Symbio Benutzerhandbuch

Symbio Benutzerhandbuch Version 4.1 2013 Ploetz + Zeller GmbH

Symbio 4.1 02 Inhalt 1. Mit Symbio arbeiten 3 1.1. Die Symbio Philosophie 3 1.1.1. Einfach 3 1.1.2. Integrieren 4 1.1.3. Beteiligen 4 1.1.4. Ploetz + Zeller BPM Ansatz 4 1.1.5. USP Symbio 4 1.2. Der Symbio Nutzen 5 2. Das Unternehmensmodell verwalten 6 2.1. Startseite 6 2.2. Eine neue Datenbank erstellen 7 2.3. Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten 7 2.3.1. Funktionen im Architect 9 2.3.2. Prozesse aus der Datenbank exportieren 11 2.3.3. Prozesse in die Datenbank importieren 11 2.4. Die Organisationsarchitektur aufbauen und verwalten 12 2.4.1. Organisationseinheiten definieren und pflegen 13 2.4.2. Stellen definieren und pflegen 13 2.5. Das Glossar anlegen und verwalten 13 2.5.1. Das Glossar exportieren und bereitstellen 14 2.5.2. Zentrale Ablage des Glossars für alle Symbio Modeling Clients 14 2.5.3. Data exportieren/importieren 15 3. Prozesse definieren und pflegen 16 3.1. Prozess im Modeling Client definieren und detaillieren 17 3.1.1. Allgemeine Prozessinformationen erfassen 17 3.1.2. Prozesse detaillieren 18 4. Das Unternehmensmodell veröffentlichen 24 4.1. Unternehmensmodell publizieren 25 4.2. Dokument erstellen 28

Symbio 4.1 03 1. Mit Symbio arbeiten Geschäftsabläufe einfach, schnell, kostengünstig und mit wenig Schulungsaufwand zu erfassen ist für Unternehmen und Organisationen unabdingbar um wettbewerbsfähig zu bleiben. Symbio erfüllt all diese Kriterien und ist ein komplettes System zum Managen von Unternehmensmodellen und -Abläufen. Symbio unterstützt die Erfassung, Strukturierung, Pflege, Verdichtung und Bereitstellung einer Vielzahl von Informationen im Unternehmensmodell. Zusammenfassend können die Funktionen wie folgt beschrieben werden: Datenbanken, Prozesshäuser, Organigramme und Glossardaten werden im Architect angelegt. Das Modellieren von Prozessabläufen findet via MS Excel im Modeling Client statt der wiederum in den Architect mit den erfassten Prozessabläufen importiert werden kann. Publizierungen werden via dem Architect erstellt und nach Begutachtung der Prozesse kann erneut, falls notwendig, das Modellieren begonnen werden. Symbio Architekt Prozessvorschau Prozessablauf Modeling Client Publizierung Abbildung 1 - Der Symbio Arbeitskreislauf 1.1. Die Symbio Philosophie 1.1.1. Einfach Um diesem Anspruch gerecht zu werden, stellt Symbio seinen Anwendern immer eine für Ihren Anwendungsfall optimierte Benutzerschnittstelle zur Verfügung. Die Administratoren des Unternehmensmodells verwalten die erfassten Informationen, indem Sie Strukturen anlegen, pflegen und deren Einhaltung überwachen. Sie arbeiten mit dem Symbio Architect. Die Modellierer des Unternehmensmodells erfassen, pflegen und verdichten Informationen. Sie arbeiten mit dem Symbio Modeling Client. Und die Informationsnutzer des Unternehmensmodells wollen zielgerichtet auf bereitgestellte Informationen zugreifen. Sie arbeiten mit dem Symbio Web oder mit Symbio Document.

