5 Kontakte und Verteilerlisten Lernziele Kontaktinformationen erstellen und aktualisieren Kontaktinformationen per E-Mail senden und empfangen Elektronische Visitenkarten verwenden Kontaktinformationen organisieren und nachverfolgen Verteilerlisten erstellen Weitere Datendatei und weiteres Adressbuch erstellen Kontaktinformationen erstellen Ihre Kontaktadressen können Sie im Outlook-Ordner Kontakte sammeln und verwalten. Es lässt sich eine Vielzahl von Angaben für einen Kontakt eintragen. Übung 1: Neuen Kontakt erstellen 1. Lassen Sie mit (Strg)+(3) die Outlook-Kontakte im Ansichtsbereich anzeigen. Lernziele 4.1.1 und 4.2.1 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Kontakt. Outlook zeigt das leere Formular zum Erstellen eines neuen Kontakts an. 77
3. Geben Sie im Eingabeformular den Namen in das Eingabefeld neben Name ein. Sie können ganz normal nacheinander Vor- und Nachnamen schreiben. Beispielsweise Hanna Krummteich oder Hans-Jürgen Kalbert- Schreck. 4. Um zu überprüfen, ob Outlook Vor- und Nachnamen richtig zuordnet, können Sie die Schaltfläche Name anklicken. Das Dialogfeld Name überprüfen wird geöffnet. Hier sehen Sie, wie Vor- und Nachname zugeordnet wurden. Die Zuordnung klappt selbst bei komplizierten Doppelnamen. Tipp: Bei Unklarheiten Dialogfeld anzeigen lassen Wenn das Kontrollkästchen Diesen Dialog einblenden, wenn Name unvollständig oder unklar ist aktiviert ist, meldet sich Outlook automatisch mit dem Dialogfeld Namen überprüfen, wenn ein von Ihnen eingetragener Name nicht automatisch in Vor- und Nachname unterteilt werden konnte. 5. Schließen Sie das Dialogfeld Namen überprüfen mit einem Klick auf OK, sofern Sie dort keine Änderungen vornehmen möchten. Jetzt erscheint im Feld Speichern unter der Nachname gefolgt vom Vornamen als Speicherbegriff, unter dem der Kontakt abgelegt wird. Hinweis: Der vorgegebene Speicherbegriff lässt sich ändern Den automatisch in Speichern unter eingetragenen Speicherbegriff können Sie ändern. Entweder überschreiben Sie dazu den vorgegebenen Speicherbegriff mit einer eigenen Bezeichnung, unter der der Kontakt einsortiert werden soll, oder Sie wählen aus der Liste der vorgeschlagenen Speicherbegriffe einen anderen aus. Diese Liste mit Vorschlägen wird angezeigt, wenn Sie am Ende des Feldes Speichern unter auf den kleinen Listenpfeil klicken. Sofern Sie eine Firmenbezeichnung eingetragen haben, stehen in der Liste mehrere Kombinationen aus Nachname, Vorname und Firma zur Auswahl. (Haben Sie längere Namen oder Firmenbezeichnungen eingegeben, ist in der Vorschau möglicherweise nur ein Teil des Begriffs zu lesen.) 78 Kapitel 5
6. Tragen Sie unter Firma die entsprechende Firmenbezeichnung für den Kontakt ein. Schließen Sie die Eingabe ab, indem Sie die ( )-Taste oder die (ÿ)-taste drücken oder in ein anderes Feld klicken. 7. Klicken Sie in das Feld unter Adressen und tippen Sie Straße und Hausnummer ein. Wechseln Sie mit der ( )-Taste in die nächste Zeile. Dort schreiben Sie hintereinander Postleitzahl und Ort. 8. Um zu überprüfen, ob Outlook Straße, Postleitzahl und Ort richtig zuordnet, können Sie auf die Schaltfläche Geschäftlich klicken. Das Dialogfeld Adresse überprüfen wird geöffnet. Hier sehen Sie, wie Straße, Postleitzahl und Ort zugeordnet wurden. Tipp: Mehrere Adressen eingeben Im Bereich Adressen können Sie eine geschäftliche, eine private und eine weitere Adresse eintragen. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, um auszuwählen, welche der drei Adressen derzeit bearbeitet wird. Eine der drei Adressen kann als Postanschrift markiert werden. Die Postanschrift wird u. a. benutzt, wenn Sie Outlook-Kontakte für ein Seriendruckprojekt mit Word verwenden. 9. Schließen Sie das Dialogfeld Adresse überprüfen mit Klick auf OK, sofern Sie dort keine Änderungen vornehmen möchten. 10. Tragen Sie in die entsprechenden Felder Telefon- und/oder Faxnummern ein. Zusätzliche Angaben zur Telefonnummer Sie können direkt hinter die Telefonnummer eine kurze Anmerkung schreiben. Beispielsweise können Sie sich so daran erinnern, dass die Kontaktperson unter einer bestimmten Nummer immer erst ab einer bestimmten Uhrzeit zu erreichen ist. Kontakte und Verteilerlisten 79
