Pendelordner für das Rechnungswesen mit Register und Sortierhinweisen Stand: Juli 2014 Wiessner & Zimmermann StbGmbH Diese Sortierhinweise wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Aufgrund der zunehmenden Dynamik der Rechtsgebiete, der Vielzahl letztinstanzlich nicht entschiedener Einzelfragen sowie des Fehlens bundeseinheitlicher Verwaltungsanweisungen können wir leider keine Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Angaben übernehmen. Dieser Pendelordner verbleibt im Eigentum der Wiessner & Zimmermann Steuerberatungs-gesellschaft mbh und ist bei Beendigung des Mandatsverhältnisses zurückzugeben
Vorbemerkungen Wir haben diesen Pendelordner mit zugehörigen Sortierhinweisen konzeptioniert um Ihnen ein Hilfsmittel zur Vorbereitung und Zusammenstellung derjenigen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die jeweils nach Ablauf eines jeden Monats/Quartals zur Fertigstellung der Finanzbuchführung und Erfüllung der Meldepflichten (UStVA, ZM,...) benötigt werden. Es liegt auch in Ihrem Interesse, die Einordnungsanweisungen so genau wie möglich zu befolgen. Der entsprechend vorbereitete Ordner soll jeweils kurzfristig nach dem abgelaufenen Monat/Quartal, spätestens bis zum 20. des Folgemonats, vorgelegt werden, damit eine angemessene Bearbeitungszeit verbleibt und die entsprechenden Meldungen, insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung, fristgemäß erstellt werden können. Eine Übersicht aller steuerlichen Fristen und Termine finden Sie im Übrigen auch auf unserer Internetseite unter www.w-z-gmbh.de/steuertermine. Die relevanten Sachverhalte und die zu beachtenden Kriterien für die Fächer dieses Pendelordners haben wir für Sie jeweils zusammengestellt. Der Ordner besteht aus Fächern für: Info, Sonstiges, ungeklärte Posten Kasse und Bank Kunden- und Lieferantenrechnungen Lohnunterlagen Verträge Sonstige Belege und Abschlussunterlagen Sofern Sie Ihre Belege elektronisch übermitteln (digitales Belegwesen, Unternehmen.Online) können Sie diese Sortierhinweise für die Nutzung der Belegtypen analog verwenden. Das Arbeiten mit Belegtypen bietet den Vorteil, dass die vom Papierbeleg gewohnte "Pendelordnerstruktur" elektronisch im Posteingang der Belegverwaltung online abgebildet werden kann. Wir sind bemüht, beide Übermittlungsformen zur Vereinfachung weitestgehend einander anzugleichen.
1 Informationen, Sonstiges, ungeklärte Posten In diesem Fach können Sie Ihre Fragen und Hinweise an den für Sie zuständigen Mitarbeiter unserer Kanzlei abheften. Außerdem befindet sich hier Informationsmaterial und Hinweise unserer Mitarbeiter für Sie und Ihre Mitarbeiter. Ziel ist es, alle ungeklärten Posten des Vormonats im Folgemonat zu klären!
2 Kundenrechnungen / Rechnungsausgang Einnahmen Die Ausgangsrechnungen des laufenden Monats an Ihre Kunden werden in diesem Fach abgeheftet. Die Sortierung erfolgt entweder nach laufender Rechungsnummer oder in einem alphabetischen Register. Die Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend nummeriert sein. Ebenso sind fehlerhafte Rechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, etc. mit einer Rechungsnummer zu dokumentieren. Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu Pflichtangaben auf Rechnungen!
3 Lieferanten / Rechnungseingang Ausgaben Die Eingangsrechnungen des jeweiligen Monats heften Sie bitte hier ab. Die Sortierung wird individuell mit Ihnen abgesprochen (chronologisch oder mit alphabetischem Register). Sollten Rechnungen von einem privaten Konto oder durch sonstige Zahlungssysteme (z.b. PayPal o.ä.) beglichen worden sein, bitten wir um einen kurzen Vermerk. Beim Rechnungseingang müssen Sie die formellen Anforderungen an die Rechnungen prüfen, denn diese sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nach 15 UStG! Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu Pflichtangaben auf Rechnungen!