Symbio 4.1 04 1.1.2. Integrieren Symbio ist ein komplettes System zum Managen von Unternehmensmodellen. Es unterstützt die Erfassung, Strukturierung, Pflege, Verdichtung und Bereitstellung einer Vielzahl von Informationen im Unternehmensmodell. Die besondere Stärke von Symbio kommt aber erst zum Tragen, wenn Symbio in bestehende Systeme integriert wird, statt es als eigenständiges System zu betreiben. Die Ablage von Symbio Modeling Client in einem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht nicht nur die Nutzung der eingebauten Versionsverwaltung und Ablaufautomatisierung, sondern integriert die Erfassung, Pflege und Verdichtung von Informationen in ohnehin schon eingesetzte Software. Dadurch wird das Unternehmensmodell automatisch integraler Bestandteil des täglich genutzten Arbeitsbereiches. Die Einbettung von Symbio Web und Symbio Document in das Intranet macht das Unternehmensmodell nicht nur allen Mitarbeitern zugänglich, sondern es ermöglicht auch die wechselseitige Verknüpfung mit bereits im Intranet vorhandenen Informationen und Arbeitsmitteln wie Rollenbeschreibungen, Checklisten, Handbüchern oder Anweisungen. 1.1.3. Beteiligen Die Akzeptanz eines Unternehmensmodells hängt von vielen Faktoren ab. Zweifelsohne ist die Aktualität einer der Wichtigsten. Symbio fördert durch seine einfache Bedienung und seine Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme die Beteiligung möglichst vieler Mitarbeiter im Unternehmen in besonderem Maße. Dadurch, dass Symbio Modeling Client jedem Mitarbeiter die Möglichkeit bietet selbst Informationen zu erfassen, zu pflegen und zu verdichten, wird ein intensiver Bezug der Mitarbeiter zum Unternehmensmodell hergestellt. Darüber hinaus ermöglicht die Feedback-Funktion von Symbio Web das Beisteuern von Kommentaren und Verbesserungsvorschlägen. 1.1.4. Ploetz + Zeller BPM Ansatz Bei der Ploetz + Zeller GmbH wird der ganzheitliche BPM Ansatz in den Vordergrund gestellt, da alle Mitarbeiter in das BPM integriert werden sollen. Das Management und einzelne Ebenen müssen vom Nutzen des Tools überzeugt sein um erfolgreiches BPM zu garantieren. Mitarbeiter fühlen sich dadurch eingebunden und sind motiviert sich zu beteiligen. BPM sollte sowohl auf die strategische also auch auf die operative Ebene ausgerichtet sein. 1.1.5. USP Symbio ad hoc einsetzbar: Symbio ist einfach in ein Unternehmen zu integrieren und somit sofort für interne und externe Projekte einsetzbar geringe Lizenz- und Betriebskosten: Symbio wird als Abteilungs-, Bereichs- und Unternehmenslizenz angeboten einfache Datenbankverwaltung: Datenbanken können im Architect einfach neu aufgesetzt und verwaltet werden sehr geringer Schulungsaufwand: nach einer zweistündigen Schulung sind die Funktionen erlernt Anwenderfreundlich: das Modellieren findet auf Basis von MS Excel statt hohe Akzeptanz: aufgrund der einfachen Anwendung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sehr hoch grafische Auswertungen: Prozessabläufe können in professionellen Grafiken ausgewertet werden Einbettung des Prozessweb: das Prozessweb lässt sich einfach in die bestehende IT Landschaft einbetten

Symbio 4.1 05 1.2. Der Symbio Nutzen Bei der Prozessdefinition im Team (siehe Prozess im Workshop erarbeiten ) sowie durch jeden einzelnen Mitarbeiter (siehe Prozesse detaillieren ) wird Verbesserungspotenzial erkannt und die erste Veränderung findet bereits in den Köpfen statt Transparenz wird gewonnen durch die Vernetzung der Daten am Prozess (Wer macht was im Unternehmen?, Welches System unterstützt welchen Prozess?) mit Symbio können die bestehenden Daten einfach vernetzt werden. Organisatorische Veränderungen im Unternehmen macht Symbio einfach sichtbar durch die Koppelung der Prozess- mit der Organisationsarchitektur. Schnell wird sichtbar, welche Aufgaben durch welche Organisation erfüllt wird und ob Aufgaben keine klaren Verantwortungen (Rollen) haben In kürzester Zeit kann eine ISO-Zertifizierung erreicht werden und compliance Konformität gewährleistet werden Nutzung von Standardsoftware: Symbio wird als vorgefertigtes Produkt eingesetzt und hat einen klar definierten Anwendungsbereich. Dadurch sind geringe Lizenz- und Schulungskosten garantiert. Die Mitarbeiter wissen sofort wie mit der SW gearbeitet werden muß und können schnell Ergebnisse liefern. Dadurch steigt die Mitarbeitermotivation. Ein schneller Einsatz in den unterschiedlichsten internen oder auch externen Projekten (branchenunabhängig) wird gewährleistet. Folglich können Projekte mit Symbio Ad-hoc begonnen werden. Dies schafft in jedem Unternehmen Flexibilität und auch Akzeptanz und verhindert unnötige Investitionen. Durch die einfache und schnelle Eingabe von Daten in Excel und deren direkter Auswertung ins Web oder in Office-Dokumenten wird innerhalb kürzester Zeit Transparenz bezüglich der Unternehmensabläufe, der aktuellen Kennzahlen und der Potenziale geschaffen Fehlkosten werden sichtbar und unnötige Arbeitsschritte können eliminiert werden. Dadurch wird nachhaltig und ökologisch gearbeitet Das Prozessportal schafft für alle Mitarbeiter Übersicht, Transparenz und schafft neue Perspektiven/Sichten auf das Unternehmen - damit erhöht jedes Unternehmen auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Unterschiedlichste Einsatzszenarien und der einfache Umgang mit der Software schafft ein kontinuierliches und damit nachhaltiges optimieren der Unternehmensabläufe.

