GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2014
Im Handelsgesetzbuch ( 257 HGB) und in der Abgabenordnung ( 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen: Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von: 10 Jahren für: Eröffnungsbilanz Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege Inventur Jahresabschluss Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte Konzernlagebericht Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen Lohnsteuerunterlagen 6 Jahren für: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe* weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind *Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften), gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde das Inventar aufgestellt wurde die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Zu beachten ist, dass es sich bei den hier genannten Aufbewahrungsfristen um Mindestfristen von HGB/AO handelt, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 2 AO und 14b Abs. 1 Satz 3, 2. Halbsatz UStG). Diese Vorschrift soll verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden, solange sie für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel zwischen ein und vier Jahren. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, weshalb beim Aufbewahrungspflichtigen oft erhebliche Schwierigkeiten bei der Feststellung bestehen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen. Um dies abzumildern, hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 25. Okt. 1977 eine Erleichterung geschaffen: Unterlagen sind nach Ablauf der in der AO genannten oder in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen nur noch aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind: für eine begonnene Außenprüfung für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach 165 AO für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen Hinweis: Diese Info behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr/Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung angezeigt sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt.
A Abhängigkeitserklärungen 2003 Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 2003 Abrechnungsunterlagen 2003 Abschlagszahlungen 2003 Abschlussbuchungsbelege 2003 Abschlusskonten 2003 Abschlussrechnungen 2003 Abschreibungsunterlagen 2003 Abtretungserklärungen 2007 Abwertungsbelege 2003 Akkordunterlagen 2003 Akkreditive 2007 Aktenvermerke 2007 An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 2007 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2003 Angebote (erhaltene und Kopien versandter) 2007 Angestelltenversicherung (Belege) 2003 Anhang (zum Jahresabschluss) 2003 Anlageninventare 2003 Anlagenkartei 2003 Anlagenunterhaltungskosten 2003 Anlagenverzeichnis 2003 Anlagevermögensbücher und -karteien 2003 Anleihebücher 2003 Anleihen 2007 Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 2007 Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 2007 Anzahlungsunterlagen 2007 Arbeitgeberzuschusskarten 2007 Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 2007 Arbeitsanweisungen 2003 Auftragsbestätigungen 2007 Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) 2007 Auftragsbücher 2007 Auftragskostenbelege 2003 Auftragszettel 2003 Aufzeichnungen 2003 Ausfuhrunterlagen 2007 Ausgangsrechnungen 2003 Ausschusslisten als Buchungsbelege 2003 Außendienstabrechnungen 2003 Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Außenhandelsunterlagen 2007 Auszahlungsbelege 2003 B Bahnabrechnungen 2003 Bahnfrachtbriefe 2007 Bankbelege 2003 Bankbürgschaften 2007 Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 2003 Bauakten 2007 Bauantragskostennachweise 2007 Baubeschreibungen 2007 Baubücher 2003 Baugenehmigungen 2007 Beförderungspapiere 2007 Beherrschungsverträge 2003 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 2003 Belege 2003 Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 2003 Bestandsberichtigungen 2003 Bestandsermittlungen 2003 Bestandsverzeichnisse 2003 Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) 2007 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 2003 Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Betriebskostenrechnungen 2003 Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) 2003 Betriebsprüfungsberichte 2007 Betriebsunfallunterlagen 2007 Bewertungsunterlagen 2003 Bewirtungsunterlagen 2003 Bilanzbücher 2003 Bilanzen (Jahresbilanzen) 2003 Bilanzkonten 2003 Bilanzprotokolle für die EDV 2003 Bilanzunterlagen 2003 Bons 2003 Börsenaufträge 2007 Bruttoerlösnachweise 2007 Bruttolohnlisten 2007 Bruttolohnsammelkarten 2007 Bruttolohnstreifen 2007 Buchführungsprogramme 2003 Buchführungsunterlagen 2003 Buchungsanweisungen 2003 Buchungsbelege 2003 Buchungsprotokolle für die EDV 2003 Buchungsunterlagen 2003 Bürgschaftsunterlagen 2007
