PRAXISLÖSUNGEN Prüffristen-Manager Elektrische Arbeitsmittel

PRAXISLÖSUNGEN Prüffristen-Manager Elektrische Arbeitsmittel Gefährdungen einfach beurteilen, Prüffristen sicher ermitteln und überwachen

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Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung................................................... 5 1.1 Systemvoraussetzungen................................. 5 1.2 Installation der Software.................................. 5 2 Schnellstart................................................. 15 2.1 Einstieg in die Software.................................. 15 2.1.1 Die einfache Ansicht..................................... 16 2.1.2 Die erweiterte Ansicht................................... 19 2.2 Arbeitsmittel anlegen.................................... 21 2.2.1 Karteireiter Arbeitsmittel................................. 25 2.2.2 Karteireiter GEPI........................................ 34 2.2.3 Karteireiter Prüfberichte.................................. 35 2.2.4 Karteireiter Dokumente.................................. 36 2.3 Gefährdungsbeurteilungen erstellen....................... 38 2.3.1 Gefährdungsklasse...................................... 40 2.3.2 Gefährdungskatalog..................................... 42 2.3.3 GEPI-Menü und -Assistent................................ 52 2.3.4 Gefährdungsbeurteilungen anlegen....................... 56 2.4 Bedienelemente und weitere Funktionen.................. 61 2.4.1 Symbolleiste............................................ 63 2.4.2 Listenfeld.............................................. 65 2.4.3 Datumseingabefelder.................................... 66 2.4.4 Auswahlmodus......................................... 67 2.4.5 Filtern und Suchen...................................... 67 3 Vollständige Anwendungsübersicht......................... 72 3.1 Daten.................................................. 76 3.1.1 Kunden................................................ 76 Kunde: Adresse......................................... 76 Kunde: Kontakt......................................... 78 Kunde: Nummerngenerator.............................. 79 Kunde: Dokumente..................................... 1.1.3 81 Wasserhaushaltsgesetz 2010 Wasserhaushaltsgesetz 2010 Aktuelle Hinweise Aktuelle Hinweise 1

Inhaltsverzeichnis 3.1.2 Hersteller.............................................. 81 Hersteller: Adresse...................................... 81 Hersteller: Kontakt...................................... 83 3.1.3 Kostenstellen........................................... 84 3.1.4 Standorte.............................................. 84 3.1.5 Personal............................................... 85 Person: Adresse......................................... 85 Person: Dokumente..................................... 86 3.2 Arbeitsmittel............................................ 87 3.2.1 Arbeitsmitteltypen...................................... 87 Arbeitsmitteltyp: Typdaten............................... 87 Kategorien............................................. 91 Arbeitsmitteltyp: Prüfdaten............................... 99 Arbeitsmitteltyp: Prüfintervalle............................ 101 Arbeitsmitteltyp: Dokumente............................. 101 3.2.2 Arbeitsmittelarten....................................... 102 3.3 Extras.................................................. 103 3.3.1 AddIn-Übersicht......................................... 103 3.3.2 Bereits installierte AddIns................................ 106 3.3.3 Optionen.............................................. 106 Optionen: Präferenzen.................................. 106 Optionen: Prüfen....................................... 108 Optionen: Datenbank................................... 112 Optionen: Nummerngenerator........................... 114 Optionen: Termine...................................... 117 Optionen: Module....................................... 117 Optionen: Prüfintervalle................................. 118 3.3.4 Datenbank............................................. 119 3.3.5 Tabellen-Erweiterungs-Einstellungen...................... 121 3.4 Support-Info............................................ 122 Support-Info: Anwendung................................ 122 Support-Info: Lizenz..................................... 123 Support-Info: Internet.................................... 123 Support-Info: Limits..................................... 124 2

Inhaltsverzeichnis 4 Anhang und Administration................................. 125 4.1 Rechtliches............................................. 125 4.2 Datenbanken........................................... 126 4.2.1 Konverter.............................................. 128 4.2.2 Sicherung.............................................. 130 5 FAQ häufig gestellte Fragen............................... 133 6 Kontakt..................................................... 137 7 Herausgeber................................................ 138 3

Inhaltsverzeichnis 4

Einleitung 1 Einleitung In diesem Handbuch gibt es, im Fließtext eingebunden, folgende Zusatzinformationen: Wichtig: Hier finden Sie Informationen, die Ihre Datensicherheit betreffen. Diese bitte auf jeden Fall lesen und falls für Sie zutreffend berücksichtigen! Hinweis: Tipps oder Anmerkungen, die den Umgang mit dem Prüffristen- Manager erleichtern, werden so gekennzeichnet. Vor der Installation überprüfen Sie bitte zunächst, ob Ihr PC den folgenden Anforderungen genügt: 1.1 Systemvoraussetzungen Microsoft Windows XP Prof. (Service Pack 3) oder Microsoft Windows 2000 (Service Pack 4) oder Microsoft Windows Vista (Service Pack 2) oder Microsoft Windows 7 Für die Hardwareausstattung gelten die empfohlenen Voraussetzungen des jeweiligen Betriebssystems. Hinweis: Grundkenntnisse in der Bedienung von Windows werden als bekannt vorausgesetzt! 1.2 Installation der Software Die Installation startet, wie unter Windows üblich, mittels Einlegen der CD automatisch. Sollten Sie den Autostart von Datenträgern deaktiviert haben, so Anwendung der ISO 31000 Risikomanagement nach ISO 31000 Weiterentwicklung Weiterentwicklung 5

Einleitung starten Sie bitte von der Prüffristen-Manager-CD das Programm Setup.exe, welches Sie im Hauptverzeichnis der CD finden. Hinweise: Der Aufruf von Setup.exe geht am einfachsten, indem auf Ausführen... im Windows-Startmenü geklickt wird. Dort muss dann <Laufwerksbuchstabe Ihres CD-Laufwerks>:\setup eingegeben werden. Auf der CD sind zusätzlich zum Prüffristen-Manager weitere Dateien wie das aktuelle Handbuch im pdf-format, einige Tools sowie die Lizenzanforderung (Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der separaten Lizenzierungshilfe bzw. dem PDF-Handbuch) enthalten. Nach dem Start der CD wird das folgende Bild angezeigt: 6

Einleitung Mit einem Klick auf die Schaltfläche Software installieren startet die Installation. Nun erscheint das folgende Bild, in dem Ihnen auch das Erstellungsdatum und die Versionsnummer des Prüffristen-Managers mitgeteilt werden. 7

Einleitung Bitte klicken Sie auf Weiter und bestätigen Sie anschließend die Annahme der Lizenzvereinbarung. 8

Einleitung Nun wählen Sie den Ordner aus, in den der Prüffristen-Manager installiert werden soll: 9

Einleitung Ebenso können Sie den Startmenü-Ordner vorgeben, in dem Sie später Ihren Prüffristen-Manager finden werden. Hinweis: Sämtliche Abbildungen und Hinweise sowie Tipps gehen von einer Standard-Installation aus, d.h. ohne Änderung der Vorgaben. 10

Einleitung Zudem können Sie mittels bestätigendem Häkchen ein Symbol für den Prüffristen-Manager auf dem Desktop anlegen lassen. 11

