FINANZ- BUCHHALTUNG. Software zum Staunen

Transkript

1 FINANZ- BUCHHALTUNG Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC FINANZBUCHHALTUNG wurde im 1991 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Buchhaltern und Revisionsstellen an eine Finanzbuchhaltung. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Frei wählbarer Kontenplan (Musterkontenplan nach Käfer wird mitgeliefert und kann übernommen werden). - Für die Gliederung des Abschlusses können bis zu fünf Vorwärtskumulationsstufen frei gewählt werden. - Stornobuchungen sind jederzeit möglich und erscheinen nur noch auf dem Buchungsjournal. - Abgrenzungsbuchungen, die später wieder gelöscht oder rückverbucht (z.b. transitorische) werden können, sind möglich. - Es kann jederzeit problemlos in zwei Geschäftsjahre gebucht werden. - Jahresübergang ins neue Jahr unterbruchsfrei realisierbar. - Lückenloses Buchungsjournal für die Revision. - Alle Betragsfelder (Vorjahr, Berichtsjahr, Budget) werden in Monatsfeldern geführt, so dass jederzeit jeder gewünschte Periodenabschluss erfolgen kann (auch am Bildschirm). - Frei definierbare Buchungsperioden. - Standardbuchungstexte ab "Textkonserven" verfügbar. - Einfache Konsolidierung mehrerer Buchhaltungen. - Eingeben von Kostenstellen und Kostenträgern möglich. - Buchungserfassung mit direkter oder ohne direkte Verbuchung: - Eingabe von MWST- oder Vorsteuer-Codes möglich - Anzeige der letzten 11 Buchungen (blättern) - Anzeige der Kontobezeichnung / des Saldos - Kontoerfassung / -mutation jederzeit möglich - Kontrolltotalüberprüfung - Abschluss am Bildschirm (blättern) - Ausgeklügelte Budgetierung möglich (linear, in % pro Monat, in Perioden und %, in Beträgen pro Monat) - Schutz von vertraulichen Daten vor unberechtigtem Zugriff durch Passwort-Kontrolle

3 PAKETBESCHREIBUNG BUCHUNGSERFASSUNG Hier werden die Belege erfasst und sofort verbucht. Fehler können bequem storniert werden. Dabei ist zu beachten, dass stornierte Buchungen aus revisionstechnischen Gründen (lückenlose Buchungsnummer) auf dem Buchungsjournal erscheinen, jedoch auf allen andern Auswertungen nicht. Zu Beginn der Buchungserfassung wird entschieden, ob ins Vorjahr oder ins Berichtsjahr und in welche Buchungsperiode (Monat und Jahr) anschliessend gebucht wird. Bei Eingabe der Kontonummer wird sofort das Vorhandensein des Kontos im Kontostamm überprüft. Die Bezeichnung und der Saldo werden angezeigt. Es kann einseitig ins Soll oder Haben mit oder ohne Sammelkonto (Gegenkonto) gebucht werden. Ausserdem werden Belegdatum, Betrag in Kontowährung und Mandantenwährung, Buchungstext, Buchungsart und evtl. Kostenstelle/Kostenträger erfasst. Beim Buchungstext kann auch ein Standardbuchungstext ab "Textkonserven" abgerufen und bei Bedarf ergänzt werden. Zusätzlich können ein-gegeben werden: Valuta-Datum, Belegnummer. Wenn der Mandant MWST-pflichtig ist, kann ein MWST-Code mit dem entsprechenden Betrag oder ein Vorsteuer-Code mit dem entsprechenden Betrag und %-Anteil eingegeben werden. Mit der Buchungsart kann eine Buchung speziell gekennzeichnet werden (Eröffnungsbuchung, transitorische Buchung, Abgrenzungsbuchung, usw.). Ist ein Konto nicht vorhanden, so kann, ohne die Buchungserfassung zu verlassen, das Konto sofort eingegeben werden. Jede eingegebene Buchung wird mit den zehn letzten Buchungen sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit elf Buchungen mit Vorwärts- oder Rückwärtsblättern angezeigt werden. Zur Unterstützung des Benutzers und Kontrolle der eingegebenen Beträge kann jederzeit ein Kontrolltotal eingegeben werden. Nach Verbuchung eines Belegstapels kann überprüft werden, ob Kontrolltotal und Stapeltotal übereinstimmen. Das System lässt keine Soll- Haben-Ungleichheit zu. Diese ist auch technisch nicht möglich, da jeweils immer eine ganze Transaktion die Datenbank verändert, d.h., dass sogar ein Stromunterbruch keine Soll - Haben-Ungleichheit produzieren kann. Um die Buchungserfassung noch zu vereinfachen, kann in den Bildschirmeinstellungen einzeln definiert werden, ob die Felder Sollkonto, Habenkonto, Belegdatum, Betrag, Buchungstext, Buchungsart, Kostenstelle/Kostenträger am Bildschirm von Buchung zu Buchung stehen bleiben sollen oder nicht. KONTENPLAN Zum Üben oder zur Übernahme wird ein kompletter Kontenplan mit 550 Konten mitgeliefert. Es ist auch möglich, jederzeit einen bestehenden Kontenplan für eine andere Gesellschaft zu duplizieren. Zur Unterstützung kann der Kontenplan am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und ein Konto bequem als Prototyp für ein neues Konto genommen werden. Nebst Kontonummer, Kontobezeichnung und Kontoart (Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag) können zusätzliche Angaben pro Konto gemacht werden, die vor allem die Gliederung und Darstellung der Abschlüsse sowie die gewünschten Modalitäten beim provisorischen und definitiven Jahresabschluss festlegen. Ausserdem können Sie alle notwendigen Angaben für die mehrstufige Erfolgsrechnung und die Deckungsbeitragsrechnung machen. Der Kontenplan kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob zum Kontieren nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen.

