Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 (Version 1.2, Stand 26.10.2017) Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung... 1 2. Überblick... 1 3. Neue Mail erstellen... 2 4. Kalender... 4 5. Kontakte... 6 6. Stellvertreterfunktion... 7 7. Viele E-Mails verwalten (Lokale Ordner)... 9 8. E-Mails automatisch einsortieren (Regeln)... 11 1. Einleitung Das UniRZ bietet einen Groupware Service auf Basis von Microsoft Exchange 2016 für Mitarbeiter der Technischen Universität Ilmenau an. Es werden ein elektronisches Postfach und ein Kalender zur Terminverwaltung und -abstimmung zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf das elektronische Postfach ist per Web-Browser unter Outlook Web Access (OWA) oder Microsoft Outlook möglich. In dieser Anleitung werden Ihnen erste Hinweise zur Benutzung von MS Outlook 2013 gegeben. Die Benutzung von Outlook 2016 ist ähnlich. 2. Überblick Nach dem ersten Start von Outlook werden alle Mails, Kalendereinträge, Kontakte etc. vom Server geladen. Standardmäßig wird der Ordner Posteingang (Abb. 1, Punkt 1) angezeigt, in dessen sich z.b. neue Mails befinden. Der Inhalt der jeweils markierten Mail (Abb. 1, Punkt 2) wird im Lesebereich (Abb. 1, Punkt 3) angezeigt. Mails können sich auch in anderen Ordern befinden (Abb. 1, Punkt 4). Sie können auch selbst Ordner erstellen. Dies wird in diesem Dokument noch näher erläutert. Über das Menü unten links (Abb. 1, Punkt 5) erreichen Sie den Kalender, die Kontakte, die Aufgabenliste und die Notizen. Abhängig vom jeweils gewählten Bereich ändert sich die Menüleiste (Abb. 1, Punkt 6) mit den entsprechenden Funktionen. Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 1 von 12
Abbildung 1: Aufbau des Outlookfensters 3. Neue Mail erstellen Ein Klick auf Neue E-Mail-Nachricht (oder Shortcut Strg+N) öffnet ein Fenster zum Erstellen einer neuen Mail. Über den Menüpunkt Optionen können Sie die Felder BCC und Von hinzufügen (Abb. 2). Abbildung 2: Neue E-Mail verfassen Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 2 von 12
Sollten Sie mehrere Postfächer in Outlook verwalten, können Sie über den Button Von die passende Absenderadresse wählen. Alle Empfänger in BCC erhalten die Mail, werden aber den anderen Empfängern nicht angezeigt. Das sollten Sie nutzen, wenn Sie eine Mail an sehr viele Nutzer senden und die Mailadressen nicht allen bekannt gegeben werden sollen (Stichwort Datenschutz!). Lassen Sie in dem Fall die Zeile An nicht leer, sondern tragen Sie die eigene Mailadresse ein. Zum guten Ton im Mailverkehr gehört neben einem aussagekräftigen Betreff auch eine Signatur. Über den Menüpunkt Datei Optionen E-Mail Signaturen können Sie eine oder mehrere Signaturen für unterschiedliche Zwecke anlegen. Eine Signatur sollte mindestens die Universität/Struktureinheit, Telefon/Fax und die Mailadresse enthalten und nicht zu lang sein (Abb. 3). Vor den Signaturdaten fügen Sie eine Zeile mit -- " (zwei Bindestriche mit einem Leerzeichen) ein. Das ist ein standardisiertes Trennzeichen für Signaturen. Wenn Sie auf eine Mail antworten, erkennen es einige Mailprogramme und entfernen die Signatur automatisch. Das spart Platz und erhöht die Lesbarkeit einer Mail. Outlook macht das leider nicht. Mit einem Klick auf Senden (oder Shortcut Strg+Enter) wird die Mail versandt und im Order Gesendete Elemente abgelegt. Abbildung 3: Mailsignatur anlegen Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 3 von 12
