ARCO SQL T5 - Business Intelligence Um die ARCO Business Intelligence Funktionen nutzen zu können, werden diese unter MS Excel eingerichtet. Es handelt sich um strukturierte Auswertungen bezüglich Umsätzen, Offertvolumen, Verträgen usw. Vorbereitung Datenquelle 1. ODBC Datenquelle einrichten für den gewünschten Server und die gewünschte Datenbank (Start - Systemsteuerung - Verwaltung - ODBC) 2. MS Excel - Menu Daten - Externe Daten importieren - Neue Abfrage erstellen 3. ODBC Datenquelle markieren und mit [OK] bestätigen BI Thema Umsätze 4. Die View SQLT5_vPositionszahlen markieren und mit [>] als Spalten in die Abfrage übernehmen. Sollte die View nicht sichtbar sein, sind Views aus der Anzeige ausgeschlossen worden (Kontrollieren im Dialog [Optionen]). [Weiter] 5. Die Dialoge Daten filtern und Sortierreihenfolge mit [Weiter] ohne Angaben übergehen. 6. Im Dialog Fertig stellen die Wahl OLAP-Cube treffen.
7. Den ersten Dialog des OLAP-Cube Assistenten überspringen mit [Weiter]. 8. Schritt 1 von 3 - Auswertungsfelder bestimmen. Damit wird entschieden, welche Felder die gewünschten Umsatz-Zahlen liefern sollen. Nur die beiden Quellenfelder Betrag_FW und Betrag_LW markieren und den Datenfeldnamen gleich setzen. Falls Sie ohne Fremdwährungen arbeiten, genügt auch Betrag_LW. [Weiter]
9. Schritt 2 von 3 - Dimensionen bestimmen. Damit wird bestimmt, welche Felder zur Unterteilung/Strukturierung der Umsatz-Zahlen herangezogen werden sollen. Die Felder sind in der richtigen Reihenfolge zu übernehmen und auf die richtige Ebene einzutragen. Es müssen nicht alle hier möglichen und vorgeschlagenen Dimensionen erstellt werden. Wenn Sie z.b. keine Warengruppen führen oder nicht an Kostenstellen interessiert sind, dann lassen Sie die entsprechende Dimension einfach weg. So wird die Auswertung einfacher, schneller und platzsparender. Ziehen Sie als erstes das Quellenfeld Valutadatum auf eine leere Dimensionszeile. Es öffnet sich automatisch eine ganze Hierarchie von Jahr bis Tag. Entfernen Sie die Stufen, für die Sie sich nicht interessieren durch Entfernen der Checkbox (z.b. Tag). Mit [F2] können Sie den Namen der Dimension ändern, im Beispiel auf Periode. Ziehen Sie dann die nächsten gewünschten Dimensionen rüber. Sie können auch selber Strukturen anlegen, indem Sie ein Quellenfeld auf eine bereits bestehende Dimension droppen. Im Beispiel wird das gemacht mit den Kundenadressen, die zunächst nach Land, dann nach PLZ unterteilt werden, bevor man dann auch noch die einzelne Adresse untersuchen kann.
Die Dimension wurde auch wieder mit [F2] auf Kundengebiet umbenannt. Im Anschluss tragen wir noch die Kundengruppe, die Währung, den Dokumenttyp (Offerte, Rechnung, ), den Verkäufer, die Warengruppe, das Ertragskonto und die Kostenstelle als Dimensionen ein. So könnten die Dimensionen schlussendlich ausgebildet sein. [Weiter].
10. Die gewählte Option bestimmt über die Verarbeitungsgeschwindigkeit oder genauer gesagt, wann die grosse Verarbeitung jeweils stattfinden soll. Einen Cube zu erstellen braucht Zeit und zwar abhängig von der Grösse der Datenbank, also den Basisdaten und andererseits von der Anzahl und Tiefe der Dimensionen, die darin angelegt werden sollen. Wir schlagen vor, den Cube sofort anzulegen, um dafür dann bei den nachfolgenden Auswertungen in Excel mehr Performance zu gewinnen. Geben Sie als Speicherort des Cubes einen Netzwerkordner, falls Sie die Auswertung mehreren Mitarbeitern ermöglichen wollen. Geben Sie als Cube-Namen am einfachsten den Mandantennamen an. [Fertig stellen] 11. Geben Sie als Speicherort für die Datei den gleichen Pfad an wie für den Cube.
