen beschädigte Ware an Lieferanten retournieren oder Bestandskorrektur buchen Bruch, abgelaufene Ware, etc. ausbuchen (Bestandskorrektur) eventuell im EDV-System nicht erfasste Artikel anlegen Lager zusammenräumen Artikel vorzählen und Zettel mit darauf vermerkter Menge bei Artikel anbringen Wenn Sie in einem Netzwerk mehrere PCs installiert haben, können diese für die Inventur verwendet werden. Machen Sie dazu die gewünschten PCs mobil, d.h. stellen Sie den PC mit dem Bildschirm auf einen fahrbaren Untersatz, besorgen Sie eine Kabeltrommel für die Stromversorgung und bereiten Sie das Netzwerkkabel vor. Dann platzieren Sie den mobilen PC dort, wo Sie mit der Inventur beginnen wollen. Schließen Sie die erforderlichen Kabel wieder an den PC an. 1.2. Durchführung Die Inventur kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden: 1.2.1. manuell anhand von Inventur-Aufnahmelisten 1.2.2. mit dem PC-System über die Funktion Inventur Inventurmengen erfassen 1.2.3. mit einem mobilen Datenerfassungsgerät 1.2.3. mit einem Notebook Egal, mit welchem Medium die Inventur durchgeführt wird, es muss auf bestimmte Situationen unterschiedlich reagiert werden. Damit ist gemeint, dass in den meisten Fällen während der Inventurzeit normal weiterverkauft wird und sich dadurch Probleme bei der Ermittlung der korrekten Inventurbestände ergeben können. Auf die verschiedenen Situationen wird später im Detail eingegangen. 1 von 9

Nachstehend werden die verschiedenen Punkte der Inventur im EDV-System beschrieben. 1.2.1. INVENTUR STARTEN Vergewissern Sie sich zu allererst, ob die letzte Inventur abgeschlossen wurde (siehe dazu Punkt 1.2.7. Inventurende). Vor dem Starten der Inventur sind im Inventurprogramm in der Funktion 'EINSTELLUNGEN' die Inventurparameter zu definieren (Alt i ): Inventur durchführen mit EK-Preis / EST-Preis / VK-PREIS Normalerweise wird eine Jahresinventur mit dem EK-Preis durchgeführt. Es ist jedoch auch möglich, die Inventur mit dem EST-Preis (=durchschnittlicher Einkaufspreis der Ware auf Lager) oder mit dem Verkaufspreis (=VK1 oder GH1) durchzuführen. Inventur durchführen für die Warengruppen von [0] bis [299] Die Jahresinventur wird normalerweise für das gesamte Sortiment durchgeführt, also von Warengruppe [0] bis Warengruppe [299]. Zwischeninventuren während des Jahres werden oft nur für eine bestimmte Warengruppe gestartet. Inventurstichtag: TT.MM.JJJJ (TagTag.MonatMonat.JahrJahrJahrJahr) Mit dem Inventurstichtag wird jenes Datum festgelegt, mit dem die Inventurbestände hochgerechnet und die Inventurdifferenzen zwischen aufgenommenen Mengen und dem Bestand lt. EDV-System (=Sollbestand oder auch Buchbestand) ermittelt werden. Diese ermittelte Differenz wird mit dem Sollbestand zum Zeitpunkt des Ladens des Inventurbestandes saldiert. Später wird in dieser Beschreibung auf den Inventurstichtag wieder Bezug genommen werden. Nach Definition dieser Parameter kann die Inventur gestartet werden (Menupunkt 1 im Inventurprogramm). Sollte die frühere Inventur nicht abgeschlossen sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung, dass die frühere Inventur abzuschließen ist. HINWEIS: Dieser Punkt kann nur einmal pro Inventur ausgeführt werden. Die definierten Parameter können bis zum Inventurende nicht mehr verändert werden. Nach dem Starten der Inventur können alle anderen Menupunkte des Inventurprogramms ausgeführt werden. 