Rechnung, aber richtig!
Rechnung, aber richtig! So schreiben Sie korrekte und vollständige Rechnungen Wer arbeitet, will auch Geld dafür. Professionelle Unternehmer schreiben daher nach Abnahme des Auftrags ihre Rechnung. Wie so oft in der Buchhaltung existieren hier allerdings wichtige Formvorschriften, die es einzuhalten gilt. Denn die Finanzverwaltung will jederzeit nachprüfen können, ob die Umsatzsteuer richtig erhoben wurde. Für Sie als Selbstständige/r ist es wichtig, die Vorgaben zu beachten und auch eingehende Rechnungen zu checken. Denn bei unvollständigen oder nicht korrekten Belegen gibt es keinen Vorsteuerabzug in der Umsatzsteuererklärung und Sie verlieren unter Umständen bares Geld. Wir sagen Ihnen, was in Ihren Rechnungen enthalten sein sollte und welche speziellen Aspekte bei elektronischen Belegen zu beachten sind. Damit Sie nicht nur an Ihr Geld kommen, sondern auch bei einer Betriebsprüfung gewappnet sind. 2 Rechnungen www.lexware.de
Weniger Bürokratie für kleine Summen Eine gut geführte Buchhaltung fängt mit einwandfreien Rechnungen an. Das gilt für die Rechnungen, die Sie schreiben, genauso wie für die Quittungen, die Sie erhalten. Nur aus Rechnungen, die die gesetzlichen Vorgaben enthalten, darf die Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Vorsteuerabzug - was ist das eigentlich? Auch die Vorsteuer ist eine Form der Umsatzsteuer - nämlich die, die dem Unternehmer selbst in Rechnung gestellt wird, zum Beispiel auf der Telefonrechnung oder der Quittung aus dem Buchladen. Diese Umsatzsteuer dürfen Umsatzsteuerpflichtige mit der eigenen Umsatzsteuerlast verrechnen. Dadurch verringert sich die Steuerschuld möglicherweise gibt es sogar Geld vom Finanzamt zurück. Immerhin hat die Finanzverwaltung bei geringen Rechnungsbeträgen ein Einsehen. Hier sind die Vorschriften nicht ganz so streng. Die so genannten Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro müssen lediglich folgende Vorgaben erfüllen: PRAXIS TIPP Die reduzierten Angaben für Kleinbetragsrechnungen gelten auch für Fahrausweise. Bei Flugtickets muss außerdem ein Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung enthalten sein.» Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers» Ausstellungsdatum» Menge und Art der gelieferten Leistung» Bruttobetrag in einer Summe (Nettobetrag plus Umsatzsteuer)» Anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung bei steuerfreien Umsätzen Achtung: Der Grenzbetrag von 150 Euro bezieht sich auf den Bruttobetrag einschließlich möglicher Umsatzsteuer. 3 Rechnungen www.lexware.de
Vorschriften über Vorschriften: Die richtige Rechnung PRAXIS TIPP Erstellen Sie sich eine Checkliste als Vorlage. Damit können Sie bei allen Eingangsrechnungen prüfen, ob die genannten Formalia enthalten sind. Sollte das nicht der Fall sein, bitten Sie Ihren Geschäftspartner umgehend um eine korrigierte Rechnung. Auf diese Weise ersparen Sie sich Scherereien mit dem Finanzamt Bei allen Rechnungen jenseits von 150 Euro gilt, dass folgende Angaben enthalten sein müssen:» Name und Adresse des leistenden Unternehmers» Name und Adresse des Kunden» Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens» Ausstellungsdatum» Fortlaufende Rechnungsnummer» Menge und Art der Lieferung oder Leistung» Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung» Nettoentgelt» Minderung des Entgelts» Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)» Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen Name und Adresse des leistenden Unternehmers Wenn Sie bedrucktes Geschäftspapier verwenden, müssen sich Ihr Name und Ihre Adresse aus den Bezeichnungen dort eindeutig feststellen lassen. Wenn Sie eine Personengesellschaft oder GmbH führen, muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung stehen. Name und Adresse des Kunden Eine Großkundenadresse mit eigener Postleitzahl oder ein Postfach können die Anschrift ersetzen. Aber der Zusatz c/o ist bei einer Rechnung nicht erlaubt. Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens Eine von den beiden Nummern reicht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) muss also nicht zwingend vorhanden sein. Wer diese aber ohnehin benötigt, kann die USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos beantragen. Das geht sogar online http://www.bzst.bund.de Tipp: Auch bei Dauerleistungen also zum Beispiel bei Mietverträgen müssen die ursprünglichen Dokumente die Steuernummer oder USt-ID enthalten. Fortlaufende Rechnungsnummer Ob jedes Jahr mit eins beginnend oder der Reihe nach oder nach Kunden sortiert: Wie das genau funktionieren soll mit der fortlaufenden Rechnungsnummer, ist vielen Selbstständigen bis heute nicht klar. Die Finanzverwaltung 4 Rechnungen www.lexware.de
PRAXIS TIPP Denkbar sind beispielsweise verschiedene Nummernkreise für zeitlich oder organisatorisch abgrenzbare Bereiche. Möglich ist etwa eine Kombination aus Jahres- oder Monatszahl und Rechnungsnummer. Sie können auch Zahlen mit Kundennummern oder Kundenabkürzungen verbinden. Verwenden Sie eine Rechnungssoftware, nimmt Ihnen das Programm in aller Regel die Nummerierung automatisch ab und generiert eigene Nummernkombinationen. hat inzwischen in einem Umsatzteuer-Anwendungserlass erklärt, dass die Sache gar nicht so schwierig ist: Die Rechnungsnummer muss zeigen, dass der Beleg einmalig ist. Die Rechnungsnummer darf also nicht zweimal verwendet werden. Fortlaufend bedeutet also weder lückenlos noch der Reihe nach. Es bleibt demnach dem Unternehmer überlassen, wie viele und welche separaten Nummernstrukturen geschaffen werden. Entscheidend ist, dass die Rechnungsnummer einmalig vergeben wird und sich die Nummerierung aus einem nachvollziehbaren System ergibt. Menge und Art der Lieferung oder Leistung Wichtig ist, dass eine allgemeine Bezeichnung nicht ausreicht. Allerdings darf auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen werden. Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung Ist das Liefer- oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch zum Beispiel bei Barverkäufen, müssen Sie das Datum trotzdem angeben. Wenn Sie viele solcher Geschäfte tätigen, können Sie alternativ die Formulierung Soweit nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum verwenden. Nettoentgelt Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erbracht haben oder Leistungen, die zum Teil von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen die einzelnen Positionen aufgeteilt werden. Ansonsten genügt der Nettobetrag in einer Summe. Minderung des Entgelts Skonto- oder Rabattkonditionen gehören ebenfalls in die Rechnung. Hier genügt ein allgemeiner Hinweis: Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen. Allerdings müssen Sie bei Bedarf diese Konditionen der Finanzverwaltung vorlegen können. Beim Skonto muss lediglich die Prozentzahl angegeben werden. Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Steuerbefreiung Tipp: Wenn Sie Leistungen abrechnen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen Sie in Ihren Worten formulieren, was der Grund für die Steuerbefreiung ist. Aber Achtung: Die Kleinunternehmerreglung ist keine Steuerbefreiung. Trotzdem sollten Sie um Irritationen beim Kunden zu vermeiden in der Rechnung darauf hinweisen, dass Sie noch keine Umsatzsteuer erheben. Zum Beispiel mit der Standardformulierung: Gemäß 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer. 5 Rechnungen www.lexware.de
