De-Mail OutlOOk add-in Dokumentation für Anwender Version 6.0 Release 2.3.0 Stand 19.03.2018 Status Freigegeben
impressum Copyright 2018 by T-Systems T-Systems International GmbH, Frankfurt am Main, Germany Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten. Microsoft, Outlook und Windows sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Herausgeber T-Systems International GmbH Hahnstraße 43d D-60528 Frankfurt am Main Titel Anwenderhandbuch_De- Mail-Outlook- AddIn_2.3.0.docx Version 6.0 Release 2.3.0 Stand 19.03.2018 Dokumentenbezeichnung De-Mail Dokumentation für Anwender Status Freigegeben Kurzinfo Diese Dokumentation beschreibt die Verwendung des De-Mail Add-Ins in Microsoft Outlook. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 1
inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen... 3 1.1 Aufbau der Dokumentation... 3 1.1.1 Allgemein... 3 1.1.2 Schritt-für-Schritt-Anleitungen... 3 2 Outlook Add-In für De-Mail verwenden... 4 2.1 Überblick... 4 2.2 Schritt für Schritt: Anzeige von Versandoptionen in der Übersicht einrichten... 7 2.3 De-Mail empfangen und lesen... 8 2.4 Schritt für Schritt: De-Mail schreiben... 10 3 Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden... 13 3.1 Voraussetzungen... 13 3.2 Schritt für Schritt: Einen Kontakt aus dem ÖVD in einer De-Mail übernehmen... 13 4 FAQ... 16 Abbildungsverzeichnis... 18 Tabellenverzeichnis... 19 De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 2
Vorbemerkungen 1 vorbemerkungen 1.1 Aufbau der Dokumentation 1.1.1 Allgemein Beim Einsatz eines De-Mail Gateways im Umfeld einer Microsoft Exchange-Umgebung steht Ihnen ein Outlook Add-In zur Verfügung, das die Steuerung von Versandoptionen erleichtert. Dieses Dokument beschreibt Ihnen das Add-In mit den entsprechenden Details zur Bedienung in einem Outlook Mail-Client. Hinweis In dieser Dokumentation werden nur die spezifischen Funktionalitäten des De-Mail Outlook Add-Ins beschrieben. Bei Fragen zu Standardfunktionalitäten verwenden Sie bitte die Hilfefunktion Ihres Microsoft Outlook-Programms. Diese Dokumentation basiert auf der Verwendung von Microsoft Outlook 2010 unter Windows 7. Die Darstellungen und Beschreibungen können bei Verwendung anderer Betriebssysteme oder Programmversionen von Microsoft Outlook abweichen. Die Gliederung des Benutzerhandbuchs orientiert sich an den Dialogen der jeweiligen Benutzeroberfläche, so dass Sie die Beschreibungen direkt an der Software nachvollziehen können. Sie können das Benutzerhandbuch entweder als Gesamtdokument lesen, über das Inhaltsverzeichnis einzelne Abschnitte auswählen oder direkt in die thematischen Abschnitte einsteigen. 1.1.2 Schritt-für-Schritt-Anleitungen Die Verfahrensanweisungen für die wichtigsten Aufgaben werden Ihnen in detaillierten Schritt-für-Schritt- Anleitungen vorgestellt. Es wird der Erfolgsfall beschrieben. Auf die möglichen Fehlermeldungen wird in diesen Anleitungen nicht eingegangen. Abbildung 1: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt-für-Schritt-Anleitungen Ein Fortschrittsbalken zu Beginn der Arbeitsschritte erleichtert Ihnen den Überblick über den Gesamtfortschritt bei der Ausführung der Anleitung. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 3
