Modul: Betriebswirtschaftslehre BWL 1 A Veranstaltungsteil: Personal Themenbereich: Personaleinsatz und Gestaltung der Einsatzbedingungen Fachhochschule Düsseldorf, Fachbereich Wirtschaft Ziele und Aufgaben eines systematischen (geplanten) Personaleinsatzes Aktivitätsfelder der Personaleinsatzplanung Informationsgrundlagen der Personaleinsatzplanung Anforderungs- und Qualifikationsprofile Arbeitsstrukturierung und Humanisierung des Arbeitseinsatzes Arbeitszzeitgestaltung Dozent: Prof. Dr. Andreas Diedrich
Ziele und Aufgaben eines geplanten/gesteuerten Personaleinsatzes Begriff: Personaleinsatz wird definiert als die Zuordnung von Beschäftigten auf bestimmte Stellen unter der Maßgabe, dass die Zuordnungen möglichst optimal sind. Dabei werden die personellen Fähigkeiten und Fertigkeiten mit den Anforderungen am Arbeitsplatz in Verbindung gebracht. Ziel und Aufgabe der (kurzfristigen) Personaleinsatzplanung ist...... die Zuordnung der Mitarbeiter zu den einzelnen Stelen im Unternehmen.... der Abgleich der Stellenanforderungen mit den Fähigkeiten, Bedürfnissen und Entwicklungspotenzialen der Mitarbeiter.... die parallele Berücksichtigung der Aufgaben- und Mitarbeiterziele bei der Besetzung der Stellen. Ziel und Aufgabe der (mittel- und langfristigen) Personaleinsatzplanung ist...... die Anpassung der Arbeitsanforderungen an die Arbeitskräfte (Arbeitsgestaltung).... die Anpassung der Arbeitskräfte an die Arbeitsanforderungen (Personal-/Organisationsentwicklung).... die Vermeidung von Über- und Unterforderungen im Arbeitsprozess und die Gestaltung humaner Arbeitsbedingungen. 2
Ansatzpunkte und Stellschrauben der Personaleinsatzplanung Personaleinführung und einarbeitung Zuordnung von Arbeitskräften zu Arbeitsplätzen/Aufgaben Anpassung der Arbeitsvollzüge und der Arbeitsbedingungen an die Mitarbeiter Arbeitszeit-/Pausenregelungen (Entgeltregelungen) 3
Informationsgrundlagen der Personaleinsatzplanung Arbeitsplatzdaten Personaldaten Aufbau- und Ablauforganisation Anforderungen des Arbeitsplatzes Qualifikation Fähigkeiten der Arbeitskräfte Leistungsmotive der Arbeitskräfte Bedürfnisse der Arbeitskräfte Analysetatbestände Arbeitsanalyse konkretes Anforderungsprofil Analyse/PE- Beurteilung konkretes Fähigkeitsprofil Mitarbeiterbefragungen konkretes Bedürfnisprofil Analyseinstrumente Profile Abgleich Personaleinsatz 4
Anforderungsprofile als Informationsgrundlage Anforderungsprofile basieren auf den Angaben der jeweiligen Stellenbeschreibungen und ergänzen diese. Sie enthalten alle für die Stelle wichtig erachteten Anforderungsarten und Anforderungsmerkmale. Das Anforderungsprofil ist das Bindeglied zwischen der Stellenbeschreibung und dem Qualifikationsprofil bzw. zwischen den Stellen- und Personenmerkmalen. Grundlage für die Definition von Anforderungsprofilen sind nicht nur die Aussagen über die Aufgaben, Ziele, Befugnisse und Verantwortung in stets aktualisierten Stellenbeschreibungen, sondern es bedarf auch eines Situations- und Verhaltensbezuges. Anforderungskriterien beschreiben, welche fachlichen und verhaltensbezogenen Merkmale für ein bestimmtes Tätigkeitsbündel erforderlich sind. 5
