Light Enablement Guide

Light Enablement Guide Ariba Network

Inhalt 1 Einführung 2 Rechnungsdokumente 3 Rechnung erstellen 4 Rechnung mit BPO-Bezug 5 Support 2

Einführung Procure-to-Pay Process Dieses Dokument enthält Informationen zur Erstellung und Übermittlung von Online-Rechnungen an Allianz über das Ariba Network mithilfe des light enablements Lieferanten müssen sich für light enablement nicht auf dem Ariba Network anmelden, werden aber von Allianz dazu aufgefordert, die Rechnungen elektronisch über das Ariba Network einzureichen Der Lieferant erhält eine interaktive email sobald eine Bestellung im Ariba (OneSource) von Allianz abgeschickt wurde 4

Rechnungsdokumente Allianz Projektspezifikationen: Steuerangaben und Versandkostenangaben werden auf der Positionsebene akzeptiert Unterstützte Dokumente Papierrechnungen sind noch möglich aber sollten von Anfang an gemieden werden. Versandbenachrichtigung Bezieht sich auf den Bestellauftrag wenn die Positionen versandt werden. Detaillierte Rechnung Bezieht sich auf einen Bestellauftrag verweisend auf eine Position. Teil-Rechnung Bezieht sich auf einzelne Positionen aus einem Bestellauftrag. Rechnung ohne Bestellauftrag Bezieht sich auf eine Bestellung, die nicht über das Ariba Network versandt wurde. Vertragsrechnung Bezieht sich auf einen Vertrag. Rechnungskorrektur Korrektur auf der Positionsebene (Preis/Menge). Papierrechnungen sind noch möglich aber sollten von Anfang an gemieden werden 6

Rechnungsdokumente Nicht-unterstützte Dokumente: Rechnungen ohne Bestellauftrag Nur Rechnungen für Bestellaufträge welche von Ariba gesendet wurden werden im Ariba Netzwerk abgesendet. Rechnungsstellung mit Purchasing Cards (P-Cards) Rechnung, die sich auf einen Bestellauftrag via Purchasing Card beziehen. Duplizierte Rechnungen Es muss für jede Rechnung eine neue und einzigartige Rechnungsnummer angegeben werden. Allianz wird alle Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer zurückweisen, außer es handelt sich um eine Korrektur einer zurückgewiesenen Rechnung. 7

Rechnung erstellen 1 1. Sobald ein Bestellauftrag von der Allianz über Ariba versendet wird, erhalten Sie eine interaktive email. 2. Es ist möglich vor der Rechnungserstellung eine Bestellbestätigung zu versenden. Hierfür müssen Sie auf Bestellung bestätigen klicken. Hinweis: Dies ist nicht verpflichtend. 2 3. Um eine Rechung mit Bestellbezug zu erstellen müssen sie in der interaktiven email auf Rechnung erstellen klicken. 3 9

Rechnung erstellen Rechnungskopf 1 Die auf dem Bestellauftrag eingetragenen Angaben werden automatisch auf die Rechnung kopiert. Ergänzen Sie bitte alle mit einem (*) gekennzeichneten Felder und alle weiteren mit der Allianz abgestimmten Informationen. 1. Geben Sie eine einmalige Rechnungsnummer an, mit der die Rechnung identifiziert werden kann. Das Rechnungsdatum wird automatisch eingetragen. Geben Sie außerdem die Steuernummer ein. 2. Steuern können auf Rechnungskopf oder Positionsebene eingetragen werden. Markieren Sie die relevante Option. 3. Versandkosten können auf Rechnungskopf oder Positionsebene eingetragen werden. Markieren Sie die relevante Option. 2 3 10

Rechnung erstellen Rechnungskopf 1 1. Es kann außerdem noch die Anschrift geändert werden. Klicken Sie hierfür auf Anschriften anzeigen/bearbeiten. Dort muss z.b. noch die Zahlungsempfänger-ID hinterlegt werden. 2. Sie können auch zusätzliche Informationen in die Rechnungskopf aufnehmen, beispielsweise Versandkosten, Zahlungsbedingung, Anmerkung oder Anlagen. 2 3. Es können noch weitere Informationen in der Rechnung unter dem Reiter Zusätzliche Felder. Diese dienen aber lediglich der Information. 3 11

