Direktorium HA III Informationstechnologie

Telefon: 233-8 21 00 Telefax: 233-8 21 65 Direktorium HA III Informationstechnologie Direktorium, HA III-Informationstechnologie; Projekt LiMux; Sachstandsbericht und Projekterweiterung Sitzungsvorlage Nr. 08-14 / V 04284 Anlage Bericht des externen Controllers Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 16.06.2010 (VB) Öffentliche Sitzung Inhaltsverzeichnis Seite I. Vortrag des Referenten 2 1. Zusammenfassung 2 2. Sachstandsbericht 3 2.1 Ziele 2009 3 2.2 Installierte LiMux Basisclients 3 2.3 Projektplanung 3 2.4 Aktueller Stand des Projektbudget 3 3. Projekterweiterung/Anpassung 5 3.1 Erfahrungen aus dem Projektverlauf hinsichtlich der Client-Migration 5 3.2 Eingeleitete Aktion 6 3.3 Eine Projekterweiterung/Anpassung ist notwendig 9 3.4 Zeitliche Anpassung 10 3.5 Personelle Anpassung 10 3.6 Finanzierung 13 4. Ziele 2010 17 5. LiMux ist weiterhin der richtige Weg 18 6. Beteiligungen 19 II. Antrag des Referenten 20 III. Beschluss 21

Seite 2 I. Vortrag des Referenten Nachstehend erhalten Sie den Bericht der Projektleitung LiMux; der Bericht des externen Controllers ist als Anlage beigefügt. 1. Zusammenfassung Das LiMux Projekt hat bisher viel erreicht und das IT-Bild der LHM nachhaltig verändert. Seit Projektstart wurde folgendes erreicht: Nahezu 100% Verfügbarkeit von Open Source/ freier Software (OpenOffice.org) auf allen PCs. Stadtweite Umstellung der Office-Software auf OpenOffice.org (inkl. Vorlagen, Formulare). Über 3.000 LiMux Installationen in allen Referaten. 3 Referate (DIR, KULT, KR) und 1 Eigenbetrieb (MHM) sind bereits auf LiMux migriert. Verbesserung der Formularverwaltung Konsolidierung der Makros und Vorlagen Verbesserung der Stabilität Jedoch hat sich im Laufe der Zeit die IT Landschaft verändert welches sich nicht zuletzt auch in den neuen Kundenanforderungen manifestiert. Das Projekt reagiert nun adäquat und hat die neuen Anforderungen aufgenommen. Die anschließende Planung erfolgte mit Blick auf den künftigen zentralen IT Dienstleister und den MIT-KonkreT Projektzielen mit Weitsicht und gesunden Augenmaß. Ein übergreifendes Anforderungs- und Testmanagement professionalisiert und automatisiert das Testen. Das Architekturmanagement dient der Standardisierung und die organisatorischen Veränderungen im Projekt der verbesserten Projektsteuerung sowie der Vorbereitung auf Betriebsüberführung in die Linie. Im folgenden Antrag erbitten wir die Genehmigung der Projekterweiterung in inhaltlicher, zeitlicher und finanzieller/personeller Hinsicht.

Seite 3 1. Sachstandsbericht Seit dem letzten Sachstandsbericht im April 2009 wurden die folgenden Fortschritte im Projekt erreicht. 1.1 Ziele 2009 Die Ziele für 2009 wurden von der Auftraggeberin Frau Bürgermeisterin Christine Strobl festgelegt. Diese waren: LiMux-Keimzelle oder Beginn der Hauptmigration in allen Migrationsbereichen Abschluss von Stufe 2 der Office-Migration in allen Migrationsbereichen (OpenOffice.org kann als Standard-Büroprogramm verwendet werden) Bis auf zwei Migrationsbereiche (MSE für Keimzellen und MSE und MK für Office) wurden die Ziele erreicht. Die Ausnahmen wurden bereits vorher vom Lenkungskreis gebilligt. Mit dem Abschluss der Stufe 2 der Office-Migration wurde ein großer Erfolg erzielt. An jedem PC-Arbeitsplatz (auch unter MS-Windows) ist die sogenannte Office Suite von OpenOffice.org installiert und kann genutzt werden. Die Vorlagen und Formulare sind umgestellt, und der WollMux als Vorlagen- und Formularsystem steht zur Verfügung. Parallel dazu kann noch Microsoft-Office installiert sein, wenn bestimmte Arbeitsvorgänge z.b. aufgrund der verwendeten Fachverfahren dies erfordern. 1.1 Installierte LiMux Basisclients Zum Stand 03.05.2010 waren bereits 3.035 Basisclients installiert und im Effektivbetrieb. Bezogen auf die geplante Anzahl von 12.000 sind dies 25%. Mit der Umstellung des Kernbereiches des Kommunalreferates ist neben einem Eigenbetrieb das dritte Referat flächendeckend auf den Basisclient migriert. 1.2 Projektplanung Die Planungen, die im letzten Statusbericht vorgelegt wurden, konnten in mehreren Punkten nicht eingehalten werden (siehe Punkt 2.1). Deshalb erfolgte die in Punkt 3.2.1 dargestellte Neuplanung. 1.3 Aktueller Stand des Projektbudget Von den 12,8 Mio (haushaltswirksames Projektbudget) sind ca. die Hälfte noch nicht verbraucht (siehe Grafik zum Jahresabschluss 2009).

