SELBSTLERNHEFT METHODENKOMPETENZ ZEITMANAGEMENT 17 KO MP LE NE TT Ü UE BE S L RA AY RB OU EI T TE T Sechs Schritte zu einem professionellen Umgang mit Ihrer Zeit 20 www.transfer-online.de
Inhalt Ein Wort zu Beginn... 3 Wie gut ist Ihr Zeitmanagement?... 4 SCHRITT 1: Ziele setzen... 7 Eigene Ziele finden... 7 Ziele herunterbrechen... 9 Ziele konkret fassen... 10 Ziele mit anderen abstimmen... 11 Ziele verfolgen... 11 SCHRITT 2: Aufgaben analysieren und strukturieren... 14 Fixtermine festhalten... 14 Zeitprotokoll erstellen... 15 Richtig planen... 16 SCHRITT 3: Prioritäten setzen... 20 Zeitaufwand planen... 20 Wichtiges und Dringendes unterscheiden... 21 Übersicht schaffen... 22 Mit Fremdbestimmung umgehen... 23 Aufgaben terminieren... 24 SCHRITT 5: Leistungsfähigkeit sichern... 36 Leistungshöhen nutzen... 36 Pausen einplanen... 37 Schlafverhalten analysieren... 38 SCHRITT 6: Für Ausgleich sorgen... 40 Balance finden... 40 Grenzen beachten... 44 Abstand gewinnen... 44 Lernkontrolle... 46 Fragen zum Verständnis... 48 Umsetzungshilfe... 50 Das Gelernte umsetzen... 51 Lösungen zu den Wiederholungsfragen... 52 Literaturverzeichnis... 55 Stichwortverzeichnis... 56 Impressum... 57 SCHRITT 4: Mit Zeitdieben umgehen... 26 Zeitdiebe erkennen... 26 Störungen vermeiden... 30 Auf Pünktlichkeit achten... 33 Leerzeiten nutzen... 34 2
Ein Wort zu Beginn Liebe Leserin, lieber Leser, kennen Sie den Satz Ich habe keine Zeit? Vielleicht benutzen Sie ihn selbst häufig. Doch dieser Satz ist eigentlich so nicht richtig. Denn jeder von uns hat Zeit. Die Frage müsste viel eher lauten, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen, ob Sie sie richtig nutzen oder unnötig vergeuden? Es lohnt sich deshalb für Sie, darüber nachzudenken, wie Sie möglichst gut mit Ihrer Zeit umgehen. Lernen Sie, wie Sie mit einem minimalem Einsatz von Zeit ein Maximum an Ergebnissen herausholen, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren und Unwichtiges nachdrücklich ausgrenzen oder Zeit finden, um Abstand vom Trubel des Alltags zu gewinnen. Mit anderen Worten: Ihre Zeit richtig zu organisieren, sich eines guten Zeitmanagements zu bedienen. Was aber bedeutet Zeitmanagement? Zeitmanagement ist nichts anderes als eine Folge von Schritten, die Ihnen helfen, mit Ihrer Zeit effektiv umzugehen. Dazu gehört: 1. Zuerst legen Sie Ziele fest, die Sie erreichen wollen. 2. Danach prüfen Sie, was Sie für Aufgaben haben, welche gerade anstehen. 3. Sie priorisieren diese Aufgabe. Dabei greifen Sie auf Ihre Ziele zurück. 4. Sie arbeiten mit Methoden, um Aufgaben schnell und rational erledigen zu können. 5. Sie kontrollieren abschließend das Ergebnis. Kontrolle Umsetzung Zielsetzung Planung Entscheidung Zielsetzung, Entscheidung, Planung, Ausführung, Kontrolle sind die Komponenten Ihres persönlichen Zeitmanagements: Zu jeder dieser Komponenten stellt Ihnen das Zeitmanagement bewährte Methoden zur Verfügung. In diesem Lernheft erfahren Sie, wie Sie: f eigene Ziele setzen, f eine Aufgabenanalyse vornehmen, f Prioritäten setzen, f mit Zeitdieben umgehen, f Ihre Leistungsfähigkeit sichern, f für eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit sorgen. Wir dürfen Ihnen schon jetzt viel Spaß und viel Erfolg wünschen. 3
Wie gut ist Ihr Zeitmanagement? Mit der folgenden Einschätzungshilfe können Sie eine erste Bestandsaufnahme über Ihren Umgang mit Ihrer Zeit durchführen. Bitte seien Sie selbstkritisch bei der Beantwortung der Fragen. EINSCHÄTZUNGSHILFE: WIE GUT GEHEN SIE MIT IHRER ZEIT UM? nie selten manchmal in aller Regel meistens immer 1. Ich weiß, was ich an einem Tag erreichen will. 2. Ich nehme mir täglich/wöchentlich Zeit zum Planen. 3. Meine Ziele für die nächste Zeit sind mir klar. 4. Ich plane schriftlich. 5. Ich schreibe Ziele auf und überprüfe sie regelmäßig 6. Ich weiß, was von meinen To Dos am wichtigsten ist. 7. 8. Ich habe einen Überblick über meine Termine, Ziele und Projekte. Ich kann genau nachvollziehen, wo meine Zeit geblieben ist. 9. Ich kann gut Entscheidungen treffen. 10. Ich analysiere, wie viel Zeit mich welche Aufgabe kostet. 