11. Tragen Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein. Schließen Sie die Eingabe ab, indem Sie die ( )-Taste oder die (ÿ)-taste drücken oder in ein anderes Feld klicken. Jetzt erscheint im Feld Anzeigen als ein Standardeintrag, der sich aus Name und E-Mail-Adresse zusammensetzt. Dieser Eintrag wird später verwendet, wenn Sie an den Kontakt eine E-Mail schreiben. Den vorgegebenen Standardeintrag können Sie gegebenenfalls durch eine für Sie aussagekräftigere Bezeichnung ersetzen. 12. Geben Sie in das Feld Webseite die Adresse der Website des Kontakts ein. Sollte der Kontakt auch eine Instant Messaging-Adresse besitzen, tragen Sie diese in das Feld IM-Adresse ein. 13. Anmerkungen und Notizen zum Kontakt geben Sie in das Feld Notizen ein. Sie können dann die Registerkarte Text formatieren in der Multifunktionsleiste verwenden, um die Notizen zu formatieren. Die meisten der Angaben, die Sie zu dem Kontakt eingegeben haben, werden von Outlook in die Visitenkarte des Kontakts übernommen, die Sie auf der rechten Seite des Fensters sehen. Bei unserem Beispielkontakt sind dies sehr viele Angaben. Daher wirkt die Visitenkarte sehr unübersichtlich. Sie können die Visitenkarte jedes Kontakts individuell anpassen. 14. Klicken Sie in der Gruppe Optionen auf Visitenkarte. Das Dialogfeld Visitenkarte bearbeiten wird angezeigt. 80 Kapitel 5
15. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch: Im Bereich Kartenentwurf können Sie Einstellungen für das Layout der Visitenkarte vornehmen. Klicken Sie die Schaltfläche Ändern an, wenn Sie ein Bild (beispielsweise ein Foto oder das Firmenlogo) in die Visitenkarte einfügen wollen. Outlook verwendet standardmäßig eine einfache Grafik. Klicken Sie auf die Schaltfläche Layout, wenn Sie die Position des Bildes ändern wollen. Im Feld Bildbereich legen Sie fest, wie viel Prozent der Gesamtbreite bzw. -höhe der Visitenkarte vom Bildbereich eingenommen werden soll. Im Bereich Felder können Sie festlegen, welche Informationen auf der Visitenkarte angezeigt werden sollen. Um ein neues Element hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen dann das Informationselement aus. Um ein Feld zu löschen, markieren Sie es in der Liste Felder und klicken dann auf die Schaltfläche Entfernen. Verwenden Sie die beiden Pfeilschaltflächen unterhalb der Liste Felder, um die Reihenfolge der Felder zu ändern. Im Bereich Bearbeiten können Sie die Formatierung der Felder einzeln festlegen. Markieren Sie dazu in der Liste Felder zuerst das Element, das Sie formatieren wollen. Der Text wird in das Feld im Bereich Bearbeiten übernommen. Markieren Sie im Textfeld, was Sie formatieren möchten, und verwenden Sie dann die Schaltflächen, um die Formatierungsmerkmale festzulegen. Um die Beschriftung eines Informationselements zu ändern, markieren Sie es in der Liste Felder. Geben Sie dann im Bereich Bearbeiten in das Feld Beschriftung den gewünschten Text ein und klicken Sie die Schaltfläche neben dem Feld Beschriftung an, um die Position der Beschriftung zu ändern. Wenn Sie die Visitenkarte wieder auf die Standardwerte zurücksetzen wollen, klicken Sie die Schaltfläche Karte zurücksetzen an. Kontakte und Verteilerlisten 81
16. Klicken Sie auf OK, wenn die Visitenkarte wie gewünscht aussieht. 17. Beenden Sie die Eingabe der Angaben zum Kontakt mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern & schließen auf der Registerkarte Kontakt. Übung 2: Mehrere Kontaktadressen nacheinander eingeben 1. Gehen Sie so vor wie in der vorigen Übung beschrieben. 2. Klicken Sie bei Schritt 17 jedoch auf den Pfeil der Schaltfläche Speichern und neuer Kontakt und dann auf Speichern und neuer Kontakt oder auf Neuer Kontakt in dieser Firma. Der Kontakt wird gespeichert und ein neues Eingabeformular angezeigt. 82 Kapitel 5