Einleitung Sofern Sie den obigen Dialog mit Weiter verlassen haben, wird die Software installiert. Nach vollständiger Installation können Sie zusätzlich einen PDF-Druckertreiber dopdf installieren. Hinweis: Die Freeware dopdf ermöglicht Ihnen das Generieren von pdf-dokumenten in Form eines Druckertreibers. Sie wählen als Drucker den pdf-generator und können auf diese Weise aus allen Programmen den gewählten Ausdruck in eine pdf-datei umwandeln. 12

Einleitung Nun ist die Installation des Prüffristen-Managers abgeschlossen. In Ihrem Startmenü gibt es jetzt, wie auf dem folgenden Bild zu sehen, die Gruppe WEKA Software/Prüffristen-Manager, welcher vier Einträge enthält: Den Prüffristen- Manager, einen Verweis auf die dazugehörige Deinstallations-Routine sowie zusätzlich zwei Dienstprogramme, welche in den Unterkapiteln Konverter und Sicherung ausführlich erläutert werden. 13

Einleitung Nachdem Ihre Software startbereit auf dem PC installiert ist, können Sie im folgenden Kapitel Schnellstart sofort die ersten Schritte wagen, oder Sie folgen weiter im Handbuch und verschaffen sich dort Hintergrundinformationen sowohl zur Software Prüffristen-Manager wie auch zur rechtlichen Situation (Kapitel 4). 14

Schnellstart 2 Schnellstart 2.1 Einstieg in die Software Öffnen Sie nun Ihren Prüffristen-Manager. Sie können dafür via Doppelklick das Symbol auf dem Desktop nutzen, sofern Sie dieses bei der Installation angelegt haben. Alternativ können Sie den Prüffristen-Manager durch Klick auf die Verknüpfung im Startmenü öffnen (siehe auch letztes Bild von Kapitel 1.2 Installation der Software ). Sie sehen zunächst die einfache Ansicht des Prüffristen-Managers vor sich. Im Gegensatz zur erweiterten Ansicht gibt es hier eine verringerte Auswahl an Möglichkeiten, die Ihre üblichen Aufgaben bereits sehr umfassend abdeckt. Bei Problemen mit der Software oder der Lizenz schauen Sie bitte zunächst im Bereich FAQ nach oder wenden Sich an den Support. 15

Schnellstart 2.1.1 Die einfache Ansicht Die einfache Ansicht wird über insgesamt sechs Schaltflächen bedient. 1. Arbeitsmittelverwaltung Hiermit wird die Arbeitsmitteltabelle geöffnet. Diese bietet Ihnen den vollständigen Überblick über alle Arbeitsmittel, inkl. der Gefährdungsbeurteilungen und Prüfungen. In Kapitel 2.2 wird dies exemplarisch vorgeführt. 2. Fällige Aufgaben Sie möchten wissen, welche Prüftermine bereits überschritten sind oder welche im kommenden Zeitraum anliegen? Hier finden Sie die benötigten Informationen. Hinweis: Der Zeitrahmen der Demnächst fälligen Prüftermine beträgt sechs Monate. Diesen Standardzeitraum von sechs Monaten können Sie unter Einstellungen anpassen. 16

Schnellstart 3. Protokolle (Druckvorschau) Hier öffnen Sie die passenden Protokolle zu den Arbeitsmitteln oder können die Druckansicht der Gefährdungsbeurteilungen aufrufen. Um Ihre Arbeitsmittel und Gefährdungsbeurteilungen optisch ansprechend auszugeben, gibt es Protokolle. An allen Stellen, wo Sie eine Druckvorschau auswählen können, wird das entsprechende Protokoll aufgerufen. Sobald Sie diese geöffnet haben, sehen Sie die Seitenansicht. Hier sind die wichtigsten Funktionen das Ausdrucken oder auch das Exportieren. Für den Export stehen Ihnen insbesondere pdf- und diverse Bildformate zur Verfügung. So können Sie Ihre Gefährdungsbeurteilungen an Ihre Kunden oder Ihre Mitarbeiter weitergeben, ohne dass der Prüffristen-Manager zur Sichtung erforderlich ist. Exportmöglichkeiten der Protokolle in Wort und Bild PDF (Adobe) RTF Rich Text Format (für Textverarbeitungen sinnvoll) Excel-Tabelle (OLE) Excel-Tabelle (XML) Excel-Tabelle (CSV) Text Die Daten werden entsprechend den Layoutvorgaben der Berichtsvorlage in eine Textdatei geschrieben. Bitmap-Bild JPEG-Bild TIFF-Bild GIF-Bild HTML 17

Schnellstart 4. Einstellungen Hier geben Sie die Anzahl der Monate für die Anzeige der fälligen Aufgaben an, wie im vorhergehenden Punkt 2 beschrieben. Hier erhalten Sie die Möglichkeit, sofort auf Ihre Lizenzdaten zuzugreifen. Mit Klick auf Logo können Sie beispielsweise Ihr Firmenlogo auswählen. Dieses erscheint dann statt des WEKA-Logos in allen Berichten von Ihnen. Mittels Klick auf können Sie Ihre Bilddatei suchen. Dabei werden alle üblichen Bild-Dateiformate unterstützt. Der Bereich ist auf die Größe wie in der Vorschau eingeschränkt. Mit diesen drei Schaltflächen können Sie es wunschgemäß anpassen: Bild zentriert: Bild strecken: Ihr Bild erscheint in der Mitte der Vorschau bzw. des vorgesehenen Druckbereichs auf den Berichten. Ihr Logo wird in der Größe durch Vergrößern oder Verkleinern eingepasst. 18

Schnellstart Seitenverhältnisse beibehalten: Das Bild wird proportional angepasst, so bleibt die ursprüngliche Darstellung erhalten. 5. Lizenz eingeben Hier wird Ihre Lizenz eingegeben. Weitere Informationen zu Ihrer Lizenz entnehmen Sie bitte dem separat mitgelieferten Schreiben. Hinweis: Nach Eingabe einer vollständigen und korrekten Lizenz verschwindet diese Schaltfläche und macht die einfache Ansicht noch übersichtlicher. 6. Beenden Wie zu erwarten, wird damit der Prüffristen-Manager beendet. 2.1.2 Die erweiterte Ansicht Die unten gezeigte Expertenansicht oder erweiterte Ansicht genannte Benutzeroberfläche gibt Ihnen einen sofortigen Zugriff auf alle Tabellen. Wenn Sie ein wenig geübter im Umgang mit der Software sind oder sich den Umweg über die Arbeitsmitteltabelle sparen möchte, weil Sie beispielsweise umfangreiche Daten zu Ihrem Personal einpflegen oder Kunden anlegen möchten, von denen Sie noch keine Arbeitsmittel erhalten haben, dann bietet sich die Expertenansicht an. Die folgenden Screenshots zeigen Ihnen, wo Sie die jeweilige Tabelle finden. Umfangreichere Informationen folgen in Kapitel 3. 19

