Geschäfts-/Firmenwagen im Lohnsteuerrecht Der Geschäfts-/Firmenwagen als Sachbezug nach den Lohnsteuer-Richtlinien 2011 und BFH-Rechtsprechung die steuerliche Behandlung der Geschäfts-/Firmenwagennutzung als Sachbezug wurde zuletzt Anfang 2011 in den Lohnsteuer-Richtlinien 2011 neu geregelt. Die Neuregelungen sind erstmals für die Einkommensteuererklärung 2011 zu beachten. Parallel hat der Bundesfinanzhof (BFH) zur Firmenwagenüberlassung in jüngster Zeit wichtige Entscheidungen getroffen, die in den neuen Lohnsteuer-Richtlinien nicht eingearbeitet worden sind. Dies einerseits, weil sie später ergangen sind, andererseits weil die Finanzverwaltung die Urteile nicht akzeptiert. Denn wie meine/unsere Erfahrung zeigt, wendet die Finanzverwaltung die höchstrichterliche Rechtsprechung teilweise nicht und teilweise nur eingeschränkt an, weshalb ich/wir Ihnen im einen oder anderen Fall immer wieder zum Einspruch rate/raten. Nachfolgend möchte ich/möchten wir Ihnen die Neuerungen im Steuerrecht aufzeigen, sowohl unter Einbezug der Lohnsteuer-Richtlinien 2011 als auch der jüngsten BFH-Rechtsprechung. Die Gestellung eines Geschäfts- oder Firmenwagens an Arbeitnehmer als Sachbezug Stellen Sie Ihren Arbeitnehmern für die Fahrten anlässlich einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt dessen Gestellung für diese Fahrten auch weiterhin steuerfrei. Lohnsteuer müssen Sie daher nicht abführen. Wichtig ist aber, dass Sie als Arbeitgeber nicht zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten dürfen. Haben Sie bereits Kilometersätze zusätzlich abgerechnet, sollten Sie mit mir/uns umgehend Kontakt aufnehmen. Stellen Sie Ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen dauerhaft zur Verfügung, müssen Sie den Nutzungsvorteil bei der Lohnsteuer als Sachbezug erfassen. Daran änderte sich nichts, ebenso wenig an der Ermittlung des privaten Nutzungswerts. Bei der Ermittlung des privaten Nutzungswerts nach den für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen ist nach den Lohnsteuer-Richtlinien 2011 von einer Abschreibung für Abnutzung (AfA) von 12,5 % der Anschaffungskosten entsprechend einer 8-jährigen (Gesamt-)Nutzungsdauer auszugehen. Seit 2008 gibt es übrigens einheitlich eine sog. "Auswärtstätigkeit". Eine Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechsel- oder Fahrtätigkeit müssen Sie bzw. muss Ihr Lohnbüro künftig nicht mehr vornehmen. Des Weiteren sind die 30 km-grenze bei Einsatzwechseltätigkeit und die 3-Monatsfrist für die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte entfallen. Auch gilt unverändert, dass Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zeitlich unbegrenzt als Reisekosten und nicht mehr ab dem vierten Monat als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder Familienheimfahrten behandelt werden müssen. Ermittlung des geldwerten Vorteils der privaten Geschäfts-/Firmenwagennutzung Wird ein dem Mitarbeiter überlassener Geschäfts- oder Firmenwagen durch ihn auch privat genutzt, können die Kosten für das Fahrzeug durch den Betrieb unverändert steuerlich voll geltend gemacht werden. In Ihrer Betriebsbuchführung ändert sich somit nichts. Dafür müssen Sie aber in Ihrer Lohnbuchführung einige wichtige Aspekte beachten: Die Gestellung von Betriebsfahrzeugen auch zum privaten Gebrauch stellt einen steuerpflichtigen Sachbezug dar. Der steuerpflichtige, geldwerte Vorteil besteht in der unentgeltlichen Nutzung des Firmenwagens für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte; er ist dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Zur Bemessung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung stehen Ihnen 2 Wege zur Verfügung, welche im Übrigen auch für Leasingfahrzeuge gelten: Pauschalwertmethode (sog. 1 %-Regelung) Bei dieser Methode wir für jeden Monat ein Betrag i. H. v. 1 % des Bruttolistenpreises zzgl. Sonderausstattung und Umsatzsteuer als steuerpflichtiger Sachbezug angenommen. Bezüglich des Bruttolistenpreises möchte ich/möchten wir Sie auf ein Musterverfahren vor dem Bundesfinanzhof unter
