Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 1/7 Datenbanken mit OpenOffice Base 1 erstellen Diese Unterlagen betreffen das Programm OpenOffice Base und geben keinen Einblick in das Konzipieren von Datenbanken. (Stichworte ER-Modell, Relationales Datenmodell, flache Dateien, keine Redundanzen,... - dieses Grundwissen wird vorausgesetzt.) 1. Grundlagen 1.1. Installation und Arbeitsbereich Zum Programm OpenOffice ist eine Datenbank (Ansammlung großer Datenmengen in Tabellen) und ein Datenbank-Management-System (DBMS). Es kann Daten speichern und bedarfsgerecht verwalten (im Mehrbenutzerbetrieb). Somit ist der Datenstand von der Verwaltung eindeutig getrennt! Die Vermittlung zwischen der Datenbank und dem DBMS (bzw. Benutzer) übernimmt SQL 2. Base kann in verschiedenen Datenbanken zusammenarbeiten: Access, dbase, HSQLDB (ist die Standarddatenbank, die OpenOffice Base einsetzt, sollte nichts anderes gewählt werden). OpenOffice Base starten, der Arbeitsbereich Beim Programmstart öffnet sich ein Assistent, der gleich mit Fertigstellen bestätigt werden kann, wenn eine neue Datenbank angelegt werden soll. Andernfalls soll im zweiten Schritt des Assistenten die Datenbank (ist auch die vorgewählte Einstellung) an OpenOffice.org angemeldet werden, damit steht sie in den anderen Programmen (Writer, Calc) automatisch zur Verfügung, wenn sie nicht gelöscht oder verschoben wird. Anschließend folgt der Speichern unter -Dialog, alle Datenbankoperationen werden in Datenbankprogrammen sofort gespeichert, nicht erst wenn der Benutzer auf Speichern klickt. Der Arbeitsbereich gliedert sich in 3 Abschnitte (Datenbankobjekte, Aufgaben, Tabellen) Objektarten von Base Tabellen: enthalten die Daten Abfragen: filtern Daten nach Kriterien, liefern temporäre Tabellen. Formulare erleichtern die Dateneingabe (webbasierte Texte) Berichte stellen Daten in einem bestimmten Layout dar 1 Zum Zeitpunkt der Erstellung der Unterlagen lag das OpenSource-Paket OpenOffice in der Version 3.0 vor und enthält folgende Programme: Writer (Textverarbeitung), Calc (Tabellenkalkulation), Impress (Präsentationsprogramm), Base (Datenbank), Math (Mathematischer Formeleditor), Draw (Vektorgrafikprogramm). OpenOffice kann unter http://de.openoffice.org kostenlos heruntergeladen werden. 2 Structured Query Language: Ist eine einfache Datenbanksprache, die aus großen Datenmengen bestimmte Sichten (Views) zur Verfügung stellen kann. Z.B. eine bestimmte Warengruppe aus allen gespeicherten Waren eines Kaufhauses.
Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 2/7 2. Tabellen und Beziehungen 2.1. Tabellen erstellen Tabellen enthalten Daten. Bei der Erstellung ist es jedoch unerheblich, ob ein Datensatz oder eine große Anzahl an Datensätzen in Zukunft eingegeben werden sollen. Tabellen werden in der Entwurfsansicht erstellt. Eine Tabelle hat einen Namen (vergl. Entity), hat Spalten (vergl. Attribute, Datenfelder) und Zeilen (Datensätze mit Attributwerten). Weiters wird für jedes Attribut (Feldname) ein Felddatentyp (Feldtyp) festgelegt, der die Art der Attributwerte genauer bestimmt (z.b. Text, Zahl,...), dies hat u.a. eine Auswirkung auf die Sortierbarkeit von Daten (Zahlen werden anders sortiert als Texte) und ihren Speicherbedarf. Ein Felddatentyp kann eine beliebige Beschreibung und weitere Feldeigenschaften aufweisen (z.b. die größtmögliche Zeichenanzahl eines Textes, usw.). Tabellen in der Entwurfsansicht erstellen, bearbeiten Objekt Tabellen > Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen Bestehende Tabellen in der Entwurfsansicht bearbeiten: rechte Maustaste > Bearbeiten Feldnamen Feldnamen dürfen nicht geändert werden, sobald ein Formular auf den Feldnamen zugreift. Sie dürfen keine Leerzeichen, Umlaute, reservierten Wörter enthalten, müssen eindeutig sein, max. 64 Zeichen enthalten und die darin enthaltenen Daten widerspiegeln. Feldtyp (Felddatentyp) Der Feldtyp beschreibt die Daten (Datum, Zahl, Text,...), legt Operationen fest (mit Zahlen kann z.b. gerechnet werden) und darf nachträglich nicht geändert werden. Beschreibung und Feldeigenschaften Die Beschreibung kann einen beliebigen erklärenden Text beinhalten, der erscheint, wenn der Benutzer die Maus über den Spaltenkopf in der Tabelle positioniert. Die Feldeigenschaften sind abhängig vom gewählten Feldtyp. Eingabe erforderlich erzwingt eine Benutzereingabe in dem jeweiligen Feld, Länge bestimmt die Anzahl der Zeichen, die eingegeben werden können. Beim Datentyp Integer gibt es den Eintrag Autowert, Details siehe Primärschlüssel. Defaultwert gibt einen für die Benutzer schon im Vorhinein eingetragenen Standardwert an. Ein Sekundärschlüssel muss immer Integer als Datentyp eingestellt haben, der Datentyp muss also mit dem des verknüpften Primärschlüssels übereinstimmen. Es gibt auch Assistenten für die Formatierung eingegebener Daten (z.b. Datumsanzeige, Textausrichtung, Zahlenformate, ), die mit Symbol aufgerufen werden:
Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 3/7 Primärschlüssel, ID-Key, Primary-Key Identifiziert den Datensatz eindeutig, wird benötigt, um Daten zu bearbeiten und Beziehungen zwischen Tabellen zu realisieren, kann eventuell auch aus mehreren Datenfeldern zusammengesetzt sein. Primärschlüssel festlegen: rechte Maustaste vor den gewünschten Feldnamen > Primärschlüssel Wenn als Datentyp Integer verwendet wird, sollte die Eigenschaft auf Autowert gestellt sein, damit werden die Werte automatisch hochgezählt und jede Zahl nur 1x verwendet, auch wenn ein Datensatz gelöscht wird, damit kann es zu keinen Fehlern in der Identifizierung von Datensätzen kommen. Tabelle speichern Datei > speichern unter, oder einfach die Entwurfsansicht schließen: Namen vergeben. Die Tabelle erscheint im Arbeitsbereich. Kriterien für den Namen ähnlich den Feldnamen (siehe oben). Tabelle kopieren Tabellen können über die Zwischenablage kopiert werden, Optionen siehe