Einmalzahlung - Beiträge einsparen Inhaltsübersicht 1. Allgemeines 2. Begriff 3. Zuordnung der Einmalzahlung 3.1 Grundsätzliches 3.2 Beitragsbemessungsgrenze 3.3 Anteilige Beitragsbemessungsgrenzen 3.4 Besonderheit: März-Klausel 3.5 Statuswechsel im laufenden Kalenderjahr 4. Was können Sie tun? 5. Sondermeldung 6. Unfallversicherung 7. Steuerrecht Information 1. Allgemeines Bei Einmalzahlungen ist die Steuerbelastung für den Arbeitnehmer infolge der Dynamik des Steuertarifes meist sehr hoch. Dies wirkt sich oft leistungsfeindlich und demotivierend aus, ist aber nicht beeinflussbar. Anders bei den Sozialversicherungsbeiträgen: Durch entsprechende Festlegung des Auszahlungszeitpunktes lassen sich erhebliche Beträge einsparen - nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für den Betrieb. Der Beitrag informiert Sie, welche Möglichkeiten Sie nutzen können. 2. Begriff Einmalzahlungen sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und die nicht für die Arbeit in einem einzelnen Abrechnungszeitraum gezahlt werden ( 23a Abs. 1 S. 1 SGB IV ). Es handelt sich also um Bezüge, die in größeren Zeitabständen als monatlich gezahlt werden und kein laufendes Arbeitsentgelt darstellen. Einzelheiten vgl. auch Beitrag Variable Vergütungsbestandteile/Sozialversicherung. Beispiele für Einmalzahlungen: Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt, zusätzliches Urlaubsgeld, Urlaubsabgeltung, Erfolgsbeteiligung, einmalige Leistungsprämie, Jubiläumszuwendung, Provisionen und Tantiemen ohne Bezug zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum. Die Unterscheidung zwischen Einmalzahlung und laufendem Arbeitsentgelt ist zum einen wichtig, weil es Unterschiede bei der Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge gibt. Bei laufendem Arbeitsentgelt entsteht der Beitragsanspruch in dem Monat, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird also unabhängig von der tatsächlichen Auszahlung der Vergütung. Darüber hinaus richtet sich die Höhe der Beiträge immer nach dem geschuldeten Arbeitsentgelt unabhängig von dem tatsächlich ausgezahlten Betrag (wichtig z.b. im Hinblick auf den Mindestlohn). Bei Einmalzahlungen gilt das Zuflussprinzip. Die Zuwendung ist dem Abrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem sie gezahlt wurde. Für die Erhebung der Lohnsteuer gilt ohnehin generell das Zuflussprinzip. Zum anderen sind bei der Berechnung der Beiträge aus Einmalzahlungen Besonderheiten zu beachten, auf die im Folgenden eingegangen wird. 1 2018 aok-business.de - PRO Online, 1.01.2018
3. Zuordnung der Einmalzahlung 3.1 Grundsätzliches Die Einmalzahlung wird für die Berechnung der Beiträge grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet, in dem sie gezahlt wird ( 23a Abs. 1 S. 3 SGB IV ). Ist das Arbeitsverhältnis zwischenzeitlich beendet, ist die Zahlung dem letzten Abrechnungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn für diesen keine Vergütung angefallen ist. 3.2 Beitragsbemessungsgrenze Wird für den Auszahlungsmonat in der Summe aus laufendem Entgelt und Einmalzahlung die Beitragsbemessungsgrenze der Kranken-/Pflegeversicherung nicht überschritten, ergeben sich für die Beitragsberechnung keine Besonderheiten - und damit auch keine Einsparmöglichkeiten. Ist der Arbeitnehmer nicht versicherungspflichtig in der Krankenversicherung, gilt dies sogar für Vergütungssummen bis zur Beitragsbemessungsgrenze