Prozess- und Projektmanagement

Prozess- und Projektmanagement 2011 Manfred Bauer

Phasen und Meilensteine 2

3 Projektstrukturplanung Ziel

Ablauf- Terminplanung Netzplan Meilensteinplan MTA Balkenplan Vernetzter Balkenplan 4

Planungs-Hilfsmittel 1. Excel 2. MS-Project 3. Primavera 4.... 5

Achtung bei der Umsetzung des Projektstrukturplanes in Balkenpläne oder Netzpläne, die idealisierte Version ist ressourcenunabhängig, d.h. die Planung erfolgt mit festgelegten Endterminen. Die realistische Version erfolgt ressourcenabhängig, d.h. ist Hr. Müller oder Hr. Meier für dieses Arbeitspaket verantwortlich oder ist eine externe Beauftragung erforderlich. Planen Sie nicht den Endtermin, sondern die Ressourcen denn an den Ressourcen scheitert der Endtermin. 2) Auf Basis der sich daraus ergebenden Endtermine / Meilensteintermine werden kritische Aufgaben sichtbar und es kann die entsprechende Unterstützung bzw. erforderliche Maßnahmen definiert werden um: a) den vereinbarten Termin zu erreichen, b) eine Terminanpassung mit dem internen und/oder externen Auftraggeber zu erreichen 6

Arbeitspaket -Der Projektmitarbeiter kennt seine Aufgabenstellung. - Die erwartenden Ergebnisse liegen fest. - Missverständnisse bei der Delegation von Aufgaben werden minimiert. - Die Arbeitsmengen sind eindeutig meß-, plan- und steuerbar. - Basis für ein effizientes projektinternes Controlling. - Verfolgung des Projektfortschritts wird erleichtert oder gar erst ermöglicht. - Basis für die Abhängigkeitsanalyse in der Terminplanung. 7

Arbeitspaket - Bei Bedarf wird das Arbeitspaket in der Ablaufplanung in einzelne Aktivitäten wie z.b. bei Beschaffungs-Arbeitspaketen aufgeteilt. - Spezifikation erstellen - Angebote einholen und auswerten - Vergabeverhandlungen führen - Fertigungsüberwachung - Überwachung der Termine - Montage- und IBN-Abnahme - Dokumentation erstellen 8

Vorhanden: Arbeitspakete mit und ohne Zeitangaben bzw. Voraussetzungen (Vorgänger) 1.Schritt: 2.Schritt: 3.Schritt: 4.Schritt: Festlegung der Arbeitsreihenfolgen; Ablaufplanung. Terminierung der Arbeitspakete (Aktivitäten); Terminplanung. Darstellung der Abhängigkeiten, auch von Meilensteinen. Überprüfung auf parallel, nacheinander oder unabhängig mögliche Abläufe Der Terminplan liefert nach Verabschiedung die Soll-Vorgaben, die Ist-Daten werden daran gespiegelt. 9

Ablaufplan Hausbau Ergebnis 10

Terminplan Hausbau Ergebnis 11

Terminmanagement Terminierung Starttermin Starttermin A1 A2 A3 Lager B1 B2 B3 Lager D1 D2 D3 Lager Vorwärtsterminierung C1 C2 C3 C4 C5 C6 Zeit Zeit Puffer Zeit Puffer Zeit Puffer A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 C4 C5 C6 D1 D2 D3 Rückwärtsterminierung Zeit Kritischer Pfad, nach Verbrauch des Zeitpuffers 12

Terminmanagement Terminierung Puffer schaffen für Terminverschiebungen Durchlaufzeit Rückwärtsterminierung Vorwärtsterminierung max. Pufferzeit vor Produktionsbeginn Gegenwart = frühester Starttermin Durchlaufzeit Puffer für Vorgänger spätester Startbeginn frühester Endtermin Puffer Ungeplantes max. Pufferzeit nach Fertigstellung Zeit geplanter Endtermin = spätester Endtermin Eversheim, W14-32 Quelle: Prof. Dr. H. Bürstner Projektmanagement/Arbeitstechniken - FH Deggendorf WS 2007/08 13 13