4. Kalender In der Kalenderansicht können Sie neue Termine mit einem Klick auf Neuer Termin (oder Shortcut Strg+N) erstellen. Der Vorteil der Groupware ist, dass Sie Besprechungen besser planen können, da Sie einsehen können, wann Kollegen frei sind oder bereits Termine haben (Abb. 4). Abbildung 4: Besprechungsplanung Dazu fügen Sie die Kollegen als Teilnehmer hinzu und sehen so die freien oder geblockten Zeiten. Es kann sein, dass ein Kollege nicht im Exchange ist oder die Anzeige der frei/geblockt Zeiten verweigert. In diesem Fall erhalten Sie keine Informationen. Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 4 von 12
Zudem ist es möglich den Kalender von einem Kollegen dauerhaft einzubinden. Angenommen Person A möchte den eigenen Kalender für Person B freigeben. Person A startet Outlook, geht in die Kalenderansicht macht einen Rechtsklick auf den eigenen Kalender Freigeben Kalender freigeben (Abb. 5). Über den Punkt An Person B auswählen, die Zugriff haben soll. Geben Sie bitte nicht die Mailadresse manuell ein, sondern gehen Sie über die Suche in der Globalen Adressliste. Andernfalls können die Rechte im System nicht korrekt gesetzt werden (Abb. 6). Abbildung 5: Empfänger wählen Abbildung 6: Kalender freigeben Unter Details können Sie noch die Freigabestufe wählen und anschließend die Freigabe senden (Abb. 7). Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 5 von 12
Abbildung 7: Freigabestufe wählen Person B erhält die Freigabebestätigung per Mail. Über den Button "Kalender öffnen" wird der Kalender von Person A angezeigt und erscheint in der Kalenderansicht unter dem Punkt Freigegebene Kalender. Durch einen Rechtsklick auf den eigenen Kalender Eigenschaften Berechtigungen gelangen Sie zu den Berechtigungsstufen (Abb. 8). Standardmäßig sehen andere Exchange-Nutzer die eigenen Frei/Gebucht- Zeiten, also nur wenn ein Termin als gebucht eingetragen wurde. Das ist sinnvoll, um freie Zeiten für Besprechungen herauszufinden, ohne dass Sie die Teilnehmer anrufen oder viele Mails hin und her schicken müssen. Abbildung 8: Berechtigungsstufen für Kalender 5. Kontakte Über Kontakte (oder Shortcut Strg+3) gelangen Sie zum Adressbuch. Outlook unterscheidet zwischen der Globalen Adressliste auf dem Server mit allen Exchange-Nutzern und dem lokalen Adressbuch für eigene Kontakte. Über Neuer Kontakt (oder Shortcut Strg+N) werden nicht nur Namen und Mailadressen, sondern auch Telefonnummern, Postadressen etc. verwaltet. Zudem können Sie ein Bild zum Kontakt hinterlegen. Wenn Sie auf den Punkt Bearbeiten klicken, können Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 6 von 12
Sie auch das Geburtsdatum einpflegen (Abb. 9). Daraufhin wird im Kalender automatisch ein Termin mit Erinnerung angelegt. Abbildung 9: Geburtsdatum einpflegen Wenn Sie häufig Mails an gleiche Personenkreise schicken, können Sie mit Kontaktgruppen viel Zeit sparen. Eine Kontaktgruppe ähnelt einer Mailingliste und schickt eine Mail an alle Mitglieder der Gruppe. Nachdem Sie auf Neue Kontaktgruppe (Abb. 10) geklickt haben, wählen Sie einen prägnanten Namen und fügen die Mitglieder hinzu. Zur Auswahl steht Ihnen die Globale Adressliste vom Server oder das lokale Adressbuch. Neue Empfänger müssen Sie also erst lokal als Kontakt angelegen. Abbildung 8: Neue Kontaktgruppe 6. Stellvertreterfunktion Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 7 von 12
Soll ein Kollege als Stellvertreter für ein Postfach fungieren, kann er das tun ohne Login und Passwort des Postfaches zu kennen. Häufig wird die Funktion genutzt, wenn organisatorische Mailadressen von mehreren Personen benutzt werden. Um die Rechte einzurichten, müssen Sie Outlook mit dem Konto starten, auf welches der oder die Stellvertreter zugreifen sollen. Über das Menü Datei Kontoeinstellungen Zugriffsrechte für Stellvertretung können Sie Personen als Stellvertreter Abbildung 92: Stellvertretungsrechte setzen hinzufügen (Abb. 11 und 12). Abbildung 101: Stellvertretungen definieren Anschließend müssen Sie die Postfachrechte anpassen: Rechtsklick auf die Postfachbezeichnung Datendateieigenschaften. Reiter Berechtigungen (Abb. 13). Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 8 von 12