nebenstehende Grafik 2.2. Beziehungen in Tabellen realisieren Beziehungen anlegen Extras > Beziehungen öffnet das Fenster Relationenentwurf Einfügen > Tabellen hinzufügen (der Dialog öffnet sich automatisch, wenn noch keine Tabellen im Relationenentwurf enthalten sind). Vom Primärschlüssel wird zum Sekundärschlüssel eine Linie mit der Maus gezeichnet. An den Enden der Linie wird die Kardinalität angezeigt. Die Eigenschaften der Beziehung werden im Kontextmenue > Bearbeiten eingestellt: beteiligte Tabellen, beteiligte Felder, Änderungs- und Löschoptionen 3. Referenzielle Integrität: Es wird überwacht, ob für jeden Sekundärschlüssel ein Primärschlüssel für die Idenfizierung eines Datensatzes hinterlegt ist. 2.3. Daten in eine Tabelle eingeben Daten eingeben Mit einem Doppelklick auf den Tabellennamen im Arbeitsbereich können Daten eingegeben werden. Spaltenkopf: enthält Feldnamen, Formatierung der Spaltenbreite Zeilenkopf: Markieren einer Spalte, z.b. zum Löschen eines Datensatzes (Kontextmenue) Stern: Zeile, in der neue Daten eingegeben werden können. Wird die Zeile verlassen, werden die Daten gespeichert. Kopieren / Einfügen mit der Zwischenablage möglich Mögliche Fehlerquellen: Länge der Eingabe überschreitet Maximalwert, der Datentyp liegt außerhalb des Wertebereichs, zwingend erforderliches Feld ist leer, ein Schlüsselfeld soll geändert werden. Vor dem Speichern muss der Fehler behoben werden. Formatierung: Kontextmenue des Zeilenkopfs, Feldformatierung: Kontextmenue des Spaltenkopfs (hier können auch Spalten ein- und ausgeblendet werden) 3 Keine Aktion: Veränderung/Löschen des Primärschlüssel hat keine Auswirkung auf den Fremdschlüssel. Kask. Update: Sämtliche Feldschlüsselwerte werden nach einer Änderung des Primärschlüsselfeldes angepasst. Kask. Löschen: Alle Fremdschlüsselfelder werden gelöscht, wenn der Primärschlüssel gelöscht wird. Default/Null setzten: Ändert sich der Primärschlüssel: Inhalt des Fremdschlüssel wird entfernt oder auf einen Standardwert gesetzt
Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 4/7 3. Formulare 3.1. Formulare erstellen Entwicklersicht: Formulare werden in der Entwurfsansicht erstellt (Datenquelle, Datenfelder...) Anwendersicht: Eingabemasken für neue Daten und zur Änderung bestehender. Formulare basieren immer auf einer Tabelle oder Abfrage. Daten werden tabellarisch oder Datensatz für Datensatz angezeigt. Formulare werden in OpenOffice als Textdokument angelegt (Writer). Formularelemente Bei den Formularelementen unterscheiden wir: gebundene Steuerelemente ( Link zu einem Datenfeld); ungebundene Steuerelemente: keine Datenquelle (grafische Gestaltung, Beschriftungen,...); berechnende Steuerelemente: enthalten einen Ausdruck für Berechnungen. Labels: Beschreibungen und Hinweise für Benutzer. Textfeld: Eingabefeld für Buchstaben, Zahlen, ; Anzeige von Tabelleninhalten, Ergebnisse von Berechnungen, sie können Formate haben (Datum, Zeit, Währung,...) Optionsfelder: ein Element aus mehreren kann ausgewählt werden Kontrollkästchen: es können mehrere Elemente ausgewählt werden Listenfeld: es können ein oder mehrere Elemente einer Liste gewählt werden Kombinationsfeld: Drop-Down-Menue für ein Element Schaltflächen (Button): lösen eine Aktion aus: Weiterblättern, Ausdrucken, Schließen,... Formulare mit dem Assistenten erstellen Objekt Formulare > Formular unter Verwendung des Assistenten erstellen. Auswählen, auf