Übung 3: Kontakt aus E-Mail heraus erstellen Sie können den Absender einer E-Mail direkt aus der erhaltenen E-Mail heraus in Ihre Kontakte aufnehmen. Lernziel 4.1.2 1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, deren Absender Sie in die Kontakte aufnehmen wollen. 2. Klicken Sie im Feld Von, An oder Cc den Namen, den Sie in die Kontaktliste aufnehmen wollen, mit der rechten (!) Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Das Eingabeformular für einen neuen Kontakt wird geöffnet. Die Felder Name und E-Mail sind bereits ausgefüllt. 3. Ändern Sie gegebenenfalls den automatisch eingetragenen Namen und ergänzen Sie weitere Informationen. 4. Klicken Sie auf Speichern & schließen. Übung 4: Neuen Kontakt aus einem angefügten Kontakt oder einer angefügten elektronischen Visitenkarte erstellen Lernziele 4.1.3 und 4.1.4 In Lektion 2 haben Sie gesehen, wie Sie Outlook-Elemente an eine E-Mail- Nachricht anhängen können. Übung 1 in dieser Lektion hat gezeigt, wie Sie für einen Kontakt eine elektronische Visitenkarte erstellen. Auch die elektronischen Visitenkarten können an eine E-Mail-Nachricht angehängt werden (mehr hierzu im nächsten Abschnitt). Sowohl die elektronische Visitenkarte (links in der folgenden Abbildung) als auch das Kontaktelement (rechts in der folgenden Abbildung) sind in der E-Mail-Nachricht als Anlage zu erkennen. Und aus beiden können Sie einen neuen Kontakt erstellen. Kontaktelement speichern 1. Klicken Sie die Anlage mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Öffnen. Ein Kontaktformular wird geöffnet. 2. Nehmen Sie eventuell Änderungen oder Ergänzungen vor und klicken Sie dann auf Speichern & schließen. Kontakte und Verteilerlisten 83
Visitenkarte speichern 1. Klicken Sie die Anlage mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zu den Kontakten hinzufügen. 2. Nehmen Sie eventuell Änderungen oder Ergänzungen vor und klicken Sie dann auf Speichern & schließen. Elektronische Visitenkarten Wie Sie in anderen Übungen dieser Lektion gesehen haben, handelt es sich bei einer elektronischen Visitenkarte um eine bestimmte Darstellungsform der Informationen, die zu einem Kontakt vorliegen. Sie können die Visitenkarten Ihrer Kontakte in eine E-Mail-Nachricht einfügen oder Ihre eigene Visitenkarte als Teil Ihrer automatischen Signatur verwenden. Übung 5: Eine elektronische Visitenkarte versenden Lernziel 4.2.2 Um eine oder mehrere elektronische Visitenkarten in eine E-Mail einzufügen, gehen Sie so vor: 1. Erstellen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail-Nachricht. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Visitenkarte einfügen. Im Dropdownmenü werden die letzten zehn Visitenkarten angezeigt, die Sie versendet haben. 3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch: Klicken Sie die gewünschte Visitenkarte an, wenn diese im Dropdownmenü sichtbar ist. Klicken Sie auf Andere Visitenkarte, markieren Sie im Dialogfeld die gewünschte Visitenkarte und klicken Sie auf OK. 4. Senden Sie die Nachricht. 84 Kapitel 5
Übung 6: Eine Visitenkarte in Ihrer Signatur verwenden Lernziel 4.2.3 In Übung 1 der Lektion 3 haben Sie gesehen, wie Sie eine Signatur erstellen und diese automatisch in Ihre E-Mail-Nachrichten einfügen lassen können. Outlook ermöglicht es, die Signatur um Ihre eigene elektronische Visitenkarte zu erweitern. Da die Visitenkarte in der E-Mail sichtbar ist, können Sie Ihre Signatur auf einfache Weise optisch ansprechend gestalten (sofern der Empfänger ebenfalls Outlook 2007 verwendet). Allen Empfängern stehen so Ihre Kontaktinformationen zur Verfügung und sie können diese einfach in ihr Adressbuch bzw. ihre Outlook-Kontakte übernehmen. Um Ihre Visitenkarte in Ihre Signatur einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie, wie in Übung 1 in dieser Lektion gezeigt, einen neuen Kontakt und geben Sie alle Kontaktinformationen ein, die Sie anderen zur Verfügung stellen wollen. Bearbeiten Sie in diesem Schritt auch Ihre Visitenkarte. 2. Wählen Sie den Befehl Extras/Optionen, wechseln Sie zur Registerkarte E-Mail-Format und klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen. 3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch: Erstellen Sie wie in Übung 1 der Lektion 3 gezeigt eine neue Signatur. Markieren Sie in der Liste Signatur zum Bearbeiten auswählen die Signatur, die Sie um Ihre Visitenkarte ergänzen wollen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Visitenkarte einfügen. 