E-Invoicing eine Eintagsfliege oder liegt hier die Zukunft für deutliche Einsparungen in Verwaltungen? Neopost GmbH & Co. KG E-Services & Software Leiter System Engineering 1 Elektronische Rechnung Entwicklungen und Trends E-Invoicing bei Neopost Motivation und Umsetzung Einsparpotenzial, Gesamtnutzen und Zukunftsausblick 2 Neopost GmbH & Co. KG 1
Elektronische Rechnung Entwicklungen und Trends E-Invoicing bei Neopost Motivation und Umsetzung Einsparpotenzial, Gesamtnutzen und Zukunftsausblick 3 Eintagsfliegen effizient, aber kurzlebig vermehren sich rasant pflanzen sich nämlich pausenlos fort halten aber höchstens 4 Tage durch 4 Neopost GmbH & Co. KG 2
E-Invoicing langlebig und immer effizienter seit den 1960ern EDI (Electronic Data Interchange) für den Datenaustausch im Geschäftsverkehr danach erste E-Netzwerke (Value Added Networks, VANs) 1977 erster Standard für E-Bestellungen/E-Rechnungen 1988 erster internationaler, branchenübergreifender Standard seit den 1990ern E-Netzwerke und E-Business auf WWW-Basis elektronische Marktplätze (EMP) für Geschäftstransaktionen inzwischen auch Webdienste für M2M-Kommunikation E-Invoicing: eine technik- und prozessoptimierte Lösung 5 E-Rechnungen vermehren sich wie die Fliegen Datenquelle: Billentis, 2013 6 Neopost GmbH & Co. KG 3
Auch Deutschland ist auf dem E-Weg % der Unternehmen, die (auch) E-Rechnungen senden % der Unternehmen, die (auch) E-Rechnungen empfangen Bildquelle: Itella, 2010 7 Ein gutes Stück liegt noch vor uns Senden Empfangen Bildquelle: Itella, 2010 8 Neopost GmbH & Co. KG 4
Elektronische Rechnung Entwicklungen und Trends E-Invoicing bei Neopost Motivation und Umsetzung Einsparpotenzial, Gesamtnutzen und Zukunftsausblick 9 Neopost: fliegender Wechsel zu E-Invoicing Motivationsaspekte E-Invoicing als Instrument zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung allseits zunehmend im Gespräch Potenzial und Effekte durch Studien belegt Option der Kosteneinsparung verlockend angesichts ca. 150.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr Die Entscheidung hat sich gelohnt! 10 Neopost GmbH & Co. KG 5
Fallbeispiel 1: Jahresfaktura-Aktion Neopost ca. 34.000 Kunden angeschrieben etwa 25 % Kunden-Response 8.500 E-Rechnungsempfänger 1.550 davon Portalnutzer, also im selben E-Invoicing-Netzwerk wie Neopost 11 Neopost-Zwischenbilanz in Zahlen E-Invoicing nach 2 Tagen produktiv Einspar-Erwartung > 120.000 Euro/Jahr 12 Neopost GmbH & Co. KG 6
E-Invoicing für uns gleich doppelt ein Thema Weltweit zweitgrößter und Europas größter Anbieter für Postbearbeitungslösungen Poststellenausrüstung Logistikmanagement Software und E-Services Consulting, Finanzierung u. a. International tätig in 90 Ländern mit 5.900 MA und 1 Mrd. Umsatz in DE/AT mit 450 MA und 70 Mio. Umsatz 13 Kundenbedarf im Umbruch sinkende Nachfrage nach Poststellenausrüstung steigende Nachfrage nach digitalen Lösungen kundenorientierte Erweiterung unseres Portfolios 14 Neopost GmbH & Co. KG 7
Ansprüche an E-Invoicing-Lösungen Die wichtigsten Entscheidungskriterien: sicher und sparsam Bildquelle: ibi Research, Uni Regensburg, 2011 15 08/15-E-Mail: zwar sparsam, aber unsicher manipulierbare Inhalte hohe Anfälligkeit für Viren und andere Malware kaperbare E-Mail-Konten ungewisse Zustellung, z. B. aufgrund von Spam-Filtern eingeschränkte Zustellbarkeit, z. B. abhängig von Dateigrößen der Anhänge fehlender Zustellungsnachweis 16 Neopost GmbH & Co. KG 8
Sicher für Sender und Empfänger rechtskonforme Umsetzung Vollständigkeit der Rechnungsinhalte, z. B. nach 14, 14a USt Nachweisbarkeit von Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Dokuments/Inhalts Aufbewahrung im elektronischen Originalformat und Originalzustand verlässliche Zustellung: schnell, pünktlich, korrekt, nachweisbar ausgereifte Technologie und zukunftssicheres Konzept 17 Sparsam von Anfang an kostengünstige Einführung: schnell, einfach, preiswert geringe Transaktionskosten flexible, bedarfsgerechte Preismodelle überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis 18 Neopost GmbH & Co. KG 9
