Tierschutz Erfolgreich Organisieren Die Software für Tierschutzvereine und Tierheime im Deutschen Tierschutzbund e.v. Ein kleines FAQ-Kompendium als erste Hilfestellung für die Organisation mit TEO TEO auf der Basis von: Autor: Andrea Hauch Seite 1 von 52 10.10.2012
Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Fragen 4 1.1 Worauf basiert TEO? ----------------------------------------------------------------------- 4 1.2 Wie ist TEO strukturiert? ------------------------------------------------------------------- 4 1.3 Wo kann TEO gespeichert oder genutzt werden? ------------------------------------------ 4 1.4 Wie viele Benutzer können TEO nutzen? --------------------------------------------------- 4 1.5 Wie viele Benutzer können TEO gleichzeitig nutzen? -------------------------------------- 4 1.6 Wie sind die Minimalanforderungen für TEO, damit die Software funktioniert? ------------ 4 1.7 Wo beschaffen Sie sich Betriebssysteme, Office und TEO am Günstigsten? -------------- 4 1.8 Wo können Sie sich Hardware beschaffen? ------------------------------------------------ 5 2 Grundfunktionen und Prinzip 5 2.1 Was sind Gruppenrechte und warum damit beginnen? ------------------------------------ 5 2.2 Wie richten Sie Benutzer ein? -------------------------------------------------------------- 5 2.3 Welche Einstellungsmöglichkeiten hat der angemeldete Benutzer selbst? ---------------- 6 2.4 Warum sind die Benutzerkonten wichtig? -------------------------------------------------- 6 2.5 Welche Berechtigungen können Sie vergeben? -------------------------------------------- 6 2.6 Wie, wofür und warum wird Outlook genutzt?---------------------------------------------- 7 2.7 Wie wird gesucht Suchprinzip für alle Module? ------------------------------------------ 7 2.8 Was kann ich mit dem Suchergebnis machen? -------------------------------------------- 8 2.9 Was sind Kategorien? ---------------------------------------------------------------------- 8 2.10 Was sind Verteiler? ------------------------------------------------------------------------ 9 3 Adressverwaltung 10 3.1 Wie schreiben Sie einen Brief? ----------------------------------------------------------- 10 3.2 Wie schreiben Sie eine E-Mail? ---------------------------------------------------------- 10 3.3 Wie finden Sie alte Briefe oder E-Mails wieder? ------------------------------------------ 11 3.4 Wie bestätigen Sie ein Mitglied, einen Spender oder einen Paten (mit einem Begrüßungsbrief)? -------------------------------------------------------------------------------- 11 3.5 Wie funktioniert ein Massenversand mit Bankdaten bzw. auch Tierdaten? --------------- 11 3.6 Wo werden die Bankdaten der Adressen gespeichert?----------------------------------- 11 3.7 Wie wird aus einer Adresse/Person ein Mitglied? ---------------------------------------- 12 3.8 Wie wird aus einer Adresse/Person ein Pate? -------------------------------------------- 13 3.9 Wie wird aus einer Adresse/Person ein regelmäßiger Spender? ------------------------- 13 3.10 Was ist eine Spontanspende? ------------------------------------------------------------ 14 3.11 Was ist mit anonymen Spendeneingängen? --------------------------------------------- 14 4 Setup oder Einrichten von Mitglieder/Spender/Paten 15 4.1 Wie werden die Grundlagen für Zuwendungen festgelegt? ------------------------------ 15 4.2 Was bedeutet Lastschrift Optionen? ---------------------------------------------------- 16 4.3 Was bedeutet Säumige Beträge anmahnen bei der Anlage einer