Einfach nah dran. ECM-Software im Maschinen- und Anlagenbau. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.

Einfach nah dran. ECM-Software im Maschinen- und Anlagenbau. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.

Wir kennen nur eine Branche besser als Ihre: unsere. Wie für Sie gemacht unsere Expertise. Die Welt wird kleiner, die Märkte größer. Durch die fortschreitende Globali sierung und die Internationalisierung der Absatz- und Beschaffungsmärkte nimmt die Komplexität der Wertschöpfungskette seit Jahren zu. In dem Maße, wie die Kundenanforderungen wachsen, schrumpfen die Abstände zwischen den Innovations- und Produktzyklen. Die Folge: In allen Unternehmensbereichen steigt der Zeit- und Kostendruck. Anbieter im Maschinen- und Anlagenbau können diese Herausforderungen nur meistern, wenn alle Einzelschritte in der Prozesskette hocheffizient und optimal aufeinander eingestellt sind durch den intelligenten Umgang mit Informationen. Enterprise Content Management integriert sich lückenlos in die verschiedenen Unternehmensprozesse und verbindet einzelne Anwendungen, Abteilungen und Standorte zu einer leistungsfähigen Einheit. Aber nur, wer die Branche wirklich versteht und weiß, was sie bewegt, wie sie funktioniert und was sie umtreibt, kann eine Software entwickeln, die echte Mehrwerte schafft. Genau dafür steht das Enterprise-Content-Management-System enaio von OPTIMAL SYSTEMS. Denn das wahre ECM ist skalierbar unternehmensweit. Unsere ECM-Lösungen beschleunigen Ihre Arbeitsprozesse und schaffen die Voraussetzung für mehr Produktivität: von der Planung, Konstruktion, Berechnung und Herstellung bis hin zu Vertrieb, Service und Controlling. Als unternehmensweite Informationsmanagementplattform führt es die in den Fachapplikationen generierten Daten und Dokumente zentral zusammen und stellt sie für alle Abteilungen zur Verfügung. Wo bislang Informationsstau herrschte, entsteht eine dynamische digitale Infrastruktur die Voraussetzung für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen. Näher dran: Für ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS haben Ihre Anforderungen Priorität. Denn je besser eine Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, desto leistungsfähiger ist sie. 3

Eine komplexe Welt braucht optimierte Prozesse. Wie das wahre ECM Ihr Unternehmen optimiert. Internationalisierung Der Maschinen- und Anlagenbau gehört zu den führenden deutschen Industriezweigen. Nicht zuletzt, weil die Branche schon seit vielen Jahren global aktiv und vernetzt ist wie kaum eine andere. Doch mit den Märkten sind auch die Anforderungen gewachsen. Kunden und Lieferanten befinden sich auf einmal in verschiedenen Zeitzonen. Relevantes Wissen wird in Forschungseinrichtungen auf der ganzen Welt generiert. Teams teilen sich keine Büros mehr, sondern teilen ihr Know-how über digitale Infrastrukturen. Fest steht: Wer dauerhaft erfolgreich sein will, muss die ganze Klaviatur der virtuellen Zusammenarbeit beherrschen und muss auf der ganzen Welt und zu jeder Zeit Zugriff auf alle Informationen haben. Wahres ECM sorgt für eine harmonische Orchestrierung aller Abteilungen und für echte Collaboration. Informationsprozesse werden branchenspezifisch standardisiert und optimiert, so dass die Inhalte wieder im Fokus stehen. Alle Informationen sind in intelligent organisierten elektronischen Liefer-, Kunden- und Projektakten gesichert. Lückenloses Transmittal Management, gewissenhaftes Records Management und eine klar strukturierte Ablage freigegebener Projektunterlagen, wie z. B. technische Zeichnungen und deren Archivierung, ermöglichen Kontinuität bis ins Detail und machen selbst aufwendige Dokumentationen in verschiedenen Sprachen problemlos umsetzbar. Sicherheit und Compliance Im Zuge der Internationalisierung haben sich auch die gesetzlichen Vorgaben erweitert. Gerade für technologisch ausgerichtete Unternehmen gilt es, eine ständig steigende Anzahl an juristischen, politischen oder gesellschaftlichen Regeln und Rahmenbedingungen zu beachten. Er folg reiches Compliance-Management ist nicht mehr nur für Großunternehmen im Maschinen- und Anlagenbau ein Muss, sondern auch für mittelständische Betriebe von existenzieller Bedeutung. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS sorgt dafür, dass die Revisionssi cher heit jederzeit gewährleistet bleibt. Intuitiv nutzbare Lösungen wie Records Management, Transmittal Management, elektronische technische Dokumentation und digitale Archivierung garantieren Ihnen Sicherheit und eine rasche Abwicklung Ihrer Projekte. Vertriebsoptimierung Neben dem eigentlichen Produkt ist auch der Vertrieb ein wesentlicher Erfolgsfaktor in der Branche funktioniert er nicht richtig, werden auch andere Bereiche im Unternehmen verlangsamt. OPTIMAL SYSTEMS bietet hocheffiziente Lösungen, die zugrundeliegenden Prozesse der Vermarktung auch für technisch komplexe Produkte strategisch zu optimieren. Workflow-Management, elektronische Kunden- und Projektakten, Anbindung von Kundenportalen an das Dokumentenmanagementsystem, die Verfügbarkeit technischer Zeichnungen (Archivierung von CAD-Dateirevisionen) sowie das elektronische Vertragsmanagement machen Ihren Vertrieb zu dem, was er sein sollte: eine treibende Kraft im Unternehmen jederzeit über Kundenspezifika informiert und in der Lage, schnell auf Kundenanforderungen und -wünsche zu reagieren. Innovationsbeschleunigung Durch internationalen Wettbewerb und den rasanten technischen Fortschritt ist der Innovationsdruck im Maschinen- und Anlagenbau so hoch wie noch nie. Was heute State of the Art ist, kann in einem Jahr schon längst veraltet sein. Um Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln, müssen Sie immer einfacher, sicherer, günstiger oder qualitativ hochwertiger produzieren. ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS optimiert Ihren Informationsaustausch, harmonisiert die Zusammenarbeit und forciert Erkenntnisprozesse. Übersichtliche elektronische Projektakten, ein ausbaubares Wissensmanagement, auf die Branche abgestimmte Workflows sowie die durchdachte Verwaltung und Archivierung von Dokumenten stellen sicher, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. 4

