EXCEL-Einstieg 1 Aufbau der Arbeitsmappe EXCEL ist die Tabellenkalkulation in der Office-Suite der Firma MicroSoft. Es ist ein Anwenderprogramm (Applikation,.exe-Datei), mit dem Anwendungen in Arbeitsmappen erstellt werden. Eine Arbeitsmappe wird im Dateiformat dateiname.xlsx gespeichert. Andere Formate sind möglich. Beim Speichern wird immer die komplette Arbeitsmappe gespeichert. Nach dem Start des Programms kann der Bildschirm die dargestellte Ansicht, hier mit der Registerkarte Start, zeigen: Standardmäßig werden drei Tabellenblätter angelegt, zwischen denen über die Register-Tabs (unten) umgeschaltet werden kann. Erweiterungen sind möglich. Auch Diagramme sind als Tabellenblatt möglich. Der Arbeitsbereich besteht aus Zellen, die in Spalten (Buchstabe) und Zeilen (Ziffern) angeordnet sind. So ist jede Zelle eindeutig über die Angabe von Spalte und Zeile adressierbar (z.b. B12). Die Einträge in einer Zelle können verschiedene Bedeutung haben, was an den verwendeten Zeichen unterschieden wird: Zahl beginnt mit Ziffer, Dezimal-Trennzeichen oder Vorzeichen Text (Zeichenkette, String) beginnt mit Buchstabe oder Sonderzeichen Formel beginnt mit Gleichheitszeichen Matrixfunktion besteht aus einer Formel, die in geschweiften Klammern eingeschlossen ist Bei jedem Eintrag in eine Zelle wird mit der Übernahme (Enter-Taste oder Zellenwechsel oder Funktionstaste F9) das gesamte Tabellenblatt neu berechnet. 2 Rechenformeln Zahlen werden mit 15 signifikanten Stellen verarbeitet, auch wenn weniger Stellen angezeigt werden. Das Dezimaltrennzeichen ist das Komma. Ein eigenes Tausender-Trennzeichen ist standardmäßig nicht eingestellt. Wird ein Punkt dafür eingegeben, bleibt er auch in der Darstellung erhalten. Zahlen in Zehnerpotenz-Schreibweise enthalten für mal zehn hoch ein E (auch e ist möglich, der Exponent muss nicht geklammert werden). Beispiele: 3E4, -2,84E+2 0,45e-3-738E-12 Excel-einstieg.docx W. Müller htttp://www.ces.karlsruhe.de/culm Seite 1
Die Standardoperationen sind +, -, *, / und ^ (hoch). Es gilt Punkt vor Strich. Die Quadratwurzel kann mit =WURZEL(...) berechnet werden. Die Zahl Pi erhält man mit =PI() ohne ein Zeichen in der Klammer. Mathematische Funktionen lassen sich über das Registerblatt Formeln aufrufen. Über fx Funktionen einfügen wird die Eingabe unterstützt. Nach der Eingabe einer Formel sieht man in der Zelle das Rechenergebnis, während in der Editierzeile noch die Formel zu sehen ist. Numerische Berechnungen können nur mit reinen Zahlen ausgeführt werden. Maßeinheiten können nicht verrechnet werden. Sie müssen in der Formel mit entsprechenden Faktoren berücksichtigt werden. Die Maßeinheit sollte immer in der Zelle rechts neben der Zahl als Text stehen. Sinnvoll ist auch das Formelzeichen mit =-Zeichen links von der Zahl. Wird in einer Berechnungsformel statt einer Zahl die Adresse einer Zelle eingesetzt, erfolgt die Berechnung mit dem Inhalt der adressierten Zelle. Da bei jeder Eingabe eine Neuberechnung erfolgt, lassen sich so Szenarien mit verschiedenen Ausgangswerten berechnen, ohne eine Formel ändern zu müssen. 3 Berechnungen in Tabellen 3.1 Markieren Beim Anklicken einer Zelle oder Überstreichen eines rechteckigen Bereichs werden die Zellen blau eingefärbt, wobei die zuerst markierte Zelle weiß bleibt. Der Bereich erhält einen schwarzen Rand mit einer kleinen Markierung an der unteren linken Ecke. Mit Rand und Ecke sind Editierfunktionen verknüpft. Im Namensfeld (links über der Spaltenbeschriftung) wird bei gedrückter Maustaste die Größe des Bereichs, sonst die Adresse der zuerst markierten Zelle angezeigt. 3.2 Automatisch ausfüllen Fasst man einen Bereich am Rand mit dem Cursor an, wird dieser zum gekreuzten Pfeil und der Bereich kann an eine beliebige Stelle verschoben werden. Excel-einstieg.docx W. Müller htttp://www.ces.karlsruhe.de/culm Seite 2