Schnellstart Hinweis: Die Bearbeitung des Gefährdungsbeurteilungskatalogs verdient ein eigenes Kapitel. Genaueres dazu erfahren Sie unter 2.3.2. Zusätzlich können Sie bei Extras wichtige Einstellungen unter Optionen... bzw. Datenbank... (siehe dazu auch Der erste Start ) vornehmen. Weitere Informationen zur Software finden Sie auch im Menü? (Hilfe). Besonders wichtig bei Problemen ist unter? der Menüpunkt Support Info. Mittels Klick auf ein Ordner-Symbol hinter einem Pfad wird der Windows Explorer mit der Ordner-Darstellung dieses Pfads geöffnet. Zudem sehen Sie den Dateinamen Ihrer verwendeten Datenbank. 20

Schnellstart Hinweis: Falls der Pfad zu lang ist, um vollständig dargestellt zu sein, dann klicken Sie an eine beliebige Stelle im Pfad und scrollen nach rechts bzw. links. Dies soll für den ersten Start genügen. Nun folgen schrittweise das Anlegen eines Arbeitsmittels und die Erstellung und Zuordnung der Gefährdungsbeurteilung. 2.2 Arbeitsmittel anlegen Definition von Arbeitsmittel Folgende Definition findet sich unter 2 in der BetrSichV: (1) Arbeitsmittel im Sinne dieser Verordnung sind Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen. Anlagen im Sinne von Satz 1 setzen sich aus mehreren Funk- 21

Schnellstart tionseinheiten zusammen, die zueinander in Wechselwirkung stehen und deren sicherer Betrieb wesentlich von diesen Wechselwirkungen bestimmt wird. Hierzu gehören insbesondere überwachungsbedürftige Anlagen im Sinne des 2 Abs. 7 des Geräte- und Produktsicherheitsgesetzes. Somit ist alles, was im Umfeld eines Mitarbeiters zu finden ist, ein Arbeitsmittel: Das ist nicht nur die Bohrmaschine oder der Computer, sondern genauso die Mehrfachsteckdose wie auch eine Kaffeemaschine. Grundlegende Struktur der Datenbank Die juristische Sichtweise verlassend, ist hier die Betrachtung des Arbeitsmittels aus der Sicht des Prüffristen-Managers. Dazu zunächst ein Diagramm: Wie an der schematischen Darstellung links zu erkennen ist, wird jedem Arbeitsmittel ein Kunde, ein Standort und ein Arbeitsmitteltyp zugeordnet. Der Arbeitsmitteltyp wiederum nimmt detaillierte Daten zu Hersteller und Arbeitsmittelart auf. Die 1 bzw. der * in der Zeichnung bedeutet, dass jedem Arbeitsmittel genau ein Standort bzw. Kunde zugeordnet werden kann, aber einem Kunde beliebig viele Arbeitsmittel zugewiesen sein dürfen. Arbeitsmittel desselben Typs 22

Schnellstart darf es auch mehrere geben. Auf der rechten Seite ist exemplarisch eine Handbohrmaschine angegeben, um die Bezeichnungen zu verdeutlichen. Hinweise: Jedes Arbeitsmittel wird in Ihrer Software durch die Kombination von Kunde UND Inventarnummer eindeutig identifiziert. Versiertere Datenbanknutzer nennen eine solche Kombination Schlüssel. Es empfiehlt sich oftmals, die Stammdaten sehr sorgfältig und ausführlich zu erfassen, sodass bei der mehrfachen Verwendung der hinterlegten Daten die spätere Arbeit erleichtert wird. Arbeitsmittelverwaltung Um ein Arbeitsmittel zu inventarisieren oder zu bearbeiten, klicken Sie aus der einfachen Ansicht auf. In der Expertenansicht finden Sie die Arbeitsmittel, wie folgt zu sehen, unter gleichnamigem Menüpunkt: Hinweis: Sowohl in der Experten- wie in der vereinfachten Ansicht können Sie auch das Tastaturkürzel STRG-G nutzen, um die Arbeitsmitteltabelle aufzurufen. 23

Schnellstart Nach dem ersten Start des Prüffristen-Managers finden Sie eine leere Tabelle vor. Klicken Sie nun auf das, um einen neuen Datensatz anzulegen. Es öffnet sich nun die Eingabemaske für genau ein Arbeitsmittel. Sie können arbeitsmittelspezifische Daten erfassen und bearbeiten (z.b. Serien-Nummer, Standort...), den Arbeitsmittelstatus ansehen und ändern, Termine für das Arbeitsmittel festlegen, Gefährdungsbeurteilungen erstellen oder zuordnen, alle bisherigen Prüfberichte zum Arbeitsmittel ansehen und drucken. 24

Schnellstart 2.2.1 Karteireiter Arbeitsmittel Die folgenden Eingabefelder stehen Ihnen zur Bearbeitung zur Verfügung (Pflichtfelder sind durch Fettdruck gekennzeichnet und müssen einen Wet enthalten): Inventar-Nummer Wenn Sie ein neues Arbeitsmittel anlegen, muss ihm eine Inventar-Nummer zugeordnet werden. Die Inventar-Nummer dient zur Identifizierung eines Arbeitsmittels. Die Anwendung generiert automatisch Inventar-Nummern und verwendet dazu das Format, das in der Karteikarte Nummern-Generator im Kundendialog vorgegeben ist. Sie können aber auch eine andere, Ihren Wünschen entsprechende Nummer vergeben; die Inventar-Nummer muss jedoch unter allen Arbeitsmitteln eines Kunden eindeutig sein. Das heißt, alle Inventar-Nummern der Arbeitsmittel, die zu dem gleichen Kunden gehören, müssen sich eindeutig voneinander unterscheiden. Wenn Sie einem Arbeitsmittel also eine Inventar-Nummer vergeben möchten, die schon für ein anderes Arbeitsmittel des gleichen Kunden verwendet wird, dann erhalten Sie eine Fehlermeldung. In einem solchen Fall geben Sie bitte dem neuen Arbeitsmittel einfach eine andere Inventar-Nummer Beachten Sie bitte, dass Sie in jedem Falle eine Inventar-Nummer eintragen, weil sonst die Daten des neuen Arbeitsmittels nicht in die Datenbank eingetragen werden können. Serien-Nummer Tragen Sie die Serien-Nummer laut Typenschild des Arbeitsmittels ein. Wenn Sie keine Serien-Nummer eintragen, dann können an dem Arbeitsmittel keine Prüfungen durchgeführt werden, weil auf dem zugehörigen Prüfprotokoll die Serien-Nummer des Arbeitsmittels erscheinen muss, damit später eine eindeutige Zuordnung zwischen dem Arbeitsmittel und dem ausgedruckten Prüfprotokoll hergestellt werden kann. Solange Sie keine Serien-Nummer eintragen, ist die Karteikarte Prüfberichte ausgeblendet. Hinweis: Falls Sie keine Serien-Nummer zur Verfügung haben, da diese entfernt wurde oder nicht lesbar ist, dann tragen Sie einen Unterstrich (_) oder ein (x) ein. 25

