Versand von Einladungen zur Teilnahme an der Umfrage mit Seriendruck Funktion von Microsoft Office 2007 [Eine Schritt für Schritt Anleitung] Inhalt 1. Erstellen einer Liste mit Probandendaten... 2 2. Erstellung und Versand von individualisierten Einladungs emails mit Hilfe des Seriendruck Assistenten von MS Word... 4 Schritt 0: Start des Seriendruck Assistenten... 5 Schritt 1: Wahl des Dokumenttyps (email Nachricht)... 6 Schritt 2: Wahl des Startdokumentes... 6 Schritt 3: Wahl der Empfängerliste... 7 Schritt 4: Verfassen der email mit Platzhaltern für individuelle Ansprache und Passwort.. 9 Schritt 5: Vorschau von emails... 11 Schritt 6: Versand von emails... 12
1. Erstellen einer Liste mit Probandendaten Zunächst benötigen wir eine Liste der Personen, an die die Einladungen versentet werden. Hierzu erstellen wir in Microsoft Excel eine Tabelle mit entsprechenden Feldern. Dabei ist es wichtig, dass diese Tabelle zumindest die email Adressen von unseren Probanden enthält. Typischerweise werden auch die Felder Anrede, Name und Vorname angelegt, um die Probanden individuell mit Ihrem Namen ansprechen zu können. Wenn Sie bei Ihrer Umfrage den Einsatz von ID Parameter, oder Passwörter für Probanden planen, sollten Sie in der Tabelle dafür auch ein separates Feld (z.b. Passwort ) anlegen.
Bitte beachten Sie, dass zur eindeutigen Identifizierung von Probanden es erforderlich ist, dass die Passwörter unikal sind. D.h. es dürfen keine Einträge im Passwort Feld wiederholt vorkommen. Ansonsten ist keine eindeutige Zuweisung von Datensätze zu konkreten Personen möglich. [Näheres zur Erstellung von unikalen Passwörtern entnehmen Sie bitte der Anleitung Erstellung von unikalen Passwörter in MS Excel für Verwendung im Seriendruck ] Nachdem wir die Liste der Probanden und ihrer email Adressen in Excel eingearbeitet haben, speichern wir die erstellte Tabelle z.b. unter dem Namen Adresse.xlsx ab. Wir werden diese Datei in nachfolgenden Schritten benötigen.
2. Erstellung und Versand von individualisierten EinladungseMails mit Hilfe des Seriendruck Assistenten von MS Word Zu diesem Moment haben wir eine Liste von Probanden und ihren email Adressen erstellt und können nun zur Erstellung der Vorlage für unsere Einladungs email übergehen. Da wir unsere Probanden in der Eilandungs email individuell mit ihren Namen ansprechen und dabei keine Hunderte oder Tausende von emails selbst schreiben wollen, verwenden wir dafür die Funktion Seriendruck von MS Word. Diese Funktion ermöglicht es uns nicht nur die Probanden individuell anzusprechen, sondern auch ihnen ihre individuellen Passwörter mitzuteilen bzw. die individuellen IDs in den Link zum Fragebogen zu integrieren. Die Erstellung und Versand von emails mit Hilfe vom Seriendruck Assistent läuft in sechs Schritten ab: 0. Wahl des Dokumenttyps (email Nachricht) 1. Wahl des Startdokumentes 2. Wahl der Empfängerliste 3. Verfassen der email mit Platzhaltern für individuelle Ansprache und Passwort 4. Vorschau von emails 5. Versand von emails Im Folgenden betrachten wir diese Schritte einzeln.
Schritt 0: Start des Seriendruck Assistenten Zunächst müssen wir den Seriendruck Assistenten starten. Dafür gehen wir im Word auf die Registerkarte Sendungen, klicken dort auf dem Button Seriendruck starten und wählen in dem daraufhin erscheinenden Dropdown den Punkt Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt Anweisungen aus. Daraufhin schaltet sich Word in den Seriendruck Modus um und zeigt uns auf der rechten Seite die Fläche des Seriendruck Assistenten. Mit Hilfe von diesem Seriendruck Assistenten werden wir die Einstellungen für unseren Einladungsversand vornehmen.