11. Ich plane auch Unerwartetes ein. 12. Ich weiß, welche Tätigkeiten welchen Zeitanteil in meinem Leben haben. 13. Ich definiere meine Arbeitsziele. 14. Ich halte Termine ein. 15. Ich nutze bei der Planung die Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben. 16. Ich arbeite mit Prioritätslisten. 17. Ich setze mir für die Erledigung von Arbeiten Termine. 18. Ich teile meine Arbeit bewusst nach Wichtigkeit ein. 19. Ich kann von Geplantem abrücken. 20. Ich weiß, wer und was mir Zeit stiehlt. 21. Wenn mich jemand stört, sage ich es und versuche, die Störung zu unterbinden. 22. Ich meide Besprechungen, die für mich unsinnig sind. 4
23. Ich schaue bewusst Fernsehen und nutze ebenso bewusst das Internet. 24. Zeitverschwendungen erkenne ich und stelle sie ab. Punkte 0 1 2 3 4 5 Werten Sie aus Wenn Sie bei jeder Frage die Rubrik immer angekreuzt haben, dürfen wir Ihnen zum Umgang mit Ihrer Zeit gratulieren und Sie können dieses Heft eigentlich wieder aus der Hand legen. Dies wäre schön, ist aber unwahrscheinlich. Dazu tauchen beim Zeitmanagement zu viele Fehler auf. Nutzen Sie deshalb diesen Lehrgang, um es besser zu machen. Werten Sie Ihre Antworten im Detail aus und analysieren Sie, wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können. Dies sollten auch die Punkte sein, die Sie als Erstes ändern. Zählen Sie dazu bitte Ihre Punkte zusammen und tragen Sie sie in die folgende Tabelle ein. Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Ihr Ergebnis: Welches Ergebnis haben Sie erreicht? Bis 30 Punkte Sie können Ihren Umgang mit der Zeit wesentlich effektiver gestalten. Am besten fangen Sie sofort damit an. 31-60 Punkte Sie werden im Heft verschiedene Möglichkeiten finden, Ihren Umgang mit Ihrer Zeit zu optimieren. Nutzen Sie sie. 61-90 Punkte Sie befinden sich im Durchschnitt. Wenn Sie zu denen gehören möchten, die mit Ihrer Zeit besonders gut umgehen können, konzentrieren Sie sich auf die Schritte mit der geringsten Punktzahl. Über 91 Punkte Ein Lob für Ihr Zeitmanagement. Ob Sie im Detail noch etwas verbessern können? Lesen Sie nach und sehen Sie sich die Checklisten an. 5
Dieses Selbstlernheft umfasst insgesamt sechs Einzelthemen (Schritte). In der Einschätzungshilfe wurden vier Fragen zu jedem Einzelthema gestellt. Deshalb können Sie auch überprüfen, welche Einzelthemen für Sie besonders wichtig sind. Markieren Sie dazu bitte die Schritte, bei denen Sie die wenigsten Punkte hatten: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Ziele setzen Aufgaben analysieren Prioritäten setzen Mit Zeitdieben umgehen Leistung sichern Für Ausgleich sorgen Sie können nun in zweierlei Weise vorgehen: 1. Sie konzentrieren sich auf die Punkte, bei denen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Legen Sie dabei besonderen Wert auf die Umsetzung des Gelernten. 2. Sie lesen den Lehrgang Schritt für Schritt durch. Auch hierbei können Sie besonders auf die Punkte achten, die es wert sind, schnell geändert zu werden. 6
SCHRITT 3: Prioritäten setzen Die Notwendigkeit, Prioritäten zu setzen, entsteht, wenn Sie viel zu tun haben, vielleicht sogar zu viel. In diesem Fall ist eine konsequente Prioritätenabwägung notwendig. In diesem Schritt erfahren Sie: f wie Sie Dringendes vom Wichtigen unterscheiden, f wie Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben verschaffen und f wie Sie mit Fremdbestimmung in Ihrem Arbeitsalltag umgehen. Zeitaufwand planen Vilfredo Pareto, ein italienischer Volkswirt, stellte im 19. Jahrhundert eine These auf, aus der sich das Pareto-Prinzip entwickelte. Es besagt, dass 20 % der aufgewendeten Energie und Zeit 80 % des Ergebnisses hervorbringen und umgekehrt. Das könnte auch bedeuten, dass Sie die meiste Zeit mit Dingen verbringen, die Ihnen am wenigsten einbringen. So können Sie vielleicht am Tag acht von zehn Aufgaben erledigt haben, die zwei wichtigsten sind aber liegen geblieben. ZEIT ERGEBNIS 80 Prozent 20 Prozent 20 Prozent 80 Prozent Manche Menschen neigen dazu, alles so gut wie möglich zu machen. Dies ist bei einigen Arbeiten unbedingt notwendig, bei anderen aber Zeitverschwendung. Oft reicht ein halb perfektes Ergebnis, das weniger aufwendig zu erzielen ist und Ihnen Zeit für wichtige Dinge spart. Perfektionismus kann ein selbst gemachter Zeitkiller sein. Denken Sie an das Pareto-Prinzip und an die Maxime So gut wie nötig. So einfach die Aussage ist, sie ist dennoch eine wichtige Erkenntnis für Sie. Denn erst wenn Sie diesen Leitspruch im Alltag zu Ihrer Maxime machen, haben Sie die Chance, flexibel zu bleiben und Ihre Arbeit sowie Ihren Alltag selbst zu bestimmen. 20