Symbio 4.1 06 2. Das Unternehmensmodell verwalten Basisaktivitäten des Geschäftsprozessmanagements wie Datenbankmanagement, Prozesslandkarten aufbauen, Glossare anlegen und die Generierung von Publizierungen werden im Architect abgewickelt. In erster Linie dient der Architect als Austausch- und Verarbeitungsplattform für Prozessdaten. Hilfreiche Tastenkürzel für den Architect sind folgende: ENTFERNEN STRG+CursorHoch STRG+CursorRunter STRG+CursorLinks STRG+CursorRechts STRG+D STRG+W STRG+Enter Löscht das markierte Element. Verschiebt das markierte Element nach oben. Verschiebt das markierte Element nach unten. Rückt das markierte Element aus. Rückt das markierte Element ein. Wechselt die Datensprache. Schließt die aktuelle Datenbank. Fügt ein neues Elemente unter dem markierten Elemente ein. Derselbe Elementtyp und dieselbe Einrückung wird verwendet. 2.1. Startseite Beim Start des Architect erscheint folgende Benutzeroberfläche (siehe Abbildung 2). Auf der linken Seite unter Verfügbare Datenbanken sind bereits erstellte Datenbanken aufgelistet und können per Doppelklick geöffnet werden. Unter Hilfe & Support auf der rechten Seite kann respektive ein Benutzerhandbuch, die Systemanforderungen und die Kontaktdaten von der Ploetz + Zeller GmbH aufgerufen werden. Abbildung 2 - Die Symbio Startseite

Symbio 4.1 07 2.2. Eine neue Datenbank erstellen Unter dem Ribbon Datei kann ein neuer Datenbankname eingegeben und durch Klicken des Buttons Erstellen die Datenbank erstellt werden. Die initiale Einstellung im Regelwerk ist StandardRuleSet. Abhängig vom Lizenzschlüssel kann auch ein anderes Regelwerk übernommen werden (bspw. Database Explorer). Die Methode ist vorab auf StandardMethod eingestellt. Abhängig von der Konfiguration einer Datenbank, die bestimmte Anforderungen und Regeln enthält, können weitere Einstellungen ausgewählt werden. Abbildung 3 - Datenbank Erstellung 2.3. Die Prozessarchitektur aufbauen und verwalten Nach Erstellung einer neuen Datenbank kann unter dem Ribbon Architekt unter der Registerkarte Prozessarchitektur ein Prozesshaus aufgebaut werden. Es ist zu beachten dass beim Klicken auf ein Ribbon Tab die Sicht minimiert wird. Die Schaltflächen erscheinen zwar wenn man das Ribbon anklickt, blenden sich aber aus sobald außerhalb des Ribbons geklickt wird. Bei erneutem Doppelklick erscheint wieder die normale Sicht. Abbildung 4 - Prozesshaus anlegen

Symbio 4.1 08 Symbio unterstützt folgende Prozesstypen: Element Beschreibung Beispiel Hauptprozess Element zur Strukturierung der Prozesse Kann Teilprozesse oder Prozessabläufe enthalten Prozessarchitektur etablieren Teilprozess Element zur Strukturierung der Prozesse Kann Prozessabläufe enthalten Prozessarchitektur Anpassung anfordern (Neu/Change) Prozessablauf Element zur Strukturierung der Prozesse Kann Prozessschritte enthalten Neuen Prozess anfordern Prozessschritt Einzelne Aktivität innerhalb eines zeitlich-logischen Ablaufes Kann mit vielen verschiedenen Stammdaten verbunden werden Prozesshaus Prozesshaus Prozesse hierarchisieren Prozessmanager Registerkarte: Prozessarchitektur Prozessportfolio Symbio Architect Tabelle 1 - Prozesstypen im Architekt Die Prozessarchitektur ist als hierarchische Struktur von Prozessen, aufgebaut aus den Elementen Hauptprozess, Teilprozess, Prozessablauf und Prozessschritt, zu planen. Die Elemente können eine hierarchische Struktur mit 4, 3 oder 2 Ebenen bilden. Hauptprozess 1 (4 Ebenen) o Teilprozess 1.1 Prozessablauf 1.1.1 Prozessschritt 1.1.1.1 Prozessschritt 1.1.1.2 Prozessschritt 1.1.1.n Prozessablauf 1.1.2... Prozessablauf 1.1.n... o Teilprozess 1.2.. o Teilprozess 1.n... Prozesse im Prozesshaus können mittels drag and drop verschoben werden. Hierbei wird die graue vertikale Leiste links neben dem Prozess markiert. Danach kann der Prozess verschoben werden.