Outlook Add-In für De- Mail verwenden 2 Outlook Add-In für De-Mail verwenden 2.1 Überblick Bevor Sie De-Mail-Nachrichten mithilfe von Microsoft Outlook senden und empfangen können, müssen Sie ein E-Mail-Konto hinzufügen und konfigurieren. Hinweise zur Installation entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion von Microsoft Outlook. Nachdem Sie das De-Mail Add-In zu Ihrem Outlook hinzugefügt und Ihr E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie auf alle Funktionen zugreifen. Nach dem Start von Outlook sehen Sie in der Ordneransicht den Button Neue De-Mail-Nachricht* in der Symbolleiste. Abbildung 2: Button Neue De-Mail * Die tatsächliche Bezeichnung kann je nach verwendeter Outlook-Version abweichen. Unter Outlook 2007 finden Sie die Bezeichnung Neue De-Mail, unter 2010 Neue De-Mail-Nachricht und unter 2013 sowie 2016 Neue De-Mail. Mit Klick auf das Symbol öffnet sich das Entwurfsfenster zum Verfassen einer De-Mail. 1 2 Abbildung 3: Entwurfsfenster zum Verfassen einer De-Mail De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 4
Outlook Add-In für De- Mail verwenden Folgende De-Mail-spezifische Funktionen stehen Ihnen beim Verfassen einer De-Mail zur Verfügung: Funktion De-Mail-Versandoptionen Adressprüfung Erläuterung Fügen Sie Ihrer De-Mail die gewünschten Versandoptionen hinzu. Das System nimmt beim Einfügen einer Adresse automatisch eine Gültigkeitsprüfung vor. Diese bezieht sich nur auf die angegebene Domain (zum Beispiel *@beispiel.de-mail.de). Es wird nicht die Gültigkeit der vollständigen Adresse geprüft (zum Beispiel thomas.kallenbach@beispiel.de-mail.de). Tabelle 1: Funktionen zum Verfassen einer De-Mail Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der De-Mail spezifischen Icons und Buttons sowie eine Tabelle mit den verschiedenen Versandoptionen einer De-Mail. Icon / Button Erläuterung De-Mail-Nachricht ungelesen De-Mail-Nachricht gelesen Auf De-Mail-Nachricht geantwortet De-Mail weitergeleitet Ungelesene De-Mail mit Datei-Anhang Gelesene De-Mail mit Datei-Anhang Neue De-Mail schreiben Umschalter zwischen E-Mail-Entwurf und De-Mail-Entwurf Adressprüfung ein- oder ausblenden Tabelle 2: Icons und Buttons De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 5
Outlook Add-In für De- Mail verwenden Kaufmännische Versandoption Abholbestätigt Absenderbestätigt Einschreiben Technische Versandoptionen Versandbestätigung Eingangsbestätigung Erklärung Diese Funktion steht nur Behörden zur Verfügung. Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde und dass sich der Empfänger nach dem Eingang der Nachricht an seinem Konto angemeldet hat. Die Abholbestätigung wird vom Postfachdienst des Empfängers erzeugt, wenn sich der Empfänger das erste Mal nach dem Ablegen der Nachricht in seinem Postfach anmeldet. Die Abholbestätigung wird dem Absender sowie dem Empfänger der ursprünglichen Nachricht per Nachricht übermittelt. Diese Option steht beim Versand nur berechtigten öffentlichen Stellen zur Verfügung. Hiermit identifiziert sich der Absender gegenüber dem Empfänger. Dies wird durch die Anmeldung des Absenders mit hohem Authentisierungsniveau gewährleistet. Hiermit erhält der Absender einen Nachweis über den ordnungsgemäßen Versand seiner Nachricht per E-Mail übermittelt. Hiermit erhalten Absender und Empfänger einen Nachweis darüber, wann die Nachricht im Postfach des Empfängers abgelegt wurde. Persönlich/Vertraulich Unser Zeichen Export Hiermit kann der Absender zum Ausdruck bringen, dass er besonderen Wert auf den sicheren Zugang seiner Nachricht beim Empfänger selbst legt. Sie haben die Möglichkeit, ein eigenes Aktenzeichen für eingehende Systemmeldungen anzugeben, die zum Beispiel bei einem Einschreiben erstellt und Ihnen nach dem Versand zugestellt wird. Hier können Sie eine De-Mail zum Export markieren. Diese wird dann in einem Export-Archiv im De-Mail Kernsystem abgelegt. Diese Archiv-Dateien können Sie in Ihrer eigenen Systemlandschaft ablegen und archivieren. Tabelle 3: De-Mail-Versandoptionen De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 6