TIPP Es gibt Zeiten, in denen Sie sehr sorgfältig und detailliert planen müssen z. B., wenn Sie viel arbeiten müssen und unter Druck stehen. Hier liefert Ihnen die Planung einen äußeren Rahmen und sorgt dafür, dass Sie nichts vergessen. Damit vermeiden Sie Hektik, insgesamt auch Fehler. Wichtiges und Dringendes unterscheiden Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig? Versuchen Sie zu vermeiden: zu viel auf einmal zu machen alles anzufangen, nichts zu Ende bringen, mit dem Unwichtigsten zu beginnen und alles selbst machen zu wollen. Diese ungünstigen Verhaltensmuster können Sie vermeiden, indem Sie Prioritäten richtig setzen. Fragen Sie sich: Was muss nun in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden? Die Antwort auf diese Frage führt zu zwei weiteren Fragen: Was ist wichtig? Was ist dringend? Was nichts anderes heißt, als dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren sollten. Eine gute Hilfe ist nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Eisenhower benannt. Das Eisenhower-Prinzip berücksichtigt zwei Variablen bei der Beurteilung von Aufgaben und Tätigkeiten: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtige Aufgaben sind die, die der Erreichung Ihrer Ziele dienen. Je mehr eine Aufgabe zur Erreichung Ihrer Ziele beiträgt, umso wichtiger ist sie. Wichtige Aufgaben haben höchste Priorität. Dringende Aufgaben müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt in naher Zukunft erledigt sein. Sie können mit Ihren Zielen zusammenhängen oder auch nicht. Bewerten Sie alle Ihre Aufgaben nach den beiden Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit. Daraus ergeben sich dann vier Kategorien. hoch B A Wichtigkeit wichtig D wichtig & dringend C niedrig niedrig nicht wichtig, nicht dringend dringend hoch Dringlichkeit Wie können Sie Ihre Überlegungen zur Wichtigkeit und Dringlichkeit bei der Aufgabenanalyse berücksichtigen? 21
A B C D Dringliche und wichtige Aufgaben sollten Sie persönlich erledigen und direkt. Für nicht dringliche, jedoch wichtige Aufgaben sollten Sie unbedingt Termine setzen, wann Sie die Aufgabe in Ruhe erledigen wollen. Ansonsten bleiben solche Aufgaben gerne liegen, werden dann irgendwann dringend und laufen Gefahr, unter Zeitdruck ausgeführt zu werden und das, obwohl die Aufgaben wichtig sind. Dringliche, jedoch unwichtige Aufgaben sollten Sie, wenn möglich, abgeben. Wenn Sie sie selbst angehen, sollten Sie den Aufwand gering halten. Nicht dringliche, nicht so wichtige Aufgaben überhäufen schnell Ihren Schreibtisch und verführen Sie dazu, sich unnötig lang mit ihnen zu beschäftigen. Diese Art von Aufgaben gehört in die Ablage, wird delegiert oder terminiert. TIPP Hüten Sie sich davor, nach der Bearbeitung der A-Aufgaben dem Zeitdruck nachzugeben und ohne weiteres die C-Aufgaben anzugehen. Räumen Sie bewusst Zeit für die Bearbeitung der B-Aufgaben ein! Übersicht schaffen Sie haben Ihre Aufgaben eingeteilt, wissen, welche Aufgaben dringend oder wichtig oder beides sind. Jetzt können Sie zusätzlich überlegen, wie viel Zeit Sie mit welchen Aufgabentypen verbringen. Ein Beispiel: Zeit für Wichtiges und Dringenedes Zeit für Unvorhergesehenes Zeit für unnütze Arbeiten Zeit für Dringendes Zeit für Information und Kommunikation ÜBUNG Wie viel Prozent Ihrer Zeit pro Tag oder pro Woche nutzen Sie für welche Aktivitäten? Tragen Sie sie in den folgenden Kreis ein. 1. Zeit für Wichtiges und Dringendes 2. Zeit für wichtige Arbeiten 3. Zeit für Dringendes 4. Zeit für unnütze Arbeiten 5. Zeit für Unvorhergesehenes 6. Zeit für Information und Kommunikation 7. Zeit für Muße 22