ECLISO ICN ANWENDUNGSFÄLLE UND AKTUELLE HIGHLIGHTS AUS DER PRODUKTENTWICKLUNG ANDREAS CARLSEN BÖBLINGEN, 22. JUNI 2017
AGENDA ECLISO Überblick Anwendungsfälle Highlights aus der Produktentwicklung Roadmap Fazit und weitere Fragen
AUSGANGSSITUATION IM UNTERNEHMEN PROBLEMSTELLUNGEN Zu hohe Kosten für Ablage/Recherche Schlechte Datenqualität und integrität Nachvollziehbarkeit von Änderungen nicht möglich Notwendigkeit von standortübergreifenden Zugriffen Verbesserung der Auskunftsfähigkeit Wunsch nach Prozessunterstützung Interne Compliance-Richtlinien müssen erfüllt werden Erfüllung rechtlicher Vorgaben Lösung: Einführung einer elektronischen Akte 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 3
CENIT ECLISO BIETET DIE LÖSUNG FÜR DIE AKTENVERWALTUNG UND VORGANGSBEARBEITUNG Basiert auf den zukunftssicheren skalierbaren IBM Enterprise Content Management (ECM) Plattformen und dem modernen IBM Content Navigator Einfach und intuitiv zu bedienen Hauptfunktionen Generische Aktenverwaltung und Aufgabenmanagement Optimierte Sichten für Anwendergruppen Arbeitslisten und Recherche Flexible Erweiterbarkeit für individuelle Kundenwünsche 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 4
CENIT ECLISO FUNKTIONEN FÜR DIE BEARBEITUNG VON ELEKTRONISCHEN AKTEN ECLISO beinhaltet sämtliche Kernfunktionen zur Arbeit mit elektronischen Akten. Elektronische Akte Postkorb (Aufgaben) MS Office Integration Arbeitslisten Viewer Indizierung Administration Explorer Suche 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 5
BELIEBIGE AKTEN LASSEN SICH MIT ECLISO ABBILDEN ANWENDUNGSFÄLLE LASSEN SICH LEICHT MIT KONFIGURATION UMSETZEN Projektakten Einkaufsakten Personalakten Schadensakten QM-Akten Steuerakten Vorgangsakten Leasingakten Vertragsakten 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 6
ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT WIE WIRD EIN VERTRAGSMANAGEMENT MIT ECLISO ICN ABGEBILDET? ABBILDUNG DES VERTRAGSMANAGEMENTS MIT ECLISO ICN Die optimale Vertragsakte wird an die Anforderungen der Fachbereiche angepasst. Akteninformationen - Welche Akten sollten verwaltet werden (Verträge, Rahmenverträge, Partner, usw.)? - Welche Attribute sollen auf dem Aktendeckel angezeigt werden? Ablagestrukturen - Wie soll die Strukturierung innerhalb der Akte gestaltet sein? Akteninhalte - Welche Arten von Dokumenten sollen verwaltet werden? Berechtigungen - Wer soll welchen Zugriff auf die Akte und deren Inhalte haben? Prozesse - Welche Prozesse sollen mit Workflows unterstützt werden? Suchen - Welche vordefinierten Suchen sollen angeboten werden? 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 7
AKTENINFORMATIONEN - VERTRAGSAKTE ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT DER AKTENDECKEL STELLT DIE WICHTIGSTEN INFORMATIONEN ZU EINER VERTRAGSAKTE AUS SICHT DER FACHABTEILUNG ÜBERSICHTLICH DAR: Beliebige weitere Eigenschaften können in einem grafischen Editor z.b. in Tabs hinzugefügt werden. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 8
ABLAGESTRUKTUREN - VERTRAGSAKTE ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT ABLAGESTRUKTUREN BILDEN DIE KLASSISCHEN REGISTER ZUR BÜNDELUNG FACHLICHER INFORMATIONEN UND ZUR ABLAGE VON DOKUMENTEN AB. Die Strukturierung kann als flache oder komplexe Ordnerhierarchie erfolgen. Weiterhin können Suchen eingesetzt werden. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 9