Outlook Add-In für De- Mail verwenden 2.2 Schritt für Schritt: Anzeige von versandoptionen in der übersicht einrichten Sie können sich in Ihrem Outlook die De-Mail Versandoptionen in der Übersicht anzeigen lassen. Dialog aufrufen Spalten auswählen Ansicht prüfen Wechseln Sie im Outlook Menü zum Reiter Ansicht. Klicken Sie auf Spalten hinzufügen. Abbildung 4: Spalten hinzufügen Dialog aufrufen Spalten auswählen Ansicht prüfen Wählen Sie im Dialog Spalten anzeigen im Bereich Verfügbare Spalten auswählen: die Gruppe Benutzer-Posteingangsfelder aus. Abbildung 5: Spalten auswählen De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 7
Outlook Add-In für De- Mail verwenden Markieren Sie die verfügbaren Spalten, die Sie der Ansicht hinzufügen wollen. Für eine Mehrfachauswahl halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt. Klicken Sie auf Hinzufügen und übernehmen Sie die Auswahl mit OK. Dialog aufrufen Spalten auswählen Ansicht prüfen Die neuen Spalten werden zu Ihrer Nachrichtenübersicht hinzugefügt. Abbildung 6: De-Mail-Versandoption in der Nachrichtenübersicht (Ausschnitt) 2.3 de-mail empfangen und lesen Nach erfolgreicher Installation des De-Mail Outlook Add-Ins und der Einrichtung des De-Mail-Kontos werden die an diese Adresse gesendeten De-Mails im Posteingang aufgelistet. Sie können eine normale E-Mail von einer De-Mail durch die spezifischen De-Mail- Icons unterscheiden (siehe Tabelle 2). Sofern Sie die Spalten zur Anzeige von Versandoptionen in der Nachrichtenübersicht hinzugefügt haben, sehen Sie diese bereits in der Übersicht (siehe Kapitel 2.2). Abbildung 7: De-Mails empfangen - Listenansicht im Posteingang (Ausschnitt) De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 8
Outlook Add-In für De- Mail verwenden Zum Lesen öffnen Sie die entsprechende De-Mail per Doppelklick oder mit Hilfe der Enter-Taste. Klicken Sie in der Leseansicht auf den Reiter De-Mail. Abbildung 8: Empfangene De-Mail in der Leseansicht - Versandoptionen In der Leseansicht sehen Sie die verschiedenen Versandoptionen, mit denen De-Mails versendet werden können (siehe Tabelle 3). Hinweis Wenn ein eigenes Aktenzeichen im Feld Unser Zeichen länger als 30 Zeichen ist, wird dies nicht mehr dargestellt. Um die Anzeige zu ermöglichen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Gruppendialog neben Versandoptionen. Es öffnet sich ein zusätzlicher Dialog, in dem die Versandoptionen dargestellt werden. Entnehmen Sie dem Feld Unser Zeichen die vollständige ID. Abbildung 9: Versandoptionen Feld Unser Zeichen De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 9
Outlook Add-In für De- Mail verwenden 2.4 Schritt für Schritt: de-mail Schreiben Button Neue De-Mail De-Mail verfassen Versandoptionen De-Mail senden Klicken Sie auf den Button Neue De-Mail-Nachricht*. Abbildung 10: Neue De-Mail erstellen Es öffnet sich ein E-Mail Fenster in der Entwurfsansicht. Der Button De-Mail ist gelb hinterlegt und zeigt Ihnen an, dass Sie den Entwurf als De-Mail versenden. * Die tatsächliche Bezeichnung kann je nach verwendeter Outlook - Version abweichen. Unter Outlook 2007 finden Sie die Bezeichnung Neue De-Mail, unter 2010 Neue De-Mail-Nachricht und unter 2013 sowie 2016 Neue De-Mail. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 10
