PDM in der Praxis bei Prodinger Verpackung mit der Oracle E-Business Suite Jahn Bruxelle, Prodinger Verpackung Günther Andres, PDG 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 1 / 30
Primus-Delphi-Group... 3 Prodinger Verpackung... 5 Prodinger Organisationsmodell... 7 Primus Dokumenten Management (PDM)... 8 (Einzel-)Belegerstellung im Standard... 9 PDM Direkt - in 3 Schritten am Ziel... 10 Belegvorschau (2. Schritt)... 11 Ausgabeart festlegen (3. Schritt)... 12 PDM mit Hintergrundverarbeitung... 13 PDM Grundeinstellungen... 15 PDM kundenspezifische Einstellungen... 16 Briefe an Kunden oder Lieferanten... 18 Dateien/eMails direkt, einfach und schnell archivieren... 20 Mit versenden von zusätzlichen Dokumenten... 22 Alle Belege eines Kunden... 23 Lieferantenrechnungen verarbeiten... 24 Direkte Nutzung des Belegarchivs... 27 Erfahrungen... 28 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 2 / 30
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Prodinger Verpackung Großhandel von Verpackungsmittel und technik Familienunternehmen seit 1925 6 Niederlassungen mit mehr als 300 Mitarbeitern Dezentrale Handelstätigkeit Zentrale Verwaltung (FI, HR, IT) 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 5 / 30
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Prodinger Organisationsmodell Multi-Org-Installation: 7 Betriebseinheiten (SoB) Niederlassungen als Profit-Center Bereiche & Module: FI: AR, AP, GL, FA PO, OM, INV / WMS CRM: TeleSales, istore, Service Bewegungen ca. 2.600 neue Artikel pro Monat rund 400.000 Auftragspositionen pro Jahr rund 1.000.000 Belege pro Jahr 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 7 / 30
Primus Dokumenten Management (PDM) PDM optimiert die Erstellung, Handhabung und Archivierung Ihrer Belege PDM verarbeitet Ausgangsdokumente ohne Scannen und versendet diese kostenlos und ohne Zeitverlust per email oder Fax zum Kunden oder Lieferanten. Die Auftragsannahme inkl. Auftragsbestätigung (AB), aber auch Bestellungen beim Lieferanten können so erheblich schneller abgewickelt werden Mit PDM sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung eines Beleges (gegenüber dem E-Business Suite Standard) Je nach Dokumentenart erfolgt der Ausdruck über den entsprechenden Druckerschacht Das PDM kann Belege je nach Wunsch des Geschäftspartners beliebig kombiniert übermitteln (z.b. Lieferschein (LS) ausdrucken und dem Kunden vorab per email zusenden) Mit dem PDM greifen Sie, direkt aus der Maske, auf archivierte Belege zu (z.b. Rechnung aus der Debitoren Transaktionsmaske) 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 8 / 30
(Einzel-)Belegerstellung im Standard Das in der Oracle EBS normale Vorgehen über einen Hintergrundprozess besteht dabei in der Regel aus mehr als zwölf einzelnen Arbeitsschritten: 1. Vorgangsnummer merken 2. Prozessanforderungen aus Menu starten 3. Neue Prozessanforderung starten 4. Einzelne Prozessanforderung starten 5. Auswertung aus Liste auswählen 6. Belegnr. (Parameter) eingeben 7. Drucker und Anzahl festlegen 8. Hintergrundprozess starten 9. auf die Fertigstellung warten 10. Ausgabe anzeigen 11. email-adresse / Faxnummer in Beleg finden und kopieren 12. Kommunikationsprogramm starten 13. email-adresse / Faxnummer übernehmen 14. email / Fax versenden 15. Beleg archivieren 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 9 / 30
PDM Direkt - in 3 Schritten am Ziel Direkt aus dem Vorgang heraus (hier Angebot) wird der Menüpunkt Auswertungen PDM direkt drucken/faxen/mailen aufgerufen: 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 10 / 30
Belegvorschau (2. Schritt) 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 11 / 30
Ausgabeart festlegen (3. Schritt) Der erzeugte Beleg wird automatisch um Formatkomponenten (Logo, Fußtext, AGB, ) ergänzt, versendet bzw. gedruckt, als Anhang mit dem Vorgang verknüpft und archiviert 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 12 / 30
PDM mit Hintergrundverarbeitung Viele Belege werden weiterhin über einen eingeplanten Concurrent-Request im Batch erstellt. Beispiel: dreimal am Tag werden je Organisation alle neuen Rechnungen über einen Request ausgedruckt. Es wird also eine out-datei erstellt, die viele Rechnungen (einseitige, aber auch mehrseitige) für viele unterschiedliche Kunden enthält. Manche dieser Kunden möchten ihre Belege per email, andere per Fax und/oder per Post. PDM teilt die Ausgabedatei als erstes in Einzelbelege auf. Die so erzeugten Einzelbelege werden automatisch (je nach Belegart und Kundensonderregelung) um Formatkomponenten (Logo, Fußtext, AGB, ) ergänzt, versendet bzw. gedruckt, als Anhang mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft und archiviert 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 13 / 30
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PDM Grundeinstellungen Die für PDM notwendigen Einstellungen werden über die Kundenstammmaske verwaltet. Das ist jedoch nur dann notwendig, wenn für einen konkreten Kunden andere Grundeinstellungen (Ausgabeformat, -typ und Anzahl pro Belegart) gewünscht sind: 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 15 / 30
PDM kundenspezifische Einstellungen Aus der Kundenmaske werden über den Menüpunkt Auswertungen PDM: BelegStammdaten die Einstellungen je Belegart für den ausgewählten Kunden aufgerufen: Die Steuerung über den (Verwendungs-)Zweck PDM Mail ist möglich. 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 16 / 30
Für Kunden/Lieferanten sind verschiedenste Einstellungen möglich. 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 17 / 30
Briefe an Kunden oder Lieferanten 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 18 / 30
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Dateien/eMails direkt, einfach und schnell archivieren Die Archivierungs-Funktionalität wird aus der Angebotsmaske über den Menüpunkt Auswertungen PDM Datei/eMail archivieren aufgerufen: 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 20 / 30
Zugang zum Dokument über Attachment-Funktionalität: 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 21 / 30
Mit versenden von zusätzlichen Dokumenten 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 22 / 30
Alle Belege eines Kunden 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 23 / 30
Lieferantenrechnungen verarbeiten 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 24 / 30
Inkl. direktem Zugang zur Rechnungsmaske 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 25 / 30
Der jeweilige Genehmiger wird aktiv informiert: 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 26 / 30
Direkte Nutzung des Belegarchivs Mithilfe einer Forms-Maske können Belege im PDM-Archiv anhand ihrer Metadaten gesucht und der Beleg über einen Hyperlink (grün) angezeigt werden: 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 27 / 30
Erfahrungen Besonders die Funktion PDM direkt ist bei den Endanwendern hervorragend angekommen, da sie den Arbeitsablauf stark verkürzt hat und das Vorgehen der gewohnten Arbeitsweise mit dem PC entspricht. Die Zeitersparnis für die Ablage und Suche von Belegen ist erheblich. Der Zugriff auf den Beleg kann direkt aus der Anwendung vom entsprechenden Vorgang erfolgen oder unabhängig davon über das Archiv. Die Ausgabe und Übermittlungsart kann komplett auf die Wünsche des Geschäftspartners zugeschnitten werden. Und nicht ganz unwesentlich: ein großer Teil der 1.000.000 Belege werden per email oder Fax verschickt => Ersparnis mehr als 400.000 Euro pro Jahr 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 28 / 30
Ausblick Eingehende Belege Zugriff auf Belege über den Oracle istore 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 29 / 30
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? 03.05.2011 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 30 / 30