Seite 4 Abbildung 1: Projektbudget zum Jahresabschluss 2009 In dem bisherigen Projektbudget wurden u.a. 15.000 OpenOffice.org Installationen und 3.000 LiMux Clients ausgerollt. Des weiteren wurde die LiMux Lernwelt erstellt das WollMux Formularsystem etabliert sowie Vorlagen und Makros konsolidiert.

Seite 5 2. Projekterweiterung/Anpassung 2.1 Erfahrungen aus dem Projektverlauf hinsichtlich der Client-Migration Auf Grund fehlender Erfahrungen wurde die Migration auf den LiMux-Basisclient in kleinen Einheiten, den Keimzellen, gestartet. Damit hat es das Projekt geschafft zusammen mit den Referaten ca. 3000 LiMux-Basisclients auszurollen. Für einen Flächen-Rollout und zukünftige Updates ist diese Vorgehensweise erwartungsgemäß zu aufwändig. Basierend auf diesen Erfahrungen wurde erkannt, dass umfangreiche Verbesserungsmaßnahmen im Anforderungs- und Testmanagement notwendig sind, um das Projekt in der Phase des Flächenrollouts massiv beschleunigen zu können. Darüber hinaus werden Architekturleitlinien benötigt, um durch die Schaffung stadtweiter Standards unnötige Zusatzaufwände zu vermeiden. In Zusammenarbeit mit den Referaten wurden Ende 2009 in mehreren Workshops entsprechende Anforderungen bzw. Maßnahmen definiert. Um das Projektziel zu erreichen und eine saubere Überführung des Projekts zum zentralen IT Dienstleister zu ermöglichen wurden Optimierungsmaßnahmen definiert: Erstellung und Einführung von Anforderungs- und Testmanagement sowie Standardisierung mittels Architektur-Prozess. Des weiteren hat sich gezeigt, dass die Technik und die Prozesse in der gesamtstädtischen IT eine höhere Komplexität aufweisen, als dies 2004 absehbar bzw. geplant war. Die bisher ergriffenen Maßnahmen, z.b. das Teilprojekt Infrastrukturkonsolidierung (siehe Beschluss 2007) konnten nicht erfolgreich abgeschlossen werden (siehe Darstellung in der Bekanntgabe am 01.04.2009, Nr. 08-14 / V 01811). Auch wenn nicht alles erfolgreich abgeschlossen wurde, konnten die dabei gemachten Erfahrungen sowohl vom Projekt als auch von MIT-KonkreT genutzt werden. Das Wissen wurde verwendet, um die Rahmenbedingungen für die IT zu verbessern. Um Managebarkeit zu gewährleisten und eine Kostenexplosion zu verhindern ist mittlerweile die Notwendigkeit, bei Technik und Prozessen eine stärkere Einheitlichkeit/ Standardisierung zu erreichen, unstrittig und allgemein anerkannt. Eine Veränderung ist daher unausweichlich und wurde vom Stadtrat im vergangenen Jahr bekräftigt und beschlossen. Jedoch hat sich auch gezeigt, dass zusätzlich zu den vorhanden stadtinternen Kapazitäten, weitere Ressourcen benötigt werden, um derart umfangreiche und komplexe Migrationen plangemäß durchführen zu können.