Rechnung erstellen Positionsebene In der Sektion Positionen werden die aus dem Bestellauftrag übertragenen Positionen angezeigt. 1. Überprüfen oder aktualisieren Sie bitte die Menge für jede in der Rechnung aufgeführte Position. 2. Wenn eine Position nicht in Rechnung gestellt werden soll, klicken Sie auf das grüne Häkchen, um die Position auszuschließen oder kreuzen Sie das Auswahlfeld auf der linken Seite der Position an und klicken Sie auf Löschen, um die Position aus der Rechnung zu entfernen. 3. Wählen Sie die Positionen, zu welchen Steuern hinzugefügt werden sollen mit der Checkbox neben der Positionsnummer aus. Um dies für mehrere Positionen zu machen, wählen Sie diese mit an. 4. Um zusätzliche Steuern zu konfigurieren, können Sie dies in der Drop-Down Liste der Steuerwerte tun. 5. Überprüfen Sie den Steuerwert, wählen Sie alle relevanten Positionen aus und klicken Sie auf In eingeschlossene Positionen aufnehmen. 4 1 2 5 3 12

Rechnung erstellen Zusätzliche Informationen 1. Zusätzliche Informationen auf der Position können über Bearbeiten modifiziert werden. 1 13

Rechnung erstellen Anmerkungen zu einzelnen Positionen 1. Um Anmerkungen zu einzelnen Positionen hinzuzufügen, setzen Sie ein Häkchen an der jeweiligen Position und wählen Sie Positionsaktionen und Anmerkungen aus. 2. Klicken Sie auf Aktualisieren um das Feld für Anmerkungen anzuzeigen. Tragen Sie die entsprechenden Anmerkungen ein. 3. Wählen Sie Weiter. 3 1 2 14

Rechnung erstellen Rechnung prüfen Vor dem Abschluss der Rechnung erlaubt Ihnen das System nochmals alle Details in der Rechnung zu überprüfen. Da es nicht mehr möglich ist im Nachhinein die Rechnung zu ändern, gehen Sie bitte sicher alle Daten ordnungsgemäß einzugeben! 15

Rechnung erstellen mit BPO (Blanket Purchase Order)-Bezug 1. Die email für BPO Bestellungen ist exakt die gleiche wie bei einer normalen Bestellung. Lediglich der Titel und der Name der Bestellung impliziert dass es sich hier um eine Rechnungserstellung mit Vertragsbezug handelt. 2. Gehen Sie bei der Rechnungsstellung im Rechnungskopf genauso vor wie bei einer normalen Bestellung. Die genaue Prozessbeschreibung finden Sie in dem vorherigen Kapitel. 1 2 3. Der Unterschied hier ist lediglich auf Positionsebene. 3 17

Rechnung mit BPO-Bezug Positionsebene 1. Je nach Vertragseinstellungen, welche vorher mit dem Allianz Einkauf ausgehandelt wurden, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten. Markieren Sie zunächst die Position die Sie in Rechnung stellen wollen. 1 2 2. Klicken Sie nun auf Erstellen und wählen ob Sie eine Ware oder einen Service in Rechnung stellen wollen. 3. Nun haben Sie die Möglichkeit den Preis und die Menge den ausgehandelten Konditionen anzupassen (je nach Konditionen kann dies aber auch schon fixiert sein). 3 18

Rechnung mit BPO-Bezug Positionsebene 1. Anmerkungen, Versanddokumente und Anlagen können über Positionsaktionen noch zu der Position hinzugefügt werden. 1 2. Es ist außerdem noch möglich Versandkosten jeder einzelnen Position hinzuzufügen. 3. Sobald Sie mit der Position fertig sind und auf Erstellen klicken wird eine weitere Position hinzugefügt und eine erste Zwischensumme errechnet. Hinweis: Alle Positionen werden zwar angezeigt, aber nur die in Rechnung gestellt welche in der Zwischensumme auch angezeigt werden. 2 3 19

Rechnung mit BPO-Bezug 1. Die Rechnungspositionen können auch wieder bearbeitet werden, indem Sie die Position markieren und dann auf Bearbeiten klicken. Dann kann die Position nochmals komplett verändert werden. Wenn Sie eine Position löschen wollen klicken Sie auf Löschen. Hinweis: Weitere Informationen zu der Positionsebene finden Sie auch auf Folie 12. 2. Wie auch bei einer normalen Bestellung erlaubt Ihenn das System vor Abschluss der Rechnung nochmals alle Details in der Rechnung zu überprüfen. Da es nicht mehr möglich ist im Nachhinein die Rechnung zu ändern, gehen Sie bitte sicher alle Daten ordnungsgemäß einzugeben! 2 1 20