5. Wählen Sie im Dialogfeld Visitenkarte einfügen Ihre Visitenkarte aus und klicken Sie dann auf OK. 6. Klicken Sie zweimal auf OK, um die geöffneten Dialogfelder zu schließen. Kontaktadresse finden, öffnen und ändern Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte im Ansichtsbereich anzeigen lassen, erfolgt dies standardmäßig in der Ansicht Visitenkarten. In dieser Ansicht werden Ihre Kontaktadressen alphabetisch sortiert und zwar nach der Bezeichnung, die Sie für den Kontakt im Eingabeformular im Feld Speichern unter gewählt haben. Die Bezeichnung aus dem Feld Speichern unter wird in der Titelleiste der jeweiligen Visitenkarte angezeigt. Wenn Sie eine Visitenkarte mit einem Klick markieren, wird deren Titelleiste farblich hervorgehoben. Im Navigationsbereich können Sie schnell zwischen weiteren Ansichten umschalten, indem Sie auf eine der anderen Optionen, wie z. B. Telefonliste oder Nach Firma, klicken. Kontakte und Verteilerlisten 85
Übung 7: Kontakt öffnen und Änderungen vornehmen Möchten Sie alle Angaben zu einem Kontakt einsehen oder Änderungen vornehmen, öffnen Sie dazu den Kontakt im Eingabeformular. Lernziel 4.1.5 1. Suchen Sie die Visitenkarte des Kontakts im Ansichtsbereich heraus. 2. Doppelklicken Sie auf die Visitenkarte. 3. Der Kontakt wird im Eingabeformular geöffnet. Falls Sie hier Änderungen vornehmen, müssen Sie diese mit einem Klick auf Speichern & schließen übernehmen. Sofern Sie nur wenige Adressen eingetragen haben, reicht es möglicherweise, einfach nur die Bildlaufleiste am unteren Rand so weit zu verschieben, bis Sie die gesuchte Adresse sehen. Outlook bietet aber noch weitere Möglichkeiten, eine bestimmte Adresse zu finden. Übung 8: Kontaktadresse über das Buchstabenregister finden An der rechten Seite des Ansichtsbereichs finden Sie ein Buchstabenregister. Lernziel 5.4.3 Hinweis: Wenn kein passender Kontakt gefunden wird 1. Klicken Sie auf einen Buchstaben des Buchstabenregisters. Die Visitenkarte des ersten unter diesem Anfangsbuchstaben gespeicherten Kontakts wird markiert und angezeigt. Gibt es zu einem Buchstaben keinen Kontakt, wird der Kontakt markiert, dessen Anfangsbuchstabe im Alphabet am dichtesten auf den gesuchten Buchstaben folgt. Gibt es keinen nachfolgenden Buchstaben, weil beispielsweise nur Adresskarten bis U eingetragen sind, aber nach Z gesucht wird, wird der letzte Kontakt angezeigt. 86 Kapitel 5
2. Sofern zum gewählten Buchstaben mehrere Kontakte eingetragen sind und der von Ihnen gesuchte Kontakt nicht direkt angesprungen wird, drücken Sie so lange die (¼)-Taste, bis Sie die richtige Adresskarte markiert haben. Übung 9: Kontaktadresse mit der Sofortsuche finden Lernziel 5.4.3 Auch in den Kontakten steht Ihnen in Outlook 2007 die neue Sofortsuche zur Verfügung. Outlook 2007 durchsucht standardmäßig alle Informationsfelder der Kontakte und zeigt die Suchergebnisse in Echtzeit an, während Sie Ihre Suchabfrage eingeben. 1. Klicken Sie in das Feld Kontakte durchsuchen und geben Sie den Suchbegriff ein. Outlook zeigt, während Sie den Text eingeben, nur die Visitenkarten an, die zum Suchbegriff passen. Für die obige Abbildung haben wir lediglich die ersten Buchstaben von Sprotten eingegeben und Outlook zeigt sofort die passende Visitenkarte an. Beachten Sie hierbei besonders, dass sich der Suchtext in den Notizen zu diesem Kontakt befindet und dennoch von Outlook gefunden wird. 2. Doppelklicken Sie auf die Visitenkarte des Kontakts, den Sie bearbeiten wollen. 3. Wenn Sie die Suchabfrage löschen wollen, klicken Sie die Schaltfläche Suche löschen an (die mit dem kleinen x). Wie bei der Suche nach E-Mail-Nachrichten gezeigt können Sie auch bei den Kontakten die Schaltfläche Abfrage-Generator erweitern verwenden, um die Suche genauer einzugrenzen. Kontaktinformationen organisieren und nachverfolgen Unter den verschiedenen Ansichten, die Sie für die Kontakte nutzen können, bietet vor allem die Ansicht Nach Kategorie einen großen praktischen Nutzen. Kontakte und Verteilerlisten 87