Symbio 4.1 09 2.3.1. Funktionen im Architect Neue Prozesse können jederzeit in einer der inhaltlichen Kategorien Managementprozesse, Kernprozesse oder Unterstützungsprozesse angelegt werden. Wenn die inhaltliche Zuordnung des neuen Prozesses (noch) nicht klar ist, kann er auch unter Nicht zugeordnete Prozesse angelegt werden. Abbildung 5 - nicht zugeordnete Prozesse Hinzufügen/Entfernen: Hauptprozesse, Teilprozesse, Prozessabläufe und Prozessschritte können hinzugefügt und entfernt werden. Soll ein Prozesstyp unter der Kernprozess Ebene angelegt werden so muss die Zelle Kernprozess markiert werden. Beim Entfernen wird der jeweilige Prozesstyp markiert. Ein/Ausrücken: Ein Prozess von einer höheren/tieferen Ebene in eine tiefere/höhere Ebene verschieben. Dabei wird der Typ automatisch konvertiert. Konvertieren: Durch Betätigung des Buttons kann ein markierter Prozesstyp in einen anderen Typen konvertiert werden.

Symbio 4.1 10 Konsolidieren: Hierbei werden alle Beziehungen der einzelnen Elemente zu anderen Modellen oder Elementen in einem Master-Element zusammengefasst. Diese Funktion ist vor allem hilfreich zum Konsolidieren von Objekten im Glossar. Nach Drücken des Buttons kann in einem Dialogfenster der Name des neuen konsolidierten Objektes gewählt werden. Dekonsolidieren / Rekonsolidieren: Bei der Dekonsolidierung wird die Konsolidierung eines Elementes rückgängig gemacht und das ursprüngliche Element wird wieder hergestellt. Beim Rekonsolidieren wird ein redundantes Element erneut konsolidiert und das ursprüngliche Element wird dabei eliminiert. Relevante Objekte werden hierbei mit roter Farbe angezeigt. Vorschau: Angelegte Objekte können grafisch dargestellt werden indem Sie markiert werden. Durch erneutes Klicken des Buttons kann die Vorschau wieder ausgespielt werden. Auswertung: Zusätzliche Informationen zu einem Element können angezeigt werden, bspw. die Diagramme in denen das Element vorkommt oder andere Elemente mit denen es verknüpft ist. Detailpflege: Attribute des jeweils ausgewählten Objektes können angelegt werden. Die Änderungen in Details müssen gesondert über die Buttons gespeichert oder verworfen werden. Ausgewählte Attribute können zudem direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Datensprache: Die Sprache der Daten kann im Ribbon Allgemein in Englisch oder Spanisch geändert werden. Es ist zu beachten das sich nur die Datensprache ändert und nicht die Sprache der Benutzeroberfläche.

Symbio 4.1 11 2.3.2. Prozesse aus der Datenbank exportieren Das Modellieren eines Prozessablaufes findet auf Basis von MS Excel im Modeling Client statt und nicht im Architect. Hierzu wird der zu modellierende Prozessablauf in der Prozessarchitektur markiert und via des Buttons Export (Modeling Client exportieren) in den Modeling Client exportiert. Der Modeling Client kann auf einem beliebigen Speicherplatz abgelegt werden. (Siehe Prozesse definieren und pflegen ) Abbildung 6 - Prozessablauf exportieren 2.3.3. Prozesse in die Datenbank importieren Nachdem Prozesse im Modeling Client erfasst, definiert oder optimiert wurden können sie via des Buttons Import (Modeling Client importieren) erneut in den Architect eingespielt werden und sind anschließend in der aktualisierten Prozessarchitektur zu sehen oder auch unter nicht zugeordnete Prozesse. Das Glossar wird beim Import eines Modeling Client ebenfalls aktualisiert. Nach einem Import ist es sinnvoll ähnliche Objekte zu konsolidieren. (Siehe Funktionen im Architect )

Symbio 4.1 12 Abbildung 7 - Modellierungsclient importieren 2.4. Die Organisationsarchitektur aufbauen und verwalten Unter der Registerkarte Organisationarchitektur kann eine Organisation aufgebaut und verwaltet werden (siehe Funktionen im Architect ) Als Organisationstypen stehen die Organisationseinheit und die Stelle zur Verfügung. Abbildung 8 - Organisationsarchitektur aufbauen