1.2.2. AUFNAHMELISTE DRUCKEN Mit diesem Menupunkt können zwei verschiedene Inventurlisten gedruckt werden: 1.2.2.1. Aufnahmeliste zum Inventieren verschiedener Lagerorte. Der Druck dieser Liste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert und eingeschränkt werden. Im rechten Teil der Liste sind zwei Spalten zum Eintragen der Inventurmengen pro Artikel vorgesehen. Damit bei der manuellen Erfassung der Inventurmengen die Vollzähligkeit der ausgedruckten Listen sichergestellt werden kann, wird jeder Ausdruck fortlaufend nummeriert. 1.2.2.2. Aufnahmeprotokoll für inventierte Artikel. Wenn Sie vor dem Starten des Ausdrucks der Aufnahmeliste das Auswahlfeld 'nur inventierte Artikel' mit der Leertaste markieren, erhalten Sie ein Aufnahmeprotokoll mit Menge und Wert aller inventierten Artikel; nicht inventierte Artikel sind in dieser Liste nicht enthalten. 1.2.3. INVENTURMENGEN ERFASSEN Mit diesem Menupunkt werden einerseits die über Listen erfassten Inventurmengen pro Artikel eingegeben, andererseits kann hiermit auch direkt inventiert werden. Das Erfassungsprogramm ähnelt sehr der Bildschirmkassenanwendung. Für die Bestätigung der Mengeneingabe werden die Tasten [+] und [-] auf der normalen Tastatur verwendet. Wird ein Artikel mehrmals erfasst, so werden die Mengen zu einer bereits erfassten Menge addiert bzw. davon subtrahiert, entsprechend dem Vorzeichen der Menge. Nach 99 erfassten Artikelpositionen erhalten Sie eine Meldung, dass noch ein Artikel erfasst werden kann und dann gespeichert werden muss. Sollten Sie versuchen, darüber hinaus Artikelpositionen zu erfassen, wird das Programm nach einer Meldung 'Sie haben die letzte Warnung ignoriert' automatisch speichern. Gewöhnen Sie sich an, bei der Inventurerfassung regelmäßig die eingegebenen Artikel mit [F8] zu speichern und nicht zu warten, bis die erwähnte Meldung erfolgt. Wenn Sie die eingegebenen Daten nicht mit [F8] gespeichert und einen Systemabsturz (Stromausfall, etc.) haben, sind die eingegebenen Daten weg und Sie müssen diese nochmals erfassen. 2 von 9

Daraus ergibt sich auch die Notwendigkeit, dass Sie sich merken, wo Sie mit der Erfassung der Artikel begonnen haben. Nachdem Sie die eingegebenen Artikel gespeichert haben, können Sie über die Funktion [F1]='Suchen' den Inventurbestand im Suchfenster sehen. Natürlich kann mit mehreren PCs gleichzeitig inventiert oder auch auf dem einen PC verkauft und auf (einem) anderen PC(s) inventiert werden. Bei der Inventur mit dem PC und mit Scanner sollte immer ein Team aus 2 Personen gebildet werden; die eine Person scannt den Artikel ein und sagt der zweiten Person die Menge an. Die zweite Person tippt die Menge ein und gibt das Scannen des nächsten Artikels frei. Gleichzeitig wird die bei der Vorbereitung beim Artikel angebrachte Mengeninformation vom Artikel wieder entfernt. Dies ist dann auch die Bestätigung, dass der Artikel inventiert wurde. Gehen Sie bei der Inventur systematisch vor, d.h. inventieren Sie nicht einmal dies und dann einmal das, sondern fangen Sie links oben an, inventieren Sie nach rechts bis zu einer markanten