dem Az. VI R 51/11 hinweisen, welches der Bund der Steuerzahler gerade führt. In dem Fall hat ein Arbeitnehmer ein Gebrauchtfahrzeug dienstlich verwendet. Er musste dennoch bei der Pauschalwertmethode den Neupreis als geldwerten Vorteil versteuern. Hiergegen richtet sich die Klage. Sprechen Sie mich/uns darauf an. Fahrtenbuchmethode Bei dieser Methode erfolgt eine Aufteilung der tatsächlichen Kosten, die anhand der Buchhaltung des Arbeitgebers festzustellen sind, nach tatsächlicher betrieblicher und privater Nutzung. Welche Bewertungsmethode für Ihre Mitarbeiter die günstigere ist, kann nur im Einzelfall entschieden werden - grundsätzlich kann zwischen den beiden Methoden gewählt werden! Es gibt eine Ausnahme: Das betriebliche Fahrzeug wird durch den Unternehmer selbst, durch Freiberufler oder andere Selbstständige genutzt. Für diese Fälle ist die Anwendung der 1 %-Regelung an einen bestimmten Mindestnutzungsanteil gebunden. Ob Ihr Fahrzeug dazu gehört, erläutere ich/ erläutern wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch. Bei der privaten Nutzung des Firmenwagens durch einen angestellten Arbeitnehmer ergeben sich hingegen keine Einschränkungen hinsichtlich des Wahlrechts. Wichtig für Sie bzw. Ihre Mitarbeiter ist, dass die Bewertungsmethode bei einem Wechsel des Fahrzeugs oder kalenderjährlich gewechselt werden kann. Entscheiden Sie hier jedes Jahr neu. Gerne zeige ich/zeigen wir Ihnen auf, welche Methode unter welchen Voraussetzungen die steuergünstigere ist. Im Übrigen ist der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuerveranlagung nicht an die vom Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren angewendete Bewertungsmethode gebunden. Gerne bin ich/sind wir bei der Wahl der richtigen Bewertungsmethode behilflich. Wählt der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch, müssen die entfallenden Kfz-Kosten von der Firma bescheinigt werden. Fahrtenbuchmethode In diesem Zusammenhang möchte ich/möchten wir Sie nochmals an die wichtigsten Punkte erinnern, die für die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs für Ihren Betriebs-Pkw wichtig sind. Sie sollten diese unbedingt beachten, sofern Sie die steuerliche Anerkennung nicht gefährden wollen. Zeitnahe Führung, keine abänderbaren Eintragungen Der BFH hat die steuerliche Anerkennung eines Fahrtenbuchs, welches mittels des Tabellenkalkulationsprogramms "Excel" geführt wird, verneint. Der BFH begründete dies damit, dass das Programm nachträgliche Änderungen zulassen würde, die nicht nachvollzogen werden könnten. Fahrtenbücher sollten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter zeitnah erstellen. Ein Fahrtenbuch, welches nachträglich auf Basis loser Notizzettel erstellt wird, dürfte bei der nächsten Betriebsprüfung beanstandet werden. Mindestangaben Nach den Lohnsteuer-Richtlinien sind für dienstliche Fahrten, welche in einem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden, folgende Angaben erforderlich: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit Reiseziel und bei Umwegen auch Reiseroute Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner Ein Fahrtenbuch ist besonders dann unvollständig, wenn es keine Angaben zu den aufgesuchten Geschäftspartnern bzw. Kunden enthält. Besonders die Angabe der Geschäftspartner erhöht nach Ansicht der Rechtsprechung in weitaus größerem Maße die Gewähr für eine Nachprüfbarkeit und ist deshalb unbedingt erforderlich. Da gibt es auch für Vielfahrer keine Ausnahme. Machen Sie sich also die Mühe und tragen Sie sämtliche Geschäftspartner in Ihr Fahrtenbuch ein. Sie ersparen sich dadurch auf alle Fälle die für Sie und Ihre Mitarbeiter nachteilige 1 %-Regelung.