Seite 6 1.1 Eingeleitete Aktion Aufgrund der Erfahrungen und der geänderten Rahmenbedingungen (künftiger zentraler IT-Dienstleister, Kundenanforderungen, etc.) war Ende 2009 klar, dass das Projekt seine Ziele nicht wie zuletzt geplant bis Ende 2011 erreichen kann. Deshalb wurden Aktionen eingeleitet, um das Management des Projektes und der Migrationen sowie die Qualität des Basisclients zu verbessern. Folgende Maßnahmen wurde ergriffen: Einbinden externer Unterstützung (IBM) zur Unterstützung beim Ermitteln und Koordinieren der neuen Anforderungen (Architektur und Projektmanagement) Workshops mit den Referaten In den Workshops wurden gemeinsam mit den Referaten und Eigenbetrieben die notwendigen Veränderungen erarbeitet, damit das Projektziel erreicht werden kann: Neue Projektorganisation Kernpunkte der Strategie Notwendige Optimierungen Stärkere Abstimmung, z.b. durch 3+1+2 (LiMux-Zentralprojekt LiMux-Referatsprojekte) mit MIT-KonkreT (LiMux-Projekt MIT-KonkreT) Notwendige Arbeitspakete, Rollen und Qualifikationen Notwendige Personalkapazitäten Der für die Umsetzung dieser Elemente notwendige Bedarf an Personalressourcen konnte jedoch weder vom Projekt oder dem Direktorium, noch von den Referaten und Eigenbetrieben vollständig mit ausreichend qualifiziertem Personal gedeckt werden (Personalworkshop im Februar 2010). Deshalb wurde im Lenkungskreis eine geänderte Vorgehensweise beschlossen, um die notwendigen Personalkapazitäten zu beschaffen und gleichzeitig die Migration weiterzuführen und die Optimierungen zu beginnen.

Seite 7 1.1.1 Details zur Vorgehensweise und Strategie Neue Vorgehensweise Die neue Vorgehensweise sieht ein Zwei-Phasen-Konzept vor, eine Aufbaustufe und die Phase Flächenrollout für komplexe Arbeitsplätze. Die Hauptaufgaben während der Aufbaustufe sind die Beschaffung der notwendigen Personalkapazitäten und die Planung und Durchführung der Optimierungsmaßnahmen. Außerdem stellen die Referate und Eigenbetriebe, bei denen der derzeitige Funktionsumfang des Basisclients ausreichend für die Umstellung ist, weiterhin mit Volldampf um. Die Unterstützung durch das LiMux-Projekt erfolgt in der derzeitigen Form. Für die sich anschließende Phase Flächenrollout für komplexe Arbeitsplätze ändert sich die Vorgehensweise, da sowohl die Migrationsvorbereitung, als auch deren Durchführung dann unter Steuerung des LiMux-Projekts stattfindet. Außerdem stehen die Ergebnisse der Optimierungsmaßnahmen und die zusätzlichen Personalkapazitäten zur Verfügung. Damit kann die Umstellung in großer Zahl auch an den komplexen Arbeitsplätzen erfolgen, deren Anforderungen (z.b. Fachverfahren, Schnittstellen, Peripherie) derzeit noch nicht mit dem Basisclient abgedeckt sind. In Abbildung 2 ist das Zwei-Phasen-Konzept dargestellt. Abbildung 2: Phasenmodell und Personalkapazitäten

Seite 8 Organisation Die 2006 eingeführte Aufteilung in ein Zentralprojekt und 22 eigenständige Migrationsprojekte wird aufgegeben zugunsten eines gemeinsamen Projektes. Für die technische Umstellung auf den Basisclient werden die notwendigen Aufgaben organisatorisch auf sechs Teilprojekte unterteilt. Zusätzlich werden Elemente (wie z.b. der 3+1+2-Beirat und die erweiterte Projektgruppe (epg)), die sich in MIT-KonkreT bewährt haben, zur stärkeren Zusammenarbeit mit den Migrationsbereichen übernommen. Die Querschnittsaufgaben werden um Architektur erweitert. Hier werden unter der Leitung einer Architektin/eines Architekten Lösungen für technische Probleme erarbeitet, und dabei auch die stärkere Standardisierung von LiMux-bezogenen Elementen wie z. B. Produkten und Konfigurationen erreicht. In Abbildung 3 ist die neue Projektorganisation dargestellt. Abbildung 3: neue LiMux Projektorganisation

