Praxishandbuch fu r das Anlegen eines Benutzerkontos Inhalt 1. Einführung... 3 2. Start... 4 3. Neues Benutzerkonto anlegen... 4 3.1. Eingabe von Firmendaten mithilfe der Unternehmensnummer (ZDU-Nummer)... 4 3.2. Eingabe von Firmendaten ohne der Unternehmensnummer (ZDU-Nummer)... 5 3.3. Eingabe von Benutzerdaten... 5 3.4. Aktivierung Ihres Benutzerkontos... 6 4. Anmelder... 7 4.1. Rubrik "Firmendaten"... 7 4.1.1. Bereich "Firmendaten"... 7 4.1.2. Bereich "Details"... 7 4.1.3. Bereich "Niederlassungen"... 8 4.1.4. Bereich "Wirtschaftliche Aktivitäten"... 9 4.1.5. Bereich "Kontaktpersonen"... 9 4.2. Rubrik "Benutzer"... 11 4.2.1. Bereich "Meine Daten"... 11 4.2.2. Bereich "Benutzer"... 12 4.2.2.1. Benutzer anlegen/ändern... 12 4.2.2.2. Rechte/Rollen... 13 5. Vertreter/Vertretene Rechtsperson... 14 5.1. Vertreter... 14 5.2. Vertreter/Vertretene Rechtsperson... 14 6. Ausländischer Lieferant... 15 7. Allgemeines... 15 7.1. Abmelden... 15 1 / 17
7.2. Anmelden... 16 7.3. Gebrauch der E-Mail-Adresse in der Benutzerverwaltung... 16 8. Ich muss registrieren. Wo kann ich weitere Informationen finden?... 17 2 / 17
1. Einführung Dieses Praxishandbuch soll Sie durch das Verfahren zum Anlegen eines Benutzerkontos führen und bietet Ihnen eine Übersicht über die Informationen, die während dieses Verfahrens benötigt werden. Felder, die im Fettdruck angezeigt werden, sind Pflichtfelder. Felder, die in Grau angezeigt werden, können auf der betreffenden Seite nicht geändert werden. In den folgenden Kapiteln werden die verschiedenen Benutzerkonten eingehend beschrieben: Anmelder Vertreter/Vertretene Rechtsperson Ausländischer Lieferant Das Kapitel "Anmelder" enthält Informationen, die auch für die anderen Benutzerkonten gelten. Ungeachtet der Art des von Ihnen anzulegenden Benutzerkonten, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst mit dem Kapitel "Anmelder" zu beschäftigen. In diesem Dokument wird die folgende Terminologie verwendet: 3 / 17
2. Start Im Startbildschirm des Registers stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: - Neues Benutzerkonto anlegen - Anmelden 3. Neues Benutzerkonto anlegen Wenn Sie noch kein Benutzerkonto haben, können Sie über die Schaltfläche "Neues Benutzerkonto anlegen" ein Benutzerkonto anlegen. Sie können die Art des Benutzerkontos auswählen, das Sie anlegen möchten: Weitere Informationen über die verschiedenen Benutzerkonten finden Sie im Dokument "Welches Benutzerkonto brauche ich?" auf der Website www.nanoregistration.be. 3.1. Eingabe von Firmendaten mithilfe der Unternehmensnummer (ZDU- Nummer) Diese Option ist nur für das Benutzerkonto "Anmelder" verfügbar. Wenn Sie dieses Benutzerkonto auswählen und anschließend auf die Schaltfläche "Weiter" (mit Speicherfunktion) klicken, gelangen Sie zum Bildschirm mit der Option "Mit ZDU-Nummer". 4 / 17
Sie können dort die ZDU-Nummer eintragen und auf die Schaltfläche "Suchen" klicken. Anschließend wird ein Bildschirm mit den aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) übernommen Firmendaten erscheinen. 3.2. Eingabe von Firmendaten ohne der Unternehmensnummer (ZDU- Nummer) Diese Option steht standardmäßig den Benutzerkonten "Vertreter" und "Ausländischer Lieferant" sowie dem Benutzerkonto "Anmelder" zur Verfügung. Zunächst müssen die folgenden Firmendaten eingetragen werden: - Firma - Straße, Hausnummer und Postfach - PLZ und Ort - (Bundes-)Land/Provinz - Land Wenn Sie auf "Weiter" klicken, gelangen Sie zum Bildschirm mit den Benutzerdaten. 3.3. Eingabe von Benutzerdaten - Nachname - Vorname(n) - E-Mail-Adresse - Bestätigung der E-Mail-Adresse 5 / 17