von Renten- und Arbeitslosenversicherung. Übersteigt bereits das laufende Arbeitsentgelt in dem maßgebenden Kalenderjahr regelmäßig die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenund Arbeitslosenversicherung, wirkt sich die Einmalzahlung nicht auf die Beitragshöhe aus; auch dann führt eine Verlagerung des Auszahlungszeitraums nicht zu Einsparungen In allen anderen Fällen können sich Einsparungen durch entsprechende Wahl des Auszahlungstermins ergeben. Vor Verlagerung des Auszahlungstermins muss geprüft werden, ob dieser durch Regelungen im Arbeitsoder Tarifvertrag bzw. in einer Betriebsvereinbarung verbindlich festgelegt ist. Damit dürfte der Betrieb aus arbeitsrechtlicher Sicht in erster Linie nur bei freiwilligen Sonderzahlungen den Auszahlungszeitpunkt flexibel bestimmen können. 3.3 Anteilige Beitragsbemessungsgrenzen Aus der Einmalzahlung fallen Beiträge nur insoweit an, als die bisher im laufenden Kalenderjahr bei dem gleichen Arbeitgeber gezahlte Vergütung die bis zum Auszahlungszeitpunkt maßgebende anteilige Beitragsbemessungsgrenze nicht übersteigt. Beispiel: Neue Bundesländer: Der krankenversicherungspflichtige Mitarbeiter A. erhält ein festes Monatsgehalt von 3.600 EUR, welches jeweils am 15. für den laufenden Monat ausgezahlt wird. Am 15.07.2017 erhält er darüber hinaus ein Urlaubsgeld von 2.000 EUR. Am 15.11.2017 wird ein Weihnachtsgeld von 8.000 EUR ausgezahlt. Da die Beitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung (4.350,00 EUR monatlich) im Juni durch die Zahlung des Urlaubsgeldes überschritten wird (3.600 EUR + 2.000 EUR), ist die anteilige Bemessungsgrenze für das laufende Kalenderjahr zu ermitteln. Für die Ermittlung ist folgende Formel zu verwenden: Jahresbeitragsbemessungsgrenze X SV-Tage = anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze / 360 Als Sozialversicherungstage (SV-Tage) sind alle beitragspflichtigen Zeiten des Beschäftigungsverhältnisses beim selben Arbeitgeber anzurechnen. Beitragspflichtig sind alle Kalendertage der Mitgliedschaft in der Sozialversicherung. Die Anrechnung beginnt immer am 01.01. des Kalenderjahres bzw. mit Beginn der Beschäftigung im laufenden Kalenderjahr. Ein voller Kalendermonat ist immer mit 30 SV-Tagen zu berücksichtigen 2 2018 aok-business.de - PRO Online, 1.01.2018
Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung bis 31.07.2017: Beiträge aus laufender Vergütung bis 31.07.2017: 52.200 X 210 / 3.600 EUR x 7 = 30.450,50 EUR 25.200,00 EUR Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung: 5.250,50 EUR Ergebnis: Das zusätzliche Urlaubsgeld von 2.000 EUR unterliegt in allen Versicherungszweigen uneingeschränkt der Beitragspflicht. Auch im Monat November wird die monatliche Beitragsbemessungsgrenze von Kranken- und Pflegeversicherung überschritten (3.600 EUR + 6.000 EUR). Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Kranken-/Pflegeversicherung bis 30.11.2017: Beiträge aus laufender Vergütung bis 30.11.2017: Beitragspflichtiges Urlaubsgeld: Zwischensumme: 52.200 X 330 / 47.850,50 EUR 39.600,00 EUR 2.000,00 EUR 41.600,00 EUR Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung: 6.250,00 EUR Zwischenergebnis: Von dem Weihnachtsgeld sind aus 6.250,00 EUR Beiträge zur Kranken- und zur Pflegeversicherung zu berechnen. Da im Auszahlungsmonat auch die Beitragsbemessungsgrenze (5.700 EUR - neue Bundesländer) für die Renten- und Arbeitslosenversicherung überschritten wird, ist zu prüfen, welche Bemessungsgrundlage für die Beiträge zu diesen Versicherungszweigen maßgebend ist. Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Renten-/Arbeitslosenversicherung (neue Bundesländer) bis 30.11.2017: Beitragspflichtige Bezüge (ohne Weihnachtsgeld) bis 30.11.2017: 68.400 X 330 / ([3.600 EUR X 11] + 2.000 EUR) 62.700 EUR 41.600 EUR Beitragsbemessungsgrenze für die Einmalzahlung: 21.100 EUR Ergebnis: Das Weihnachtsgeld ist in vollem Umfang beitragspflichtig zu Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dies gilt auch für die Insolvenzgeldumlage. Zu den Ausgleichskassen U1 und U2 sind aus Einmalzahlungen keine Umlagen zu zahlen ( 7 Abs. 2 AAG ). Bei der Ermittlung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze sind für beitragsfreie Zeiten (z.b. Bezug von Kranken- oder Mutterschaftsgeld) keine SV-Tage anzurechnen. Bei der Prüfung der Beitragspflicht der Einmalzahlung gelten folgende Grundsätze: 1. Liegt des Gesamtarbeitsentgelt des Abrechnungszeitraumes (= laufende Vergütung plus Einmalzahlung) unter der Beitragsbemessungsgrenze, ist die Einmalzahlung voll beitragspflichtig. 2. Ist das Gesamtarbeitsentgelt des Abrechnungszeitraums höher, ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze (siehe oben, Abschn. 3.3) zu ermitteln. 3. Ist ggf. die März-Klausel (Abschn. 3.4) anzuwenden? 3.4 Besonderheit: März-Klausel Werden Einmalzahlungen in den Monaten Januar bis März ausgezahlt und übersteigen die gesamten Bezüge im laufenden Kalenderjahr die anteilige Beitragsbemessungsgrenze von Kranken-/Pflegeversicherung, sind diese dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahres (meist Dezember) zuzuordnen. Diese Zuordnung gilt dann für alle Versicherungszweige, also auch für Renten- und Arbeitslosenversicherung, wenn deren anteilige Beitragsbemessungsgrenze nicht überschritten wird. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter bereits im 3 2018 aok-business.de - PRO Online, 1.01.2018
Vorjahr in dem Betrieb beschäftigt und versicherungspflichtig war. Beispiel: Der Arbeitnehmer B. erhält ein Monatsgehalt von 3.400 EUR. Im März 2017 wird zusätzlich eine Erfolgsbeteiligung von 4.600 EUR gezahlt. Berechnung der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze Kranken/Pflegeversicherung: 52.200 X 90 / 13.050,00 EUR Die monatliche Beitragsbemessungsgrenze in Kranken- und Pflegeversicherung von 4.350,00 EUR wird im Auszahlungsmonat März 2016 mit der Gesamtvergütung von 8.000 EUR überschritten. Außerdem liegen auch die Gesamtbezüge für die Monate Januar bis März von 14.800 EUR ([3.400 EUR x 3] + 4.600 EUR) über der anteiligen Jahresbeitragsbemessungsgrenze für diese drei Monate von 13.050,00 EUR. Daher wird die Einmalzahlung für die Beitragsberechnung dem Dezember 2016 zugeordnet. Diese Zuordnung zieht nach sich, dass auch die Beitragsfaktoren (Beitragsbemessungsgrenzen, Beitragssätze) des Vorjahres anzuwenden sind. Darüber hinaus muss seit 01.01.2016 grundsätzlich eine Sondermeldung erfolgen (siehe Abschn. 5). Für das Jahr, dem die Einmalzahlung entsprechend der März-Klausel zugeordnet wird, muss wiederum geprüft werden, ob die Beitragsbemessungsgrenzen bereits vollständig ausgeschöpft wurden oder noch eine Differenz besteht. In Höhe der Differenz, begrenzt auf den Betrag der Einmalzahlung, sind dann noch Beiträge zu berechnen. Ist die Märzklausel anzuwenden, muss der Beitragsnachweis für Dezember des Vorjahres storniert und unter Berücksichtigung der Beiträge für die Einmalzahlung neu erstellt werden. 