Schnellstart Arbeitsmitteltyp Das Feld Arbeitsmitteltyp ist kein Eingabefeld, in das Sie Eingaben direkt vornehmen können. Vielmehr ist eine Eingabe in dieses Feld über die Arbeitsmitteltyp-Tabelle möglich, die Sie durch einen Mausklick auf die Schaltfläche öffnen können. Wählen Sie aus der Arbeitsmitteltyp-Tabelle den Typ aus, der zu dem neuen Arbeitsmittel gehört. Falls in der Arbeitsmitteltyp-Tabelle noch kein passender Arbeitsmitteltyp existiert, legen Sie den Arbeitsmitteltyp zuerst an (indem Sie auf das klicken) und weisen ihn anschließend dem neuen Arbeitsmittel zu. Die Bedienung des Listenfelds und die übliche Tabellenbedienung sind in Kapitel 2.4.2 erläutert. 26

Schnellstart Die beiden Felder Arbeitsmittelart und Hersteller sind Informationen, die aus dem hinterlegten Arbeitsmitteltyp stammen und nicht im Arbeitsmitteldialog geändert werden können, da sie zu einer ganzen Gruppe von Arbeitsmitteln gehören können. Sie können über den Arbeitsmitteltyp-Dialog geändert werden. Die Änderung betrifft dann aber alle Arbeitsmittel dieses Typs. Hinweise: Sofern Sie aus einer (beliebigen) Tabelle einen Eintrag auswählen können, wird Ihnen dies in der Titelleiste durch den Text Auswahlmodus angezeigt. Per Doppelklick auf einen Eintrag der Tabelle übernehmen Sie die jeweilige Auswahl. Diese drei bisher genannten Felder sind Pflichtfelder: Hier muss auf jeden Fall etwas eingetragen werden. Falls Sie keine Serien- Nummer finden, tragen Sie beispielsweise einen Unterstrich _ ein. Sie erkennen Pflichtfelder im Prüffristen-Manager an der fett gedruckten Bezeichnung. Sobald Sie diese Pflichtfelder eingegeben haben, können Sie jederzeit die Eingabe durch Klick auf Ok beenden, und alle Änderungen werden sofort in der Datenbank gespeichert. Hinweis: Es wird empfohlen, alle zur Verfügung stehenden Daten einzugeben. Abbrechen verwirft mit einer Sicherheitsabfrage alle soeben veränderten Daten. 27

Schnellstart Nach Verlassen der Eingabe im Arbeitsmitteltyp wird wieder Ihre Arbeitsmitteltypentabelle angezeigt. Dieser Arbeitsmitteltyp kann durch einen Doppelklick übernommen werden. Hinweis: Wenn Ihre Tabellenansicht gefiltert ist, sehen Sie möglicherweise den neu eingetragenen Datensatz nicht, wenn er nicht das eingestellte Filterkriterium erfüllt. Schalten Sie die Filterfunktion notfalls aus, um sich alle Arbeitsmitteldatensätze anzeigen zu lassen. Kostenstelle In manchen Betrieben sind die Arbeitsmittel verschiedenen Kostenstellen zugeordnet. In dieses Feld können Sie die Bezeichnung einer Kostenstelle eintragen, wenn dem Arbeitsmittel eine Kostenstelle zugeordnet ist. Falls dies nicht der Fall ist, lassen Sie das Feld einfach leer. Die Eintragungen in den Feldern Kostenstelle und Kostenstellen Nr. kann der Anwender dazu verwenden, die Rechnungen an seine Kunden bei der richtigen Kostenstelle einzureichen. 28

Schnellstart Kostenstellen-Nummer Tragen Sie hier die Kostenstellen-Nummer ein, wenn dies notwendig ist, um z.b. Abteilungen derselben Kostenstelle zu unterscheiden. Standort Der Standort bezeichnet die Stelle, an dem das Arbeitsmittel eingesetzt wird. Dem Eingabefeld Standort ist eine Auswahlliste hinterlegt, aus der Sie einen Standort auswählen, den Sie dem betreffenden Arbeitsmittel zuordnen können. Wenn der gewünschte Standort nicht in dieser Liste enthalten ist, müssen Sie ihn zuerst in die Standorttabelle eintragen. Danach können Sie ihn einem Arbeitsmittel zuordnen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche... um die Standorttabelle im Auswahlmodus zu öffnen. Baujahr Tragen Sie hier, soweit bekannt, das Jahr der Herstellung des Arbeitsmittels vierstellig ein. Anschaffungsdatum Tragen Sie in dieses Eingabefeld das Datum ein, an dem das Arbeitsmittel angeschafft worden ist. Diese Information ist unter Umständen für Verwaltungsprogramme wichtig, die die Arbeitsmitteldaten von der Anwendung verwenden. Wenn das Anschaffungsdatum unbekannt ist, lassen Sie dieses Feld einfach leer. Ausmusterungsdatum In dieses Eingabefeld können Sie das Datum eintragen, an dem das betreffende Arbeitsmittel ausgemustert worden ist oder ausgemustert werden soll. Ausgemusterte Arbeitsmittel werden für gewöhnlich nicht mehr einer sicherheitstech- 29

Schnellstart nischen Kontrolle unterzogen. Trotzdem kann es wichtig sein, auch diese Arbeitsmittel zumindest für einige Zeit in der Datenbank zu halten, insbesondere dann, wenn Daten zwischen der Anwendung und einem Verwaltungsprogramm ausgetauscht werden sollen. Status Das Statusfeld kann Ihnen dabei helfen den Überblick über Ihre Geräte zu behalten und Ihre anfallenden Arbeiten zu organisieren. Arbeitsmitteln, die demnächst zu prüfen sind, geben Sie einfach den Status Prüfen. Wenn Sie jetzt nach dem Wert Prüfen in der Statusspalte filtern, bekommen Sie alle zu prüfenden Geräte angezeigt. Werden jetzt die Arbeitsmittel geprüft, bekommen sie den Status Geprüft oder Teilgeprüft je nachdem wie die Prüfung ausgefallen ist. Nun können sie den Filter auf den Wert Teilgeprüft setzen und bekommen nur noch die defekten Arbeitsmittel angezeigt. Nach deren Reparatur und erfolgreicher Prüfung sollte dann auch diese Liste leer sein. In der Auswahl für das Statusfeld sind aber noch mehr Einträge, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern: (kein Eintrag) Status unbekannt oder kein Status definiert. Ausgedruckt Der Prüfbericht des Arbeitsmittels wurde ausgedruckt. Ausgemustert Das Arbeitsmittel befindet sich nicht mehr im Einsatz, die Daten sind aber noch in der Datenbank. Drucken Der Prüfbericht des Arbeitsmittels soll ausgedruckt werden. Erfasst Der Standardzustand, den ein neu eingegebenes Arbeitsmittel erhält. Erhebliche Diesen Status erhält ein Arbeitsmittel automatisch, wenn Sicherheitsmängel die aktuelle Prüfung aufgrund erheblicher Sicherheitsmängel nicht bestanden wurde. Dieses Arbeitsmittel darf nicht mehr benutzt werden. Exportieren Die Daten dieses Arbeitsmittels sollen exportiert werden. Exportiert Die Daten dieses Arbeitsmittels wurden exportiert. Geprüft Die letzte Prüfung wurde vollständig und erfolgreich durchgeführt. Importiert Die Arbeitsmitteldaten sind importiert worden. 30