In das Feld "Bestätigung der E-Mail-Adresse" kann kein kopierter Text eingegeben werden. Sie müssen die E-Mail-Adresse erneut eingeben. Bitte lesen Sie auch die allgemeinen Hinweise zum Gebrauch von E-Mail-Adressen! ( 7.3) Wenn Sie auf "Weiter" klicken, erhalten Sie eine Übersicht über die Anmeldung. Wenn Sie in dieser Übersicht auf die Schaltfläche "Anmelden" klicken, gelangen Sie zum Bestätigungsbildschirm. 3.4. Aktivierung Ihres Benutzerkontos Nachdem Sie auf den Aktivierungslink geklickt und Ihr Benutzerkonto aktiviert haben, wird sich das Nanoregister öffnen und werden Sie gebeten, Ihre Anmeldung zu beenden. Klicken Sie auf "Weiter", um eine Detailübersicht zu erhalten. Hier können Sie die Informationen Ihres Benutzerkontos vervollständigen. Nachdem Sie die Informationen gespeichert haben, erscheint der "Home"-Bildschirm. Wir empfehlen Ihnen dringend, nach der Aktivierung Ihres Benutzerkontos das Passwort zu ändern (siehe 4.2.1 Meine Daten). 6 / 17
Unter dem Titel "Mein Benutzerkonto" erhalten Sie Zugang zu den Daten Ihres Benutzerkontos. Unter diesem Titel finden Sie zwei Rubriken: "Firmendaten" und "Benutzer". Die Informationen in "Mein Benutzerkonto" können sich je nach Art des Benutzerkontos unterscheiden. 4. Anmelder 4.1. Rubrik "Firmendaten" Diese Rubrik ist in verschiedene Bereiche unterteilt. 4.1.1. Bereich "Firmendaten" - Firma - Straße, Hausnummer und Postfach - PLZ und Ort - (Bundes-)Land/Provinz - Land - Telefon - Mobil - Fax - E-Mail-Adresse - Website - Sprache Diese Informationen beziehen sich auf den Sitz des Unternehmens. Diese Informationen können nicht geändert werden, wenn Sie Ihr Benutzerkonto mithilfe einer ZDU- Nummer angelegt haben. Wenn Sie Ihr Benutzerkonto ohne Zuhilfenahme der ZDU-Nummer angelegt haben, ist die Standardeinstellung für die Sprache Englisch. Sie können diese über die Schaltfläche "Ändern" ändern. 4.1.2. Bereich "Details" - Unternehmensnummer - Registrierungszertifikat Wenn Sie Ihr Benutzerkonto unter Zuhilfenahme der ZDU-Nummer angelegt haben, wird diese Nummer automatisch angezeigt. 7 / 17
Es besteht die Möglichkeit, das Registrierungszertifikat Ihres Unternehmens hochzuladen. Sie sind allerdings nicht dazu verpflichtet. 4.1.3. Bereich "Niederlassungen" In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Niederlassungen. Wenn Sie auf "Hinzufügen" oder "Ändern" klicken, können Sie die folgenden Daten eingeben: - Firma - Straße, Hausnummer und Postfach - PLZ und Ort - (Bundes-)Land/Provinz - Land - Telefon - Mobil - Fax - E-Mail-Adresse - Website - Sprache Diese Informationen beziehen sich auf die Niederlassungen des Unternehmens, die eine rechtliche Einheit mit dem Firmensitz bilden. Es ist wichtig, dass auf dieser Ebene alle betreffenden Niederlassungen definiert werden. Auf der Registrierungsebene (siehe Praxishandbuch für die Einreichung einer Registrierung unter www.nanoregistration.be) können Sie angeben, welche Niederlassung für den registrierten Stoff bzw. das registrierte Gemisch relevant ist, indem Sie die betreffende Niederlassung aus der hier erstellten Liste auswählen. Wenn Sie die ZDU-Nummer verwenden, um Ihr Benutzerkonto anzulegen, werden die Niederlassungen automatisch aus der Unternehmensdatenbank hochgeladen. 8 / 17
4.1.4. Bereich "Wirtschaftliche Aktivitäten" Die wirtschaftlichen Aktivitäten können aus einer Liste mit NACE(BEL)-Codes auf verschiedenen Ebenen ausgewählt werden. Sie können angeben, welcher Code für welche Niederlassung relevant ist. In der Übersicht wird die höchste Detaillierungsebene des NACE(BEL)-Codes angegeben. Die im Register verwendete Liste der NACE(BEL)-Codes ist in vier Sprachen verfügbar. Die Liste in niederländischer, französischer und deutscher Sprache basiert auf den NACEBEL-Codes (2008, http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/gegevensinzameling/nomenclaturen/ (nicht in englischer Sprache verfügbar)). Die englischsprachige Version basiert auf der "Verordnung (EG) Nr. 1893/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Dezember 