Symbio 4.1 13 2.4.1. Organisationseinheiten definieren und pflegen Bei der Definition und Pflege der Organisationseinheiten kann in den Spalten Name und Typ die gewünschte Organisationseinheit neu aufgesetzt oder eine bereits bestehende Organisationseinheit umbenannt werden. Ebenso können Organisationseinheiten durch Betätigung der Buttons Nach oben/ Nach unten verschieben beliebig verschoben werden. Weitere Informationen können in diversen Spalten eingetragen werden. In der Spalte visualisierte Hierarchiestufen ist zu beachten dass die zu visualisierten Stufen je nach Bedarf nach oben oder unten angepasst werden können. 2.4.2. Stellen definieren und pflegen Bei der Definition und Pflege der Stellen kann in der Spalte Name und in der Spalte Typ die gewünschte Stelle neu aufgesetzt oder eine bereits bestehende Stelle umbenannt werden. Ebenso können Stellen durch Betätigung der Buttons Nach oben/nach unten verschieben beliebig verschoben werden. Weitere Informationen können in diversen Spalten eingetragen werden. In der Spalte visualisierte Hierarchiestufen ist zu beachten dass die zu visualisierten Stufen je nach Bedarf nach oben oder unten angepasst werden können. 2.5. Das Glossar anlegen und verwalten Unter der Registerkarte Glossar können Glossarelemente aufgebaut und verwaltet werden. Siehe Funktionen im Architect Folgende Glossarelemente sind vorgegeben: Rollen Input/Output Systeme Vorgaben/Richtlinien Kennzahlen Meilensteine Standorte Ereignisse Anforderungen Schulungen Transaktionen/Services Risiken Abbildung 9 - Glossar anlegen

Symbio 4.1 14 2.5.1. Das Glossar exportieren und bereitstellen Via des Buttons Export (Glossar exportieren) kann das Glossar in eine Excel Vorlage exportiert und sämtlichen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Zur Aktivierung der Exportfunktion muss eine Reihe mit Dateninhalt im Glossar markiert werden. Abbildung 10 - Glossar exportieren In der Glossar Excel Vorlage sind die im Glossar aufgesetzten Datenelemente in jeweils einem individuellen Reiter zu sehen. 2.5.2. Zentrale Ablage des Glossars für alle Symbio Modeling Client Falls mehrere Modellierer mit dem gleichen Glossar Prozessabläufe anlegen sollen macht es Sinn auf eine zentral abgelegte Glossardatei zuzugreifen. Grund hierfür ist die Tatsache dass die Daten nur einmal angelegt werden müssen und für alle Prozessabläufe verwendet werden können. Beim Exportieren des Prozessablaufs in den Modeling Client kann man mit einem weiteren Schritt ein Glossar mit dem Modeling Client verknüpfen. (Siehe Prozesse aus der Datenbank exportieren ) Abbildung 11 - Modeling Client mit Glossar verknüpfen

Symbio 4.1 15 2.5.3. Data exportieren/importieren Via des Buttons Export (Data exportieren) können Glossarelemente in eine Excel Data Vorlage exportiert und bearbeitet werden. Via des Buttons Import (Data importieren) können Glossarelemente, die in der Data Excel Vorlage aktualisiert wurden, einfach zurück in den Architect eingespielt werden. Zur Aktivierung der Export-/Importfunktion muss eine ausgefüllte Reihe im Glossar markiert werden. Nach dem Import sind die eingespielten Daten im aktualisierten Glossar zu sehen. Abbildung 12 - Data exportieren Abbildung 13 - Data importieren

Symbio 4.1 16 3. Prozesse definieren und pflegen Die Modellierung basiert auf der Methode von Hauptprozessen, Teilprozessen und Prozessabläufen. Methoden Teilprozesse werden zeilenweise abgebildet, und multiple Beziehungen zwischen Teilprozessen (Teilprozess hat mehrere Vorgänger oder Nachfolger) werden direkt durch Verknüpfung der betreffenden Teilprozesse miteinander abgebildet. Prozessschritte, Ereignisse, Regeln und Prozess-Schnittstellen können zeilenweise abgebildet und jeweils weiter detailliert werden. Multiple Beziehungen zwischen Prozessschritten (Prozessschritt hat mehrere Vorgänger oder Nachfolger) werden indirekt durch Verknüpfung der betreffenden Prozessschritte über eine dazwischengeschaltete Regel abgebildet. Abbildung 14 - Beispiel Wertschöpfungskettendiagram Abbildung 15 - Beispiel Ereignisgesteuerte Prozesskette

