Reisekostenreform 2014

Mandanten-Info Reisekostenreform 2014 E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 2

1. Einführung 2. Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern 2.1 Übersicht: Regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte 2.2 Wann und wo der Arbeitnehmer ab 2014 seine erste Tätigkeitsstätte hat 2.3 Ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers 3. Erstattung des Verpflegungsmehraufwands 4. Übernahme der Verpflegung durch den Arbeitgeber 5. Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten 6. Doppelte Haushaltsführung 6.1 Maximal abziehbare Unterkunftskosten bis zum 31.12.2013 6.2 Maximal abziehbare Unterkunftskosten ab dem 01.01.2014 E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 3

1. Einführung Das steuerliche Reisekostenrecht ist ab dem 01.01.2014 neu geregelt worden. Ziel der Reform ist neben einer Vereinfachung der Gesetzeslage, eine Steigerung der Rechtssicherheit und somit eine Entlastung aller Betroffenen herbeizuführen. Die steuerlich abziehbaren Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten setzen sich auch 2014 zusammen aus: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, für die ab dem 01.01.2014 neue zeitliche Regelungen gelten, Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Die Auswärtstätigkeit muss beruflich veranlasst sein. Das ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Die folgenden Darstellungen beziehen sich im Wesentlichen auf die Änderungen, die durch die Reisekostenreform 2014 eingetreten sind. Berücksichtigt ist auch das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 (IV C 5 S 2353/13/10004). 2. Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern Für die Abrechnung von Reisekosten ist es ab 2014 von Bedeutung, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Bei einer ersten Tätigkeitsstätte kann er die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte nur mit einem Betrag von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer in seiner Steuererklärung geltend machen (= Abzug der Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale). Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sind seine Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers als voll abziehbare Auswärtstätigkeiten (Geschäftsreisen) einzustufen und nicht als Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Es kommt also darauf an, wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat. Die nachfolgende Übersicht zeigt die Rechtslage bis zum 31.12.2013 auf und zeigt, was ab dem 01.01.2014 zu beachten ist: E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 4

2.1 Übersicht: Regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte Geltende Rechtslage bis 31.12.2013 Grundlage: BMF-Schreiben vom 15.12.2011 (Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte) Regelmäßige Arbeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines ausgegliederten Unternehmens, dem der Arbeitnehmer zugeordnet wurde (Outsourcing). Gesetzliche Neuregelung ab 01.01.2014 Grundlage: 9 Abs. 4 EStG (n. F.), BMF-Schreiben vom 30.09.2013 (Begriff der ersten Tätigkeitsstätte) Erste Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (Leiharbeit). Weitere Voraussetzung: Arbeitnehmer soll unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden. Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers erfolgt aufgrund von dienstrechtlichen/arbeitsvertraglichen Festlegungen. Fehlt eine derartige Festlegung, dann befindet sich die regelmäßige Arbeitsstätte in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, in der der Arbeitnehmer arbeitstäglich oder je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder mindestens 20 % seiner vereinbarten regel- Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen. Fehlt eine dienst- und arbeitsrechtliche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, ist die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche zwei volle Ar- E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 5

mäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognose). Wird im Einzelfall geltend gemacht, dass ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, beitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll (Prognose). Liegen die Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt oder der Wohnung am nächsten liegt, wenn die Bestimmung fehlt bzw. nicht eindeutig ist. Besonderheiten bei Bildungseinrichtungen Geltende Rechtslage bis 31.12.2013 Gesetzliche Neuegelung ab 01.01.2014 Eine Bildungseinrichtung, die zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, ist keine regelmäßige Arbeitsstätte (BFH-Urteil vom 09.02.2012, VI R 42/11). Eine erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitlichen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Praxistipp Ein Arbeitnehmer ist 2013 im Außendienst tätig und sucht einmal in der Woche den Betrieb seines Arbeitgebers auf, um dort seine Aufträge abzuwickeln. Obwohl der Arbeitnehmer als Außendienstmitarbeiter den Betrieb einmal in der Woche aufsucht, hat er dort keine regelmäßige Arbeitsstätte. Dieses vorteilhafte Ergebnis lässt sich auch für Zeiträume ab 2014 erreichen, indem der Arbeitgeber es vermeidet, durch dienst- und arbeitsrechtliche Festlegungen seine Betriebsstätte als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 6