Minimalinvestition und optimierte Betriebskosten Umstellungskosten SW- und HW-Kosten 0,00 Euro Dokument-Einrichtungsgebühr ab 250,00 Euro Preismodelle volumenabhängig Rechnungsversand ab 20 Cent/Rechnung Rechnungsempfang Papierzustellung oder E-Zustellung als PDF-Dokument inkl. Signatur: ab 20 Cent pro Seite oder Dokument E-Zustellung strukturierter Daten ab 24 Cent/Rechnung 19 20 Neopost GmbH & Co. KG 10
Portal-/Netzwerklösung Mitglied Mitglied Bundes- Bund. Druck druck. Mitglied Knoten B4 b4 Mitglied Neopost- Netzwerk Bundes- Bund. druck. Druck Neo Neopost post Net core b4 DATEV Datev Kern anderes Netzwerk Mitglied Netzwerk-Struktur Netzwerk Netzkern Knoten Mitglied externe Empfänger Verbindungsklassen Neopost Mitglied Roaming-Daten interne Kommunikation Transaktionen Papier- Empfänger DE-Mail- Empfänger E-Mail- Empfänger externe Formate Neopost-spezifisch 21 Aller Anfang ist leicht: E-Versand 1. Portal-Anmeldung online durchführen 2. E-Abläufe im Portal bedarfsgerecht konfigurieren 3. Druckertreiber VIPER Connector installieren 4. Rechnungen via VIPER Connector ans Portal senden Den Rest erledigt das Portal: prüfen konvertieren signieren versenden dokumentieren 22 Neopost GmbH & Co. KG 11
Fallbeispiel 2: Fa. Kleiner, Mindelheim Baustoffgroßhandel B2B 6 Niederlassungen 500 Mitarbeiter 160 Mio. Umsatz 18.000 Kunden 800 Lieferanten 60.000 Lagerartikel 1,4 Mio. Stammdatensätze 280.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr 23 Anforderungen bei Kleiner investitionsneutral und kostensenkend einheitliches Aus-/Eingangsformat für belegbasierte Kommunikation umfassende Kontroll-, Reporting-, Logging- und Workflow-Funktionen auch für Kunden und Lieferanten Der Weg kann nicht in die Richtung eines Mehr an Prozessen und Technik gehen, sondern nur in Richtung weniger Prozesse, Technik, Formate, Anforderungen, Zeit und damit insgesamt in Richtung geringerer Kosten und mehr Effizienz. Detlev Mages, Bereichsleiter EDV bei Kleiner totale Unsichtbarkeit für ablehnende Kunden und Lieferanten vollständige Integration bestehender Prozesse, ob Papier- /Stammdaten- oder EDI-basiert mögliche Einbindung anderer Portale und Dienstleister (Roaming) ergänzende Angebote für vertriebs- und marketingorientierte Prozesse 24 Neopost GmbH & Co. KG 12
Kleiners nächster Coup Effizienzpotenzial und Kostenvorteile ausschöpfen Rechnungsbearbeitung vollständig über das Portal abwickeln: ausgangs- und eingangsseitig Lösung auf andere Dokumente ausdehnen, z. B. Kundenbestellungen Auftragsbestätigungen Liefer-Avise Eingangsrechnungen 25 Elektronische Rechnung Entwicklungen und Trends E-Invoicing bei Neopost Motivation und Umsetzung Einsparpotenzial, Gesamtnutzen und Zukunftsausblick 26 Neopost GmbH & Co. KG 13
teilautomatisiert vollautomatisiert manuell 09.04.2014 Soforteinsparung beim Versand bei angenommenen Minimalkosten von 1 pro Rechnung (Druck-, Material- und Portokosten) Volumen 12.000 30.000 60.000 250.000 E-Anteil 0 %* 2.561 7.197 15.840 93.000 25 % 4.171 11.248 23.880 119.750 50 % 5.780 15.299 31.920 146.500 75 % 7.390 19.349 39.960 173.250 100 % 9.000 23.400 48.000 200.000 *Kostenoptimierung durch Druck- und Versand-Outsourcing 27 Einsparungspotenzial bei Versand und Empfang Kosten Sender Kosten Empfänger 16,20 14,40 13,00 26,00 9,62 28,70 4,50 7,25 15,50 Scan + OCR 10,13 17,25 7,00 14,00 19,50 27,00 Legende 3,00 5,75 14,00 2,00 4,75 13,00 Durchschnitt gewichtet Optimum Ausnahme Datenquelle: Billentis, 2013 28 Neopost GmbH & Co. KG 14
E-Invoicing da ist noch einiges drin! Datenquelle: Billentis, 2013 33 Kontakt E-Services & Software Leiter System Engineering Mobil 0151 16125081 Hans-Peter.Vogel@neopost.de Neopost GmbH & Co. KG Landsberger Straße 154 80339 München www.neopost.de 34 Neopost GmbH & Co. KG 15