Prozessmanagement: Wo stehen wir?

Österreichische Vereinigung für Organisation Und Management Prozessmanagement: Wo stehen wir? Dr. Guido Fischermanns, ibo Beratung und Training GmbH Wien, 18. November 2011

ibo-gruppe stellt sich vor Rahmendaten ibo-gruppe (Wettenberg bei Gießen, 106 Mitarbeiter) Kompetenzen ibo Beratung und Training GmbH (1982) ibo Software GmbH (1987) ibo Schriftenreihe SGO Training AG (50 % seit 2001) Themenschwerpunkte Organisationsmanagement Prozessmanagement Projektmanagement Change Management Business Analyse

Dr. Guido Fischermanns Hauptgesellschafter und Geschäftsführer der ibo Beratung und Training GmbH Trainer/Berater Prozess-, Organisationsund Projektmanagement Black Belt Member of BPM CBOK Maintenance Team ABPMP/EABPM CBPP (Certified Business Process Professional) Autor: prozessfenster-blog.de Autor: Praxishandbuch Prozessmanagement, 9. Auflage 2010

Eiskunstlauf als Prozess Eiskunstlauf ist die kunstvolle Ausführung von Eiskunstlaufelementen und Verbindungselementen (Bewegungen, Positionen, Fußarbeit und Haltungen, die die Elemente verbinden). Quelle: Wikipedia

Eiskunstlauf als Prozess Eiskunstlauf die kunstvolle Ausführung von Eiskunstlaufelementen und Verbindungselementen (Bewegungen, Positionen, Fußarbeit und Haltungen, die die Elemente verbinden). Zu beachten sind auch Eingänge und Ausgänge der technischen Elemente. Quelle: Wikipedia

Wann ist der Eiskunstlauf gut? Eislauffertigkeit Präzision der Fußarbeit Ausnutzung der ganzen Eisfläche Verbindungselemente Vielfalt, Schwierigkeit und Qualität der Verbindungselemente harmonische und synchrone Durchführung Präsentation/Durchführung physische, emotionale und intellektuelle Einfühlung Varianten der Schnelligkeit Choreographie/Komposition gleichmäßige Verteilung der Elemente auf der Eisfläche Ausnutzung des Personal- und Gesamtraumes Interpretation mühelose Bewegungen mit Übereinstimmung zur Musik Darstellung der Musikstimmung Timing Eislaufen im Takt mit der Musik Eislaufen in den vorgeschriebenen Rhythmen Quelle: Wikipedia

Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: www.innsalzach24.de Quelle: www.rp-online.de Quelle: www.nordbayern.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.siecle-speed-racing.de Quelle: www.tu-chemnitz.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de

Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: www.innsalzach24.de Quelle: www.rp-online.de Quelle: www.nordbayern.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.siecle-speed-racing.de Quelle: www.tu-chemnitz.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de

Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: www.innsalzach24.de Quelle: www.rp-online.de Quelle: www.nordbayern.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.siecle-speed-racing.de Quelle: www.tu-chemnitz.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de

Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: www.innsalzach24.de Quelle: www.rp-online.de Quelle: www.nordbayern.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.siecle-speed-racing.de Quelle: www.tu-chemnitz.de Quelle: www.welt.de Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de

ibo-prozessfenster Alle Prozesse Strategische Prozessorganisation Einzelprozess Prozessgestaltung Wandel Prozessmanagement Kontinuierliche Prozessoptomierung Stabilität

ibo-prozessfenster Alle Prozesse Strategische Prozessorganisation Einzelprozess Prozessgestaltung Wandel Prozessmanagement Kontinuierliche Prozessoptomierung Stabilität

Und wie gut ist Prozessmanagement? Hoher Mittlerer Handlungs- Handlungs- bedarf bedarf Hoch Prozessmanagement Change management/ Umsetzung Kostenreduktion/ Restrukturierung Mittlerer Niedriger Handlungs- Handlungs- bedarf bedarf Wichtigkeit heute Niedrig Hoch Zukünftige Wichtigkeit Niedrig Hoch Bereichsübergreifende Zusammenarbeit/ Kooperationsverhalten Projektmanagement Netzwerke/ Virtuelle Organisation Mitarbeitermotivation/ Mitarbeiterengagement/Empowerment Performance management (Leistungsmanagement und anerkennung, Zielvereinbarungen Rolle der Zentrale/ Corporate Governance Gestaltung der Unternehmenskultur Individuelle Verantwortlichkeiten/Accountability Führung/Leadership Innovationsmanagement Organisatorische Flexibilität/ Fähigkeit zur Integration Optimierung Führungsebenen und -spannen Optimierung von Entscheidungsprozessen Informations- und Wissensmanagement Effektive Ordnungs- Effektive Matrixorganisation/ kriterien für die multidimensionale Organisation Organisationsstruktur Out-/co-sourcing, Offshoring Geschäftstransparenz und -analyse Globale Organisation/ Grad der Zentralisierung Shared services Niedrig Kompetenz Quelle: Befragung; BCG-Analyse