2.2 Wann und wo der Arbeitnehmer ab 2014 seine erste Tätigkeitsstätte hat Arbeitnehmer können nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Das gilt ab 2014 (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) auch für die erste Tätigkeitsstätte. Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Das heißt, dass die Fahrten des Arbeitnehmers zum Betrieb seines Arbeitgebers als Auswärtstätigkeit zu behandeln sind, wenn der Arbeitnehmer dort keine erste Tätigkeitsstätte hat. Ob und wo der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat, ist in mehreren Stufen zu prüfen. Dabei ist zwingend die folgende Reihenfolge einzuhalten: 1. Der Arbeitgeber hat die erste Tätigkeitsstätte festgelegt. 2. Ohne Festlegung bzw. ohne eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber sind die gesetzlich vorgegebenen Merkmale entscheidend. Erster Schritt: Arbeitgeber legt die erste Tätigkeitsstätte fest Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer arbeits- oder dienstrechtlich einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft zu, befindet sich dort seine erste Tätigkeitsstätte. Voraussetzung ist, dass es sich hierbei um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handelt. Es liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, wenn die Zuordnung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. zur Führung der Personalakten) erfolgt. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt allerdings vor, wenn die Zuordnung sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers bezieht. Auf die Qualität der Tätigkeit (also auch auf den Umfang der Tätigkeit) kommt es nicht an. Von einer dauerhaften Zuordnung durch den Arbeitgeber ist insbesondere dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer bestimmten Tätigkeitsstätte tätig werden soll. Hat der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers festgelegt, dann ist dies auch für das Finanzamt verbindlich. Ist eine Festlegung erfolgt, sind die weiteren Prüfkriterien ohne Bedeutung. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 7

Beispiel: Ein Arbeitgeber weist seine Betriebsstätte in den Arbeitsverträgen mit seinen Arbeitnehmern immer als erste Tätigkeitsstätte (Haupttätigkeitsstätte bzw. Stammdienststelle) aus. Diese Zuordnung nimmt er auch bei seinen Außendienstmitarbeitern (Handelsvertretern) vor. Konsequenz: Die Betriebsstätte des Arbeitgebers ist als erste Tätigkeitsstätte zu behandeln, auch wenn der Handelsvertreter die Betriebsstätte nur zur Abwicklung der Aufträge aufsucht. Konsequenz ist, dass alle Fahrten des Handelsvertreters von der Wohnung zur Betriebsstätte und von der Betriebsstätte zur Wohnung als Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte einzustufen sind, für die nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann. Es gibt Situationen, in denen es nicht sinnvoll ist, eine Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Das gilt vor allem dann, wenn die Arbeitnehmer nahezu ausschließlich im Außendienst tätig sind. Ohne erste Tätigkeitsstätte handelt es sich bei den Fahrten der Handelsvertreter zur Betriebsstätte um auswärtige Tätigkeiten, bei denen die Fahrtkosten voll abziehbar sind. Zweiter Schritt: Gesetzlich vorgegebene Prüfungsmerkmale Hat der Arbeitgeber keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt oder ist sie nicht eindeutig, hängt es von der Arbeitszeit ab, die der Arbeitnehmer an der jeweiligen Tätigkeitsstätte verbringt. Der Arbeitnehmer hat seine erste Tätigkeitsstätte dort, wo er entweder typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Liegen diese Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, kann der Arbeitgeber bestimmen, wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet. Hat der Arbeitgeber keine Bestimmung getroffen oder ist diese nicht eindeutig, gilt die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 8

Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte Lfd. Nr. Reihenfolge der Prüfung ja nein Auswirkung 1. Arbeitnehmer wird typischerweise arbeitstäglich an einem Ort tätig 2. Der Arbeitnehmer ist mindestens zwei volle Arbeitstage je Woche an einer Tätigkeitsstätte 3. Arbeitnehmer verbringt mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit an einer Tätigkeitsstätte 4. Voraussetzungen sind bei mehreren Tätigkeitsstätten erfüllt: Falls ja, ist dieser die erste Tätigkeitsstätte und die Prüfung ist beendet Falls ja, ist diese die erste Tätigkeitsstätte und die Prüfung ist beendet (sofern 4. nicht vorliegt) Falls ja, ist diese die erste Tätigkeitsstätte und die Prüfung ist beendet (sofern 4. nicht vorliegt) Falls ja, kommt es auf Nr. 5 und 6 an 5. Zuordnung durch Arbeitgeber Falls ja, ist dies die erste Tätigkeitsstätte und die Prüfung ist beendet 6. keine Zuordnung durch Arbeitgeber bzw. Zuordnung nicht eindeutig Tätigkeitsort, der der Wohnung am nächsten liegt Beispiel: Tätigkeit in mehreren Filialen Ein Arbeitnehmer wohnt in Bonn und ist zuständig für 2 Filialen seines Arbeitgebers in Köln und Düsseldorf. Er hält sich wöchentlich regelmäßig an 3 Tagen in Düsseldorf auf und an 2 Tagen in Köln. Die Entfernung von der Wohnung zur Filiale in Düsseldorf beträgt 108 km und die Entfernung zur Filiale in Köln 54 km. Der Arbeitgeber hat keine Aussagen dazu getroffen, welche Filiale die erste Tätigkeitsstätte sein soll. Lösung: Die Voraussetzungen, um von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgehen zu können, liegen bei beiden Filialen vor. Der Arbeitnehmer hält sich sowohl in Düsseldorf als auch in Köln regelmäßig an (mindestens) 2 vollen Arbeitstagen auf. Da der Arbeitgeber keine Zuordnung vorgenommen hat, ist die Filiale in Köln die erste Tätigkeitsstätte, weil sie am nächsten zur Wohnung des Arbeitnehmers liegt. Dass der Arbeitnehmer regelmäßig 2 Tage in Köln und 3 Tage in Düsseldorf verbringt, spielt keine Rolle. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 9

Konsequenz: Der Arbeitnehmer kann für die beiden wöchentlichen Fahrten nach Köln nur die Entfernungspauschale geltend machen. Eine steuerfreie Erstattung der Fahrten ist nicht möglich. Bei den 3 Fahrten nach Düsseldorf handelt es sich um Auswärtstätigkeiten. Die hierfür tatsächlich angefallenen Aufwendungen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. 2.3 Ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Eine erste Tätigkeitsstätte hat der Arbeitnehmer nur in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Übt der Arbeitnehmer seine Tätigkeit nicht an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers aus, z. B. auf einer Baustelle oder in einem Fahrzeug (Bus, Flugzeug oder Schiff), dann wird er auswärts tätig. Der Arbeitgeber kann ihm die Reisekosten lohnsteuerfrei erstatten. Besonderheiten bestehen ab 2014 bei Fahrten zu einem Sammelpunkt bzw. zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. Vielfach hat der Arbeitgeber ein Interesse daran, dass seine Arbeitnehmer gleichzeitig am Beschäftigungsort, z. B. an einer Baustelle, erscheinen. Es kann daher im Interesse des Arbeitgebers liegen, die Arbeitnehmer von einem Treffpunkt (Sammelpunkt) zur jeweiligen Baustelle zu transportieren. In diesem Zusammenhang sind folgende Varianten denkbar: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Betriebsstätte seines Arbeitgebers aufzusuchen und wird von dort zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Baustelle transportiert. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer ausdrücklich seiner Betriebsstätte zugeordnet, sodass diese zur ersten Tätigkeitsstätte wird. Wegen der Anordnung des Arbeitgebers sind die Fahrten des Arbeitnehmers zur Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale anzusetzen, auch wenn der Arbeitnehmer nur weitertransportiert wird und dort keine Tätigkeit ausübt. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich arbeitstäglich an einem bestimmten Treffpunkt einzufinden, der den Begriff einer Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Es handelt sich um Fahrten im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit. Aber! Gemäß 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG n. F. darf für die Fahrten zur Sammelstelle nur die Entfernungspauschale beansprucht werden. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet (z. B. Forstrevier, Zustellbezirk) erfüllt zwar nicht die Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte. Nach 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG n. F. ist dennoch (obwohl es sich um eine auswärtige Tätigkeit handelt) die Entfernungspauschale anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der Weisungen seines Arbeitgebers typischerweise arbeitstäglich in einem weitläufigen Arbeitsgebiet tätig wird. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet von verschiedenen Zugängen aus betreten bzw. befahren, ist die Entfernungspauschale nur für die Fahrten von der Wohnung bis zum nächstgelegenen Zugang zu berechnen. Für die Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets und für die Fahrten zum weiter entfernten Zugang können die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden (ggf. pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer). E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 10

