ANLEITUNG ZUM AUSFÜLLEN DER KOSTENRECHNUNG FÜR ALTERS- UND PFLEGEHEIME KANTON BASEL-LANDSCHAFT VERSION 2016 CURAVIVA Schweiz Zieglerstrasse 53 3000 Bern 14 Telefon +41 (0)31 385 33 33 www.curaviva.ch info@curaviva.ch
Die vorliegende Kostenrechnung basiert auf dem Grundmodul Kostenrechnung für Alters- und Pflegeheime CURAVIVA Schweiz. Dieses Modul ist auch Basis für das Ausfüllen der SOMED- Statistik und wird von den meisten Kantonen als Grundlage zur Taxberechnung empfohlen. Für den Kanton Baselland wurden, in Abweichung zum Grundmodell, folgende Ergänzungen vorgenommen: - Ergänzung des Tabellenblattes Belegung mit den Anzahl Betten und der Auslastung. - Ergänzung des Tabellenblattes Kostenstellenrechnung mit dem Ergebnis der Erfolgsrechnung für eine bessere Abstimmung mit der Kostenrechnung - Einbindung des Tabellenblattes E4 Anlagebuchhaltung - Einbindung des Tabellenblattes Datenanalyse, für eine erste Plausibilitätskontrolle der Kostenrechnung. 1. SOMED-Statistik Die Kostenrechnung bildet die Grundlage für die SOMED-Statistik. Im Kanton Basel-Landschaft werden die Zahlen der Kostenrechnung und der Anlagebuchhaltung von einer zentralen Stelle in die SOMED-Statistik hochgeladen. Ein manuelles Übertragen der Zahlen entfällt. Die Heime füllen in der SOMED-Statistik nur noch die allgemeinen Heimangaben sowie die Daten zu Personal und Bewohner aus. 2. Formatierung Ein Teil der Auswertungen ist für den Ausdruck auf Grösse A3 vorgesehen, um die Lesbarkeit auf Papier zu verbessern. Können Sie keinen Ausdruck auf A3 vornehmen, passen Sie bitte die Auswertungen Ihrem Drucker an. Erscheinen in Zellen Gitternetzlinien # können Sie die Spaltenbreite manuell anpassen. Die Tabellenreiter sind farblich markiert. Grau hinterlegt ist das Manual, welches die Standard- Anleitung zum Kostenrechnungs-Tool CURAVIVA Schweiz enthält, die Plausibilisierung, mit welcher Sie die Abstimmung der eingegebenen Daten kontrollieren können sowie das Blatt Datenanalye mit weiteren inhaltlichen Kontrollen der Kostenrechnung. In den gelb hinterlegten Tabellenreitern befinden sich jene Tabellenblätter die Sie ausfüllen müssen. Die roten Tabellenreiter sind Auswertungen zum Beispiel Kostenträger2 sowie alle SOMED-Tabellen. 3. Automatischer Datenimport: Wenn Sie eines der gängigen Heimsoftwareprogramme für ihre Buchhaltung im Einsatz haben und die Kostenrechnung in ihrem Betrieb dynamisch geführt wird (jede Erfolgsrechnungsbuchung wird beim Buchen einer Kostenstelle zugewiesen), dann empfehlen wir Ihnen, mit Ihrem Software-Lieferanten die Möglichkeit eines Datenexportes in die vorliegende Tabelle zu prüfen. Übertragungsfehler können so minimiert werden. Für das weitere Vorgehen füllen Sie die Tabellenblätter in der vorgegebenen Reihenfolge von links nach rechts aus. 4. Heimangaben Geben Sie im gelben Bereich die Angaben zum Heim ein, für welches Sie die Kostenrechnung erstellen. Die BUR-Nr. ist die Identifikationsnummer des Heimes. Entnehmen Sie diese bitte der jährlichen SOMED-Statistik. Kreuzen Sie an, welche Kostenstellen Sie in Ihrem Betrieb nicht führen. Drücken Sie dann auf OK und die Tabellenblätter bzw. Zeilen werden entsprechend ausgeblendet. Anleitung zum Ausfüllen der Kostenrechnung für APHs Kt. Basel Landschaft Version 2016 CURAVIVA Schweiz 2