welcher Tabelle/Abfrage das Formularfeld basiert, welche Felder ins Formular sollen. Ein Subformular zeigt bei Bedarf einen oder mehrere Datensätze an, die mit einem Datensatz im Hauptformular in Beziehung stehen, dabei müssen die verknüpften Felder angezeigt werden. Anordnung der Kontrollfelder nach Wunsch einstellen Einstellen, ob der Benutzer Formulardaten nur ansehen oder auch ändern, hinzufügen, löschen darf. Hintergrundfarbe und Optik der Formularfelder wählen und anschließend das Formular benennen. Formulare bearbeiten 4 Kontextmenue auf d. Formular > Bearbeiten Formularfelder verschieben: mit der Maus; STRG zum Auflösen der Verbindung zwischen Formularfeld und Beschriftung Schriftgröße, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe, Textausrichtung,...: Doppelklick Sollen mehrere Felder mit gleichen Vorgaben formatiert werden: erstes Feld mit gedrückter Strg-Taste anklicken, Strg-Taste halten und Shift-Taste zusätzlich drücken, weitere Felder anklicken, Doppelklick und dann gewünschte Einstellungen vornehmen. 4 Ansicht > Symbolleisten: Formular-Entwurf, Formular-Steuerelemente, Formular-Navigation einschalten
Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 5/7 Weitere Steuerelemente können über die Werkzeugleiste (siehe Grafik) eingefügt werden. Eigenschaften von Formularen (Kontextmenue) Die Formulareigenschaften haben u.a. eine besondere Bedeutung, wenn ein vom Assistenten erstelltes Formular adaptiert werden soll. Teilweise wird es notwendig sein, auch Elemente zu ersetzen (z.b. durch Listenfelder, Kombinationsfelder, Optionsgruppen, usw.). Registerkarte Allgemein: Name des Objektes (muss eindeutig und aussagekräftig sein), Aussehen des Elements, weitere Eigenschaften wie Druckbarkeit, Farben,.... Hilfreich ist es, mit Hilfe eines Präfixes ein Feld zu kennzeichnen 5. Registerkarte Daten: Datenquelle zuweisen (Tabelle, Abfrage, SQL-Befehl 6 ). Weiters stehen Assistenten zum Filtern und Sortieren zur Verfügung und Regeln, ob der Benutzer Daten hinzufügen, ändern, löschen darf. Mit Zyklus wird geregelt, ob auf Tabulatortasten bei der Eingabe reagiert wird und in welcher Reihenfolge (Aktivierungsreihenfolge) die Formularelemente angesprungen werden. Registerkarte Ereignisse: Reaktion auf verschiedene Ereignisse, Auslösen von Aktionen Kontextmenue > Position und Größe: exakte Größeneinstellungen und Ausrichtungen. Optionsgruppe, Listenfelder und weitere Steuerelemente 7 Optionsgruppe: Werkzeug Gruppierungsrahmen > Rahmen über das Formular ziehen: (1) alle Optionen angeben, die der Gruppierungsrahmen umfassen soll. (2) die Option angeben, die beim Laden des Formulars aktiv sein soll. (3) jeder Option einen Wert zuweisen, der in der Datenbank gespeichert wird. (4) Beschriftung für die Optionsgruppe angeben. Listenfelder: Werkzeug Listenfeld > Rahmen am Formular aufziehen: (1) Datenquelle für das Formular angeben 8 (z.b. eine Tabelle / Abfrage); (2) Datenquelle für das Listenfeld angeben; (3) Datenfeld, das in der Liste angezeigt werden soll; (3) Verknüpfen der Datenquelle mit der Tabelle, die im Listenfeld genutzt wird (welches Feld soll als Sekundärschlüssel eingetragen werden?). (4) Kontextmenue des soeben erstellten Listenfelds > Eigenschaften > Registerkarte Allgemein: Aufklappbar > Nein, Anzahl der Zeilen > nach Wunsch, Mehrfachselektion > meist Nein; (5) Registerkarte Daten (zur Kontrolle durchsehen). Weitere Steuerelemente: z.b. Drehfeld, Grafische Schaltfläche, Datumsfeld, Dialog für eine Dateiauswahl, Währungsfeld, Gruppierungsrahmen, Navigationsleiste, Bildlaufleiste, Grafisches Kontrollfeld, Zeitfeld, Tabellen-Kontrollfeld,... 