Abgrenzung. Dann wechseln Sie in das nächstliegende untere Regalfach und beginnen wieder links. Damit ist sichergestellt, dass alle Artikel inventiert werden. Sollte ein Artikel nicht inventierbar sein (Artikel nicht gespeichert), dann markieren Sie diesen Artikel mit einem auffälligen Schild und Vermerk 'nicht inventiert' - benachrichtigen Sie jene Person, die für die Inventur verantwortlich ist - später nachinventieren. Nicht gespeicherte Artikel können während der Inventur angelegt werden. Das Löschen von im EDV-System gespeicherten Artikel ist nicht möglich, solange die Inventur nicht beendet ist. 1.2.4. SOLLBESTAND SICHERN Mit diesem Menupunkt wird der am Ende des Inventurstichtages im EDV-System gespeicherte Sollbestand (=Buchbestand - nicht Inventurbestand!) weggesichert, damit später der richtige Inventurbestand geladen und die Inventurdifferenz ermittelt werden kann. Vor dem Starten dieser Funktion müssen 1. alle Verwaltungsbuchungen durchgeführt sein, das sind Wareneingänge Retouren an Lieferanten, Bestandskorrekturen für Bruch, Verderb, Privatentnahme, usw. 2. alle Verkäufe eingegeben sind, das sind Barverkäufe, Storno und Retouren, Rechnungen aus der Auftragsverwaltung Beachten Sie, dass dieser Menupunkt nur einmal durchgeführt werden kann. Nach Durchführung dieses Punktes dürfen keine weiteren Buchungen (Verkäufe, Verwaltungsbuchungen) für das abgelaufene Jahr bzw. Periode durchgeführt werden. Inventuraufnahmen sind jedoch weiter möglich. Die logische Folge ist nun, dass das Jahresende durchzuführen ist, sofern es sich um eine Jahresinventur handelt - siehe dazu auch den chronologischen Ablaufplan. Sollte nach dem Inventur-Stichtag dieser Menupunkt nicht ausgeführt sein, so wird er vom System automatisch ausgeführt!! Nach Durchführung dieses Menupunktes beginnt das neue Geschäftsjahr bzw. Periode. Alle Warenbewegungen, die nun durchgeführt werden, betreffen diese neue Periode. 1.2.5. INVENTURAUSWERTUNGEN Mit dieser Funktion können Inventurergebnislisten gedruckt werden, die nach verschiedenen Kriterien sortiert sind. Zusätzlich kann der Ausdruck auf bestimmte Haupt- und/oder Warengruppen eingeschränkt werden. Der grundsätzliche Unterschied zwischen der Inventurergebnisliste und dem Aufnahmeprotokoll liegt darin, dass bei der Inventurergebnisliste mengen- und wertmäßige Vergleiche zwischen Sollbestand und Inventurbestand sowie Differenzen gedruckt werden, im Inventuraufnahmeprotokoll werden lediglich die inventierten Artikel - also Artikel mit Inventurbestand - mit den aufgenommenen Mengen und Werten gedruckt. Außerdem werden bei der Inventurergebnisliste alle Artikel gedruckt, um die Vollständigkeit der Inventuraufnahme kontrollieren zu können - eventuell nicht inventierte Artikel weisen einen Sollbestand, jedoch keinen Inventurbestand auf. 3 von 9