Übung 10: Farbkategorien für Kontakte verwenden 1. Öffnen Sie den Kontakte-Ordner und klicken Sie im Navigationsbereich auf Nach Kategorie. Lernziele 5.1.1, 5.1.2 und 5.4.4 Jetzt werden die Kontakte nicht mehr wie in der Standardansicht als Visitenkarten angezeigt, sondern nach Kategorien gruppiert. Solange Sie noch keine Kategorien für einzelne Kontakte vergeben haben, wird unter (Keine Angabe) nur die Gruppe der Kontakte ohne Kategorie angezeigt. 2. Klicken Sie (falls die Gruppe der Kontakte ohne Kategorie reduziert ist) vor der Gruppe (Keine Angabe) auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen. Damit werden alle in der Gruppe enthaltenen Kontakte aufgelistet. 3. Markieren Sie bei gedrückter (Strg)-Taste die Kontakte, die Sie einer bestimmten Kategorie zuordnen wollen. 4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kategorisieren und dann auf die gewünschte Farbkategorie oder auf Alle Kategorien, wenn Sie eine neue Farbkategorie erstellen wollen. Gehen Sie zum Erstellen der neuen Farbkategorie dann so vor, wie in Lektion 4 beschrieben. Übung 11: Kontaktinformationen nachverfolgen Eine weitere Möglichkeit, um die Aktivitäten im Zusammenhang mit einer bestimmten Person aufzuzeichnen, besteht darin, Kontakte zur Nachverfolgung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu kennzeichnen. Dieses Feature können Sie beispielsweise verwenden, wenn Sie eine Kontaktperson an einem bestimmten Tag anrufen wollen. Wenn Sie einen Kontakt zur Nachverfolgung kennzeichnen, erstellt Outlook automatisch eine neue Aufgabe. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie im Ansichtsbereich des Ordners den Kontakt, den Sie zur Nachverfolgung kennzeichnen wollen, mit der rechten Maustaste an. 2. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Zur Nachverfolgung und klicken Sie einen der folgenden Befehle an: Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche Wählen Sie eine dieser Optionen aus, um das Fälligkeitsdatum auf den angeklickten Befehl festzulegen. Außerdem wird für die Nachverfolgung eine Erinnerung konfiguriert. Kein Datum Wählen Sie diese Option, um eine Nachverfolgung ohne ein Fälligkeitsdatum zu erstellen. Benutzerdefiniert Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, wird das gleichnamige Dialogfeld angezeigt. Dort können Sie das Datum einstellen, an dem diese Aufgabe beginnt und endet, und den genauen Zeitpunkt der Erinnerung festlegen. Sie können die Nachverfolgung als erledigt markieren, indem Sie an einer beliebigen Stelle, an der Outlook die Aufgaben anzeigt (Aufgabenleiste, Aufgabenliste usw.), das Flaggensymbol anklicken. 88 Kapitel 5
Übung 12: Alle mit einem Kontakt verbundenen Outlook-Elemente anzeigen Um sich die mit einem Kontakt verknüpften Elemente anzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor: Lernziel 5.4.2 1. Suchen Sie im Ordner Kontakte nach dem gewünschten Kontakt. 2. Doppelklicken Sie auf den Kontakt, um das Formular für Kontakte zu öffnen, und klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen auf Aktivitäten. 3. Falls Sie nur bestimmte Elemente anzeigen lassen wollen, öffnen Sie die Liste Anzeigen und wählen dort den gewünschten Elementtyp aus. Verteilerlisten Lernziel 4.3 Wenn Sie häufig E-Mails an den gleichen Kreis von Empfängern schicken, können Sie dafür in den Kontakten eine Verteilerliste anlegen. Dann brauchen Sie in der E-Mail nicht mehr die einzelnen Empfänger, sondern nur noch den Namen der Verteilerliste einzutragen. Übung 13: Neue Verteilerliste erstellen 1. Wählen Sie den Menübefehl Datei/Neu/Verteilerliste. Sofern Ihr Kontakte-Ordner im Ansichtsbereich angezeigt wird, können Sie auch den Menübefehl Aktionen/Neue Verteilerliste verwenden. 2. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung an, unter der die Verteilerliste später im Ordner Kontakte gespeichert werden soll (siehe Abbildung auf der folgenden Seite). 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Mitglieder auf Mitglieder auswählen. Das Dialogfeld Mitglieder auswählen wird geöffnet. Kontakte und Verteilerlisten 89