Reifegrad BPM im deutschsprachigem Raum Quelle: zhaw: BPM 2011 Status Quo und Zukunft

Hinderungsgründe für die Einführung von BPM Quelle: zhaw: BPM 2011 Status Quo und Zukunft

Eigene Assessement-Ergebnisse Strategische Prozessorganisation Prozesscheck Prozessmodell Strategie Priorisierung Prozessvision Change Management Multi-Prozesstools Multi-Projekt Modellierung 5 4 3 2 1 0 REFERENZ Würdigung Design IST Realisierung Einführung Projektmanagement Einzelprozesstools Instabilität Kennzahlen Prozessgestaltung Konflikte Messung PM-Tool CPO SOLL Diagnose Steuerung Prozessmanagement PM-Review PM-Einführung Cockpit PM-Konzept Stabilität PM-Assessment Owner Kontinuierliche Prozessverbesserung Referenzwert von 26 Finanzdienstleistern

Prozessmanagement: Pflicht?

Pflicht nach Saison 2009/2010 auch beim Eistanz abgeschafft

Das möchten wir alle nicht

Wie richtet man Unternehmensprozesse strategisch aus?

Process follows strategy!? Der Kunde ist aufgeklärter als man denkt Quelle: Olaf Tiedje 95% der Unternehmen fehlt es an einer transparenten Strategie

Prozessorientierte Aufbauorganisation schürt Widerstände Kunde Kunde Kunde Kunde

Falsch verstandene End-to-end- Prozess-Denke Kunde Kunde

Falsch verstandene End-to-end- Prozess-Denke Kunde

Mit definierten Schnittstellen leben SLA SLA SLA SLA Kunde Kunde

Übergreifende Wertschöpfungsketten SLA SLA Kunde

Wie soll der einzelne Prozess richtig gestaltet werden? DPA

Prozesstypen unterscheiden

Antragsbearbeitung Antragsverwaltung Sachbearbeiter Antrag erfassen Antrag [Daten vollständig] Antrag eingegangen Antrag prüfen Antrag bearbeitet Antrag ablehnen Sachverständiger [Daten unvollständig] Antrag zurückgezogen Rücknahme bestätigen ibo-doku-raster Routineprozesse Regelprozesse Ad-hoc- Prozesse Strategische Prozessorganisation Unternehmensprozessmodell Basis BPD (Business Process Diagram) Basis BPD Prozesslandkarten Prozessdiagramm Prozessskizze Prozessgestaltung Fachlich/technisch erweitertes BPD Fachlich erweitertes BPD Folgeplan Wertstromdiagramm Aktivitätsdiagramm (UML) Kontinuierliche Prozessoptimierung Mitarbeiterorientiertes BPD Erweiterter Folgeplan Geblockter Text Aufgabenliste

Die systematische Prozessanalyse nach den 7 Arten der Verschwendung Verschwendungsart Korrektur und Nacharbeit Beispiele Fehlerhafte/Unvollständige Anträge und Dokumente, unlesbare Dokumente Überproduktion Zu viele Kopien, Unterschriften, Ordner, Formulare, Mehrfachablage Unnötige Bewegung Transport Warte- und Leerlaufzeiten Bestände und Lager Falsche oder unnötige Prozesse Unnötige (Such)Wege zu Dokumenten, Kollegen, ergonomische Hindernisse Umständliche Verteilung von Unterlagen, räumliche Distanz Verzögerungen durch Liegezeiten, Stapel, Weitergaben, warten auf Entscheidungen Übermäßige Dokumentation, hamstern von Unterlagen, planlose Verteilung Ungelesene Berichte, Statistiken, unklare Zuständigkeiten (A/K/V)

Durch die Prozessflussanalyse werden die Nadelöhre erkennbar Engpässe sind meist leicht zu identifizieren anhand der Arbeitsrückstände, Überstunden, Fehlerquoten oder Terminverzögerungen Liegezeiten.

Nicht mit mehr Pseudo-Stabilität auf Dynamik reagieren Routineprozesse Regelprozesse Ad-hoc-Prozesse Planbar Spontan Planbar Spontan Planbar Spontan ~ ~ ~ ~

Permanente Leistungsmessung und Prozesssteuerung

Business Process Diagramm (BPD) nach BPMN 2.0

Mitarbeiterorientiertes BPD

Folgepläne adressatengerecht aufbereiten Mit Farbe orientieren Mitarbeiterorientierter Prozessausschnitt MARKT (OE)

Daran haben wir uns privat gewöhnt.

Und daran auch

Warum nicht auch bei der eigenen Arbeit?