Schnellstart Importiert (Arbeits- Beim Import wurden Arbeitsmitteldaten geändert mittel geändert) (Aktualisierung). Inventarisiert Diesem Arbeitsmittel ist eine Inventar-Nr. zugeordnet worden. Leichte Mängel Das Arbeitsmittel hat zwar leichte Mängel, kann aber noch weiter benutzt werden. Nicht gefunden Prüfung konnte nicht durchgeführt werden, weil das Arbeitsmittel nicht auffindbar war. Nicht vollständig Beim Datenimport sind nicht alle Informationen überimportiert tragen worden. In einem solchen Fall ist zu empfehlen, dass Sie sich die Arbeitsmitteldaten dieser Arbeitsmittel ansehen, um eventuell fehlende Informationen nachträglich manuell einzutragen. Prüfen Arbeitsmittel muss geprüft werden. Teilgeprüft Die letzte Prüfung wurde aus irgendwelchen Gründen nicht vollständig durchgeführt. Wartung Das Arbeitsmittel befindet sich zurzeit in der Wartung. Wartung (Hersteller) Das Gerät befindet sich zur Wartung beim Hersteller. Zur Reparatur Das betreffende Arbeitsmittel ist zur Reparatur abgeabgegeben geben worden. Benutzerstatus Dieses Feld ist für Ihre persönliche Verwendung reserviert. Damit können Sie einen persönlichen Status vergeben, der von der Anwendung während einer Prüfung nicht beeinflusst wird. Wenn Sie hier etwas eintragen, etwa T bei allen Teilen einer Telefonanlage, dann können Sie später in der Übersicht einfach nach dem Benutzerstatus filtern und sich nur die Teile der Telefonanlage zeigen lassen. Das Filtern funktioniert natürlich auch wieder mit dem Datensatzfilter. Letzter Termin In diesem Feld ist das Datum der letzten Prüfung eingetragen. Sie können diesen Eintrag aber auch nachträglich selbst ändern. 31

Schnellstart Nächster Termin In diesem Feld sehen Sie den Termin, an dem die nächste Prüfung durchgeführt werden soll. Falls Sie über das Menü GEPI (s. Kap. 2.2.2) den Termin fortschreiben lassen oder Sie von Ihrem Dienstleister Daten von Ihren geprüften Geräten bekommen haben, wird dieser Termin neu gesetzt. Termine aktualisieren Haben Sie die Gefährdungsklasse geändert, so können Sie über einen Klick auf Termine aktualisieren sich den neuen, nächsten Prüftermin angeben lassen. Hinweis: Wie Sie Termine fortschreiben können, steht in Kapitel 2.3.4. Netzkabel Unter Netzkabel können Sie Kabellänge und die Art des Anschlusses angeben. Haben sie das Arbeitsmittel schon einem Typ zugeordnet, so versucht der Prüffristen-Manager zunächst von dort die Typinformationen zu übernehmen. Da relativ häufig die Anschlussleitungen gewechselt werden, können Sie hier für jedes einzelne Arbeitsmittel auch Art und Länge des Netzanschlusses angeben. Gefährdungsklasse Die Gefährdungsklasse (siehe auch Kapitel 2.3.1) gibt an, wie sehr das Arbeitsmittel beansprucht wird oder wie hoch die von ihm ausgehende Gefährdung ist. An dieser Stelle können Sie manuell eine Zuordnung vornehmen. Wichtig: Das Zuweisen einer Gefährdungsklasse ersetzt nicht das Erstellen und Zuweisen einer Gefährdungsbeurteilung (GEPI)! 32

Schnellstart Hinweis: Wenn Sie sehr viele Arbeitsmittel haben, kann das Zuweisen einer Gefährdungsklasse der erste Schritt sein, um einer der geforderten Bewertungen Rechnung zu tragen. So haben Sie die Möglichkeit, gefährlichere Arbeitsmittel einem häufigeren Prüfzyklus zu unterziehen. Die eigentliche Gefährdungsbeurteilung muss dann später erfolgen. Kunde zuordnen Hier können Sie das Arbeitsmittel einem Kunden zuordnen. Gehört das Arbeitsmittel bereits einem Kunden, können sie es einem anderen Kunden zuordnen. Falls Sie beim Datenimport die Geräte einem falschen Kunden zugeordnet haben, können Sie die Kunden auch hier neu zuweisen. Die Angabe des Kunden finden Sie in der Titelleiste. Wichtig: Bei einem Kunden darf die Inventarnummer nie zweimal vorkommen. Der Prüffristen-Manager weist Sie in so einem Fall aber darauf hin, und Sie können die Inventarnummer dann noch anpassen. 33

Schnellstart 2.2.2 Karteireiter GEPI Unter dem Karteireiter GEPI ( Gefährdungsbeurteilung zur Ermittlung von Prüf-Intervallen ) finden Sie alles Wichtige zur arbeitsmittelspezifischen Gefährdungsbeurteilung. Das Kapitel 2.3 beschäftigt sich mit diesen Gefährdungsbeurteilungen und stellt ein Hauptmerkmal dieser Software dar. Hinweis: Die Seitenansicht zeigt Ihnen die allgemeine Gefährdungsbeurteilung an. Die arbeitsmittelspezifische Ausgabe sowohl für Seitenansicht wie für den Druck erreichen Sie durch Auswahl der *aktuellen Gefährdungsbeurteilung* aus der Arbeitsmitteltabelle über die gleichnamigen Menüeinträge. 34

Schnellstart 2.2.3 Karteireiter Prüfberichte Sofern Prüfberichte vorhanden sind, können Sie diese hier einsehen bzw. drucken. 35

Schnellstart Hinweis: Der Prüffristen-Manager ist gedacht zur Verwaltung der Arbeitsmittel inkl. der vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilung. Eine Prüffunktionalität ist nicht vorhanden. 2.2.4 Karteireiter Dokumente Der Prüffristen-Manager gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebige Dokumente zu Ihrem Arbeitsmittel zu hinterlegen. In der Übersicht sehen Sie die wichtigsten Informationen zusammengefasst dargestellt. Das Dateiformat Ihrer Dokumente ist dabei beliebig. Sind die Datei-Verknüpfungen in Windows korrekt eingestellt, können Sie mit Klick auf die passende Anwendung starten, beispielsweise den Acrobat Reader für pdf-dateien. 36

Schnellstart In der Detailansicht sehen Sie den vollständigen Pfad- und Dateinamen, Sie können eine Kategorie zuweisen. Eine Kurzbeschreibung wie ausführliche Informationen können ebenso hinterlegt werden. Somit steht einer ausführlichen Dokumentation Ihrer Arbeitsmittel nichts mehr im Weg. Hinweis: Als Dokumente bieten sich oftmals Fotos an. Sie können auch Prüfberichte, Anleitungen oder Ähnliches zum Arbeitsmittel hinterlegen. Wichtig: An dieser Stelle werden nur die Verweise auf die Datei gespeichert. Falls Sie die Dateien löschen oder verschieben, stehen Ihnen Ihre Dokumente nicht mehr zur Verfügung! 37

