Allianz Kids Club Praxisbericht HR / Personalentwicklung Wien / August 2013
Inhalt 1 2 3 4 Erste Schritte in die betriebsinterne Kinderbetreuung Projektausgangslage Projektschritte Stolpersteine & Learnings 2
1 Erste Schritte in die betriebsinterne Kinderbetreuung - Allianz Kids Corner Ferienbetreuung für Wien besteht seit 2009 - Betreuung in Ferienzeiten und an Fenstertagen für Kinder von 3-14 Jahre - Kinderbetreuung mit einfließendem Englisch - Öffnungszeiten: 08:00 17:00 Uhr - Kosten werden von Allianz übernommen - Selbstkostenbeitrag 10,-- / Tag / Kind Der Wunsch einer betriebsinternen Kinderbetreuung über das ganze Jahr wurde immer wieder als Wunsch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geäußert. 3
2 Projektausgangslage Jänner 2012 Frauenbefragung, wo unter anderem Rahmenbedingungen wie eine hausinterne Kinderbetreuung abgefragt wurden im Rahmen dieser wurde hohes Interesse an einem Betriebskindergarten bekundet im Vorstand wurde ein Grobkonzept für eine hausinterne Kinderbetreuung vorgestellt dieses wurde angenommen und ein Detailkonzept wurde ausgearbeitet alle MA wurden über die Errichtung des Betriebskindergartens informiert 4
3 Projektschritte Kindergarten Allianz Österreich Vorgehensweise Informationsbeschaffung was machen andere Unternehmen Bedarfserhebung Standortevaluierung / Prüfung Räumlichkeiten und Kostenverteilung Auswahl Betreuungskonzept / Umsetzungsvariante Betreiberauswahl Machbarkeitsanalyse mit Architekt und hausinterner Büroverwaltung Umsetzungsplan Vertragliche Abstimmung mit Betreiber Kommunikation an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 5
3 Informationsbeschaffung Was machen andere Unternehmen Unternehmen Raiffeisen Holding Wiener Städtische Generali Bank Austria OMV Ausgestaltung der Kinderkrippe Betriebskindergarten / - kinderkrippe Betriebskindergarten / - kinderkrippe Betriebskindergarten / - kinderkrippe Betriebskindergarten / - kinderkrippe Betriebskindergarten / - kinderkrippe Anzahl Kindergartenstandorte 1 Standort in Wien 1 Standort in Wien 1 Standort in Wien 2 Standorte in Wien 2 Standorte in Wien Anzahl der Betreuungsplätze 120 Plätze 100 Plätze ca. 60 Plätze ca. 130 Plätze ca. 120 Plätze Finanzierungs -konzept Elternbeiträge (decken laufende Kosten für die Kinderbetreuung) Unternehmensbeitrag (Umbau- und Investitionskosten sowie laufende Kosten der Räumlichkeiten) Betreiber KiWi Kinder in Wien Kinderfreunde Kinderfreunde Kinderfreunde KiWi Kinder in Wien Sowohl die Allianz Deutschland als auch die Allianz Schweiz haben Kinderbetreuungseinrichtungen für Ihre MitarbeiterInnen aufgebaut. 6
3 Voranmeldungen vom April 2013, zeigen hohen Bedarf an Kinderbetreuungsplätzen vor allem < 3 20 15 14 14 2013 2014 2015 10 5 5 5 8 2 0 GD AKS GD = Generaldirektion AKS = Allianz Kundenservice Gesamtbedarf bis 2015 = 48 Kinder Der Bedarf für Betreuung von Kindern im Alter unter 3 Jahren ist am höchsten, daher ist die einzig mögliche Umsetzungsvariante eine alterserweiterte Familiengruppe, da alle anderen Betreuungsformen den benötigten Bedarf nicht decken würden. 7
3 Standortevaluierung Prüfung möglicher Flächen zwischen der hausinternen Büroverwaltung und einem Architekten der auf Kindergärten spezialisiert ist Nach Prüfung des Architekten wurde der Ausbau des Freizeitbereiches im 1. Kellergeschoss empfohlen TIPP: Achten Sie bei der Prüfung von geeigneten Flächen auch darauf, einen Profi beizuziehen, der Erfahrung mit dem Bau von Kindergartenräumlichkeiten hat. Neben üblichen baulichen Bestimmungen sind auch viele Sonderrichtlinien zu beachten. 8
3 Alterserweiterter Kindergarten betrieben durch externen Betreiber, ist die beste Umsetzungsvariante für die Allianz Beschreibung Einkauf / Reservierung von Plätzen Einkauf bzw. Reservierung der Plätze in bestehenden privaten Einrichtungen alterserweiterte Gruppe durch externen Betreiber Externer Betreiber ist Rechtsund Kostenträger Unternehmen ist Auftraggeber Betriebskindergarten Kinderkrippe wird Bestandteil des Unternehmens Unternehmen ist Rechts- und Kostenträger Nutzen Leicht verbesserte Wahrnehmung der Allianz als attraktiver Arbeitgeber Keine Möglichkeit der Werbung mit Allianz Betriebskindergarten Positives Image der Allianz als attraktiver Arbeitgeber Aktive Möglichkeit zur Werbung mit dieser Maßnahme unter dem Aspekt der Familienfreundlichkeit und Diversity Positives Image der Allianz als attraktiver Arbeitgeber Aktive Möglichkeit zur Werbung mit dieser Maßnahme unter dem Aspekt der Familienfreundlichkeit und Diversity Kosten Kostenlose zur Verfügungstellung des Gartens Umbaukosten Umbaukosten von zzgl. Personalkosten, etc. Risiken Allianz Mitarbeiter werden in der Vergabe nicht bevorzugt, da zu wenige Plätze vorhanden Es wird kein adäquater Betreiber gefunden Kinderbetreuungsplätze werden von der Belegschaft nicht angenommen Hoher Aufwand bei der Umsetzung durch notwendigen Aufbau von Betreiberkompetenz Niedrig Einbindung der Allianz Hoch 9
