INVENTUR. Seite 1

Transkript

1 INVENTUR Die Liste der Inventuren erreichen Sie über Verwaltung Lagerbuchhaltung Inventuren. Erstellen Sie eine neue Inventur. (1) Lager auswählen, für das die Inventur durchgeführt werden soll (2) Beginn der Inventur ist automatisch das aktuelle Datum, kann aber geändert werden (3) Belegzeitpunkt ist der Zeitpunkt, zu dem die Istbestände (kurz: IB) als Lagerbestände (LB) gebucht werden. Bis zu diesem Zeitpunkt können lagerwirksame Belege erstellt werden. Um lagerwirksame Belege nach dem Belegzeitpunkt erstellen zu können ohne die Inventur abzuschließen, müssen die Lagerbestände fixiert werden (laufende Inventur). (4) Werden Artikel bei der Inventur nicht erfasst, ist in dem Register Inventurerfassungen festzulegen, welcher Bestand bei nicht erfassten Artikeln für die Inventur herangezogen werden soll. Dazu stehen zwei Möglichkeiten zu Auswahl: nicht erfasste Artikel auf 0 setzen auf Sollbestand setzen (5) Unter der Registerkarte Inventurbewertungen können für alle Artikel die vorhandenen Einstandspreise für die Inventur mittels der Schaltfläche ESTP/EH auf Standard setzen übernommen werden. Muss der Einstandspreis für die Inventur aufgrund einer Abwertung angepasst werden, kann dies über den Editiermodus (Tastenkombination STRG+E ) bei den entsprechenden Artikeln durchgeführt werden (vorher Inventur speichern). Seite 1

2 (6) Mit Drucken können Sie sich jetzt eine Zählliste ausdrucken. Auch ein Export der Inventurbewertungsliste ist möglich. Wichtig dabei ist, dass die Daten als CSV-Datei (Trennzeichen-getrennt) exportiert werden, um sie als Inventurerfassung später wieder importieren zu können. Alternativ dazu können Sie auch die Datensätze markieren und per Drag und Drop in ein Excel Sheet einfügen. In der Spalte IB ist nun der erfasste Bestand einzutragen. Als nächsten Schritt speichern Sie die Daten als CSV-Datei und importieren die erfassten Bestände (beim Import hilft Ihnen gerne ein Supportmitarbeiter). Laufende Inventur Lagerwirksame Belege können bis zum Belegzeitpunkt erstellt werden. Sind Belege nach dem Belegzeitpunkt zu erstellen, müssen die Lagerbestände fixiert werden um lagerwirksame Belege zu erfassen, welche nach dem Belegzeitpunkt liegen. Werden vor Beenden der Inventur Verkaufsbelege erstellt, die nach dem Belegzeitpunkt liegen, gilt noch jener ESTP/EH der vor der Inventur errechnet wurde. Nach Abschluss der Inventur werden die Einstandspreise in diesen Belegen vom Programm aktualisiert. Seite 2

3 Bei der Inventur erfasster Artikel: Beleg vor Abschluss der Inventur: Beleg nach Abschluss der Inventur: Vor dem Lagerbestände fixieren: Werden lagerwirksame Belege (IWA, IWE, Liferscheine usw.) vor dem Belegzeitpunkt erstellt, wird die Menge der Artikel beim Lagerbestand und beim Inventurbestand anhand des Lagerbewegungszeitpunktes berücksichtigt. Seite 3