Schnellstart 2.3 Gefährdungsbeurteilungen erstellen Nachdem Sie im vorhergehenden Abschnitt 2.2 ein oder mehrere Arbeitsmittel angelegt haben, sollen nun Gefährdungsbeurteilungen hinzugefügt werden. Das Modul Ihres Prüffristen-Managers zur Verwaltung der Gefährdungsbeurteilungen heißt GEPI ( Gefährdungsbeurteilung zur Ermittlung von Prüf-Intervallen ). Hinweis: Wenn Sie sofort für das in Kapitel 2.2 neu angelegte Arbeitsmittel eine Gefährdungsbeurteilung anlegen wollen, fahren Sie zunächst bei 2.3.4 fort und lesen anschließend die ausführlichen Informationen zu GEPI und dessen Konzept in diesem und den folgenden Abschnitten. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen bei der Arbeit mit GEPI: 1. Einfacher und übersichtlicher ist es sicherlich, wenn man sich zunächst für alle Arbeitsmittel Kategorien überlegt und nur für diese Gefährdungsbeurteilungen erstellt. Bei der Erfassung des Arbeitsmittels muss nur die passende Gefährdungsbeurteilung zugeordnet werden. Mögliche Kategorien wären beispielsweise EDV-Gerät, Werkstatt-Einsatz, Für Ausbildungszwecke o.ä. Selbstverständlich sollte bei der Zuordnung der Beurteilung überprüft werden, ob diese für den konkreten Einsatzzweck auch in allen Punkten korrekt ist ansonsten passt man diese kurz an. Hinweis: Bei dieser 1. Variante braucht man deutlich mehr Zeit VOR der eigentlichen Erfassung der Arbeitsmittel, vereinfacht diese anschließend aber enorm. 2. Bei der Erfassung jedes Arbeitsmittels legen Sie eine arbeitsmittelspezifische Beurteilung an. Damit ist gewährleistet, dass Sie alle Faktoren berücksichtigen. Sie haben aber den maximalen Aufwand. 38

Schnellstart 3. Sie berücksichtigen jeweils die Arbeitsmittelart: Dieser Kompromiss zwischen den beiden Lösungen minimiert den Aufwand deutlich. Als Nachteil berücksichtigen Sie dabei aber grundsätzlich nicht den Einsatzzweck. Die Bohrmaschine auf der Baustelle wird sicherlich anders zu handhaben sein als eine, die, im Büro gelagert, auf höchst seltene simple Einsätze wartet. Obwohl beide demselben Arbeitsmitteltyp angehören, gibt es ein anderes Ergebnis für die Gefährdungsbeurteilung. Wichtig: Der Einzelfall jedes Arbeitsmittels muss also Berücksichtigung finden, insbesondere der Benutzerkreis kann einen erheblichen Unterschied machen! Hinweis: Am sinnvollsten ist daher die Erfassung am Ort des Arbeitsmittels in Zusammenarbeit mit den Nutzern. Zudem bietet es sich an, dabei sofort die Stammdaten einzupflegen. Falls Sie Dienstleister sind, haben Sie den weiteren Vorteil, dass Ihr Kunde den Arbeitsaufwand wahrnehmen kann. GEPI kann aus der Arbeitsmitteltabelle heraus über den entsprechenden Menüpunkt bedient werden. Alternativ steht auch ein Assistent zur Verfügung, dessen Funktionalität in weiten Teilen zu diesem identisch ist. Am häufigsten wird man GEPI über den entsprechenden Karteireiter aus dem Arbeitsmittel selbst zur Anwendung gelangen. GEPI wird in der Reihenfolge erklärt, wie es die chronologische Arbeitsweise erfordert. Vorab wird im Folgenden das Konzept der Gefährdungsklassen vorgestellt. Wie Sie Ihren GEPI-Katalog auf Ihre individuellen Gegebenheiten anpassen, verrät Ihnen Kapitel 2.3.2. Wichtig: Der mitgelieferte Katalog sollte auf jeden Fall daraufhin kritisch überprüft werden, inwieweit er Ihren Ansprüchen und Vorstellungen genügt! 39

Schnellstart Hinweis: Das Anpassen des Katalogs mit dem Verständnis für die Gefährdungsklassen ist überaus wichtig: Sofern diese sorgfältig umgesetzt wird und sich an der Situation der Arbeitsmittel keine Veränderungen ergeben, muss diese Arbeit übrigens nur genau ein Mal erfolgen. Eine Beschreibung des GEPI-Assistenten und der -Menüpunkte ist dem Abschnitt 2.3.3 dieses Kapitels vorbehalten. Wie Sie letztendlich Ihre Gefährdungsbeurteilung erstellen, erfahren Sie in Kapitel 2.3.4. 2.3.1 Gefährdungsklasse Die Gefährdungsklasse eines Arbeitsmittels ist das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung. Dabei handelt es sich um eine mitten-zentrierte Skala. Das heißt, es wird eine Normale Gefährdung ermittelt, sofern keine Faktoren ein erhöhtes Risiko bedeuten oder gefährdungsmindernd sind. Dies entspricht der Gefährdungsklasse 4. Davon abweichend gibt es jeweils drei Klassen, die eine stufenweise Erhöhung oder Erniedrigung der Gefährdung bedeuten. Somit ergeben sich folgende Gefährdungen: 1. Außergewöhnlich hohe Beanspruchung/Gefährdung 2. Hohe Beanspruchung/Gefährdung 3. Erhöhte Beanspruchung/Gefährdung 4. Normale Beanspruchung/Gefährdung 5. Verringerte Beanspruchung/Gefährdung 6. Niedrige Beanspruchung/Gefährdung 7. Außergewöhnlich niedrige Beanspruchung/Gefährdung Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung wird eine von diesen sieben Stufen als Ergebnis zugeordnet. Für jede Gefährdungsklasse gibt es hinterlegte Intervalle, sodass nach Zuordnung der entsprechenden Gefährdungsklasse das Prüfintervall feststeht. Die Standardzeiträume sind folgendermaßen vorgegeben: 40

Schnellstart Möchten Sie die Standardzeiträume verändern, lesen Sie bitte in Kap. 3.3.3 Optionen: Prüfintervalle. Hinweis: Eine normale Gefährdung führt so zu einer Frist von einem Jahr. Das entspricht dem Maximalwert aus der BGV A3, Tabelle 1B. Sie sehen, die Gefährdungsbeurteilung ist nichts vollkommen Neues Sie dokumentieren nun, was früher größtenteils intuitiv abgelaufen ist. Wichtig: Die Gefährdungsbeurteilung setzt voraus, dass alle Antworten des Katalogs im Voraus gewissenhaft mit Bewertungen versehen wurden. Dieser Katalog muss durch die befähigte Person begründet werden können! Mit der Applikation wird Ihnen ein Katalog mitgeliefert, der Ihnen zur Beurteilung zur Verfügung steht. Hinweis: Für andere Arbeitsbereiche werden in Zukunft weitere Katalogvorlagen veröffentlicht. 41

Schnellstart 2.3.2 Gefährdungskatalog Wie bereits mehrfach betont, sollte der Katalog vor der Nutzung überprüft und ggf. auf die eigenen Gegebenheiten angepasst werden. Den Katalog öffnen Sie aus der Arbeitsmitteltabelle über den Menüpunkt GEPI und wählen dort Katalog... aus. Der Katalog wird geladen und es öffnet sich die Gesamtansicht. Wie nachstehend zu sehen, besteht der Katalog aus mindestens einer Objektklasse. Dieser können beliebig viele Fragen zugeordnet werden. Jede dieser Fragen hat Antworten, die um Schutzmaßnahmen erweitert werden können. 42

