BETRIEBS- BUCHHALTUNG

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1 BETRIEBS- BUCHHALTUNG Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC BETRIEBSBUCHHALTUNG wurde im 1993 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Buchhaltern, Controllern und Revisionsstellen an eine Betriebsbuchhaltung. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Frei wählbarer Kostenstellen- und Kostenträgerplan - Die Gliederung der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung kann frei gewählt werden. - Stornobuchungen sind jederzeit möglich. - Abgrenzungsbuchungen, die später wieder gelöscht werden können, sind möglich. - Es kann jederzeit problemlos in unendlich viele Geschäftsjahre und in 100 Perioden pro Jahr gebucht werden. - Jahresübergang ins neue Jahr unterbruchsfrei realisierbar. - Alle Betragsfelder (inkl. Budget) werden in Buchungsperioden geführt, so dass jederzeit jeder gewünschte Periodenabschluss erfolgen kann (auch am Bildschirm). - Frei definierbare Buchungsperioden. - Standardbuchungstexte ab "Textkonserven" verfügbar. - Buchungserfassung ohne direkte Verbuchung: - Anzeige der letzten 11 Buchungen (blättern) - Anzeige der Bezeichnung / des Saldos (Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger) - Erfassung / -mutation jederzeit möglich (Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger) - Die BEBU-Buchungen aus den Hilfsbuchhaltungen (DEBI, KREDI, LOHN) und der Hauptbuchhaltung können in der Buchungserfassung vor der Verbuchung noch mutiert und anschliessend automatisch verbucht werden. - Ausgeklügelte Budgetierung möglich (linear, in verschiedenen Beträgen pro Monat) PAKETBESCHREIBUNG BUCHUNGSERFASSUNG Hier können die Buchungen aus den Hilfsbuchhaltungen und der Hauptbuchhaltung nachbearbeitet oder neue Buchungen, die nur für die Betriebsbuchhaltung gelten sollen, erfasst werden. Fehler können bequem storniert werden. Zu Beginn der Buchungserfassung wird entschieden, in welche Buchungsperiode (Zahl zwischen und Jahr) anschliessend gebucht wird. Bei Eingabe der Stammangaben (Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger) wird sofort das Vorhandensein in den Stämmen überprüft. Die Bezeichnungen und Salden werden angezeigt.

3 Ausserdem werden Belegdatum, Betrag (auch Minuszeichen erlaubt), Buchungstext und Buchungsart ein-gegeben. Beim Buchungstext kann auch ein Standardbuchungstext ab "Textkonserven" abgerufen und bei Bedarf ergänzt werden. Mit der Buchungsart kann eine Buchung speziell gekennzeichnet werden (Abgrenzungsbuchung, Kostenstellenbuchung ohne Umlage auf den Kostenträger, usw.). Ist eine Stammangabe nicht vorhanden, so können, ohne die Buchungserfassung zu verlassen, die Stammangaben sofort eröffnet werden. Jede eingegebene Buchung wird mit den zehn letzten Buchungen sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit elf Buchungen mit Vorwärts- und Rückwärtsblättern angezeigt werden. Um die Buchungserfassung noch zu vereinfachen, kann jederzeit in den Startoptionen einzeln definiert werden, ob die Felder Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Belegdatum, Betrag, Buchungstext und Buchungsart am Bildschirm von Buchung zu Buchung stehen bleiben sollen oder nicht. KOSTENARTENPLAN (KONTENPLAN) Es ist möglich, jederzeit einen bestehenden Kostenartenplan für eine andere Gesellschaft zu duplizieren. Zur Unterstützung kann der Kostenartenplan am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und eine Kostenart bequem als Prototyp für eine neue Kostenart genommen werden. Nebst Kostenartennummer, Bezeichnung und Kontoart (Aufwand, Ertrag) können zusätzliche Angaben pro Kostenart gemacht werden, die vor allem die Gliederung und Darstellung der Abschlüsse festlegen. Der Kostenartenplan kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob zum Kontieren nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. KOSTENSTELLENPLAN / KOSTENTRÄGERPLAN Es ist möglich, jederzeit einen bestehenden Plan für eine andere Gesellschaft zu duplizieren. Zur Unterstützung kann der Plan am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und eine Kostenstelle / ein Kostenträger bequem als Prototyp für eine neue Kostenstelle / einen neuen Kostenträger genommen werden. Nebst Nummer und Bezeichnung können zusätzliche Angaben pro Kostenstelle / -träger eingegeben werden, die vor allem die Gliederung und Darstellung der Kostenstellen- / Kostenträgerrechnung festlegen. In der Kostenstelle können Angaben für die automatische Umlage auf die Kostenträger gemacht werden. Die Pläne können auch jederzeit gedruckt werden. KOSTENARTENBUDGET Alle Kostenarten können mit einem Budgetbetrag versehen werden. Damit die Verteilung auf die Monate möglichst benutzerfreundlich ist, wurde ein Budgetstamm geschaffen, der auch jederzeit verändert und gedruckt werden kann. Im Budgetstamm können pro Kostenartengruppe (1. und 2. Stelle der Kostenarten) folgende Budgetarten eingegeben werden: lineare Verteilung eines Jahresbudgets auf zwölf Monate, Verteilung eines Jahresbudgets in verschiedenen %-Sätzen pro Monat, Verteilung eines Jahresbudgets auf Perioden mit verschiedenen %-Sätzen, Eingabe von verschiedenen Monatsbeträgen. Mit dem einmalig zu erstellenden Budgetstamm müssen dann jährlich nur noch die Jahresbudgets pro Monat eingegeben werden, die dann entsprechend automatisch auf die Monate verteilt werden. Zur Kontrolle kann jederzeit ein Budgetplan gedruckt werden.