Zuwendungsart? ---- 16 4.4 Wie sind die notwendigen Vorgaben für Zahlungsweisen und Zahlungsarten? ---------- 16 4.5 Wie wird eine Rechnung/Zahlungshinweisformular eingerichtet? ------------------------ 17 4.6 Wie wird das SQ-Formular eingerichtet? ------------------------------------------------- 17 4.7 Wie wird eine Mahnung/Erinnerung eingerichtet? ---------------------------------------- 18 4.8 Wie können Sie Bußgelder verwalten? --------------------------------------------------- 18 5 Formular Standardvorgaben für Rechnungen und Erinnerungen 19 5.1 Wie und wo geben Sie das Format für diese Dokumentarten vor? ----------------------- 19 6 Erstellen Rechnungen/Mahnungen/SQ 19 6.1 Wie werden Rechnungen/Zahlungshinweise erstellt? ------------------------------------ 19 6.2 Wie werden Mahnungen/Erinnerungen erstellt? ------------------------------------------ 20 6.3 Wie ändern Sie das Format einer SQ ----------------------------------------------------- 21 6.4 Wie werden SQ erstellt? ------------------------------------------------------------------ 22 6.5 Wie erstellen Sie eine SQ für Sachzuwendungen? --------------------------------------- 22 6.6 Wie korrigieren Sie eine SQ oder erstellen ein Duplikat? --------------------------------- 23 7 Tierverwaltung Setup 24 7.1 Wo können individuelle Einstellung der Tierverwaltung vorgenommen werden? -------- 24 7.2 Welche Einstellungen müssen für Formulare und Ablagepfade gemacht werden? ------- 24 7.3 Welche Bedeutung hat eine Fallnummer und wie wird sie eingestellt? ------------------- 24 7.4 Welche Auswahlmöglichkeiten (Lookup s) können Sie für die Dateneingabe selbst bestimmen? --------------------------------------------------------------------------------------- 25 8 Tierverwaltung Bedienung 25 Autor: Andrea Hauch Seite 2 von 52 10.10.2012
8.1 Wie suche und finde ich Tiere im Bestand? ---------------------------------------------- 25 8.2 Welche Möglichkeiten bietet das Suchergebnis für Sie? --------------------------------- 25 8.3 Welche weiteren Funktionen können Sie nutzen? ---------------------------------------- 26 8.4 Wie finde ich Vorgänge/Fälle? ----------------------------------------------------------- 26 8.5 Was ist bei der Tier-Stammdaten-Pflege zu beachten? ----------------------------------- 26 8.6 Wie nehmen Sie ein Tier in Ihren Datenbestand auf? ------------------------------------- 28 8.7 Was sind Vorgänge und Fälle? ----------------------------------------------------------- 30 8.8 Was müssen sie tun, wenn Sie ein Tier abgeben bzw. entlassen? ----------------------- 32 8.9 Wie benutzt man das Krankenblatt und wie gehen Sie evtl. mit anfallenden Kosten um? 33 8.10 Wo werden die Kosten je Krankenblatt erfasst? ------------------------------------------ 34 8.11 Wie werden erfasste Kosten je Krankenblatt weiterverarbeitet oder auch korrigiert? ---- 34 8.12 Wie erfassen Sie eine Verlustmeldung? -------------------------------------------------- 35 8.13 Wie finden Sie alle Verlustmeldungen? -------------------------------------------------- 36 8.14 Wie wird von der Adresse zur Tierdatenansicht gewechselt? ---------------------------- 36 8.15 Wie wird vom Tier auf eine Adresse gewechselt? ---------------------------------------- 36 9 Dokumente und Vorlagen 37 9.1 Wie ändern Sie die Vorlagen auf Ihre Bedürfnisse? -------------------------------------- 37 9.2 Welche Bedeutung hat die Spalte Präfix innerhalb des Vorlagen Setups? --------------- 38 9.3 Was bedeutet Wiedervorlage als Termin oder Aufgabe? --------------------------------- 