Finanzübersichten SAP Auswertungen mit SuperX Interne Fortbildung für Mitarbeitende Dozent/in: Barbara Windscheid (D2) Christoph Litz (D2.5)
Ablauf der Schulung 1. Grundlagen SuperX - Was ist SuperX? - Klärung Ihrer Fragen 2. Grundlagen SAP - Basiswissen und Datenmodell - Klärung Ihrer Fragen - Kurze Pause - 3. Vorstellung SuperX-SAP-Berichte - Wichtigste Funktionen und Berichte - Klärung Ihrer Fragen Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 2
Teil 1: Was ist SuperX? Data-Warehouse Berichtssystem auf Grundlage der Daten aus Campusmanagement/Ressourcensystemen (z.b. Studierende, Finanzen, Personal) Zugriff per Webbrowser und RZ-Kennung Inhaltliche und technische Betreuung durch Abt. 2.5 Informationsmanagement ZUV Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 3
Teil 1: Aufbau von SuperX Anwender Webbrowser Transformation Aggregation SuperX- Datenbank Extraktion Bewerbung Zulassung ZUL Studierende Prüfungen SOS/POS Stellen Personal SVA Flächen BAU Haushalt FSV-MBS Anlagen FSV-IVS KLR COB Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 4
Teil 1: SuperX inkl. SAP SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 5
Teil 1: Zugang / Anmeldung Wo muss ich den Zugang beantragen? Woher bekomme ich eine Kennung? Welche Software benötige ich? Wo kann ich mich anmelden? www.superx.uni-freiburg.de Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 6
Teil 1: SuperX-Portal Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 7
Teil 1: Ihre Fragen Haben Sie Fragen zu Teil 1 Grundlagen SuperX? Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 8
Teil 2: Grundlagen SAP Warum wird SAP eingeführt? Welche Arbeitsbereiche sind betroffen? Wie haben sich die Begriffe verändert? Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 9
Teil 2: Warum SAP? Anteil der Dritt- und Sondermittel steigt; Bewirtschaftung wird immer komplexer Kameralistik: rein zahlungsbasiertes Rechnungswesen Doppik (Doppelte Buchführung in Konten) stellt Vermögen und Vermögensveränderungen dar Doppik: Bewertung und Werteverzehr von Vermögen; Forderungen und Verbindlichkeiten Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 10
Teil 2: Teilbereiche von SAP Ablösung der HIS-Systeme KBS (Kassensystem) u. MBS/IVS (Mittelbewirtschaftung/Inventarisierung) Einsatz von SAP-Software für die Bereiche Beschaffung (SRM/MM) Finanz- und Anlagenbuchhaltung (FI/AA) Haushalt (PSM) Drittmittel (GM) Controlling (CO) Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 11
Teil 2: Begriffe in SAP 1/6 Einführung der Doppik mit SAP bringt spezifische Begrifflichkeiten mit sich Ablösung von Kapitel, Titel, BA durch Fonds, Sachkonten, Kostenstellen, Projekte Neue Bezeichnungen wichtig für Kommunikation und das Verstehen des kaufmännischen ReWe und der SX-SAP-Berichte Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 12
Teil 2: Begriffe in SAP 2/6 Verantwortungsbereich Dem Verantwortungsbereich sind alle Kostenstellen und Projekte eines Bereichs, z.b. einer Professur oder eines Instituts zugeordnet (Klammerfunktion). Kostenstelle Die Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die einen eindeutig abgegrenzten Ort der Kostenentstehung darstellt. Die Kostenstellen bilden grundsätzlich die Organisationsstruktur der Universität Freiburg ab. Debitor/Kreditor (entspricht Zahlungspartner) Der Begriff Debitor steht im kaufm. ReWe für den Schuldner von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Beim Kreditoren dagegen handelt es sich um den Gläubiger, also dem Lieferanten oder Dienstleister von Forderungen aus Lieferungen/Leistungen. Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 13