Anhand der Inventurergebnisliste sind die ausgewiesenen Differenzen zu klären bzw. nicht inventierte Artikel nachzuinventieren. Ist dies geschehen, wird nochmals eine endgültige Inventurergebnisliste gedruckt, die dann auch für die Jahresbilanz verwendet wird. 1.2.6. INVENTURBESTAND LADEN Solange dieser Menupunkt nicht ausgeführt wird, sind im Artikelstamm noch immer die 'alten' Bestände = Sollbestand aktiv und sichtbar. Wenn sich die Inventur auf Grund der Artikelvielfalt und Größe in manchen Betrieben über mehrere Tage zieht und parallel zur Inventur weiter verkauft wird und Verwaltungsbuchungen durchgeführt werden, ändert sich dieser Sollbestand permanent. Um jedoch einen eindeutigen Aufsetzpunkt für die Differenzermittlung zu haben, wurde am Ende des Inventurstichtages der Sollbestand weggesichert (Punkt 1.2.4). Bei der Ausführung dieser Funktion wird die Differenz zwischen Inventurbestand und weggesichertem Sollbestand ermittelt und mit dem aktuellen Sollbestand des Artikels saldiert. Ein Beispiel: Verkauf Artikelbestand weggesichert Inventurbestand 5 Stück Inventuraufnahme am 30.12.2009 Bestand am 31.12.2009 4 Stück 4 Stück - 4 Stück Verkauf am 01.01.2010-1 Stück = 3 Stück Laden INV-Bestand + 1 Stück Diff. +1 Stück Neuer Artikelbestand 4 Stück Nach Durchführung dieses Punktes ist der neue Artikelbestand in der Warenwirtschaft aktiv. Für die Bilanz können jedoch Preise und/oder auch Inventurmengen der Artikel weiter verändert werden. Diese Änderungen haben auf die Warenwirtschaft keine Auswirkungen. 1.2.7. INVENTURENDE Diese Funktion schließt die durchgeführte Inventur ab. Beim Starten dieser Funktion werden einige "Gewissensfragen" gestellt und nach Bestätigung mit 'J' die Inventur beendet. Sie sollte dann ausgeführt werden, wenn dem Steuerberater bzw. Buchhalter eine für die Bilanz aktuelle Inventurergebnisliste übergeben wurde. Eine neue Inventur - auch Teilinventur - ist nur dann möglich, wenn dieser Menupunkt ausgeführt wurde. 4 von 9

1.3. ABGRENZUNG Abgrenzung heißt, Warenbewegungen, die die Inventur direkt oder indirekt betreffen, richtig zu buchen bzw. zuzuordnen. Was ist passiert Was ist zu tun Vor dem Sollbestand-Sichern: Artikel inventiert und dann verkauft in Inventur wieder minus buchen Artikel inventiert und dann Kundenretoure in Inventur dazubuchen beschädigte Ware gefunden Bestandskorrektur 'Bruch' buchen inventierte Ware zum Verzehr entnommen in Inventur wieder minus buchen und Bestandkorrektur buchen Ware nach Inventur gebrochen wie 'Ware zum Verzehr' behandeln Lieferant liefert Ware an Wareneingang durchführen und normal inventieren Lieferant liefert Ware für neues Jahr nicht inventieren! wenn bereits inventiert, minus buchen Kundenlieferschein - Ware am Lager nicht inventieren - Ware verrechnen oder inventieren und Lieferschein stornieren - im Ware nicht am Lager Kunde hat Ware 'zur Ansicht' mitgenommen: in EDV gebucht neuen Jahr neu ausstellen Ware verrechnen oder: siehe "Nach Inventurbestand laden" nicht inventieren - siehe "Nach Inventur bestand laden" in EDV nicht gebucht inventieren Nach dem Sollbestand-Sichern: Artikel verkauft, noch nicht inventiert in Inventur plus buchen Kundenretoure, noch nicht inventiert Ret.Menge in Inventur nicht buchen beschäd.ware gefunden, noch nicht invent. inventieren und Bestandskorrektur buchen nicht inventierte Ware zum Verzehr entnommen inventieren und Bestandskorrektur buchen Ware gebrochen, noch nicht inventiert inventieren und Bestandskorrektur buchen Lieferant liefert Ware f. altes Jahr(Periode) siehe "Nach Inventurbestand laden" Lieferant liefert Ware f.neues Jahr(Periode) nicht inventieren, nur Wareneingang! Lieferantenretoure altes Jahr nicht