Outlook Add-In für De- Mail verwenden Button Neue De-Mail De-Mail verfassen Versandoptionen De-Mail senden Verfassen Sie Ihre De-Mail-Nachricht. Tragen Sie die Empfängeradressen ein. Es erfolgt die automatische Adressprüfung. Abbildung 11: De-Mail-Entwurf Das Ergebnis der Adressprüfung, ob die jeweilige De-Mail-Adresse gültig ist oder nicht, wird Ihnen per Icon und im Klartext angezeigt (Adresse ist gültig, beziehungsweise Adresse ist ungültig). Abbildung 12: Ergebnis Adressprüfung (Ausschnitt) De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 11
Outlook Add-In für De- Mail verwenden Button Neue De-Mail De-Mail verfassen Versandoptionen De-Mail senden Fügen Sie gegebenenfalls Versandoptionen hinzu. Klicken Sie dazu in Ihrem De-Mail-Entwurf auf die Registerkarte De-Mail. Abbildung 13: De-Mail Versandoptionen Sie können hier zwischen verschiedenen Versandoptionen wählen (siehe Tabelle 3). Aktivieren Sie bei Bedarf die entsprechenden Checkboxen. Button Neue De-Mail De-Mail verfassen Versandoptionen De-Mail senden Klicken Sie nach Fertigstellung Ihrer De-Mail auf den Button Senden. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 12
Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden 3 Den Öffentlichen verzeichnisdienst (ÖvD) im adressbuch verwenden 3.1 Voraussetzungen Mit Hilfe des Öffentlichen Verzeichnisdienstes (ÖVD) ist es möglich, kontoübergreifend nach eingetragenen De- Mail Postfachadressen zu suchen. Als Voraussetzung für die Einbindung ins Outlook-Adressbuch, müssen die Einstellungen für den Zugriff auf den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) in Ihrer De-Mail Systemumgebung konfiguriert werden. Hinweis Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator, ob Ihnen ein De-Mail Adressbuch zur Verfügung steht. Die Einrichtung des Adressbuches ist in der De-Mail Outlook Add-In- Dokumentation für Administratoren beschrieben. 3.2 Schritt für Schritt: Einen Kontakt aus dem ÖVD in einer de-mail übernehmen Neue Nachricht erstellen Auswahl aufrufen Adresse auswählen Klicken Sie auf den Button Neue De-Mail-Nachricht*, um eine neue Nachricht zu erstellen. Abbildung 14: Neue De-Mail erstellen Es öffnet sich ein E-Mail Fenster in der Entwurfsansicht. Der Button De-Mail ist gelb hinterlegt und zeigt Ihnen an, dass Sie den Entwurf als De-Mail versenden. * Die tatsächliche Bezeichnung kann je nach verwendeter Outlook - Version abweichen. Unter Outlook 2007 finden Sie die Bezeichnung Neue De-Mail, unter 2010 Neue De-Mail-Nachricht und unter 2013 sowie 2016 Neue De-Mail. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 13
Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden Neue Nachricht erstellen Auswahl aufrufen Adresse auswählen Um eine Adresse aus dem ÖVD zu suchen, klicken Sie auf den An beziehungsweise CC Button. Abbildung 15: Dialog Namen auswählen öffnen Neue Nachricht erstellen Auswahl aufrufen Adresse auswählen Es öffnet sich der Dialog Namen auswählen. Wählen Sie unter Adressbuch das De-Mail-Verzeichnis aus. Abbildung 16: Verzeichnis auswählen Suchen Sie nun nach einem entsprechenden Kontakt im ÖVD, indem Sie unter Suchen Ihren Suchbegriff eingeben. Dies können auch Teile eines Namens sein. Eine Verwendung von Platzhaltern (z.b.: *) ist nicht erforderlich. Klicken Sie anschließend auf OK, um die Suche zu starten. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 14
Den Öffentlichen Verzeichnisdienst (ÖVD) im Adressbuch verwenden Abbildung 17: Nach Kontakten im ÖVD suchen Wählen Sie aus den Suchergebnissen den gewünschte Treffer aus und klicken Sie auf An -> beziehungsweise CC -> oder BCC ->. De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 15