5. Belegung Zur Überprüfung der Auslastung geben Sie bitte die Anzahl Betten an. Im gelben Bereich setzen Sie die Anzahl Pensions- und Pflegetage ein. Unterscheiden Sie zwischen Abwesenheit und "Anwesend, nicht eingestuft" = Stufe 0. Für die Berechnung der Pflegeminuten ist eine Formel hinterlegt mit den Durchschnittswerten pro Stufe. Wenn Sie die effektiven Pflegeminuten pro Stufe haben, überschreiben Sie diese Formeln. Wenn Sie aus Ihrem Pflegeaufwanderfassungssystem nur eine Auswertung mit BESA-Punkten erhalten, so rechnen Sie die Punkte um in Minuten. Der Wert pro Punkt beträgt aktuell 3 Minuten. (Berechnungsbeispiel 10 500 Punkte = 31 500 Minuten). Geben Sie in der Zeile 7 an wie Sie die Daten ermittelt haben. Prüfen Sie das Total mit Ihren Angaben. Das Total der verrechneten Pensionstage muss mit Ihren Angaben in der SOMED-Statistik übereinstimmen. 6. Umlagen In dieser Tabelle werden zum einen die angewendeten Umlageeinheiten definiert und zum anderen die Werte pro Umlageeinheit erfasst. Der für die Eingabe zugelassene Bereich ist gelb markiert. In den Zeilen 11 34, Spalte E kreuzen (x) Sie die Einheiten an, auf denen die Umlagen in Ihrem Heim basieren. Kreuzen Sie pro Hilfskostenstelle nur eine Einheit an. Haben Sie ein von den Vorgaben abweichenden Umlageschlüssel in ihrem Betrieb erhoben, können den bestehenden Schlüssel überschreiben. Wir empfehlen, die farbliche Markierung des Textes um für Benchmarkvergleiche darauf aufmerksam zu machen. Im Bereich Vor- und Rückumlagen Zeilen 47 57, Spalten F AK geben Sie Ihre definitiv erhobenen Werte für die Umlagen (m2 etc.) auf nachgelagerte Hilfs- und Hauptkostenstellen, sowie Umlagen auf Nebenbetriebe ein. In der "Kostenstellenrechnung" werden nun die Umlagen automatisch, aufgrund der hier eingegebenen Werte, vorgenommen. Weitere Angaben zur Definition der Umlageschlüssel finden Sie in den Vorgaben zur Erstellung der Kostenrechnung des Kantons Basel-Landschaft. 7. Kostenstellenrechnung Das Abfüllen kann entweder automatisch durch Ihre Software erfolgen oder Sie nehmen das Ausfüllen manuell vor. Der mögliche Eingabebereich ist auch hier gelb hinterlegt. Der betriebliche Aufwand und Ertrag werden aus der Finanzbuchhaltung des Betriebes in der Spalte C erfasst. Aufwand und Ertrag werden nach sachlichen und zeitlichen Kriterien abgegrenzt und die sich daraus ergebenden Kosten den Kostenstellen zugeteilt. Prüfen Sie, ob das betriebliche Ergebnis gemäss Finanzbuchhaltung mit dem Total Spalte C / Zeile 72 übereinstimmt. In der Spalte D wird die Abgrenzung zwischen der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung eingesetzt. In der Regel ist das der Unterschied zwischen den kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen (Vollkostenrechnung) und den in der Finanzbuchhaltung effektiv verbuchten Abschreibungen und Zinsen. In der Kostenrechnung setzen Sie die Abschreibungen und Zinsen gemäss Ihrer Auswertung Anlagebuchhaltung ein. Sozialleistungen: In der Zeile 21 ist eine Formel eingegeben, welche die Sozialleistungen gemäss den Lohnanteilen verteilt, die der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet werden. Diese Formel kann überschrieben werden, wenn Sie die Sozialleistungen gemäss Ihrer dynamisch geführten Kostenrechnung effektiv verteilen möchten. Sämtlichen Erlöspositionen muss ein Minuszeichen vor dem Betrag vorangestellt werden. Beachten Sie, dass die Erlöse aus Nebenleistungen in den Zeilen 39-44 eingetragen werden, jene der Hauptleistungen (inkl. MiGeL und SL) in den Zeilen 60-68. Kosten und Leistungen für alle Nebenbetriebe sind unter der Spalte AK einzutragen. Kontrollieren Sie, dass das Ergebnis Finanzbuchhaltung +/- Abgrenzung mit dem Ergebnis nach Kostenrechnung übereinstimmt (Spalte AM/Zeile 73). Anleitung zum Ausfüllen der Kostenrechnung für APHs Kt. Basel Landschaft Version 2016 CURAVIVA Schweiz 3