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen Schreiben Sie Privatleuten eine Rechnung im Zusammenhang mit einem Grundstück, sind Ihre Kunden verpflichtet, die Belege zwei Jahre lang aufzubewahren. Darauf müssen Sie Ihre Auftraggeber hinweisen, zusätzlich mit dem Service-Satz: Die Frist beginnt am 31. Dezember des Jahres, in dem diese Rechnung ausgestellt wurde. 6 Rechnungen www.lexware.de
Bankverbindung und Zahlungsziel PRAXIS TIPP Wenn Sie kürzere Zahlungsziele als das gesetzliche festschreiben wollen, müssen Sie dies bereits in die Auftragsbestätigung schreiben. Hintergrund ist, dass der Kunde das frühere Zahlungsziel bereits mit Vertragsabschluss kennen muss. Auf der Rechnung können Sie sich dann später auf diese Zahlungsfrist beziehen. Wie Sie an Ihr Geld kommen, interessiert die Finanzverwaltung weniger. Daher gibt es keine Vorschrift, dass Sie eine Bankverbindung in Ihre Rechnung schreiben. Zudem könnte es auch ein Barkauf sein. Achten Sie darauf, Ihre Kontodaten sowohl mit Kontonummer und Bankleitzahl als auch mit IBAN- und BIC-Code auf Ihren Rechnungen anzugeben. Denken Sie auch daran, ein konkretes Zahlungsziel in die Rechnung aufzunehmen, etwa Der Rechnungsbetrag ist zahlbar bis zum 26. November 2015. Individuelle Zahlungsziele müssen Sie allerdings bereits bei Vertragsschluss vereinbart haben Außerdem wichtig: Laut Gesetz ist ein (unternehmerischer) Schuldner nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und Erhalt der Rechnung automatisch in Verzug. Bei Verbrauchern gilt diese Regel aber nur, wenn bei Vertragsabschluss ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Wenden Sie hier standardmäßig Formulierungen wie Sie geraten spätestens 30 Tage nach Erhalt dieser Rechnung in Verzug ( 286 Abs. 3 BGB) an. 7 Rechnungen www.lexware.de
Rechnung mal anders: Verträge, Gutschriften, Abschlagszahlungen PRAXIS TIPP Übrigens: Wenn Sie mit dem EU-Ausland Geschäfte machen, dürfen solche Gutschriften auch in Formulierungen aus den anderen Amtssprachen übersetzt werden. Beispiele sind im Englischen self-billing oder im Französischen autofacturation. Welche Übersetzungen erlaubt sind, hat die Finanzverwaltung in einem Schreiben zusammengefasst. Die Büromiete, die monatliche PC-Wartung oder die laufende Steuerberatung all das sind dauerhaft erbrachte Leistungen. Hierüber erhalten Sie nicht regelmäßig Rechnungen, sondern die zu zahlende Summe geht aus dem ursprünglichen Vertrag hervor. Diese Verträge erkennt das Finanzamt dann als Rechnungen für den Vorsteuerabzug an, wenn sie die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Checken Sie also Ihre Verträge, ob dort Angaben wie die Steuernummer oder die fortlaufende Rechnungsnummer genannt sein. Eine Erleichterung gibt es hier: Nicht jeder neue Zahlungsbeleg benötigt auch eine neue Nummer. Es ist völlig ausreichend, wenn der Vertrag selbst eine einmalige Nummer enthält. Manchmal rechnet der Kunde für Sie Ihre Leistung ab. Eine solche Gutschrift die nichts mit der kaufmännischen Gutschrift als Storno zu tun hat muss seit 2014 offiziell auch Gutschrift heißen und nicht etwa Abrechnung. Wenn Ihr Kunde für Sie abrechnet, muss er alle nötigen Informationen für eine korrekte Gutschrift haben. Teilen Sie Ihrem Auftraggeber in solchen Fällen also auf jeden Fall Ihre Steuernummer mit. Eine etwas knifflige Form der Rechnung ist die Abschlagszahlung üblich zum Beispiel bei größeren oder lange andauernden Projekten. Wichtig ist, dass Sie darauf hinweisen, dass es sich um eine Anzahlung handelt. Wenn noch keine Leistung erbracht worden ist, muss in der Rechnung