gebucht siehe "Nach Inventurbestand laden" Wareneingang altes Jahr nicht gebucht siehe "Nach Inventurbestand laden" Kundenlieferschein Ware am Lager nicht inventieren - siehe "Nach Inventurbestand laden" Ware nicht am Lager siehe "Nach Inventurbestand laden" Kunde hat Ware 'zur Ansicht' mitgenommen: in EDV gebucht nicht inventieren - siehe "Nach Inventurbestand laden" in EDV nicht gebucht inventieren Nach Inventurbestand laden: Lieferant liefert Ware für altes Jahr(Periode) Ware inventieren und Wareneingang durchführen Lieferantenretoure altes Jahr nicht gebucht Ware inventieren und Retoure buchen Wareneingang altes Jahr nicht gebucht Ware inventieren und Wareneingang durchführen Kundenlieferschein - Ware (nicht) am Lager Verrechung für altes Jahr: Rechnung im neuen Jahr (Periode) mit Datum altes Jahr erstellen Verrechnung im neuen Jahr: Ware inventieren Kunde hat Ware 'zur Ansicht' mitgenommen: in EDV gebucht inventieren 5 von 9

Nach dem Jahresende im neuen Jahr (Periode): Werden im neuen Jahr Rechnungen für das alte Jahr erstellt, darf auf keinen Fall das Systemdatum (=Computerdatum) umgestellt, sondern nur in der Auftragsverwaltung bzw. Sammelfaktura das Belegdatum geändert werden (F6). In Betrieben, in denen die Fakturierung von Lieferscheinen aus dem alten Jahr aus organisatorischen Gründen erst im neuen Jahr erfolgen kann, ist es sinnvoll, den Belegnummernkreis für die AVW Dokumente beim Jahresende nicht auf Eins zurückzusetzen, da ansonsten die letzten Rechnungen für das abgelaufene Jahr mit eins beginnen würden. Außerdem sollten für das neue Jahr erst dann Rechnungen geschrieben werden, wenn alle Rechnungen für das alte Jahr erstellt sind. 1.4. Kommissionsware Kommissionsware kann wie jede andere Ware inventiert werden (die Lieferfirma wird Ihnen dankbar sein). Dies kann mittels Listen oder über das EDV-System erfolgen. Bei der maschinellen Auswertung der Inventur ist die Kommissionsware vom Ausdruck auszunehmen. Es ist sinnvoll, bereits beim Anlegen der Kommissionsartikel im EDV-System für diese Artikel jene Warengruppen zu verwenden, die im obersten Bereich liegen (von 200 aufwärts), da das Normal-sortiment diesen Warengruppen nicht zugeordnet ist. Damit kann bei der Inventurauswertung der gesamte Bereich vom Druck ausgenommen bzw. diese getrennt gedruckt werden. Ansonsten müsste die Inventurauswertung in mehreren Teilbereichen gedruckt werden, damit die Kommissionsware nicht enthalten ist. Erfolgt die Inventur der Kommissionsware über Listen und werden diese nicht im Inventurprogramm eingegeben, so müssen die Listen manuell aufaddiert werden. 6 von 9

2. Das JAHRESENDE Das Programm 'Jahresende' ist die letzte Funktion, die in der Warenwirtschaft am letzten Arbeitstag des Jahres aufgerufen wird. Vor dem Starten dieser Funktion müssen folgende Punkte erledigt sein: alle Lieferscheine an Kunden verrechnet alle Gutschriften an Kunden ausgestellt offene Liefer- und Retourlieferscheine auf Richtigkeit geprüft alle Stornos durchgeführt alle Wareneingänge von Lieferanten gebucht alle Retouren an Lieferanten gebucht alle Reklamationen erledigt alle Bestandskorrekturen (Bruch, Verderb, Umbuchungen, Entnahmen, etc.) durchgeführt alle Umlagerungen in einem Filialsystem durchgeführt die