3.5 Statuswechsel im laufenden Kalenderjahr Kommt es beim gleichen Arbeitgeber im laufenden Kalenderjahr zu einem Statuswechsel (z. B. geringfügige Beschäftigung bis 30.06., versicherungspflichtige Vollzeitbeschäftigung ab 01.07.), ist die Einmalzahlung dem Beschäftigungsabschnitt zuzuordnen, in dem ihre Anspruchsvoraussetzungen entstanden sind. Wird z.b. als Ausfluss aus der geringfügigen Beschäftigung im August ein Urlaubsgeld gezahlt, ist dies dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum der geringfügigen Beschäftigung, also dem Juni zuzuordnen. Ist die Zahlung dagegen der Vollzeitbeschäftigung zuzuordnen, wird das Urlaubsgeld dem August zugeordnet. Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze wird dann für die Zeit vom 01.07. bis 31.08. gebildet. Liegen die Anspruchsvoraussetzungen sowohl im versicherungsfreien wie auch im versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis, ist die Einmalzahlung aufzuteilen (Einzelheiten siehe TOP 4 der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger am 18.11.2015). Häufiger ist der Fall, dass ein Arbeitnehmer nach dem Ausscheiden wegen Altersrentenbezug noch eine geringfügige Beschäftigung beim bisherigen Arbeitgeber ausübt. Die obigen Ausführungen gelten dann sinngemäß. 4. Was können Sie tun? In der Regel ist es für die Abgabenbelastung günstig, die Sonderzahlung unter Beachtung der März-Klausel so früh wie möglich im laufenden Jahr, also im April, zu leisten. Neben dem beitragspflichtigen Entgelt müssen auch die anderen Faktoren für die Abgabenbelastung (geänderte Beitragsbemessungsgrenzen/Beitragssätze) berücksichtigt werden. Daher kann in Einzelfällen auch die Zuordnung zum Vorjahr Vorteile bringen; z.b. wenn die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Vorjahres (nahezu) ausgeschöpft ist oder die maßgebenden Beitragssätze niedriger waren. Ab 2017 haben sich gegenüber dem Vorjahr die Beitragsbemessungsgrenzen, der Beitragssatz der 4 2018 aok-business.de - PRO Online, 1.01.2018
Pflegeversicherung und der Satz der Insolvenzumlage geändert. Änderungen können auch bei dem kassenindividuellen Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung und bei den Umlagesätzen für die Ausgleichskassen bei Krankheit und Mutterschaft eingetreten sein. Hier die bundesweit einheitlichen Änderungen: Beispiel: Erhöhung des Pflegeversicherungsbeitrages von 2,05 auf 2,35 Prozent (ohne den unveränderten Beitragszuschlag für Kinderlose), Senkung des Satzes zur Insolvenzumlage von 0,12 auf 0,09 Prozent. Neue Bundesländer: Der Betrieb zahlt seinen Arbeitnehmern im Jahr 2017 wegen des 100-jährigen Firmenbestehens eine Jubiläumszuwendung. Mitarbeiter C. hat ein festes Monatsgehalt von 3.400 EUR. Seine Jubiläumszuwendung beträgt 12.000 EUR. 2016 wurden neben dem Gehalt keine Sonderzahlungen geleistet. C. hat in der Pflegeversicherung den Beitragszuschlag für Kinderlose zu zahlen. Auszahlung im März 2017: Anteilige Beitragsbemessungsgrenze Kranken/ Pflegeversicherung bis 31.03.2017: 52.200 X 90 / 13.050,00 EUR Beitragspflichtige Bezüge (mit Jubiläumszuwendung) 22.200,00 EUR bis 31.03.2017: Da die beitragspflichtigen Bezüge die anteilige Beitragsbemessungsgrenze in Kranken-/Pflegeversicherung übersteigen, ist die Einmalzahlung