AKTENINFORMATIONEN - PARTNERAKTE ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT DER AKTENDECKEL STELLT DIE WICHTIGSTEN INFORMATIONEN ZU EINER VERTRAGSAKTE AUS SICHT DER FACHABTEILUNG ÜBERSICHTLICH DAR: Beliebige weitere Eigenschaften können in einem grafischen Editor z.b. in Tabs hinzugefügt werden. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 10
ABLAGESTRUKTUREN - PARTNERAKTE ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT ABLAGESTRUKTUREN BILDEN DIE KLASSISCHEN REGISTER ZUR BÜNDELUNG FACHLICHER INFORMATIONEN UND ZUR ABLAGE VON DOKUMENTEN AB. Die Strukturierung kann als flache oder komplexe Ordnerhierarchie erfolgen. Weiterhin können Suchen eingesetzt werden. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 11
AKTENINHALTE ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT DOKUMENTE WERDEN IN DOKUMENTARTEN (KLASSEN) GRUPPIERT UND SIND HINSICHTLICH IHRER FACHLICHEN NOTWENDIGKEIT, AUFBEWAHRUNGSFRISTEN, INFO- UND RECHERCHE- ATTRIBUTE, SOWIE IHRES ZUGRIFFSSCHUTZES ZU DEFINIEREN. Partnerdokumente 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 12
ABBILDUNG VON PROZESSEN BEISPIEL WORKFLOW DOKUMENTFREIGABE BEISPIEL WORKFLOWABLAUF Review Freigabe Start Formale QS Information des PV 1. Start des Workflows Initialisierung der Beteiligten 2. Review Rückgabe oder Freigabe 3. (Optional) Formale QS Rückgabe oder Freigabe 4. Freigabe Rückgabe oder Freigabe 5. Information des Prozessverantwortlichen 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 13
VORDEFINIERTE SUCHEN ANWENDUNGSFALL VERTRAGSMANAGEMENT VORDEFINIERTE SUCHEN UNTERSTÜTZEN DEN BEARBEITER BEIM SCHNELLEN AUFFINDEN VON RELEVANTEN INFORMATIONEN UND BEI DER FRISTENÜBERWACHUNG. Suchen Suche nach Vertragsakten Suche nach Partnerakten Suche nach Vertragsdokumenten (Mit Volltext) Suche nach allen Dokumenten (Mit Volltext) Suche nach Kontakten Fristenüberwachung o Kündigungen o Verlängerungsoptionen 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 14
ANWENDUNGSFALL PROJEKTAKTE PROJEKTINFORMATIONEN UND -STRUKTUR Kontextinformationen: Projektnummer Projektname Projektleiter Vordefinierte einheitliche Ablagestruktur PROJEKTINHALTE: DOKUMENTARTEN Definierte Dokumentarten: Angebot Projektplan Konzept Vorgabe der Dokumentarten auf Aktenordnern WORKFLOWS UND SUCHEN Allgemeine Workflows zur Genehmigung von Dokumenten Vordefinierte Suchen über allen und in einzelnen Projekten 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 15
ANWENDUNGSFALL PERSONALAKTE PERSONALDATEN UND ABLAGESTRUKTUR Kontextinformationen: Personalnummer Name Geburtsdatum Vordefinierte einheitliche Ablagestruktur INHALTE DER PERSONALAKTE Definierte Dokumentarten: Bewerbung Zertifikat Vertrag Vorgabe der Dokumentarten auf Aktenordnern WORKFLOWS UND SUCHEN Spezialisierte Workflows für die Personaldokumente Vordefinierte Suchen über alle Personalakten 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 16
HIGHLIGHTS AUS DER PRODUKTENTWICKLUNG ECLISO ICN WEITERENTWICKLUNGEN AUSBAU DER FACHLICHKEIT VON ECLISO ICN Vorgangsbearbeitung Stellvertretung Historie des Prozesses Aktenbearbeitung Layout der Akten Wiedervorlage Suche in Akten Administration der Aktentypen Showcase der Integration des CENIT Watson Chatbots mit ECLISO zur Bearbeitung von KFZ-Schadensfällen Showcase zur Integration des Premium-Kundenservice CouchContract der levigo solutions Und weiteres 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 17