Termincontrolling / Update des Terminplanes Desg Ma n. Erec Com Entsprechend der Projekt- Überwachungszyklen werden die Termine überprüft und bei aktuellen Ereignissen. Information über die Terminsituation an das Projektteam. Aufzeigen von kritischen Punkten durch den Projektterminplaner. Terminplanung wird tlw. im Kern-Projektteam getätigt. Lösen von Schnittstellenproblemen. Analyse der Auswirkungen von Terminverzug. Beschließen von Maßnahmen zur Kompensation von Terminverzug. 14

Integrierte Projektsteuerung Projektüberwachungs-Zyklus Projektdauer Zykluszeit Bis 2 Monate 1 Woche Bis 6 Monate 2 Wochen Bis 60 Monate 4 Wochen Mehr als 60 Monate 8-12 Wochen 15

Termincontrolling / Update des Terminplanes Rückmeldeverfahren, die im Team festzulegen sind: Gemeinsame Einarbeitung der Ist -Termine Zusenden von Terminplänen mit Rot-Eintragungen Bereitstellen von Terminlisten (z.b. Excel) Aktualisierte Lieferantenterminpläne Baustellenberichte Interne Verfahren, in denen Termine dokumentiert werden z.b. (SAP, Doku etc.) 16

Termincontrolling / Update des Terminplanes Hat die Aktivität begonnen? Wann? Wurde die Aktivität abgeschlossen? Wann? Wenn noch nicht angefangen, wann wird begonnen? Was ist der Grund für Verzug? Welche Gegenmaßnahmen können ergriffen werden? 17

Terminmessung von Verzügen Erfolgreiche Terminplanung erfordert konsequente Einhaltung der Termine Die Terminpläne sollten nach dem Einfrieren des Baseline- Terminplanes nach Bedarf, mind. monatlich auf Terminverzüge ausgewertet werden. Die Terminmessung der Projekte kann auf dem Six-Sigma-Verfahren basieren. Gemessen werden Engineering-Terminverzüge von z.b. größer 14 Tagen bezogen auf den Baseline-Terminplan Diese Methodik gibt einen Überblick über die Prozess-Stabilität der Engineering Abläufe. 18

Netzplantechnik Netzplan Meilensteinplan MTA Balkenplan Vernetzter Balkenplan 19

Definitionen in der Netzplantechnik Der Netzplan ist die graphische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten. DIN 69900, Teil 1 Alle Verfahren zur Analyse, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden. DIN 69900 Teil 1 Ein Vorgang ist ein Ablaufelement, das ein bestimmtes Geschehen beschreibt. DIN 69900, Teil 1 Vorgang = Tätigkeit = Aktivität = Job o.a. mit Anfang, Ende und Dauer Ein Ereignis ist ein Ablaufelement, daß das Eintreten eines bestimmten Zustandes beschreibt. DIN 69900, Teil 1 Ereignis tritt zu einem bestimmten Zeitpunkt ein = Meilenstein. 20

Definitionen in der Netzplantechnik Arbeitspakete/ Tätigkeiten: Ereignisse: Nebenbedingungen: Netzplan : Graph: zeitbeanspruchende Teilarbeiten a.) Volumen ist bekannt b.) Volumen muß von Fachleuten abgeschätzt werden Zeitpunkte für Beginn oder Ende einzelner Arbeitspakete/Tätigkeiten a.) frei wählbar b.) durch Nebenbedingungen eingeschränkt a.) Reihenfolgebedingungen b.) beschränkte Ressourcen c.) vertragliche Vereinbarungen, z.b. Liefertermin d.) Kosten geometrisches Modell als endlicher, gerichteter Graph für die Darstellung zur Planung und Überwachung von Projekten besteht aus einer endlichen Menge von Knoten, die durch gerichtete Kanten (Pfeile) verbunden sind 21

