Das bietet Ihnen die CD-ROM Übungsaufgaben Übungen und Lösungen zu Teil 1: Buchführung und Bilanzierung Übungen und Lösungen zu Teil 2: Rechnungswesen Betriebsvereinbarung Muster: Betriebsvereinbarung Personalcontrolling Checklisten Einführung Personalcontrolling Datenfelder Auswertungsdokumentation Schnittstellendokumentation Dokumentation Datenauswertung Muster-Reportings Regelkreis der Datenqualität Beispielreport: Organisationsstruktur Beispielreport: Personalbericht Musterlösung: Planstellen Screenshot der CD-ROM: Sie sehen die Inhalte zu Kapitel 8 Kennzahlen. Um die Rechner einsetzen zu können, öffnen Sie diese einfach per Mausklick auf den Button Rechner öffnen.
Bibliographische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie; detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. ISBN: 978-3-448-08716-1 Bestell-Nr. 06389-0001 1. Auflage 2008 2008, Rudolf Haufe Verlag GmbH & Co. KG Niederlassung München Redaktionsanschrift: Postfach, 82142 Planegg/München Hausanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München Telefon: (089) 895 17-0 Telefax: (089) 895 17-290 www.haufe.de online@haufe.de Lektorat: Dipl.-Kffr. Kathrin Menzel-Salpietro Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten. Redaktion: rausatz, Hans-Jörg Knabel, Willstätt Desktop-Publishing: Helmut Haunreiter, Marktl am Inn Umschlag: Kienle Visuelle Kommunikation, Stuttgart Druck: Bosch-Druck GmbH, 84030 Ergolding Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.
Schnelleinstieg Rechnungswesen von Prof. Dr. Jörg Wöltje Haufe Mediengruppe Freiburg Berlin München
Inhaltsverzeichnis Vorwort 5 1 Buchführung und Bilanzierung 7 1.1 Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten 7 1.2 Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 19 1.3 So funktioniert die doppelte Buchführung mithilfe von Konten 41 1.4 So arbeiten Sie mit den Unterkonten des Kapitalkontos 59 1.5 So erfassen Sie den Warenverkehr richtig 72 1.6 So gehen Sie mit besonderen Buchungsfällen richtig um 103 1.7 So bilanzieren und bewerten Sie richtig 136 1.8 Das müssen Sie bei der Bilanzierung nach IFRS beachten 161 2 Kostenrechnung 177 2.1 Was Sie über die Welt des kostenrechnerischen Denkens wissen sollten 177 2.2 Was Sie über die Kostenrechnungssysteme wissen sollten 199 2.3 So funktioniert die Kostenartenrechnung 212 2.4 So funktioniert die Kostenstellenrechnung 242 2.5 So funktioniert die Kostenträgerrechnung 278 2.6 So funktioniert die Teilkostenrechnung 306 2.7 So passen Sie Ihre Kostenrechnung an die IFRS an 321 Literaturliste 327 Stichwörter 331 4
Vorwort Liebe Leserinnen und Leser, die kompakte und umfassende Darstellung des Schnelleinstiegs Rechnungswesen bietet Ihnen einen schnellen und verständlichen Einstieg in die Materie des Rechnungswesens. Grundkenntnisse der Buchführung/Bilanzierung und der Kostenrechnung werden Ihnen anhand zahlreicher Beispiele, Abbildungen und Tabellen, Zusammenfassungen und Merkregeln unmissverständlich vermittelt. Nach der Lektüre dieses Schnelleinstiegs sind die Buchführung und die Kostenrechnung für Sie kein Buch mit sieben Siegeln mehr. Dieser Schnelleinstieg eignet sich sehr gut für das Selbststudium, aber auch für Studierende an Hochschulen, Universitäten und Wirtschafts- bzw. Berufsakademien. Zur Festigung Ihres Wissens können Sie das Erlernte anhand von ca. 60 Übungen mit Musterlösungen, die Sie auf der beiliegenden CD-ROM finden, selbstständig vertiefen, üben und kontrollieren. Im ersten Teil des Buches werden die Grundlagen der Buchführung und Bilanzierung erörtert. Dabei lernen Sie das Rechnungswesen als Herz der unternehmerischen Informationsverarbeitung und das System der Doppelten Buchführung kennen. Die Buchführung bildet die Grundlage für die unterschiedlichsten Steuerungsinstrumente eines Unternehmens. Sie erfahren alles über Buchungen, den Jahresabschluss und das Aufstellen von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen. Sie lernen den Umgang mit bestandsverändernden Vorgängen auf den Aktiv- und Passivkonten, mit eigenkapitalverändernden Vorgängen auf den Aufwands- und Ertragskonten, mit besonderen Buchungsfällen und mit den Grundlagen der Bilanzierung und Bewertung wie z. B. mit dem Vorsichtsprinzip. Die geplanten wesentlichen Vorschriften des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes wurden in das Buch integriert. Darüber hinaus vermittelt es Ihnen erste elementare Kenntnisse der Internationalen Rechnungslegung nach IFRS. 5
Vorwort Im zweiten Teil des Buches lernen Sie die wichtigsten Instrumente der Kosten- und Leistungsrechnung kennen. Nach einem einführenden Kapitel in die Welt der Kostenrechnung werden Sie mit den Kostenrechnungssystemen, der Kostenartenrechnung, der Kostenstellenrechnung, der Kostenträgerrechnung, der Teilkostenrechnung und mit den Anpassungen der Kostenrechnung an die IFRS vertraut gemacht. Das vorliegende Buch ist aus meinen langjährigen Vorlesungs- und Übungsveranstaltungen an der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Hochschule Karlsruhe entstanden. Dem Redakteur des Haufe Verlags, Herrn Hans-Jörg Knabel, danke ich für die erfrischende, harmonische und effiziente Zusammenarbeit. Für konstruktive Anregungen und Verbesserungsvorschläge des vorliegenden Buches bin ich sehr dankbar. Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung. Meine E-Mail-Adresse lautet: joerg.woeltje@t-online.de Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg beim Erlernen der Grundkenntnisse der Buchführung/Bilanzierung und der Kostenrechnung. Malsch, im Mai 2008 Jörg Wöltje 6
1 Buchführung und Bilanzierung Im ersten Teil dieses Buches lernen Sie die Grundsätze und die Aufgaben des Rechnungswesens kennen. Sie erfahren, welche Bedeutung dem Rechnungswesen innerhalb des Geschäftsprozesses zukommt und welche Unterschiede zwischen dem internen und dem externen Rechnungswesen bestehen. Im Zuge dessen werden Ihnen die jeweiligen Adressaten und die gesetzlichen Grundlagen der Buchführung vorgestellt. 1.1 Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten Die Hauptaufgabe des Rechnungswesens besteht darin, Informationen zu erstellen, zu verarbeiten und weiterzuleiten. Hierbei unterscheidet man zwischen internen Informationsempfängern (Unternehmensleitung, Management) und externen Adressaten (Gesellschafter, Aktionäre, Lieferanten, Kunden, Banken, Finanzämter), die unterschiedliche Informationsbedürfnisse haben. Deshalb ist das Rechnungswesen in Analogie zu den Adressaten in ein externes und ein internes Rechnungswesen aufgeteilt. Was sind die Hauptaufgaben des betrieblichen Rechnungswesens? Wesentliche Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens Internes und externes Rechnungswesen Dokumentation Rechnungslegungsund Informationsaufgabe Kontrollfunktion Disposition Abb. 1-1: Wesentliche Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens 7