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Unsere Software erledigt den Rest. Mass Customization und Bundling Schnell und individuell so fertigt man heute, zumindest wenn es nach den Wünschen der Kunden geht. Wie in vielen anderen Branchen spielen auch im Maschinen- und Anlagenbau die Themen Verringerung von Lieferzeiten und Individualisierung eine immer größere Rolle. Der Anteil an kurzfristigen Aufträgen für Kleinserien und Spezialfertigungen wächst kontinuierlich. Unsere ECM- Lösungen unterstützen Sie dabei, dass Sie so flexibel wie möglich und so standardisiert wie nötig produzieren können. Anwendungen wie die elektronische Maschinen- und Projektakte und Smart-structured-Workflows unterstützen Sie dabei, ein Effizienzniveau zu erreichen, das nicht nur wirtschaftlich ist, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Auch beim Handling von kombinierten Lösungen aus Produkt- und Dienstleistung zahlt sich enaio von OPTIMAL SYSTEMS aus: Wenn alle relevanten Dokumente und Verträge stets verfügbar sind, lassen sich Leistungen und Projekte deutlich effizienter verwalten. Termingerechte Lieferung CAPTURE PRESERVE Extract Classify Indexing Scan COLD Import Archive Records Management Zeit ist Geld: Durch die schiere Größe der Projekte kann es sich kein Unternehmen leisten, zu spät zu liefern. Je mehr komplexe Abläufe gleichzeitig gesteuert werden müssen, desto besser muss die Abstimmung sein nicht nur, um im Budgetrahmen zu bleiben. Wahres ECM ermöglicht es, Prozesse intelligent zu parallelisieren und die Zusammenarbeit in Entwicklungskooperationen zu unterstützen, um vereinbarte Termine besser einzuhalten. Automatisierte Workflows, elektronische Projektakten und die einfache Anbindung des ECM-Systems an bestehende Portale helfen Ihrem Unternehmen bei der Koordination, selbst wenn in unterschiedlichen Teams und Zeitzonen gearbeitet wird. Serviceorientierung Auch in der Industrie werden Dienstleistungen, die über den eigentlichen Kernarbeitsbereich hinausgehen, Document Management Collaboration Workflow Business Process Management Integration Publishing immer wichtiger. Umfassende Serviceangebote MANAGE runden das Portfolio ab und erfüllen die DELIVER gestiege nen Kundenerwartungen. Auch hierfür leisten Anwendungen wie die elektronische Kunden- und elektronische Projektakte und das digitale Vertragsmanagement besonders wertvolle Dienste. Das wahre ECM beschleunigt Service- und Wartungsprozesse und macht die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Spezialisten und Technologien deutlich effizienter. Noch bevor Ihre Kunden eine Leistung nachfragen, haben Sie schon die passende Information parat. Dafür sorgen ausgereifte Suchfunktionen und eine TAPI- Integration, die beim Kundenanruf die passende digitale Akte öffnet und so die Auskunftsbereitschaft erhöht. Unternehmensweites Informationsmanagement Maschinen- und Anlagenbau ist eine komplexe Branche mit hohem Informationsaufkommen. Das führt aber nicht automatisch zu mehr Wissen, sondern stellt Unter nehmen vor die Herausforderung, aus den enormen Datenmengen brauchbare Erkenntnisse zu gewinnen. enaio von OPTIMAL SYSTEMS sorgt für ein effizientes Informationsmanagement, das unmittel 6