Schritt 1: Wahl des Dokumenttyps (email Nachricht) Wir wollen ja die emails versenden. Deshalb wählen wir im ersten Schritt des Seriendruck Assistenten die Option E-Mail- Nachrichten aus. Anschließend sagen wird dem Assistenten, dass wir die Auswahl des Dokumenttyps getroffen haben und für den nächsten Schritt bereit sind. Dafür klicken wir auf den Link Weiter im unteren Bereich des Assistenten. Schritt 2: Wahl des Startdokumentes Hier können wir entscheiden, ob wir eine neue email verfassen, für unsere email eine Word Vorlage nutzen oder den Text eines bereits erstellten Word Dokumentes nutzen wollen. Wenn Sie bereits einen Text für ihre Einladung formuliert und als Word Datei gespeichert haben, wählen Sie die Option Mit vorhandenem Dokument beginnen. Daraufhin öffnet der Assistent den Dialog Datei öffnen, in dem Sie Ihren Dokument in wählen können. Der Text Ihres Dokumentes wird dann ins Word Fenster geladen. Da wir noch keinen Text für unsere email geschrieben haben, setzten wir mit der Option Aktuelles Dokument verwenden fort.
Schritt 3: Wahl der Empfängerliste Jetzt möchte der Seriendruck Assistent wissen, an welche Empfänger wir die emails Versenden wollen bzw. wo die Empfänger Liste abgespeichert ist. Hier wollen wir die von uns angelegte Probandenliste nutzen (s. Abschnitt 1). Deshalb wählen wir hier die Option Vorhandene Liste verwenden. Sobald wir auf dem Weiter Link geklickt haben, wird Word uns auffordern, die unsere Probandendatei anzuzeigen. Dafür erscheint der Dialog Datenquelle auswählen, in dem wir unsere Excel Datei auswählen müssen.
Nachdem wir unsere in Excel erstellte Probandenliste ausgewählt haben, möchte Word von uns erfahren, in welcher Tabelle sich die Daten befinden (Excel Dateien können ja mehrere Tabellen enthalten). Typischerweise befinden sich die Daten in der Tabelle 1. Das ist auch in unserem Beispiel der Fall. Wenn Ihre Liste sich auf einem anderen Tabellenblatt befindet, müssen Sie diesen Blatt hier auswählen. Da wir die Liste in einem neuen Excel Dokument erstellt und zwischen den Tabellen nicht umgeschaltet haben, befinden sich unsere Daten auf dem ersten Excel Tabellenblatt ( Tabelle1 ). Zur Überprüfung, dass wir den richtigen Tabellenblatt ausgewählt haben, zeigt uns Word die Vorschau von importierten Daten an. Hier können wir außerdem die Probanden einzeln auswählen, oder aus dem Versand ausschließen. Hierzu können wir im zweiten Feld die Häkchen neben dem Namen von Probanden aktivieren oder deaktivieren. Es stehen auch weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen wir die Probanden bzw. email Empfänger hinzufügen, suchen und filtern können. Zu diesem Moment benötigen wir diese Funktionen nicht. Deshalb werden sie im Weiteren nicht beschrieben. Zur Beschreibung dieser Funktionen wenden Sie sich bitte an die Word Hilfe. Wir schließen den Adressen Import Vorgang mit dem Klick auf OK ab und klicken in dem Seriendruck Assistent auf dem Link Weiter: Schreiben Sie Ihre E-Mail.