1 Buchführung und Bilanzierung Hauptaufgaben Siehe CD-ROM Allgemeine Aufgabe Die Hauptaufgaben des betrieblichen Rechnungswesens lassen sich folgendermaßen zusammenfassen: Dokumentation: Zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle anhand von Belegen. Hierbei werden alle Ereignisse, die das Vermögen, das Kapital und den Gesamterfolg eines Unternehmens beeinflussen, berücksichtigt. Rechenschaftslegung und Information: Periodenweise (z. B. jährliche) Berichtserstattung für die Gesellschafter, die Finanzbehörden, die Gläubiger (Kreditgeber), die Belegschaft und die Öffentlichkeit über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens (Jahresabschluss). Kontrolle: Das Rechnungswesen als Informations- und Kontrollsystem ermöglicht eine direkte Überwachung der Wirtschaftlichkeit (Ertrag bzw. Erlös/Aufwand bzw. Kosten) und der Rentabilität (Gewinn/Umsatzerlös) der betrieblichen Prozesse und der Zahlungsfähigkeit (Liquidität) eines Unternehmens. Kontrollaufgaben werden mithilfe von Soll-Ist-Vergleichen durchgeführt. Planung (Disposition, Entscheidungshilfe): Die Bereitstellung des Zahlenmaterials dient als Grundlage für alle unternehmerischen Planungen und Entscheidungen (z. B. über Investitionen, Unternehmenskäufe, Märkte, Produktsortimente etc.). Die allgemeine Aufgabe des Rechnungswesens besteht darin, das gesamte Unternehmensgeschehen zahlenmäßig zu erfassen, zu überwachen und auszuwerten. 8
Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten 1 Welche Teilgebiete umfasst das betriebliche Rechnungswesen? Extern Betriebliches Rechnungswesen Intern Finanzbuchführung (pagatorisch) Stichtagsrechnung Zeit- raum- rechnung Kostenrechnung (kalkulatorisch) Zeit- Objektrechnunraumrechnung Planungsrechnung Liquidi- Wirttätsrechnunlichkeitsschaftrechnung Betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung Bilanz GuV- Rechnung Handelsbilanz Steuerbilanz Vermögen und Kapital Aufwand Kosten und Leistung (Aktiva/Passiva) und Ertrag Abb. 1-2: Einordnung des Rechnungswesens Ausgabe und Einnahme Auszahlung und Einzahlung Die pagatorische Buchführung übernimmt die gesetzlich vorgeschriebene Buchführungspflicht. Sie dient zum einen dem Staat zur richtigen Ermittlung der Steuern (Steuerbilanz) und zum anderen dem Schutz der Gläubiger des Unternehmens (Handelsbilanz). Die Adressaten, für die die Ergebnisse des pagatorischen Rechnungswesens bestimmt sind, sind beispielsweise Anteilseigner, Kreditgeber, Arbeitnehmer, Kunden und Lieferanten, das Finanzamt und die Öffentlichkeit. Die Kosten- und Leistungsrechnung unterliegt demgegenüber keinen gesetzlichen Verpflichtungen. Sie dient ausschließlich der eigenen Unternehmung, mit dem Ziel, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern bzw. zu kontrollieren und damit die betrieblichen Leistungsprozesse zu steuern. Die Adressaten der Kosten- und Leistungsrechnung sind die Unternehmensleitung und die Fachabteilungen. Pagatorische Buchführung Kosten- und Leistungsrechnung 9
1 Buchführung und Bilanzierung 1.1.1 Was Sie über Strom- und Bestandsgrößen wissen sollten Betrieblicher Ablauf der Güterentstehung Zum besseren Verständnis der Strom- und Bestandsgrößen im Rechnungswesen zeigt die nachfolgende Abbildung den betrieblichen Ablauf der Güterentstehung. Bestandskonten Bestands- und Erfolgskonten Bestandskonten Unternehmen Zulieferer Lager RHB-Stoffe, Waren Produktion Lager unfertige Erzeugnisse Produktion Lager fertige Erzeugnisse Kunde 1. Ausgabe Einkauf von RHB- Stoffen, Waren 2. Einlagerung von RHB-Stoffen, Waren 3. Auszahlung Bezahlung der Lieferantenrechnung 5. Ertrag/Leistung Einlagerung von unfertigen Erzeugnissen 4. Aufwand/Kosten Verbrauch von RHB-Stoffen, Personal, Maschinen Abb. 1-3: Ablauf der Güterentstehung 6. Aufwand/Kosten Auslagerung und Verbrauch von unfertigen Erzeugnissen, Personal, Maschinen 7. Ertrag/Leistung Einlagerung von fertigen Erzeugnissen 8. Aufwand/Kosten Auslagerung von fertigen Erzeugnissen 9. Erlös/Ertrag/Leistung Verkauf von fertigen Erzeugnissen 10. Einnahme Lieferung und Rechnungsstellung an den Kunden 11. Einzahlung Bezahlung der Rechnung durch Kunden Bestandsgrößen Stromgrößen Was versteht man unter dem Begriff Bestandsgrößen? Bestandsgrößen werden allgemein definiert als Größen, die in Geldeinheiten bewertet (z. B. der Kassenbestand) oder in physikalischen Einheiten gemessen werden (z. B. der Warenbestand). Mit Bestandsgrößen sind die einzelnen Vermögenspositionen auf der linken Seite der Bilanz und die einzelnen Positionen des Eigen- und Fremdkapitals auf der rechten Seite der Bilanz gemeint. Bestandsgrößen werden immer für einen bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Es handelt sich also um zeitpunktbezogene Größen. Was versteht man unter dem Begriff Stromgrößen? Stromgrößen sind wertmäßige Größen der Zahlungs- und Leistungsvorgänge innerhalb einer bestimmten Periode. Bei den Strom- 10
Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten 1 größen handelt es sich also um zeitraumbezogene Größen. Zu ihnen gehören die mit den folgenden vier Begriffspaaren bezeichneten Größen: Einzahlungen Auszahlungen, Einnahmen Ausgaben, Erträge Aufwendungen, Leistungen Kosten. Jede Stromgröße führt zu einer Veränderung der Bestandsgröße. Die Bestandsgröße hängt also unmittelbar von den Stromgrößen ab. Die einzelnen Stromgrößen werden folgendermaßen definiert: Auszahlung: Abfluss an liquiden Mitteln (Bargeld und Giralgeld) = Verminderung des Zahlungsmittelbestandes (z. B. Barzahlung oder Banküberweisung an einen Lieferanten). Einzahlung: Zufluss an liquiden Mitteln (Bargeld und Giralgeld) = Erhöhung des Zahlungsmittelbestandes (z. B. Barzahlung eines Kunden, Aufnahme eines Kredites, Eingang einer Banküberweisung). Ausgabe: Abfluss an liquiden Mitteln + Abgang an Forderungen + Zugang von Verbindlichkeiten. Definition: Wert aller zugegangenen Güter und Dienstleistungen pro Periode (z. B. der Einkauf von Gütern und Dienstleistungen). Einnahme: Zufluss an liquiden Mitteln + Zugang von Forderungen + Abgang von Verbindlichkeiten. Definition: Wert aller veräußerten Güter und Dienstleistungen pro Periode (z. B. Warenverkauf auf Ziel, Schuldenerlass). Aufwand: (Gewinnwirksamer) Werteverzehr in einer Periode. Definition: Wert aller verbrauchten Güter und Dienstleistungen pro Periode (Verbrauch von Produktionsfaktoren). Ertrag: (Gewinnwirksamer) Wertezuwachs in einer Periode. Definition: Wert aller erbrachten Leistungen pro Periode. Die gesamten von einem Unternehmen innerhalb einer Periode geschaffenen bzw. zur Verfügung gestellten Sachgüter und Dienste, und zwar unabhängig davon, ob sie dem Betriebszweck dienen oder nicht. 11
1 Buchführung und Bilanzierung Interner Erfolg Was sind die Grundbegriffe der internen Erfolgsrechnung? Der interne Erfolg errechnet sich aus der Differenz der betrieblichen Leistungen und der Kosten. Er ist das Ergebnis der betrieblichen Leistungserstellung, hat also ausschließlich mit dem eigentlichen Betriebszweck zu tun. Interner Erfolg (Betriebsergebnis) = Leistung Kosten Kosten und Leistungen Grundbegriffe des externen Rechnungswesens Die Kosten und die Leistungen sind bei den Strömungsgrößen folgendermaßen definiert: Kosten: Wertverzehr für die Erstellung der betrieblichen Leistung innerhalb einer Periode (z. B. der Verbrauch von Rohstoffen, Personalaufwendungen, Energieaufwendungen). Leistungen (Betriebsertrag): Wertzuwachs an Sachgütern und Dienstleistungen aus der betriebsbedingten Tätigkeit innerhalb einer Periode (z. B. Fertigerzeugnisse, selbst erstellte Maschinen, selbst durchgeführte Reparaturen). Die Definitionen und Zusammenhänge der Begriffspaare des externen Rechnungswesens werden in der folgenden Abbildung nochmals erläutert. Stromgrößen Bestandsgrößen positiv negativ Einzahlung Auszahlung Bargeld + jederzeit verfügbare Bankguthaben = Zahlungsmittelbestand Einnahme Ausgabe Zahlungsmittelbestand + Forderungen Verbindlichkeiten = Geldvermögen Ertrag Aufwand Geldvermögen + Sachvermögen = Netto- oder Reinvermögen Abb. 1-4: Grundbegriffe des externen Rechnungswesens 12
Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten 1 1.1.2 Rechnungswesen das Herz der unternehmerischen Informationsverarbeitung Grundlagen der Buchführung Die Buchführung ist die lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete und übersichtliche Aufzeichnung der Geschäftsfälle auf der Grundlage von Belegen. Die Hauptaufgabe der Buchführung besteht darin, dass sie dem Kaufmann jederzeit einen Überblick über den Stand und die Veränderungen der Vermögensteile und der Schulden seines Unternehmens gewährt. Hauptaufgabe Welche Aufgaben hat die Buchführung zu erfüllen? Das Erfassen aller Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge zwischen dem Unternehmen und der Außenwelt. Die systematische Verarbeitung (Verbuchung) aller erfassten Daten. Das Zusammenfassen gleichartiger Vorgänge (Verdichtung) nach sachlichen Gesichtspunkten, um zusätzliche Informationen zu gewinnen. Das Ermitteln des Unternehmenserfolgs, also des Gewinns oder des Verlusts, indem alle Aufwendungen (Werteverzehr) und Erträge (Wertezuwachs) erfasst werden. Das Erstellen des handelsrechtlichen und des steuerrechtlichen Jahresabschlusses (JA) durch die periodische Ermittlung des Vermögens, der Schulden (= Bilanz) und des während des Jahres erwirtschafteten Periodenerfolgs (= Gewinn- und Verlustrechnung), der sich im neuen Eigenkapital der Folgeperiode niederschlägt. Das Ermitteln der diversen Steuerbemessungsgrundlagen als Basis für: die Gewerbesteuer, die Einkommens-/Körperschaftssteuer. Das Sichern von Beweisen bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden, Lieferanten, Banken und Behörden (Finanzämtern, Gerichten). Das Überwachen und Sichern der Zahlungsfähigkeit. Allgemeine Aufgaben 13
1 Buchführung und Bilanzierung Welche gesetzlichen Grundlagen sind zu beachten? Der Unternehmer ist gesetzlich dazu verpflichtet, Bücher zu führen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Buchführungsvorschriften sind sowohl im Handelsrecht ( 238 HGB) als auch im Steuerrecht ( 140 f. AO) enthalten. In 240 HGB wird eine jährliche Bestandsaufnahme (Inventur) und die Aufstellung eines Jahresabschlusses zum Ende des Geschäftsjahres vorgeschrieben. Was im Einzelnen unter ordnungsgemäßer Buchführung zu verstehen ist, besagt das HGB nicht. Es enthält nur einige allgemeine formelle Vorschriften über die Führung der Handelsbücher ( 239, 257 HGB). Das Aktiengesetz (AktG), das GmbH-Gesetz (GmbHG), das Genossenschaftsgesetz (GenG) und das Publizitätsgesetz (PublG) enthalten zusätzliche spezielle Vorschriften. Die steuerrechtliche Buchführungspflicht ist in den 140 AO und 141 AO geregelt. Unter 140 AO fallen alle Kaufleute, weil sie nach Nichtsteuergesetzen (z. B. nach dem HGB) dazu verpflichtet sind, Bücher zu führen. Darüber hinaus werden Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte (soweit sie nicht Kaufleute sind und damit bereits durch 140 AO erfasst werden) nach 141 Abs. 1 AO buchführungspflichtig, wenn sie bestimmte Grenzen überschreiten: Umsätze von mehr als 500.000 im Jahr. Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Fläche mit einem Wirtschaftswert ( 46 BewG) von mehr als 25.000. Gewinn aus einem Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 im Wirtschaftsjahr. Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 30.000 im Kalenderjahr. Was versteht man unter den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung? Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung sind anerkannte Regeln, die angeben, wie Bücher geführt werden und wie das Inventar bzw. der Jahresabschluss aufzustellen ist. Sie legen die Min- Handelsrechtliche Buchführungspflicht Steuerrechtliche Buchführungspflicht Ordnungsmäßige Buchführung 14
Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten 1 destanforderungen fest und lassen sich in drei Teilbereiche unterteilen: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Grundsätze ordnungsmäßiger Dokumentation (GoD) Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung (GoBil) Abb. 1-5: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 1 Die Grundsätze ordnungsmäßiger Dokumentation (GoD) dienen der ordnungsmäßigen Aufzeichnung aller buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle. Die GoD umfassen: Vollständigkeit: Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig sein (lückenlose Erfassung). Richtigkeit und Wahrhaftigkeit: Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen richtig (zutreffende Bezeichnung und Verbot der Buchung fiktiver Geschäftsvorfälle im Hauptbuch und ihrer Erfassung im Grundbuch), zeitgerecht und sachlich geordnet (sachgerechte Kontierung, Belegnummer, Datum, sinnvoll und planmäßig gegliedertes Kontensystem) vorgenommen werden. Begründetheit: Zur Beweissicherung gilt das Belegprinzip. Mit anderen Worten: keine Buchung ohne Beleg. Klarheit: Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein, so dass sich der Kaufmann selbst, aber auch ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Buchhalter, ein Wirtschaftsprüfer, ein Steuerberater) ohne fremde Hilfe in angemessener Zeit darin zurechtfinden und sich Informationen über die Geschäftsvorfälle, die Li- Ordnungsmäßige Dokumentation 1 Quick/Wolz: Bilanzierung in Fällen, 3. Aufl., 2007, S. 13. 15
1 Buchführung und Bilanzierung quidität, die Vermögenslage, die Schulden und den Erfolg des Unternehmens verschaffen kann ( 238 Abs. 1 HGB, R 29 EStR). Sicherheit: Die Aufzeichnungen in der Buchführung müssen den tatsächlichen Buchungen entsprechen. Wichtig! Keine Buchung ohne Beleg! Ordnungsmäßige Inventur Ordnungsmäßige Bilanzierung Die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur (GoI) sorgen dafür, dass alle Vermögensgegenstände und Schulden vollständig, richtig, nachprüfbar und einzeln erfasst werden. Zu den GoI gehören: Vollständigkeit, Richtigkeit und Willkürfreiheit, Nachprüfbarkeit und Dokumentation, Einzelerfassung und Einzelbewertung. Mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Bilanzierung (GoBil) soll sichergestellt werden, dass der Jahresabschluss vollständig, inhaltlich richtig sowie klar und übersichtlich erstellt wird. Die GoBil beinhalten: Ansatzgrundsätze: Nur bilanzierungsfähige (d. h. aktivierungsund passivierungsfähige) Posten dürfen in der Bilanz aufgenommen werden. Bewertungsgrundsätze: Das Vorsichtsprinzip mit seinen Ausprägungen des Realisations- und Imparitätsprinzips ist zu beachten. Grundsatz der Richtigkeit und Vollständigkeit: Die Bilanz muss nach den gültigen Ansatz- und Bewertungsregeln aufgestellt werden. Grundsatz der Unternehmensfortführung: Bei der Bewertung ist von einer Fortführung des Unternehmens auszugehen. Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Positionen im Jahresabschluss sind so zu ordnen und zu bezeichnen, dass ihr Inhalt erkennbar ist. Grundsatz der Kontinuität: Für aufeinander folgende Geschäftsjahre müssen die gleichen Erfassungs- und Bewertungsmethoden verwendet werden. Die Kontinuität beinhaltet die 16
Was Sie über die Grundlagen des Rechnungswesens wissen sollten 1 Vergleichbarkeit einzelner Jahresabschlüsse. Die formelle Kontinuität beinhaltet die Bilanzidentität (Schlussbilanz = Eröffnungsbilanz), während die materielle Kontinuität die Bewertungsstetigkeit, d. h. die Beibehaltung von Bewertungsgrundsätzen und -methoden, verlangt. 1.1.3 Die doppelte Buchführung als ein System der Finanzbuchhaltung Die doppelte Buchführung wird auch Doppik genannt. Die Abkürzung steht für die kaufmännische doppelte Buchführung in Konten Soll und Haben. Jeder Geschäftsvorfall wird doppelt erfasst und berührt damit zumindest zwei Konten. Diese doppelte Verankerung führt zu einer automatischen Kontrolle. Sind beide Konten auf der Aktivseite oder auf der Passivseite, bleibt die Bilanzsumme unverändert. Befindet sich ein Konto auf der Aktiv- und ein Konto auf der Passivseite, wird das Vermögen und das Kapital beeinflusst, d. h.: Die Bilanzsumme verändert sich. Die einzelnen Geschäftsvorfälle werden zunächst in zeitlicher Reihenfolge im Grundbuch (Journal) und anschließend nach bestimmten sachlichen Gesichtspunkten in den einzelnen Konten des so genannten Hauptbuchs verbucht. Das eine der betreffenden Konten wird im Soll, das andere im Haben verändert (= Gegenbuchung), wobei die Veränderung im Soll bzw. im Haben der angesprochenen Konten in gleicher Höhe erfolgen muss. S Grundstücke H S Kasse H 200 200 Buchungssatz: Grundsätzlich immer Soll an Haben buchen! Grundstücke 200 an Kasse 200 17
1 Buchführung und Bilanzierung Bestandskonten Erfolgskonten Es erfolgt eine Trennung der Konten in: Bestandskonten = Bilanzkonten (Vermögens- und Kapitalkonten). Auf Bestandskonten werden erfolgsneutrale Zustände erfasst, Bestände an Gütern oder Geld. Erfolgskonten = Konten der GuV-Rechnung (Aufwands- und Ertragskonten). Auf Erfolgskonten werden erfolgswirksame Vorgänge erfasst. Siehe CD-ROM Hinweis: Übungen und Lösungen zu diesem Kapitel finden Sie auf der beiliegenden CD-ROM. 18
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 1.2 Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht Nachdem Sie dieses Kapitel gelesen haben, wissen Sie, was man unter einer Inventur versteht, wie, wann und weshalb eine Inventur durchgeführt wird, was das Inventar ist, welche Aufgaben das Inventar hat, wie der allgemeine Aufbau des Inventars ist, wodurch sich das Inventar von der Bilanz unterscheidet, wie das Bilanzgliederungsschemata aussieht, was man unter Bilanzveränderungen versteht. 1.2.1 Was Sie über die Inventur wissen sollten Die Inventur ist die vollständige Erfassung und Katalogisierung aller im Unternehmen vorhandener Vermögensgegenstände und Schulden. Durch die Inventur ( 240 HGB) werden zu einem bestimmten Stichtag alle Vermögensgegenstände (z. B. Grundstücke, Waren, Forderungen alul) und Schulden eines Unternehmens (z. B. Verbindlichkeiten alul, Schulden gegenüber Banken) nach ihrer Art, ihrer Menge und ihrem Wert erfasst. Wichtig! Die Inventur ist eine zeitpunktbezogene Bestandsaufnahme. Sie ist die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung und Rechnungslegung. Wann ist eine Inventur durchzuführen? Bei Eröffnung oder Übernahme eines Unternehmens, am Ende jeden Geschäftsjahres (i. d. R. zum 31. Dezember), bei Veräußerung oder Auflösung eines Unternehmens. 19