Grundsätze zur Darstellung Ein Netzplan ist ein gerichteter und bewerteter Graph mit Pfeilen In der Praxis kommen fast nur arbeitspaketorientierte Netzpläne zum Einsatz Vorgangsknoten-Netzplan (VKN): "Netzplan nach einem Verfahren, bei dem vorwiegend Vorgänge beschrieben und durch Knoten dargesellt werden (DIN 69900T1)" Vorgang Anordnungsbeziehung Vorgang 22

Ziel der Netzplantechnik: Netzplantechnik Übersichtliche Darstellung aller Arbeitsgänge, deren Abhängigkeiten und somit des Arbeitsablaufes. Exakter Zeitplan mit der Möglichkeit, Abweichungen und deren Auswirkungen zu erkennen. Grundlagen der Projektsteuerung. Hinweise zur Netzplantechnik Netzpläne stellen nur ein Instrument des Projektmanagements dar. Netzpläne sind ein Instrument zur Projektplanung und steuerung. Netzpläne stellen einen Masterplan dar, von dem alle anderen Terminpläne abgeleitet werden. 23

Ablauf der Netzplanerstellung Umfeld Betreiber Subsystem 1 Arbeitspakete Arbeitspaket 1 Vorgänger Volumen 4 Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Subystem subsystem 1 1 Subystem 2 Zielsystem Subsystem 2 2.1 2.2 2.3 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 1 2 3 4 Subystem 3 Subsystem 3 Schnittstellen Zielsystem Empfänger Projektstruktur Ablaufplan Arbeitspaketeliste mit Abhängigkeiten und Volumina Die Netzplantechnik setzt die Definition des Ergebnisses, die dazu führenden Arbeitspakete, sowie deren Volumina und Abhängigkeiten, voraus. Netzplan 24

Netzplantechnik Die Praxis verwendet folgende Netzplanmethoden: Ereignisknoten-Netzplan (nach DIN: EKN) Vorgangspfeil-Netzplan (nach DIN: VPN) Vorgangsknoten-Netzplan (nach DIN:VKN) 25

Ereignisknoten-Netzplan EKN -Enthält keine Vorgänge - im operativen Controlling nicht geeignet - als PERT z.b. von der US-Navy angewendet Ereignisknoten-Netzplan (nach DIN: EK 26

Vorgangspfeil-Netzplan VPN -Vorgänge als Pfeile - Critical Path Methode in USA und angelsächsischen Ländern verbreitet 27

Vorgangknoten-Netzplan VKN - Vorgänge als Knoten - Metra Potential Methode (MPM) hat sich im deutschsprachigen Raum durchgesetzt 28

Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen Im Netzplan (und im Balkenplan) erfolgt die Darstellung von Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen der Vorgänger/Nachfolger, technisch-logische Reihenfolge) Abhängigkeiten können verursacht werden durch Technik Organisation Termine/Kapazitäten In der Praxis kommen vorwiegend 3 Anordnungsbeziehungen zum Einsatz - Ende/Anfang - Anfang/Anfang - Ende/Ende 29

Beispiele zu Abhängigkeiten Ende - Anfang: (Normalfolge NF) Aushub Baugrube Beginn Schalung Ende Aushub Baugrube - Beginn Schalung Keller Anfang - Anfang: (Anfangsfolge AF) Silo füllen Beton mischen Versorgung eines Betonmischers aus einem Silo bei der erstmaligen Baustelleneinrichtung Beginn "Beton mischen" hängt ab von Beginn "Silo füllen Ende - Ende: (Endfolge EF) Aushub einer Baugrube und Abfuhr des Materials Aushub Abfuhr Ende Abfuhr ist abhängig von Ende Aushub 30

Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen 31

Beispiele zu Abhängigkeiten Anordnungsbeziehungen (Relationships) FS - Finish to Start SS - Start to Start FF - Finish to Finish Puffer (Float) TF>0, FF=0 TF=0, FF=0 TF>0, FF>0 TF=0, FF=0 FF TF=0, FF=0 Freier Puffer / Free Float (FF): Zeiteinheiten um die ein Vorhang sich verzögern kann, ohne den Nachfolger in seiner frühesten Terminlage zu verschieben. Gesamtpuffer / Total Float (TF): Zeiteinheiten um die ein Vorgang sich verzögern darf, ohne den Endtermin zu verschieben Negativer Puffer: Errechnete Überschreitung des Endtermins 35

Definition von Pufferzeiten GP GP -- Gesamte Gesamte Pufferzeit Pufferzeit............ ist ist der der Zeitraum, Zeitraum, der der für für die die Verzögerung Verzögerung des des Beginns Beginns einer einer Tätigkeit Tätigkeit maximal maximal zur zur Verfügung Verfügung steht, steht, wenn wenn alle alle vorhergehenden vorhergehenden Tätigkeiten Tätigkeiten zum zum frühesten frühesten Zeitpunkt Zeitpunkt beginnen beginnen und und alle alle folgenden folgenden zum zum spätesten spätesten Zeitpunkt Zeitpunkt abgeschlossen abgeschlossen sind sind (GP>0: (GP>0: Normalfall; Normalfall; GP=0: GP=0: kritischer kritischer Weg; Weg; GP<0: GP<0: hyperkritischer hyperkritischer Weg) Weg) FP FP -- Freie Freie Pufferzeit Pufferzeit............ ist ist für für die die Projektüberwachung Projektüberwachung von von Bedeutung. Bedeutung. Sie Sie gibt gibt an, an, um um welchen welchen Zeitraum Zeitraum eine eine Tätigkeit Tätigkeit ausgedehnt ausgedehnt oder oder verschoben verschoben werden werden kann, kann, ohne ohne die die nachfolgenden nachfolgenden Tätigkeiten Tätigkeiten zu zu beeinflussen. beeinflussen. Sie Sie kann kann jedoch jedoch nur nur dann dann von von einer einer Tätigkeit Tätigkeit voll voll beansprucht beansprucht werden, werden, wenn wenn alle allevorhergehenden Tätigkeiten Tätigkeiten zum zum frühesten frühesten Zeitpunkt Zeitpunkt abgeschlossen abgeschlossen sind sind UP UP -- Unabhängige Unabhängige Pufferzeit Pufferzeit............ ist ist schon schon im im Planungsstadium Planungsstadium eines eines Projektes Projektes von von Bedeutung. Bedeutung. Sie Sie kann kann von von jeder jeder Tätigkeit Tätigkeit voll voll beansprucht beansprucht werden werden und und beeinflusst beeinflusst somit somit weder weder vorhergehende vorhergehende noch noch nachfolgende nachfolgende Tätigkeiten; Tätigkeiten; d.h. d.h. alle alle vorhergehenden vorhergehenden Tätigkeiten Tätigkeiten können können zum zum spätesten spätesten Zeitpunkt Zeitpunkt abgeschlossen, abgeschlossen, alle alle folgenden folgenden zum zum frühesten frühesten Zeitpunkt Zeitpunkt begonnen begonnen werden werden 36

Pufferzeiten Nach Berechnung des Netzplanes wird jedes Arbeitspaket durch 2 Pufferzeiten charakterisiert Gesamte Pufferzeit = Differenz aus spätestem und frühestem Ende (bzw. Start-) Zeitpunkt eines Vorgangs Freie Pufferzeit = Differenz zwischen dem frühesten Endzeitpunkt eines Vorgangs und dem kleinsten frühesten Start seiner Nachfolger 0 FAZ FEZ Volumen: 5 SAZ SEZ 2 7 0 5 0 4 gesamte Pufferzeit = 2 Tage 2 4 6 8 t FAZ FEZ FAZ FEZ Volumen: 4 Volumen: 3 SAZ SEZ SAZ SEZ 3 7 10 13 früheste Lage freie Pufferzeit = 5 Tage 9 12 früheste Lage 0 2 4 6 8 10 12 t 37