dem Dezember 2016 zuzuordnen. Dabei entfällt auf die Jubiläumszuwendung ein beitragspflichtiger Anteil in Kranken- und Pflegeversicherung von 10.050,00 EUR [= (4.237,50X12) (3.400X12)], in Renten- und Arbeitslosenversicherung von 12.000,00 EUR [= (5.400X12) (3.400X12), begrenzt auf Jubiläumszuwendung]. Unter Berücksichtigung dessen sind folgende Beiträge zu zahlen (es wird von einem kassenindividuellen Zusatzbeitrag von 0,9 Prozent ausgegangen): Versicherungszweig Beitragssatz Beitrag Arbeitnehmer Arbeitgeber Arbeitnehmer Arbeitgeber Krankenversicherung 8,200 % 7,300 % 824,10 EUR 733,65 EUR Pflegeversicherung 1,425 % 1,175 % 143,21 EUR 118,09 EUR Rentenversicherung 9,350 % 9,350 % 1.122,00 EUR 1.122,00 EUR Arbeitslosenversicherung 1,500 % 1,500 % 180,00 EUR 180,00 EUR Insolvenzgeldumlage 0,120 % 14,40 EUR Gesamtbeträge 2.269,31 EUR 2.168,14 EUR Auszahlung im April 2017: Die Zuordnung zum April 2017 zieht in Kranken- und Pflegeversicherung folgenden beitragspflichtigen Anteil der Jubiläumszuwendung von 3.800 EUR [= (4.350X4)-(3.400X4)] in Renten- und Arbeitslosenversicherung von 9.200 EUR [= (5.700X4) (3.400X4)] nach sich. Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze KV: 52.200 X 120 / 17.400,00 EUR Laufendes Gehalt bis April = (3.400 X 4) 13.600,00 EUR Beitragspflichtige Anteil der Jubiläumszuwendung = In Renten und Arbeitslosenversicherung ergibt sich folgender beitragspflichtiger Anteil: 68.400 X 120 / 3.800,00 EUR 22.800,00 EUR Laufendes Gehalt bis April (3.400 X 4) = 13.600,00 EUR Beitragspflichtiger Anteil der Jubiläumszuwendung = 9.200,00 EUR 5 2018 aok-business.de - PRO Online, 1.01.2018
Unter Berücksichtigung dessen ergeben sich folgende Beiträge (es wird von einem unveränderten kassenindividuellen Zusatzbeitrag von 0,9 Prozent ausgegangen): Versicherungszweig Beitragssatz Beitrag Arbeitnehmer Arbeitgeber Arbeitnehmer Arbeitgeber Krankenversicherung 8,200 % 7,300 % 311,60 EUR 277,40 EUR Pflegeversicherung 1,525 % 1,275 % 57,95 EUR 48,45 EUR Rentenversicherung 9,350 % 9,350 % 860,20 EUR 860,20 EUR Arbeitslosenversicherung 1,500 % 1,500 % 138,00 EUR 138,00 EUR Insolvenzgeldumlage 0,090 % 8,28 EUR Gesamtbeträge 1.367,75 EUR 1.332,33 EUR Der Arbeitnehmer kann durch entsprechende Festlegung des Auszahlungstermins über 900 EUR, der Arbeitgeber über 800 EUR einsparen. Dabei ist seitens des Arbeitnehmers zu bedenken, dass der geringeren Beitragsleistung entsprechend geringere Sozialleistungen gegenüberstehen und sich die geringere Belastung auch bei der Steuerberechnung auswirkt. 5. Sondermeldung Sofern eine Einmalzahlung beitragsrechtlich dem Vorjahr zuzuordnen ist, ist diese ab 01.01.2016 immer mit einer Sondermeldung (Abgabegrund 54) zu melden. Dies gilt selbst dann, wenn die Jahresmeldung für das Vorjahr noch nicht abgegeben wurde. Dabei ist der Zeitraum 01.12. 31.12. des Vorjahres und der Meldegrund 54 anzugeben. 6. Unfallversicherung Die März-Klausel gilt nicht für die Unfallversicherung. Die Einmalzahlung muss immer den Jahr der Auszahlung zugeordnet werden. 7. Steuerrecht Für die Lohnsteuer gilt ausschließlich das Zuflussprinzip. Daher wird die Einmalzahlung für deren Erhebung grundsätzlich dem Abrechnungszeitraum der Auszahlung zugeordnet. Dies führt bei Anwendung der Märzklausel für die Beiträge zu unterschiedlichen Beträgen im Steuer- und Sozialversicherungs-Brutto. 6 2018 aok-business.de - PRO Online, 1.01.2018