Inhaltselemente von Anforderungsprofilen (1) fachliche Anforderungen Fachwissen fachliches Können (2) persönliche Anforderungen Führungsverhalten (z. B: Mitarbeiterorientierung, Ziel- und Aufgabenorientierung) Belastbarkeit (z. B. Stressbewältigung, Frustrationstoleranz, Konfliktfähigkeit, Kritikfähigkeit) Leistungsbereitschaft (z. B. Initiative, Selbstmotivationsfähigkeit) Eigenständigkeit (z. B. Risikobereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Entscheidungsfähigkeit) Flexibilität Kommunikationsfähigkeit (z. B. Kontaktverhalten, sicheres Auftreten, Überzeugungskraft) Systematisches Denken und Handeln (z. B. Konzeptionelle Fähigkeit, vernetztes Denken, ) Unternehmerisches Denken (Kundenorientierung, Marktorientierung, betriebsw. Bewusstsein) Teamfähigkeit Verhandlungsgeschick Lernbereitschaft 6
Qualifikationsprofile Begriff Ein Qualifikationsprofil setzt die Fähigkeiten und Fertigkeiten des (potentiellen) Stelleninhabers in Beziehung zu den Anforderungen der Stelle. Dabei geht es darum, die Ausprägung derjenigen Kompetenzen festzustellen, die mit den einzelnen Anforderungsarten und -merkmalen korrespondieren. Abgleich von Anforderungs- und Qualifikationsprofilen Zur Eignungsfeststellung wird das Anforderungsprofil der Stelle dem Qualifikationsprofil des (potentiellen) Stelleninhabers gegenübergestellt. Angestrebt wird eine weitgehende Deckungsgleichheit von Anforderungen und Qualifikationen. Bei mehreren Bewerbern ist unter Beachtung der Mindestanforderungen derjenige /diejenige auszuwählen, bei dem/der die Abweichung zwischen Anforderungs- und Qualifikationsprofil minimal ist. Sind mehrere Bewerber auf mehrere Stellen zu verteilen, dann ist eine solche Zuordnung zu wählen, bei der die Abstandssumme minimal ist. 7
Abgleich von Anforderungs- und Qualifikationsprofil (Anpassungsmaßnahmen) Anforderungen > Qualifikationen: Arbeitsplatzwechsel Personalentwicklung Anforderungsreduktion durch Arbeitsumstrukturierung in Form von Arbeitsteilung Anforderungen < Qualifikationen: Beförderung Versetzung Job enlargement (Vergrößerung) Job enrichment (Bereicherung) 8
Arbeitsstrukturierung und Humanisierung der Arbeitswelt Bei der Angleichung von Qualifikations- und Anforderungsprofilen dürfen nicht nur Entlastungs- sondern es müssen ebenso die Entfaltungsbedürfnisse des Menschen berücksichtigt werden. Das führt hin zum Begriff der Arbeitsstrukturierung. Dieser auch als " bedürfnisorientierte Humanisierung " gekennzeichnete Ansatz geht davon aus, dass der Mensch in der Arbeit seine Bedürfnisse nach persönlicher Anerkennung stärkerem sozialen Kontakt nach Entfaltung der eigenen Fähigkeiten und nach Selbstverwirklichung zu befriedigen sucht. Zentraler Begriff ist der Arbeitsinhalt bzw. der sich daraus ergebende Handlungsspielraum. 9
Arbeitsstrukturierung und Humanisierung der Arbeitswelt Da der Handlungsspielraum einerseits die horizontale Dimension des Tätigkeitsspielraumes und andererseits die vertikale Dimension des Entscheidungs- und Kontrollspielraumes umfasst, ergeben sich hieraus grundsätzlich vier Handlungsalternativen: Jobrotaion Job Enlargement Job Enrichment geplanter, systematischer Aufgabenwechsel Aufgabenerweiterung Aufgabenbereicherung Gruppenarbeit (Arbeit in Gruppen, Teamarbeit, Teilautonome Gruppenarbeit) 10
Jobrotation Definition: Systematischer, planmäßiger Wechsel von Arbeitsaufgaben/Arbeitsplätzen Der Grad der Arbeitszerlegung bleibt unverändert, nur der zeitliche und örtliche Personaleinsatz und die Zuordnung der Mitarbeiter zu Teilaufgaben wird variiert. Ziele: Entgegenwirken einer hohen Arbeitsmonotonie und/oder einseitigen körperlichen und geistigen Beanspruchungen. Voraussetzungen: Mitarbeiter müssen an allen - in die Rotation einbezogenen - Arbeitsplätzen eingewiesen bzw. qualifiziert sein. Die verschiedenen Arbeitsplätze müssen vom Entgeltkonzept und der Entlohnungshöhe (Tarifgruppen) gleich sein. Die Rotation muss organisatorisch umsetzbar sein. Vorteile - Reduzierung der Monotonie - Reduzierung sozialer Isolation durch wechselnde Arbeitsplätze/Arbeitssituationen - Erhöhung der Motivation sowie der Einsatzflexibilität 11