3. Erstattung des Verpflegungsmehraufwands Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können auch 2014 nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet werden. Verpflegungspauschalen bis 31.12.2013: Abwesenheit Pauschale 8 bis 14 Stunden 6 Euro 14 bis 24 Stunden 12 Euro 24 Stunden 24 Euro Verpflegungspauschalen ab 01.01.2014 Abwesenheit Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden Pauschale 0 Euro 12 Euro 24 Stunden 24 Euro Bei mehrtägigen Reisen: für den Anreisetag (ohne Mindestabwesenheitszeit) 12 Euro Abreisetag (ohne Mindestabwesenheitszeit) 12 Euro Ausnahmeregelung bis zum 31.12.2013: Eine Tätigkeit, die nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr am nachfolgenden Tag beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen ( 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Beispiel: Praxisfall für 2013 Der Arbeitnehmer beginnt seine Geschäftsreise am 16.04.2013 um 17.00 Uhr und kehrt am 17.04.2013 um 2.00 Uhr (nachts) in seine Wohnung zurück. Der Arbeitnehmer kann sich von seinem Arbeitgeber einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand von 6 Euro erstatten lassen. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 11

Ausnahmeregelung ab dem 01.01.2014: Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tage ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet ( 9 Abs. 4a EStG n. F.). Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war. Beispiel: Praxisfall ab 2014 Der Arbeitnehmer beginnt seine Geschäftsreise am 16.04.2014 um 16.00 Uhr und kehrt am 17.04.2014 um 2.00 Uhr (nachts) in seine Wohnung zurück. Der Arbeitnehmer kann sich für den 16.04.2014 von seinem Arbeitgeber einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro erstatten lassen. Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitgeber einen Verpflegungspauschbetrag erstatten kann, hängt dann von der Summe der Abwesenheitszeiten ab. Verpflegungsmehraufwendungen für dieselbe Auswärtstätigkeit an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur für die ersten 3 Monate steuerfrei gewährt werden. Eine Tätigkeit wird auch dann an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte durchgeführt, wenn sie nach einer kurzen Unterbrechung mit demselben Inhalt, am selben Ort fortgesetzt wird. Erst wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen dauert, beginnt die 3-Monatsfrist neu. Bis 31.12.2013 gilt: Urlaub oder Krankheit wirken sich bei der Unterbrechung derselben auswärtigen Tätigkeit nicht auf den Ablauf der 3-Monatsfrist aus. Ab dem 01.01.2014 gilt: Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die 3-Monatsfrist neu. Der Grund für die Unterbrechung spielt keine Rolle, sodass auch nach 4 Wochen Urlaub und/oder Krankheit die 3-Monatsfrist wieder neu beginnt. 4. Übernahme der Verpflegung durch den Arbeitgeber Im Zusammenhang mit den Reisekosten ist auch die Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten (einschl. Getränke) durch den Arbeitgeber neu geregelt worden. Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) dem Arbeitnehmer während einer auswärtigen Tätigkeit eine kostenlose Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2014: 1,63 Euro pro Frühstück, 3,00 Euro pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro (brutto) nicht übersteigt. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 12

Aber: Ab dem 01.01.2014 unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist, eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % einer vollen Verpflegungspauschale). Die Kürzung ist in der Höhe ausgeschlossen, in welcher der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit gezahlt hat. Beispiel: Kürzung der Verpflegungspauschale Ein Arbeitnehmer unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die beiden Übernachtungen jeweils inklusive Frühstück. Für den Zwischentag hat der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer das Mittag- und Abendessen gebucht und auch bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält keine weiteren Erstattungen von seinem Arbeitgeber. Der Wert der Mahlzeiten, die der Arbeitgeber übernommen hat, wird nicht als Arbeitslohn versteuert. Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen bzw. steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen: Verpflegungspauschalen für den Betrag Ergebnis Anreisetag - 12,00 Euro Zwischentag 24,00 Euro - Kürzung für Frühstück 4,80 Euro - Kürzung für Mittagessen 9,60 Euro - Kürzung für Abendessen 9,60 Euro 0,00 Euro Abreisetag 12,00 Euro - Kürzung für Frühstück 4,80 Euro 7,20 Euro als Werbungskosten abziehbar sind (kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden) 19,20 Euro E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 13

