NÜTZLICHE TIPPS ZUR ANFERTIGUNG WISSENSCHAFTLICHER ARBEITEN MIT MICROSOFT OFFICE WORD (Seminar-, Bachelor- und Masterarbeiten) Fachbereich Sozial- und Wirtschaftswissenschaften Kapitelgasse 5-7 5010 Salzburg
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 II Bei der Anfertigung einer wissenschaftlichen Arbeit sind Formatierungsvorgaben einzuhalten. Hier finden Sie eine Hilfestellung für die Umsetzung der Vorgaben im Textverarbeitungsprogramm Microsoft Office Word 2003. 1. Vorgaben zur Formatierungen... 1 2. Layout... 2 3. Kopfzeile... 2 4. Formatvorlagen... 2 5. Beschriftung von Abbildungen und Tabellen... 3 6. Verzeichnisse... 4 6.1. Inhaltsverzeichnis... 4 6.2. Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf)... 4 6.3. Tabellenverzeichnis (bei Bedarf)... 4 6.4. Abbildungs-, Tabellen und Literaturverzeichnis im Inhaltsverzeichnis... 4 6.5. Aktualisieren der Verzeichnisse... 5 6.6. Bearbeiten der Verzeichnisse... 5 7. Gliederung der Arbeit in Abschnitte... 5 8. Querverweise... 6 9. Shortcuts (Tastenkombinationen)... 6 10. Zu beachten bei Teamarbeiten... 6 11. Weitere Tipps... 7 Mit der Formatierung nach Fertigstellung der Arbeit wird meist wichtige Zeit vergeudet die Umsetzung der Vorgaben ist daher vor Beginn des Schreibens zu empfehlen!
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 1 1. Vorgaben zur Formatierungen Deckblatt Musterdeckblatt zum Downloaden verwenden! Format Seitenformat DIN A4, einseitige Beschriftung Seitenränder links: 2 cm; rechts: 2 cm Ausrichtung Blocksatz Zeilenabstand 1½-zeilig Schriftgröße 12 Aufbau Vorspann: - Titelseite - Inhaltsverzeichnis - Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf) - Tabellenverzeichnis (bei Bedarf) - Abkürzungsverzeichnis Text-Teil: - Einleitung - Hauptteil - Schluss Nachspann: - Literaturverzeichnis - Anhang (bei Bedarf) Kopfzeile Schriftgröße 10 links Thema der Arbeit rechts Seitenzählung Abgrenzung zum Text Fußnotentext Schriftgröße 10 Ausrichtung Blocksatz Zeilenabstand 1 Einzug 0,7 cm, hängend - Vorspann: römische Ziffern (beginnend mit II, Deckblatt ohne Seitenzählung) - Textteil: arabische Ziffern - Nachspann: fortlaufend mit Text-Teil durchgehende Linie
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 2 2. Layout Datei Seite einrichten Seitenformat und Ränder festlegen 3. Kopfzeile Ansicht Kopf- und Fußzeile links: Titel der Arbeit rechts: Seitennummerierung; Zahlenformat: römische Ziffern (zunächst! Siehe Punkt 7) durchgehende Linie Schließen 4. Formatvorlagen Die Verwendung von Formatvorlagen führt zu einer einheitlichen und zeitsparenden Formatierung. Formatvorlagen und Formatierung Standard Schriftgröße 12, Blocksatz, Zeilenabstand 1½ Kopfzeile Schriftgröße 10, links, Zeilenabstand 1 Überschrift 1 gewünschte Schriftgröße, fett, (links unten) Nummerierung Gliederung gewünschte auswählen (z.b. 1.; 1.1.; 1.1.1) Überschrift 2 und 3: wie Überschrift 1 Vorteil: Die Gliederung der Arbeit erfolgt nun automatisch. Eine Überschrift erhält die richtige fortlaufende Nummerierung. Beachte: Für Überschrift 4 usw. muss eine Tastenkombination vergeben werden! (Überschrift 1 bis 3 sind hingegen automatisch festgelegt) Überschrift 4 Tastenkombination
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 3 Fußnotentext Fußnote einfügen durch STRG + ALT + F Fußnotentext (rechts oben) anklicken Blocksatz, Schriftgröße 10, Zeilenabstand 1 Absatz Sondereinzug: hängend, um 0,7 cm Vorteil: Jede weitere Fußnote wird nach diesen Vorgaben formatiert. Für weitere Fußnoten: STRG + ALT + F und anschließend 1x Tab. Grundregel: Jede Fußnote beginnt mit einem Großbuchstaben und endet mit einem Punkt! 5. Beschriftung von Abbildungen und Tabellen Diese Vorgehensweise ist notwendig, um ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis wie unter 6 erklärt herstellen zu können. Cursor auf die gewünschte Position des Verweises stellen Beschriftung Jetzt kann Abbildung 1 ergänzt werden um die Bezeichnung der Abbildung/Tabelle. Die Schriftgröße usw. kann auch bei der Beschriftung geändert werden. Das funktioniert wie beim Fußnotentext. Beschriftung (von Abbildungen und Tabellen) Beschriftung einfügen Beschriftung anklicken (rechts oben) Formatierung ändern Vorteil: Die Formatierung wurde für jede Fußnote übernommen! Für weitere Fußnoten: STRG + ALT + F und anschließend 1x Tab.