C Carnetunterlagen 2007 Clearingauszüge 2007 Clearing-Belege 2003 Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 2003 Computerausdrucke mit Buchungsdaten 2003 COM-Verfahrensbeschreibungen 2003 D Darlehenskonto 2003 Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 2007 Datensicherungen 2003 Dauerauftragsunterlagen 2007 Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 2003 Dauervorschüsse 2003 Debitorenkonen 2003 Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) 2003 Deklarationen (Versandunterlagen) 2007 Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2003 Depotbestätigungen 2003 Depotbücher 2003 Deputatunterlagen 2007 Devisenunterlagen 2007 Dokumentation für Programme und Systemebei EDV 2003 Dubiosenbücher 2003 E Edelmetallbestände 2003 Edelmetallumsätze 2003 EDV-Journal 2003 Effektenbuch 2003 Effektenkassenquittungen 2003 Eichaufnahmen 2007 Einfuhrunterlagen 2007 Eingangsrechnungen 2003 Eingangsüberweisungsträger 2007 Eingliederungsverträge 2003 Einheitswertunterlagen 2007 Einkaufsbücher 2003 Einnahmenüberschussrechnung 2003 Einzahlungsbelege 2003 Energieverbrauchsunterlagen 2007 Erlösjournale 2003 Eröffnungsbilanzen 2003 Ersatzkassenunterlagen 2007 Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Exportunterlagen 2007 Expressauslieferungsbücher 2003 F Fahrtenbücher 2003 Fahrtkostenerstattungen 2003 Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/ Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Fakturierjournale 2003 Fehlerjournale als Buchungsbelege 2003 Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 2003 Fernschreiben (Handelsbriefe) 2007 Feuerversicherungsunterlagen 2007 Finanzberichte 2007 Frachtbriefe 2007 Frachtunterlagen 2007 Freistemplerabrechnungen 2003 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 2003 Fürsorgeunterlagen 2007 G Gebrauchsmusterunterlagen 2007 Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) 2003 Gehaltskonten 2007 Gehaltslisten 2003 Gehaltsquittungen 2003 Gehaltsvorschusskonten 2003 Geschäftsberichte 2003 Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) 2007 Geschenknachweise 2007 Gesellschaftsverträge 2003 Gewährleistungsverpflichtungen 2007 Gewerbesteuerunterlagen 2007 Gewinn- und Verlustrechnung 2003 Gewinnabführungsverträge 2003 Gewinnfeststellungen 2007 Grundbuchauszüge 2003 Grundlohnlisten 2003 Grundstücksunterlagen 2007 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2003 Gutschriftanzeigen 2003
H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 2003 Handelsbilanz 2003 Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 2007 Handelsbücher 2003 Handelsregisterauszüge 2007 Hauptabschlussübersicht 2003 Hauptbücher und -karteien 2003 Hauptbuchkonten 2003 Hinterlegungsscheine 2007 Hypothekenpfandbriefe 2007 I Importrechnungen 2003 Importunterlagen 2007 Inkassobücher 2003 Inventare 2003 Inventare als Bilanzunterlagen 2003 Inventurunterlagen 2003 Investitionsabrechnungen 2007 Investitionszulagenunterlagen 2007 J Jahresabschlüsse 2003 Jahresabschlusserläuterungen 2003 Jahresabschlusslisten 2003 Jahreskontoblätter 2003 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2003 Jubilarfeierunterlagen 2003 Jubiläumsunterlagen 2003 K Kalkulationsunterlagen 2007 Kantinenunterlagen 2003 Kapitalerhöhungsunterlagen 2007 Kapitalverkehrsteuerunterlagen 2007 Kassenberichte 2003 Kassenbücher u. -blätter 2003 Kassenstreifen 2007 Kassenzettel (Buchungsunterlage) 2003 Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Kaufverträge 2007 Kilometergeldabrechnungen 2003 Kommissionslisten 2007 Konnossemente 2007 Konsignationsunterlagen 2007 Kontenpläne/Kontenplanänderungen 2003 Kontenregister 2003 Kontoauszüge 2003 Kontokorrentbücher 2003 Kostenartenpläne 2003 Kostenstellenpläne 2007 Kostenträgerrechnung 2007 Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 2003 Kostenvoranschläge 2007 Kreditorenkonten 2003 Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 2007 Kurssicherungsunterlagen 2003 Kurzarbeitergeldanträge 2007 Kurzarbeitergeldlisten 2007 L Ladescheine 2003 Lageberichte 2003 Lagerbuchführungen 2003 Lagerprotokolle 2007 Leasingunterlagen 2007 Leergutabrechnungen 2007 Lieferscheine 2003 Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 2003 Lizenzunterlagen 2003 Lohnbelege 2003 Lohnkonto (siehe Anmerkungen) 2007 Lohnlisten 2003 Lohnssteuerunterlagen 2003 Lohnunterlagen 2007 Lohnvorschusskonten 2003 Luftfrachtbriefe 2007 M Magnetbänder (mit Buchfunktion) 2003 Mahnbescheide 2007 Mahnungen 2007 Maklerschlussnoten 2007 Materialabrechnungen 2003 Materialbeanstandungen 2007 Materialentnahmescheine 2007 Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 2007 Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 2003 Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 2007 Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 2003 Montageversicherungsakten 2003 Mutterschaftsgeldunterlagen 2003 N Nachkalkulationen 2003 Nachnahmebelege 2003 Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Nebenbücher 2003 Nettolohnlisten 2003 Nutzflächenermittlung 2003