Fasst man eine Zelle an der Markierung mit dem Cursor an, wird dieser zu einem kleinen Kreuz und der Inhalt der Zelle (Zahl, Text, Formel) wird beim Ziehen kopiert. Eine im Text enthaltene Nummerierung wird dabei weiter geführt. Eine arithmetische Reihe (konstanter Abstand der Werte) lässt sich durch den Eintrag der ersten beiden Werte in benachbarte Zellen erreichen. Fasst man diesen Bereich an der Markierung mit dem Cursor an, wird dieser zu einem kleinen Kreuz und die begonnene Reihe wird beim Ziehen als arithmetische Reihe weiter geführt. Ist eine Spalte bereits ausgefüllt, kann in der Nachbarspalte das Kopieren oder Ausfüllen durch einen Doppelklick auf die Markierung erfolgen. Es wird auf die Länge der Nachbarspalte erweitert. 3.3 Springen in Tabellen Besonders bei langen Tabellen sind gezielte Sprünge oder Markierungen hilfreich. Beim Doppelklick auf dem Rand der aktiven Zelle springt die aktive Zelle an das entsprechende Ende des ausgefüllten Tabellenbereichs. Beim Doppelklick auf dem Rand der aktiven Zelle und gedrückter Strg-Taste werden die Zellen bis zum entsprechende Ende des ausgefüllten Tabellenbereichs markiert. 3.4 Relative Adressierung Beim Kopieren von Formeln werden die Adressen von Zellen an den neuen Ort so angepasst, dass die Abstände erhalten bleiben. Eine Formel =A2+3 in der Zelle B5 bedeutet hier, den Wert in der Zelle zu nehmen, die in der Spalte links daneben und drei Zeilen darüber steht und die Zahl 3 dazu zu zählen. Diese Art der Adressierung ist beim Kopieren angebracht, wenn die Bezugswerte einer Formel in benachbarten Zellen eines Tabellenbereichs stehen. 3.5 Absolute Adressierung Zum Festhalten einer Adresse beim Kopieren wird das $-Zeichen verwendet. Wahlweise können die Spalte (z.b. $B5), die Zeile (z.b. B$5) oder beide (z.b. $B$5) festgehalten werden. Diese Art der Adressierung ist beim Kopieren angebracht, wenn die Bezugswerte einer Formel fest stehen. In den allermeisten Fällen kommt man mit folgender Regel weiter: Adressen innerhalb des Tabellenbereichs werden relativ (ohne $-Zeichen) adressiert. Adressen außerhalb des Tabellenbereichs werden absolut (mit $-Zeichen) adressiert. Gemischte Adressierungen sind äußerst selten. Mit F4 kann zwischen den Adressierungsarten umgeschaltet werden. Der Cursor kann dabei vor, in oder hinter der Zelladresse stehen. 3.6 Festlegung von Bereichsnamen Ein Bereich (oder auch eine einzelne Zelle) kann mit einem Namen bezeichnet werden, über den der Bereich dann angesprochen werden kann. Dazu wird der Name (er darf nicht mit einer Zelladresse überein stimmen) ins Namensfeld eingetragen und (wichtig!) mit der Enter-Taste bestätigt. Im Registerblatt Formeln befindet sich der Namensmanager, in dem sich Namen definieren, ändern und löschen lassen. Der Zugriff ist auch über das Kontext-Menue möglich. Excel-einstieg.docx W. Müller htttp://www.ces.karlsruhe.de/culm Seite 3