1 Buchführung und Bilanzierung Siehe CD-ROM Welche Inventurverfahren werden in der Praxis eingesetzt? Buchmäßige Inventur: Die buchmäßige Inventur wird bei Vermögensgegenständen und Schulden angewandt, die nicht physisch, sondern nur nominell erfassbar sind (z. B. bei Forderungen alul, bei Verbindlichkeiten alul oder bei immateriellen Vermögensgegenständen). Hierbei erfolgt der Bestandsabgleich durch Saldenvergleiche (Soll/Haben) oder anhand von Kontoauszügen. Körperliche Inventur: Die körperliche Inventur erfolgt durch das Messen, Zählen und Wiegen von körperlichen Gegenständen (z. B. von Fahrzeugen, Maschinen, Materialvorräten etc.). Sie muss mindestens einmal im Jahr durch Mitarbeiter, die nicht mit der Lagerbuchhaltung oder Lagerung betraut sind (evtl. auch durch Mitarbeiter, die dem Unternehmen gar nicht zugehören), durchgeführt werden. Dabei werden die Inventuraufnahmetage auf den Artikelkarten vermerkt. Inventur anhand von Dokumenten: Bei der Inventur anhand von Dokumenten erfolgt die Bestandsaufnahme mithilfe von Dokumenten wie Lagerscheinen, Rechnungen, Verträgen, Frachtbriefen usw. Sie erfolgt auch bei Vermögensgegenständen, die nicht zugänglich sind (wie z. B. unterwegs befindliche oder bei Dritten eingelagerte Waren). Wichtig! Die Inventur ist eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden (das sind die handelsrechtlichen Begriffe, der steuerrechtliche Begriff ist Wirtschaftsgüter ) eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung und Rechnungslegung. Inventurformen Was sind Inventurformen? Die Inventurformen sind eine Kombination aus Inventurverfahren und Inventursystemen. 20
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 körperliche Bestandsaufnahme buchmäßige Bestandsaufnahme vollständige körperliche Bestandsaufnahme stichprobenartige körperliche Bestandsaufnahme Inventursystem Inventurformen Bestandsaufnahme anhand von Dokumenten Stichtagsinventur Inventurverfahren zeitverschobene Inventur permanente Inventur Stichprobeninventur Abb. 2-1: Inventurformen Welche Verfahren zur Inventurdurchführung gibt es? Stichtagsinventur zeitverschobene Inventur permanente Inventur Stichprobeninventur 240 Abs. 1, 2 HGB 241 Abs. 3 HGB 241 Abs. 2 HGB 241 Abs. 1 HGB Bilanz- und Inventurstichtag fallen zusammen. Die Inventur kann bis zu 10 Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Die Vor- und Rückrechnung auf den Die Inventur darf bis zu drei Monate vor und bis zu zwei Monate nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Die Bestände werden wertmäßig bis zum Abschlussstichtag fortge- Zu verschiedenen Zeitpunkten während eines Geschäftsjahres werden die Bestände anhand von Aufnahmeplänen durch körperliche Inventur permanent erfasst. Anwendung von anerkannten statistischen Methoden (Schätzungen, Tests). Das Verfahren muss den GoB entsprechen. Der Aussagewert der Stichprobenin- Verfahren zur Inventurdurchführung 21
1 Buchführung und Bilanzierung Stichtagsinventur genauen Abschlussstichtag muss gewährleistet sein. zeitverschobene Inventur schrieben oder zurückgerechnet. Tab. 2-1: Verfahren zur Inventurdurchführung permanente Inventur Die Zu- und Abgänge der Vorräte müssen lückenlos nach Tag, Art und Menge erfasst und die fortgeschriebenen Bestände ausgewiesen werden. Stichprobeninventur ventur muss dem Aussagewert einer vollständigen körperlichen Aufnahme gleichkommen (Aussageäquivalenzprinzip). Bilanzstichtag Einzelaufnahme Gruppenaufnahme Muss der Bilanzstichtag mit dem Ende eines Kalenderjahres zusammenfallen? Der Bilanzstichtag muss nicht mit dem Ende des Kalenderjahres übereinstimmen. Ein Geschäftsjahr muss nämlich (höchstens) 12 Monate umfassen und kann zu jedem Zeitpunkt des Kalenderjahres enden (meistens zu einem Monatsende). Das Geschäftsjahr eines Unternehmens kann beispielsweise am 1. Juli 2008 beginnen und am 30. Juni 2009 enden. Bei einem von der Norm abweichenden Geschäftsjahr kann ein Unternehmen den für das Unternehmen günstigsten Inventurstichtag bestimmen bzw. aus der Hauptsaison herauslegen. Welche Arten der Inventuraufnahme können Sie einsetzen? Einzelaufnahme: Bei der Einzelaufnahme gilt sowohl handels- als auch steuerrechtlich der Grundsatz der Einzelbewertung. Deshalb muss jeder einzelne Vermögensgegenstand des Anlage- und Umlaufvermögens (jede Maschine, jedes Kfz, jede Forderung usw.) schon bei der Inventur für sich aufgenommen und gesondert im Inventar ausgewiesen werden, und zwar auch dann, wenn die Vermögensgegenstände in der Buchführung auf einem Konto und in der Bilanz zu einem Posten zusammengefasst werden. Gruppenaufnahme: Eine Gruppenaufnahme darf nach 240 Abs. 4 HGB auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens, auf annähernd gleichwertige, bewegliche Gegenstände des Umlaufoder Anlagevermögens (Forderungen, Wertpapiere) und auch auf Schulden angewandt werden. Eine annähernde Gleichwertigkeit liegt 22
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 vor, wenn die Preise der zu einer Gruppe zusammengefassten Vermögensgegenstände nicht wesentlich voneinander abweichen. Dabei dürfen die Preisunterschiede zwischen dem höchsten und dem niedrigsten Einzelwert maximal 20 % betragen. Festwertverfahren: Beim Festwertverfahren ( 240 Abs. 3 HGB) wird für einen bestimmten Bestand an Vermögensgegenständen eine Festmenge zu Festpreisen angesetzt. Dieser Festwert wird in die Bilanz aufgenommen und unter gleich bleibenden Bedingungen über mehrere Geschäftsjahre unverändert fortgeschrieben. Damit das Festwertverfahren angewendet werden darf, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein: Es muss sich um Vermögensgegenstände des Anlagevermögens oder um Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (z. B. Verbrauchsstoffe wie Öl oder Gas) handeln. Der Abgang an Vermögensgegenständen muss regelmäßig ersetzt werden. Der Bestand darf sich in Bezug auf Größe, Wert und Zusammensetzung der Vermögensgegenstände nur geringfügig verändern. In der Regel muss alle 3 Jahre eine körperliche Inventur durchgeführt werden. Der Gesamtwert der Vermögensgegenstände, der einem Festwert zu Grunde liegt, muss von nachrangiger Bedeutung für das Unternehmen sein. Dabei darf der einzelne Festwertansatz nicht mehr als 5 % der Bilanzsumme betragen. 1.2.2 Was Sie über das Inventar wissen sollten Nachdem die Vermögensgegenstände und Schulden durch die Inventur ermittelt wurden, werden sie unter Angabe ihrer Art, ihrer Menge und ihres Wertes in das Inventar (Bestandsverzeichnis) aufgenommen. Was versteht man unter dem Inventar? Das Inventar ist ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensgegenstände und alle Schulden nach ihrer Art, ihrer Menge und ihrem Wert zu einem bestimmten Stichtag ausweist. Das Inventar bildet die Grundlage für das Erstellen der Bilanz. Festwertverfahren Inventar 23