Behandlung Restaurant / Cafeteria Viele Pflegeheime führen das Restaurant / Cafeteria in den Nebenbetrieben. Gemäss den Vorgaben zur Erstellung der Kostenrechnung in Alters- und Pflegeheimen des Kantons Basel- Landschaft soll das Restaurant in der Kostenrechnung innerhalb der Hilfskostenstellen geführt werden. Bitte konsolidieren Sie die Kosten des Restaurants und des Verpflegungsdienstes in der Hilfskostenstelle Verpflegungsdienst. Zusätzliche Kostenstellen Bitte fügen Sie keine zusätzlichen Kostenstellen in die Tabellenvorlage ein. Ziel ist, die Kosten möglichst übersichtlich darzustellen. Da die Tabelle automatisiert via Makro in die SOMED- Statistik hochgeladen wird, müssen die Spalten inhaltlich zwingend einheitlich sein. Falls Sie in Ihrem EDV-System einen detaillierteren Kostenstellenplan verwenden, konsolidieren Sie die Kostenstellen bitte in der Excel-Vorlage. Ausfinanzierung Pensionskasse Für die Heime, die im vergangenen Jahr grössere Beträge zur Ausfinanzierung der Pensionskasse leisten mussten, gilt folgende Empfehlung: Der Aufwand für die Ausfinanzierung der Pensionskasse soll in den kommenden Jahren über die Taxe wieder eingebracht werden können. Über die Pflegetaxe ist dies nicht möglich, deshalb sollen die Kosten über eine Laufzeit von 10 Jahren der Pension zugewiesen werden. Vom Gesamtbetrag der Ausfinanzierung sollen somit 10% sachlich abgegrenzt und auf dem Kostenträger Pension im Personalnebenaufwand geltend gemacht werden. Somit ist der Betrag in der Kostenrechnung eindeutig erkennbar und die Auswirkungen können einfach hergeleitet werden. Bitte beachten Sie, dass kein Zinsanteil auf dieser Position geltend gemacht werden kann, die Verzinsung des Kapitals wird in den kalkulatorischen Zinsen berücksichtigt. 8. Kostenträger1 stat. APH In der Kostenträgerrechnung Stufe 1 wird ausschliesslich die Verteilung zwischen KVGpflichtigen und nicht KVG-pflichtigen Kosten mittels Zuweisung von % vom Total pro Kostenart der Kostenstelle 110 Pflege und Betreuung vorgenommen. Als Verteilschlüssel sind die Werte gemäss den Vorgaben zur Erstellung der Kostenrechnung Basel-Landschaft hinterlegt. Die Aufteilung auf die beiden Kostenträger KVG-pflichtige Pflege und nicht KVG-pflichtige Pflege und Betreuung ergibt immer 100%. Die nachfolgenden Sachkosten und Umlagen werden automatisch im gleichen Verhältnis der Lohnsumme verteilt. Wenn Sie aus Ihrer Anlagebuchhaltung einen anderen Verteilschlüssel für Abschreibungen und Zinsen ermittelt haben, kann dieser überschrieben werden. Felder, die nicht gelb markiert sind, beinhalten keine KVG-pflichtigen Kosten. Daher ist keine Eingabe auf diesen Zeilen möglich. 9. E4 Anlagebuchhaltung Füllen sie in diesem Registerblatt die Angaben aus Ihrer Anlagebuchhaltung aus. Die Daten werden ebenfalls zentral in die SOMED-Statistik hochgeladen. 