Inhaltsverzeichnis SAP-Grundbegriffe

Inhaltsverzeichnis SAP-Grundbegriffe 1 DIE ANMELDUNG/ABMELDUNG IM SAP-SYSTEM...4 1.1 SAP-LOGON KONFIGURATIONEN...5 1.2 BEISPIEL: DIE ANMELDUNG...7 1.3 BEISPIEL: DIE ÄNDERUNG DES KENNWORTES...9 1.4 BEISPIEL: DIE ABMELDUNG...10 2 DIE FENSTERBESTANDTEILE IN SAP...11 2.1 ELEMENTE DES SAP-FENSTERS...11 2.2 DIE ELEMENTE DES BILDSCHIRMBILDES...12 3 VOREINSTELLUNGEN IM SAP-SYSTEM...15 3.1 BEISPIEL: EINSTELLUNGEN ZUM SAP EASY ACCESS...15 3.2 SYSTEMFUNKTIONEN...16 3.2.1 BEISPIEL: PFLEGE DER BENUTZERVORGABEN...16 4 NAVIGATION ZU ANWENDUNGEN ÜBER SAP EASY ACCESS...19 4.1 AUFRUFEN EINER TRANSAKTION...20 4.2 DEN TRANSAKTIONSCODE SUCHEN...23 4.3 DEN TRANSAKTIONSCODE EINER AKTUELLEN TRANSAKTION ERMITTELN...24 4.3.1 BEISPIEL: ERMITTLUNG EINES TRANSAKTIONSCODES...24 4.4 ANZEIGE VON TECHNISCHEN INFORMATIONEN ZU EINER TRANSAKTION...26 4.4.1 BEISPIEL DER ANZEIGE VON TECHNISCHEN INFORMATIONEN...26 5 FAVORITEN ANLEGEN...27 5.1 BEISPIEL: NEUE ORDNER ANLEGEN...27 5.2 ANLAGE EINER FAVORITENLISTE...28 5.3 BEISPIEL: EINFÜGEN EINER TRANSAKTION IN DIE FAVORITENLISTE...28 5.4 BEISPIEL: EINFÜGEN EINER WEB-ADRESSE ODER EINER DATEI...29 6 ARBEITEN MIT MODI...31 6.1 EINEN NEUEN MODUS ÖFFNEN...31 6.2 WECHSELN ZWISCHEN MODI...32 6.3 SCHLIEßEN EINES MODUS...32 7 ROLLEN UND TABELLENEINSTELLUNGEN...33 7.1 BEISPIEL: ANLEGEN/LÖSCHEN/WECHSELN - TABELLENEINSTELLUNG...35 8 PERSONALISIERUNG...38 Seite 1 von 137

8.1 HALTEN DATEN/SETZEN DATEN...38 8.1.1 BEISPIEL: HALTEN DATEN...38 8.1.2 BEISPIEL SETZEN DATEN...39 8.1.3 GEHALTENE BZW. GESETZTE DATEN LÖSCHEN...40 8.2 EIGENE DATEN...42 8.2.1 PARAMETER-ID...43 8.3 VORSCHLAGSWERTE...44 8.4 FORMAT VON SYSTEMNACHRICHTEN...45 9 HILFE IN SAP...47 9.1 WICHTIGE TASTEN:...47 9.1.1 BEISPIEL: AUFRUF DER WERTEHILFE...48 9.2 DAS HILFE-MENÜ:...50 9.2.1 BEISPIEL: HILFEAUFRUF IN EINER TRANSAKTION...51 9.2.2 BEISPIEL: HILFEAUFRUF ABFRAGE DER SAP-BIBLIOTHEK...52 9.2.3 BEISPIEL: HILFEAUFRUF ABFRAGE DES GLOSSARS...53 9.2.4 BEISPIEL: EINSTELLUNGEN ZUR HILFE...54 9.2.5 BEISPIEL: HILFEAUFRUF - //HELP.SAP.COM...54 9.3 QUICKINFO...56 9.3.1 BEISPIEL: EINSTELLUNGEN UND ANZEIGE DER QUICKINFO...58 10 DATENEINGABE...59 10.1 BEISPIEL: MUSSFELDER...59 11 REPORTING...61 11.1 REPORT AUSFÜHREN...61 11.1.1 REPORT AUSFÜHREN ÜBER DAS INFOSYSTEM...61 11.1.2 REPORT AUSFÜHREN ÜBER MENÜS...63 11.1.3 REPORT AUSFÜHREN ÜBER DIE FUNKTION REPORTING...63 11.2 REPORTNAMEN SUCHEN...66 11.3 NAMEN DES AKTUELLEN REPORTS ERMITTELN...69 11.4 SELEKTIONSKRITERIEN...70 11.5 REPORTVARIANTEN...71 11.5.1 VARIANTE ANLEGEN...71 11.5.2 REPORTVARIANTE AUSFÜHREN...74 11.5.2.1 Reportingvariante ausführen unbekannter Variantenname...75 11.6 LAYOUT VON LISTEN...76 11.6.1 LAYOUT VON LISTEN AUSWÄHLEN...76 11.6.2 LAYOUT VON LISTEN VERÄNDERN...78 11.6.2.1 Export in Tabellenkalkulation...78 11.6.2.2 Export in Textverarbeitung...78 11.6.2.3 Liste als lokale Datei sichern...80 11.6.2.4 Layouts...81 12 SYSTEMFUNKTIONALITÄT...84 12.1 HINTERGRUNDVERARBEITUNG...84 12.1.1 EINFÜHRUNG...84 Seite 2 von 137

12.1.2 JOBS...86 12.1.2.1 Jobs definieren...86 12.1.2.2 Job kontrollieren...91 12.1.2.3 Job-Wizard...94 12.2 BATCHINPUT...95 12.2.1 ALLGEMEINES...95 12.2.2 MAPPENÜBERSICHT...96 12.2.3 MAPPEN ABSPIELEN...97 12.2.4 MAPPEN EXPLIZIT STARTEN...97 12.2.5 ANALYSE UND PROTOKOLLE...99 12.2.6 MAPPEN KORRIGIEREN...100 12.2.7 AKTIONEN MIT BATCH-INPUT-MAPPEN...102 12.2.7.1 Mappen löschen...102 12.2.7.2 Mappen sperren und entsperren...102 12.2.7.3 Sonstige Aktionen...102 12.2.8 TRANSAKTIONS-RECORDER...103 12.2.8.1 Aufzeichnung ausführen...103 12.2.8.2 Aufzeichnung ausführen...104 12.2.8.3 Sonstige Aktionen...105 12.3 KURZNACHRICHTEN...106 12.3.1 DOKUMENT ERSTELLEN...106 12.3.2 VERWEISE EINFÜGEN...107 12.3.3 ANLAGEN BEIFÜGEN...109 13 DRUCKEN...111 13.1 GRUNDBEGRIFFE...111 13.1.1 DRUCKARTEN IM SAP/R3...112 13.2 DRUCKBILD...113 13.3 VERWALTUNG VON SPOOL- UND AUSGABEAUFTRÄGEN...115 13.3.1 SPOOL-AUFTRÄGE...115 13.3.2 AUSGABE-AUFTRÄGE...117 13.4 STANDARDWERTE FÜR BENUTZER...120 13.5 LÖSCHEN VON ALTEN AUFTRÄGEN...121 14 BERECHTIGUNGSKONZEPT IM SAP/R3...122 14.1 ALLGEMEINES...122 14.2 BERECHTIGUNGEN...124 14.2.1 MANUELL BEARBEITEN...124 14.3 PROFILE...125 14.3.1 MANUELL BEARBEITEN...125 14.4 ROLLEN...127 14.4.1 STANDARDROLLEN...127 14.4.2 ZUORDNEN VON STANDARDROLLEN...128 14.4.3 ROLLEN ANLEGEN...130 14.4.3.1 Berechtigungsprüfung analysieren...134 14.5 INFOSYSTEM...135 15 WICHTIGE SAP ICONS IM ÜBERBLICK...137 Seite 3 von 137