Seite 9 Kernpunkte der neuen Strategie Die Kernpunkte der neuen Strategie sind: Zusammenfassung aller migrationsrelevanten Aktionen in sog. Basisclient-Release-Zyklen. Optimierungen im Anforderungsmanagement und Testmanagement in der Aufbaustufe Übergabe der Betriebsaktivitäten (entweder während der Projektlaufzeit oder am Projektende) wird durch ein eigenen Teilprojekt Betriebsübergabe gesteuert. Erreichung der Projektziele im Jahr 2013 1.1.1 Optimierungen Die Optimierungen im Bereich Anforderungs- und Testmanagement dienen sowohl der Reduktion der Aufwände für die Umstellung auf den Basisclient als auch der anschließenden Betriebsaufwände. Außerdem wird damit die Qualität des Basisclients in Hinblick auf Funktionalität und Stabilität wesentlich verbessert. Die bisherigen häufigen Schleifen aus Entwicklung und Ausprobieren werden ersetzt durch einen stringenten Prozess Anforderungen Entwicklung Abnahme. 1.2 Eine Projekterweiterung/Anpassung ist notwendig Die nachhaltigen Optimierungen, die Etablierung von Architektur-Prozessen sowie eine effiziente Projektorganisation sind notwendig, um die Kundenanforderungen zu verstehen und zu erfüllen, sind erforderlich, um nach den Keimzellen einen Flächenrollout für komplexe Arbeitsplätze leisten zu können, erfordern methodisches Wissen von Extern, benötigen Kompensation von Spitzenlasten durch Externe und benötigen neue Ressourcen

Seite 10 Damit trägt das Projekt dazu bei, dass: durch die Architektur Standards definiert werden, eine verbesserte Durchgängigkeit von Anforderungs- bis Testmanagement etabliert wird, notwendiges Wissen in die LHM fließt, LiMux eines der führenden Open Source Projekte im öffentlichen Bereich mit hohem positiven Bekanntheitsgrad ist und bleibt, auch weiterhin lokale oder nationale Mittelstands-Unternehmen gefördert werden (Seit 2006 waren dies bereits ca. 6 Mio. ), LiMux ein Vorbild bei Communityarbeit bleibt. Beispiel hierzu ist, dass WollMux seit 2008 frei verfügbar ist. Um diese Änderungen durchzuführen ist eine Erweiterung/Anpassung des LiMux-Projektes notwendig: Inhaltlich (Erweiterung um die Optimierungen) Zeitlich (Verlängerung bis 2013) Finanziell/personell (Erhöhung der Sach- und Personalmittel um 5,9 Mio ) Dass Anpassungen in Großprojekten notwendig sein werden, war dem Stadtrat von Anfang an bewusst. Bereits im Beschluss des Stadtrates zur Durchführung der Migration vom 16.06.2004 ist ein Passus über die Optimierungen enthalten. Bei der Einführungsstrategie von LiMux sollen die im Vortrag angesprochenen Optimierungsmaßnahmen projektbezogen berücksichtigt werden, d.h. um die Wirtschaftlichkeit der Migration zu verbessern, sind Optimierungsmaßnahmen bereits im Zuge des LiMux-Projekts umzusetzen. Soweit notwendig, werden im Sinne einer Anschubfinanzierung dafür personelle und finanzielle Ressourcen auf Antrag zur Verfügung gestellt. 1.1 Zeitliche Anpassung Das Projektziel, 80% der PC auf den LiMux Bassclient umzustellen, kann nicht bis Ende 2011 (siehe Stadtratsbeschluss vom 04.07.2007) erreicht werden. Auch mit den jetzt vorgesehenen Maßnahmen kann dieses Ziel erst 2013 erreicht werden. 1.2 Personelle Anpassung Wie unter Punkt 1.2 beschrieben, sind weitere Personalkapazitäten notwendig, um die o.g. Strategie umzusetzen.