Symbio 4.1 17 3.1. Prozess im Modeling Client definieren und detaillieren Nachdem ein Prozessablauf via dem Architect in einen Modeling Client exportiert wurde (siehe Prozesse aus der Datenbank exportieren ) kann nun der Prozess im Modeling Client ausführlich definiert und detailliert werden. 3.1.1. Allgemeine Prozessinformationen erfassen Im Tabellenblatt Prozess-Informationen können allgemeine Informationen zum Geschäftsablauf und zum Erhebungsbogen erfasst werden. Das Tabellenblatt dient zur: Festlegung der erforderlichen Meta-Informationen wie Prozessname oder Prozessbeschreibung. Dokumenten und Versionsverwaltung. Pflege vordefinierter Modellattribute, beispielsweise zur Qualitätssicherung oder Erfassung von Prozesszeiten. Das Tabellenblatt Prozess-Information ist in unterschiedliche Themenblöcke gegliedert wie beispielsweise Status, Verantwortliche oder Risikobewertung. Pflichtfelder sind gelb hinterlegt. Beim Speichern und Schließen des Symbio Modeling Client erscheint ein Hinweis, falls ein Pflichtfeld nicht gepflegt wurde. Optionale Felder können, müssen aber nicht mit Werten befüllt werden. Sie sind weiß hinterlegt. Abbildung 16 - Prozessinformationen erfassen

Symbio 4.1 18 3.1.2. Prozesse detaillieren Der zweite Reiter 2_Prozess Ablauf bildet den Kern des Modeling Client. Dieser Reiter dient zur Erfassung der Geschäftsabläufe. Sowohl online im Unternehmensnetzwerk/Intranet, im Internet oder in der Cloud als auch offline auf einem PC ohne Netzwerkanschluss können Prozessabläufe erfasst werden. Abbildung 17 - Prozessabläufe erfassen Die Standard-Konfiguration besteht aus folgenden Spalten: Nr.: Die Zeilennummern 1-250 sind schreibgeschützt und dienen zur Orientierung in der Prozessvorschau Vorgänger: Hier wird die Zeilennummer des Vorgänger-Objektes vermerkt, damit ein logischer Ablauf abgebildet werden kann, und damit beim Import und bei der Vorschau die Beziehungen abgebildet werden können. Typ: hier können die strukturbildenden Objekte ausgewählt werden. Zur Verfügung steht ein Prozessschritt, ein Ereignis, Und, Oder und eine Verknüpfung Name: in dieser Spalte wird der Name des strukturbildenden Objektes eingetragen Beschreibung: Mit der Schaltfläche im Spaltenkopf über der Spalte Name können Sie die Spalte Beschreibung auf- und zuklappen.

Symbio 4.1 19 Funktionen des Modeling Client (2. Reiter) Zeile einfügen: Eine neue Zeile kann vor der gerade aktuellen Zeile im Tabellenblatt eingefügt werden. Im Dialog kann die Anzahl der neuen Zeilen eingegeben werden. Zeile verschieben: Eine markierte Zeile kann auf eine andere beliebige Zeile verschoben werden. Im Dialog wird die Zeile eingetragen, in die die gerade aktuelle Zeile verschoben werden soll. Zeile löschen: Die aktuelle Zeile wird gelöscht sowie die Vorgängernummer des darauffolgenden Objektes. Autofilter an/aus: Der Autofilter wird nur auf die Spalte Objekttyp angewandt. Solange ein Filter gesetzt ist, können keine Tabellenbearbeitungsaktionen (wie Zeile löschen, Zeile verschieben etc.) ausgeführt werden Zeilenhöhe anpassen: Die Zeilenhöhe kann verändert werden und im anschließend erscheinenden Dialog kann die gewünschte Zeilenhöhe eingetragen werden. Glossar importieren: Glossarelemente des Geschäftsablaufs können importiert werden. In einem Dateiauswahl- Dialog kann Glossar-Datei ausgewählt werden. Nach dem Import eines Glossars erscheint evtl. ein Dialog, der über aufgetretene Fehler oder Warnungen informiert, falls die Konfigurationen der beiden Dateien nicht übereingestimmt oder die angegebene Datei nicht gelesen werden konnte Rechtschreibprüfung: Ob sich in den Einträgen Rechtschreibfehler eingeschlichen haben kann jederzeit geprüft werden. Die Rechtschreibprüfung von Excel wird aktiviert und es erscheint gegebenenfalls ein Dialog, der auf vorhandene Fehler hinweist und Vorschläge unterbreitet.