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 4 6. Verzeichnisse 6.1. Inhaltsverzeichnis Einfügen Indexe und Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Vorteil: Das Inhaltsverzeichnis kann einfach erstellt und laufend wieder aktualisiert werden die Seitenzahlen werden automatisch richtig erfasst. Achtung: Funktioniert nur, wenn man die Überschriften richtig formatiert hat! 6.2. Abbildungsverzeichnis (bei Bedarf) im laufenden Text unter einer Abbildung Beschriftung um Verzeichnis zu erstellen Indexe und Verzeichnisse Abbildungsverzeichnis 6.3. Tabellenverzeichnis (bei Bedarf) Vorgangsweise wie bei Abbildungsverzeichnis 6.4. Abbildungs-, Tabellen und Literaturverzeichnis im Inhaltsverzeichnis Sämtliche Verzeichnisse und der Anhang (bei Bedarf) sollen im Inhaltsverzeichnis enthalten sein. Und zwar auf derselben Ebene wie 1., 2., usw. Daher müssen deren Überschriften als Überschrift 1 formatiert werden (ALT + 1). Die Nummerierung ist in diesem Fall nicht erwünscht und muss daher entfernt werden: Cursor vor/hinter/in die Überschrift stellen (z.b. 10. Literaturverzeichnis ) Nummerierung und Aufzählungszeichen Ohne
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 5 6.5. Aktualisieren der Verzeichnisse Bearbeiten Alles markieren rechte Maustaste Felder aktualisieren Gesamtes Verzeichnis aktualisieren oder drücken der Tastenkombination: STRG + A, anschließend F9 Alle Verzeichnisse und Verweise (siehe Punkt 8) werden aktualisiert! Einzelne Verzeichnisse aktualisieren: Cursor auf Verzeichnis richten Rechte Maustaste Felder aktualisieren Gesamtes Verzeichnis aktualisieren 6.6. Bearbeiten der Verzeichnisse Die Formatierung der Verzeichnisse kann verändert werden: Cursor auf Verzeichnis richten Rechte Maustaste Feld bearbeiten Kategorie: Index und Verzeichnisse Feldname: TOC 7. Gliederung der Arbeit in Abschnitte Die Gliederung in zwei Abschnitte ist notwendig, um die Seitenzahlen des Vorspanns anders formatieren zu können wie jene des Text-Teils. Cursor unter das Inhalts- bzw. Abkürzungsverzeichnis stellen Manueller Umbruch Abschnittsumbruch Nächste Seite Tipp: Abschnittsumbrüche können nicht einfach gelöscht werden. Es funktioniert durch Löschen der Zeile vor und jener nach dem Umbruch! Abschnitt 1 Datei Seite Einrichten Layout: Kopf- und Fußzeilen Erste Seite anders das Deckblatt ist somit ohne Kopfzeile Abschnitt 2 Doppelklick auf Kopfzeile im Abschnitt 2 Seitenzahlen formatieren Zahlenformat ändern auf arabische Ziffern Beginnen mit 1
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 6 8. Querverweise Verweisen auf ein anderes Kapitel der Arbeit (z.b. siehe Kapitel 2.3): Cursor auf die gewünschte Position des Verweises stellen Querverweis Verweistyp auswählen: z.b. Nummeriertes Element/Absatznummer (vollständiger Kontext) oder Fußnote/-nummer Wichtig: Regelmäßig Aktualisierung durchführen! 