Seite 11 Die unter der Federführung der Fa. IBM erarbeitete Kapazitätsberechnung ergibt einen Personalbedarf für die Phase Flächenrollout für komplexe Arbeitsplätze in Höhe von insgesamt maximal 69,6 VZÄ 1 Davon können aus dem bereits vorhandenen Personal, der Verlängerung externer Dienstleistungsverträge sowie den temporären Ressourcen der Migrationsbereiche 55,6 VZÄ abgedeckt werden. Der Fehlbedarf von 14 VZÄ soll wie folgt gedeckt werden: Schaffung von sieben neuen, bis Projektende befristeten Stellen und Vergabe von Dienstleistungen für die noch unbesetzten sieben Rollen Maximaler Personalbedarf Bereits vorhandenes Personal (DIR) Verlängerung ext. Verträge Temporäre Mitarbeit der Referate (maximal) Noch offen: 69,6 VZÄ - 27,1 VZÄ - 7,0 VZÄ - 21,5 VZÄ 14,0 VZÄ für neue Stellen 7,0 VZÄ für Dienstleistungen 7,0 VZÄ Bei dem bereits vorhandenen Personal befinden sich noch 9 Dienstkräfte auf bis 31.12.2010 befristeten Projektstellen. Auch diese sind bis Projektende zu verlängern, um die erfolgreiche Fortsetzung des Projektes zu garantieren. Aufgrund der im Vergleich zur Planung 2007 später stattfindenden Migrationen und damit auch später stattfindenden Schulungen werden auch beim Personal- und Organisationsreferat, Bereich IT-Fortbildung, von den bisher vier genehmigten zusätzlichen Stellen für Schulungsorganisatoren nur mehr insgesamt zwei Stellen, davon eine bis 2012 und eine bis 2013, benötigt. Die beiden Stellen des Personal- und Organisationsreferat werden in den Haushaltsjahren 2011, 2012 und 2013 jeweils durch Mittelumschichtungen aus Mitteln des Direktoriums finanziert. Das bisher ursprünglich für den Zeitraum 2005-2008 bewilligte Personalbudget für die Schulungsorganisatoren reicht aufgrund guten Personalmanagements noch bis Ende 2010, deshalb ist erst ab Anfang 2011 eine weitere Finanzierung notwendig. 1 VZÄ = VollZeitÄquivalente

Seite 12 1.1.1 Personalkapazitäten für Betriebsthemen Für diejenigen Aufgabenbereiche, die voraussichtlich auch nach Projektende noch benötigt werden (Betriebsthemen), sollen sieben neue befristete Stellen geschaffen werden (siehe Punkt für neue Stellen in Tabelle in Kapitel 1.2). Dies sind die Bereiche Testmanagement, Anforderungsmanagement und Betrieb für Office und Basisclient. Hierfür sind keine Personalkapazitäten beim Direktorium, Bereich IT-Dienstleistungen, vorhanden. 1.1.2 Personalkapazitäten durch externe Dienstleistungen Für die Abdeckung der neuen zusätzlichen Aufgaben, die durch die Projektoptimierung entstehen, werden zusätzliche hochqualifizierte Kräfte benötigt die bei Spitzenlasten in der Entwicklung oder im Betrieb kurzfristig zugeschaltet werden können. Der Rückgriff auf externe Dienstleistungen garantiert hier eine schnelle Verfügbarkeit, hohe Flexibilität und damit einen bedarfsgerechter Einsatz von finanziellen Mittel. 1.1.3 Überprüfung durch das Personal- und Organisationsreferat Die Schätzung der benötigten Personalkapazitäten beruht, wo möglich, auf Erfahrungswerten des Projektteams sowie auf Schätzungen (ähnlich der Delphi Methode), wenn noch keine Erfahrungen vorhanden sind. Die sich daraus ergebende Berechnung berücksichtigt die Komplexität und Menge der Tätigkeiten und ordnet sie Projektrollen (Tätigkeitsprofilen) zu. Da für die Schätzungen, die der Kapazitätenberechnung zugrunde liegen, noch keine Erfahrungswerte vorhanden sind, soll ein Jahr nach dem Abschluss der Aufbaustufe die Kapazitätenberechnung vom Direktorium, HA III Informationstechnologie unter Berücksichtigung des Leitfadens Stellenbemessung einer Plausibilisierung unterzogen werden, um den Bedarf entsprechend nachweisen zu können. 1.1.4 Beschaffung, Erweiterung der Vergabeermächtigung Die befristeten sieben Stellen (siehe 1.2) sind im Benehmen mit dem Personal- und Organisationsreferat einzurichten und danach auszuschreiben. Für die Dienstleistungen (inkl. der Optimierungen) sind entsprechende Ausschreibungen durch die Vergabestelle 3 durchzuführen. Da die bisherige Vergabeermächtigung für diese zusätzlichen Vergaben nicht mehr ausreicht, ist diese zu erweitern. Das Direktorium wird deshalb beauftragt, Dienstleistungen in einer Höhe von bis zu 5,4 Mio auszuschreiben. Die Vergaben sind notwendig für die folgenden Aufgabenbereiche:

Seite 13 Externe Dienstleistungen für unbesetzte Projektrollen Zwischensumme 2.100.000,00 Verlängerung externer Verträge Zwischensumme 2.340.666,67 Optimierungskosten während der Aufbaustufe (externe Dienstleistungen) Zwischensumme 1.008.000,00 Summe Vergaben 5.448.666,67 Abbildung 4: Aufgabenbereiche für die Vergaben 1.2 Finanzierung In den folgenden Kapitel wird der Finanzierungsbedarf sowie die Deckung hergeleitet und erläutert. 1.2.1 Bedarfsberechnung Abgeleitet aus den Projektzielen und der damit verbundenen notwendigen Leistungen ergeben sich veränderte Personalkapazitäten. Für die Beschaffung der zusätzlichen Personalkapazitäten (siehe 1.2) sowie die Dienstleistungen für die Optimierungen während der Aufbaustufe sind folgende Mittel notwendig:

Seite 14 Abbildung 5: Aufteilung des Finanzbedarfes bis Projektende Bei der Berechnung der Kosten für die zu verlängernden Stellen ist die Einwertung der bisherigen Stelleninhaber zugrunde gelegt. Bei den zusätzlichen Stellen ist eine Kalkulation durchgeführt worden, die für Testmanager und Analysten eine höhere Einwertung vorsieht, für Tester und Betriebsspezialisten eine niedrigere Einwertung. Nachdem die Stellenbewertung durch das Personal- und Organisationsreferat noch durchzuführen ist, kann die tatsächliche Einwertung bislang nur geschätzt werden. Bei den Neubeschaffungen vom Markt ist davon auszugehen, dass ausschließlich Tarifbeschäftigte eingestellt werden. Daher sind für die Berechnung die Jahresmittelbeträge für Tarifbeschäftigte anzusetzen. 1.2.2 Deckung Der Finanzbedarf in Höhe von 8,2 Mio wird wie folgt gedeckt: Finanzbedarf Projekterweiterung 8,2 Mio Minus nicht gebundene LiMux Projektmittel - 2,3 Mio Zu finanzieren 5,9 Mio

Seite 15 Der noch zu finanzierende Betrag in Höhe von 5,9 Mio wird zur Hälfte vom Direktorium getragen. Die restlichen 2,95 Mio werden anteilig von allen Referaten und Eigenbetrieben getragen. Die Berechnung des anteiligen Beitrags erfolgt anhand der geplanten Zahl von Basisclients und wird für die Bereiche, die bereits umgestellt sind, halbiert. Abbildung 6: Aufteilung des Finanzbedarfes auf die Referate

Seite 16 Mit der Stadtkämmerei ist die folgende Vorgehensweise abgestimmt: Die Finanzierungsbeiträge sind im vierten Quartal 2011 zu übertragen. Der sich bis dahin ergebende Mittelbedarf kann aus dem Projektbudget gedeckt werden (siehe 1.2.1). Die Deckung des Finanzierungsbeitrages aus den Referaten soll aus nicht verbrauchten Mitteln, z.b. laufenden, konsumtiven Budgetmitteln oder dem Restefonds allgemeine Sachauszahlungen, erfolgen. Die Abwicklung wird unter der Federführung der Projektleitung für jedes Referat und jeden Eigenbetrieb aufgrund der Unterschiedlichkeit der Mittel und deren Verwendbarkeit einzeln geregelt. Dazu sind der Projektleitung sowohl eine Kopie des Antrages auf Mittelbereitstellung an die Stadtkämmerei als auch eine Kopie des genehmigten Antrages zu übermitteln. Die Mittel werden dann auf die Finanzposition des LiMux- Projektes im Haushalt des Direktoriums übertragen. Die Deckung des Finanzierungsbeitrages der Eigenbetriebe erfolgt durch Rechnungsstellung des Direktoriums an den jeweiligen Eigenbetrieb. 1.2.3 Durch LiMux bereits vermiedene Kosten Ohne die LiMux- und Open-Office-Einführung wären seit 2005 für eine vergleichbare Betriebserhaltung von Windows Systemen Aufwände für folgende Positionen angefallen: 15.000 MS-Office Lizenzen 7.500 MS-Windows Lizenzen Annahme: auf 50% der PC muss Windows-Version aktualisiert werden wg. Office-Version 7.500 Neuanschaffung von Hardware Annahme: wegen hoher Windows Systemanforderungen vorzeitiger Ersatz Schulungskosten (Lernwelt und externe Trainer) Migrationskosten (externe Migrationsunterstützung) Annahme: 15.000 Office-Migrationen und 7.500 Windows-Migrationen Vereinheitlichung des Formularwesens entsprechend WollMux Die Einzelpositionen sind in der Zeichnung 1 dargestellt.