Support Lieferanteninformationsportal Allianz Das Lieferanteninformationsportal beinhaltet spezifische Anleitungen und Dokumente Ihres Kunden Allianz: Allianz Anleitung zur Kontoeinrichtung Allianz Anleitung zu Bestellungen Allianz Anleitung zum einvoicing Lieferanten-Mitgliedschaftsprogramm/ Lieferanten-Registrierungsanleitung www.allianz.com/procurement Falls Sie noch weitere Fragen haben wenden Sie sich bitte an supplier-enablement@allianz.de

Schulungen und Dokumente Ariba Network Standard Dokumentation 1. Gehen Sie auf http://supplier.ariba.com. 2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Hilfe. 3. Wählen Sie das Lern-Center um Produktdokumentation und Lernprogramme zu gelangen. Das Lern-Center wurde für Benutzer mit dem Interesse in der technischen Produktdokumentation erstellt. Das Lern-Center wurde verfasst, damit Sie die vollständige Bibliothek der Produktdokumentation und Tutorials durchsuchen können. 1 2 Anmerkung: Nur ein Teil der Dokumentation ist verfügbar bevor Sie sich in das Lieferantenkonto eingeloggt haben. 3

Schulungen und Dokumente Ariba Network Standard Dokumentation 1. Klicken Sie auf das Hilfe- Center um die Standarddokumentation zu öffnen. 2. Wählen Sie die Dokumentation (im unteren Teil des Bildschirms). 3. Hier sehen Sie die Ariba Network Dokumentation für Administratoren. 1 3 2

Help Center Nützliche Informationen 1. Nützliche Themen: Die Themen sind im Hilfe- Center anhand der Lösung, die Sie nutzen, vorgefiltert und in der eingestellten Sprache Verfügbar. 2. Klicken Sie auf den Link Community Fragen und den Inhalt zu sehen. Sie können mit einem Moderator sprechen oder andere Themen anschauen mit Informationen, wie viele Nutzer diese Themen angeschaut haben und nützliche fanden. 3. Suchen Sie Inhalte welche Sie nicht bei den häufigen Themen finden. Resultate können sortiert oder gefiltert werden. 4. Unter Schulung finden Sie die Produkt Dokumentation welche für die Benutzer verfügbar ist. 5. Häufig verwendete Tags: Hier finden Sie Tags zu den meist gesuchten und diskutierten Themen. Durch diese Links können Sie schneller direkt auf Themen zugreifen. 1 2 3 5 4

Schulungen und Dokumente Ariba Standarddokumentation und Nützliche Links Nützliche Links Ariba Lieferanten Mitgliedschaftsprogramm - http://www.ariba.com/solutions/sell/suppliermembership-program/de Ariba Network Hot Issues und FAQs - https://connect.ariba.com/anfaq.htm Ariba Cloud Statistik http://trust.ariba.com Ausführliche Angaben und aktuelle Benachrichtigungen über neue Produkte und geplante Wartungsarbeiten (falls geplant). Ariba Discovery - http://www.ariba.com/solutions/discovery-for-suppliers.cfm Ariba Network Benachrichtigungen - http://netstat.ariba.com Information über Wartungsarbeiten, neue Versionen und Funktionalitäten.

Wen soll ich kontaktieren? Kundenservice während der Kontoeinrichtungsphase Ariba Network Kundenservice (Hilfe bei der Registrierung und Kontoerstellung) Lieferanten können Allianz-supplier-enablement@ariba.com bezüglich der Registrierung, der Kontoeinstellungen, des Lieferanten-Mitgliedschaftsprogramms, sowie den Gebühren oder allgemeinen Fragen zum Ariba Network kontaktieren. Fragen zu den Geschäftsabläufen mit Allianz Lieferanten können das Supplier Enablement Team von Allianz unter Supplierenablement@allianz.com zu geschäftsbezogenen Fragen kontaktieren. Kundenservice nach dem Versand der ersten Rechnung/nach dem Go-Live