4 Wird im oben angeführten Beispiel ein Verkaufsbeleg erstellt, dessen Lagerbewegung zeitlich vor dem Belegzeitpunkt der Inventur und nach dem Zeitpunkt der Zählung des Inventurbestandes liegt, kann nur ein MP3 Player Sony verkauft werden, da der Inventurbestand 1 ist. Wird im oben angeführten Beispiel ein Einkaufsbeleg mit einem Stück erstellt, dessen Lagerbewegung zeitlich vor dem Belegzeitpunkt der Inventur und nach dem Zeitpunkt der Zählung des Inventurbestandes liegt, wird der Lagerbestand auf 5 erhöht und der Inventurbestand auf 2. Somit können auch 2 MP3 Player Sony verkauft werden, da der Inventurbestand durch den Einkaufsbeleg auf 2 erhöht worden ist. Nach dem Lagerbestände fixieren: Nach dem fixieren der Lagerbestände können keine Belege mehr erstellt werden, deren Datum vor dem Belegzeitpunkt der Inventur liegt. Bei Belegen, deren Lagerbewegungszeitpunkt nach dem Belegzeitpunkt der Inventur liegt, sollten Sie unbedingt beachten, dass durch Abschluss der Inventur die Lagerbestände verändert werden. Wird im oben angeführten Beispiel ein Verkaufsbeleg erstellt, dessen Lagerbewegung zeitlich nach dem Belegzeitpunkt der Inventur und nach dem Zeitpunkt der Zählung des Inventurbestandes liegt, kann der Beleg mit 3 Stück gespeichert werden. Beim Beenden der Inventur kommt es in diesem Fall jedoch zu einer Fehlermeldung, da der gezählte Inventurbestand nur einen Verkauf von 2 Stück zulassen würde. Seite 4

5 Beim Abschluss der Inventur werden die Inventurbestände in den Lagerbestand übernommen. Im Anschluss kann die Inventur auch in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Handelt es sich um die erste Inventur die mit dem Programm durchgeführt wird und es wurden Anfangsbestände erfasst, müssen diese vor der Inventur verbucht werden. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Verwaltung Lagerbuchhaltung Anfangsbestände und im Anschluss auf dem Menüpunkt Aktionen - Anfangsbestände in Eröffnungssaldo eintragen Verbuchen der Inventur: Inventur markieren und den Vorgang über den Menüpunkt Aktionen Inventur verbuchen durchführen. Damit werden die Buchungssätze für die Buchhaltung erstellt. z.b.: Abwertung Seite 5

6 Ausdrucke: Vorgangsweise/Wissenswertes: Vorgangsweise: Neue Inventur anlegen Lager wählen Richtiges Beginndatum wählen Belegzeitpunkt (ist jenes Datum, zu dem die Lagerbestände berechnet werden und zu dem die Buchung in die FIBU übertragen wird; muss nach dem Beginndatum liegen) festlegen. Das Wirtschaftsjahr richtet sich automatisch nach dem Belegzeitpunkt. Inventur speichern, damit alle lagergeführten Artikel in die Inventurbewertungen geladen werden. Der Belegzeitpunkt kann nach dem Speichern der Inventur nicht mehr verändert werden. Zählliste ausdrucken und mit der Inventur beginnen. Seite 6

7 Auf dem Register Inventurerfassungen die gezählten IB (Inventurbestände) der Artikel, bei denen sich der Lagerbeständ verändert hat, erfassen. Artikel, bei denen sich der Lagerbestand nicht verändert hat, müssen nicht unter den Inventurerfassungen eingegeben werden. Man hat die Möglichkeit, den Inventurbestand bei nicht erfassten Artikeln auf den Sollbestand (aktueller Lagerbestand also keine Änderung) oder auf 0 zu setzen. Im Feld Lagerwert Neu ist solange eine Inventur läuft immer der Lagerwert der Artikel ersichtlich. Bei der Erfassung der Bestände ist darauf zu achten, dass der hier einzugebende Zeitpunkt dem Zeitpunkt der Zählung der Artikel entspricht. Dieser Zeitpunkt kann prinzipiell auch nach dem Belegzeitpunkt liegen, da das Programm anhand der Lagerbewegungszeitpunkte den Bestand entsprechend zurückrechnen kann. Werden Artikel mehrfach erfasst, werden die Bestände für die Inventur addiert. In diesem Fall dürfen zeitlich zwischen den Erfassungen keine Lagerbewegungen stattgefunden haben. Auf dem Register Inventurbewertungen befindet sich die Schaltfläche "Lagerbestände fixieren". Solange diese Schaltfläche nicht betätigt wurde, können sämtliche Belege vor dem Belegzeitpunkt der Inventur mengen- und preismäßig verändert werden. D.h. es sollten unbedingt alle älteren Belege soweit erfasst und berichtigt werden, dass sie auf dem korrekten Stand sind. Der Grund dafür liegt einfach darin, dass der Bestand der Artikel zum Belegzeitpunkt berechnet werden kann. Weiters: Erst wenn diese Schaltfläche betätigt wurde, können nach dem Belegzeitpunkt lagerwirksame Belege erfasst werden. Normale Inventurerfassungen sind davon nicht betroffen. Ist sichergestellt, dass alle älteren Belege soweit korrekt sind, kann die Schaltfläche "Lagerbestände fixieren" betätigt werden. ACHTUNG: Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn hier etwas übersehen wurde, müssten zuerst alle Erfassungen, dann die Inventur selbst gelöscht und eine neue Inventur erstellt werden. Wurden alle Bestände in der Inventur erfasst, können auf dem Register Inventurbewertungen bei den einzelnen Positionen noch die ESTP / EH des Inventurbestandes erfasst werden. Dies ist nur bei jenen Artikeln nötig, bei denen eine Auf- oder Abwertung stattfindet, d.h. bei Artikeln bei denen sich der ESTP nicht ändert, muss dies nicht durchgeführt werden. Haben Sie bei den Artikeln den ESTP erfasst, bei denen eine Abwertung nötig ist, können Sie für jene Artikel bei denen keine Änderung nötig ist, die Einstandspreise übernehmen indem Sie auf die Schaltfläche "ESTP/EH auf Standard setzen" klicken. Nun ist für die Inventur soweit alles erfasst und die Inventur kann abgeschlossen werden. Bevor die Inventur im Anschluss verbucht wird, muss sichergestellt sein, dass sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen lagermäßig verbucht wurden. Wissenswertes: Wurde eine Inventur zum ersten Mal gespeichert, lässt sich der Lagerbewegungszeitpunkt der Inventur nicht mehr ändern. Man muss dann die Inventur löschen und neu erstellen. Seite 7