10. Plausibilisierung Kontrollieren Sie nach Abschluss Ihrer Eingaben in den nachfolgenden Tabellen, ob alle Einträge rechnerisch richtig erfolgt sind. Sind hier alle Felder im grünen Bereich mit OK bezeichnet, so wurden alle Kosten und Nebenerlöse richtig verteilt und die Umlagen korrekt berechnet. Sind hier jedoch einige Felder im roten Bereich mit Fehler gekennzeichnet so liegt ein rechnerisches Problem vor. Tritt der Fehler im Bereich der Kontenzeilen auf, so prüfen Sie in der Tabelle Kostenstellenrechnung, ob nicht alle Kosten gemäss Erfolgsrechnung auf die Kostenstellen verteilt wurden (Kontrolltotal Spalte AM). Möglicherweise handelt es sich nur um Differenzen im Rappenbereich, welche Sie dann auf einer der Kostenstellen entsprechend ausgleichen müssen. Wir empfehlen daher, die Werte immer in Franken und Rappen zu erfassen. Tritt ein Fehler im Bereich der Umlagen auf, prüfen Sie ob für alle Kostenstellen mit Beträgen auch ein Umlageschlüssel definiert wurde. Anleitung zum Ausfüllen der Kostenrechnung für APHs Kt. Basel Landschaft Version 2016 CURAVIVA Schweiz 4
11. Datenanalyse In diesem Tabellenblatt wird eine Überprüfung der Zahlen auf Plausibilität vorgenommen. Auffälligkeiten werden mit roten Text angegeben. Die Kontrolle kann nur eine Unterstützung sein und ersetzt nicht das sorgfältige Ausfüllen der Kostenrechnung. Bitte nehmen Sie ebenfalls inhaltlich eine Plausibilitätskontrolle der Einträge vor. 12. Kostenträger2 stat. APH Hier werden die von Ihrem Betrieb erbrachten Leistungseinheiten je Pflegestufe gemäss Ihren Angaben aus der Tabelle Belegung automatisch übertragen. Die Totalisierung und Kostenberechnung wird vom System vorgenommen. Die Auswertung dient der Überprüfung der Taxen für die einzelnen Leistungen. 13. E0 Hilfs-KST & Tages-Nacht-Str. / E1 Kosten APH / E2 Ertrag APH / E3 Ergebnis + Defizitdeckung Wenn die Plausibilisierung keine Fehler ausweist, können Sie die Tabellenblätter E0 / E1 / E2 und E3 ausdrucken. Die Darstellung ist identisch mit den Tabellen der SOMED-Statistik, die Daten werden 1:1 hochgeladen. 14. DB-Kontrolle stat. APH Die Auswertung ist informativ zur Kontrolle der Kostendeckung der Hauptleistungen Pension, nicht KVG-pflichtige Leistungen, KVG-pflichtige Pflege und MiGeL. 15. Leistungen der Akut- und Übergangspflege Erbringen Sie in Ihrem Betrieb Leistungen im Bereich der Akut- und Übergangspflege, so ist der Verteilschlüssel im Tabellenblatt Kostenträger1 Akut+Überg auszufüllen. Das Vorgehen hierbei ist identisch mit den oben aufgeführten Punkten für den Bereich Langzeitpflege. 16. Ausgeblendete Tabellenblätter In der Datei bestehen ausgeblendete Tabellenblätter. Bitte lassen Sie diese auch ausgeblendet. Sie sind für Heime im Kanton Basel-Landschaft nicht relevant und müssen nicht ausgefüllt werden. 17. Weitergehende Informationen Die Tabellenblätter sind mit einem Passwortschutz versehen um das Überschreiben von Formeln zu vermeiden. Für weitergehende Informationen verweisen wir auf das detaillierte Handbuch der Koordinationsgruppe Langzeitpflege Schweiz (KGL), welches beim Verband CURAVIVA Schweiz bezogen werden kann. Der Verband bietet auch Kurse zu den Themen Kostenrechnung und Anlagebuchhaltung an. Den Mitgliedern von CURAVIVA Schweiz steht für Fragen zum Rechnungswesen die kostenlose* Hotline unter Tel. 031 / 385 33 39 zur Verfügung. *15 Minuten gratis Anleitung zum Ausfüllen der Kostenrechnung für APHs Kt. Basel Landschaft Version 2016 CURAVIVA Schweiz 5