9. Shortcuts (Tastenkombinationen) Durch den Einsatz vom Shortcuts kann wichtige Zeit gespart werden! Einige der im Microsoft Office Word 2003 bereits vergebenen Tastenkombinationen: STRG + ALT + F Fußnote einfügen ALT + 1 Überschrift 1 ALT + 2 Überschrift 2 ALT + 3 Überschrift 3 markieren, STRG + C markieren, STRG + X STRG + V STRG + A STRG + A, F9 STRG + Z STRG + F7 10. Zu beachten bei Teamarbeiten kopieren ausschneiden kopiertes Element einfügen alles markieren sämtliche Verzeichnisse, Querverweise aktualisieren letzte Eingabe rückgängig machen Silbentrennung (Abtrennung nur wenn nötig) Rechtschreibprüfung Absprechen: Bei wissenschaftlichen Arbeiten, die im Team angefertigt werden, ist es notwendig, sich mit dem Partner genau abzusprechen! Sämtliche Formatierungen (Überschriften, Beschriftung usw.) müssen im gesamten Dokument einheitlich sein. Auch Aufzählungszeichen sollten einheitlich verwendet werden. Zusammenfügen der Arbeiten: Zwei Dokumente, mit den gleichen Formatierungen können auch problemlos zusammengefügt werden. Eines der beiden sollte als Hauptdokument bestimmt werden. Das Deckblatt wird in dieses Dokument eingefügt und die Verzeichnisse werden von diesem Dokument übernommen. Vom zweiten Dokument wird alles andere kopiert und an der passenden Stelle eingefügt oder angehängt. Die Überschriften, Seitenzahlen, Nummerierungen, etc. werden in diesem Fall automatisch angepasst. Die Verzeichnisse müssen wie unter 6.5 erklärt aktualisiert werden. Das Absprechen dauert 5 Minuten, das Zusammenfügen eine Minute i.u. dazu ist die einzelne Anpassung der Überschriften, Abstände usw. eine überflüssige, mühevolle und zeitaufwendige Arbeit!
Tipps für Seminararbeiten SS 2007 7 11. Weitere Tipps Rechtschreibprüfung: Aktivieren, um Tippfehler zu vermeiden. Extras Rechtschreibung und Grammatik Optionen Rechtschreibung während der Eingabe prüfen Grammatik während der Eingabe prüfen Um die rot unterwellten Wörter einzeln zu kontrollieren F7 drücken. : Überflüssige Leerzeichen können eher verhindert werden, wenn während des Schreibens die Funktion Alle anzeigen aktiviert ist ( STRG + * ) oder in Symbolleiste anklicken. Silbentrennung: Durch den Blocksatz kann es bei langen Wörtern zu optisch nicht idealen Verteilungen in einer Zeile kommen. Um das zu verhindern kann ein Bindestrich, als Silbentrennung eingefügt werden. Ratsam ist es, dieses Zeichen mit STRG + Bindestrich einzufügen dann ist er nicht mehr sichtbar, falls es durch Änderungen im Text zu Verschiebungen kommt. Verhinderung des Zeilenwechsels: Gewisse Symbole oder Zeichen sollten nicht durch einen Zeilenwechsel voneinander getrennt werden, zb 4 EStG. Verwenden Sie hierfür zwischen und der Ziffer kein normales Leerzeichen, sondern Shift + Strg + Leerzeichen. Absatzkontrolle: Verhindern, dass der erste Satz eines neuen Absatzes verloren am Ende einer Seite steht. Absatz Zeilen- und Seitenumbruch Absatzkontrolle Aktualisieren: Vor Abgabe der Arbeit das Aktualisieren nicht vergessen! Literatur zum Thema wissenschaftliches Arbeiten: Karmasin/Ribinig [Die Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten], WUV Facultas Wien 2006 Kerscher [Wissenschaftliche Arbeitstechnik und Methodenlehre für Juristen : Leitfaden für juristische Seminar-, Diplom-, Master- und Bakkalaureatsarbeiten, Dissertationen und wissenschaftliche Artikel], 5. Auflage, WUV Faculatas Wien 2006 Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung! eva.rohn2@sbg.ac.at