38 10 Die Ablage 39 10.1 Was passiert, wenn ein Dokument in der Ablage auf dem Dateisystem gelöscht wird? -- 39 10.2 Wie kann man die Ablage pro Jahr strukturieren? --------------------------------------- 39 10.3 Wie kann man eine Ablageordnung pro Benutzer einrichten? ---------------------------- 39 10.4 Welche Auswirkung hat es ein Dokument als vertraulich zu markieren? ----------------- 40 11 Kassen 40 11.1 Wie viele Kassen können Sie nutzen? ---------------------------------------------------- 40 11.2 Was machen Sie bei Kassenfehlbuchungen? -------------------------------------------- 40 11.3 Wie wird über die Kasse gebucht? ------------------------------------------------------- 40 12 Abrechnung mit der Gemeinde 41 12.1 Wie werden Tagessätze mit den Gemeinden abgerechnet? ------------------------------ 41 12.2 Wie wird die Tagespauschale je Fall abgerechnet? -------------------------------------- 42 12.3 Wie wird die Tagespauschale je Fall abgerechnet? -------------------------------------- 42 13 Zahlungseingänge schnell buchen 43 13.1 Wofür ist die Schnellbuchungsmaske? -------------------------------------------------- 43 13.2 Wie funktioniert eine Schnellbuchung für einen offenen Posten? ------------------------ 43 13.3 Wie funktioniert eine Schnellbuchung für eine Zuwendung? ----------------------------- 44 13.4 Wie finden Sie Detail-Infos einzelner Buchungen über die Schnellbuchungsmaske? ---- 44 14 Statistik 45 14.1 Wo finden Sie Statistiken in TEO? ------------------------------------------------------- 45 14.2 Welche Statistiken sind in TEO eingerichtet? -------------------------------------------- 45 14.3 Welche Möglichkeiten haben Sie, wenn die Statistiken in TEO für Sie nicht passen? ---- 46 14.4 Wie können Sie in EXCEL TEO-Daten nutzen und auswerten? --------------------------- 46 14.5 Welche weiteren Möglichkeiten für Auswertungen haben Sie noch? --------------------- 48 15 Deutsches Haustierregister 48 15.1 Wie können Adress- und Tierdaten an das DHR übertragen werden? -------------------- 48 15.2 Wie und welche Daten werden an das DHR versendet? ---------------------------------- 49 16 Artikelverwaltung 49 16.1 Wie können Sie eigene Artikel verkaufen? ----------------------------------------------- 49 17 Datensicherungen 49 17.1 Wie sichern Sie die Daten von TEO? ----------------------------------------------------- 49 Index 51 Autor: Andrea Hauch Seite 3 von 52 10.10.2012
1 Allgemeine Fragen 1.1 Worauf basiert TEO? TEO basiert auf ACCESS 2007 SP2 und ist mit VisualBasic programmiert. TEO ist durch eine Erweiterung der CRM-Software www.successcontrol.de entstanden. Eine Projektgruppe, die aus Mitarbeitern der TSV Kiel, Düren, Siegen und Essen, Herrn Steppat selbst und mir bestand, haben gemeinsam die Vorgänge und Abläufe der Mitglieder- und der Tierverwaltung entwickelt, die von Herrn Steppat entsprechend programmiert wurden. 1.2 Wie ist TEO strukturiert? TEO hat eine vordefinierte Ordnerstruktur, die wie folgt eingeteilt ist: TEO Hauptverzeichnis (hier liegen die zum Start relevanten Programme und Dateien Datenbank (die Datenbank selbst) Ablage (alle über TEO erstellten Dokumente und kopierte Dateien Vorlagen (Vorlagen für die Korrespondenz) Tierverwaltung (Ablage für erstellte Dokumente aus der Tierverwaltung und Bilder) Projekte (eigene Ablagestruktur für das Abwickeln von Projekte) 1.3 Wo kann TEO gespeichert oder genutzt werden? TEO kann auf einem Einzelplatzrechner (1 Benutzer - Begrenzungen) Netzlaufwerkfreigabe (max. 5 Benutzer gleichzeitig - Begrenzungen) SQL-Betrieb (Begrenzungen) SQL-Engine (http://support.microsoft.com/kb/237980/de) SQL-Server um die Datenbank in einer SQL-Server Umgebung zu betreiben) 1.4 Wie viele Benutzer können TEO nutzen? Relevant ist das Einrichten der Benutzer in der Benutzerverwaltung, dies können (siehe Begrenzungen) fast unendlich viele sein. Damit Änderungen referenziert werden können (wer hat was, wann geändert), muss sich der zuständige Benutzer immer selbst an der Datenbank anmelden. Das Anmelden an einem PC ist hierfür nicht relevant, nur die Benutzeranmeldung an der Datenbank. 1.5 Wie viele Benutzer können TEO gleichzeitig nutzen? siehe 1.3. 1.6 Wie sind die Minimalanforderungen für TEO, damit die Software funktioniert? Betriebssystem ab Windows XP Prof. ab Microsoft Office 2007 Prof. SP2 1.7 Wo beschaffen Sie sich Betriebssysteme, Office und TEO am Günstigsten? Als gemeinnütziger Verein ist die erste Anlaufstelle www.stifter-helfen.de. Sie müssen sich als Verein mit ihrer Satzung und Ihrem Freistellungsbescheid Online anmelden und können Ihre Software auch Online kaufen. Es gibt keine günstigere Bezugsquelle. http://www.stifter-helfen.de/ mailto:it@tierschutzbund.de?subject=teo%20-%20software Autor: Andrea Hauch Seite 4 von 52 10.10.2012
1.8 Wo können Sie sich Hardware beschaffen? Dies sind nur Empfehlungen aus eigenen Erfahrungen, die nicht immer die günstigsten Konditionen sein müssen, sondern auch die Betreuung, die Beratung und den Umgang mit Reklamationen mit einbeziehen. http://www.hoh.de/ http://www.bechtle.de/ http://www.gatek.de/ http://www.recycle-it.de/ ebenfalls bei Hardware-Gebrauchtaktionen auch unter http://www.stifter-helfen.de 2 Grundfunktionen und Prinzip 2.1 Was sind Gruppenrechte und warum damit beginnen? Mit TEO können mehrere Benutzer eingerichtet werden, die sich mit einem Kennwort an TEO anmelden. Damit das Einrichten der Benutzer selbst und die Berechtigung für jeden Benutzer schneller und übersichtlicher eingepflegt werden kann, können Sie Gruppenrecht definieren. Beispiele sind z.b. eine Gruppe Mitgliederverwaltung, die nur die Tierdaten lesen darf oder andersherum Tierverwaltung, die keine Daten der Mitglieder/Spender verändern darf. Machen Sie sich zuerst Gedanken, welche Gruppen sind nötig und welche Gruppe darf was in TEO. 2.2 Wie richten Sie Benutzer ein? Benutzer werden über das Setup eingerichtet. Sie müssen als Admin angemeldet sein, damit diese Voreinstellungen eingetragen werden können. Wichtig ist, dass die Benutzer vollständig mit Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adressen eingetragen werden, denn dies ist die Grundlage für die Korrespondenz für Briefe oder E-Mail. Wenn Sie zuvor Ihre Gruppen definiert haben, dann ordnen Sie jeden Benutzer einer Gruppe zu und dieser bekommt die entsprechenden Berechtigungen eingetragen. Autor: Andrea Hauch Seite 5 von 52 10.10.2012
2.3 Welche Einstellungsmöglichkeiten hat der angemeldete Benutzer selbst? Unter dem erweiterten Menüpunkt rechts, kann jeder angemeldete Benutzer seine eigenen individuellen Einstellungen vornehmen, die auf jedem Brief, jeder Mail in den Kopf- und Fußzeilen erscheinen sollen. So ist in der Regel immer nur eine einzige Korrespondenzvorlage innerhalb TEO notwendig, da sich diese mit den Daten der jeweils angemeldeten Person füllt. 