4 KOSTENSTELLEN- / KOSTENTRÄGERBUDGET Alle Kostenstellen / -träger können mit einem Budgetbetrag pro Monat oder Jahr versehen werden. Ein Jahresbudget wird vom Programm automatisch linear verteilt (gemäss Eingabe der von - bis - Perioden). AUSWERTUNGEN Für sämtliche Auswertungen stehen umfangreiche Sortier- und Selektions-möglichkeiten zur Verfügung: Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungs-nummer, Belegnummer, Belegdatum, Buchungsperiode. Das Buchungsjournal kann nach Buchungsnummer oder Belegnummer, das Kostenstellen- / Kostenträgerblatt nach Belegnummer oder Belegdatum sortiert gedruckt werden. In der Kostenstellen- / Kostenträgerrechnung können Vorjahresvergleiche und/oder Budgetvergleiche in Beträgen und/oder %-Sätzen gedruckt werden. Ausserdem können die Erreichungsgrade pro Kostenstelle / -träger gedruckt werden. Dabei ist zu beachten, dass jederzeit (auch rückwirkend) nach Buchungsperioden selektiert werden kann, da alle Beträge pro Buchungsperiode gespeichert sind. Kostenstellen / -träger ohne Verkehr oder mit Saldo Null können unterdrückt werden. In den Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen sind die Reihenfolge der Kostenarten und die Zuschlagskalkulation frei definierbar. STUNDENERFASSUNG Dieser Teil der ASP INTOS BETRIEBSBUCHHALTUNG enthält folgende Funktionen: - Rapporterfassung - Rapportverbuchung - Erfassungsjournal - Absenzen- / Ueberzeitkontrolle - Stundenstatistik pro Kostenstelle / Kostenträger