Datenfernübertragung von und zu den Filialen positiv erledigt die Kassen- bzw. Schichtabrechnungen für alle Kassen durchgeführt Bankomat- und Kreditkartenabrechnung durchgeführt(nur bei Kassensystemen) Geldbestände der Verkaufs-, Hand- und Wechselkassen überprüft und Fehlbestände korrigiert Tagesende durchgeführt Punkt 6 im WAWI-Hauptmenu bei alter WaWi-Version starten Im Windows unter geplante Tasks den Task Tagesende ausführen eventuell eine zusätzliche Jahressicherung der Warenwirtschaft erstellt Vor dem Starten des Jahresendeprogramms sollten Sie zusätzlich eine Vollsicherung der Warenwirtschaft durchführen. Die Sicherung kann auf CD gebrannt werden, wenn ein CD-Brenner vorhanden ist, oder auf einen USB-Stick, ansonsten kann auch auf einem anderen PC mit genügend Festplattenspeicher ein Verzeichnis mit dem Namen des ablaufenden Jahres angelegt (z.b. 2008) und das Verzeichnis WAWI dorthin kopiert werden. Normalerweise ist das WAWI so eingerichtet, dass mit dem Tagesende automatisch auch gesichert wird und keine zusätzliche Sicherung erforderlich ist. Nach dem Starten des Jahresendeprogrammes wird gefragt: Belegnummern (Offerte-Faktura) zurücksetzen [J/N]? Wenn hier mit 'J' bestätigt wird, beginnen die Belegnummern für Offerte/Aufträge/Lieferscheine/ Retourlieferscheine/Rechnungen im neuen Jahr wieder mit eins, ansonsten laufen diese weiter. Beachten Sie dabei auch, ob Sie im neuen Jahr noch für das alte Jahr fakturieren möchten oder müssen. Ist dies der Fall, müssen Sie die Abfrage mit N beantworten. Die Laufzeit des Jahresendeprogramms ist abhängig von der Rechnergeschwindigkeit, der gespeicherten Artikelanzahl und Größe der Belegnummernkreise. 7 von 9

3. Der Terminplan Ein vorher festgelegter Terminplan garantiert einen reibungslosen Ablauf des letzten Tages des Jahres, verhindert das Vergessen von Arbeiten und vermeidet Stress. Nachstehend ein Terminplan, der als Basis für den eigenen Betrieb verwendet werden kann. 50. Woche: 51. Woche: 27.-30.12. 31.12. ab 01.01. Terminplan für Jahresende und Inventur erstellen Eventuell erforderliches Fremdpersonal organisieren und informieren Teams für Inventur definieren Mitarbeiter informieren und schulen Geräte für die Inventur vorbereiten fahrbare Untersätze für Computer besorgen Kabel für fahrbare Computer bereitstellen mobile Datenerfassungsgeräte auf Funktion überprüfen in EDV fehlende Artikel anlegen Lager von beschädigter Ware bereinigen, zusammenräumen Bestandskorrekturen und Lieferantenretouren durchführen Lieferantenreklamationen klären und buchen Inventur starten - WAWI-Inventur Punkt 1 Listen für manuelle Inventur ausdrucken letzte Wareneingänge und Lieferantenretouren buchen Kundenware im Lager abgrenzen Kundenware 'Zur Ansicht' vom Kunden zurückfordern oder verrechnen Inventur im Lager durchführen - anschließend Lager zusperren - keine unkontrollierte Entnahme von Ware aus dem Lager. Wird Ware aus dem inventierten Lager entnommen, muss diese von der Inventur wieder abgezogen werden. eventuell von Lieferanten noch angelieferte Ware übernehmen, Wareneingang buchen, inventieren und ins Lager stellen letzte Bestandskorrekturen durchführen letzte Umlagerungen und sonstige Verwaltungsbuchungen durchführen Kundenlieferscheine verrechnen