4. In der Liste Adressbuch wählen Sie Kontakte oder ein anderes Adressbuch mit den E-Mail-Adressen aus, die Sie in die Verteilerliste aufnehmen möchten. 5. Markieren Sie oben in der Liste bei gedrückter (Strg)-Taste die gewünschten Kontakte. 6. Klicken Sie zum Übernehmen der markierten Einträge auf die Schaltfläche Mitglieder. Hierdurch werden die ausgewählten Kontakte im Textfeld im unteren Bereich angezeigt. 7. Schließen Sie das Dialogfeld Mitglieder auswählen mit OK. 8. Klicken Sie in der Befehlsgruppe Anzeigen auf Notizen, wenn Sie für die Verteilerliste Notizen eingeben wollen. Verwenden Sie gegebenenfalls die Registerkarte Text formatieren, wenn Sie Ihre Notizen formatieren wollen, und die Registerkarte Einfügen, wenn Sie weitere Elemente, wie Abbildungen, Tabellen etc., in die Notizen einfügen wollen. 9. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Aktionen auf Speichern & schließen. Die Verteilerliste wird jetzt unter dem angegebenen Namen in Ihren Kontakten aufgeführt. Bei der Eingabe einer Empfängeradresse in einer E-Mail können Sie die Verteilerliste wie eine normale Adresse auswählen. Sie können einer Verteilerliste wie einem Kontakt eine oder mehrere Farbkategorien zuweisen, die Liste zur Nachverfolgung kennzeichnen oder als privat markieren. Übung 14: Verteilerliste bearbeiten Um eine Verteilerliste zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Suchen Sie im Kontakte-Ordner nach der Verteilerliste und doppelklicken Sie darauf. Das Formular Verteilerliste wird geöffnet. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritten aus: 90 Kapitel 5
Um einen Eintrag aus der Verteilerliste zu löschen, markieren Sie ihn und klicken dann auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Mitglieder auf Entfernen. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Mitglieder auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen, wenn Sie weitere Kontakte in die Verteilerliste einfügen wollen, und gehen Sie dann so vor, wie in der vorigen Übung beschrieben. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Mitglieder auf die Schaltfläche Neu einfügen, wenn Sie eine E-Mail-Adresse in die Verteilerliste einfügen wollen, die in Ihrem Kontakte-Ordner noch nicht enthalten ist. Machen Sie dann die Angaben zur E-Mail- Adresse im Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen. Wenn Sie die E-Mail-Adresse auch in die Kontakte einfügen wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Zu den Kontakten hinzufügen ein. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Mitglieder auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren, wenn Sie alle Mitglieder der Verteilerliste, die Sie aus dem Adressbuch hinzugefügt haben, mit den derzeitigen Informationen aus dem Adressbuch aktualisieren wollen. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Aktionen auf Speichern & schließen. Datendateien verwenden Alle Daten, die Sie mit Outlook verwalten, werden in sogenannten Datendateien gespeichert. Es lassen sich zwei Typen von Datendateien unterscheiden: Persönliche Ordnerdatei Die persönliche Ordnerdatei (mit der Erweiterung.pst) wird verwendet, wenn Sie mit Outlook E-Mail-Konten des Typs POP3, IMAP oder HTTP verwenden. Diese Datei wird normalerweise beim ersten Start von Outlook und dem Einrichten Ihres Profils erstellt. Offlineordnerdatei Wenn Sie in Outlook mit einem Microsoft Exchange- Konto arbeiten, befinden sich all Ihre Daten (also E-Mails, Kontakte, Termine usw.) standardmäßig auch auf dem Exchange-Server, und nicht lokal auf Ihrem Computer. Damit Sie jedoch auch dann mit diesen Daten arbeiten können, wenn einmal keine Netzwerkverbindung zu Ihrem Exchange-Server besteht, verwendet Outlook den zweiten Typ von Datendatei, die Offlineordnerdatei (mit der Erweiterung.ost), um alle Daten, die auf dem Exchange-Server vorgehalten werden, zwischenzuspeichern. Wenn Sie einem Outlook-Profil ein Exchange Server-Konto hinzufügen, wird diese Offlineordnerdatei automatisch erstellt. Jedem Outlook-Profil kann maximal eine Offlineordnerdatei, jedoch eine oder mehrere persönliche Ordnerdatei(en) zugeordnet sein. Bei Bedarf können Sie weitere persönliche Ordnerdateien erstellen. Kontakte und Verteilerlisten 91