1 Buchführung und Bilanzierung Was gehört ins Inventar? Siehe CD-ROM Seit 01.01.2008 Abschreibungsgebot Pool-Bewertung 10 Jahre Aufbewahrungspflicht Unterteilung des Inventars In das Inventar sind grundsätzlich alle Vermögensgegenstände und Schulden, die zum Eigentum des Unternehmens gehören, aufzunehmen. Dabei ist immer der volle Wert anzusetzen, auch dann, wenn der Vermögensgegenstand mit Schulden belastet ist. Da alle Vermögensgegenstände lückenlos erfasst werden müssen, werden auch bereits komplett abgeschriebene ( wertlose ) Gegenstände in Form eines Merkpostens erfasst. Als Schulden sind nur rechtlich begründete Fremdansprüche, nicht aber Eventualverbindlichkeiten (Bürgschaften, Garantieversprechen etc.) aufzunehmen. Eine Ausnahme gilt für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWGs), die bis zum Jahr 2008 im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe abgeschrieben werden konnten (Wahlrecht), wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der selbstständig bewertbaren, nutzbaren, beweglichen und abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nicht mehr als 410 ohne Mehrwertsteuer betragen haben. Seit dem 01.01.2008 sind die folgenden Regelungen ( 6 Abs. 2 und Abs. 2 a EStG) anzuwenden: Betragen die Anschaffungs- und Herstellungskosten netto maximal 150, muss das Wirtschaftsgut im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden (Abschreibungsgebot). Liegen die Anschaffungs- und Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts netto zwischen 150 bis maximal 1.000, sind sie in einem jahresbezogenen Sammelposten zu erfassen, der über fünf Jahre gleichmäßig und gewinnmindernd abgeschrieben wird ( Pool-Bewertung ). Der Abgang dieser Wirtschaftsgüter ist bei der Folgebewertung nicht zu berücksichtigen. Wie lange sind Bestandsverzeichnisse und Inventare aufzubewahren? Die Bestandverzeichnisse oder Inventare, sind mindestens 10 Jahre in zusammenhängender Folge aufzubewahren. Wie ist das Inventar aufgeteilt? Das Inventar ist unterteilt in: ein Verzeichnis aller Vermögensteile (Rohvermögen), ein Verzeichnis aller Schulden (Fremdkapital). 24
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 Inventar Vermögen (nach Flüssigkeit) Schulden (nach Fälligkeit) Anlagevermögen Umlaufvermögen langfristige Schulden kurzfristige Schulden Abb. 2-2: Inventar Welche Vermögensgegenstände gehören zum Anlagevermögen? Zum Anlagevermögen gehören alle Vermögensgegenstände, die dazu bestimmt sind, dem Betrieb dauerhaft zu dienen, und die zur Aufrechterhaltung des Betriebs dauerhaft notwendig sind. Dazu gehören beispielsweise Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattungen, Beteiligungen etc. ( 247 Abs. 2 HGB). Welche Vermögensgegenstände gehören zum Umlaufvermögen? Zum Umlaufvermögen gehören alle Gegenstände, die am Abschlussstichtag dazu bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb nur vorübergehend zu dienen. Dazu gehören beispielsweise Waren, Forderungen alul, Sichteinlagen und Bargeld (R 32 Abs. 3 EStR). In welcher Reihenfolge werden die Vermögensgegenstände im Inventar aufgenommen? Die Vermögensteile werden im Inventar nach ihrer Liquidierbarkeit, und zwar nach zunehmender Liquidität (Geldnähe) gegliedert. Die Aufnahme erfolgt also beispielsweise beginnend mit den Grundstücken und endend mit dem Kassenbestand. Anlagevermögen Umlaufvermögen Vermögensteile 25
1 Buchführung und Bilanzierung Schulden Reinvermögen Die Schulden werden nach ihrer Fälligkeit unterteilt in: langfristige Schulden (Hypotheken-, Darlehensschulden) und kurzfristige Schulden (in der Regel Schulden, die innerhalb von 90 Tagen fällig werden; Lieferantenverbindlichkeiten, Bankschulden etc.). Aus dem Inventar lässt sich somit das Reinvermögen ableiten: Reinvermögen = Vermögen Schulden = Eigentumswert des Unternehmens (Eigenkapital) Das folgende Beispiel zeigt den vereinfachten Aufbau eines Inventars: Beispiel 2-1: Inventar der Müller Metallwaren e. K. Inventar der Müller Metallwaren e. K. zum 31.12.2008 A. Vermögen I. Anlagevermögen 1. Grundstücke und Bauten Bebaute Grundstücke 50.000 Geschäftsbauten 300.000 350.000 2. Maschinen 2 Ständerbohrmaschinen 30.000 5 Fräsmaschinen 280.000 4 Drehmaschinen 140.000 450.000 3. Betriebs- und Geschäftsausstattung 2 Pkws 50.000 15 Schreibtische 15.000 15 PCs 30.000 2 Kopierer 5.000 100.000 II. Umlaufvermögen 1. Vorräte Rohstoffe 20 Tonnen Rundmaterial 60.000 Bleche für Verkleidungen 3.000 25.000 Schmiedestücke 120.000 Fertige Erzeugnisse 20 Stück Artikel 4711 16.000 26
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 45 Stück Artikel 3401 3.000 200 Stück Artikel 5430 68.000 270.000 2. Forderungen Laut gesondertem Verzeichnis 180.000 180.000 3. Bankguthaben Sparkasse Karlsruhe 25.000 Deutsche Bank Karlsruhe 118.000 143.000 4. Kasse 7.000 7.000 Summe des Vermögens 1.500.000 B. Schulden I. Langfristige Schulden II. 1. Darlehen Sparkasse 500.000 2. Darlehen Deutsche Bank 200.000 700.000 Kurzfristige Schulden 1. Lieferantenschulden gemäß Aufstellung Nr. 70 2. Sonstige Schulden gemäß Aufstellung Nr. 71 100.000 100.000 200.000 Summe der Schulden 900.000 C. Ermittlung des Reinvermögens Summe des Vermögens 1.500.000 Summe der Schulden 900.000 = Reinvermögen (Eigenkapital) 600.000 Karlsruhe, den 31.12.2008 1.2.3 Was Sie über die Bilanz wissen sollten Die Bilanz ist ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses. Sie stellt das Verhältnis des Vermögens und der Schulden dar. Hierbei werden anders als beim Inventar das Vermögen und die Schulden Bilanz 27