manuelle Inventurlisten auf Vollzähligkeit prüfen und erfassen Inventur im Verkaufsraum und Nebenlager durchführen Nach Sperren des Verkaufs: Bankomat- und Kreditkarten-Schichtsummen abfragen Bankomat- und Kreditkarten Tagesende bzw. Abrechnung durchführen Verkaufskassen abrechnen alle Kassenbestände überprüfen und, wenn erforderlich, korrigieren Datenfernübertragung mit Filialen starten und positive Erledigung prüfen Tagesende starten mit automatischer Sicherung Sollbestand sichern - WAWI-Inventur Punkt 4 eventuell Jahressicherung durchführen Jahresende starten - WAWI-Dienstprogramme-Jahresabschluß Verkauf starten weiter inventieren Abgrenzungen 'Nach Sollbestand sichern' prüfen ev. Rechnungen für Lieferscheine altes Jahr erstellen erste Inventurergebnisliste - WAWI-Inventur Punkt 5 drucken und Diff. prüfen Inventurkorrekturen eingeben Wareneingänge für neues Jahr buchen weitere Inventurergebnislisten drucken Inventurbestand laden - WAWI-Inventur Punkt 6 Abgrenzungen 'Nach Inventurbestand laden' prüfen Inventurkorrekturen für Bilanz durchführen Ist die Inventur bereits am 31.12. zur Gänze abgeschlossen, d.h. es sind sämtliche Differenzen geklärt, die Abgrenzungen geprüft bzw. erledigt, so kann der Inventurbestand bereits am 31.12. geladen werden. Keinesfalls dürfen am 31.12. Wareneingänge und Rechnungen oder Verkäufe, kurz irgendwelche Buchungen für das neue Jahr durchgeführt werden!!!! 8 von 9

Permanente Inventur wenn WaWi-Bestände stimmen Permanente Inventur heißt, Sie prüfen und korrigieren während des Jahres regelmäßig Ihre Bestände in der Warenwirtschaft und übernehmen diese am Jahresende als Inventurbestände. 1. Führen Sie in der Inventur (WaWi -> Punkt 0) den Punkt INVENTURENDE aus. Kommt die Meldung Inventur nicht gestartet, ist die letzte Inventur abgeschlossen, ansonsten die gestellten Fragen mit J beantworten und mit F8 bestätigen. 2. Drücken Sie nun die ALT-Taste und gehen Sie auf Einstellungen Parametereinstellung: Wählen Sie Inventur mit EK-Preis (oder VK-Preis, wenn Sie mit VK inventieren wollen) von Warengruppe 0 bis 299 und Stichtag 31.12.20xx. Speichern Sie mit F8. 3. Am 31.12.20xx, nachdem alle Wareneingänge und alle Bestandskorrekturren gebucht sind, führen Sie den Punkt WAWI-BESTAND INVENTUR aus. Diesen finden Sie unter Dienstprogramme oder Externe Programme, oder als Menüpunkt in der Inventurmaske, WAWI-BESTAND INVENTUR. 4. Nach Sichern des Inventurbestandes drucken Sie die INVENTURLISTE aus: Punkt 2 = INVENTURLISTE DRUCKEN, indem Sie das Kennzeichen Nur inventierte Artikel (mit der Leertaste oder Maus) setzen. 5. Führen Sie das INVENTURENDE erst beim Starten der nächsten Inventur aus! Detaillierte Informationen finden Sie auch in der Hilfe der Inventur Aufrufen mit STRG + F1 im Inventur-Menu oder im Internet auf unserer WEB-Seite http://www.edv-sos.at Wenn Ihnen in dieser Beschreibung Punkte unklar bzw. Sie unsicher sind, ob Sie alles korrekt verstanden haben, dann schicken Sie uns ein Email an support@edv-sos.at oder rufen Sie unsere Hotline an 0043-7221-73232-999. Bitte klären Sie Unklarheiten vor dem 31.12. ab, am 31.12. steht nur die Nothotline für Systemausfälle und probleme zur Verfügung, nicht aber die Hotline für organisatorische Ablaufprobleme. 9 von 9