Das Verwenden mehrerer Datendateien bietet sich beispielsweise an, wenn Sie Ihre geschäftlichen und Ihre privaten Outlook-Daten trennen wollen. Bei der Verwendung eines Kontos auf einem Exchange Server können Sie dann eine persönliche Ordnerdatei für Ihre privaten Daten verwenden. Wenn Sie Ihre Mail über ein POP3-Konto verwalten, für das schon eine persönliche Ordnerdatei existiert, können Sie eine zweite für die privaten Daten erstellen. Dieser Abschnitt zeigt, wie Sie eine neue Datendatei erstellen, wie Sie diese verwalten, wie Sie in der neuen Datendatei ein weiteres Adressbuch anlegen und wie Sie in dieses Adressbuch Daten aus einer Datei importieren. Übung 15: Neue Datendatei erstellen Diese Übung beschreibt, wie Sie eine neue Datendatei erstellen. Lernziele 5.2.1 und 5.2.2 1. Öffnen Sie das Datei-Menü, klicken Sie auf Neu und dann auf Outlook- Datendatei. 2. Übernehmen Sie das Format Persönliche Ordner für Office Outlook, es sei denn, Sie müssen Ihre Datendateien mit einer älteren Outlook-Version (97 bis 2002) kompatibel halten. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen oder öffnen wird angezeigt. 3. Geben Sie in das Feld Dateiname einen aussagekräftigen Dateinamen ein, der den Verwendungszweck der neuen Datendatei widerspiegelt. Dieser Name wird an anderen Stellen innerhalb von Outlook verwendet und angezeigt; daher hilft ein sprechender Name später bei der Orientierung. Klicken Sie abschließend auf OK. Das Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen wird angezeigt. 4. Im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen legen Sie nun noch im Feld Name den Anzeigenamen der Ordnerdatei fest. Wenn Sie die Datei durch ein Kennwort schützen wollen, geben Sie das gewünschte Kennwort in die beiden Kennwortfelder ein. Das Öffnen der persönlichen Ordnerdatei ist danach nur noch durch die Eingabe des Kennworts möglich. 92 Kapitel 5
Wenn Sie das Kennwort nicht bei jedem Starten von Outlook eingeben wollen, schalten Sie das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern ein. Die Kennwortliste ist ein Teil Ihres Windows- Benutzerkontos, sie wird verschlüsselt in der Windows-Registrierung gespeichert. 5. Klicken Sie auf OK, um die Datendatei mit den eingestellten Optionen erstellen zu lassen. Übung 16: In neuer Datendatei Ordner für weiteres Adressbuch erstellen Nachdem Sie die neue Ordnerdatei erstellt haben, wird sie in der Ordnerliste angezeigt. Lernziel 4.4.1 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Ordnerliste oder wählen Sie im Menü Wechseln zu den Befehl Ordnerliste. Sie können die neue persönliche Ordnerdatei in der Ordnerliste an dem Anzeigenamen erkennen, den Sie beim Erstellen der Datei festgelegt haben. 2. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Namen der persönlichen Ordnerdatei. Sie sehen die Ordner, die in der Datei enthalten sind. Bei einer neu erstellten Datei sind dies lediglich die beiden Ordner Gelöschte Objekte und Suchordner. 3. Klicken Sie den Namen der neuen Datendatei in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neuer Ordner. 4. Tippen Sie in das Feld Name den Namen des neuen Ordners ein, beispielsweise Private Adressen. 5. Öffnen Sie die Liste Ordner enthält Elemente des Typs und klicken Sie auf Kontakt. Kontakte und Verteilerlisten 93
6. Achten Sie darauf, dass in der Liste Ordner soll angelegt werden unter der Name der neuen Datendatei markiert ist, und klicken Sie dann auf OK. Übung 17: Adressen importieren Lernziel 4.4.2 Nachdem Sie in der neuen Datendatei einen Ordner für Kontakte erstellt haben, können Sie dort wie am Anfang dieser Lektion beschrieben neue Kontakte einfügen. Damit neue Kontakte auch in diesem Adressbuch gespeichert werden, müssen Sie lediglich darauf achten, vor dem Anklicken der Schaltfläche Neuer Kontakt in der Ordnerliste den neuen Ordner zu markieren. Falls die privaten Adressen bereits in einer Datei in einem anderen Format vorliegen, können Sie die Daten auch in das neue Adressbuch importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren. 2. Klicken Sie unter Wählen Sie eine Aktion aus auf Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und klicken Sie dann auf Weiter. 3. Klicken unter Zu importierender Dateityp den Dateityp an, in dem die Adressdaten vorliegen, und klicken Sie dann auf Weiter. 94 Kapitel 5