4 Gestaltung des Tabellenblattes EXCEL-Einstieg 4.1 Größe von Zeilen und Spalten Zeilen und Spalten können mit dem Cursor über die Trennlinien vergrößert oder verkleinert werden. Werden mehrere Spalten über den Spaltenkopf markiert, wird die Breite aller Spalten gleichmäßig verändert. Gleiches gilt für die Zeilen. Im Registerblatt Start, im Abschnitt Zellen lässt sich das Registerblatt Format öffnen, über das weitere Formatierungen möglich sind. 4.2 Schriftgestaltung Im Registerblatt Start findet man die Werkzeuge zur Textgestaltung. Der kleine Pfeil an der unteren rechten Ecke öffnet die Registerkarte Zellen formatieren. 4.3 Symbole Über das Registerblatt Einfügen lassen sich Sonderzeichen (Symbol) einfügen. 4.4 Zahl-Darstellungen Zahlen werden intern in Exponentialdarstellung verarbeitet, deren Auflösung eine 15-stellige Dezimaldarstellung ergibt. Änderungen der Zahldarstellung verändern nicht die interne Auflösung. Das Zahlenformat wird z.b. über das Kontext-Menue geändert. Im Zahlenformat Zahl wird eine feste Anzahl von Dezimalstellen festgelegt. Im Zahlenformat Wissenschaft wird eine feste Anzahl von Dezimalstellen für die Mantisse festgelegt. Der Exponent ist (ganzzahlig) zweistellig. Das %-Zeichen dividiert die dargestellte Zahl durch 100 (z.b. 17 wird als 1700,00%) angezeigt). 4.5 Kommentare Kommentare zu einer Zelle lassen sich über das Kontext-Menue einfügen. Die Zelle zeigt dann ein kleines rotes Dreieck. Beim Berühren mit dem Cursor erscheint der Kommentar. 4.6 Zellenformate Auf der Registerkarte Start lassen sich Eigenschaften des Zellformats einstellen. Beim Zeilenumbruch werden längere Textinhalte dann in mehreren Zeilen dargestellt. Ebenso kann dort die Textausrichtung (oben-mitte-unten bzw. linksbündig-zentriert-rechtsbündig) eingestellt werden. Bei der Beschriftung von Tabellenspalten kann eine Schrägstellung der Schrift hilfreich sein. Zellen lassen sich mit Hintergrundfarbe und Rahmen versehen. Im Registerblatt Start findet man das Werkzeug (Pinsel) zur Übertragung des Zellenformats. Excel-einstieg.docx W. Müller htttp://www.ces.karlsruhe.de/culm Seite 4
5 Tipps zu EXCEL 5.1 Hilfe benutzen Mit dem Fragezeichen an der rechten oberen Ecke des Programmfensters oder mit F1 gelangt man zur im Programm eingebauten Hilfe. Die hier aufgeführten Tipps stellen nur meine persönliche Auswahl dar. 5.2 Einstellungen Über die Registerkarte Datei unter Optionen lassen sich generelle Einstellungen vornehmen: Das automatische Speicher lässt sich an- und abschalten. Die automatische Neuberechnung lässt sich auch ausschalten. Mit F9 lässt sich eine Neuberechnung des Tabellenblattes erzwingen. Wenn in einer Formel das Argument auf eine leere Zelle verweist, wird mit dem Wert 0 gerechnet. Für diesen Fall kann eine Fehlermeldung erzeugt werden. 5.3 In der Tabelle Beim Überstreichen eines Bereichs mit gedrückter linker Maustaste (Cursor=Kreuz) wird dieser markiert. Beim Ziehen am Rand eines Bereichs mit gedrückter linker Maustaste (Cursor= Pfeil) wird dieser verschoben. Beim Ziehen an der unteren, rechten Ecke einer Zelle mit gedrückter linker Maustaste (Cursor=doppeltes Kreuz) wird die Zelle kopiert. Beim Ziehen an der unteren, rechten Ecke eines Bereichs von zwei Zellen mit gedrückter linker Maustaste (Cursor= doppeltes Kreuz) wird eine fortlaufende Tabelle erzeugt. Mit einem Doppelklick oder F2 gelangt man in den Editiermodus einer Zelle. Mit F4 lässt sich