Symbio 4.1 20 Prozessablauf definieren Bei der Definition des Prozessablaufes wird in der Spalte Typ der relevante Prozesstyp nach dem top down Prinzip angelegt. Als strukturbildende Objekttypen stehen Prozessschritte, Ereignisse, die Konnektoren Und/Oder sowie Verknüpfungen zur Verfügung. In der Spalte Vorgänger wird das Vorgängerobjekt vermerkt. Abbildung 18 - Prozesstyp anlegen Allgemeine Prozessablaufinformationen erfassen In der Spalte Name wird der Name des strukturbildenden Objekttypen angelegt (z.b. Ereignis Bestellung ausgelöst ). Bei Aktivierung des Buttons über der Spalte Name öffnet sich eine weitere Spalte Namens Beschreibung. In dieser Zelle kann der strukturbildende Objekttyp detaillierter beschrieben werden. Weitere blau markierte Spalten weiter rechts im Modeling Client können bei Bedarf ausgefüllt werden. In die Spalte Organisationseinheit wird der Name der Organisationseinheit eingepflegt. Bei Aktivierung der Schaltfläche über der Spalte Organisationseinheit öffnen sich weitere Spalten in denen die Rollen eingetragen werden können. Die Rollen können hinsichtlich der Art ihrer Beteiligung näher beschrieben werden durch RACI-Informationen (RACI = Responsible, Accountable, Consulted und Informed) angelegt werden.

Symbio 4.1 21 Prozessablauf detaillieren Der Modeling Client beinhaltet eine Vielzahl von weiteren Spalten in denen der Prozessablauf detailliert mit weiteren Elementen aufgesetzt werden kann. Zu den wichtigsten Elementen gehören: Input: In den Input-Spalten werden die Daten/Dokumente o.ä., die als Input für einen Prozessschritt benötigt werden, ausgewählt. Inputs können beliebig eingeben oder aus der vorgegebenen Auswahlliste ausgewählt werden Output: In den Output-Spalten werden die Daten/Dokumente o.ä., die im Prozessschritt entstehen oder bearbeitet werden, eingetragen System: Anwendungssysteme (z.b. SAP, Oracle, etc.) mit denen eine Funktion unterstützt wird können eingeben werden Kennzahl: Die zu verwendeten Kennzahlen oder Messgrößen können eingegeben werden Vorgabe/Richtlinien: Die zu beachtenden Vorgaben und Richtlinien können hinzugefügt werden Risiko: Die zu beachtenden Risiken (SOX und Unternehmensrisiken) können eingegeben werden Anforderung: Die jeweiligen Anforderungen für einen Prozessschritt können eingegeben werden Transaktion/Service: Transaktionen oder weitere Services können angelegt werden Schulung: Schulungen oder Trainings können eingetragen werden Meilenstein: Hier besteht die Möglichkeit, zu jedem Ereignis im Prozessablauf einen Meilenstein hinzuzufügen. Bei allen anderen Objekttypen des Prozessablaufs ist diese Spalte nicht beschreibbar. Zur Eingabe der Glossarelemente steht ein Eingabe- und Auswahldialog zur Verfügung mit folgenden Funktionen: Objekt hinzufügen: Nach Eingabe des Namens wird der Button Hinzufügen aktiv. Bevor Hinzufügen gedrückt wird sollte der Typ überprüft werden. Der Inhalt der Auswahlliste für Typ ist individuell konfigurierbar (z.b. für Rollen Organisationseinheiten, Gruppen etc.). Nach Hinzufügen des neuen Objekts sind die verfügbaren Objektattribute bei Bedarf einzutragen. Wenn bestehende Objekte geändert werden können, sind die Attribut-Eingabefelder beschreibbar.

Symbio 4.1 22 Abbildung 19 - Eingabe-/Auswahldialog Falls Dokumente oder Dateien zum einem Input verknüpft werden sollen können diese via Details unter Link eingegeben werden. Abbildung 20 - Dokument mit Input verknüpfen Im dritten Reiter 3_Vorschau des Modeling Client kann die grafische Darstellung des Prozessablaufs automatisch generiert werden.

Symbio 4.1 23 Abbildung 21 - Prozessablauf grafisch darstellen Vorschau aktualisieren: Es empfiehlt sich, die grafische Darstellung des Prozessablaufs zu aktualisieren, nachdem im zweiten Reiter 2_Prozess-Ablauf Änderungen vorgenommen wurden. Vorschau kopieren: Vorschau kann kopiert und beispielsweise in ein Word Dokument eingefügt werden Zoom einstellen: Verschiedene Zoomwerte können in das Dialogfenster eingegeben werden. Vorschau anpassen: Die Modellierungsmethode kann im Dialogfenster angepasst werden, indem die Ausrichtung, der Typ und die Prozessdetails (= Glossarelemente, auch: Korona Objekte) verändert werden. Korona Objekte können in der Vorschau je nach Darstellungswunsch komplett oder kategorienweise ein- oder ausgeblendet werden.