4. Je nachdem, welchen Dateityp Sie ausgewählt haben, wird ein weiteres Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Schaltfläche Durchsuchen verwenden können, um die gewünschte Datei auszuwählen. Außerdem können Sie festlegen, wie während des Importvorgangs mit Duplikaten umgegangen werden soll. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie unter Zielordner auswählen den Kontaktordner in der neuen Datendatei an und klicken Sie dann auf Weiter. 6. Im letzten Schritt werden die bisher vorgenommenen Einstellungen angezeigt. Klicken Sie auf Fertig stellen. Übung 18: Einstellungen für die Datendatei ändern Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt das Kennwort oder den Namen einer Datendatei ändern möchten, gehen Sie so vor: Lernziel 5.2.3 1. Öffnen Sie das Datei-Menü und klicken Sie auf Datendateiverwaltung. 2. Markieren Sie in der Liste die Datendatei, deren Einstellungen Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Einstellungen. Kontakte und Verteilerlisten 95
Das Dialogfeld Persönliche Ordner wird angezeigt. 3. Tippen Sie in das Feld Name den neuen Namen ein. 4. Wenn Sie zusätzlich das Kennwort ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort ändern und nehmen dann folgende Schritt vor: Wenn die Datei bereits ein Kennwort besitzt, geben Sie das aktuelle Kennwort in das Feld Altes Kennwort ein; ansonsten lassen Sie dieses Feld leer. Geben Sie das gewünschte Kennwort in die Felder Neues Kennwort und Kennwort bestätigen ein. Schalten Sie das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern ein, wenn Sie nicht bei jedem Öffnen ein Kennwort eingeben wollen. Klicken Sie auf OK. 5. Klicken Sie auf Schließen. 96 Kapitel 5
Übung 19: Datendatei entfernen Wenn Sie eine Datendatei nicht mehr benötigen, können Sie sie mit den folgenden Schritten aus Ihrem Outlook-Profil entfernen: Lernziel 5.2.2 1. Öffnen Sie das Datei-Menü und klicken Sie auf Datendateiverwaltung. 2. Markieren Sie auf der Registerkarte Datendateien die Datendatei, die Sie entfernen wollen. 3. Klicken Sie auf Entfernen. Wiederholungsfragen In dieser Lektion haben Sie zuerst gelernt, wie Sie einen neuen Kontakt und dabei gleichzeitig dessen elektronische Visitenkarte erstellen und welche Unterstützung zum Überprüfen der Adressangaben Ihnen Outlook zur Verfügung stellt. Neben dem Erstellen eines leeren Kontakts können Sie Kontakte aus einer E-Mail-Nachricht heraus erstellen oder ein angehängtes Outlook- Kontaktelement bzw. eine elektronische Visitenkarte in Ihren Kontakten abspeichern. Elektronische Visitenkarten können per E-Mail an andere versendet werden und Sie können Ihre eigene elektronische Visitenkarte in Ihre digitale Signatur einfügen. Sie können das Buchstabenregister, die Suchleiste und das Suchfeld Kontakte verwenden, um einen Kontakt zu finden, und diesen öffnen, um Änderungen an den Kontaktinformationen vorzunehmen. Anschließend haben Sie gesehen, wie Sie die Kontakte mittels der Farbkategorien eingruppieren und auch eigene Kategorien erstellen können. Kontakte werden von Outlook automatisch mit anderen Outlook-Elementen verknüpft, auf die Sie dann über die Ansicht Aktivitäten des Kontaktformulars zugreifen können. Außerdem wissen Sie nun, wie Sie eine neue Verteilerliste erstellen oder eine bereits vorhandene Liste bearbeiten. Wenn Sie Ihre privaten Adressen getrennt von Ihren beruflichen Kontakten abspeichern wollen, legen Sie eine neue Datendatei an und fügen dann in diese Datendatei ein Adressbuch ein. Adressen können wie gewohnt dort eingefügt werden oder Sie importieren die Adressdaten aus einer Datei. Kontakte und Verteilerlisten 97
Wie lautet der Shortcut, um die Kontakte im Ansichtsbereich zu öffnen? Welche Aufgabe hat das Dialogfeld Name überprüfen? Nennen Sie die vier Varianten, die Sie in dieser Lektion kennengelernt haben, um einen Kontakt zu erstellen? Wie können Sie einem Kontakt eine Farbkategorie zuweisen? Was müssen Sie zuerst erstellen, bevor Sie in Ihre Signatur eine elektronische Visitenkarte einfügen können? Was ist der Vorteil bei der Verwendung von Verteilerlisten? Welchen Typ Datendatei verwenden Sie, um ein persönliches Adressbuch zu erstellen? 98 Kapitel 5