8 Die Schaltfläche Lagerbestände fixieren sollte erst betätigt werden, wenn für Artikel bis zum eingetragenen Belegzeitpunkt keine Lagerbewegungen mehr durchgeführt werden müssen. D.h. nach dem Fixieren der Lagerbestände können keine lagerwirksamen Belege (einkaufsseitig Bestellung, Eingangslieferschein und Eingangsretourlieferschein sowie verkaufsseitig Auftrag, Lieferschein und Retourlieferschein) mehr erstellt, geändert oder Belege in lagerwirksame Belege übernommen werden. Belege, die keine Lagerbewegungen verursachen können nach wie vor angelegt und geändert werden bzw. kann in Belege übernommen werden, die keine Lagerbewegungen verursachen. Wurde eine Inventur gespeichert, aber die Lagerbestände noch NICHT fixiert, ist es möglich, auch lagerwirksame Ein- und Verkaufsbelege neu anzulegen, zu ändern und zu übernehmen. Werden noch Belege erstellt, die Lagerbewegungen verursachen, werden diese Lagerbestandsveränderungen in der bereits bestehenden Inventur berücksichtigt (d.h. der Inventurbestand (IB) in den Inventurbewertungen wird nachträglich korrigiert). Nach Abschluss einer Inventur können Belege mit lagergeführten Artikeln, die Lagerbewegungen verursachen, nicht mehr verändert werden. Kommt es nach Abschluss der Inventur zu einer Reklamation eines Kunden zu einer Rechnung vor der Inventur, muss der Geschäftsfall mit Belegen, die datumsmäßig nach der Inventur liegen gelöst werden. Erstellen Sie dazu je nach Bedarf Gutschriften und Retourlieferscheine, die vom Datum her nach dem Abschluss der Inventur liegen. Nicht lagerrelevante Daten wie die Lieferadresse in Belegen, Artikelbezeichnung, Artikelbeschreibung usw. lassen sich auch während und nach Abschluss der Inventur noch ändern. Artikel ohne LB haben keinen ESTP/EH, wird also ein Artikel inventiert der zum Zeitpunkt der Inventur keinen Bestand hatte, so ist der ESTP/EH gleich 0. Es gibt jedoch die Einstellung Lagerbestände mit Null-Werten beibehalten. Ist diese Einstellung aktiviert bleibt der letzte ESTP/EH beim Artikel gespeichert. Sie finden Sie diese Option über den Menüpunkt Optionen Systemeinstellungen im Abschnitt Auftragsbearbeitung. Anmerkung: Wir haben uns bei der Erstellung der Software und der Informationsunterlagen größte Mühe gegeben. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für fehlerhafte Angaben und deren Folgen können wir weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge sind wir dankbar. Seite 8