4 BUDGET Alle Erfolgskonten können mit einem Budgetbetrag versehen werden. Damit die Verteilung auf die Monate möglichst benutzerfreundlich ist, wurde ein Budgetstamm geschaffen, der auch jederzeit verändert und gedruckt werden kann. Im Budgetstamm können pro Kontogruppe (1. und 2. Stelle der Kontonummer) folgende Budgetarten eingegeben werden: lineare Verteilung eines Jahresbudgets auf zwölf Monate, Verteilung eines Jahresbudgets in verschiedenen %-Sätzen pro Monat, Verteilung eines Jahresbudgets auf Perioden mit verschiedenen %-Sätzen, Eingabe von verschiedenen Monatsbeträgen. Mit dem einmalig zu erstellenden Budgetstamm müssen dann jährlich nur noch die Jahresbudgets pro Monat eingegeben werden, die dann entsprechend automatisch auf die Monate verteilt werden. Zur Kontrolle kann jederzeit ein Budgetplan gedruckt werden. KONSOLIDIERUNG Mehrere Firmen oder Mandanten können jederzeit konsolidiert werden. Dabei entsteht eine neue Firma oder ein neuer Mandant. In dieser konsolidierten Buchhaltung können sämtliche Arbeiten, Abfragen und Auswertungen wie in der Einzelfirma durchgeführt werden. AUSWERTUNGEN Für sämtliche Auswertungen stehen umfangreiche Sortier- und Selektions-möglichkeiten zur Verfügung: Kontonummer, Buchungsnummer, Belegnummer, Belegdatum, Buchungsperiode. Das Buchungsjournal kann nach Buchungsnummer oder Belegnummer, das Kontoblatt nach Belegnummer oder Belegdatum sortiert gedruckt werden. Im Abschluss können Vorjahresvergleiche und/oder Budget-vergleiche in Beträgen und/oder %-Sätzen gedruckt werden. Ausserdem können die Erreichungsgrade pro Konto gedruckt werden. Dabei ist zu beachten, dass jederzeit (auch rückwirkend) nach Buchungsperioden selektiert werden kann, da alle Be-träge pro Buchungsperiode gespeichert sind. Mit den Eröffnungsbuchungen lässt sich zur Kontrolle mit dem Vorjahresabschluss eine Eröffnungsbilanz drucken. Konten ohne Verkehr oder mit Saldo Null können unterdrückt werden. Weitere Ausdrucke sind: MWST-Journal, Vorsteuer-Journal, MWST-Abrechnung. Sämtliche Auswertungen können auch auf den Bildschirm ausgegeben werden. JAHRESABSCHLUSS Der Jahresabschluss kann jederzeit provisorisch wie auch definitiv durchgeführt werden. Es kann parallel im neuen wie im alten Geschäftsjahr gebucht werden, solange ein Konto im alten Geschäftsjahr noch nicht definitiv abgeschlossen ist. Pro Konto kann definiert werden, ob und wann (im provisorischen oder definitiven Abschluss) das Programm automatisch die Eröffnungsbuchungen generieren soll. Selbstverständlich können nach Bedarf Eröffnungsbuchungen auch manuell erfasst werden.

5 DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren) und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden. Anwendungsbeispiele: - Betriebsabrechnung - Graphiken - usw. DATEN-IMPORT Mit dieser neuen Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP INTOS Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Uebernehmen von Budgetwerten - Einlesen eines Kontenplans - usw. TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) Kontonummer 10 Stellen alphanumerisch Kontobezeichnung 40 Stellen Buchungstext 50 Stellen Buchungstextabkürzung 3 Stellen alphanumerisch Kostenstelle 15 Stellen alphanumerisch Kostenträger 15 Stellen alphanumerisch Belegnummer 7 Stellen alphanumerisch Betrag 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Budget 9 Stellen vor, 0 Stellen nach dem Komma Fremdwährungskurs 4 Stellen vor, 4 Stellen nach dem Komma