bar auf die Unternehmens- und Marktspezifikationen zugeschnitten ist und mit Ihrem Unternehmen und dessen Anforderungen mitwachsen kann. So lässt sich eine Knowledge-Base automatisch anlegen, z. B. durch RSS-Feed-Archivierung. Das firmeneigene Wissen steigt stetig an, wird unternehmensweit verfügbar und kann nicht mehr verloren gehen selbst dann, wenn Mitarbeiter den Arbeitsplatz wechseln oder aus dem Unternehmen ausscheiden. Recruiting von Fachkräften Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter. Der Maschinen- und Anlagenbau steht vor immer größeren personalwirtschaftlichen Herausforderungen denn der Bedarf an Fachkräften ist groß. Zeitverzögerungen im Bewerbungsprozess können Sie schnell Ihren Wunschkandidaten kosten. Wahres ECM unterstützt Sie in allen relevanten Prozessen des Personalmanagements und sorgt für die zügige Bearbeitung von Bewerbungen sowie die bestmögliche Pflege der bestehenden Arbeitsverhältnisse. Standortunabhängig verfügbare elektronische Personalakten, ein ganzheitliches Bewerbungsmanagement sowie ein optimaler Bewerbungs- und Einstellungsworkflow entlasten Ihre Personalabteilung und verschaffen Ihnen entscheidende Vorteile im War for Talents. 7

Vier Beispiele. Unendlich viele Möglichkeiten. Erfolg ist der beste Beweis einige Referenzen. Mayer Maschinenbaugesellschaft mbh Gebr. Pfeiffer SE Die Mayer Maschinenbaugesellschaft mbh produziert im bayerischen Tittmoning unter der Marke SILOKING Silagetechnik zur Rinderfütterung und für Biogasanlagen. Mit innovativen Produkten trägt das Unternehmen den Ansprüchen der modernen Landwirtschaft Rechnung. Um den steigenden betriebswirtschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden, wurde die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS implementiert. Durch die Bereitstellung einer CRM-Lösung konnte die Kundenbetreuung deutlich verbessert werden. Nach digitalem Post-/Rechnungseingang, ERP- und CAD-Anbindung ist der weitere Ausbau zum unternehmensweiten Archiv- und Dokumentenmanagementsystem geplant. Lösungen: CRM-Lösung Elektronischer Post- und Rechnungseingang ERP- und CAD-Anbindung Vertragsmanagement Digitale Archivierung Dokumentenmanagement Digitale Workflows (z. B. Rechnungsprüfung, - weiterleitung) Seit ihrer Gründung 1864 entwickelt, produziert und vertreibt die Gebr. Pfeiffer SE moderne Aufbereitungstechnik zum Mahlen, Sichten, Trocknen, Löschen und Kalzinieren von Baustoffen. Das weltweit erfolgreiche Unternehmen setzt auf ein unternehmensweites Informationsmanagement auf Basis des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS. Im Fokus stehen dabei vor allem die schnelle, zentrale Suche, das Zusammenführen digitaler und papiergebundener Ablagen sowie das Verhindern von Medienbrüchen. Das ECM-System ist tief in die bestehende IT-Landschaft integriert, wobei die Anbindung an die ERP-Software (proalpha) sowie an das CAD (Autocad/Inventor) eine wichtige Rolle einnehmen. Das System soll zudem schrittweise erweitert werden, u. a. für das Geschäftspartnermanagement, die Projektverwaltung sowie den mobilen Einsatz. Lösungen: Digitales Dokumentenmanagement mit revisionssicherer Archivierung E-Mail-Archivierung ERP-Anbindung an proalpha CAD-Anbindung (Autocad/Inventor) 8