O Obligationen 2007 Offene-Posten-Listen 2003 Orderpapiere 2007 Organisationsunterlagen der Buchführung 2003 Organschaftsabrechnungen 2003 Organschaftsverträge 2003 P Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 2007 Patentunterlagen 2007 Pensionsrückstellungsunterlagen 2003 Pensionszahlungen 2003 Pfandleihbücher 2003 Pfändungsunterlagen 2003 Portokassenbücher 2003 Postaufträge 2007 Postbankauszüge 2003 Postbankbelege 2003 Postscheckbelege 2003 Preislisten 2007 Preisvereinbarungen 2007 Privatentnahmebelege 2003 Programmbeschreibung für EDV 2003 Proteste (Scheck, Wechsel) 2007 Protokolle (Buchungsbelege) 2003 Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Provisionsabrechnungen 2003 Prozessakten 2003 Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 2003 Q Qualitätsberichte 2007 Quittungen 2003 R Rechnungen 2003 Rechnungsabgrenzungsermittlung 2003 Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer 2003 Rentenversicherungsnachweise 2007 Repräsentationsaufwendungen 2003 Repräsentationskosten 2003 Rückstellungsunterlagen 2003 Rückwareneingangsjournale 2007 S Sachanlagevermögenskarteien 2003 Sachkonten 2003 Saldenbestätigungen 2003 Saldenbilanzen 2003 Schadensmeldungen und -unterlagen 2007 Scheck- und Wechselunterlagen 2007 Scheckbestandsaufnahmen 2003 Schecks 2003 Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) 2007 Schriftwechsel 2007 Schuldtitel 2003 Sicherungsübereignungen 2007 Skontounterlagen 2003 Sondergutschriften 2003 Sozialpläne 2007 Sozialversicherungsbeitragskonten 2007 Sparprämienanträge 2007 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 2003 Spendenbescheinigungen 2003 Steuerbescheide und -erklärungen 2003 Steuerrückstellungsberechnungen 2003 Steuerunterlagen 2007 Stornobelege 2003 Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 2003 T Teilzahlungsbelege 2007 Telefonkostennachweise 2003 Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) 2007 Testate als Bilanzteil 2003 Transportschadenunterlagen 2007 Transportversicherungsanmeldungen 2007 Trennungsgeldermittlungen 2003 Ü/U Überstundenlisten 2007 Überweisungsbelege 2003 Umbuchungsbelege 2003 Umsatzsteuervergütungen 2003 Umsatzsteuervoranmeldungen 2003 Umwandlungsbilanzen 2003 Umwandlungsunterlagen 2007 Unfallversicherungsunterlagen 2007 Unternehmerlohnverrechnungen 2007 Urlaubslisten für Rückstellungen 2003
V Valuta-Belege 2003 Verbindlichkeiten 2003 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2003 Verfrachtungsaufträge 2007 Verkaufsbücher, -journale 2003 Vermögensteuerunterlagen 2007 Vermögensverzeichnis 2003 Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) 2007 Verpfändungsunterlagen 2003 Verrechnungskonten 2003 Verrechnungspreisunterlagen 2003 Versand- und Frachtunterlagen 2007 Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 2003 Versicherungspolicen 2007 Versteigerungsunterlagen 2007 Verträge 2007 Vertreterunterlagen 2007 Verwahrungsbücher für Wertpapiere 2003 Viehregister 2003 Vollmachten (Urkunden) 2007 Vollständigkeitserklärungen 2003 Vorauszahlungsbelege 2003 Vorschusskonten 2003 Vorschusslisten als Buchungsbelege 2003 Z Zahlungsanweisungen/-belege 2003 Zahlungsträger 2003 Zeichnungsvollmachten 2007 Zessionen 2007 Zinsabrechnungen 2003 Zinsberechnungen als Buchungsbeleg 2003 Zinsberechnungsunterlagen 2007 Zinsstaffeln 2007 Zollbelege 2007 Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 2003 Zugangsbelege 2003 Zuschüsse des Arbeitgebers 2003 Zustellungsquittungen 2007 Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 2003 W Währungsforderungen 2003 Warenabgabescheine 2007 Warenbestandsaufnahmen 2003 Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2003 Warenverkehrsbescheinigungen 2007 Wechsel 2007 Wechsel als Buchungsbeleg 2003 Wechselbuch 2003 Wechselobligation 2003 Weihnachtsgratifikation 2003 Werbegeschenknachweise 2003 Werbekosten, Belege über 2003 Werksrentenanträge 2007 Werkstattabrechnungen 2003 Werkzeugkosten, Belege über 2003 Werkzeugregister als Inventar 2003 Wertberichtigungen 2003 Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 2003 Wertpapierkurse als Buchungsbelege 2003 Wildhandelsbücher 2003 Wohnungsbauunterlagen 2007