3 Betreuungskonzept der Allianz Standort Generaldirektion Hietzinger Kai Organisation Alterserweiterte Kindergruppe betrieben durch externen Betreiber Mietfreie zur Verfügungstellung des interner Freizeitbereiches im 1. KG Interne Zuständigkeit: Büroverwaltung, HR, Externer Betreiber Leistungen 39 Betreuungsplätzen Öffnungszeiten: 7.00-17.30 Uhr Mo bis Fr (ggf. Notfallzeiten) Anerkanntes Pädagogikkonzept Gesunde Ernährung sowie viel Bewegung und Sport Vergabe der Plätzen Geltungsbereich: Kinder von Mitarbeitern /-innen der beteiligten Allianz Gesellschaften Vergabe: Durch HR und Betreiber definierte Kriterien TIPP: Achten Sie beim Betreuungskonzept und bei der Betreiberauswahl darauf, dass das Konzept zu Ihrer Unternehmensphilosophie passt! 10
3 Qualitätskriterien, die für die Auswahl des Betreibers ausschlaggebend waren - hohe pädagogische Qualität (inkludiert auch die Ausbildung der BetreuerInnen) - adäquate / angemessene Preise bzw. Konditionen - passende Öffnungszeiten - Anpassungsfähigkeit des Betreibers auf den Bedarf der AZÖ - Erfahrung mit Behörden für eine reibungslose Abwicklung TIPP: Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Kriterien für Sie besonders wichtig sind um nachher vergleichen zu können, welcher Betreiber für Sie am besten passt. 11
3 Machbarkeitsanalyse mit Architekt und hausinterner Büroverwaltung - Abklärung, ob die Räumlichkeiten geeignet sind - empfehlenswert ist jemanden auszuwählen, der Erfahrung mit dem Umbau von Räumlichkeiten für Kindergärten hat - Nach Fertigstellung findet die Kommissionierung der MA 11 statt (Termin ca 5 Wochen nach Ansuchen) - Nach Kommissionierung hat die Behörde 6 Monate Zeit den Bescheid auszustellen TIPP: Planen Sie genug Zeit für die behördliche Abnahme ein! 12
Umbauplan Freizeitbereich 13
3 Vertragliche Abstimmung mit Betreiber Punkte auf die man als Unternehmen achten sollte Sicherheits- und Haftungsbestimmungen klären Vergabekriterien in den Vertrag mit aufnehmen Schließ- und Ferienzeiten festlegen Auflagen für das jeweilige Betreuungskonzept beachten Zutritt für das Betreuungspersonal des Betreibers klären Vertraulichkeit und Datenschutzbestimmungen Ausstiegskriterien bzw. Kündigungsfristen festlegen unter Berücksichtungen der behördlichen Bestimmungen (Die Behörden genehmigen Kindergärten, wenn diese ein nachhaltiges und langfristiges Konzept vorlegen) Wer übernimmt laufende Kosten wie Betriebskosten, Kosten für die Reinigung, etc. TIPP: Bauen Sie Ihre Betreibervereinbarung auf die Betreuungsvereinbarung zwischen dem Betreiber und den Eltern auf! 14
3 Kommunikation an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Infoveranstaltung mit Betreibervortrag Laufende Fortschrittberichte via Email an Eltern / Belegschaft Laufende Berichte auf Social Media und in der MA Zeitschrift TIPP: Beziehen Sie die Belegschaft mit ein in dem Sie eine Abstimmung über die Namensfindung machen! Berichten Sie auch immer wieder auf Social Media über den Fortschritt. 15
3 Stolpersteine und Hindernisse Projektplanung und Risikoanalyse rechtzeitig durchführen Stakeholderanalyse in der Tiefe machen Stakeholder ins Boot holen sonst hohe Widerstände Learnings Genaue Informationen über behördliche Bestimmungen und Abläufe einholen, bevor man das Projekt angeht Einbezug aller betroffenen hausinternen Bereiche / Personen und mögliche Lösungsfindung / Konsensfindung bei Problemen Genaue Ausarbeitung der Machbarkeit und Kosten bevor ein Vorstandsbeschluss erwirkt wird um Wiedervorlagen im Vorstand zu vermeiden Zeitplan sehr konkret und mit viel Pufferzeit gestalten, um Verschiebungen des Eröffnungstermines zu vermeiden Allianz EVP Kindergarten Sportclub Belegschaft Betreiber Büroverwaltung HR Betriebsrat Vorstand 16
Danke für die Aufmerksamkeit! 17