2.4 Warum sind die Benutzerkonten wichtig? In den Dokumentvorlagen werden Informationen aus der Benutzerverwaltung je angemeldeter Benutzer in die Dokumente und E-Mails übertragen, damit mit einer Dokumentenvorlage für unterschiedliche Benutzer gearbeitet werden kann. Für E-Mails wird eine entsprechende Signatur aus der Benutzerverwaltung verwendet, die je Benutzer eingetragen wird. Dies ist notwendig, da beim Senden einer E-Mail über TEO nicht die in Outlook selbst verwendete Signatur genutzt werden kann. 2.5 Welche Berechtigungen können Sie vergeben? Je Benutzer können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden, darum ist die Geheimhaltung eines Kennwortes so wichtig, damit bei Problemen nachvollzogen werden kann, wer sie verursacht hat. Autor: Andrea Hauch Seite 6 von 52 10.10.2012
2.6 Wie, wofür und warum wird Outlook genutzt? TEO/ACCESS ist ein Teil der Microsoft Office Produktpalette und für einen größtmöglichen Nutzen ist auch der Outlook-Client erforderlich. Bei einem richtig eingerichteten Outlook-Client haben Sie die Möglichkeit nach dem Erstellen eines Briefes oder einer E-Mail, diesen Postausgang als Wiedervorlage entweder im Terminkalender (der persönliche oder in einem Netzwerk, der öffentliche) oder in den Aufgaben, zu speichern. 2.7 Wie wird gesucht Suchprinzip für alle Module? Alle Startmasken der einzelnen Module beginnen mit der Suche Mit einem Klick auf die Pfeile, erhalten Sie erweiterte Suchmöglichkeiten Weitere Erklärungen zur Suche finden Sie ab Seite 30 unter http://www.successcontrol.de/handbuch/access-crm-handbuch.html Autor: Andrea Hauch Seite 7 von 52 10.10.2012
Das % Zeichen können Sie verwenden, um in mittleren Feldinhalten Platzhalter zu setzen und zu suchen 2.8 Was kann ich mit dem Suchergebnis machen? Das Suchergebnis kann einfach weiterverarbeitet werden mit einem Klick auf Suchergebnis weiterverarbeiten. Danach erhalten Sie die Maske für Suchergebnis weiterverarbeiten mit weiteren Optionen. Weiterhin können Sie in die Datenblatt Ansicht wechseln, darin verfügen Sie über alle Sortier- und Auswahlfunktionen aller Felder, (klick auf Pfeile je Spalte) wie Sie sie vielleicht von Excel her kennen (Autofilter). Mit Adressen selektieren können Sie aus dem Ergebnis bestimmte Adressen noch einmal selektieren um z.b. genau diese einer Kategorie oder einem Verteiler zuzuweisen, damit Sie genau diese Gruppe in der erweiterten Suche immer wieder schnell selektieren können. Weiterhin können Sie alle oder die selektierten/gefilterten Adressen als Serien- Mail, Excel-Export, Serienbriefe, Adressetiketten wie in der Maske Suchergebnis weiterverarbeiten angegeben entsprechend nutzen. 2.9 Was sind Kategorien? Kategorien sind festgelegte Merkmale für bestimmte Adressen, damit diese Adressen schnell verarbeitet werden können. Festlegen können Sie Kategorien im Setup und Sie können selbst bestimmen, welche Kategorien für Ihre Zwecke auswählbar sind. Autor: Andrea Hauch Seite 8 von 52 10.10.2012
2.10 Was sind Verteiler? Unter Verteiler ist zu verstehen, an wen z.b. Newsletter oder Rundschreiben gegangen sind. Ein Verteiler kann nach einer Selektion neu erstellt werden (oder ein bestehender genutzt werden) und es kann nachvollzogen werden, wann welche Adressen zu welchem Zweck angeschrieben wurden. Autor: Andrea Hauch Seite 9 von 52 10.10.2012