Wichtig: Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, ohne dass der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat, muss er den geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern. 5. Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer auch ab 2014 Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten (z. B. Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen), die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, steuerfrei erstatten. Es besteht ebenso die Möglichkeit des Werbungskostenabzugs. Es ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft, wie z. B. die Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft. Daneben muss noch eine andere Wohnung bestehen, an der der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird ab dem 01.01.2014 der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 Euro pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert. Die Gründe für die Unterbrechung sind unbeachtlich. Bei der Berechnung der 48-Monatsfrist sind auch Zeiträume vor dem 01.01.2014 einzubeziehen. Hat die Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte z. B. am 01.04.2010 begonnen, dann endet die Frist von 48 Monaten bereits am 31.03.2014. Ab dem 01.04.2014 gilt dann die Höchstgrenze von 1.000 Euro pro Monat. 6. Doppelte Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung wird steuerlich anerkannt, wenn sie betrieblich bzw. beruflich veranlasst ist. Die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung liegt in der Regel immer vor, wenn neben einer Hauptwohnung eine Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte vorhanden ist. Die doppelte Haushaltsführung kann zeitlich unbegrenzt fortgeführt werden. Verpflegungsmehraufwendungen werden jedoch nur für die ersten 3 Monate anerkannt. Im Übrigen kann je Entfernungskilometer eine Pauschale von 0,30 Euro pro Woche für eine Familienheimfahrt geltend gemacht werden. 6.1 Maximal abziehbare Unterkunftskosten bis zum 31.12.2013 Bis zum 31.12.2013 gilt die BFH-Rechtsprechung, die von der Finanzverwaltung übernommen wurde. Dieser Rechtsprechung folgend darf maximal die durchschnittliche Miete einer 60 qm-wohnung am Beschäftigungsort angesetzt werden. Alle Aufwendungen, die darüber liegen, sind nicht notwendig und somit steuerlich nicht abziehbar. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 14

6.2 Maximal abziehbare Unterkunftskosten ab dem 01.01.2014 Ab dem 01.01.2014 können die tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Nutzung der Unterkunft als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abzogen bzw. vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden, jedoch höchstens 1.000 Euro im Monat ( 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG n. F.). Ab 2014 ist es nicht mehr erforderlich, die durchschnittliche Miete am Beschäftigungsort zu ermitteln. Ebenso spielt es keine Rolle mehr, wie groß die Wohnung ist. Auf die Zahl der Wohnungsbenutzer (Angehörige) kommt es ebenfalls nicht an. Bei dem Höchstbetrag von monatlich 1.000 Euro sind alle tatsächlichen Aufwendungen einzubeziehen, wie z. B. Miete, Betriebskosten, Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitwohnung/-unterkunft, Abschreibungen für notwendige Einrichtungsgegenstände ohne Arbeitsmittel, Zweitwohnungssteuer, Rundfunkbeitrag, Miet- und Pachtgebühren für Kfz-Stellplätze, Aufwendungen für Sondernutzungen (z. B. Gartennutzung). Die separate Miete einer Garage bzw. eines Stellplatzes ist in den Höchstbetrag einzubeziehen. Die Kosten für eine möblierte Wohnung sind bis zum Höchstbetrag von 1.000 Euro berücksichtigungsfähig. Die zeitliche (monatliche) Zuordnung richtet sich grundsätzlich nach dem Zeitpunkt der Zahlung. Das gilt auch für den Abzug von Abschlagszahlungen für Nebenkosten und für die Nebenkostenabrechnung. Beispiel: Für die Zeit vom 01.01. bis 30.06.2014 zahlt der Arbeitnehmer für seine Unterkunft am Beschäftigungsort pro Monat eine Miete von 990 Euro einschließlich sämtlicher Nebenkosten. Ab dem 01.07.2014 erhöht sich die Miete um 20 Euro auf 1.010 Euro. Der Arbeitnehmer kann für die Zeit vom 01.01. bis. 30.06.2014 die monatliche Miete von 990 Euro in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen bzw. diese vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen. Ab dem 01.07.2014 ist der Abzug auf den Höchstbetrag von 1.000 Euro pro Monat beschränkt. Es ist allerdings möglich, die übersteigenden Aufwendungen mit dem nicht aufgebrauchten Höchstbetrag der Monate Januar bis Juni zu verrechnen. Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen, die im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten abziehbar sind, steuerfrei erstatten. Der Arbeitgeber darf unterstellen, dass Arbeitnehmer mit der Steuerklasse III, IV oder V einen eigenen Hausstand haben, an dem sie sich auch finanziell beteiligen. Bei Arbeitnehmern mit einer anderen Steuerklasse muss der Arbeitgeber sich von seinem Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen, dass er neben einer Zweitwohnung am Beschäftigungsort eine weiter entfernt liegende Hauptwohnung hat und dort einen eigenen Hausstand unterhält, an dem er sich auch finanziell beteiligt. E-Mail: sprenger@stb-sprenger.de, www.stb-sprenger.de 15