3.2. Als Benutzer/in mit Formularen arbeiten Datensätze eingeben, ändern, löschen Formular in der Benutzeransicht öffnen: Objekt Formular > Formular doppelklicken Navigationsleiste: Fernglas (Suche), Datensatznummer im Textfeld, zum ersten / letzten Datensatz, zum vorigen/letzten Datensatz, neuen Datensatz einfügen (Stern), speichern, Dateneingabe rückgängig machen, Datensatz löschen Die Steuerelemente können mit der Maus oder Tab-Taste (bzw. SHIFT-Tab) angewählt werden. Mit ENTER gelangt man zum nächsten Steuerelement. Datensätze in Tabellen/Formularen können mit den Werkzeugen einer Abfrage sortiert (A-Z,...) und gefiltert werden: z.b. Autofilter. Details dazu, siehe Kapitel Abfragen 5 frm (Formular), txt (Textfeld), lbl (Label), dat (Datum), opt (Optionsfeld), fra (Optionsfeld-Gruppe), chk (Checkbox), lst (Listenfeld), cbo (Combo Box, Kombinationsfeld), cmd (Command Button) 6 Hier kann mit dem Button... der SQL-Abfrage-Entwurfsassistent aktiviert werden. 7 Darauf achten, dass der Assistent (vorletzes Symbol der Symbolleiste Steuerelemente) eingeschaltet ist! 8 Dieser Schritt entfällt, falls das Formular zuvor mit einem Assistenten erstellt wurde.
Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 6/7 4. Abfragen 4.1. Erstellen neuer Abfragen Abfragen wählen Datensätze nach bestimmten Kriterien aus, filtern sie und können dabei Berechnungen enthalten und nach bestimmten Kriterien gruppieren. Sie können Daten aus mehreren (verknüpften) Tabellen zusammenstellen und werden im Bedarfsfall (beim Ausführen einer Abfrage) immer auf den aktuellen Datenstand angewandt. Das Ergebnis einer Abfrage wird in einer temporären Tabelle abgelegt. Base arbeitet so wie Access im Hintergrund mit SQL-Abfragen, die jederzeit auch angesehen und geändert werden können: Symbol in der Entwurfsansicht deaktivieren. Abfragen in der Entwurfsansicht erstellen Zuerst gilt es anzugeben, welche Tabellen (Abfragen) für die neue Abfrage benötigt werden. Um später neue Tabellen anzugeben:. Die Beziehungen werden, sofern sie zuvor schon festgelegt wurden, angezeigt, können aber auch jetzt erstellt werden. Feld/Tabelle: Daten auswählen mit den DropDownMenues oder Doppelklick im oberen Bereich auf das gewünschte Feld. Alias: eigene Spaltenbeschriftung angeben Sortierung einstellen (auf-, absteigend) Sichtbar: regelt, ob das Feld in der Abfrage erscheinen soll (vgl. Hilfsfelder für Berechnungen,.) Mit Hilfe der entsprechenden Symbole in der Symbolleiste können die Zeilen für Funktionen (Berechnungen von z.b. Summen), Filterkriterien und Alias-Namen ein- und ausgeblendet werden. Layout von Abfragen Spaltenmarkierer (Zeile über Feld): Festlegung der Reihenfolge und Größe der Spalten. Im Kontextmenue des Spaltenmarkiers können Spalten gelöst werden, einzelne Felder mit ENTF. Kriterien in Abfragen angeben 9 Kriterien bestehen aus Operanden und Operatoren (verbinden, vergleichen, berechnen Werte) Vergleichsoperatoren: = < > >= <= <> (ungleich) = -1 (für Felder mit Ja ) <>-1 (für Felder mit Nein ). Gültigkeit: für Zahlen, Datumsangaben (Begrenzung #) und Zeitangaben UND: beide Bedingungen müssen zutreffen ODER: eine der Bedingungen muss zutreffen