2006 zur Aufstellung der statistischen Systematik der Wirtschaftszweige NACE Revision 2 und zur A nderung der Verordnung (EWG) Nr. 3037/90 des Rates sowie einiger Verordnungen der EG u ber bestimmte Bereiche der Statistik". Die Liste der NACEBEL-Codes ist umfassender als die EG-Liste. Die NACEBEL-Liste enthält alle im Folgenden spezifizierten Ebenen, die EG-Liste enthält nur die Ebenen Abteilung, Sparte, Gruppe und Klasse. Wenn Sie auf "Hinzufügen" klicken, können Sie die folgenden Daten eingeben: - Niederlassung - Abteilung - Sparte - Gruppe - Klasse - Unterklasse - Infraklasse 4.1.5. Bereich "Kontaktpersonen" 9 / 17
Es ist wichtig, dass zwischen Kontaktpersonen und Benutzern unterschieden wird (siehe 4.2. Benutzer). Kontaktpersonen sind Personen, die bei Fragen oder Problemen angesprochen werden. Benutzer sind Personen, die Zugang zur Registrierungssoftware haben. Ein Benutzer ist nicht notwendigerweise eine Kontaktperson und umgekehrt. Wie bei den Niederlassungen ist es wichtig, auf dieser Ebene alle Kontaktpersonen für die betreffenden Niederlassungen zu definieren. Auf der Ebene des Registrierungsdossiers können Sie die betreffende Kontaktperson für den registrierten Stoff bzw. das registrierte Gemisch durch Auswahl aus der hier erstellten Liste angeben. Bei bestimmten Schritten im Registrierungsverfahren wird eine E-Mail verschickt (z. B. um die Einreichung einer Registrierung zu bestätigen oder zusätzliche Informationen anzufordern). Diese E-Mails werden grundsätzlich an zwei "Funktionen" verschickt, die in der Registrierungssoftware angegeben sind: die Kontaktperson, die auf der Ebene des Registrierungsdossiers ausgewählt wird; der Benutzer, der den Schritt unternommen hat, aufgrund dessen die E-Mail verschickt wurde (im vorstehenden Beispiel der Benutzer, der auf die Schaltfläche "Einreichen" geklickt hat). In der aktuellen Version der Software sind Sie nicht verpflichtet, eine E-Mail-Adresse für eine Kontaktperson anzugeben. Auf der Ebene des Registrierungsdossiers werden allerdings nur Kontaktpersonen mit angegebener E-Mail-Adresse angezeigt. ( ) Die E-Mail-Adresse der Kontaktpersonen muss eingetragen werden, damit die betreffenden Personen auf der Ebene des Registrierungsdossiers angezeigt werden. Die hier getroffene Sprachauswahl ist auch ausschlaggebend für die in den E-Mails an die Kontaktperson benutzte Sprache. Wenn keine Sprache ausgewählt wird, erfolgt die Kommunikation in englischer Sprache. Wenn Sie auf "Hinzufügen" oder "Ändern" klicken, können Sie die folgenden Daten eingeben: - Nachname - Vorname(n) - Geschlecht - Funktion - Telefon - Mobil - Fax - E-Mail-Adresse (siehe ( ) oben) - Website - Sprache 10 / 17
- Straße, Hausnummer und Postfach - PLZ und Ort - (Bundes-)Land/Provinz - Land 4.2. Rubrik "Benutzer" Diese Rubrik ist in verschiedene Bereiche unterteilt. 4.2.1. Bereich "Meine Daten" In diesem Bereich werden die Daten des angemeldeten Benutzers angezeigt. - Nachname und Vorname(n) - E-Mail-Adresse - Sprache Die hier getroffene Sprachauswahl ist auch ausschlaggebend für die in den E-Mails an den Benutzer benutzte Sprache. Wenn Sie auf die Schaltfläche "Passwort ändern" klicken, können Sie ein neues Passwort eingeben: - Aktuelles Passwort - Neues Passwort - Passwort wiederholen 11 / 17
Nachdem das Benutzerkonto angelegt ist, wird eine E-Mail an den Benutzer verschickt, der das Benutzerkonto angelegt hat. In dieser E-Mail befindet sich ein automatisch erzeugtes Passwort. Es wird dringend empfohlen, das Passwort beim ersten Gebrauch des Registers zu ändern. In das Feld "Passwort wiederholen" kann kein kopierter Text eingegeben werden. Sie müssen das neue Passwort erneut eingeben. 4.2.2. Bereich "Benutzer" 4.2.2.1. Benutzer anlegen/ändern Der Benutzer, der das Benutzerkonto angelegt hat, erhält automatisch die Administratorrechte und die Rollen LESEN und SCHREIBEN (cfr. 4.2.2.2.) Wenn Sie auf "Neu" oder "Ändern" klicken, können Sie die folgenden Daten eingeben: - Nachname - Vorname(n) - E-Mail-Adresse - Bestätigung der E-Mail-Adresse - Sprache Der angelegte Benutzer wird eine E-Mail mit seinem Benutzernamen und einem automatisch erzeugten Passwort erhalten. Es wird dringend empfohlen, das Passwort beim ersten Gebrauch des Registers zu ändern. 12 / 17
