Einführung eines Global Template zur Standardisierung und weiteren Automatisierung des Periodenabschlusses

Einführung eines Global Template zur Standardisierung und weiteren Automatisierung des Periodenabschlusses Das SAP Financial Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG

Agenda 2 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

SCHOTT AG im Überblick 3 SCHOTT ist ein international führender Technologiekonzern auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik Über 130 Jahre herausragende Entwicklungs-, Material- und Technologiekompetenz Breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen Innovativer Partner für viele Branchen

SCHOTT AG im Überblick 4 4 Kennzahlen auf Kurs Richtung nachhaltiges Wachstum Geschäftsjahr 2013/14 1,87 Mrd. Euro 135 Mio. Euro 135 Mio. Euro 15.400 In 35 Ländern Weltumsatz, davon 86 % außerhalb Deutschlands EBIT Investitionen in Sachanlagen Mitarbeiter, davon 5.100 in Deutschland Produktions- und Vertriebsstandorte 86% 135 Mio. Euro 135 Mio. Euro 15.400 5.100 135 Mio. Euro

SCHOTT AG im Überblick 5 Mit unserer Kompetenz sind wir der bevorzugte Partner für viele Branchen Hausgeräteindustrie Pharmaindustrie Elektronik Consumerelektronik Optik Medizintechnik Automotive Aviation Unsere Vision Wir machen SCHOTT zu einem wichtigen Bestandteil im Leben jedes Menschen

Agenda 6 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

SAP Systemlandschaft 7 Auszug aus der SAP Systemlandschaft der SCHOTT AG Operatives Logistik und Rechnungswesen System Ein-Mandanten-System weltweit für alle angebunden Buchungs-/ Kostenrechnungskreise Entwicklungssystem / Testsysteme / Produktivsystem Anzahl User: 4000 Weltweit sind über 90 % der SCHOTT Einheiten an dieses System angebunden (Fast) Alle FI/CO-Komponenten im Einsatz BI-System für BI-Reporting und Konzern-Konsolidierung via SEM / BCS Ein-Mandanten-System weltweit für alle angebunden Buchungs-/ Kostenrechnungskreise Entwicklungssystem / Testsystem / Produktivsystem Anzahl User: 1000

SAP Systemlandschaft 8 Grundlegende SAP FI / CO Architektur der SCHOTT AG Geschäftsjahresvarianten (V9, K4) Marktsegment Ergebnisrechnung (CO-PA) Buchungskreis ist analog Kostenrechnungskreis weltweit ein operativer Kontenplan UKV realisiert über Funktionsbereiche (Abstimmledger aktiv) weltweit harmonisierte Stammdaten ein Kreditkontrollbereich Profit Center Rechnung (CO-PCA) Konzern Konsolidierung (SEM BCS)

Agenda 9 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

Ausgangssituation 10 Ausgangssituation: Nutzung SAP SCMA im Periodenabschluss SCHOTT nutzt den Schedule Manager seit 2003 Je Buchungskreis ist ein Aufgabenplan für den Periodenabschluss definiert Aktuell sind ca. 60 Aufgabenpläne zur Durchführung des Konzernabschlusses im Einsatz Der Fachbereich pflegt die Aufgabenpläne bis auf Ablaufdefinitionen in eigener Regie Alle Aufgabenpläne sind nach chronologischer Reihenfolge der Aktivitäten (Arbeitstage) und Arbeitsgebieten (FI/CO) strukturiert Die Nutzung von Arbeitsvorräten gerade in Ablaufdefinitionen der Fertigungsauftragsabrechnung zeigt einen erheblichen Performancegewinn Der Schedule Manager unterstützt die fristgerechte Terminerreichung des operativen Periodenabschlusses

Agenda 11 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

Einführung SAP Financial Closing Cockpit 12 Projektziele für die Einführung des SAP FCC bei SCHOTT Standardisierung der Planung, Ausführung und des Monitoring von SAP ERP Finanzabschlüssen Entwicklung einer Globalen Template-Struktur für alle ERP Einheiten (Hauptfokus liegt auf IFRS, aber auch Abbildung der lokalen Abschlussschritte) Integration von Validierungsschritten (automatisch und/oder manuell) (Weitere) Automatisierung von Abschluss-Schritten Einführung automatischer Benachrichtigungen/ Information für effizientere Zusammenarbeit Zentrales Monitoring des weltweiten Status des Monatsabschlusses Dokumentation aller Abschluss-relevanten Information im SAP (Prozess- Dokumentation, Spoollisten, Buchungsprotokolle, etc.) Ersetzen des bestehenden SCMA-Tool

Einführung SAP Financial Closing Cockpit 13 Projektstruktur & Arbeitspakete 1. Proof of concept 2. Technical concept 3. Business process concept 4. Authorization 5. Monitoring & Reporting 6. Redesign Task Sharing FI/CO 7. Organisational change management 8. End User Documentation/ Training 9. Pilot phase 10. Rollout