NICHT: Ausdruck wird negiert ZWISCHEN UND : Minimal und Maximalwert IN: Der Wert entspricht einem Wert aus der angegebenen Liste. Einige Beispiele: > 200 ZWISCHEN #14.01.2007'# und #11.08.2008# [Preis]>10 (bezieht sich auf das Feld Preis) NICHT ZWISCHEN 5 UND 10 IST LEER (fragt ab, ob das Datenfeld leer ist) IST NICHT LEER WIE 'TEXT' NICHT WIE 'TE?T' (? bel. Buchstabe) WIE 'T*' (* beliebige Zeichenkette) Rechnen in Abfragen Berechnungen werden in der Zeile Feld eingetragen, die Feldnamen in Anführungszeichen gesetzt. Mögliche Rechenoperationen: + - * /. Ein Komma wird als. geschrieben. Ein Alias-Name beschreibt das Ergebnis in der Abfrage. 9 Einige Beispiele: > 200 ZWISCHEN #14.01.2007'# und #11.08.2008# [Preis]>10 (alle Daten des Feldes Preis, die einen Wert größer 10 haben)
Nachschlagewerk: Datenbanken mit OpenOffice Base [Josef Hofer, KS Linz] Seite 7/7 Funktionen in Abfragen Funktionen führen Berechnungen aus und geben das Ergebnis der Berechnung zurück. Welche Funktionen möglich sind, hängt von der eingesetzten Datenbank 10 ab: Mathematische Funktionen, Funktionen für Zeichenketten, Datums- und Zeitfunktionen, Daten zusammenfassen Zum Beispiel können Datensätze eines Feldes gelesen und aufsummiert werden. Aggregatfunktionen (Funktionen, die Daten zusammenfassen): Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum, Anzahl (Werteanzahl, leere Felder werden nicht mitgezählt) Wenn in einer Abfrage Aggregatfunktionen genutzt werden und mehr als ein Feld angezeigt wird, müssen alle anderen Felder gruppiert werden. Abfragen ausführen Entwurfsansicht: Symbol Im Hauptfenster > Objektart Abfrage: Doppelklick auf den Abfragenamen. Wenn im Anzeigebereich rechts neben der Liste der Abfragen Dokument gewählt ist, wird das aktuelle Abfrageergebnis angezeigt. 5. Berichte 5.1. Berichte erstellen Berichte stellen Daten übersichtlich dar, z.b. für den Ausdruck (Etiketten, Rechnungen, Lieferscheine, Reservierungslisten, ). Berichte basieren auf Tabellen oder Abfragen. Wenn Felder aus verschiedenen Tabellen für einen Bericht nötig sind, werden sie zuvor in einer Abfrage zusammengestellt. Base unterscheidet dynamische (werden immer an den aktuellen Datenstand angepasst) und statische Berichte (Datenstand zu einem bestimmten Zeitpunkt). Einen Bericht mit dem Assistenten erstellen Datenquelle (Tabelle/Abfrage) auswählen, Felder auswählen, die im Bericht vorkommen. Im nächsten Schritt können Felder beschriftet werden (hier treten oft Programmfehler auf, in diesem Fall ist es ratsam den Schritt zu überspringen, in neueren Versionen sollten diese behoben sein). Mit Gruppierungen können Datensätze zusammengefasst werden, die im jeweiligen Gruppierungsfeld den gleichen Wert haben. Sortierkriterien einstellen, falls der Bericht nicht auf einer schon sortierten Abfrage basiert. Layout für den Datenbereich, für die Kopf- und Fußzeile auswählen und die Seitenorientierung (Hoch-, Querformat) Im nächsten Schritt wird der Name des Berichts eingegeben und ob er statisch oder dynamisch sein sollte. Jetzt kann der Bericht angezeigt oder in der Entwurfsansicht geändert werden. Einen Bericht bearbeiten Kontextmenue auf den Bericht > Bearbeiten Viele der Werkzeuge aus den Formularen lassen sich auch in Berichten einsetzen. Einen Bericht aufrufen Doppelklick auf den Berichtsnamen 10 Auflistung für HSQLDB: http://hsqldb.org/doc/guide/ch09.html#stored-section (10.11.2008)