1 Die Anmeldung/Abmeldung im SAP-System Lernziele: Anmeldung am System Änderung des Kennwortes Abmeldung vom System Um das SAP-System zu nutzen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator den Benutzernamen und das Kennwort. Alle Tätigkeiten, die Sie jetzt im System durchführen, werden über Ihren Namen protokolliert. Anmeldeinformationen: Mandant: 1xx Benutzer: HCC_USER-xx Kennwort: INIT Sprache: DE Notieren Sie Ihre Anmeldeinformationen! Mandant: Benutzer: Kennwort: Sprache: Das R/3-System ist ein Mandantensystem. Durch das Mandantenkonzept ist es möglich, in einem System mehrere, betriebswirtschaftlich voneinander unabhängige Unternehmen gemeinsam zu betreiben. Jede Benutzersitzung hat nur Zugriff auf die Daten des bei der Anmeldung ausgewählten Mandanten. Ein Mandant ist eine organisatorisch selbständige Einheit (z.b. ein Konzern) im R/3-System. Jeder Mandant hat ein eigenes Datenumfeld und demzufolge eigene Stamm- und Bewegungsdaten, zugeordnete Benutzerstämme und Kontenpläne sowie spezifische Customizing-Parameter. Damit Anwender sich am System anmelden können, muss für diese bezogen auf den entsprechenden Mandanten ein sogenannter Benutzerstammsatz angelegt sein. Datenschutz und Datensicherheit: Aus Gründen des Zugriffsschutzes wird bei der Anmeldung ein Kennwort (Passwort) verlangt. Die Eingabe erfolgt dunkel ( gesternt ). SAP-Systeme sind mehrsprachig ausgelegt. Über das Eingabefeld Sprache wird die für die aktuelle Sitzung gültige Anmeldesprache gewählt Seite 4 von 137

1.1 SAP-Logon Konfigurationen Über Klick auf das Programmsymbol auf der linken oberen Ecke des Fenster SAP Logon können Sie Einstellungen über den Menüpunkt Optionen verändern. SAP Logon Sie gelangen in das Bild: Sprache Sie können SAP Logon in der von Ihnen gewählten Sprache anzeigen. Um diese Option verwenden zu können, muss vom Systemadministrator die SAP- Logon-Sprachdatei installiert werden. Message-Server-Zeitüberschreitung (in Sek.) Gibt an, wie lange SAP Logon auf eine Antwort vom R/3-Message-Server warten soll. Wenn es wiederholt zu Timeout-bedingten Fehlern kommt, sollten Sie diesen Wert erhöhen. SAP Logon configuration Seite 5 von 137

Bei Klick auf den Menüpunkt: About Saplogon können Sie sich über die Release Version Ihres installierten SAP-GUI informieren. Bei Klick auf den Button Eigenschaften können Sie technische Daten wie z.b. die Nummer des Anwendungsservers, den SAP-Router-String, das SAP-System (R3) und die System Nummer, aber auch die die Bezeichnung des Systems abfragen bzw. ändern. Diese Daten sollten jedoch nur in Absprache mit dem EDV-Administrator geändert werden. Der SAP-Router erlaubt Ihnen, die Netzwerkverbindungen zwischen Ihrem R/3-Netz und der Außenwelt (zb SAPNet-Verbindung, telnet- Zugänge,...) zu steuern. SAP Logon Wollen Sie ein System in das Verzeichnis aufnehmen, können Sie dies mit der Schaltfläche Gruppen tun. Bei Neu können Sie ein System neu erstellen, bei Löschen löschen. Seite 6 von 137

1.2 Beispiel: Die Anmeldung SAP Logon ist das Windows-Programm, mit dem Sie sich auf Windows-PCs an SAP-Systemen anmelden. Es vermittelt zwischen dem SAP-System und der Benutzeroberfläche SAPGui. SAP Logon zeigt eine Liste der verfügbaren SAP-Systeme an. Führen Sie einen Doppelklick auf das SAP-Symbol aus und folgendes Fenster wird geöffnet: Hinweis: Falls die Verknüpfung am Desktop fehlt, erstellen Sie diese durch den Menüzweig: Bearbeiten/Verknüpfung erstellen auf dem Desktop oder drücken Sie den Button Verknüpfung erstellen im SAP Easy Access Menü. Log-on mit Shortcuts: Falls die Maus einmal nicht funktioniert, können Sie auch mit Shortcuts arbeiten: Markieren Sie mit den Pfeiltasten Ihr SAP-System. Drücken Sie die Taste ALT und den jeweils unterstrichenen Buchstaben der Befehlsschaltfläche zb: ALT + L ENTER führt zum Logon Bestätigen Sie mit ALT + E zeigt die Eigenschaften ALT +G zeigt die Gruppen usw. Markieren Sie die Ihnen zugewiesene Verbindung (z.b. ITM2) und klicken Sie auf die Taste. Seite 7 von 137

Beispiel: Feldname Wert Mandant 010 Benutzer Kennwort Sprache huber r56yx3 DE SAP R/3 Nach Eingabe der Anmeldedaten erscheint das SAP Easy Access Einstiegsbild: SAP Easy Access Seite 8 von 137

1.3 Beispiel: Die Änderung des Kennwortes Die Änderung des persönlichen Kennwortes (Passwortes) kann jederzeit durchgeführt werden. Nach Eingabe der Anmeldedaten klicken Sie auf. Das folgende Dialogfenster für die Eingabe eines neuen Kennwortes erscheint: Beispiel: Feldname Neues Kennwort Wert hugo Kennwort wiederholen hugo SAP R/3 Erscheint dieses Dialogfenster nicht, dann haben Sie einen ungültigen Wert für den Mandanten, das Kennwort, den Benutzernamen oder den Sprachenschlüssel eingegeben. Das System beschreibt den Fehler in einer in der Statusleiste angezeigten Systemmeldung Geben Sie im Feld Neues Kennwort ein neues Kennwort ein. Die Eingabe Ihres Kennworts ist aus Sicherheitsgründen nicht sichtbar. Die angezeigten Sterne verschwinden nicht, lediglich der Cursor bewegt sich. Drücken Sie die TABULATORTASTE, um den Cursor auf das Feld Kennwort wiederholen zu stellen. Geben Sie im Feld Kennwort wiederholen Ihr neues Kennwort nochmals genauso ein wie beim ersten Mal. Auch hier ist Ihre Eingabe nicht sichtbar. Merken Sie sich Ihr Kennwort. Ohne Kennwort können Sie sich am SAP-System nicht anmelden. Haben Sie Ihr Kennwort vergessen, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemverwalter. Wählen Sie Übernehmen. Im SAP-Standardsystem erscheint ein Dialogfenster mit dem Copyright-Hinweis. Falls ein anderes Dialogfenster erscheint, haben Sie sich bei der Eingabe Ihres neuen Kennworts vertippt oder ungültige Daten eingegeben. Das Dialogfenster enthält eine Meldung, die den Fehler näher beschreibt. Gehen Sie dann folgendermaßen vor: Wählen Sie Weiter, um das Dialogfenster zu schließen. Das Dialogfenster für die Eingabe des neuen Kennwortes erscheint erneut. Wiederholen Sie die Schritte die Eingabe des neuen Kennwortes. Seite 9 von 137