Schnellstart Objektklasse Frage Antwort Schutzmaßnahme Alle Elemente (Objektklasse, Frage, Antwort, Schutzmaßnahme) im Gefährdungskatalog können hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden. 43

Schnellstart Symbolleiste Von links nach rechts wird die jeweilige Funktionalität der Symbole beschrieben: Hier wird in Abhängigkeit des aktuell selektierten Elements ein weiteres derselben Art hinzugefügt. Das aktuell gewählte Element wird nach Sicherheitsabfrage gelöscht. Es wird eine Kopie vom Element erzeugt. Die gesamte Tabelle wird aktualisiert. Die vorgenommenen Änderungen werden gespeichert. Hinweise: Dieses Symbol ist nur nach Veränderungen aktiv. Das Verlassen des aktuellen Elements impliziert ein Speichern. Die letzte, aktuelle Änderung wird verworfen. Vorab erscheint eine Sicherheitsabfrage, wobei das Quittieren mit Nein ein Verwerfen bewirkt. Alternativ können Sie auch per jeweiligem Kontextmenü zum Element folgende Funktion erreichen: Rechtsklick auf... Objektklasse Frage Antwort 44

Schnellstart Hinweis: Beim Hinzufügen einer Frage bzw. Schutzmaßnahme wird die entsprechende Tabelle im Auswahlmodus geöffnet. Mittels Doppelklick übernehmen Sie den gewählten Eintrag, und das Fenster mit den Elementen wird geschlossen. Durch einen Klick auf Frage hinzufügen bzw. Schutzmaßnahme hinzufügen öffnet sich eine Tabelle der Fragen bzw. Schutzmaßnahmen im Auswahlmodus. Das gewünschte Element kann mit einem Doppelklick übernommen werden. Die einzelnen Elemente im Überblick: Element Objektklasse 45

Schnellstart Sie können Ihre Fragen in einer Objektklasse zusammenfassen, um die Bearbeitung übersichtlicher und schneller zu machen. Jeder Objektklasse sind Fragen zugeordnet, deren auszuwählende Antworten das Ergebnis der Gefährdungserfassung bilden. Hier geben Sie der Objektklasse einen beliebigen Namen. Sie können neue Objektklassen erstellen und dazu entweder Fragen aus der Fragentabelle hinzufügen oder neue Fragen formulieren und speichern. Das Notizfeld unter dem Feld zur Angabe der Bezeichnung dient der Beschreibung einer Objektklasse. Wichtig: Jede Objektklasse muss einen eindeutigen Namen haben! 46

Schnellstart Element Frage Eine Frage muss eindeutig und vollständig formuliert sein. Mithilfe der Kategorie können Sie Fragen zusammenfassen, um einen einfacheren Überblick über die Arten der Fragen zu haben. Kategorie ist kein Pflichtfeld. Hinweis: Die Bedienung von Kategorie entspricht einem Listenfeld bzw. einer Tabelle und ist in Kapitel 2.4 nachzulesen. Im Notizfeld ist Platz für Ihre eigenen zusätzlichen Beschreibungen zur Frage. 47

Schnellstart Element Antwort Antwort Eine Antwort beschreibt eine Gefährdung oder einen Umstand, der zu einer Gefährdung führen kann. Hinweis: Da nur die Antworten ohne die jeweilige Frage im Gefährdungsbericht erscheinen, sollten diese sinnvoll formuliert sein. 48

Schnellstart Wertigkeit Die Wertigkeit einer Antwort legt fest, ob diese Antwort eine besondere Berücksichtigung in der Beurteilung der Gefährdungsklasse erhält. Wenn Sie hier hoch wählen, so wird der Antwort die höchste Priorität eingeräumt. Hinweis: Bei mehreren Antworten mit hoher Wertigkeit ist das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung automatisch die höchste Gefährdungsklasse von diesen. Gefährdungsklasse Hier wird die Gefährdungsklasse dieser spezifischen Antwort von Ihnen vorgegeben. Üblicherweise wird man vom Mittelwert ausgehend überlegen, ob ein Faktor gefährdungsmindernd ist oder eine erhöhte Gefahr darstellt. Dafür stehen dann jeweils drei Abstufungen zur Verfügung. Wichtig: Sie sollten jede Entscheidung insbesondere bei Minderung der Gefährdung begründen können! Gewichtung Sie können damit festlegen, wie hoch der Anteil dieser einen Frage in der Gesamtbewertung ist. Sie haben drei Möglichkeiten: 1. Jede Antwort hat dieselbe Priorität Sie lassen den vorhandenen Wert 1 unverändert. 2. Sie befinden beispielsweise eine Antwort mehrfach so wichtig wie andere dann tragen Sie einfach den entsprechenden Faktor ein. Beispiel: Für doppelt so wichtig tragen Sie eine 2 ein. Diese Bewertung ginge dann zwei Mal in das Summe ein, von welcher der Durchschnitt gebildet wird. 3. Nachdem Sie alle zugeordnet haben, verteilen Sie 100 Punkte nach Ihren Kriterien auf diese gewählten Antworten. So können Sie prozentgenau den Einfluss jeder Antwort auf die Gesamtbewertung berechnen lassen. 49

Schnellstart Anmerkungen Wie üblich haben Sie hier Platz für eigene Bemerkungen, Informationen usw. Hinweis: Insbesondere können Sie hier Ihre Gefährdungen spezifizieren. Element Schutzmaßnahme Um Gefährdungen zu minimieren, können Sie eine sogenannte Schutzmaßnahme festlegen. 50

Schnellstart Diese kann in dieser Reihenfolge technisch, organisatorisch oder personenbezogen sein. Die selbsterklärenden Auswahlmöglichkeiten der Dringlichkeit finden Sie auch abgebildet: Art der Schutzmaßnahme Dringlichkeit der Schutzmaßnahme Bei der Auswahl bis Datum steht Ihnen bei der Nutzung des Katalogs ein Datumseingabefeld (siehe Kapitel 2.4.3) zur Verfügung. Hinweis: Wenn Sie eine Frage oder eine Schutzmaßnahme hinzufügen, dann wird die dazugehörige Tabelle im Auswahlmodus geöffnet. Diese Verlassen Sie mit Doppelklick auf das gewünschte Element. Um eine neue Frage oder Schutzmaßnahme zu erstellen, muss in der geöffneten Tabelle diese neu angelegt und anschließend selektiert werden. 51

Schnellstart 2.3.3 GEPI-Menü und -Assistent In diesem Abschnitt finden Sie alle Hauptbedienelemente von GEPI vorgestellt, von dem Sie die jeweilige Funktion aufrufen können. Hier die Übersicht über das GEPI-Menü sowie den GEPI-Assistent, den Sie alternativ nutzen können: Das GEPI-Menü Der GEPI-Assistent Mit dem letzten Eintrag des Menüs können Sie den rechts abgebildeten Assistenten aufrufen. Hinweis: Falls Sie den GEPI-Assistenten geschlossen haben, so kann er jederzeit wieder über die Menüfunktion reaktiviert werden. Gefährdungsbeurteilung erstellen Hiermit rufen Sie die Gefährdungserfassung auf. Wie Sie eine Gefährdung erfassen und somit eine Gefährdungsbeurteilung erstellen, erfahren Sie ausführlich in Kapitel 2.3.4. Sollte Ihre Ansicht der Tabelle nicht gefiltert sein, so erscheint folgende Warnung, die Sie darauf hinweist, dass Sie auf diesem Wege alle Arbeitsmittel verändern. 52