Näher dran: Das wahre ECM ist frei skalierbar und in der Lage, auf bestehende Systeme und Datenbanklösungen aufzubauen. Goldhofer AG Schoeller-Bleckmann Oilfield Technology GmbH Der renommierte Hersteller von Spezialtransportfahrzeugen aus Memmingen suchte eine intelligente IT-Lösung, um die zunehmenden regulatorischen Vorgaben für eine vollständige Dokumentation in Bezug auf steuerrelevante Informationen (GDPdU, GoBS etc.) zu erfüllen. Gleichzeitig sollten Arbeitsprozesse erleichtert, die Transparenz von Geschäftsvorgängen erhöht sowie das Qualitätsmanagement verbessert werden. Heute setzt die Goldhofer AG auf ein firmenweites Enterprise-Content-Management-System von OPTIMAL SYSTEMS, das in zahlreichen Abteilungen im Einsatz ist mit großem Erfolg. Die Lösungen sorgen für die Optimierung des Tagesgeschäfts, eine umfassende Dokumentation der relevanten Geschäftsvorgänge und helfen dabei nicht zuletzt auch bei der langfristigen Sicherung des Unternehmenswissens. Lösungen: Digitale Bestell-, Fahrzeug-, Lager-, Lieferanten-, Personal- und Projektakten Einsatz in den Abteilungen Buchhaltung, Logistik, Marketing, Personal, Projektierung, Support, Technische Dokumentation Digitale Workflows (z. B. Anlageninventar, Arbeitsplatzgruppenänderungen, Bedarfsmeldungen) ERP-Integration Microsoft Dynamics NAV Die Schoeller-Bleckmann Oilfield Technology GmbH (SBO) ist Weltmarktführer bei Hochpräzisionsteilen für die Oilfield-Service-Industrie. Schwerpunkt sind amagnetische Bohrstrangkomponenten für die Richtbohrtechnologie. Darüber hinaus produziert die Gruppe Bohrmotoren und Bohrwerkzeuge und bietet ihren Kunden umfassenden Service im Bereich Reparatur und Wartung. Mit Einführung mehrdimensionaler digitaler Akten für den Fertigungsprozess und der Nutzung des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS als Basis für eine produktbezogene Wissensplattform wurde ein multidimensionaler Zugriff auf Informationen ermöglicht. Ein weiterer Ausbau der Lösung ist geplant. Als Nächstes sollen Dokumente, die bisher nur aus SAP aufgerufen werden können, ebenfalls im ECM-System verwaltet werden. Lösungen: Aufbau einer zentralen Wissensbasis mittels Enterprise Content Management ERP-Anbindung an SAP Digitale Workflows (z. B. Bestellungen, Rechnungen) Integration in Microsoft Office und Outlook Digitale Versand-, Auftrags- und Bestellakte 9

Ihr Unternehmen ist einzigartig. Genauso wie unser Verständnis von ECM. Die Zukunft wird aus Wissen gemacht. Jede Branche hat ihre eigenen Gesetze und jedes Unternehmen seine individuell gewachsenen Strukturen. Deshalb stellen wir schon seit mehr als 20 Jahren erfolgreich die Anforderungen unserer Kunden in den Mittelpunkt aller Softwareprodukte. OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute zu den führenden deutschen Anbietern konfigurierbarer Lösungen für Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe agiert inzwischen europaweit und vereint Tochtergesellschaften in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit derzeit 324 Mitarbeitern und 1.575 Installationen weltweit sorgen wir dafür, dass unsere Kunden durch unsere Software erfolgreicher werden. Und wir wachsen weiter. Die modulare Softwarestruktur und die schnelle Amortisation machen das wahre ECM von OPTIMAL SYSTEMS für Unternehmen jeder Größe attraktiv: Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit unseren Lösungen deutlich reduzieren. Selbst bei kleineren Datenmengen zahlt sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit aus. Nicht umsonst erhalten wir seit Jahren Bestnoten für unsere Software und Top-Bewertungen unserer Kunden. 2012 wurden wir als erstes Unternehmen zum ECM-Hersteller des Jahres gekürt und wurden in den letzten Jahren mehrfach mit dem ersten Platz in der Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc ausgezeichnet. Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen: Digitales und mobiles Dokumentenmanagement Digitale Maschinen-, Bestell-, Liefer-, Fahrzeug-, Lagerakte Digitale Kunden-, Personal-, Vertragsakte Unternehmensweite revisionssichere Archivierung gemäß GDPdU, GoBS etc. Anbindung an Fachanwendungen (z. B. CAD, Warenwirtschaft) Anbindung an ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics NAV) Digitale Workflows (z. B. Anlageninventar, Bedarfsmeldungen, Freigaben) Anbindung an Kunden- und Lieferantenportale Vertragsverwaltung und -management Automat. Post- und Rechnungs management E-Mail-Management mit Anbindung an Outlook o. a. Groupware Volltextsuche im gesamten Daten- und Dokumentbestand Sitzungsmanagement Document Lifecycle Management Unternehmensweites Informationsmanagement und vieles mehr * Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar 2008 2013 10

Mit wenig Aufwand zu mehr Effizienz. Kontaktieren Sie unsere Experten für Maschinen- und Anlagenbau. Sie erreichen uns am besten elektronisch. Schicken Sie uns eine E-Mail an maschinenbau@optimal-systems.de. Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio für Ihre Branche, unsere Verbands mitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie auch auf unserer Website unter www.optimal-systems.de/maschinenbau Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin VDMA-Mitglied seit 05/2011 Stand 08/2014 optimal-systems.de