5 Rapporterfassung Zu Beginn der Buchungserfassung wird entschieden, ob jeder Tag einzeln erfasst wird oder ob Wochen- / Monatstotale eingegeben werden. Bei Wahl der Tageserfassung wird nach jedem Speichern das Rapportdatum automatisch um 1 erhöht. Samstage und Sonntage werden erkannt und automatisch übersprungen. Ausserdem wird entschieden, in welche Buchungsperiode (Zahl zwischen und Jahr) anschliessend gebucht wird. In der eigentlichen Rapporterfassung werden folgende Angaben eingegeben: Personalnummer, Kostenstelle/Kostenträger, Rapportdatum, Anzahl Stunden, zweistellige Buchungsart (Arbeitsgattung), Buchungstext. Bei Eingabe der Stammangaben (Personalnummer, Kostenstelle, Kostenträger, Rapportdatum) werden das Vorhandensein und die Gültigkeit in den Stämmen überprüft und die Bezeichnungen angezeigt. Die Kostenart wird aufgrund von Angaben in der Buchungsart, im Personalstamm oder in der Personalkategorie automatisch ergänzt. Beim Buchungstext kann auch ein Standardbuchungstext ab "Textkonserven" abgerufen und bei Bedarf ergänzt werden. Ist eine Stammangabe nicht vorhanden, so können, ohne die Rapporterfassung zu verlassen, die Stammangaben sofort eröffnet werden. Jede eingegebene Buchung wird mit den elf letzten Buchungen sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit zwölf Buchungen mit Vorwärts- und Rückwärtsblättern angezeigt werden. Um die Buchungserfassung noch zu vereinfachen und zu beschleunigen, bleiben alle Eingaben stehen, so dass bei gleichbleibenden Angaben nur die Stunden pro Tag eingegeben werden müssen. Rapportverbuchung Die Rapportverbuchung hat zwei Aufgaben: - Nachführen der bezogenen Ferien im Personalstamm - Erstellen von unverbuchten Soll- / Haben-Buchungen für die Betriebsbuchhaltung Aus den Rapportangaben wird die Soll-Buchung erstellt. Die Stammkostenart stammt aus der Buchungsart, aus dem Personalstamm oder aus der Personalkategorie. Zum Berechnen des Betrags wird der Ansatz aus dem Personalstamm genommen und mit den eingegebenen Stunden multipliziert. Die Haben-Buchung setzt sich zusammen aus der Kostenstelle (aus dem Personalstamm oder aus der Personalkategorie) und der Kostenart. Erfassungsjournal Das Erfassungsjournal druckt alle relevanten Daten wie Rapportdatum, Kostenstelle, Kostenträger, Kostenart, Personalname, Buchungstext, Stunden, Betrag, Buchungsnummer, Buchungsdatum, Buchungsperiode, Buchungsart.

6 Absenzen- / Ueberzeitkontrolle Diese Auswertung hat zwei Darstellungsarten: - 1 Seite pro Person mit allen Monatsdetails - Zusammenfassung mit 1 Zeile pro Person Sie gibt Auskunft über Ist-Stunden (zehn Kolonnen, je Buchungsart eine), Soll- Stunden, Differenz, Ferien Vorjahr, Ferienguthaben laufendes Jahr, Ferienanspruch, Ferienbezug laufendes Jahr, Restguthaben, Ueberzeitsaldo Vorjahr, Ueberzeitsaldo laufendes Jahr, Total Ueberzeitsaldo. Stundenstatistik pro Kostenstelle / Kostenträger Diese Statistik kann detailliert je Person oder zusammengefasst je Personalkategorie gedruckt werden. Es werden u.a. ausgewiesen: Stunden und Beträge des letzten Monats, des laufenden Jahres und seit Eröffnung der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers. Je Kostenstelle bzw. Kostenträger werden diese Kolonnen totalisiert. DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren) und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden. Anwendungsbeispiele: - Spezielles Reporting - Graphiken - usw.

7 DATEN-IMPORT Mit dieser Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP INTOS Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Uebernehmen von Budgetwerten - Einlesen eines Kostenstellen / -trägerplans - usw. TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) - Kostenart 10 Stellen alphanumerisch - Kostenstelle 15 Stellen alphanumerisch - Kostenträger 15 Stellen alphanumerisch - Kostenartenbezeichnung 40 Stellen - Kostenstellenbezeichnung 40 Stellen - Kostenträgerbezeichnung 40 Stellen - Buchungstext 50 Stellen - Buchungstextabkürzung 3 Stellen alphanumerisch - Belegnummer 7 Stellen alphanumerisch - Betrag 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma - Budget 9 Stellen vor, 0 Stellen nach dem Komma