Schnellstart Wichtig: Falls Sie mit Ja bestätigen, geht dabei der Zustand vor den Änderungen der Tabelle verloren, und dieser lässt sich nicht automatisch wiederherstellen! Gefährdungsbeurteilung zuordnen Allen Arbeitsmitteln, die Sie momentan angezeigt bekommen, wird dieselbe, nun auszuwählende Gefährdungsbeurteilung zugeordnet. Dazu öffnet sich die Liste aller Gefährdungsbeurteilungen im Auswahlmodus. Liste der Gefährdungsbeurteilungen Hier erhalten Sie eine Übersicht der bisher erstellten Gefährdungsbeurteilungen. Nächstes Prüfdatum aktualisieren Hier bekommen Sie die Möglichkeit, alle hinterlegten Prüftermine zu aktualisieren. Dabei werden auch die Prüftermine im letzten Bericht angepasst. 53

Schnellstart Prüfdatum fortschreiben Hier können Sie eine Fortschreibung des Datums der nächsten Prüfung erreichen, indem Sie Ihrem Prüffristen-Manager mitteilen, wann die erfolgreiche Prüfung erfolgt ist. Hinweis: Dies betrifft wie üblich Ihre aktuell gewählte Ansicht unter Berücksichtigung aller Filter. Sie müssen diese also vorab anpassen, um ausschließlich die korrekten Datensätze zu aktualisieren. Arbeitsmittel OHNE Gefährdungsbeurteilung filtern Hiermit wird ein Filter aktiviert, der sämtliche Arbeitsmittel mit Gefährdungsbeurteilung ausblendet. Hinweis: Mit diesem Filter sehen Sie nach einem Klick, bei welchen Arbeitsmitteln die vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung noch nicht erfolgt ist. 54

Schnellstart Arbeitsmittel MIT Gefährdungsbeurteilung filtern Durch Auswahl dieses ebenso fest definierten Filters werden ausschließlich die Arbeitsmittel angezeigt, die bereits über eine Gefährdungsbeurteilung verfügen. Hinweise: Als Bestätigung des gewählten Filters wird vor der entsprechenden Auswahl ein Haken angezeigt. Erneutes Auswählen desselben Filters deaktiviert diesen wieder. Falls Sie Fragen niemals benötigen, können Sie diese auch vollständig aus dem Katalog löschen, um eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen. Wichtig: Diese beiden soeben genannten Filterfunktionen werden nicht in der Titelleiste eingeblendet. Ob der Filter aktiv ist, ist über einen Haken vor der Filterbezeichnung zu erkennen! Katalog Hiermit öffnen Sie den Gefährdungskatalog zur Überarbeitung. Genaueres dazu entnehmen Sie bitte Kapitel 2.3.2. 55

Schnellstart 2.3.4 Gefährdungsbeurteilungen anlegen Sie haben ein Arbeitsmittel wie in Kapitel 2.2 beschrieben angelegt. Wechseln Sie nun auf den Karteireiter GEPI. Hier wird zum Arbeitsmittel eine Gefährdungsbeurteilung angelegt. Dazu klicken Sie bitte auf Neue Beurteilung. 56

Schnellstart Wie üblich sind die Pflichtfelder mit Fettdruck hervorgehoben: Jede Gefährdungsbeurteilung benötigt eine Nr., ein Datum, wann die Gefährdungsbeurteilung erstellt wurde, sowie den Namen des Prüfers. Zusätzlich können Sie eine Beschreibung hinterlegen und den Prüfumfang festlegen. Per Klick wird der jeweilige Haken an- oder wieder ausgeschaltet. Hinweis: Sie können den Namen des Prüfers aus der Personaltabelle wählen oder einen beliebigen Namen in das Feld eingeben. 57

Schnellstart Bei Gefährdungsklasse steht das berechnete Ergebnis der aktuell hinterlegten Gefährdungen. Dieses Feld dient Ihrer Information und kann ausschließlich über die hinterlegten Gefährdungen verändert werden. Hinweis: Bei einem neuen Gefährdungsbericht ist die Klasse immer 0, da noch keine Gefährdungsklasse gesetzt wurde. Klicken Sie nun auf den zweiten Reiter Gefährdungen. Hier können Sie nun, wie in der Tabellenansicht üblich, eine neue Gefährdung durch Klicken auf das erstellen. 58

Schnellstart Es öffnet sich Ihr Katalog (dessen Elemente mit Bezeichnungen und Bedienmöglichkeiten wurden in Kapitel 2.3.2 vorgestellt). Sie suchen sich nun die passende Objektklasse heraus (hier: Arbeitsmittel im Außenbereich) und beantworten alle zutreffenden Fragen anhand dieses Katalogs vollständig. Hinweis: Falls Sie Fragen niemals benötigen, können Sie diese auch vollständig aus dem Katalog löschen, um eine schnellere Bearbeitung zu ermöglichen. 59

Schnellstart Am einfachsten ist es, wenn Sie einfach alle Fragen in der vorgegebenen Reihenfolge sichten und die passende Antwort mittels Doppelklick auswählen. Sollten Sie eine fehlerhafte Auswahl getroffen haben, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Antwort. Es öffnet sich ein Pop-Up-Menü, in dem Sie die Auswahl löschen können. Als weitere Möglichkeit können Sie zudem eine Schutzmaßnahme zwecks Gefährdungsminimierung hinzufügen. Über die Schaltfläche wählen Sie in der Personalliste die verantwortliche Person der Schutzmaßnahme aus oder geben einen Namen in das Feld ein. Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wird mit Klick auf Schließen Ihre Auswahl gespeichert. Unter den Karteireitern Memo und Dokumente können Sie weitere Informationen hinterlegen. In das Memofeld können Sie einen Freitext eingeben. Unter Dokumente können Sie beliebige Dateien hinterlegen. Die Handhabung ist dabei identisch wie bei den Arbeitsmitteln. Wichtig: Wie bei den Arbeitsmitteln müssen Sie dafür Sorge tragen, dass die Dateien, auf welche Sie die Verweise legen, an der Stelle erhalten bleiben! Unter Extras können Sie weitere zehn Datenfelder pflegen. Mittels Rechtsklick auf eine der Bezeichnungen können Sie diese anpassen. Diese zusätzlich angezeigten Daten werden in der Gefährdungsberichtstabelle angezeigt, sodass Sie insbesondere Filter darauf anwenden können. Nach Beenden der Gefährdungsbeurteilung mit OK sehen Sie alle Gefährdungsbeurteilungen, die dem Arbeitsmittel zugeordnet sind. Der Datenzeiger weist dabei auf die aktuelle hin. Im abgebildeten Beispiel wurde eine allgemeinere Gefährdungsbeurteilung für Bürogeräte speziell für EDV-Geräte angepasst, sodass eine längere Prüffrist erzielt werden konnte. 60