Projektplan Einführung SAP Financial Closing Cockpit 14 14 Major activities July-Sept. 2013 Nov. 13 - Jan. 2014 Feb.-March 2014 Apr.- Sept. 2014 Oct. 14 - Begin 2016 - Prephase, contracting - Project initialization, staffing - System preparation & installation - Setup prototype/ template + test runs (PoC) - Implementation pilot entities & support - UC4 connector upgrade - Roll out (stepwise Go Live) 19.11.2013 Kick-Off Till 30.09.2013 28.02.2014 Know how setup of project team completed SAP FCC 2.0 installed, concept /template defined Adjustment of template definition during pilot, Go Live Pilot 01.06.2014 01.10.2014 1st closings with SAP FCC (V9) completed ; adjustment of template Pilot phase reduced to two units, First closing with SAP FCC Release change UC4 needed, Lessons Learned & adjustments, Switch to new UC4 connector, Pilot Year end closing

Einführung SAP Financial Closing Cockpit 15 SCHOTT Projekt-Team Corporate Team Shared Service Cost Accounting, QM Finance, Corporate Accounting Projektleiter Fachbereich IT Team SAP CO/FI, BI, Basis, Berechtigungen IT-Projektleiter Regional Team Lokale Cost Accountant bzw. lokale Buchhalter, die den Rolloutprozess in bestimmten Regionen unterstützen

Einführung SAP Financial Closing Cockpit 16 Projekteinführung und technische Umsetzung Coaching-Ansatz (3 Workshops mit SAP Berater, laufende Unterstützung und Knowhow Transfer) Installation Add on FCC 2.0 Support Package 4 ohne Nutzung der Netweaver-Anbindung und CPS Anbindung UC4 Release 10 (externes Scheduling System) über Webservice und Aufgabentyp externer Job Anbindung BI über Virtual Provider (in der Testphase) Anpassung von ca. 30 kundeneigenen Programmen hinsichtlich FCC-Fähigkeit (gemäß SAP Hinweis 1609030) Enge Zusammenarbeit mit der SAP-Entwicklung (Korrekturen im Support Package 4 enthalten)

Einführung SAP Financial Closing Cockpit 17 Projekteinführung und technische Umsetzung Nutzung der folgenden Aufgabentypen, keine Aufgabengruppen

Agenda 18 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 19 Einführung eines Global Template für den Monatsabschluss Standardisierung der Monatsabschlussprozesse im SCHOTT Konzern Abbildung aller Accounting- und Controlling-Aktivitäten, die im Rahmen des Monatsabschlusses ausgeführt werden, auf Basis der bestehenden SCMA Abschlusspläne Erweiterung um für das FCC benötigte Informationen Anlage im SAP über Importfunktion von Vorlagen

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 20 Definition eines prozessorientierten Global Templates Abbildung von ca. 240 Aktivitäten im Monatsabschluss Davon: derzeit 45 automatisierte Tasks

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 21 Einsatz von Fast Close Variablen zur Reduzierung der Programmvarianten

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 22 Definition von Management Global ID s für den Global ID Monitor

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 23 Benachrichtigungskonfiguration Information werden nur bei wichtigen Aufgaben (z.b. Management Global ID s) versendet Verwendung von Internet-Mail-Adressen

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 24 Abbildung von bestehenden Abhängigkeiten im Monatsabschluss

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 25 Berechtigungskonzept Splittung der Berechtigungsrollen: 1. Rolle enthält Org-Einheit (BUKRS, KOKRS, WERK) 2. Rolle enthält Aufgaben/ Transaktionen (funktionale Rolle) Steuerung der Berechtigung der funktionalen Rolle über Berechtigungsgruppen (Anzeige & Ändern), zusätzliche Anzeigerolle

SAP Financial Closing Cockpit bei der SCHOTT AG 26 Rollout-Fahrplan

Agenda 27 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

Ausblick 28 Ausblick Rollout des SAP Financial Closing Cockpit als Tool für den Periodenabschluss für alle SAP Einheiten im SCHOTT Konzern derzeit mind. eine neue Gesellschaft pro Monat Weitere Automatisierung von Abschlussschritten mit UC4 über ABAP-Scripting erste Tests erfolgreich

Agenda 29 Agenda SCHOTT AG im Überblick SAP Systemlandschaft und Architektur FI/ CO der SCHOTT AG Ausgangssituation: Nutzung des SAP SCMA für den Periodenabschluss Einführungsprojekt SAP FCC Closing Cockpit 2.0 Das SAP FCC Closing Cockpit 2.0 bei der SCHOTT AG Ausblick Fazit

Fazit 30 Fazit Definition Global Template Pilotierung Dokumentation aller Abschlussschritte Zentrales Monitoring Rollout des SAP Financial Closing Cockpit für alle SAP Einheiten Weitere Automatisierung

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