FAQ 4 faq 1. Was passiert, wenn ich eine pst-datei mit darin enthaltenen De-Mails in Outlook einbinde? De-Mails werden als E-Mails angezeigt, wenn das De-Mail Outlook Add-In nicht installiert ist. Wenn das Add-In installiert ist, werden die Unterschiede zwischen einer E-Mail und einer De-Mail sichtbar. Sie können alle Funktionen des Add-Ins nutzen. 2. Ist es möglich, eine De-Mail als E-Mail weiterzuleiten? Das ist möglich. Klicken Sie auf Weiterleiten beziehungsweise Antworten / Allen antworten. Die De-Mail öffnet sich in der Entwurfsansicht. Klicken Sie auf den Button E-Mail. Der Entwurf wird als normale E-Mail versendet. Umgekehrt kann eine E-Mail als De-Mail weitergeleitet oder beantwortet werden. 3. Was passiert, wenn bei vorhandenem De-Mail Outlook Add-In eine E-Mail an einen Empfänger mit De-Mail-Adresse versendet wird? Der Empfänger erhält diese E-Mail als De-Mail. 4. Was passiert, wenn ich eine De-Mail an eine normale E-Mail-Adresse versende? Der Empfänger erhält eine E-Mail. 5. Was passiert, wenn ich eine De-Mail an Empfänger mit De-Mail und E-Mail-Adresse verschicke? Der Empfänger mit der E-Mail-Adresse erhält die Mail als E-Mail. Der Empfänger mit De-Mail-Adresse erhält keine De-Mail. Der Absender erhält keine Fehlermeldung. Stellen Sie über die Adressprüfung sicher, dass Sie keine De-Mails gleichzeitig an Empfänger mit De-Mail und E-Mail-Adresse versenden! In der Entwurfsansicht werden Sie durch eine rot unterstrichene Adresse beziehungsweise durch ein rotes Verbotsschild in der Adressprüfung rechts darauf aufmerksam gemacht, dass es sich nicht um eine gültige De-Mail-Adresse handelt. Neben der Adresse steht der Status Adresse ist gültig, beziehungsweise Adresse ist ungültig im Klartext. Abbildung 18: De-Mail Entwurf mit ungültiger De-Mail-Empfänger-Adresse De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 16
FAQ Beim Versenden erhalten Sie den nachfolgenden Warnhinweis. Abbildung 19: Hinweisbox bei einer Nachricht mit ungültigem Empfänger De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 17
abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beispiel Fortschrittsbalken in Schritt-für-Schritt-Anleitungen... 3 Abbildung 2: Button Neue De-Mail... 4 Abbildung 3: Entwurfsfenster zum Verfassen einer De-Mail... 4 Abbildung 4: Spalten hinzufügen... 7 Abbildung 5: Spalten auswählen... 7 Abbildung 6: De-Mail-Versandoption in der Nachrichtenübersicht (Ausschnitt)... 8 Abbildung 7: De-Mails empfangen - Listenansicht im Posteingang (Ausschnitt)... 8 Abbildung 8: Empfangene De-Mail in der Leseansicht - Versandoptionen... 9 Abbildung 9: Versandoptionen Feld Unser Zeichen... 9 Abbildung 10: Neue De-Mail erstellen... 10 Abbildung 11: De-Mail-Entwurf... 11 Abbildung 12: Ergebnis Adressprüfung (Ausschnitt)... 11 Abbildung 13: De-Mail Versandoptionen... 12 Abbildung 14: Neue De-Mail erstellen... 13 Abbildung 15: Dialog Namen auswählen öffnen... 14 Abbildung 16: Verzeichnis auswählen... 14 Abbildung 17: Nach Kontakten im ÖVD suchen... 15 Abbildung 18: De-Mail Entwurf mit ungültiger De-Mail-Empfänger-Adresse... 16 Abbildung 19: Hinweisbox bei einer Nachricht mit ungültigem Empfänger... 17 De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 18
tabellenverzeichnis Tabelle 1: Funktionen zum Verfassen einer De-Mail... 5 Tabelle 2: Icons und Buttons... 5 Tabelle 3: De-Mail-Versandoptionen... 6 De-Mail Outlook Add-In Version 6.0, 19.03.2018 Seite 19