ANWENDUNGSFÄLLE UND HIGHLIGHTS VON ECLISO ICN ECLISO ICN LIVE-DEMO ANWENDUNGSFÄLLE UND HIGHLIGHTS 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 18
WIE SIND DIE RELEASE-TERMINE FÜR ECLISO ICN IN 2017 GEPLANT? GEPLANTE RELEASES PRO JAHR PRO QUARTAL EIN RELEASE Dezember 2017 Januar Februar März April Mai Juni Juli August Sept. Oktober November Dezember 2018 Version 1.4 Version 1.4.1 Version 1.5 Version 1.6 Version 1.7 Statische Berechtigungserweiterungen Workflow Wiedervorlage Workflow- Erweiterungen Startseite Mobile App Dynamische Berechtigungen Termine stellen den aktuellen Planungsstand dar und sind unverbindlich 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 19
ECLISO ICN THEMEN FÜR 2017 2017 Funktionalität für die Akten- und Vorgangsbearbeitung ausbauen Startseite Mobile Lösung für ECLISO ICN Dynamische Berechtigungen Fachliche Lösungen Inhalt stellt den aktuellen Planungsstand dar und ist unverbindlich. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 20
WIE SIND DIE RELEASE-TERMINE FÜR ECLISO ICN IN 2018 GEPLANT? GEPLANTE RELEASES PRO JAHR PRO QUARTAL EIN RELEASE Dezember 2018 Januar Februar März April Mai Juni Juli August Sept. Oktober November Dezember 2019 Version 1.7 Dynamische Berechtigungen Version 1.8 Version 1.9 Version 2.0 Version 2.1 Termine stellen den aktuellen Planungsstand dar und sind unverbindlich 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 21
ECLISO ICN THEMEN FÜR 2018 2018 Unterstützung des Wissensarbeiters zur Analyse, Bewertung und Weiterverarbeitung von Dokumenten Ausbau der mobilen Lösungen Weitere Komfortfunktion zur Vereinfachung der Bedienung Fachliche Lösungen Inhalt stellt den aktuellen Planungsstand dar und ist unverbindlich. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 22
DANKE Andreas Carlsen Senior Manager +49 151 52745-125 a.carlsen@cenit.de CENIT AG Industriestraße 52-54 70565 Stuttgart www.cenit.com
DISCLAIMER This document may contain forward-looking statements regarding the business, financial and earnings situation of the CENIT corporation as well as earnings estimates. Forwardlooking statements are characterised by such phrases and expressions as "the company may", or "the company will", "expects", "anticipates", "is considering", "is intending", "is planning", "believes", "continues to", "estimates" and other similar phrases and expressions. Such statements entail no assurance that anticipated events will transpire. On the contrary, such statements involve risks, uncertainty and contingencies that are difficult to predict and are furthermore based on assumptions regarding future events that may prove inaccurate. Actual outcomes may thus deviate substantially from expectations thereby expressed. Forward-looking statements made by CENIT representing expectations or projections of future events are made in good faith and may be presumed to be adequately grounded in fact; no assurance however can be provided that such statements, expectations or projections will be borne out/fulfilled/ achieved. Actual operating results may vary substantially from those projected in forward-looking statements and are subject to specific risks - please consult the CENIT AG management report. 22.06.2017 ECLISO ICN Anwendungsfälle und Highlights aus der Produktentwicklung 24