auch kein Leistungszeitpunkt genannt werden. Allerdings muss am Ende eine Abschlussrechnung geschrieben werden. Achtung: Hier gehören auch die Anzahlungen sowie die bereits erhaltene Umsatzsteuer hin. Diese müssen Sie vom Gesamtbetrag abziehen. So verhindern Sie, dass Sie doppelt und damit unberechtigt Umsatzsteuer ausweisen: das erste Mal in der Akontorechnung und das zweite Mal in der Schlussrechnung. Diese müssten Sie sonst an das Finanzamt entrichten. In die Abschlussrechnung gehören» eine Gesamtrechnung» Angaben über sämtliche Abschläge» die verbliebene Restforderung» die gesamte zu zahlende Umsatzsteuer» der bereits gezahlte Steueranteil» der noch offene Steuerbetrag. 8 Rechnungen www.lexware.de
So schön elektronisch: Rechnungen per E-Mail PRAXIS TIPP Eine Rechnung per E-Mail zu versenden, klingt unkompliziert. Ein einfacher Klick und schon ist die elektronische Rechnung im pdf- oder tiff-format verschickt oder als Webdownload bereitgestellt. Und in der Tat hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an elektronische Rechnungen zurückgeschraubt: Wo früher eine qualifizierte digitale Signatur eine zentrale Voraussetzung für den Vorsteuerabzug war, reichen nun im Prinzip die Regelungen, die auch für Rechnungen auf Papier gelten. Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Sie sparen Druck- und Versandkosten. Außerdem hat Ihr Kunde schneller die Rechnung und Sie womöglich schneller Ihr Geld. Sie können die Zustimmung Ihres Auftraggebers ausdrücklich einholen, müssen Sie aber nicht. Denn diese Zustimmung muss nicht offen ausgesprochen werden. Versenden Sie also eine Rechnung per Mail und meldet sich Ihr Kunde nicht zu Wort, können Sie davon ausgehen, dass er mit der elektronischen Rechnung einverstanden ist. Anders verhält es sich, wenn Ihr Geschäftspartner Sie darauf hinweist, dass er keine E-Rechnungen möchte. Dann müssen Sie Ihre Rechnungen weiterhin in den Briefumschlag stecken. Elektronische Rechnungen und Rechnungen auf Papier sind nach dem Umsatzsteuergesetz gleich zu behandeln. Das bedeutet auch: Jeder Selbstständige kann selbst entscheiden, ob er oder sie elektronische Rechnungen verschicken oder bekommen möchte. Und das ist auch schon die erste Vorgabe: Als Unternehmer dürfen Sie dem Empfänger nur dann eine elektronische Rechnung zusenden, wenn dieser dem zugestimmt hat. Zusätzlich zu den allgemeinen Vorschriften für Rechnungen gibt es bei elektronischen Belegen einige Punkte, die aber vor allem der Empfänger beachten muss. Dieser muss bei elektronischen Rechnungen sicherstellen, dass die» Echtheit der Herkunft,» Unversehrtheit des Inhaltes und» Lesbarkeit der Rechnungen gewährleistet sind. Es muss also geklärt werden, ob die Rechnung tatsächlich auch vom angegebenen Aussteller stammt und ob der Inhalt der Rechnung stimmt, ob also die berechneten Leistungen oder Waren zutreffend aufgeführt sind. Ob Sie diese Kontrollen mithilfe einer Software vornehmen oder ob Sie die Rechnungen einfach manuell prüfen, ist für den Vorsteuerabzug nicht entscheidend. Wenn Sie Rechnungen handschriftlich kontrollieren, ist ein Stempel mit den entsprechenden Vorgaben oder eine Muster-Checkliste hilfreich. Bezüglich der Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sollten Sie daran denken, dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist etwa ein PDF-Viewer. Die Lesbarkeit muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Die Folge: Sie müssen über diesen Zeitraum auch die entsprechenden (und geeigneten) Anzeigeprogramme erhalten. 9 Rechnungen www.lexware.de