Teil 2: Begriffe in SAP 3/6 Projektdefinition Die Projektdefinition enthält Rahmendaten des Projekts und Informationen, die für das gesamte Projekt gelten und fasst u.u. mehrere Projekte als Bereich zusammen. Vereinfacht: Klammer über ein oder mehrere Projekte (Beispiel Tagung) Projekt (entspricht früher Buchungsabschnitt) Projekte werden in SAP zur Abbildung der Drittmittel sowie für alle Aktivitäten mit Projektcharakter und Berichtspflichten genutzt. Beispiele: Ausbau2012, QSM, DFG-Normalverfahren Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 14
Teil 2: Begriffe in SAP 4/6 Sachkonto (entspricht Kostenart) Die Sachkonten bilden eine tiefergehende Unterteilung der bisherigen Titel ab. Aus den Sachkonten werden zusammen mit dem Fonds die Einnahme- und Ausgabearten der Drittmittelgeber abgeleitet. Topfinanzposition Die Topfinanzpositionen untergliedern die Sachkonten in folgende Gruppen 1=Personal, 2=Sachmittel, 3=Stipendien, 4=Investitionen, 5=Literatur und werden zur Abgrenzung von Budgets genutzt (Budgets sind in der Regel gegenseitig deckungsfähig) Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 15
Teil 2: Begriffe in SAP 5/6 Fonds (entspricht Geldgeber) Ein Fonds beinhaltet einen Finanzmittelbestand, der von einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt und getrennt von anderen Fonds oder dem Haushalt verwaltet wird. Beispiele: Haushaltsmittel (1000), DFG-Sachbeihilfe (3150), EU-Projektförderung (3200) Geschäftsbereich (entspricht BgA) Der Geschäftsbereich untergliedert die Aktivitäten der Universität in den hoheitlichen Bereich und wirtschaftliche Tätigkeiten. Beispiele: Auftragsforschung, Werbung und Sponsoring, Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 16
Teil 2: Begriffe in SAP 6/6 Obligo (= Mittelbindung) Ein Obligo ist eine vertragliche Zahlungsverpflichtung/Verbindlichkeit. Zum Ausdruck der vorhandenen Mittelbindung (z.b. für zukünftige Personalausgaben) sind die Obligos als Festlegungen in den SuperX- SAP-Berichten ersichtlich. Belegart gibt Auskunft zur Art des Beleges z.b. Bestellung, Wareneingang, Budget, Obligo, Rechnung, Zahlung, Forderung, Einnahme Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 17
Teil 2: Ihre Fragen Haben Sie Fragen zu Teil 2 Grundlagen SAP? - Anschließend 10 Minuten Pause - Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 18
Teil 3: SuperX-SAP-Berichte Zugang über Login-Button im SuperX-Portal Die bisherigen Rechte werden übertragen Benutzerrechte möglich auf Basis der Projekte oder der gesamten Kostenstelle mit neuem Benutzerantrag www.superx.uni-freiburg.de Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 19
Teil 3: Übersicht der Berichte Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 20
Teil 3: Buchungen SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 21
Teil 3: Kontostand Projekt SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 22
Teil 3: Kontostand KoSt SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 23
Teil 3: RLL Jahresübersicht SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 24
Teil 3: RLL im Detail SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 25
Teil 3: RLL kumuliert SAP Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 26
Teil 3: Ihre Fragen Haben Sie Fragen zu Teil 3 SX-SAP-Berichte? Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 27
SAP-SuperX: Ausblick Erweiterung der Berichte Personal Ist/Obligo Anlagen Stammblatt Drittmittel Verwendungsnachweis Ausbau der Systembetreuung Teamverstärkung Service-Hotline Ausbau der Hardware Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 28
Kontakt Fragen zu SuperX: superx@zv.uni-freiburg.de http://www.superx.uni-freiburg.de/ Fragen zu SAP: sap@zv.uni-freiburg.de http://www.sap.uni-freiburg.de/ Finanzübersichten SAP mit SuperX - Interne Fortbildung 29