Einfache Piktogramme, Fotos oder Filme direkt bei der Arbeit

Praktikable Prozesscockpits

Rollen und Stellen im Prozessmanagement Part-time Betroffene/Beteiligte Full-time Spezialisten Strategische Prozessorganisation Prozessgestaltung CPO Architektur- Board Prozessverantwortlicher Prozesslenkungsausschuss Projektleiter Prozessgestaltungsteam Prozessmanagement Leiter Leiter Prozessmanagement Prozessmanagement Prozessmanagement-Berater Prozessorganisatoren Kontinuierliche Prozessoptimierung Prozessdurchführung Führungskräfte Prozessbetroffene Prozesssteuerung Prozessmanager Prozessteam Prozessmodellierer Business Analysten Prozesscontroller Prozessauditor

Prozessmanager als Shopfloor Manager Quelle: http://www.lightstalkers.org/publications

Officefloor-Manager führen ohne Macht Quelle: http://www.perspektive-mittelstand.de

Prozessführung über soziale Kompetenz wird zum zentralen Erfolgsfaktor Kooperationsfähigkeit Teamplayer Innovationsfähigkeit Leistung Leistung Impulsgeber Zeit Zeit Reflektionsfähigkeit Y Y = f(x) x + + + - - - + Systemiker

William Holman Hunt (1854): The Scapegoat (Der Sündenbock)

Vorsicht vor einer Triangulation (Triade) Leiter Prozessmanagement Prozessman.- Berater Prozessman.- Berater Prozessman.- Berater Kunde

Vorsicht vor einer Triangulation Triade) Leiter Prozessmanagement Prozessverantwortlicher Prozessman.- Berater Prozessman.- Berater Kunde

Anforderungen an den Prozessmanagement-Berater Prozessmanagement ist eine Vielseitigkeits-Berufsart, die fünf verschiedene Einzelkompetenzen in Form eines täglichen Mehrkampfes kombiniert. Zahlenbasierte Prozess- Gestaltung und -steuerung Organisation der Prozessverantwortung Definition von End-to-end- Prozessen und Landkarten Change Management Business-IT Alignment

Der Ideale Athlet Ins Leben gerufen wurde der Moderne Fünfkampf von Pierre de Coubertin, dem Initiator der Olympischen Spiele der Neuzeit. Ziel dieser Sportart sollte der ideale Athlet sein. Wikipedia Konzentrationsfähigkeit Innere Ruhe Pierre de Coubertin Fingerspitzengefühl

Jobs im Prozessmanagement Prozess- Management- Berater Prozess Struktur Analyse Change IT 20 20 20 20 20 Ausgewogenes Profil Green Belt Black Belt 10 10 60 10 10 Schwerpunkt Statistik Change Manager Business- Analyst 10 10 10 60 10 15 15 10 10 50 0% 25% 50% 75% 100% Schwerpunkt Change Management Schwerpunkt Anforderungsermittlung

Das internationale Prozessmanagement-Zertifikat Certified Business Process Professional CBPP Internationale Standards. CBPP basiert auf einer international einheitlichen Wissensbasis, festgelegt in einem Common Body of Knowledge. Internationale Anerkennung. CBPP -Zertifizierungen werden in USA, Brasilien, Deutschland, Österreich, der Schweiz und bald in Frankreich und Japan angeboten. Zertifizierung in Österreich: jeweils im Juni und November unter Aufsicht der OCG. Weitere Informationen unter www.eabpm.org

Nutzen Prozessmanagement verdeutlichen Höherer Gewinn Höhere Abschlussquote Attraktiver Arbeitsplatz Prozessoptimierung

Lassen Sie Ihr Prozessmanagement bewerten und kommentieren! Prozessbeschreibung für Beschaffung Handelsware Leser Eine praxisnahe Prozessbeschreibung für meine Arbeit Prozessbeschreibung für Beschaffung Handelsware Früher habe ich Eure Arbeitsanweisungen nie gelesen. Aber jetzt muss ich sagen, die sind echt hilfreich für meine tägliche Arbeit. Schon mehrfach konnte ich mir unmittelbare Tipps zur Erledigung meiner Aufgaben holen. Und endlich verstehe ich, was vor und nach mir passiert. Jetzt weiß ich auch, warum unsere Kunden manchmal sauer sind, weil es im Prozess hakt. Und die Idee mit dem aufrufbarem Video, wie man unsere Software nutzt, ist echt klasse. So machen Arbeitsanweisungen Spaß. Weiter so liebe Kollegen!

Ihre Fragen...? Jetzt... Später Dr. Guido Fischermanns ibo Beratung und Training GmbH Im Westpark 8 D-35435 Wettenberg T: +49 641 98210-320 F: +49 641 98210-500 www.ibo.de guido.fischermanns@ibo.de www.facebook.com/ibogruppe www.xing.com/profile/guido_fischermanns Twitter: twitter.com/#!/ibo_gruppe www.youtube.com/user/ibogruppe blog.ibo.de www.prozessfenster-blog.de