Symbio 4.1 24 4. Das Unternehmensmodell publizieren und veröffentlichen Mit dem Symbio BPM Tool können Prozesse, Organisationen und die verknüpften Datensätze einfach und ergonomisch als Web auf html Basis veröffentlicht werden. Abbildung 22 - Beispiel Wertschöpfungskettendiagramm Durch die Suchfunktion kann das gewünschte Objekt wie zum Beispiel ein System, ein Input oder eine Kennzahl schnell gefunden werden. Das erleichtert den Zugriff für jeden Anwender. Assoziierte Objekte und Daten zu dem gefunden Objekt wie auch assoziierte Prozesse sind schnell und einfach zu erkennen. Die hier beschriebene Form der Publizierung schafft ein hohes Maß an Transparenz. Jeder erhält die Möglichkeit, sich ein umfassendes Bild von fremden Prozessabläufen zu machen, einschließlich der jeweiligen Detailinformationen (z.b. der in den verschiedenen Prozessen verwendeten Systeme).

Symbio 4.1 25 4.1. Unternehmensmodell publizieren Die Publikation des Webs erfolgt im Architect. Via der Export Funktion (Web Publizierung) kann die gesamte Prozess-, Organisationsarchitektur sowie das Glossar als Web publiziert werden. Hierbei kann auch der Speicherplatz und die Sprache ausgewählt werden. Abbildung 23 - Web Generierung

Symbio 4.1 26 Abbildung 24 - Einstieg in das Web Die Navigation durch das Web ist sehr übersichtlich: Auf der linken Seite ist eine Übersicht der verschiedenen Elemente zu sehen, in der Mitte die Grafik und auf der rechten Seite die zugehörigen Beschreibungen. Beim Drücken eines beliebigen strukturbildenden Objektes in der Grafik aktualisiert sich die zugehörige Beschreibung auf der rechten Seite.

Symbio 4.1 27 Abbildung 25 - Navigation durch die Web Publizierung Lange Prozessgrafiken (z.b. vertikal) werden in der Druckvorschau und beim Druck im Internet Explorer abgeschnitten, da sie auf einer Seite dargestellt werden. Der Internet Explorer ist nicht in der Lage, zu große Grafiken auf mehrere Seiten zu verteilen. Es besteht daher nur die Möglichkeit, die Skalierung in der Druckvorschau des Internet Explorer herunter zu regeln und/oder mit der Seitenorientierung zu arbeiten. Abbildung 26 - Dokument speichern

Symbio 4.1 28 4.2. Dokument erstellen Via der Export Funktion (Dokument exportieren) kann die gesamte Prozess-, Organisationsarchitektur sowie das Glossar als Dokument publiziert werden. Hierbei kann auch der Speicherplatz und das Format ausgewählt werden. Abbildung 27 - Dokument Generierung

Symbio 4.1 29 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Der Symbio Arbeitskreislauf 3 Abbildung 2 Die Symbio Startseite 8 Abbildung 3 Datenbank Erstellung 9 Abbildung 4 Prozesshaus anlegen 10 Abbildung 5 nicht zugeordnete Prozesse 12 Abbildung 6 Prozessablauf exportieren 14 Abbildung 7 Modeling Client importieren 15 Abbildung 8 Organisationsarchitektur aufbauen 16 Abbildung 9 Glossar anlegen 17 Abbildung 10 Glossar exportieren 18 Abbildung 11 Modeling Client mit Glossar verknüpfen 19 Abbildung 12 Data exportieren 20 Abbildung 13 Data importieren 21 Abbildung 14 Beispiel Wertschöpfungskettendiagram 22 Abbildung 15 Beispiel Ereignisgesteuerte Prozesskette 23 Abbildung 16 Prozessinformationen erfassen 24 Abbildung 17 Prozessabläufe erfassen 25 Abbildung 18 Prozesstyp anlegen 27 Abbildung 19 Eingabe-/Auswahldialog 30 Abbildung 20 Dokument mit Input verknüpfen 31 Abbildung 21 Prozessablauf grafisch darstellen 32 Abbildung 22 Web Publizierung 35 Abbildung 23 Web Generierung 36 Abbildung 24 Einstieg in das Web 37 Abbildung 25 Navigation durch die Web Publizierung 38 Abbildung 26 Dokument speichern 39 Abbildung 27 Dokument Generierung 40 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Prozesstypen im Architect 11

Symbio Benutzerhandbuch Version 4.1 Ansprechpartner: Ansgar Mayer Tel : +49 (89) 890635 35 Ploetz + Zeller GmbH Einsteinring 41-43 85609 Aschheim bei München Tel : +49 (89) 890635 0 Fax: +49 (89) 890635 55 E-Mail: info@p-und-z.de 2012 Ploetz + Zeller GmbH