In das Feld "Bestätigung der E-Mail-Adresse" kann kein kopierter Text eingegeben werden. Sie müssen die E-Mail-Adresse erneut eingeben. Die hier getroffene Sprachauswahl ist auch ausschlaggebend für die in den E-Mails an den betreffenden Benutzer benutzte Sprache. 4.2.2.2. Rechte/Rollen Durch Anklicken des Links "Administratorrechte", kann der Administrator neuen Benutzern Administratorrechte zuweisen oder entziehen oder diese Rechte für sich selbst entfernen. Es gibt keine Einschränkungen bezüglich der Anzahl der Benutzer mit Administratorrechten, aber es wird auch nicht kontrolliert, dass wenigstens ein Administrator vorhanden ist. Bevor der Administrator selbst eigene Rechte entfernt, muss er sich vergewissern, dass es wenigstens einen anderen Benutzer mit Administratorrechten gibt. Durch Anklicken des Links "Rollen" kann der Administrator sich selbst oder den angelegten Benutzern andere Rollen zuweisen, oder Rollen ändern Es gibt zwei Arten von Rollen: Lesen: In dieser Rolle kann der Benutzer die Daten unter dem Titel "Meine Registrierungen" einsehen. Schreiben: In dieser Rolle kann der Benutzer die Daten unter dem Titel "Meine Registrierungen" ändern (wenn auch die Rolle "Lesen" zugewiesen wurde). Wenn ein Benutzer angelegt wurde, er aber noch keine Rolle erhalten hat, wird er nur in der Lage sein, die Daten unter dem Titel "Mein Benutzerkonto" zu lesen und seine eigenen Benutzerdaten (Passwort!) zu ändern. Rolle/Recht Mein Benutzerkonto Meine Registrierungen Kein Benutzer mit Login - Daten einsehen - eigene Benutzerdaten ändern Kein Zugang (Passwort) Administrator - Daten ändern - Benutzerverwaltung Kein Zugang Lesen - Daten einsehen - eigene Benutzerdaten ändern (Passwort) Daten einsehen - Daten einsehen Schreiben - eigene Benutzerdaten ändern (enthält automatisch "Lesen"!) (Passwort) Kein Zugang Lesen + Schreiben - Daten einsehen - eigene Benutzerdaten ändern (Passwort) Daten ändern 13 / 17
Um uneingeschränkten Zugang zu haben und alle Daten ändern zu können, ist es wichtig, dass ein Benutzer sowohl Administratorrechte hat, als auch die Rolle "Lesen und Schreiben". Die Administratorrechte beinhalten nicht automatisch die Rolle "Lesen und Schreiben". Die Rolle "Schreiben" umfasst nicht automatisch die Rolle "Lesen". 5. Vertreter/Vertretene Rechtsperson Innerhalb eines Benutzerkontos tragen Sie zuerst die Daten des Vertreters ein. Die Daten der von Ihnen vertretenen Rechtsperson werden im Bereich "Vertretene Rechtsperson" eingetragen. 5.1. Vertreter Die für den Vertreter einzutragenden Daten entsprechen den Daten des Anmelders. Die Unternehmensnummer kann nicht benutzt werden, um ein solches Benutzerkonto anzulegen. Bitte lesen Sie auch die allgemeinen Hinweise zum Gebrauch von E-Mail-Adressen! ( 7.3) 5.2. Vertreter/Vertretene Rechtsperson Im Register "Firmendaten" können die vertretenen Rechtspersonen angelegt werden. Diese werden in einer Übersicht dargestellt. Wenn Sie auf "Neu" oder "Ändern" klicken, können Sie die folgenden Daten eingeben: - Firma - Interkommunale Umsatzsteuer - Straße - Hausnummer - Postfach - PLZ - Ort - Region/(Bundes-)Land/Provinz - Land 14 / 17