Unfallkosten Für 2011 zählen gemäß den neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2011 Unfallkosten nicht mehr zu den Gesamtkosten eines Betriebs-Pkw. Betragen die Unfallkosten tatsächlich oder nach Erstattung durch eine Versicherung nicht mehr als 1.000 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) je Schaden, gilt eine Bagatellregelung. Die Finanzverwaltung beanstandet es hier nicht, wenn diese Kosten als Reparaturkosten in die in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufzuteilenden Gesamtkosten einbezogen werden. Das bedeutet, dass Unfallkosten bis zu dem Bagatellbetrag nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil anzusetzen sind. Sind Ihnen bzw. Ihren Arbeitnehmern Unfallkosten entstanden, sprechen Sie mich/uns an. Abgeltungswirkung der 1 %-Regelung Was ich/wir immer schon für gerecht gehalten und vertreten haben, ist nun in den neuen Lohnsteuer- Richtlinien verankert: Wird der Geschäfts- bzw. Firmenwagen von Ihrem Arbeitnehmer auch im Rahmen einer anderen Einkunftsart genutzt (also z.b. in der Einkunftsart "selbstständige Arbeit", wenn der Arbeitnehmer noch nebenbei selbstständig tätig ist), muss er den geldwerten Vorteil aus der Gestellung des Fahrzeugs im Rahmen seiner nicht selbstständigen Arbeit nicht noch einmal innerhalb der anderen Einkunftsart versteuern. Hier verzichtet die Finanzverwaltung sowohl im Lohnsteuer-Abzugsverfahren als auch bei der Einkommensteuerveranlagung auf den Ansatz eines zusätzlichen geldwerten Vorteils. Ausnahmen gelten jedoch für Selbstständige. Sprechen Sie mich/uns diesbezüglich an. Arbeitnehmerzuzahlungen Eine weitere Verbesserung ist bei den Arbeitnehmerzuzahlungen eingetreten. Konnten Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des auch privat genutzten Geschäfts- oder Firmenwagens bisher nur im Jahr der Zuwendung und dann auch nur mit dem für die Privatnutzung (inkl. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) anzusetzenden geldwerten Vorteil (und maximal "bis auf Null" verrechnet werden), so können Zuzahlungen ab 2011 auch für die darauf folgenden Kalenderjahre auf den zu versteuernden Nutzungswert angerechnet werden. Damit gehen über den geldwerten Vorteil im Jahr der Zuzahlung geleistete Zahlungen steuerlich nicht mehr verloren. Für Sie als Unternehmer und auch für Ihre Arbeitnehmer bedeutet dies einerseits eine Verfahrensvereinfachung, andererseits aber sind überschießende Beträge richtig fortzuschreiben. Ich biete/wir bieten Ihnen hierfür das notwendige Know-how im Rahmen unserer Lohnbuchführung an. Besonderheiten gibt es noch zu beachten, wenn der Arbeitnehmer eine Leasing-Sonderzahlung ganz oder teilweise übernimmt. Sprechen Sie mit mir/uns. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Als steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil gelten wie eingangs erwähnt auch die Nutzung des Geschäftsbzw. Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei Anwendung der 1%- Regelung wird der geldwerte Vorteil durch eine Erhöhung des 1 %-Betrags um monatlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ermittelt. Der Bundesfinanzhof und auch ich/wir vertraten diesbezüglich bereits mehrfach die Auffassung, dass der geldwerte Vorteil für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte einen Korrekturposten zum Werbungskostenabzug darstellt. Eine Versteuerung des Nutzungsvorteils kann daher nur insoweit zur Anwendung kommen, als der Arbeitnehmer den Geschäfts- bzw. Firmenwagen auch tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt. Die Finanzverwaltung ist jetzt in dem Schreiben v. 1.4.2011 der Auffassung des Bundesfinanzhofs gefolgt und hat die neue Rechtsprechung im Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 für anwendbar erklärt. In einem neueren Verfahren hat der BFH unter dem Az. VI R 63/10 entschieden, dass die 1 %- Regelung nur dann zum Tragen kommt, wenn dem Arbeitnehmer tatsächlich ein Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen worden ist. Verwendet der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur für berufliche Fahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, rechtfertigt dies nicht die Anwendung der 1 %- Regelung. Ich prüfe/wir prüfen für Sie, ob Sie ggf. von den Vorteilen der jüngsten BFH-Rechtsprechung noch in 2010 profitieren können und bereite Ihre