Seite 17 2,7 Mio. Formularwesen * 1,5 Mio. Migrationsunterstützung * 1,4 Mio. Schulungen und Lernwelt * 3,2 Mio. Hardwarekosten (7.500 PC) Zeichnung 1: Microsoft-Kosten Entsprechend den bisher erbrachten Leistungen im LiMux-Projekt, wären bis heute akkumulierte Kosten von 11,8 Mio in einer Microsoft-basierten Technologie generiert worden. 1. Ziele 2010 0,85 Mio. Lizenzkosten MS Windows (7.500 PC) notwendig aufgrund der Office-Version 2,1 Mio. Lizenzkosten MS Office (15.000 PC) Annahme nur 1 MS-Office Update Mit der Genehmigung der oben beschriebenen Projekterweiterung/Projektanpassung, sind von der Auftraggeberin, Frau Bürgermeisterin Christine Strobl, die folgenden Zielvorgaben für 2010 verbunden: 5000 (von insges. 12.000 geplanten) Basisclients sind in Betrieb 11 von 22 Migrationsbereichen haben die Migration abgeschlossen 7.000 Arbeitsplätze haben die Stufe 3 der Office-Migration abgeschlossen (Deinstallation von Microsoft Office)

Seite 18 1. LiMux ist weiterhin der richtige Weg Open Source ist wichtig damit wir in München unsere Informationstechnologie nachhaltig gestalten können. Dies beinhaltet Wegfall von Lizenzkosten keine Abhängigkeit von proprietären Standards keine Abhängigkeit von undokumentierten, geschlossenen Lösungen IT-Investitionen, die nicht von Herstellern bestimmt und getrieben werden, wie dies in der Vergangenheit häufig der Fall war! Weltweit nutzen auch große Verwaltungen Linux: USA: Verteidigungsministerium Spanien: Verwaltung der Region Extremadura Frankreich: Parlament, Gendarmerie Tschechien: Post Deutschland: u.a. zahlreiche Universitäten und große Unternehmen: Google, IBM, Novell, Wikipedia Amazon, Panasonic, New Yorker Börse In München haben wir diese Richtung schon 2003 eingeschlagen. Damit haben wir auch eine Führungsrolle für diesen Ansatz im öffentlichen Bereich eingenommen. Mittlerweile hat das LiMux-Zentralprojekt mit den Referaten und Eigenbetrieben gemeinschaftlich über 3.000 LiMux Clients und 15.000 Open Office Installationen ausgerollt. Mit dem Vorlagensystem WollMux, welches mittlerweile auch von mehreren anderen Städten angefragt wird, wurde nicht nur intern ein Standard geschaffen, sondern auch der Community etwas zurückgegeben. Dies ist ein guter Erfolg und gleichzeitig eine Bestätigung, dass die Stadt München auf dem richtigen Weg ist. Die neuen Themen sind im Grunde notwendige Prozesse und technikübergreifend. Sie müssen geklärt bzw. definiert und etabliert sein, um den notwendigen Betrieb zu gewährleisten. Am Anfang nur grob, mit einer kontinuierlichen Verfeinerung bis zum Zeitpunkt der Betriebsübergabe.

Seite 19 1. Beteiligungen Der Verwaltungsbeirat des Direktoriums - HA III, Herr Stadtrat Liebich, die Stadtkämmerei, das Revisionsamt, das Personal- und Organisationsreferat sowie alle anderen Referate und der Gesamtpersonalrat haben einen Abdruck der Beschlussvorlage erhalten. Die Vorlage wurde in der Sitzung der IT-Kommission am 12.05.2010 behandelt. Anhörung des Bezirksausschusses In dieser Beratungsangelegenheit ist die Anhörung des Bezirksausschusses nicht vorgesehen (vgl. Anlage 1 der BA-Satzung).

Seite 20 II. Antrag des Referenten 1. Das LiMux-Projekt wird beauftragt, die im Vortrag unter Punkt 2 genannte Projekterweiterung/Anpassung zu planen und durchzuführen. Inhaltlich (Erweiterung um die Optimierungen) Zeitlich (Verlängerung bis 2013) Finanziell/personell (Erhöhung der Sach- und Personalmittel um 5,9 Mio ) 1. Das Direktorium, HA III-Informationstechnologie wird beauftragt, Vergaben für externe Unterstützungsleistungen in Höhe von bis zu 5,4 Mio auszuschreiben. 2. Das Personal- und Organisationsreferat (Querschnittsbereich) wird gebeten, im Benehmen mit dem Direktorium, die neun bis zum 31.10.2010 befristet vorgetragenen Stellen bis zum 31.10.2013 zu verlängern, im Benehmen mit dem Personal- und Organisationsreferat (Fachreferat) von den vier dort befristet vorgetragenen Stellen eine bis zum 31.10.2012 und eine bis 31.10.2013 zu verlängern sowie die zusätzlich erforderlichen sieben Stellen für das Direktorium befristet bis zum 31.10.2013 einzurichten und die Stellenbesetzung in die Wege zu leiten. Das Direktorium wird beauftragt, die erforderlichen Haushaltsmittel in Höhe von bis zu 2.804.000.- (siehe Abbildung 5 Seite 14) im Haushaltsjahr 2011 einmalig als Projektbudget anzumelden. Von diesen Mitteln werden jährlich, entsprechend der Besetzung der Stellen, voraussichtlich die folgenden Beträge abgerufen: im Jahr 2010 32.500.- im Jahr 2011 715.700.- im Jahr 2012 1.131.400.- im Jahr 2013 924.400.-. Von den 2.804.000.- sind auch die beiden Stellen beim Personal- und Organisationsreferat, Bereich IT-Fortbildung, zu finanzieren (für 2011 und 2012 je 77.210.- ; für 2013 45.770.- ). Im Ergebnishaushalt entsteht durch die Einbeziehung der erforderlichen Pensions- und Beihilferückstellungen ggf. ein zusätzlicher Personalaufwand. 3. Das Direktorium, HA III Informationstechnologie wird beauftragt, unter Berücksichtigung der Vorgaben des Leitfadens Stellenbemessung, die für diesen Beschluss durchgeführte Kapazitätenberechnung ein Jahr nach dem Abschluss der Aufbaustufe anhand von Erfahrungswerten und entsprechendem Zahlenmaterial zu plausibilisieren, um dem Personal- und Organisationsreferat den geltend gemachten Personalbedarf nachweisen zu können.

Seite 21 4. Die Referate und Eigenbetriebe werden beauftragt, den im Vortrag unter Punkt 1.2 genannten Finanzierungsbeitrag im vierten Quartal 2011 zu erbringen. Die Deckung des Finanzierungsbeitrages aus den Referaten soll aus nicht verbrauchten Mitteln, z.b. laufenden, konsumtiven Budgetmitteln oder dem Restefonds allgemeine Sachauszahlungen erfolgen. Die Finanzierungsbeiträge der Eigenbetriebe müssen ohne eine Erhöhung des entsprechenden Betriebsmittelzuschusses erbracht werden. 5. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle, da eine regelmäßige Berichterstattung der Projektleitung erfolgt.

Seite 22 I. Beschluss nach Antrag Die endgültige Beschlussfassung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrats. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der / Die Vorsitzende Der Referent Bürgermeister/-in ea. Stadtrat / ea. Stadträtin Christian Ude Oberbürgermeister

Seite 23 IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt an das Personal- und Organisationsreferat z. K. V. Wv. Direktorium HA III, Projekt LiMux 1. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. 2. An das Direktorium HA I C/S An das Direktorium GL An das Baureferat An das Kommunalreferat An das Kreisverwaltungsreferat An das Kulturreferat An das Personal- und Organisationsreferat An das Referat für Arbeit und Wirtschaft An das Referat für Gesundheit und Umwelt An das Referat für Stadtplanung und Bauordnung An das Schul- und Kultusreferat An das Sozialreferat An den Gesamtpersonalrat An die Gleichstellungsstelle für Frauen An das Baureferat H8 An das Direktorium HA II V An das Direktorium HA III An das Personal- und Organisationsreferat P2 An das Revisionsamt Q2 An die Stadtkämmerei, KaStA2 An die Stadtkämmerei HA2 z. K.