Bestätigen Sie mit. Der Copyright-Hinweis verschwindet. Liegen Systemmeldungen vor, zeigt das System diese im Dialogfenster Systemnachrichten an. Um das Fenster zu schließen, wählen Sie Weiter. 1.4 Beispiel: Die Abmeldung Sie haben folgende Möglichkeiten sich abzumelden: Wählen Sie in der Menüleiste System / Abmelden. Klicken Sie auf das Symbol Schließen geöffnet haben). rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einen Modus Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, dass ungesicherte Daten beim Abmelden verloren gehen SAP Easy Access Wenn Sie eine Funktion beenden, ohne Ihre Daten zu sichern, oder eine Funktion auswählen, die einen Datenverlust zur Folge haben kann, zeigt das System ein Dialogfenster an, in dem Sie Ihre Aktion entweder bestätigen oder abbrechen können. Wenn Sie Ihre Anwendungen ordnungsgemäß geschlossen haben klicken Sie im Fenster Abmelden auf die Schaltfläche. Sie können sich auch über Eingabe des Befehls: /nend im Kommandofeld abmelden. Seite 10 von 137

2 Die Fensterbestandteile in SAP Lernziele: Elemente des SAP-Fensters benennen können Elemente des Bildschirmes mit Fachbegriffen benennen können 2.1 Elemente des SAP-Fensters Das neue SAP GUI umfasst zwei Hauptbildbereiche: Bildkopf Der Bildkopf besteht aus: Menüleiste Systemfunktionsleiste Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste Bildrumpf Der Bildrumpf bildet den Bereich zwischen Bildkopf und Statuszeile. Bildbanner Der Bildbanner umfasst: Menüleiste Systemfunktionsleiste Menüleiste Systemfunktionsleiste Bild banner Bildkopf Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste Bildrumpf Seite 11 von 137

2.2 Die Elemente des Bildschirmbildes Kommandofeld Menüleiste Systemfunktionsleiste M enü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe Name der Systemfunktion: Tätigkeit Status setzen Optionen Titelleiste Eingabefeld Eingabefeld Anwendungsfunktionsleiste 1. Auswahl 2. Auswahl 3. Auswahl 4. Auswahl 5. Auswahl Anzeigen Auswahlknöpfe Ändern 1. Auswahl 2. Auswahl 3. Auswahl Überblick Ankreuzfelder Grüne Ampel; Positiv Gelbe Ampel; Neutral Register Dieses Bild ist eine Zusammenstellung verschiedenster Bildelemente und hat keine Entsprechung im System Ausführen Druckknopf Meldung des Systems I42 (1) (400) iwdf4042 INS Statusleiste Kommandofeld: Im Kommandofeld (welches im Default ausgeblendet ist) können Sie Anwendungen direkt über die Eingabe des Transaktionscodes anwählen. Den Transaktionscode einer Anwendung finden Sie entweder im SAP Easy Access- Menübaum oder in der jeweiligen Anwendung unter dem Menüzweig: System /Status. Menüleiste: Die hier angezeigten Menüs sind von der jeweiligen Anwendung abhängig, in welcher Sie gerade arbeiten. In diesen Menüs werden Ihnen Untermenüpunkte angeboten. Systemfunktionsleiste (entspricht der Symbolleiste): Die Ikonen in der Systemfunktionsleiste sind auf jedem R/3-Bildschirmbild vorhanden. Die nicht nutzbaren Ikonen sind je nach Anwendung ausgegraut. Wenn Sie den Cursor einen Moment auf einer Ikone stehen lassen, erscheint ein kleines Fähnchen mit dem Namen, bzw. der Bedeutung der jeweiligen Ikone. Hier sehen Sie auch die entsprechende Funktionstastenbelegung. Optionen: Hier können Sie die z.b. die Quickinfo aktivieren. Titelleiste: Die Titelleiste benennt die Funktion, die Ihnen hier zur Verfügung steht. Die Anwendungsfunktionsleiste zeigt Ikonen, die in Ihrer momentanen Anwendung nutzbar sind. Die Anwendungsfunktionsleiste ist von der jeweiligen Anwendung abhängig. Seite 12 von 137

Eingabefeld: hier können Daten eingegeben werden oder über die Lupe gesucht werden Ein Register gestaltet mehrere Informationsbildschirme übersichtlicher. Auswahlknöpfe (radio buttons): Sie haben die Möglichkeit jeweils einer Auswahloption. Ankreuzfelder (check boxes): Innerhalb einer Gruppe können Sie bei Ankreuzfeldern mehrere Optionen gleichzeitig wahrnehmen. Druckknopf: Bei Klick auf den Druckknopf wird der auf der Schaltfläche angegebene Befehl durchgeführt. Statusleiste: Zeigt Informationen zum momentanen Systemstatus, z.b. Warnungen, Fehler und Systemmeldungen an (z.b. Beleg 007 wurde gebucht) Systemmeldungen Seite 13 von 137 Statusfelder Bei Klick auf den Pfeil werden z.b. der Mandant, der Benutzer, das Programm und der Transaktionscode angezeigt.

Die Anzeige der Statuszeile kann über das Menü: Hilfe/Einstellungen aktiviert werden. Seite 14 von 137

3 Voreinstellungen im SAP-System Lernziele: Einstellungen zum SAP Easy Access definieren können Benutzervorgaben pflegen können 3.1 Beispiel: Einstellungen zum SAP Easy Access Vorgehensweise Um Systemeinstellungen für das SAP Easy Access vorzunehmen, wählen Sie im Menü Zusätze/Einstellungen. SAP Easy Access Sie gelangen auf folgendes Dialogfenster: SAP Easy Access Hier können Sie festlegen, ob die Favoriten vor oder nach dem Menü erscheinen sollen überhaupt ein Menü zusätzlich zu den Favoriten angezeigt werden soll die technischen Namen der Menüeinträge im Navigationsbereich erscheinen sollen Mit Übernehmen bestätigen Sie die Eingabe oder verwerfen Sie mit Abbrechen. Bei der Ansicht SAP Easy Access können Sie die Grafik mit dem Trennbalken in der Mitte des Bildes aus dem sichtbaren Bereich des Bildschirms schieben. Ziehen Sie dazu den Trennbalken nach rechts. Um die Grafik komplett auszublenden, markieren Sie Kein Bild anzeigen. Seite 15 von 137

3.2 Systemfunktionen Unter dem Menüpunkt System finden sich u.a. folgende Punkte: Erzeugen/Löschen Modus: bis zu maximal 6 Modi gleichzeitig möglich Benutzervorgaben: um benutzerabhängig bestimmte Felder im System mit Werten vorzubelegen Zur Vorbelegung eines Feldes benötigen Sie die Parameter-ID des betreffenden Feldes. Hierzu müssen Sie zuvor eine Transaktion auswählen, die dieses Feld enthält. Platzieren Sie den Cursor auf das entsprechende Feld(einfach mit der Maus darauf klicken). Mit F1 Technische Info Parameter-ID erhalten Sie die gesuchte Information. -Status: Anzeigen der wichtigsten Benutzer- und Systemdaten Abmelden: Beenden der SAP R/3-Sitzung 3.2.1 Beispiel: Pflege der Benutzervorgaben Rufen Sie die Menüpunkte: System/Benutzervorgaben/Eigene Daten auf: SAP Easy Access Ein neuer Modus wird geöffnet. Klicken Sie in der Taskleiste auf die neue Schaltfläche und folgendes Bild wird dargestellt: Pflege eigener Benutzervorgaben Klicken Sie auf die Registerkarte: Festwerte Hier können Sie die Anmeldesprache DE für Deutsch, die Dezimaldarstellung und das Datumsformat eingeben. Seite 16 von 137

Pflege eigener Benutzervorgaben Klicken Sie auf die Registerkarte: Parameter und tragen Sie für den Parameter-ID: BUK (=Buchungskreis) die Voreinstellung PIB0 ein. Pflege eigener Benutzervorgaben Sichern Sie Ihre Benutzervorgaben mit. Die Meldung bestätigt die Anlage der Benutzervorgaben. Seite 17 von 137

Prüfen Sie, ob die Vorbelegung vom System durchgeführt wird und wählen Sie den Pfad: Logistik Vertrieb Stammdaten Geschäftspartner Kunde Anlegen Gesamt Transaktionscode: XD01 Beispiel: Feldname Kontengruppe Verkaufsorganisation Wert Debitoren (ADES Inland) 1000 Vertriebsweg 01 Sparte 01 Debitor anlegen: Einstiegsmaske Der Buchungskreis pib0 sollte angezeigt werden und muss daher nur noch mit ENTER bestätigt und nicht mehr eingegeben werden. Mit kehren Sie zurück zum SAP-Menü Seite 18 von 137

4 Navigation zu Anwendungen über SAP Easy Access Lernziele: Transaktionen aufrufen können Transaktionscodes suchen und ermitteln können Technische Informationen zu einer Transaktion abfragen können SAP Easy Access ist der Standardeinstieg in das System. Unter dem Menüpfad Zusätze / Starttransaktion festlegen können Sie eine Transaktion ihrer Wahl eintragen. Nach der nächsten Anmeldung werden Sie direkt auf das Bild dieser Transaktion verzweigen. Sie navigieren im System mittels einer übersichtlichen Baumstruktur, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Über den Menüpunkt Zusätze/Einstellungen können Sie die Sicht auf die Baumstruktur verändern. Unter anderem können Sie hiermit die technischen Namen (Transaktionscodes) einblenden. Sie können selbst eine eigene Favoritenliste der von Ihnen am häufigsten verwendeten Transaktionen, Berichte, Dateien und Web-Adressen anlegen. Favoriten können Sie entweder über den Menüpunkt Favoriten anlegen oder einfach mit der Maus über drag & drop in das Favoriten-Verzeichnis einfügen. Seite 19 von 137

Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe SAP Easy Access Favoriten SAP Menü Benutzervorgaben Anderes Menü Dienste Menü anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation...mit Favoriten oder über die Baumstruktur Erzeugen Modus Löschen Modus Hilfsmittel Liste Workflow Verknüpfungen Persönliche Notizen Eigene Spoolaufträge Eigene Jobs Kurznachrichten Status... Abmelden...über Menüführung 4.1 Aufrufen einer Transaktion /nfd03...über technische Namen (Transaktionscodes) Eine Transaktion kann aufgerufen werden mit Hilfe der Maus durch Auswählen eines Menüeintrags Favoriten anderen Eintrags der Baumstruktur (tree control) oder über die Tastatur (ALT + der unterstrichene Buchstaben des gewünschten Menüeintrags). Die einzelnen Menüs sind im Navigationsbereich durch einen Mausklick auf den Pfeil links vom jeweiligen Menü aufzuklappen bzw. zuzuklappen. Markieren Sie den gewünschten Knoten in der Baumstruktur und führen Sie einen Doppelklick aus oder wählen Sie ENTER oder wählen Sie im Menü: Bearbeiten/Ausführen um die Transaktion zu starten. SAP Easy Access Durch Eingabe eines sog. Transaktionscodes im Kommandofeld können Sie ebenfalls eine Transaktion starten. Jeder Funktion (nicht jedem Bild!) im R/3 ist ein Transaktionscode (T-Code) zugeordnet. Seite 20 von 137

Den zugeordneten Transaktionscode können Sie von jedem Bildschirm des R/3-Systems aus aufrufen. ZB können Sie zur Anzeige der Debitoren-Stammdaten "/n" und den zugehörigen Transaktionscode eingegeben: "/nfd03". (/n = ein neues Fenster wird über ein bestehendes Fenster gelegt) Für die laufende Verarbeitung können Sie den momentanen Transaktionscode über den Eintrag Status des Menüs System ermitteln. Weitere Eingabemöglichkeiten: "/n" beendet die laufende Transaktion. "/i" löscht den aktuellen Modus. "/osm04" öffnet einen neuen Modus und verzweigt in die angegebene Transaktion (SM04) (/o = n zusätzliches Fenster wird erzeugt) Das Kommandofeld ist auch über Tastatur erreichbar. Sie können hierfür die Kombination STRG+TAB nutzen, damit springt der Cursor von einer (Eingabe-)Feldgruppe zur nächsten. Innerhalb einer Feldgruppe können Sie mit TAB springen. Über das Menü: System/Löschen Modus werden alle Fenster geschlossen ACHTUNG: mit der Eingabe der Transaktion im Kommandofeld: search_sap_menu können Pfade der Baumstruktur von Transaktionen abgefragt werden Bestätigen Sie die Eingabe mit ENTER. Geben Sie einen Transaktionscode oder wie im Beispiel den Menütext Anzeigen im Dialogfenster ein. Bestätigen Sie mit ENTER. Es werden alle Konten und Vorgängerknoten, sowie die Transaktionscodes angezeigt. Mit kehren Sie zurück zum SAP-Menü. Seite 21 von 137

Um eine Anwendung über einen Transaktionscode aufrufen zu können, müssen Sie den entsprechenden Transaktionscode kennen. Vorgangsweise beim Aufrufen eines Transaktionscodes über das Kommandofeld: Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmäßig geschlossen. Um es anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern:. Das Befehlsfeld erscheint: Um es wieder auszublenden, wählen Sie den Pfeil rechts (außerhalb) neben dem Feld. Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen Sie den Abwärtspfeil rechten Rand des Befehlsfelds. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den entsprechenden Transaktionscode ein. Um z.b. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, müssen Sie folgendes eingeben: Wählen Sie ENTER.. Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen Anwendung. am Mit der Ikone SAP-Menü in der Anwendungsfunktionsleiste werden alle geöffneten Ordner geschlossen und folgendes SAP Easy Access Menü angezeigt: SAP Easy Access Seite 22 von 137

4.2 Den Transaktionscode suchen Um den Transaktionscode für eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den Cursor im Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auf die gewünschte Funktion (d.h. den Menüeintrag). Dann haben Sie folgende Möglichkeiten: Wählen Sie im Menü Zusätze/Technische Detailinformation. SAP Easy Access Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem gewählten Menüeintrag sehen: SAP Easy Access Alternativ können Sie Im Menü Zusätze/Einstellungen/Technische Namen anzeigen wählen. Das Menü wird geschlossen. Wenn Sie es erneut öffnen, werden alle Menüeinträge des Arbeitsplatzmenüs mit ihre Transaktionscodes angezeigt: Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den Menüeintrag doppelklicken oder ENTER wählen. Ansonsten können Sie den ermittelten Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems im Kommandofeld eingeben. Nach Eingabe eines Transaktionscodes beendet das System die aktuelle Anwendung und geht zum Einstiegsbild der neuen Anwendung. Seite 23 von 137

4.3 Den Transaktionscode einer aktuellen Transaktion ermitteln Sie können den Transaktionscode Ihrer aktuellen Anwendung wie folgt ermitteln. SAP Easy Access Wählen Sie den Pfeil rechts neben dem ersten Statusfeld in der Statusleiste wie in diesem Beispiel: Der Transaktionscode wird zusammen mit anderen Systeminformationen angezeigt: Alternativ wählen Sie in der Menüleiste System/Status. Sie gelangen auf das Dialogfenster System: Status, und Sie sehen den Transaktionscode für Ihre aktuelle Anwendung unter Repository-Daten im Abschnitt SAP-Daten. 4.3.1 Beispiel: Ermittlung eines Transaktionscodes Beispiel: Wahl des Pfades Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anzeigen Transaktionscode: FK03 Wählen Sie den Pfeil rechts neben dem ersten Statusfeld in der Statusleiste wie in diesem Beispiel: Kreditor anzeigen: Einstieg Seite 24 von 137

oder wählen Sie im Menü: System/Status Kreditor anzeigen: Einstieg Seite 25 von 137

4.4 Anzeige von technischen Informationen zu einer Transaktion Um die Benutzervorgaben sachgerecht vorbelegen zu können, ist es oft notwendig die Paramter-ID bestimmter Eingabefelder zu kennen (siehe Pflege von Benutzervorgaben). Zu diesem Zweck wird der Cursor in das betreffende Feld positioniert und die Taste F1 gedrückt. Danach muss das Icon: technische Information angewählt werden. 4.4.1 Beispiel der Anzeige von technischen Informationen Beispiel: Wahl des Pfades Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anzeigen Transaktionscode: FK03 Beim Drücken der F1-Taste öffnet sich folgendes Fenster des Performance-Assistenten. Kreditor anzeigen: Einstieg Klicken Sie auf das Icon für die technische Information:. Kreditor anzeigen: Einstieg Lesen Sie die entsprechenden Daten und bestätigen Sie mit Schließen Sie das Fenster des Performance-Assistenten. Übernehmen die Abfrage. Seite 26 von 137

5 Favoriten anlegen Lernziele: Neue Ordner anlegen und löschen können Favoriten anlegen und löschen können Einfügen von Web-Adressen 5.1 Beispiel: Neue Ordner anlegen Anlage über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf den Ordner Favoriten): Ordner einfügen wählen. SAP Easy Access Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Namen des neuen Ordners eingeben können. Bestätigen Sie die Eingabe mit Übernehmen. Im SAP-Ordner Favoriten wird ein weiterer Unterordner Stammdaten-Anlage eingefügt. SAP Easy Access Werden die angelegte Ordner markiert und die Taste ENTF gedrückt, so werden sie wieder gelöscht Seite 27 von 137

5.2 Anlage einer Favoritenliste Im SAP Easy Access können Sie eine Favoritenliste anlegen, die folgendes umfassen kann: Transaktionen Dateien Web-Adressen Vorgehensweise Einfügen eines Eintrags aus dem SAP-Menü bzw. Benutzermenü Der einfachste Weg, einen Menüeintrag als Favoriten anzulegen, führt über Drag&Drop. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Markieren Sie einen ausführbaren Eintrag im Menü mit der Maus und halten Sie die Maustaste gedrückt Ziehen Sie den Eintrag an die gewünschte Stelle in der Favoritenliste und lassen Sie die Maustaste los Der neue Eintrag erscheint unterhalb der Stelle, an der Sie ihn in der Favoritenliste fallen gelassen haben. Alternativ können Sie einen solchen Eintrag auch über die Menüleiste anlegen: Markieren Sie einen ausführbaren Eintrag im Benutzermenü. Wählen Sie im Menü Favoriten/Hinzufügen. Der neue Eintrag wird an das Ende Ihrer Favoritenliste gestellt. Folgende SAP-Icons stehen Ihnen in der Anwendungsfunktionsleiste des SAP Easy Access Menüs zur Verfügung: Icon Funktion Favoriten hinzufügen Favoriten löschen Favoriten ändern Favoriten nach unten verschieben Favoriten nach oben verschieben 5.3 Beispiel: Einfügen einer Transaktion in die Favoritenliste Wählen Sie im Menü Favoriten/Transaktion einfügen. SAP Easy Access Sie gelangen auf folgendes Dialogfenster: Seite 28 von 137

Geben Sie den gewünschten Transaktionscode ein, und wählen Sie Weiter. Der neue Eintrag wird an das Ende Ihrer Favoritenliste gestellt. Der Transaktionsname wird automatisch vergeben. Die Löschung bereits angelegter Favoriten erfolgt über die Markierung der gewünschten Transaktion und dem Drücken der Taste ENTF. 5.4 Beispiel: Einfügen einer Web-Adresse oder einer Datei Wählen Sie im Menü Favoriten/Sonstige Objekte einfügen/web-adresse oder Datei einfügen. SAP Easy Access Folgende Auswahl wird in einem Dialogfenster angezeigt: Bestätigen Sie die Web Adresse oder Datei mit einem Klick auf Weiter folgende Dialogfenster: und Sie gelangen auf das Seite 29 von 137

Geben Sie einen Namen für den Favoriten und die gewünschte Web-Adresse bzw. den gewünschten Dateinamen ein, und wählen Sie Weiter. Die Web-Adresse soll der Namenskonvention http://... folgen. Ein gültiges Beispiel wäre http://www.sap.com Der Dateiname soll der Konvention X:\Dateiname\Dateipfad folgen. Ein gültiges Beispiel wäre C:\Texte\SAP.doc. Diese Funktionalität steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie von Ihrem Web- Browser aus auf lokale Dateien zugreifen können. Die Löschung bereits angelegter Web-Adressen erfolgt über die Markierung der gewünschten Web- Adresse und dem Drücken der Taste ENTF. Seite 30 von 137

6 Arbeiten mit Modi Lernziele: einen neuen Modus öffnen können wechseln zwischen Modi schließen von Modi Ein Modus ist ein Fenster, in dem eine Anwendungsfunktion bearbeitet werden kann. Beim Anmelden am R/3-System öffnet das System den ersten Modus. Der Benutzer kann bis zu sechs Modi gleichzeitig geöffnet haben. 6.1 Einen neuen Modus öffnen Sie können im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen Modus öffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Sie können bis zu sechs Modi öffnen, die unabhängig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen Modus schließen, bleiben die anderen geöffneten Modi weiterhin einsatzbereit. Mit jedem Modus, den Sie eröffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewältigen, d.h., es kann länger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, dass die Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs beschränkt. Sie haben folgende Möglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus zu erzeugen: Wählen Sie in der Menüleiste System/Erzeugen Modus. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Ikone. Ergebnis Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen. Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird. Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen. Das folgende Beispiel zeigt einen neuen Modus als das aktive Fenster über dem Originalfenster. In der Statusleiste sehen Sie die Modusnummer Modusnummern Seite 31 von 137

6.2 Wechseln zwischen Modi Sie können von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet sind, können Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort jederzeit wieder aufnehmen. Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, können Sie die aktuell nicht benutzten Modi minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi später wieder benutzen möchten, können Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen. Wenn Sie nicht benötigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich verringert. 6.3 Schließen eines Modus Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus beenden. Jeder geöffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflusst damit die Antwortzeiten des SAP- Systems. Bevor Sie einen Modus schließen, sichern Sie alle Daten, die Sie behalten möchten. Wenn Sie den Modus schließen, fordert Sie das System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern. Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schließen ihn, melden Sie sich damit vom System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre Daten zu sichern. Vorgehensweise Sie haben folgende Möglichkeiten: Wählen Sie in der Menüleiste System/Löschen Modus. Klicken Sie das Symbol Schließen oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an. Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurück. Seite 32 von 137

7 Rollen und Tabelleneinstellungen Lernziele: Anlage einer Variante einer Tabelleneinstellung Wechsel zwischen Tabelleneinstellungen Löschen von Varianten von Tabelleneinstellungen Rollen sind Sammlungen von Aktivitäten, die in bestimmten Business-Szenarien verwendet werden. Im SAP-Standard stehen über 1200 vordefinierte Einzelrollen zur Verfügung. Der Zugriff auf die in Rollen enthaltenen Transaktionen, Berichte oder Web-basierten Anwendungen erfolgt über Benutzermenüs. Ein Beispiel für eine Rollenverteilung im Einkauf: Karen ist Sachbearbeiterin und darf die Bestellanforderungen anlegen, Suzanne ist Leiter der Abteilung Einkauf und genehmigt die Bestellanforderungen und Johann ist professionieller Einkäufer der gute Kontakte zu Lieferanten hat und darf den Einkauf ausführen. Durch die Zuordnung einer Rolle wird einem Benutzer ein Menü zur Verfügung gestellt, welches erscheint, wenn er sich am System anmeldet. Über die Zuordnung von Rollen wird die Integrität betriebswirtschaftlicher Daten gewährleistet. Entsprechend der in Rollen enthaltenen Aktivitäten werden Berechtigungsprofile generiert, die den Aktionsradius einzelner Benutzer begrenzen. Der Benutzer kann die ihm zugeordneten Rollen nach Bedarf ändern. So kann er beispielsweise eigene Favoriten anlegen und Favoriten verwalten Menü Bearbeiten Favoriten Zusätze System Hilfe SAP Easy Access Anderes Menü Menü anlegen Benutzer zuordnen Dokumentation Favoriten Benutzermenü Schedule Manager Infosystem Abschluß Konto Stammdaten Anlegen Ändern Anzeigen Änderungen anzeigen Sperren / Entsperren Löschvormerkung setzen Änderungsbestätigung Abgleichen Zentrale Pflege Konto Salden und Posten Erfassung Zahlung und Ausgleich Bearbeitungsoptionen I42 (1) (400) iwdf4042 INS Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Transaktionen, die von einem Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise benötigt werden. Damit Anwender des SAP-Systems mit benutzerspezifischen bzw. arbeitsplatzbezogenen Menüs arbeiten können, müssen mit dem Profilgenerator Aktivitätsgruppen (Benutzerrollen) eingerichtet werden. Über Aktivitätsgruppen werden auch die Berechtigungen für die in den Menüs vorgesehenen Aktivitäten den Benutzern zugeordnet. Unter dem Menüpunkt Zusätze/Einstellungen können benutzerspezifische Einstiegsbilder definiert werden. Seite 33 von 137

Mit der Funktion Tabelleneinstellungen können Sie die mit dem System ausgelieferten Grundeinstellungen einer Tabelle im sogenannten "Table-Control" individuell ändern. Dies ist besonders nützlich bei Tabellen, bei denen Sie nicht alle Spalten benötigen. Dabei können Sie über "drag & drop" mit der Maus die Spaltenpositionen und Spaltenbreiten, bis zum Verschwinden der Spalte, verändern. Eine Tabelle kann feste oder variable Spalten enthalten. Spalten mit variabler Breite erkennen Sie an der horizontalen Blätterleiste unterhalb des Tabellenkörpers. Sie können Spalten in ihrer Breite verändern. Wenn Sie den Mauszeiger zwischen zwei Spalten stellen, verwandelt sich der Zeiger in einen Doppelpfeil. Um die Breite zu verändern, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen die Trennlinie an die gewünschte Stelle. Sie können Spalten per Drag & Drop an eine andere Position verschieben. Stellen Sie dazu den Cursor auf den entsprechenden Spaltenkopf und ziehen Sie die Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle. Wenn Sie den Zeiger über die horizontale Blätterleiste ziehen, zeigt das System als QuickInfo den Titel der Spalte an, die als erste Spalte (nach der festen Spalte) angezeigt wird, wenn Sie an dieser Stelle die Blätterleiste anklicken. Sie können die Spalten in ihrer vom SAP-System definierten Breite anzeigen, indem Sie bei gedrückter UMSCHALT -Taste die Überschrift der gewünschten Spalte anklicken. Drucktasten unterhalb einer Tabelle bieten Ihnen Funktionen zur Bearbeitung der Tabelle. Zu den wichtigsten Funktionen gehören: Die veränderten Tabelleneinstellungen können Sie als Variante speichern. Zu einer Tabelle können Sie beliebig viele verschiedene Varianten anlegen. Hinweis: Tabelleneinstellungen können Sie überall dort ändern, wo das Table-Control-Symbol der oberen rechten Ecke der Tabelle sichtbar ist. in Seite 34 von 137

7.1 Beispiel: Anlegen/Löschen/Wechseln - Tabelleneinstellung Wählen Sie den Pfad: Logistik Vertrieb Verkauf Anfrage Anzeigen Transaktionscode: VA13 Klicken Sie in dem Feld Anfrage auf die Lupe oder drücken Sie die Taste F4. Beispiel: Feldname Wert Verkaufsorganisation 1000 Anfrage anzeigen: Einstiegsmaske Drücken Sie ENTER oder klicken Sie auf. Anfrage anzeigen: Einstiegsmaske Markieren Sie eine Anfrage und übernehmen Sie diese mit. Beispiel: Feldname Wert Anfrage 10000019 Anfrage anzeigen: Einstiegsmaske Seite 35 von 137

Bestätigen Sie die Eingabe Anfragenummer mit ENTER oder klicken Sie auf. Anfrage10000019 anzeigen: Übersicht Verschieben Sie mit der Maus mit Drag and Drop die Spalte Bezeichnung zur Spalte Auftragsmenge und lassen Sie dort los. Die Spalte Bezeichnung wird auf die gewünschte Stelle verschoben. Anfrage10000019 anzeigen: Übersicht Klicken Sie auf das Icon der Table Control:. Beispiel: Feldname Variante Wert Materialbez Anfrage 10000019 anzeigen: Übersicht Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Anlage der neuen Tabelleneinstellung wird durch die folgende Meldung bestätigt:. Seite 36 von 137

Klicken Sie auf die Schaltfläche. Falls Sie wieder die ursprüngliche Grundeinstellung als Standardeinstellung definieren wollen, klicken Sie nochmals auf das Table-Control Icon. Beispiel: Feldname Variante Wert Materialbez Anfrage 10000019 anzeigen: Übersicht Falls Sie bei den Varianten auf das Symbol klicken, können Sie zwischen den Tabelleneinstellungen wechseln. Wählen Sie bei der aktuellen Einstellung die Grundeinstellung und klicken Sie auf Spalten werden wieder in der ursprünglichen Reihenfolge angezeigt, Klicken Sie erneut auf das Table-Control-Icon. Ändern Sie die aktuelle Einstellung auf Materialbez und klicken Sie auf Tabelleneinstellung wird wieder angezeigt. Klicken Sie erneut auf das Table-Control-Icon.. Die. Ihre Wenn Sie Ihre angelegte Variante wieder löschen wollen geben Sie den Namen der zu löschenden Variante ein und klicken Sie auf die Schaltfläche. Folgendes Fenster wird angezeigt: Zum Löschen klicken Sie auf. Durch die Meldung wird die Löschung bestätigt. Es wird die Grundeinstellung wieder als Standardeinstellung aktiviert. Seite 37 von 137

8 Personalisierung 8.1 Halten Daten/Setzen Daten Wenn Daten mit ähnlichen Datensätzen angelegt werden sollen, zb Verbuchung von mehreren ähnlichen Rechnungen, dann kann mit der Funktion Halten Daten bzw. Setzen Daten der Eingabeaufwand verringert werden. Bei beiden Funktionen werden die für ein bestimmtes Feld eingegebenen Daten beim nächsten Aufruf der Transaktion automatisch eingetragen. Bei Halten Daten ist bei Bedarf jedoch ein Überschreiben möglich. Bei Setzen Daten ist der Eintrag nicht veränderbar. Die Eingaben bleiben solange erhalten, bis der Benutzer sie wieder löscht bzw. sich vom System abmeldet. 8.1.1 Beispiel: Halten Daten Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbuchung Transaktionscode: FB50 Beispiel: Feldname Wert Belegdatum 06.01.2003 Sachkontenbeleg erfassen: Einstieg Wenn zb Belege hauptsächlich mit dem gleichen Belegdatum eingegeben werden sollen, geben Sie vorerst das Belegdatum ein und wählen dann im Menü System/Benutzervorgaben/Halten Daten Der Eintrag erscheint dann gelb hinterlegt in roter Schrift und Sie erhalten die Meldung vom System, dass die Daten gehalten wurden: Seite 38 von 137

Sachkontenbeleg erfassen mit gehaltenen Daten Der Eintrag beim Belegdatum kann jetzt verwendet werden oder auch überschrieben werden. Er bleibt jedenfalls so lange erhalten, bis er gelöscht wird oder der Benutzer sich vom System abmeldet. Bis dahin erscheint bei jedem neurlichem Aufruf der Transaktion der Eintrag am Bildschirm. Er ist gelb hinterlegt, was andeutet, dass er mit anderen Werten überschrieben werden kann. Es können auch bei mehreren Feldern Daten gehalten werden. Wenn dies bei einem Feld nicht möglich sein sollte, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. 8.1.2 Beispiel Setzen Daten Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbuchung Transaktionscode: FB50 Beispiel: Feldname Wert Belegdatum 06.01.2003 Sachkontenbeleg erfassen: Einstieg Seite 39 von 137

Wenn zb alle zu erfassenden Belege das selbe Belegdatum tragen, geben Sie vorerst dieses Datum ein und wählen dann im Menü System/Benutzervorgaben/Setzen Daten. Der Eintrag erscheint dann grau hinterlegt in blauer Schrift und Sie erhalten die Meldung vom System, dass die Daten gesetzt wurden. Sachkontenbeleg erfassen mit gesetzen Daten Der Eintrag beim Belegdatum bleibt jetzt so lange erhalten, bis er wieder gelöscht wird oder der Benutzer sich vom System abmeldet. Bis dahin erscheint das Feld bei neuerlichem Aufrufen der Transaktion mit dem Eintrag grau hinterlegt. Der Eintrag kann nicht überschrieben werden. Das Feld wird vom Cursor automatisch übersprungen. Dadurch kann die Eingabe erheblich beschleunigt werden. Es können natürlich auch bei mehreren Feldern Daten gesetzt werden. Wenn dies bei einem Feld nicht möglich ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. 8.1.3 Gehaltene bzw. gesetzte Daten löschen Gehen Sie zu dem Bild mit gesetzten bzw. gehaltenen Daten und wählen Sie im Menü System/Benutzervorgaben/Daten löschen Seite 40 von 137

Sachkontenbeleg erfassen: Gesetzte Daten löschen Sie erhalten dann die Meldung, dass die Daten zurückgesetzt wurden: Seite 41 von 137

8.2 Eigene Daten Mit Hilfe der Eigenen Daten können für verschiedene Parameter von einem Benutzer Werte vorbelegt werden. Wählen Sie dazu im Menü: System/Benutzervorgaben/Eigene Daten. Das Bild Pflege eigener Benutzervorgaben erscheint in einem neuen Modus. Pflege eigener Benutzervorgaben Auf der Registerkarte Adresse finden Sie Daten zum Benutzer. Auf der Registerkarte Festwerte können Sie zb das Datumsformat und die Dezimaldarstellung festlegen (vgl. Skriptum 0 ADES Einführung, Kap. 3.2.1). Auf der Registerkarte Parameter können Sie Werte vorbelegen. Dazu müssen Sie aber die Parameter-Id kennen. (vgl. nächstes Unterkapitel) Beispiel: Feldname Parameter Wert Wert buk PIB0 Registerkarte Parameter Sichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den Icon Sichern. Sie erhalten die Meldung, dass Ihre Daten gesichert wurden: Bei einem neuerlichen Aufruf der Pflege eigener Benutzervorgaben, können Sie auf der Registerkarte Parameter Ihren Eintrag überprüfen. Der Text wird automatisch dazugeschrieben: Seite 42 von 137

Wenn Sie Eigene Daten wieder löschen wollen, müssen Sie die Einträge entfernen und neuerlich sichern. 8.2.1 Parameter-Id Um in Erfahrung zu bringen, ob es für ein Feld eine Parameter-Id gibt, wählen Sie in diesem Feld die F1-Hilfe. Sie gelangen dann zum Performance-Assistenten: Klicken Sie hier auf den Icon Technische Hilfe. Im dann erscheinenden Dialogfenster Technische Info können Sie die Parameter-Id ablesen. Seite 43 von 137

8.3 Vorschlagswerte Sobald Sie in einem Feld bereits einmal Werte eingegeben haben, werden diese Werte beim nächsten Eintrag in diesem Feld als Vorschlagswerte aufgelistet, die Sie dann ggf. übernehmen können. die Vorschlagswerte erscheinen, sobald Sie ein Zeichen im Feld (auch Leerzeichen) eingeben. Sachkontenbeleg erfassen: Vorschlagswerte Seite 44 von 137

8.4 Format von Systemnachrichten In der Systemfunktionsleiste finden Sie rechts einen Icon zur Anpassung des lokalen Layouts (Tastenkombination Alt+F12). Klicken Sie auf das Icon Anpassung des lokalen Layouts Menü: Optionen und wählen Sie anschließend im Pop-up- Sie gelangen zu folgendem Dialogfeld: Hier können Sie einstellen, mit welchem Tempo die Quick-Info arbeiten soll und in welchem Layout Nachrichten erscheinen sollen. Seite 45 von 137

Bei den Nachrichten gibt es folgende Möglichkeiten, die Sie mit Hilfe von Ankreuzfeldern auswählen können: Warnton bei Meldung Dialogfenster bei Info-Meldung Dialogfenster bei Warnmeldung Dialogfenster bei Fehlermeldung Dialogfenster bei Abbruchmeldung Beispiel: Feldname Nachrichten Dialogfenster bei Info- Meldung Wert Anpassung des lokalen Layouts: Optionen Das Ankreuzen von Dialogfenster bei Info-Meldung bewirkt zb, dass zusätzlich zur Meldung in der Statuszeile diese auch in einem Dialogfenster erscheint: Seite 46 von 137

9 Hilfe in SAP Lernziele: 9.1 Wichtige Tasten: Feldhilfen: F1, F4 Debitor anzeigen: Einstieg die Bedeutung wichtiger Tasten kennen das Kontextmenü öffnen können Feldhilfen anwenden können das Hilfemenü anwenden können die Quickinfo nutzen können Debitor anzeigen: Einstieg Debitor anzeigen: Einstieg F1 Debitor Buchungskreis 1000 1000 IDES Becker Berlin F4 Wertebereich einschränken Hilfe - Debitor anzeigen: Einstieg Einschränkungen Kontonummer des Debitors Schlüssel, über den der Debitor innerhalb des SAP- Systems eindeutig identifiziert wird. Vorgehen Abhängig von der Art der Nummernvergabe ist beim Anlegen eines Debitorenstammsatzes die Kontonummer des Debitors einzugeben, oder das System vergibt die Nummer beim Speichern des Satzes. Die Art der Nummernvergabe wird über die Kontengruppe bestimmt. Debitor Buchungskreis Name der Firma Ort Währung Anzahl beschränken auf Wertehilfe Trefferliste keine Beschränkung Hilfe zur Anwendung Technische Info Meldung des Systems FD03 iwdf4042 INS Mit F1 erhalten Sie Erläuterungen zu Feldern, Menüs, Funktionen,Meldungen und technischen Informationen, Mit F4 erhalten Sie Informationen zu möglichen Eingabewerten. Die F4-Hilfe für ein Feld können Sie alternativ durch die Lupe direkt rechts neben einem angewählten Feld aufrufen. F10 Menü in der Menüleiste öffnen Cursortasten: um zum gewünschten Menü zu gelangen. ESC oder F10: Auswahl abbrechen Tastenbelegungen im Kontextmenü: Das SAP-System bietet die aktuell verfügbaren Funktionstasten mit ihren jeweiligen Belegungen in einem Kontextmenü an. Das Menü ist standardmäßig nicht sichtbar. Sie können es anzeigen, indem Seite 47 von 137

Sie die rechte Maustaste drücken. Das Kontextmenü ist ein Schnellweg zur Auswahl von Funktionen, da Sie manche der Funktionstasten zugeordneten Funktionen nur über die Menüs erreichen können. So wählen Sie eine Funktion aus dem Kontextmenü aus: Positionieren Sie den Cursor unterhalb der Funktionsleisten. Drücken Sie die rechte Maustaste. Das Kontextmenü wird geöffnet, wie in diesem Beispiel: Klicken Sie die gewünschte Funktion. 9.1.1 Beispiel: Aufruf der Wertehilfe Sie befinden sich in einer Transaktion zur Änderung eines Stammsatzes. Sie erinnern sich nicht mehr an die Nummer des Stammsatzes und verzweigen in die Suchhilfe (F4 oder Klick auf die Lupe). In der Eingabeaufforderung sehen Sie einen Druckknopf (siehe Bild) mit dem Sie die "Mehrfachselektion" zu einem Feld der Suchhilfe aufrufen können. Beispiel: Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Änderungen anzeigen Transaktionscode: FD04 Seite 48 von 137

Die Pfeile nach links und rechts erlauben ein Blättern zwischen den gefundenen Datensätzen. Achten Sie darauf, dass der Modus der Änderung den Stammsatz solange sperrt für andere User sperrt, bis der gesperrte Datensatz durch die Durchführung der Änderung oder dessen Abbruch freigegeben wurde. Während dieser Sperre können andere User diesen Stammsatz nur angezeigt bekommen. Seite 49 von 137

9.2 Das Hilfe-Menü: Menü Bearbeiten Springen Favoriten System Hilfe Hilfe zur Anwendung SAP-Bibliothek Glossar Release-Infos SAPNet Feedback Einstellungen... SAP-Bibliothek Einführung in das SAP-System Release-Infos Basis Service Anwendungsübergreifende Komponenten Rechnungswesen Personalwirtschaft Logistik Copyright und Konventionen SAP-Bibliothek Das R/3-System bietet ausführliche Online-Hilfen an. Von jedem Bild des Systems können Sie die Hilfe aufrufen. Sie können Hilfe immer über das Menü Hilfe, oder über die entsprechende Ikone anfordern. Das Hilfemenü bietet folgende Optionen: Seite 50 von 137

Hilfe zur Anwendung: Eine ausführliche Hilfe zur jeweiligen Anwendung erhalten, oder wenn Sie diesen Menüpunkt aus dem Einstiegsbildschirm aufrufen, eine Einführung in die Bedienung des R/3 anschauen SAP-Bibliothek: Auf die komplette Online-Dokumentation zugreifen (SAP-Bibliothek) Glossar: Im Glossar nach Begriffsdefinitionen suchen( Indexregisterkarte ) 9.2.1 Beispiel: Hilfeaufruf in einer Transaktion Wählen Sie den Pfad: Logistik Vertrieb Verkauf Auftrag Anlegen Transaktionscode: VA01 Klicken Sie im Feld Auftragsart auf das Hilfesymbol oder drücken Sie die Taste F1. Kundenauftrag anlegen: Einstieg Es wird die Feldhilfe zur Auftragsart angezeigt. Gleichzeitig wird der Performance Assistant geöffnet. Folgende Möglichkeiten werden angeboten: a) b) c) d) e) f) g) a) Pfeile zum vorwärts- und rückwärts blättern b) Hilfe zur Anwendung c) technische Informationen zur Anwendung d) Glossar e) verzweigt auf die Internetadresse: http://www.sap.com/saphelp.htm f) Drucken g) Schließen des Fensters Schließen Sie das Fenster mit. Über die Menüleiste können Sie ebenfalls die Hilfefunktionen aufrufen: Seite 51 von 137

Kundenauftrag anlegen: Einstieg Mit kehren Sie zurück zum SAP-Menü. 9.2.2 Beispiel: Hilfeaufruf Abfrage der SAP-Bibliothek Starten Sie aus dem SAP Easy Access Menü mit der Ikone oder über das Menü: Hilfe/SAP-Bibliothek. SAP Easy Access Es erscheint die Meldung. Sie verzweigen auf die Internetseite und können die SAP-Bibliothek abfragen. Seite 52 von 137

SAP Easy Access Die Bücher können Sie mit einem Klick öffnen und wieder schließen. Wenn Sie die Seite eines offenen Buches markieren, wird der entsprechende Erklärungstext auf der rechten Seite des Fensters angezeigt. 9.2.3 Beispiel: Hilfeaufruf Abfrage des Glossars Starten Sie über das Menü: Hilfe/Glossar oder wechseln Sie nach dem Aufruf über die Ikone der Menüleiste auf. in SAP Easy Access Sie können den jeweiligen Anfangsbuchstaben Ihres gesuchten Begriffes anklicken und mit Hilfe der Pfeiltasten im Glossar navigieren. Seite 53 von 137

9.2.4 Beispiel: Einstellungen zur Hilfe Über das Menü Hilfe/Einstellungen können Sie die Einstellungen für die Hilfe definieren. SAP Easy Access 9.2.5 Beispiel: Hilfeaufruf - //help.sap.com Bei Eingabe der Internetadresse http://help.sap.com gelangen Sie zu folgender Internetseite: Klicken Sie auf SAP R/3 und das entsprechende Release: zb: SAP R/3 Release 4.6C und wählen Sie die Sprache German aus. Sie gelangen zu folgendem Bild: Seite 54 von 137