PRAXIS TIPP Wenn Sie selbst viele elektronische Rechnungen erhalten, können Sie sich ein spezielles E-Mail-Postfach für den Empfang einrichten, etwa rechnung@beispielunternehmen. de Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie in der Flut der alltäglichen E-Mails und Spam- Nachrichten keine Rechnung übersehen. Außerdem ist es im Fall einer Prüfung dann auch ganz leicht, die elektronischen Belege vorzulegen. Eine elektronische Rechnung ist nicht automatisch eine Rechnung per Mail. Sowohl beim Format als auch beim Übertragungsweg hat der Unternehmer Wahlfreiheit. Als elektronische Rechnung gilt» eine Rechnung per E-Mail mit Anhang (zum Beispiel als Text oder im pdf-format),» eine Rechnung per Web-Download,» eine Rechnung im Datenträgeraustausch,» eine Rechnung per DE-Mail oder E-Post,» eine Rechnung von einem Computerfax zum anderen. 10 Rechnungen www.lexware.de
E-Rechnungen ins Archiv PRAXIS TIPP Elektronische Rechnungen müssen Sie digital aufbewahren. Aber Sie dürfen sie natürlich zusätzlich für Ihre Ablage ausdrucken, zum Beispiel, um sie in der Buchhaltung zu kontieren. Aber Achtung: Dadurch entsteht dann möglicherweise wieder ein neuer Steuerbeleg, den Sie ebenfalls gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren müssen. Elektronische Rechnungen müssen wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden und zwar in der Form, in der sie eingegangen sind. Die Beweislast liegt hier beim Unternehmer. Es reicht also nicht aus, die Rechnung auszudrucken und wie einen Brief zusammenzufalten, um sie dann anschließend im Ordner aufzubewahren. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden und für die gesamte zehnjährige Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Und selbstverständlich dürfen Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder vernichtet werden. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre elektronische Buchhaltungsunterlagen auf einem Datenträger speichern, der keine Änderungen mehr zulässt. Das können nur einmal beschreibbare CDs oder DVDs sein oder eine externe Festplatte. Wie elektronische Daten sicher aufzubewahren sind, steht nun auch in den neuen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese gelten seit Januar 2015. Demnach dürfen Sie die erforderlichen Daten nur dann auch auf einem Datenträger aufbewahren, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können. 11 Rechnungen www.lexware.de
Fehler passiert? Rechnungen berichtigen Wenn Ihr Kunde sich bei Ihnen meldet und Ihnen erklärt, dass eine Pflichtangabe fehlt oder falsch ist, erstellen Sie eine Rechnungsberichtigung. In diesem Dokument geben Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum an. Sie dürfen natürlich auch die ursprüngliche Rechnung stornieren und eine neue verfassen. Dann aber muss auf die neue Rechnung der Hinweis, dass die alte Rechnung ungültig und storniert ist. Übrigens: Wenn eine elektronische Rechnung korrigiert werden muss, wird diese nicht dadurch storniert, dass der Empfänger der Rechnung selbige zurückschickt. Wichtig ist hier, mögliche Korrekturen per Ergänzungs- oder Korrekturbeleg vorzunehmen. Wenn Sie die Rechnung nochmal schicken, gilt dies als Doppelrechnung mit der Konsequenz, dass die Finanzverwaltung dies als unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis wertet. Manchmal muss der Rechnungsbetrag geändert werden zum Beispiel aufgrund eines Rabatts. Haben Sie das Geld noch nicht erhalten, können Sie die Rechnung einfach umschreiben und dem Kunden schicken. Sollte der Auftraggeber die Rechnungssumme bereits überwiesen haben, erstellen Sie einfach eine kaufmännische Gutschrift und überweisen Ihrem Kunden den überzähligen Betrag zurück. 12 Rechnungen www.lexware.de
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