12. Nun wird der Cube angelegt. Das kann eine ganze Weile dauern. Anschliessend kommt die Integration ins Excel. Machen Sie im Dialog Optionen folgende Einstellungen: Geben Sie der PivotTable einen Namen und markieren Sie die Checkbox Beim Öffnen aktualisieren. [OK] [Fertig stellen]
13. Nun können Sie über die Darstellung entscheiden. Welche Dimensionen sollen untersucht werden und welche davon sind Teile der Resultate-Matrix und welche sollen 'bloss' als Basis- Auswahl zur Verfügung stehen. Datenfelder können die Resultatfelder Betrag_LW und Betrag_FW sein. Sie können beide in den Datenfeld-Bereich ziehen oder nur eines davon. Die Dimensionen können sowohl als Spalte, als Kolonne und als Seitenfelder dienen. Einfach auch mit Drag&Drop an die gewünschte Stelle ziehen. Das Resultat könnte so aussehen: Schliesslich können die Resultatefelder noch formatiert werden. Ganze Tabelle markieren und dann Menu Format Zellen.
14. Jede Dimension bietet die Möglichkeit alle Ihre Ausprägungen anzuzeigen und damit aufzusummieren oder nur einige davon. Dazu kann die dazugehörende Dropliste geöffnet und eine Auswahl getroffen werden. Hier am Beispiel der Dokumenttypen. 15. Man sieht am Resultat schön den Unterschied zwischen einem Kolonnen-/Spaltenfeld und einem Seitenfeld. Bei Kolonnen-/Spaltenfeldern (hier der Dokumenttyp) sieht man auf einen Blick die Resultate der einzelnen Ausprägungen, während man bei Seitenfeldern jeweils nur die getroffene Wahl als Gesamtheit betrachten kann. Wenn Sie also alle Verkäufer auf einen Blick vergleichen wollen, dann legen Sie diese Dimension als Kolonnenfeld an und nehmen Sie den Dokumenttyp als Seitenfeld. Schränken Sie diesen auf Auftragsbestätigung ein. Dann wählen Sie noch eine Periode aus und sofort haben Sie den gewünschten Vergleich der Verkaufszahlen. 16. Möchten Sie Ihre Provisionsabrechnung beschleunigen und sind die Werte von der Warengruppe abhängig? Wählen Sie als Kolonnenfeld den Verkäufer und als Spaltenfeld die Warengruppe. Als Seitenfeld brauchen Sie die Periode. Setzen Sie den gewünschten Monat. Sie erhalten eine Matrix aus Verkäufer und Warengruppe und können darauf Ihre Formeln in angrenzenden Felder anlegen. Speichern Sie das ganze als eigene Auswertung ab und die Formeln werden bei jedem Öffnen automatisch gerechnet. 17. Speichern Sie die nach Ihren Wünschen gestaltete Excel-Mappe auch im gleichen Ordner ab, wo Sie auch die den Cube und die Abfrage gespeichert haben. 18. Wenn Sie die Mappe wieder öffnen oder die Daten aktualisieren wollen, dann fragt Excel nach dem Passwort für die Datenbank. Es ist das Passwort desjenigen Benutzers, der in der ODBC Datenquelle angegeben wurde. Es hat nichts mit einem ARCO Benutzer zu tun. Normalerweise ist es der SA der SQL Datenbank. In einer grösseren Unternehmung, in der mehrere Benutzer die Auswertung verwenden, empfiehlt es sich, einen Benutzer anzulegen, der nur Lese-Rechte auf der entprechenden Datenbank hat und nicht System-Administrator ist.