Job-Enlargement Definition: Reduzierung der horizontalen Arbeitsteilung durch Zuordnung von mehreren Aufgaben zu einem Mitarbeiter (Aufgabenerweiterung). Ziele: Erhöhung der Teilaufgaben je Mitarbeiter bei Reduzierung der Anzahl der Ausführungen je Zeiteinheit. Steigerung der Motivation, Förderung des Sinnzusammenhangs im Arbeitsvollzug Voraussetzungen: besser qualifizierte Mitarbeiter Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen (z.b. Taktfrequenzanpassung im gesamten Bereich eines Fließbandes) Vorteile: vgl. Jobrotation 12
Job-Enrichment Definition: Reduzierung der vertikalen Arbeitsteilung durch Integration von Führungsaufgaben Planung, Organisation, Kontrolle, ) in den Arbeitsvollzug (Aufgabenbereicherung). Ziele: - Verbesserung der Arbeitsmotivation - Erhöhung der Arbeitszufriedenheit - Schaffung ganzheitlicher Arbeitsvollzüge Voraussetzungen: besser qualifizierte Mitarbeiter Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen (z.b. Taktfrequenzanpassung im gesamten Bereich eines Fließbandes) Vorteile: vgl. Jobrotation/Job-Enlargement 13
Teilautonome Gruppen Definition: Kombination von Rotation, enlargement und enrichment durch Übertragung einer ganzheitlichen Aufgabenstellung au eine Arbeitsgruppe, die ihrer Arbeitsvollzüge selbständig organisiert und verantwortet. Ziele: - Verbesserung der Arbeitsmotivation - Erhöhung der Arbeitszufriedenheit - Schaffung ganzheitlicher Arbeitsvollzüge 14
Arbeitsgestaltung (Beispiel Call-Center) Job Rotation: Durch den zeitlich befristeten Wechsel in andere Tätigkeitsfelder (z.b. zwischen Inbound und Outbound, ins Back-Office, in Trainingsaufgaben) ergeben sich Chancen zur Personalentwicklung, Qualifizierung und zur Verbesserung der Kommunikationskompetenz der einzelnen Mitarbeiter. Job Enlargement: Durch die (horizontale) Aufgabenerweiterung, z.b. Hinzunahme von Dokumentationstätigkeiten, Fax-, E-Mail- und SMS-Bearbeitung, Vorbereitung von Kampagnen oder Telefonprogrammierung sind für die Mitarbeiter Belastungswechsel und Qualifizierungen, für die Betriebe gleichmäßigere Kapazitätsauslastungen möglich. Job Enrichment: Bei der (vertikalen) Aufgabenanreicherung werden planende, steuernde und kontrollierende Tätigkeiten wie Erstellung und Verbesserung von Gesprächsleitfäden, Auswertung von Statistiken, technischer Support, Personaleinsatz oder Coaching neuer Mitarbeiter in die Arbeitsaufgabe integriert. Handlungsspielräume der Agenten werden dadurch erhöht und Reibungsverluste abgebaut. (Teil)autonmone Gruppe: Eine Gruppe von Agenten erhalten eine dauerhafte gemeinsame Aufgabe, deren Planung, Umsetzung und Kontrolle sie selbst steuern. 15
Arbeitsplatzgestaltung: Anpassung der Arbeitssituiation an den Mitarbeiter Arbeitsmittelgestaltung (Funktionalität, Ergonomie, ) Raumgestaltung (vgl. z.b. Bildschirmabeitsplatzrichtlinie) Arbeitsumfeldgestaltung (Licht, Lärm, Wärme, ) Arbeitssicherheit (Einweisung, Aufklärung, Belehrung, technische Maßnahmen, ) 16
Arbeitszeitgestaltung Arbeitsbeginn/-ende (zeitautonome Regelungen) Schichtarbeit - Länge - Schichtrhythmus Pausenregelungen job sharing 17