Neues in HAPAK-Pro Version 2012 Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die Neuerungen der HAPAK-Pro-Version 2012. Diese Dokumentation richtet sich an alle Anwender, die bereits im Umgang mit HAPAK-Pro vertraut sind. Da sich die Entwicklung der aktuellen Version immer weiter fortsetzt, kann es leider dazu führen, dass dieser Überblick keinen Anspruch auf Vollständigkeit hat. Wir bitten Sie deshalb, online auf www.hapak.de die News sowie die Änderungshistorie zu beachten. Impressum und Copyright Neben der Software unterliegt auch diese Dokumentation einem umfassenden, durch nationale und internationale Gesetze geschützten Urheberrecht. Copyright 2012 CSK Software GmbH Dreescher Markt 1 19061 Schwerin Tel.: 0385/2006020 Fax: 0385/2006021 info@hapak.de www.hapak.de Geschäftsführer: Dipl.-Ing Georg Köllner Dipl.-Ing. Matthias Rauhut Die Vervielfältigung dieser Dokumentation oder Teilen daraus bedarf der schriftlichen Zustimmung der CSK Software GmbH. Rechte und Warenzeichen Dritter Erzeugnisse, die als Warenzeichen eingetragen sind, sind in dieser Dokumentation nicht besonders kenntlich gemacht. Vorliegende Schutzrechte sind zu beachten. Stand der Dokumentation: Juni 2012 1
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Bevor Sie updaten... 2 Adressen... 3 Dokumentenbearbeitung... 4 Zahlungsverkehr (Überweiser/DTA)... 5 Arbeitsauftrag... 6 Ressourcenplanung... 7 Auftragsdisposition... 7 Terminverwaltung... 7 Rechnungseingang... 8 Rechnungsbuch... 8 Info-Center... 9 Projektverwaltung... 10 Sonstiges... 11 Bevor Sie updaten Bitte beachten Sie folgende Punkte, bevor Sie die aktuelle Version einspielen: - Führen Sie unbedingt eine Datensicherung durch! - Stellen Sie sicher, dass für das Einspielen der neuen Version ausreichend Zeit zur Verfügung steht. - Führen Sie das Upgrade mit Administratorrechten aus. - In einem Netzwerk muss das Upgrade auf allen Arbeitsplätzen eingespielt werden, sofern diese nicht über einen Terminalserver auf HAPAK-Pro zugreifen. - Beachten Sie jeweils beim Einspielen, dass an keinem Arbeitsplatz auf die HAPAK-Daten zugegriffen wird, dass also HAPAK-Pro auf allen Arbeitsplätzen geschlossen ist. - Nach der Installation benötigen Sie jeweils einen neuen Freischaltcode. - Sollten Sie Fragen zu den neuen Funktionen und Modulen haben, so wenden Sie sich an Ihren HAPAK-Pro-Fachhändler. 2
Adressen 1. Bei Kunden und Interessenten steht unter dem Tab (Reiter) Kundendaten die Option gewerblich zur Verfügung. Damit ist sichergestellt, dass bei der Zinsberechnung im Mahnwesen nun der höhere Zins berechnet werden kann. 2. Die Adressgruppen können nun als Gruppenfilter angedockt werden. Wie in den Stammdaten (Material, Leistungen, Jumbos) kann über die Zusatzoption (kleines Dreieck) die Gruppenauswahl aktiviert werden. 3. Bei Sichern neuer Adressen wird nun geprüft, ob eine Adresse mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen/Inhalten schon vorhanden ist. Diese Dublettenprüfung meldet dann in einem separaten Fenster die gefundenen Treffer und überlässt Ihnen die Entscheidung. 4. Der Bereich Sonstige Adressen kann nun auch über die Combobox ausgewählt werden. Dies gilt oben für die Menüleiste, als auch am Feld Bereich. 5. Sonstige Adressen haben nun auch Zahlungsbedingungen wie Lieferanten. 6. Export von Adressen kann als vcf-datei erfolgen. Dazu wird die Adresse im Browser mit der rechten Maustaste angeklickt. Hier kann die Adresse in die Zwischenablage mit dem Ergebnis einer clipboard.vcf oder direkt als *.vcf-datei an einem beliebigen Speicherort abgelegt werden. 7. Über diese Funktion ist es möglich, auch neue Adressen anzulegen. Bei Anlegen einer neuen Adresse ( Neu ) steht die entsprechende Schaltfläche zur Verfügung. 8. Gleichfalls kann man Mieter auf diesem Wege schneller anlegen. Bei Anlegen neuer Mieter ( Neu ) steht die entsprechende Schaltfläche zur Verfügung. 9. Über diese Funktion ist es möglich, angelegte Mieter zu echten Kundenadressen umzuwandeln. 10. Feld Ust.-/Steuer-ID wurde auf 15 Stellen erweitert (Schweiz). 11. HAPAKAdr-App: Diese kostenfreie App kann Adressdaten an Ihr Android-basierendes Gerät übergeben. * Ausgabe erfolgt gruppenweise; * Die Übergabe erfolgt als email mit XML-Dateien. * Bei der Übergabe kann man entscheiden, ob - mit Ansprechpartner(n) - mit Dokumenten (Einträge keine Bilder oder pdf`s) - mit Ereignissen aus der Historie. 3