1 Buchführung und Bilanzierung Aktiva und Passiva eines Unternehmens einander gegenübergestellt, um das Verhältnis zwischen Vermögen und Schulden auf einen Blick darzustellen. Bei der Gegenüberstellung ergibt sich eine Differenz zwischen Vermögen und Schulden. Diese Differenz wird als Eigenkapital bezeichnet. Das Vermögen, das auch als Aktiva bezeichnet wird, muss dieselbe Größe haben wie das von Eigenkapital- und Fremdkapitalgebern bereitgestellte Kapital, das auch als Passiva bezeichnet wird. Wichtig! Vermögen (Aktiva) = Kapital (Passiva) Wann muss eine Bilanz erstellt werden? Bei Gründung oder Übernahme eines Unternehmens, am Ende jedes Geschäftsjahres, bei der Auflösung oder Veräußerung eines Unternehmens. Aufbau der Bilanz Eigen- und Fremdkapital Wie ist die Bilanz aufgebaut? Die Bilanz wird aus dem Inventar und den Aufzeichnungen in den Buchführungsbüchern entwickelt. Dabei stehen die Aktiva auf der linken Seite der Bilanz. Sie werden nach ihrer Flüssigkeit geordnet. Die Passiva stehen auf der rechten Seite der Bilanz. Sie werden nach ihrer Fälligkeit geordnet. Das Kapital, das der Unternehmer aus eigenen Mitteln zur Finanzierung des Vermögens aufbringt, wird als Eigenkapital bezeichnet. Wurden die Mittel zur Anschaffung von Vermögensgegenständen kurzfristig von Fremden bereitgestellt, spricht man von Fremdkapital. Aktiva Bilanz Passiva Anlagevermögen Umlaufvermögen Rechnungsabgrenzungsposten Eigenkapital Fremdkapital Rechnungsabgrenzungsposten Abb. 2-3: Aufbau der Bilanz 28
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 Was ist der Unterschied zwischen dem Inventar und der Bilanz? Das Inventar und die Bilanz weisen jeweils den Stand des Vermögens und des Kapitals eines Unternehmens aus. Dabei unterscheiden sie sich aber in ihrer Form und in ihrem Umfang: Inventar Darstellung in Staffelform Detaillierte Darstellung der einzelnen Vermögens- und Schuldenwerte. Angabe von Mengen, Einzelwerten und Gesamtwerten. Darstellung des Vermögens und des Kapitals untereinander. Tab. 2-2: Vergleich Inventar und Bilanz Bilanz Darstellung in Kontenform Kurz gefasste, überschaubare Darstellung des Vermögens und des Kapitals. Nur Angabe der Gesamtwerte der einzelnen Bilanzposten. Darstellung des Vermögens und des Kapitals nebeneinander. Durch die Zusammenfassung der einzelnen Vermögensgegenstände und der einzelnen Schuldenpositionen zu Bilanzposten ist die Bilanz übersichtlicher als das Inventar. Sie zeigt das Vermögen, das Eigenkapital und das Fremdkapital auf einen Blick. Welche Vorschriften zu Form und Inhalt der Bilanz gibt es? Unterschied Inventar/Bilanz Die Bilanz ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufzustellen. Die Bilanz ist innerhalb einer angemessenen Frist nach dem Bilanzstichtag aufzustellen. Die Bilanz ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. Die Bilanz muss klar und übersichtlich sein. In der Bilanz sind das Vermögen, das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten gesondert auszuweisen und hinreichend aufzugliedern. Die Bilanz ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. 243 Abs. 1 HGB 243 Abs. 3 HGB 244 HGB 243 Abs. 2 HGB 247 Abs. 1 HGB 245 HGB Tab. 2-3: Vorschriften zur Form und zum Inhalt der Bilanz 29
1 Buchführung und Bilanzierung Beispiel 2-2: Darstellung einer einfachen Bilanz Aktiva Bilanz der Müller Metallwaren e. K. Passiva Anlagevermögen Eigenkapital 600.000 Grundstücke und 350.000 Bauten Maschinen 450.000 Fremdkapital BGA 100.000 Bankdarlehen 700.000 Umlaufvermögen Vorräte 270.000 Forderungen 180.000 Bankguthaben 143.000 Kasse 7.000 Verbindlichkeiten alul sonstige Verbindlichkeiten 100.000 100.000 Bilanzsumme 1.500.000 Bilanzsumme 1.500.000 Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften Wie ist die Bilanz gegliedert? Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften haben die im Gliederungsschema des 266 Abs. 2 und 3 HGB genannten Posten der Aktivseite und der Passivseite gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge auszuweisen ( 266 Abs. 1 Satz 2 HGB). Gliederungsschema für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften Aktiva Passiva A. Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände 1. Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte 2. entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten 3. Geschäfts- oder Firmenwert 4. Geleistete Anzahlungen A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital II. Kapitalrücklage III. Gewinnrücklage 1. gesetzliche Rücklage 2. Rücklage für Anteile an einem beherrschenden oder mehrheitlich beteiligten Unternehmen 3. satzungsmäßige Rücklagen 4. andere Gewinnrücklagen 30
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 II. Sachanlagen 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschl. der Bauten auf fremden Grundstücken 2. technische Anlagen und Maschinen 3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau III. Finanzanlagen 1. Anteile an verbundenen Unternehmen 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen 3. Beteiligungen 4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 5. Wertpapiere des Anlagevermögens 6. sonstige Ausleihungen B. Umlaufvermögen I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen 3. fertige Erzeugnisse und Waren 4. geleistete Anzahlungen II. Forderungen u. sonst. Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen 3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 4. sonstige Vermögensgegenstände III. Wertpapiere 1. Anteile an verbundenen Unternehmen 2. sonstige Wertpapiere IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag B. Rückstellungen 1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen 2. Steuerrückstellungen 3. Rückstellungen für latente Steuern 4. Sonstige Rückstellungen C. Verbindlichkeiten 1. Anleihen, davon konvertibel 2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 3. Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen 4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der Ausstellung eigener Wechsel 6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht 8. sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit D. Rechnungsabgrenzungsposten 31