Abbildung 113: Datendateieigenschaften für das Postfach Im neuen Fenster klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen. Dann tragen Sie nochmals den Stellvertreter mit der Stufe Bearbeiter ein. Sollte ein Kollege keinen Zugriff auf ein Postfach haben, kontrollieren Sie bitte hier die Berechtigungsstufen (Abb. 14). Abbildung 14: Postfachberechtigungen Nachdem alle Rechte gesetzt sind, kann der Kollege das freigegebene Postfach im eigenen Outlookprofil einbinden. Die Option finden Sie per Rechtsklick auf die Postfachbezeichnung Kontoeigenschaften (Abb. 14) Kontoeinstellungen Ändern. Nachdem Sie im Reiter Erweitert das zusätzliche Postfach hinzugefügt haben, ist der Zugriff auf die Ordner möglich. Hinweis: Jetzt macht es Sinn, das Von Feld (siehe Kapitel 3) anzuzeigen, da die Vertretung auch von diesem Postfach senden kann, was aber nicht immer erwünscht ist. 7. Viele E-Mails verwalten (Lokale Ordner) Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 9 von 12
Trotz einiger GB an Speicherplatz auf dem Server kann der Platz aufgrund von hohem Mailaufkommen knapp werden. Jetzt wird es Zeit Mails zu löschen, Anhänge zu entfernen (Abb. 15) oder Mails vom Server in Lokale Ordner zu verschieben. Tipp: Sie möchten wissen wie viel Platz im Postfach noch verfügbar ist? Rechtsklick auf die Statusleiste (bei Verbunden mit Microsoft Exchange ) Kontingentinformationen Ein Beim Einrichten des Postfaches in Outlook wird automatisch eine sogenannte Datendatei erstellt, die ein Abbild der Inhalte auf dem Server darstellt. Für eine zusätzlich Datendatei gehen Sie in die Kontoeigenschaften (Abb. 16) Kontoeinstellungen Reiter Datendateien Hinzufügen. Hinweis: Merken Sie sich den Dateipfad. Da die Mails auf die lokale Festplatte verschoben und damit vom Server gelöscht werden, sollten Sie die Datendatei unbedingt in die lokale Datensicherung aufnehmen! Abbildung 12: Mailanhänge entfernen Abbildung 13: Datendatei hinzufügen Mit einem Rechtsklick auf die neu erstellte Datendatei können Sie neue Ordner angelegen (Abb. 17). Es hat sich bewährt, chronologisch Mails nach Projekten oder Kontakten zu sortieren (Abb. 18). Denken Sie in Ruhe über die Ordnerstruktur nach, bevor Sie alle verschieben und dann feststellen, dass die Sortierung unpraktisch ist. Selbstverständlich können Sie auch auf dem Server Ordner und Unterordner anlegen und somit Ihre Mails besser verwalten. Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 10 von 12
Abbildung 14: Neue Ordner anlegen Abbildung 15: Chronologische Ordnerstruktur 8. E-Mails automatisch einsortieren (Regeln) Empfangen Sie oft Mails eines bestimmten Absenders, z.b. Newsletter oder Mitteilungen des UniRZ, und möchten diese in Ordner sortieren, können Regeln Zeit und Arbeit sparen. Der Menüpunkt Regeln bietet an, Mails von oder an eine bestimmte Mailadresse immer zu verschieben. Dazu wählen Sie lediglich den Zielordner und die aktuelle und alle zukünftigen Mails, die das Kriterium erfüllen, werden automatisch verschoben und erscheinen erst gar nicht im Posteingang (Abb. 19). Abbildung 19: Regel erstellen Damit verschobene neue Mails trotzdem registriert werden können, gibt es den Ordner Ungelesene Mails. Hier werden, wie der Name schon sagt, unabhängig vom Ordner (ausgenommen den Gelöschten Objekten) alle auf dem Server gespeicherten und ungelesenen Mails angezeigt. Nach dem Lesen verschwinden die Mails aus der Ansicht (Abb. 20). Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 11 von 12
Abbildung 16: Ungelesene Mails aus dem Ordner UniRZ Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft Outlook 2013 Thomas Schröder UniRZ Seite 12 von 12