Dokumentenbearbeitung Das Rechte-Maus-Menü wurde erweitert um den Eintrag aus www.ausschreiben.de. Hier können die Anwender auf Ausschreibungstexte, Produktbeschreibungen und Leistungsbeschreibungen kostenlos zugreifen und diese Texte in ihr HAPAK- Dokument einfügen. Vorteile: - über 470.000 Ausschreibungstexte/Leistungsbeschreibungen - produktbezogene Leistungspositionen führender Hersteller - neutrale Leistungsverzeichnisse kommerzieller Texthersteller - kostenlos in den Formaten GAEB, PDF, DOC. - Anwender können sich so schnell und günstig ihre eigenen Leistungsverzeichnisse aufbauen. 4
Zahlungsverkehr (Überweiser/DTA) Das Modul Zahlungsverkehr erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Entsprechend den eingegangenen Bitten und Wünschen wurde dieses Modul überarbeitet. Der Bildschirmaufbau wurde komplett neu gestaltet. - Im linken Teil werden die zu überweisenden Zahlungen innerhalb einer Baumstruktur entsprechend der getroffenen Auswahl angezeigt. Der Inhalt dieser Struktur ist frei wählbar. - Alle Zahlungen haben ein Symbol (Legende über rechte Maustaste). - Details der Buchungen erkennt man im unteren Teil. - Die Übernahme nach rechts in die Sammelliste erfolgt per Drag&Drop. Genauso können auch wieder Zahlungen entfernt werden. - Ein integrierter Listendruck sowie die Möglichkeit der Suche sind selbstverständlich auch enthalten. - Zugeordnete Fremddokumente (z.b. eingescannte Rechnungen) können angezeigt werden Die alte Arbeitsweise kann weiter verwendet werden. Optionen: Rechnungseingang UBW/DTA Neuen Zahlungsverkehr aus 5
Arbeitsauftrag Im Modul Arbeitsauftrag kann der Mobil-Status als Browser-Spalte eingestellt werden, um den Überblick zu erhöhen. - Außerdem können auch die Positionsarten Jumbo und Leistungen mit Stückliste zur Abrechnung kommen. - Die Arbeitsbeschreibung des Arbeitsauftrages kann als freier Text in das Rechnungsdokument übernommen werden. - Außerdem wurde eine Kundenformularsteuerung integriert. 6
Ressourcenplanung Das Modul Ressourcenplanung wurde um einige wichtige Dinge erweitert: - Planung für eine Auswahl von Projekten. - Andockfenster für Ressourcen: Dadurch wird das Zuordnen von Ressourcen per Drag & Drop möglich und die Arbeit wesentlich vereinfacht - Optionale Einstellung für Nur Tages- (Arbeitszeiten) anzeigen - Vereinfachter Planungsmodus ohne Titel Auftragsdisposition Hier wurde erweitert um: - Liste der nicht terminierten Aufträge - Übernahme per Drag & Drop - Auftrags- und Vertragsplanung parallel Terminverwaltung - Direkter Aufruf: InfoCenter, Wiedervorlagen, Postbuch und Geburtstage - Darstellungsfenster und Kalenderübersicht ausdockbar 7
Rechnungseingang - OP-Berechnung zu einem beliebigen Stichtag - Automatischer Buchungsvorschlag für Überzahlungen (z.b. Mahngebühren) Rechnungsausgangsbuch Die Neuerungen im Rechnungsausgangsbuch sind Schwerpunkt der Version 2012 und beinhalten: - Überarbeitung der Gutschriftenverrechnung - OP-Berechnung zu einem beliebigen Stichtag - OP-Eingrenzung (Geschwindigkeit) - OP-Liste mit Mahnhistorie - Rechnungen mit negativen Betrag (Gutschrift) auszahlbar - Überzahlungen verbuchbar - Direkter Bezahlvorschlag mit Skontoberücksichtigung - Getrennte Zinsberechnung im Mahnwesen nach privat + gewerblich - Erweiterung der Grafik im Umsatzjahresvergleich 8
Info-Center Das Info-Center erhielt 2 neue Tab`s (Reiter) für Umsatz- und Auftragsstatistiken, die bei Vorhandensein entsprechender Benutzerrechte zur Verfügung stehen: 1. Umsatzstatistik Die Darstellung der Diagramme ist änderbar. Außerdem können die zusätzlichen Filter für Erlöskonto und Kunden verwendet werden. Dabei ist eine erweiterte Auswahl (z.b. über Schablonen) möglich. 2. Auftragsstatistik 9
Hierbei werden die Statis zur Darstellung gebracht für: - Unbeendete Projekte - Alle Dokumententypen getrennt - Arbeitsaufträge - Bestellungen Außerdem werden Forderungen und Verbindlichkeiten im Diagramm dargestellt. Projektverwaltung - Fremddokumente per Drag&Drop zuordnen - Ertragsübersicht: Hints erweitert 10
Sonstiges 1. Lagerverwaltung: - Inventur rückwirkend zu einem Stichtag 2. Nachkalkulation - hier sind nun auch erweiterte Listensortierungen möglich 3. Material-/Leistung-Stamm - Haxxeltabellen können Felder der Stammposition verwenden 4. Metall-/Spezialkalkulation - Die Vorlagen können nun mehrseitig sein. Nebenberechnungen können in einer separaten Tabelle erfolgen 5. Datenservice - Erweiterung der Preispflegemöglichkeite:n Geräte und Fremdleistungen 6. Benutzerverwaltung - Kopieren und Drucken der Nutzerrechte 11