Steuererklärung für 2011 entsprechend auf. Ich prüfe/wir prüfen und erledige/erledigen auch die hierfür von der Finanzverwaltung geforderten notwendigen Formalitäten (Bescheinigung über die tatsächliche Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte). Für die Bestimmung des Ortes, welcher als regelmäßige Arbeitsstätte gilt, ist immer von jenem Ort auszugehen, an dem die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Auf die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung kommt es nicht an. Unerheblich ist auch, wie lange sich der Arbeitnehmer bei seiner wöchentlichen Arbeitgeberfahrt dort aufhält. Welche Gestaltungsmöglichkeiten sich daraus für Ihren Fall ergeben, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Ausschluss der privaten Mitbenutzung Scheidet eine private Nutzung des Firmen-Pkw durch Sie (z.b. als GmbH-Geschäftsführer) oder Ihre Mitarbeiter aus, kommt die 1 %-Regelung nicht zur Anwendung. Die Finanzämter unterstellen allerdings eine stillschweigende Erlaubnis zur privaten Nutzung eines Betriebs-Pkw schon dann, wenn der Arbeitgeber das arbeitsvertragliche Verbot nicht überwacht. Zwar hat der BFH entschieden, dass ein bloßes Verbot der Nutzung des Firmen-Pkw zu privaten Zwecken ausreichend ist, "sofern es nicht zum Schein ausgesprochen worden ist". Die Finanzverwaltung vertritt allerdings die Auffassung, dass ein schriftliches Nutzungsverbot allein nicht ausreicht, um den Anscheinsbeweis zu entkräften. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann von dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Privatnutzung des Firmenfahrzeugs nur abgesehen werden, "wenn der Arbeitgeber die Einhaltung seines Verbots überwacht oder wenn wegen der besonderen Umstände des Falls die verbotene Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist, z. B. wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug nach seiner Arbeitszeit und am Wochenende auf dem Betriebsgelände abstellt und den Schlüssel abgibt". Diese Verwaltungsauffassung ist nach meiner/unserer Auffassung zwar nicht haltbar. Dennoch empfehle ich/empfehlen wir auf Nummer sicher zu gehen. Ich zeige/wir zeigen Ihnen auf, welche Kontrollmaßnahmen sinnvoll sind und erkläre/erklären Ihnen, wie Sie welche Kontrollmaßnahmen durch entsprechende Unterlagen nachweisen und zum Lohnkonto nehmen. Lohnsteuer-Pauschalierung Abschließend möchte ich/möchten wir Sie noch auf die Möglichkeit hinweisen, die Lohnsteuer auf den für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Sachbezug im Pauschalierungsverfahren abzugelten. Der Pauschalsteuersatz beträgt hier 15 %. Hinzu kommen die pauschale Kirchenlohnsteuer sowie der Solidaritätszuschlag, der 5,5 % der pauschalen Lohnsteuer beträgt. Eine Lohnsteuer- Pauschalierung bringt Ihnen nicht nur Zeitersparnis, sondern auch Vorteile für Ihre Mitarbeiter. Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass keine Sozialversicherungsabzüge anfallen. Beachten müssen Sie allerdings die Änderungen in der Besteuerung der Entfernungspauschalen. Diese können nur noch insoweit steuerlich berücksichtigt werden, als die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mehr als 20 km beträgt. Dieses Abzugsverbot hat Folgewirkungen auf die Höhe der möglichen Pauschalbesteuerung. Näheres erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch. Unser Service für Sie Die Nutzung eines Geschäfts- oder Firmenwagens bringt wie gesehen zahlreiche steuerliche Besonderheiten mit sich. Ich prüfe/wir prüfen in diesem Zusammenhang Arbeitsverträge und auch die ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung und sagen Ihnen dabei, auf was es ankommt. Des Weiteren halten wir für Sie Musterschreiben zur Dienstwagenvereinbarung sowie diverse Musterverträge zur Überlassung von Firmen-Pkw usw. bereit. Ich bereite/wir bereiten Sie damit für die nächste Betriebsprüfung optimal vor. Darüber hinaus soll Ihnen nachfolgende Checkliste als roter Faden für ein Gespräch gemeinsam mit mir/ uns dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen.