Hinweise zum BFS-Net.Banking Leitfaden e l e c t r o n i c b a n k i n g S u p p o r t
Dieses Dokument ist weder ein Handbuch noch eine Hilfedatei. Es ist ein Leitfaden, der keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, aber trotzdem äußerst hilfreich sein kann (In der griechischen Mythologie führte ein (Leit)Faden Ariadne aus dem Labyrinth des Minotaurus.). Dieser Leitfaden richtet sich an: Benutzer Die Anzeige der Programmmasken (Farbe, Größe etc.) in diesem Leitfaden kann je nach Windowsversion bzw. Grafikeinstellungen unterschiedlich aussehen. Nutzen Sie die Hyperlinks im Inhaltsverzeichnis, um durch Anklicken des gewünschten Kapitels direkt zum Kapitel zu springen. Alle Leitfäden zum Thema BFS-Net.Banking finden Sie auf www.sozialbank.de unter " Electronic Banking / Service/Downloads ". Ihr electronic banking Support Team Beschreibung der Formatierung dieses Kundenleitfadens Format für Menüpunkte: z.b. " Auswertung / Saldenübersicht " Format für Datenblocknamen: z.b. ' Suchkriterien ' Format für Feldnamen: z.b. { Auftraggebername } Format für Feldinhalte z. B. < Einzelne Dateien > Format für Schaltflächen: z.b. [ OK ] Betreff / Version: BFS-Net.Banking Dateiname: Hinweise_zum_BFS-Net.Banking.docx Titel: Hinweise zum BFS-Net.Banking erstellt von: Leitfaden / electronic banking Support Inhalt: Hinweise zum BFS-Net.Banking Kategorie: Leitfaden letzte Änderung: 10.10.2014 09:14 Anzahl Seiten: 29
Inhalt 1 Was ist BFS-Net.Banking? 3 1.1 Leistungsumfang 3 1.2 Systemvoraussetzungen 3 2 Glossar der wichtigsten Begriffe 4 3 Wie erhalte ich BFS-Net.Banking? 5 4 Die erste Anmeldung 6 5 Notwendige Grundeinstellungen 7 5.1 Benutzerprofil prüfen 7 5.2 Auftraggeberdaten einrichten 8 6 Kontoinformationen 10 6.1 Saldenübersicht / Kontoauszüge 10 6.2 Umsätze 12 6.3 Download von Kontoinformationen 12 6.3.1 Download von Kontoauszügen (MT940) 13 6.3.2 Download von Auszugs- bzw. Umsatzinformationen (CSV-Format) 14 7 Zahlungsverkehr 16 7.1 Bankverbindungen und Zahlungsvorlagen 16 7.1.1 Bankverbindungen 16 7.1.2 Zahlungsvorlagen 17 7.2 SEPA Überweisung 18 7.3 SEPA Lastschrift 20 7.4 Sammelaufträge 20 7.5 Wiederkehrende Zahlungen 22 7.6 Multi-Freigaben 23 7.7 Aktueller Zahlungsstatus 25 7.8 Dateiversand 25 7.9 Autorisierung von Zahlungsdateien (Einreichung über Service-Rechenzentrum) 27 7.10 Zahlungshistorie 29
1 Was ist BFS-Net.Banking? BFS-Net.Banking ist das komfortable Internet-Banking der Bank für Sozialwirtschaft. Erledigen Sie ihre Bankgeschäfte online mit ihrem Browser (Internet-Explorer, Mozilla Firefox, o.ä.) über ein sicheres Webprotokoll. Ob am Arbeitsplatz, zu Hause, oder weltweit unterwegs, mit BFS-Net.Banking haben Sie überall Zugriff auf Ihre Girokonten. BFS-Net.Banking verwendet eine TLS/SSL-Verschlüsselung, um optimale Sicherheit zu gewährleisten. Das bewährte PIN/TAN-Verfahren garantiert eine einfache Handhabung. Die Nutzung des BFS-Token (TAN-Generator) macht die früher genutzten TAN-Listen unnötig. BFS-Net.Banking bietet Ihnen die Möglichkeit Zahlungen im 4-Augen-Prinzip freizugeben und zwar sowohl orts-, als auch zeitunabhängig. Dies funktioniert auch bei Zahlungsdateien, die von einem Service-Rechenzentrum, z. B. DATEV, bei der Bank für Sozialwirtschaft eingereicht werden. 1.1 Leistungsumfang Mit BFS-Net.Banking stellen wir Ihnen folgende Leistungen zur Verfügung: Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Zahlungsverkehr Core1- / B2B-Lastschrift (Lastschrift mit verkürzter Vorlaufzeit / Firmenlastschrift) Auslandszahlungsverkehr Eilüberweisung wiederkehrende Zahlungen = Zahlungen mit festen Zahlungsrhythmus Speichern von Empfängerdaten als Bankverbindungen Speichern von Zahlungsvorlagen unter frei wählbaren Namen Übertragung (Upload) von SEPA-Zahlungsdateien Import von SEPA-Zahlungsdateien (bis zu 300 Datensätze) Abruf Ihrer Kontoauszüge als PDF-Datei, rückwirkend bis zu 100 Kalendertage Download von Kontoinformationen im Format MT940 und CSV-Format Einzel- und Multi-Freigaben, orts- und zeitunabhängig Freigabe von Zahlungsdateien, die von einem Service-Rechenzentrum (z. B. DATEV) eingereicht werden (Benachrichtigung per E-Mail optional). integrierte Hilfefunktion (kontextabhängig und FAQ) 1.2 Systemvoraussetzungen Internetzugang mit aktuellem Browser empfohlen wird der Internet-Explorer 32bit - aktiviertes Java-Script aktivierte Cookies aktuelle Version des Acrobat-Readers (pdf) Das Layout ist für eine Bildschirmauflösung von 1024x768 optimiert. Hinweise zum BFS-Net.Banking 3
2 Glossar der wichtigsten Begriffe Bankverbindungen Benutzerkennung BFS-Net.Banking-PIN BFS-Net.Banking- Teilnehmerdaten BFS-Token BFS-Token-PIN Kunden-ID TAN Zahlungsvorlagen Bestehen aus Name, IBAN und BIC. Können in einer Teilnehmerliste (nur für den jeweiligen Benutzer sichtbar), oder in einer Kundenliste (für alle Benutzer der Kunden-ID sichtbar) gespeichert werden. I.d.R. sollten die Bankverbindungen in der Kundenliste gespeichert werden. Auch Teilnehmerkennung. Identifiziert eindeutig den Benutzer (Der Benutzer ist immer eine natürliche Person!). Eine 8-stellige Ziffernfolge, die bei der Anmeldung des Teilnehmers im BFS-Net.Banking eingegeben werden muss. I.d.R. besteht die Benutzerkennung aus der Kunden-ID + 2 Ziffern (lfd. Nr.). Erhalten Sie per Post zusammen mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem persönlichen BFS-Token. Muss bei der ersten Anmeldung in eine eigene PIN geändert werden. Die eigene PIN darf Buchstaben und/oder Ziffern enthalten und muss mind. 6 und max. 16 Zeichen lang sein. Die BFS-Net.Banking-Teilnehmerdaten, bestehend aus Benutzerkennung und BFS-Net.Banking-PIN, erhalten Sie per Post zusammen mit Ihrem persönlichen BFS-Token. Wichtig! - Bitte senden/faxen Sie die von Ihnen unterschriebene Empfangsbestätigung der Anmeldedaten an die BFS zurück, bevor Sie sich im BFS-Net.Banking das erste Mal anmelden. Persönlicher TAN-Generator Ein zusätzliches optionales Sicherheitsmerkmal. Eine 4-stellige PIN, die vor jeder TAN eingegeben werden muss. Ein elektronisches Schließfach unter der Teilnehmer und Konten zusammengefasst werden. Wird i.d.r. über eine 6-stellige Ziffernfolge identifiziert. Beispiel: Kunden-ID: 999999 Konten: 1234500, 1234501, 1234502, 1234530 Teilnehmer: Name Benutzerkennung Peter Müller 99999901 Lieschen Müller 99999902 Max Mustermann 99999903 Transaktionsnummer. TAN s werden mit dem BFS-Token erzeugt. Zahlungsvorlagen werden unter frei wählbaren Namen gespeichert und können einzelne, oder auch alle Elemente einer Zahlung enthalten. Hinweise zum BFS-Net.Banking 4
3 Wie erhalte ich BFS-Net.Banking? Setzen Sie sich mit Ihrem Kundenberater in Ihrer BFS-Geschäftsstelle in Verbindung und bestellen Sie Ihren BFS-Net.Banking Zugang. Ihre BFS-Net.Banking-Teilnehmerdaten (Benutzerkennung, BFS-Net.Banking-PIN und BFS-Token) werden Ihnen per Post zugeschickt. Hinweise zum BFS-Net.Banking 5
4 Die erste Anmeldung Bevor Sie sich das erste Mal im BFS-Net.Banking anmelden, müssen Sie die von Ihnen unterschriebene Empfangsbestätigung zurück senden/faxen. Erst danach wird -im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten- Ihr Zugang freigeschaltet. Navigieren Sie mit Ihrem Browser auf www.sozialbank.de. Stellen Sie die Seite als Favorit/Lesezeichen ein. Aktuelle Hinweise zum BFS-Net.Banking werden von uns ggf. auf der Startseite veröffentlicht. Klicken Sie unten links im Menü auf den Link Direkt zum BFS-Net.Banking. Sie gelangen dann in die Anmeldemaske. Melden Sie sich mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrer BFS-Net.Banking-PIN an. Sie werden daraufhin aufgefordert Ihre BFS-Net.Banking PIN zu ändern. Diese kann zwischen 6 und 16 Stellen haben und darf aus Buchstaben und/oder Ziffern bestehen. Die Änderung müssen Sie mit einer TAN bestätigen. Nachdem Sie die BFS-Net.Banking PIN geändert haben, wird die Erstzugangs-PIN ungültig und kann ab dann nicht mehr verwendet werden. Eine Zurücksetzung Ihres Zugangs (falls Sie Ihre persönliche BFS-Net.Banking PIN einmal vergessen haben sollten) auf diese Erstzugangs-PIN ist nicht möglich. Sollten Sie Ihre persönliche BFS-Net.Banking PIN einmal vergessen haben, senden wir Ihnen auf Anforderung (FAX-Formular) gerne eine neue Erstzugangs-PIN zu. Sie finden das dafür notwendige FAX-Formular "Entsperrung-Zurücksetzung-Neue Zugangsdaten" unter www.sozialbank.de im Menüpunkt "electronic banking/service/downloads" Nachdem Sie sich angemeldet haben, werden Ihnen im Startbildschirm ggf. aktuelle Hinweise angezeigt. Bitte lesen Sie diese sorgfältig. Nehmen Sie die notwendigen Grundeinstellungen (siehe nächstes Kapitel) vor. Hinweise zum BFS-Net.Banking 6
5 Notwendige Grundeinstellungen Prüfen Sie Ihr Benutzerprofil und die SEPA-Auftraggeberdaten. 5.1 Benutzerprofil prüfen Menüpunkt: Verwaltung / Benutzerdaten / Benutzerprofil Bitte prüfen Sie die vorbelegten Felder im Datenblock ' Adresse ' und ' Lokale Formate '. Die Felder { Name }, { Straße }und { Ort }im Datenblock ' Adresse ' sind mit den persönlichen Daten des Teilnehmers vorbelegt und müssen i.d.r. nicht geändert werden. Die Felder { Datum }, { Uhrzeit }und { Betrag }im Datenblock ' Lokale Formate ' sind mit dem in Deutschland üblichen Formatschema vorbelegt und müssen i.d.r. nicht geändert werden. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche [ OK ]. Sie erhalten darauf die folgende Bestätigung: Uhrzeit, Datum und Name sollten darunter korrekt wiedergegeben werden. Hinweise zum BFS-Net.Banking 7
5.2 Auftraggeberdaten einrichten Menüpunkt: Verwaltung / Auftraggeberdaten / SEPA-Zahlungsverkehr Ist noch kein ' Auftraggeber ' angelegt, erfassen Sie diesen über die Schaltfläche [ Neuaufnahme ]. Die Auftraggeberdaten müssen nur einmal je Konto, von einem Teilnehmer innerhalb Ihrer Kunden-ID eingerichtet werden. Erfassen Sie die die Felder { Name }, { Straße }und { Ort }. Wählen Sie im Feld { Land } das Land über die Lupenfunktion aus. Das Feld { Gläubigeridentifikationsnr. } brauchen Sie nur ausfüllen, wenn Sie selber Lastschriften einziehen wollen. Gläubigeridentifikationsnummer Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers vor. Diese Gläubigeridentifikationsnr. ist eine im SEPA-Raum einheitlich aufgebaute und standardisierte Nummer, die den Einreicher einer Lastschrift eindeutig identifiziert. In Deutschland wird diese von der Deutschen Bundesbank vergeben. Der Antrag auf Vergabe einer Gläubigeridentifikationsnr. kann ausschließlich über die Internet- Seite der Deutschen Bundesbank (www.bundesbank.de) gestellt werden (z.zt. über die Auswahl: /Aufgaben/Unbarer_Zahlungsverkehr/SEPA/). Hinweise zum BFS-Net.Banking 8
Am Feld { SWIFT / BIC - IBAN } benutzen Sie die Lupenfunktion und wählen aus der Liste der ' Verfügbaren Konten ' das gewünschte Konto durch Anklicken der hervorgehobenen Konto-Nr. aus. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche [ OK ]. Wiederholen Sie die vorhergehenden Schritte für alle Ihre Girokonten. Hinweise zum BFS-Net.Banking 9
6 Kontoinformationen Sichten und drucken Sie Ihre Saldenübersicht, Kontoauszüge und Umsätze. Laden Sie Ihre Kontoinformationen zur elektronischen Weiterverarbeitung als CSV-, oder MT940- Datei herunter. Alle Kontoinformationen können max. 100 Tage rückwirkend eingesehen werden. Die Kontoinformationen werden frühestens ab der Einrichtung ihres BFS-Net.Banking-Zugangs bereitgestellt (nicht rückwirkend). 6.1 Saldenübersicht / Kontoauszüge Über den Menüpunkt: Auswertung / Saldenübersicht können Sie die Saldenübersicht und die Kontoauszüge Ihrer Konten einsehen und drucken. Konten, die seit der Anbindung an Ihren BFS-Net.Banking-Zugang noch keinen Umsatz ausweisen, werden ohne Saldo aufgelistet und enthalten noch keine Kontoauszüge. Über die Schaltfläche [ Druckversion ] wird die Saldenübersicht als PDF-Datei geöffnet und kann ausgedruckt, oder gespeichert werden. Wechseln Sie zur Ansicht der Kontoauszüge, indem Sie in der Saldenübersicht die gewünschte IBAN anklicken. Hinweise zum BFS-Net.Banking 10
Der aktuelle Kontoauszug des gewählten Kontos wird angezeigt. Wechseln Sie über die Auswahlliste in dem Feld { BLZ / Kto.-Nr. } das anzuzeigende Konto. Navigieren Sie über sie Auswahlliste in dem Feld { Auszugsdatum / Nr. } direkt zu dem gewünschten Auszug, oder blättern Sie mit den Schaltflächen [ Vorige Seite ], bzw. [ Nächste Seite ]. Um den angezeigten Kontoauszug zu drucken, oder zu speichern, betätigen Sie die Schaltfläche [ Kontoauszug ], bzw. [ Kontoauszug breit]. Der Kontoauszug wird als PDF angezeigt und kann dann gedruckt bzw. gespeichert werden. Hinweise zum BFS-Net.Banking 11
6.2 Umsätze Über den Menüpunkt: Auswertung / Umsätze können Sie die Umsätze Ihrer Konten einsehen und drucken. Zur Ansicht Ihrer Umsätze wählen Sie dazu im Datenblock ' Suchkriterien ' im Feld { Konto / Bank } über die Lupenfunktion das gewünschte Konto aus. Falls notwendig grenzen Sie Anzeige durch Angabe eines Datumsbereichs in den Feldern { von / bis } weiter ein. Zur weiteren Eingrenzung können die Felder { Enthaltener Text } und { Betrag (min./max.) } genutzt werden Bestätigen Sie Ihre Eingabe über die Schaltfläche [ OK ]. Um die angezeigten Umsätze zu drucken, oder zu speichern, betätigen Sie die Schaltfläche [ Umsätze ], bzw. [ Umsätze Detail ]. Die Umsätze werden als PDF angezeigt und können dann gedruckt bzw. gespeichert werden. 6.3 Download von Kontoinformationen Über den Menüpunkt: Auswertung / Downloads können Sie Kontoinformationen zur elektronischen Weiterverarbeitung herunterladen. Hinweise zum BFS-Net.Banking 12
Als Standard bietet Ihnen BFS-Net.Banking die Möglichkeit Kontoauszüge als Dateien im MT940- Format (auch STA-Dateien genannt) herunterzuladen. Diese können in viele gängige Finanzbuchhaltungssysteme importiert und dort weiterverarbeitet werden. Als weiteren Standard bietet BFS-Net.Banking die Auszugs- bzw. Umsatzinformationen als CSV-Dateien zum Herunterladen an. Diese können z. B. mit Excel weiterverarbeitet werden. Die Varianten Kontoinformationen im Bank-DTAus--, oder CAMT54-Format herunterzuladen sind kein Standard und können in Ausnahmefällen mit der Bank gesondert vereinbart werden. 6.3.1 Download von Kontoauszügen (MT940) Menüpunkt: Auswertung / Downloads Stellen Sie im Datenblock ' Suchkriterien ' im Feld { Auftragsart } über die Auswahlliste < Kontoauszüge > ein und in dem Feld darunter < Einzelne Dateien >. Grenzen Sie die Auswahl ggf. über einen Datumsbereich, und/oder die auszugebenden Konten weiter ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über die Schaltfläche [ OK ]. Über die rechtsbündig angeordneten Checkboxen kann die Auswahl noch weiter eingeschränkt werden. Mit der obersten Checkbox können Sie alle angezeigten Elemente auswählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [ Ausgewählte Elemente herunterladen ]. Speichern Sie die ausgewählten Elemente in dem folgenden (browserabhängigen) Speichern-Dialog auf Ihrem Computer ab. Die gespeicherten Daten befinden Sich in einem ZIP-Container und müssen anschließend noch extrahiert werden. Hinweise zum BFS-Net.Banking 13
6.3.2 Download von Auszugs- bzw. Umsatzinformationen (CSV-Format) Schritt 1 Legen Sie das Exportformat fest. Damit Kontoinformationen im CSV-Format heruntergeladen werden können, ist es einmalig notwendig, die Feldinformationen (welche Felder, in welcher Reihenfolge) zu definieren. Wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung / Exportformat definieren. Über die Schaltfläche [ Bearbeiten ] gelangen Sie in den Änderungsmodus. Legen Sie im Datenblock ' Allgemeine Exportparameter ' das { Feldtrennzeichen } fest (in der Regel ein Semikolon). Des Weiteren kann hier das Betrags-, Datums- oder Uhrzeitformat geändert werden. In dem Datenblock ' Exportformat für Auszüge ' bzw. ' Exportformat für Umsätze ' legen Sie die Felder fest, die in die jeweilige CSV-Datei einfließen sollen. Alle Felder, die im rechten Fenster (Aktive Felder) aufgeführt werden, fließen in die CSV-Datei ein. Die Feldeinträge können Sie über die Mittelleiste zwischen den beide Fenstern verändern. Alle Einträge aus der Maske Inaktive Felder (links) nach Aktive Felder (rechts) verschieben Nur den markierten Eintrag aus der Maske Inaktive Felder (links) nach Aktive Felder (rechts) verschieben. Nur den markierten Eintrag aus der Maske Aktive Felder (rechts) nach Inaktive Felder (links) verschieben Alle Einträge aus der Maske Aktive Felder (rechts) nach Inaktive Felder (links) verschieben Die Reihenfolge der Felder können Sie über das Symbol noch verändern. In der Regel reicht es aus, alle Einträge in die rechte Maske Aktive Felder zu verschieben. Speichern Sie die gemachten Einstellungen mit der Schaltfläche [ OK ]. Hinweise zum BFS-Net.Banking 14
Schritt 2 Führen Sie den Export durch. Menüpunkt: Auswertung / Downloads Stellen Sie im Datenblock ' Suchkriterien ' im Feld { Auftragsart } über die Auswahlliste < Auszüge CSV > bzw. < Umsätze CSV > ein. Grenzen Sie die Auswahl über einen Datumsbereich (die Felder { Auszugsdatum von } und { bis }) und/oder die auszugebenden Konten weiter ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über die Schaltfläche [ OK ]. Speichern Sie die ausgewählten Elemente in dem folgenden (browserabhängigen) Speichern-Dialog auf Ihrem Computer ab. Hinweise zum BFS-Net.Banking 15
7 Zahlungsverkehr Erfassen Sie Ihre Überweisungen/Lastschriften als Einzel-, oder Sammelzahlung. Nutzen Sie die komfortable Möglichkeit Bankverbindungen und Zahlungsvorlagen zu speichern. Legen Sie Zahlungen mit einem festen Zahlungsrhythmus als wiederkehrende Zahlungen an. Autorisieren Sie Ihre Zahlungen über Einzel-, oder Sammelfreigaben. Laden Sie Zahlungsdateien aus Ihrer FIBU über den Dateiversand hoch. Autorisieren Sie Zahlungsdateien, die von Ihrem Service-Rechenzentrum bei der Bank eingereicht wurden. 7.1 Bankverbindungen und Zahlungsvorlagen Mit Bankverbindungen und Zahlungsvorlagen können Sie Ihre tägliche Arbeit erheblich erleichtern. Bankverbindungen enthalten Namen, IBAN und BIC der Zahlungspartner und werden innerhalb des Zahlungsvorgangs über den Partnernamen aufgerufen. Zahlungsvorlagen enthalten neben Namen, IBAN und BIC auch alle weiteren Daten eines Zahlungsvorgangs (z. B. Betrag, oder Verwendungszweck) und werden unter einem frei wählbaren Namen gespeichert. Ob Sie lieber mit Bankverbindungen, oder mit Zahlungsvorlagen arbeiten, oder auch beides kombinieren, ist nur eine Frage Ihrer persönlichen Anforderungen oder Vorlieben. 7.1.1 Bankverbindungen Bei allen Zahlungsvorgängen können innerhalb des Blockes ' Partnerinformationen ' neu erfasste Zahlungspartner dauerhaft gespeichert werden. Wählen Sie dazu in dem Feld { Partnerdaten speichern } über die Auswahlliste den Eintrag < In Teilnehmerliste speichern > oder den Eintrag < In Kundenliste speichern > aus. Teilnehmerliste: Die Partnerdaten sind nur für den angemeldeten Teilnehmer im BFS-Net.Banking verfügbar, aber nicht für die anderen Teilnehmer derselben Kunden-ID. Hinweise zum BFS-Net.Banking 16
Kundenliste: Die Partnerdaten sind für alle Teilnehmer der Kunden-ID verfügbar. In der Regel empfiehlt sich die Speicherung in der Kundenliste. Sobald ein Zahlungsvorgang über die Schaltfläche [ OK ] gespeichert wird, werden auch die Partnerdaten in der ausgewählten Liste gespeichert. Die gespeicherten Partnerdaten können über die Lupenfunktion am Feld { Name } ausgewählt werden. Die Verwaltung (Bearbeiten, Löschen) der bereits gespeicherten Bankverbindungen ist über den Menüpunkt Verwaltung / Bankverbindungen/SEPA-Zahlungsverkehr möglich. 7.1.2 Zahlungsvorlagen Möchte Sie neben den Partnerdaten (Name, IBAN und BIC) auch den Betrag und den Verwendungszweck dauerhaft speichern, nutzen Sie Zahlungsvorlagen. Diese werden modulbezogen gespeichert (z. B. Zahlungsvorlagen für SEPA-Überweisungen, für SEPA-Lastschriften, für Auslandsüberweisungen usw.). Beispiel: Menüpunkt: Zahlungsverkehr /SEPA-Zahlungsverkehr Überweisungen / Zahlungsvorlagen Über die Schaltfläche [ Neuaufnahme ] können Sie neue Zahlungsvorlagen erfassen. In der Zahlungsvorlage können alle Bestandteile einer Zahlung erfasst werden. Es können aber auch nur einzelne Bestandteile sein, z. B. können Sie in einer Zahlungsvorlage nur einen Verwendungszweck hinterlegen und alle anderen Felder frei lassen. Speichern Sie die Zahlungsvorlage unter einem sprechenden Namen ab. In der unteren Tabelle sind die bereits hinterlegten Zahlungsvorlagen aufgelistet. Hinweise zum BFS-Net.Banking 17
In der 3. Spalte erkennen Sie die Namen der Zahlungsvorlagen. Durch Anklicken der Überschrift Referenz/Bezeichnung können Sie die Datensätze nach den Namen sortieren. Über die 3 Symbole in der 4. Spalte können Sie: eine Zahlung basierend auf der gewählten Vorlage erzeugen die Zahlungsvorlage bearbeiten die Zahlungsvorlage löschen 7.2 SEPA Überweisung Wechseln Sie in den Menüpunkt Zahlungsverkehr / SEPA-Zahlungsverkehr / Überweisungen / Einzelaufträge. Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Neuaufnahme ] um eine neue Zahlung zu erfassen, oder auf [ aus Vorlage ] um eine neue Zahlung basierend auf einer bestehenden Zahlungsvorlage zu erfassen. Die Felder { Ausführung am } und { Fälligkeit } werden automatisch mit dem aktuellen Datum vorgegeben. Das Feld { Ausführung am } gibt dabei vor, wann die Zahlung in die Verarbeitung übergeben werden soll. Bis zu diesem Datum kann die Zahlung vom Net-Banking-Teilnehmer noch bearbeitet werden. Das Feld { Fälligkeit } gibt an, wann die Zahlung verbucht werden soll und kann das Feld { Ausführung am } um maximal 28 Tage überschreiten. Wählen Sie im Block ' Auftraggeber ' im Feld { Name } über die Lupenfunktion den gewünschten Auftraggeber aus. { BIC } und { IBAN } werden dann automatisch aus den hinterlegten Stammdaten gefüllt. Hinweise zum BFS-Net.Banking 18
Der Auftraggeber kann nur über die Lupenfunktion ausgewählt werden (siehe Kapitel SEPA-Auftraggeberdaten anlegen). Wählen Sie im Block ' Partnerinformationen ' im Feld { Name } über die Lupenfunktion den gewünschten Partner aus, oder geben Sie die Partnerdaten manuell ein. Bei der Auswahl über die Lupenfunktion, grenzen Sie im Block ' Auswahlkriterien ' die Suche ein. Das Feld { Teil der Adresse } dient dabei als Suchbegriff für eine Volltextsuche auch über den Partnernamen. Nach der Bestätigung mit [ OK ] wird die gewünschte Auswahl angezeigt. Durch Anklicken des Namens werden die Partnerinformationen in die Zahlung übernommen. Erfassen Sie den { Betrag }und den { Verwendungszweck } und bestätigen Sie mit [ OK ]. Sie bekommen jetzt alle Zahlungsdetails angezeigt und können die Zahlung mit einer TAN freigeben. Wenn Sie mehr als eine Zahlung durchführen wollen, brauchen Sie die Aufträge nicht einzeln freizugeben, sondern können auch komfortabel mit einer Multi- Freigabe arbeiten (siehe Kapitel Multi-Freigabe). Hinweise zum BFS-Net.Banking 19
7.3 SEPA Lastschrift Wechseln Sie in den Menüpunkt Zahlungsverkehr / SEPA-Zahlungsverkehr / Lastschriften / Einzelaufträge. Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Neuaufnahme ] um eine neue Zahlung zu erfassen, oder auf [ Aus Vorlage ], um eine neue Zahlung basierend auf einer bestehenden Zahlungsvorlage zu erfassen. Die Erfassung der SEPA-Lastschrift ist bis auf einige Ausnahmen analog zur Erfassung der SEPA- Überweisung (Kap. 7.2). Als Voraussetzung muss in den SEPA-Auftraggeberdaten die Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegt sein. Wählen Sie in dem Auswahlfeld { Auftragsart } zwischen < Basislastschrift >, < Firmenlastschrift > und < CORE1-Lastschrift > aus. Erfassen Sie in dem Block ' Lastschriftinformationen ' die Felder { Mandatskennung } (=Mandatsreferenz), { Rhythmus } und { Datum der Unterschrift }. Bitte beachten Sie, dass bei Lastschriften, wegen der Vorlauftage, eine Abhängigkeit zwischen Ausführungs- und Fälligkeitsdatum besteht. 7.4 Sammelaufträge Schritt 1 Legen Sie die Grunddaten des Sammelauftrags fest. In den Modulen SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften ist neben der Einzelerfassung auch die Erfassung von Sammelaufträgen möglich. Zur Erfassung eines Überweisungs-Sammlers wählen Sie den Menüpunkt Zahlungsverkehr /SEPA-Zahlungsverkehr / Überweisungen / Sammelaufträge. Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Neuaufnahme ]. Hinweise zum BFS-Net.Banking 20
In dieser Maske erfassen Sie die allgemeinen, übergreifenden Daten des Sammelauftrags. Vergeben Sie in dem Feld { Bezeichnung } eine frei wählbare Bezeichnung des Sammlers. Erfassen Sie die Felder { Ausführung am }, { Fälligkeit } analog wie bei der SEPA-Einzelüberweisung. Wählen Sie den Auftraggeber ({ Name })über die Lupenfunktion aus. Bestätigen Sie mit [ OK ]. Nachdem Sie die Grunddaten des Sammelauftrags erfasst haben, welche für alle Zahlungen innerhalb des Sammlers Gültigkeit haben, können Sie jetzt Zahlungen in diesen Sammelauftrag aufnehmen. Schritt 2 Erfassen Sie die Zahlungen in den Sammelauftrag. Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Neuaufnahme ] um eine neue Zahlung zu erfassen, oder auf [ aus Vorlage ], um eine neue Zahlung basierend auf einer bestehenden Zahlungsvorlage zu erfassen. Erfassen Sie die Zahlung analog der SEPA-Einzelüberweisung (Kap. 7.2) und bestätigen Sie mit [ OK ]. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche [ Zurück ]. Wiederholen Sie die vorangehenden Punkte und erfassen Sie alle gewünschten Zahlungen in den Sammelauftrag. Hinweise zum BFS-Net.Banking 21
Schritt 3 Schließen Sie den Sammelauftrag ab und geben ihn frei. Nachdem Sie Ihre Zahlungen erfasst haben, schließen Sie die Bearbeitung des Sammelauftrags mit der Schaltfläche [ Abschließen ]. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [ OK ], um den Sammelauftrag mit einer TAN freizugeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit [ OK ]. 7.5 Wiederkehrende Zahlungen In den Modulen SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften ist neben der Einzel- und Sammlererfassung auch die Erfassung von wiederkehrenden Zahlungen möglich. Zur Erfassung einer wiederkehrenden Überweisung wählen Sie den Menüpunkt Zahlungsverkehr /SEPA- Zahlungsverkehr / Überweisungen / Wiederkehrende Zahlungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Neuaufnahme ]. Die Erfassung einer wiederkehrenden Zahlung ist weitestgehend analog zur Erfassung einer Einzelzahlung (Kap. 7.2). Hinweise zum BFS-Net.Banking 22
Sie müssen nur zusätzlich im Datenblock ' Ausführung ' die Datumsfelder { Erstmalig am } und { Letztmalig am }, sowie den { Rhythmus } pflegen. Prüfen Sie auch bei jeder Änderung einer wiederkehrenden Zahlung die Daten im Datenblock ' Ausführung '. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [ OK ] und geben Sie die wiederkehrende Zahlung mit einer TAN frei. Nach vollständiger Autorisierung wird die Zahlung zum angegebenen Rhythmus durchgeführt. Achtung: Wiederkehrende Zahlungen werden nur solange ausgeführt, wie der BFS- Net-Banking-Teilnehmer, der die Autorisierung vorgenommen hat, auf dem BFS- Bankrechner existiert. Sollte der Teilnehmer gelöscht worden sein (weil er den Verein/die Firma verlassen hat) müssen die Freigaben der wiederkehrenden Zahlung von einem anderen BFS-Net.Banking-Teilnehmer erneut vorgenommen werden. Bei der SEPA-Lastschrift ist eine Besonderheit zu beachten: Da es bei der wiederkehrenden Lastschrift kein Feld Fälligkeitsdatum (=Datum der Verbuchung) gibt, ist das Ausführungsdatum entsprechend dem Typ der Lastschrift und den dazugehörenden Vorlauftagen entsprechend früher einzustellen (z.b. bei der COR1-Lastschrift um 2 Tage früher). 7.6 Multi-Freigaben Multi-Freigaben beziehen sich ausschließlich auf im BFS-Net.Banking erfasste Einzel- oder Sammelaufträge, bzw. importierte Sammelaufträge, aber nicht auf hochgeladene, bzw. von einem externen Dienstleister eingereichte SEPA-XML-Dateien. Multi-Freigaben können an 2 Stellen durchgeführt werden: in dem jeweiligen Modul (z. B. Zahlungsverkehr / SEPA-Zahlungsverkehr / Überweisungen / Einzelaufträge ) im Menüpunkt Zahlungsverkehr / Aktueller Zahlungsstatus Multi-Freigaben sind immer dann gut zu nutzen, wenn man mehr als eine Zahlung durchführen will, und/oder wenn im 4-Augen-Prinzip (mit A-, oder B-Berechtigung) gearbeitet wird Als Beispiel erfassen Sie mehrere SEPA-Einzelüberweisungen, geben diese aber nicht mit einer TAN frei. Gehen Sie anschließend auf den Menüpunkt Zahlungsverkehr / SEPA-Zahlungsverkehr / Überweisungen / Einzelaufträge. Hinweise zum BFS-Net.Banking 23
Sie finden hier alle vorhandenen Aufträge zum Modul SEPA-Überweisungen/Einzelaufträge. Zum aktuellen Tag ausgeführte Aufträge werden mit dem Status ausgeführt angezeigt. Eine Übersicht zu durchgeführten Zahlungen steht Ihnen für die letzten 30 Tage in der Zahlungshistorie unter dem Menüpunkt Auswertung / Zahlungshistorie zur Verfügung. Der Datenblock ' Auswahlkriterien ' dient dazu, um bei großen Datenmengen die angezeigte Auswahl einzuschränken. In unserem Beispiel wird er nicht benötigt. Die erfassten 3 Zahlungen werden mit dem Status Ausstehende Freigaben angezeigt. Mit der Schaltfläche [ Alle auswählen ] können alle angezeigten Zahlungen für die Freigabe selektiert werden. Dies wird durch die aktivierte Checkbox ganz rechts angezeigt. aktiviert = Zahlung ist selektiert nicht aktiviert = Zahlung ist nicht selektiert Durch Anklicken einer Checkbox mit der Maus, kann die Auswahl einer Zahlung aufgehoben bzw. wieder gesetzt werden. Hinweise zum BFS-Net.Banking 24
Mit der Schaltfläche [ Auswahl signieren ] können die ausgewählten Zahlungen mit einer TAN freigegeben werden. Zuerst werden die ausgewählten Zahlungen nochmals angezeigt. Mit der Schaltfläche [ OK ] kommen Sie dann zur TAN-Eingabe. 7.7 Aktueller Zahlungsstatus Im Menüpunkt Zahlungsverkehr / Aktueller Zahlungsstatus finden Sie alle (modulübergreifend, also Überweisungen, Lastschriften, Eilzahlungen, wiederkehrende Zahlungen usw.) vorhandenen Aufträge, sowie alle Zahlungsvorlagen. Zum aktuellen Tag ausgeführte Aufträge werden mit dem Status ausgeführt angezeigt. Eine Übersicht zu durchgeführten Zahlungen steht Ihnen für die letzten 30 Tage in der Zahlungshistorie unter dem Menüpunkt Auswertung / Zahlungshistorie zur Verfügung. Der aktuelle Zahlungsstatus bezieht sich ausschließlich auf im BFS-Net.Banking erfasste Einzel- oder Sammelaufträge, bzw. importierte Sammelaufträge, aber nicht auf hochgeladene, bzw. von einem externen Dienstleister eingereichte SEPA-XML-Dateien. Über den Datenblock ' Auswahlkriterien ' können Sie die Anzeige der Datensätze einschränken, also z.b. nur alle SEPA-Lastschriften im Status ausstehende Freigabe-, oder nur alle Datensätze mit Aufraggeber-Konto 1234567. 7.8 Dateiversand Über den Menüpunkt Zahlungsverkehr /SEPA-Zahlungsverkehr / Dateiversand, bzw. Zahlungsverkehr /SEPA-Zahlungsverkehr / Dateiversand (ohne Detailprüfung) können SEPA-XML-Dateien, die z. B. in einer Finanzbuchhaltung, oder einem Lohn- und Gehaltsprogramm erstellt wurden, hochgeladen werden. Bei Dateien mit mehr als 100 Posten, sollte immer die Variante ohne Detailprüfung gewählt werden. Über die Schaltfläche [ Durchsuchen ] wählen Sie die gewünschte Datei aus. Nach der Bestätigung mit [ OK ] wird der Inhalt der Datei angezeigt: Hinweise zum BFS-Net.Banking 25
Sie können die Datei jetzt mit einer TAN freigeben. Bei der Variante ohne Detailprüfung werden keine Daten zur gewählten Datei angezeigt. Variante bei Freigabe im 4-Augen-Prinzip (A / B -Berechtigung) Überprüfen Sie den Status der Datei im Menüpunkt Fremddateien unterschreiben / Zahlungen / unterschriebene Aufträge : Hier sehen Sie die von Ihnen unterschriebenen Zahlungsaufträge. Der Status steht in unserem Beispiel auf <Fehlende Freigabe>, da die zweite Freigabe (4-Augen-Prinzip) von einem zweiten Berechtigten erfolgen muss. Der Teilnehmer, der die 2. Freigabe erteilen will, kann sich jetzt im BFS-Net.Banking anmelden. Menüpunkt Fremddateien unterschreiben / Zahlungen / offene Unterschriften Klicken Sie die Kunden-ID in der linken Spalte an, um zur TAN-Eingabe zu gelangen. Hinweise zum BFS-Net.Banking 26
Prüfen Sie die angezeigten Angaben (ggf. auch über die Schaltfläche [ Detailansicht ] ). Nach Bestätigung mit der Schaltfläche [ OK ] können Sie mit einer den TAN den Auftrag endgültig freigeben. 7.9 Autorisierung von Zahlungsdateien (Einreichung über Service-Rechenzentrum) Zur Autorisierung von Zahlungsdateien, die über ein Service-Rechenzentrum eingereicht wurden, wählen Sie den Menüpunkt Fremddateien unterschreiben / Zahlungen / offene Unterschriften. Der Eintrag 4U2SIGN in der linken Spalte weist darauf hin, dass die Datei über ein Service- Rechenzentrum eingereicht wurde. Die Autorisierung der Zahlungsdatei erfolgt weitgehend analog zum Kapitel 7.8. Klicken Sie auf den Eintrag 4U2SIGN. Hinweise zum BFS-Net.Banking 27
Prüfen Sie die angezeigten Angaben (ggf. auch über die Schaltfläche [ Detailansicht ]). Nach Bestätigung mit der Schaltfläche [ OK ] können Sie mit Eingabe einer TAN eine Freigabe für den Auftrag erteilen. In dem Fall, dass die Freigaben im 4-Augen-Prinzip erfolgen müssen, kann sich, nachdem die erste Freigabe erfolgt ist, ein anderer Teilnehmer im BFS-Net.Banking anmelden um die 2. Freigabe zu erteilen. Menüpunkt Fremddateien unterschreiben / Zahlungen / offene Unterschriften Klicken Sie auf den Eintrag 4U2SIGN in der linken Spalte. Prüfen Sie die angezeigten Angaben (ggf. auch über die Schaltfläche [ Detailansicht ]). Nach Bestätigung mit der Schaltfläche [ OK ] können Sie mit einer den TAN den Auftrag endgültig freigeben. Überprüfen Sie den Status der Datei im Menüpunkt Fremddateien unterschreiben / Zahlungen / unterschriebene Aufträge : Nach vollständiger Autorisierung steht der Auftragsstatus auf <Verarbeitet>. Hinweise zum BFS-Net.Banking 28
7.10 Zahlungshistorie In der Zahlungshistorie stehen die Transaktionen über einen Zeitraum von 30 Kalendertagen rückwirkend zur Ansicht. Zahlungen die über die verschiedenen Zahlungsmodule innerhalb des BFS-Net.Banking erfasst wurden, sind hier aufgeführt, nachdem die Anzahl der gültigen Freigaben erreicht wurde. Fremderstellte Dateien, die mittels Dateiuploads übertragen wurden, werden auch ohne vollständige Autorisierung angezeigt. Hinweise zum BFS-Net.Banking 29