Kritischer Weg im Netzplan Arbeitspakete ohne Pufferzeiten liegen auf dem kritischen Weg Frühester Anfangszeitpunkt = Spätester Anfangszeitpunkt (FAZ = SAZ) Frühester Endzeitpunkt = Spätester Endzeitpunkt (FEZ = SEZ) Verzögerungen von kritischen Arbeitspaketen beeinflussen direkt den Projekt-Endtermin kritische Arbeitspakete bedürfen einer besonderen Überwachung 38

Vorteile der Netzplantechnik Netzpläne bilden eine verständliche, anschauliche und aussagekräftige Darstellung des gesamten Projektablaufes. Sie sind schnell erfassbar und leicht aktualisierbar (sofern die Projektdaten elektronisch verarbeitet werden). Kritische Vorgänge und Engpässe sind leicht erkennbar. Bei ihrer Erstellung ist es notwendig, das gesamte Projekt zu durchdenken. Netzpläne zwingen zum systematischen Durchdenken der Projektzusammenhänge. Sind ein flexibles Informationsmedium, um den Datenaustausch von Projektleitung und den ausführenden, sowie vorgesetzten Abteilungen zu gewährleisten. Weisen aus, wo Zeitreserven (Puffer) vorhanden sind, wo sie fehlen und wo Beschleunigungsmaßnahmen unumgänglich sind. Erlauben das sichere Terminieren von Teilprojekten / Arbeitspaketen. Ermöglichen die sachgerechte Steuerung des Projektablaufs hinsichtlich Kosten, Kapazitäten, Terminen. Wikipedia 4.4.09 39

Nachteile der Netzplantechnik Kleinere Projekte lassen sich in einem Balkenplan (Gantt Diagramm) zum Teil anwenderfreundlicher darstellen. Ist der Netzplan zu detailliert geplant ergibt sich ein enorm hoher Kontrollaufwand, da bis zu 200 Teilvorgänge gleichzeitig up to date sein müssen, um den tatsächlichen Projektstatus zu spiegeln (siehe Leistungsbewertung und Projektfortschritt) Ist der Netzplan zu abstrakt aufgebaut ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dieser von den Anwendern nicht verstanden wird. Netzplanaktivitäten, die einem sehr starken Veränderungsprozess unterliegen, sind nicht kontrollfähig. Das führt häufig zu unrealistischen Plänen und dazu, dass der Planer den Dingen hinterherhinkt. 40

Schritte bei der Netzplanerstellung Kenntnisstand über den Projektablauf: - Am Anfang Grobterminplanung, - mit zunehmendem Kenntnisstand Detailplanung, - Detailplanung mit unsicherem Kenntnisstand führt zu erhöhtem Änderungsaufwand. Gilt auch für Balkenterminpläne! Phasenorientierte Detaillierung: - Projekte mit Laufzeiten z.b. mehr als 1 Jahr, die phasenorientiert ablaufen, werden zunächst nur in der ersten Phase detailliert. Einfachheit in der Handhabbarkeit: - Nach dem Prinzip So grob wie möglich so fein wie notwendig. - Der Aktualisierungs- und Pflegeaufwand muß umsetzbar sein. Ziel- und Zweckbestimmung des Netzplanes beachten: - Zweckbestimmung bestimmt den Detaillierungsgrad. - Ziel der Steuerung im operativen Bereich oder Berichtslegung. 41

Empfehlungen aus der Praxis Netzpläne möglichst nur mit Ende-/Anfang-Beziehung konstruieren. Jede Abhängigkeit kritisch hinterfragen. Möglichkeiten (auch zur teilweisen) parallelen Abwicklung berücksichtigen. Netzpläne sind Steuerungsinstrumente und bedürfen der regelmäßigen Aktualisierung; "Aktualität steht vor übergenauer Feinplanung" Die Wiederverwendbarkeit von Netzplänen oder Teilstrukturen prüfen und diese dann ggf. als Standardnetzpläne verwenden 42

Netzplanbeispiel Hausbau Erstellen eines Netzplanes mit vorgegebenen Arbeitspaketen, Volumina und Abhängigkeiten Arbeitspaketeliste Hausbau Vernetzter Balkenplan? 43

Netzplanbeispiel Hausbau FAZ AP-Nr. FEZ Tätigkeit SAZ Vol. (t) SEZ 20 008 20 Türen einsetzen (K) 55 1 55 22 009 22 Rolläden einbauen (K) 55 1 55 001 0 1 002 Start 0 4 Kanal graben 1 4 4 5 004 6 10 005 19 Fundament Wände gießen mauern (K) 5 2 6 10 10 19 7 003 9 Mutterboden auffüllen 7 3 9 20 007 21 Fenster einsetzen (K) 53 2 54 20 006 20 21 010 30 31 011 31 Decke Wände Decke gießen (K) mauern (S) gießen (S) 20 1 20 21 10 30 31 1 31 31 012 32 Fenster einsetzen (S) 53 2 54 32 015 39 Wände mauern (D) 32 8 39 31 013 31 Türen einsetzen (S) 55 1 55 33 014 33 Rolläden einbauen (S) 55 1 55 40 019 40 Türen einsetzen (D) 55 1 55 40 018 42 Fenster einsetzen (D) 53 3 55 56 022 Richtfest 56 40 016 46 Dachstuhl errichten 40 7 46 47 017 55 Dach decken 47 9 55 47 020 50 E-Anschluß herstellen 52 4 55 10 021 11 Kanalanschluß herstellen 54 2 55 44

Terminplan Hausbau Ergebnis 45

Critical Chain-Projektmanagement Terminpläne werden um die kritische Ressource aufgebaut. Keine persönlichen Puffer. Versteckte Sicherheiten in den Einzelvorgängen werden als Projekt- und Versorgungspuffer zusammengefasst. Vorgänge werden mit voller Kapazität nach dem Prinzip des Staffellaufes bearbeitet, mit Vorwarnung für den Übernehmer. Keine Parallelverarbeitung sondern Nacheinander. Der Einsatz der Ressourcen erfolgt erst zum wirklich notwendigen Zeitpunkt. www.projektmagazin.de Ausgabe 5/200 Critical Chain der Ausweg aus der Planungsmisere? Silke Kanes 46

CCPM-Anmerkungen keine durchgängige Bearbeitung möglich da, z.b. an mehreren AP bzw. Projekten gearbeitet wird. Die Planung orientiert sich an unrealistischen Terminwünschen des Kunden Risiken werden ausgeblendet, vernachlässigt Verschieben von Tätigkeiten durch Verschiebung von Prioritäten 30% Zeiteinsparung durch Fokus der Geschäftsführung auf das Projekt bzw. erstmalige Anwendung von PM Staffelläufer haben vor und nach dem Lauf eine Pause Vorhandene und erreichte Meilensteine motivieren Fehlende Zwischentermine führen zum Zeitverbrauch Zeitbedarf ist Ressourcen abhängig Personalwechsel W ww.projektmagazin.de Ausgabe 19/2010 Die Kritische Kette - kritische Anmerkungen aus der Praxis;Uwe Keller 47

Arbeitshilfen zur Vorlesung Prozess- und Projektmanagement Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright. Das Netzplanbeispiel wurde dem Studiengang PMW (Team 01) entnommen. Büdingen 29.3.2009 Manfred Bauer 48