1 Buchführung und Bilanzierung IV. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten, Schecks C. Rechnungsabgrenzungsposten D. aktive latente Steuern Abb. 2-4: Bilanzgliederung für Kapitalgesellschaften 266 HGB gemäß Entwurf Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz 1.2.4 So gehen Sie bei Bilanzveränderungen vor Die Bilanz stellt eine Aufstellung von Aktiva und Passiva zu einem bestimmten Zeitpunkt dar, die sich aber unmittelbar nach diesem Zeitpunkt ändern. Somit ändern sich auch die Bestände des Vermögens und/oder des Kapitals. Das Bilanzgleichgewicht, d. h. die summenmäßige Übereinstimmung von Aktiva und Passiva, bleibt auch nach den Änderungen erhalten, weil jede Änderung eines Bestands durch die entsprechende Änderung eines anderen Bestands ausgeglichen wird. Welche Arten der Bestandsveränderung gibt es? Es werden vier Arten der Bestandsveränderung unterschieden: Aktiv-Tausch: Der Aktiv-Tausch bezeichnet eine Änderung, die nur die Aktivseite betrifft. Dabei nimmt ein Aktivposten zu, ein anderer ab. Die Bilanzsumme bleibt unverändert. Passiv-Tausch: Der Passivtausch bezeichnet eine Änderung, die nur die Passivseite betrifft. Dabei nimmt ein Passivposten zu, ein anderer ab. Die Bilanzsumme bleibt unverändert. Aktiv-Passiv-Mehrung: Die Aktiv-Passiv-Mehrung führt zu einer Bilanzverlängerung. Dabei erhöht sich die Bilanzsumme; ein Aktivposten und ein Passivposten nehmen um denselben Wert zu. Aktiv-Passiv-Minderung: Die Aktiv-Passiv-Minderung führt zu einer Bilanzverkürzung. Dabei sinkt die Bilanzsumme; ein Aktivposten und ein Passivposten werden um denselben Betrag gemindert. Diese vier Arten der Bestandsveränderungen werden im Folgenden anhand der Bilanz der Müller Metallwaren e. K. erläutert. Bilanzgleichgewicht Arten der Bestandsveränderung 32
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 Aktiva Bilanz der Müller Metallwaren e. K. Passiva Anlagevermögen Eigenkapital 600.000 Grundstücke und Bauten 350.000 Maschinen 450.000 Fremdkapital BGA Umlaufvermögen Vorräte 250.000 Rohstoffe 20.000 Forderungen 180.000 Bankguthaben 143.000 Kasse 7.000 100.000 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 700.000 Verbindlichkeiten alul 100.000 sonstige Verbindlichkeiten 100.000 Bilanzsumme 1.500.000 Bilanzsumme 1.500.000 Wie funktioniert der Aktiv-Tausch? Beim Aktiv-Tausch ändern sich zwei Aktivposten der Bilanz. Ein Aktivposten wird größer, ein anderer kleiner. Die Bilanzsumme ändert sich nicht. Beispiel 2-3: 1. Geschäftsvorfall Die Müller Metallwaren e. K. kauft einen Plotter für 5.000 und bezahlt ihn bar. Aktiv-Tausch Aktiva Bilanz nach dem 1. Geschäftsvorfall Passiva Anlagevermögen Eigenkapital 600.000 Grundstücke und Bauten 350.000 Maschinen BGA Umlaufvermögen 450.000 Fremdkapital 105.000 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 700.000 Verbindlichkeiten alul 100.000 sonstige Verbindlichkeiten 100.000 33
1 Buchführung und Bilanzierung Vorräte 250.000 Rohstoffe 20.000 Forderungen 180.000 Bankguthaben 143.000 Kasse 2.000 Bilanzsumme 1.500.000 Bilanzsumme 1.500.000 Es hat ein Tausch zwischen zwei Aktivposten stattgefunden. Durch den Geschäftsvorfall vermehrt sich der Bilanzposten Betriebs- und Geschäftsausstattung um 5.000, während sich der Kassenbestand um 5.000 vermindert. Aktiv-Passiv- Mehrung Wie funktioniert die Aktiv-Passiv-Mehrung? Bei der Aktiv-Passiv-Mehrung ändert sich sowohl ein Aktiv- als auch ein Passivposten. Man sagt: Ein Aktiv- und ein Passivposten der Bilanz wird vermehrt. Die Bilanzsumme nimmt um den gleichen Betrag zu. Das nennt man eine Bilanzverlängerung. Beispiel 2-4: 2. Geschäftsvorfall Die Müller Metallwaren GmbH kauft Rohstoffe für 50.000 auf Ziel (= Lieferantenkredit). Aktiva Bilanz nach dem 2. Geschäftsvorfall Passiva Anlagevermögen Eigenkapital 600.000 Grundstücke und Bauten 350.000 Maschinen 450.000 Fremdkapital BGA 105.000 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 700.000 Verbindlichkeiten alul 150.000 Umlaufvermögen sonstige Verbindlichkeiten 100.000 Vorräte 250.000 Rohstoffe 70.000 Forderungen 180.000 Bankguthaben 143.000 Kasse 2.000 Bilanzsumme 1.550.000 Bilanzsumme 1.550.000 34
Was man unter Inventur, Inventar und Bilanz versteht 1 Durch diesen Geschäftsvorfall vermehren sich die Rohstoffe und die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2 um 50.000. Wie funktioniert der Passiv-Tausch? Beim Passiv-Tausch ändern sich zwei Passivposten der Bilanz. Ein Passivposten wird vermehrt, ein anderer vermindert. Die Bilanzsumme ändert sich nicht. Beispiel 2-5: 3. Geschäftsvorfall Die sonstigen Verbindlichkeiten in Höhe von 100.000 werden mit einem aufgenommenen Bankkredit bezahlt. Passiv-Tausch Aktiva Bilanz nach dem 3. Geschäftsvorfall Passiva Anlagevermögen Eigenkapital 600.000 Grundstücke und Bauten 350.000 Maschinen BGA Umlaufvermögen Vorräte 250.000 Rohstoffe 70.000 Forderungen 180.000 Bankguthaben 143.000 Kasse 2.000 450.000 Fremdkapital 105.000 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 800.000 Verbindlichkeiten alul 150.000 sonstige Verbindlichkeiten Bilanzsumme 1.550.000 Bilanzsumme 1.550.000 Es hat ein Tausch zwischen zwei Passivposten stattgefunden. Durch den Geschäftsvorfall vermehrt sich der Bilanzposten Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten um 100.000, während sich die sonstigen Verbindlichkeiten um 100.000 vermindern. 0 2 Verbindlichkeiten alul sind Verpflichtungen bzw. Schulden aus Kaufverträgen, Werkverträgen, Dienstleistungsverträgen, Miet- und Pachtverträgen, bei denen die Zahlung vom Bilanzierenden noch zu leisten ist. 35
1 Buchführung und Bilanzierung sonstige Verbindlichkeiten Aktiv-Passiv- Minderung Wie funktioniert die Aktiv-Passiv-Minderung? Bei der Aktiv-Passiv-Minderung ändert sich ein Aktivposten und ein Passivposten. Es wird also sowohl ein Aktivposten als auch ein Passivposten der Bilanz vermindert. Die Bilanzsumme nimmt um den gleichen Betrag ab ( Bilanzverkürzung ). Beispiel 2-6: 4. Geschäftsvorfall Ein Teil der Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditinstituten werden um 123.000 durch Bankguthaben getilgt. Aktiva Bilanz nach dem 4. Geschäftsvorfall Passiva Anlagevermögen Eigenkapital 600.000 Grundstücke und Bauten 350.000 Maschinen 450.000 Fremdkapital BGA 105.000 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Umlaufvermögen Vorräte 250.000 Rohstoffe 70.000 Forderungen 180.000 Bankguthaben 20.000 Kasse 2.000 677.000 Verbindlichkeiten alul 150.000 Bilanzsumme 1.427.000 Bilanzsumme 1.427.000 Durch diesen Geschäftsvorfall vermindern sich das Bankguthaben und die Verbindlichkeiten gegenüber den Kreditinstituten um 123.000. 0 Wichtig! Bei allen Geschäftsvorfällen bleibt die Bilanzgleichung stets erhalten. Die Summe beider Bilanzseiten ist also immer identisch. 36