in einer Formel der Zellbezug zwischen absoluter und relativer Adressierung umschalten. Der Cursor muss dazu vor, zwischen oder nach den Zeichen der Adresse stehen. Bei gedrückter <Strg>-Taste in Verbindung mit den Pfeil-Tasten springt der Cursor waagrecht zum nächsten Eintrag und senkrecht zu Anfang bzw. Ende einer Tabelle. Bei gedrückter <Strg>-Taste lassen sich Bereiche markieren, die in der Tabelle nicht zusammenhängen. Mit <Strg><#> wird die Anzeige der Zelleninhalte zwischen Wert und Formel umgeschaltet. 5.4 Diagramme Alle Diagramme sollten zuerst mit dem Diagrammtyp Punkt-xy erstellt werden. Alle anderen Diagramme setzen gleiche Abstände auf der x-achse voraus (äquidistante Teilung). Andernfalls kann es zu völlig verkehrten Darstellungen kommen, Ausgleichsfunktionen werden zwar berechnet, sind aber falsch (ohne Fehlermeldung). Fehlen in einer Tabelle einige Werte (x-werte, y-werte, beide), wird die zugehörige Diagrammlinie an diesen Stellen unterbrochen. Eine Interpolation (Verbindung) oder ein Ersatz durch Nullen kann eingestellt werden über das Kontext-Menue Datenquelle ausgeblendete und leere Zellen. Excel-einstieg.docx W. Müller htttp://www.ces.karlsruhe.de/culm Seite 5
5.5 Mathematik und Logik Die Zahl Pi=3.141528... erhält man über die mathematische Funktion =pi(). Die Klammern dürfen nicht weggelassen werden und enthalten kein Zeichen. Eine Zufallszahl zwischen 0 und 1 erhält man mit der mathematischen Funktion =ZUFALLSZAHL(). Die Augenzahl eines Würfels lässt sich simulieren mit =GANZZAHL(6*ZUFALLSZAHL()+1) Normalverteilte Zufallszahlen mit dem Mittelwert xm und der Standardabweichung s erhält man mit der Funktion =NORMINV(ZUFALLSZAHL(); xm;s) Logische Verknüpfungen haben die Form =UND(A5;A6). Sie liefern die Wahrheitswerte WAHR bzw. FALSCH. Zur Verfügung stehen die Funktionen UND, ODER und NICHT. Wenn in einer Formel das Argument auf eine leere Zelle verweist, wird mit dem Wert 0 gerechnet. Eine andere Möglichkeit bietet der Befehl =WENN(ISTLEER(A1);"";A2*A3), wobei hier A2*A3 als Beispielformel steht. Eine Entscheidung wird mit der WENN-Funktion getroffen. In der Klammer der Funktion sind durch Strichpunkt getrennt: Bedingung; Aktion bei WAHR; Aktion bei FALSCH. Beispiel für die Begrenzung von Werten: =WENN(B5>10;B5;10) Eine bedingte Summierung über einen Bereich erhält man mit der Funktion =SUMMEWENN(bereich;bedingung) Beispiel für feste Auswahl: =SUMMEWENN(A5:A19;">10 ) Beispiel für variable Auswahl mit Grenze in A2: =SUMMEWENN(A5:A19;">"&A2) 5.6 Sonstiges In einer Formel lässt sich ein Kommentar unterbringen mit =Formel+N("Mein Kommentar") Beispiel: =STABW(1;2;3)+N("kommentar") Der SOLVER ist nicht standardmäßig installiert, sondern wird hinzugefügt durch: Datei Optionen Add-Inns - Solver Der Visual Basic Editor ist nicht standardmäßig installiert, sondern wird hinzugefügt durch: Datei Optionen Menueband anpassen Entwicklertools Über die Registerkarte Überprüfen erhält man die Schutzfunktionen: Das Tabellenblatt oder die ganze Arbeitsmappe lassen sich mit oder ohne Kennwort schützen. Einzelne Zellen oder Bereiche vom Schutz ausnehmen o Zelle oder Bereich markieren o Zelle formatieren - Ausgeblendet o Blatt schützen Für verschiebbare Kommentare kann das Textfeld verwendet werden, das über die Registerkarte Einfügen erreichbar ist. Excel-einstieg.docx W. Müller htttp://www.ces.karlsruhe.de/culm Seite 6