4 Sonstige Belege In diesem Fach können sonstige anfallende Belege nach individueller Absprache abgeheftet werden. Dies können u.a. sein: Reisekosten-Aufzeichnungen Kopien Fahrtenbuch Sonstiges, anderweitig nicht genannt Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu Pflichtangaben auf Rechnungen!
5 Bank / Kreditkarten Die Kontoauszüge und Belege (Überweisungsträger, Scheckeinreicher, etc.) der verschiedenen Bankkonten sowie Kreditkarten werden - am besten mit Trennsteifen unterteilt - chronologisch aufsteigend abgeheftet. Ebenso bitten wir, Belege die mit EC- oder Kreditkarte gezahlt wurden hier einzusortieren. Derartige Belege werden in der Regel nicht debitorisch gebucht, sie werden daher hinter den zugehörigen Kontoauszügen geheftet. Typischerweise handelt es sich hierbei um Tank- und Bewirtungsbelege. Die Gründe der Zahlungsbewegungen müssen ersichtlich sein. Sollte kein Überweisungsträger oder sonstiger Zahlungsbeleg vorliegen, bitten wir um einen Vermerk auf dem Kontoauszug (bitte beachten Sie, dass wir auf dem Kontoauszug auch noch Platz zum kontieren benötigen). Bei Scheckzahlungen von Ein- und Ausgangsrechnungen müssen Name und Rechnungsnummer angegeben sein.
6 Kasse Hier werden die täglichen Kassenein- und Ausgänge registriert, sowie die zugehörigen Aufzeichnungen mit Grundbuchfunktion (Kassenbuch, Tagesbericht, Zählprotokolle) abgeheftet. Die Belege sollen chronologisch sortiert werden. Die Finanzverwaltung stellt an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung enorm hohe Anforderungen. Materielle (sachliche) und formelle Fehler - v.a. wenn formelle Fehler auf sachliche Fehler hindeuten - können dazu führen, dass die Kasse durch einen Betriebsprüfer verworfen wird und das Finanzamt in Folge dessen zu Schätzungen berechtigt ist. Je nach Struktur des Betriebes (wenn hauptsächlich Bargeschäfte getätigt werden) kann eine nicht ordnungsgemäße Kasse die gesamte Buchhaltung infizieren. Zu den einzelnen Kassenformen, den verschiedenen Möglichkeiten korrekter Aufzeichnungen sowie typischen Fehler hierbei stellen wir Ihnen gerne Informationen und Muster zur Verfügung. Wichtig ist, keine Buchung ohne Beleg (ggf. Eigenbeleg) durchzuführen! Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Hinweise in Fach 1, insbesondere zu Pflichtangaben auf Rechnungen!
7 Lohnunterlagen Hier heften Sie bitte alle relevanten Lohnunterlagen ein. Dies können u.a. sein: Schriftverkehr Krankenkassen und Berufsgenossenschaft Personal-Bescheinigungen Lohnsteuer-Karten Arbeitsverträge Einstellungsbögen
8 Verträge Hier sollten Sie alle neuen und langfristigen Verträge in Kopie abheften. Dazu gehören insbesondere: Versicherungsverträge Darlehensverträge Leasingverträge Gesellschaftsverträge Beteiligungsverträge Protokolle von Gesellschafterbeschlüssen Verträge mit nahen Angehörigen Sonstige Unterlagen Wir entnehmen die Vertragskopien und legen diese in Ihrer Handakte ab.
Abschlussunterlagen In diesem Fach werden die von uns für den Jahresabschluss benötigten Unterlagen abgelegt. Dies können u.a. sein: Darlehensauszüge Saldenmitteilungen der Lieferanten Inventur
Frei Hierbei handelt es sich um ein Leerfach. Hier können Sie weitere Unterlagen je nach individueller Absprache mit uns einheften.