Auf der Ebene des Registrierungsdossiers kann der Vertreter angeben, für welche vertretene Rechtsperson er diese Registrierung einreicht. Die Anzahl der vertretenen Rechtspersonen ist nicht beschränkt, aber es muss wenigstens eine geben. Jeder Benutzer, der innerhalb eines Benutzerkontos vom Vertreter angelegt wird, hat direkten Zugriff auf alle Registrierungsdossiers für alle vertretenen Rechtspersonen. Ein selektiver Zugriff auf der Grundlage der vertretenen Rechtsperson ist nicht möglich. Das Land für die vertretene Rechtsperson kann nicht "Belgien" sein. Wenn ein belgischer Anmelder die Registrierungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 des Königlichen Erlasses in seinem Namen ausführen lassen möchte, erstellt der Benutzer ein Benutzerkonto für den belgischen Anmelder (Benutzerkonto "Anmelder") und trägt er auf der Ebene der Kontaktperson seine eigenen Daten ein. 6. Ausländischer Lieferant Die für den ausländischen Lieferanten einzutragenden Daten entsprechen den Daten des Anmelders. Die Unternehmensnummer kann nicht benutzt werden, um ein solches Benutzerkonto anzulegen. Bei diesem Benutzerkonto ist die Angabe der NACE-Codes zur Beschreibung der wirtschaftlichen Aktivitäten nicht vorgeschrieben. Bitte lesen Sie auch die allgemeinen Hinweise zum Gebrauch von E-Mail-Adressen!( 7.3) 7. Allgemeines 7.1. Abmelden Wenn Sie auf "Abmelden" klicken, kehren Sie zum Bildschirm mit den Funktionen "Anmelden" oder "Neues Benutzerkonto anlegen" zurück. Sie finden den Abmeldelink in der linken oberen Ecke neben der Sprachauswahl. Wir empfehlen Ihnen, den Browser nach dem Gebrauch des Registers zu schließen, insbesondere wenn der Computer von mehreren Personen benutzt wird. 15 / 17
Nach einer Inaktivitätszeit von 30 Minuten werden Sie automatisch abgemeldet. 7.2. Anmelden Nachdem Sie einen Benutzer und ein Benutzerkonto angelegt haben, können Sie sich mithilfe Ihrer E-Mail- Adresse und dem zugehörigen Passwort anmelden. Wenn Sie 3 x ein falsches Passwort eingegeben haben, wird Ihr Benutzer für 30 Minuten gesperrt. 7.3. Gebrauch der E-Mail-Adresse in der Benutzerverwaltung Wenn Sie einen Benutzer bei der Erstellung eines neuen Benutzerkontos oder innerhalb eines bestehenden Benutzerkontos anlegen, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben. Über diese E-Mail-Adresse ist der Benutzer in der Datenbank bekannt. Eine E-Mail-Adresse kann nur einem Benutzer (Nachname und Vorname) und einem Passwort zugewiesen werden. Aus diesem Grund wird die Verwendung persönlicher E-Mail-Adressen empfohlen und wird von der Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen (wie info@mijnbedrijf.com) abgeraten. Darüber hinaus kommt die Verwendung einer persönlichen E-Mail-Adresse der Nachverfolgbarkeit des Gebrauchs des Registers zugute und vereinfacht sie ebenfalls die Verwaltung der verschiedenen Benutzer, beispielsweise wenn einer der Benutzer das Unternehmen verlässt. Die Verwendung persönlicher E-Mail-Adressen wird dringend empfohlen. Von der Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen wird abgeraten. In der aktuellen Softwareversion kann die E-Mail-Adresse eines Benutzers nicht geändert werden. Dies kann beispielsweise beim Wechsel des Internetanbieters nötig sein. In diesem Fall empfehlen wir, 16 / 17
innerhalb Ihres bestehenden Benutzerkontos einen neuen Benutzer anzulegen (siehe 4.2 Rubrik "Benutzer") und diesem Benutzer dieselben Rechte und Rollen zuzuweisen. 8. Ich muss registrieren. Wo kann ich weitere Informationen finden? Auf der Website www.nanoregistration.be finden Sie weitere Begleitdokumente: - Muss ich registrieren? - Wann muss ich registrieren? - Welches Benutzerkonto benötige ich? - Welche Art von Registrierung kann ich einreichen? - Praxishandbuch für die Einreichung einer Registrierung - Übersicht (Felder in der Software, Beschreibungen des Gebrauchs, NACE(BEL)-Codes) - Königlicher Erlass - FAQ - Link zum Register Bei Fragen wenden Sie sich an das Helpdesk unter info@nanoregistration.be. 17 / 17