Schritt 4: Verfassen der email mit Platzhaltern für individuelle Ansprache und Passwort In diesem Schritt können wir den Text unserer Einladungs email verfassen. Dabei handelt es sich nicht um den endgültigen email Text, sondern um eine Vorlage für die emails, die an alle Probanden versendet werden. In diese Vorlage können wir die Platzhalter für den Vornahmen, Namen, das Passwort sowie für die ID des Probanden (im Link zum Fragebogen) integrieren. Beim eigentlichen Versand werden diese Platzhalter mit dem wirklichen Vornamen, Namen und Passwort (bzw. ID) ersetzt, sodass jeder Proband individuell angesprochen wird und sein individuelles Passwort erhält bzw. seine ID in den Link zum Fragebogen automatisch integriert wird. Die Platzhalter werden direkt in den email Text eingefügt. Word erkennt einen Platzhalter automatisch daran, wenn es auf einen Feldnamen der Adressen Datei eingeschlossen in Anführungszeichen trifft. In unserem Beispiel lautet z.b. der Platzhalter für den Vornamen «Vorname», für den Namen «Name» usw. Sie können den Platzhalter auch über den Dialog Seriendruckfeld einfügen einfügen (s. Abbildung unten). Dafür klicken Sie bitte in dem Seriendruck Assistenten auf dem Button Weitere Elemente, wählen Sie in den daraufhin erscheinenden Dialog entsprechendes Feld aus und klicken Sie auf dem Button Einfügen. Der Platzhalter wir dann in den Text der email eingefügt.
Am Ende dieses Schrittes könnte Ihr Einladungs email wie folgt aussehen: Zur Veranschaulichung sind auf dieser Abbildung die verwendeten Platzhalter mit hellblauem Rahmen markiert. Um die Platzhalter in dem email Text optisch zu hervorheben, klicken Sie in der Menüleiste von Word auf dem Button Seriendruckfelder hervorheben. Klicken Sie nun im Seriendruck Assistenten auf dem Link Weiter.
Schritt 5: Vorschau von emails Zu diesem Moment haben wir unsere email verfasst und sind bereit, unsere Einladungen zu Versenden. Zuvor sollten wir jedoch kontrollieren, dass alle Platzhalter in den Text von Einladungen richtig übernommen werden. Sie können die Funktionsweise von Platzhaltern für jeden einzelnen Probanden kontrollieren, indem Sie auf dem vor und zurück Buttons in dem Seriendruck Assistenten klicken, oder mittels Klick auf dem Link Empfänger suchen den interessierenden Probanden auswählen. Wenn Sie die individuellen IDs in den Link zum Fragebogen integrieren, achten Sie bitte darauf, dass in dem Link (insbesondere vor der eigentlichen ID) keine Leerzeichen vorkommen. Klicken Sie nun im Seriendruck Assistenten auf dem Link Weiter: beenden, um zum Versand der Einladungen zu übergehen. Seriendruck
Schritt 6: Versand von emails Jetzt sind wir bereit, die Einladungs emails zu versenden. Wir müssen nur dem Word mitteilen, wie der Betreff unserer email lauten soll und aus welchem Feld der Probandenliste Datei die email Adressen entnommen werden sollen. Diese abschließenden Einstellungen betätigen wir in dem Dialog Seriendruck in E-Mail, welchen wir durch den Klick auf dem Link E-Mail des Seriendruck Assistenten aufrufen. Hier müssen wir zunächst auswählen, in welchem Feld unserer Adressen Datei die emails von Probanden gespeichert sind (Dialogfeld Zu: ). In unserem Beispiel war das das Feld emailadresse. Dieses Feld ist auf der oberen Abbildung ausgewählt. Es bleibt uns noch das Dialogfeld Betreffzeile: zu füllen. Mit dem Klick auf OK starten wir den email Versand. Es werden automatisch die emails für alle Probanden generiert und in den Postausgang von MS Outlook platziert. Abhängig von den Einstellungen von MS Outlook werden die Nachrichten entweder sofort versendet, oder erst nach dem Klick auf Senden/Empfangen (im Outlook) an die Probanden übermittelt. Es empfiehlt sich, im Outlook die Option Bei bestehender Verbindung sofort senden zu deaktivieren. So haben Sie mehr kontorolle über den Sendezeitpunkt. Diese Option erreichen Sie im MS Outlook über Menü Extras >Optionen >Registerkarte E Mail Setup > Häkchen Bei bestehender Verbindung sofort senden