3 Adressverwaltung Das Erfassen von Adressen, die später auch als Mitglied, Spender oder Paten markiert werden können, ist fast selbsterklärend und nicht schwierig. Ein Hinweis auf eine Dublette (Dublettenprüfung) verhindert, dass Sie eine Adresse mehrmals eingeben. 3.1 Wie schreiben Sie einen Brief? Die Korrespondenz ist ganz einfach, Sie klicken auf Brief erstellen, wählen Ihre Vorlage aus, füllen die erforderlichen Felder und Word öffnet sich mit einem vorgefüllten Dokument. Nachdem eine Vorlage ausgewählt wurde, ist es sehr sinnvoll, die erforderlichen Textfelder auch auszufüllen (das erleichtert später die Suche in der Ablage Volltextsuche). Sie können auch Textbausteine nutzen, die Sie im Setup hinterlegt haben. 3.2 Wie schreiben Sie eine E-Mail? Genauso wie einen Brief, nur mit dem Unterschied, dass Sie neben der E-Mail- Adresse auf den nebenstehenden Umschlag klicken müssen. Der restliche Prozess funktioniert ähnlich wie unter Brief erstellen. Autor: Andrea Hauch Seite 10 von 52 10.10.2012
3.3 Wie finden Sie alte Briefe oder E-Mails wieder? Ganz einfach, über Ablage und durch Eingabe eines verwendeten Begriffs, den Sie bei erstellen der Korrespondenz, beim einfügen von Notizen oder beim Einfügen von Dateien in die Ablage eingetragen haben (deshalb ist es wichtig, die Masken unter Punkt 3.1 auch sinnvoll auszufüllen). 3.4 Wie bestätigen Sie ein Mitglied, einen Spender oder einen Paten (mit einem Begrüßungsbrief)? Da wir in TEO die Möglichkeit geschaffen haben, mehrere Zwecke (Mitgliedschaft, Patenschaft, Spender etc.) je Adresse hinterlegen zu können und in den meisten Fällen dem Empfänger dieser Zweck bestätigt werden muss, gibt es die Funktion Brief erstellen innerhalb der Detail-Angaben der Zuwendungsart. Hier werden alle Inhalte der Zuwendungsart (Bankdaten Zweck etc.) als Textmarken für die Word-Brieferstellung zur Verfügung gestellt. Hilfreich für diese Aktivität sind die Themen Textbausteine und Briefvorlagen, um die entsprechende Korrespondenz erledigen zu können. 3.5 Wie funktioniert ein Massenversand mit Bankdaten bzw. auch Tierdaten? Wie bereits unter 3.4 erwähnt, kann jeder Empfänger mehrere Zuwendungsarten und auch Tiere in TEO haben. Eine Massenversand oder Serienbrieferstellung benötigt hierzu immer eineindeutige Zuordnungen, damit ein Massenversand möglich wird. Diese Funktion gibt es als Standard in TEO nicht. Sie können dies jedoch mit Hilfe der TEO_Schnittstelle.accdb (als Abfrage hierzu sind aber sehr gute Access-Kenntnisse erforderlich) oder über EXCEL außerhalb TEO abwickeln (z.b. alle Mitglieder darüber informieren, dass sich die Vereinsadresse oder die Bankverbindung geändert hat, oder Versand neuer Mitgliedsausweise, je nachdem welche Informationen im Druck benötigt werden). 3.6 Wo werden die Bankdaten der Adressen gespeichert? Die Grunddaten einer jeden Adresse sind zunächst immer im Register Mitgliedsdaten Zuwendungsarten gespeichert. Die Informationen im linken Bereich sind Grunddaten zu einer Mitgliedschaft/Zuwendungsart. Diese Autor: Andrea Hauch Seite 11 von 52 10.10.2012
Grunddaten (und auch Bankverbindung) gibt es je Adresse nur einmal und können mit der normalen Serienbrieffunktion auch ausgedruckt werden. Nutzen Sie je Adresse weitere Zwecke, die Sie über Zuwendungsarten anlegen können, dann ist es Ihnen an dieser Stelle möglich, je Zuwendungsart unterschiedliche Bankdaten, Zahlungsarten und Kontoinhaber zu hinterlegen. Hier sind dann natürlich mehrere Bankverbindungen je Adresse je Zuwendungsart möglich, die aber nicht mit der normalen Serienbrieffunktion gedruckt werden können siehe auch 3.5. 3.7 Wie wird aus einer Adresse/Person ein Mitglied? Auf die Registerkarte Mitgliedsdaten Zuwendungen klicken dann auf Mitgliedschaft aktivieren klicken die erforderlichen Felder ausfüllen und eine neue Zuwendung anlegen. Hier kann nur einmal die Zuwendungsart für Mitgliedschaft angelegt werden (wenn es im Setup entsprechend definiert wurde). Alle erforderlichen Felder müssen entsprechend ausgefüllt werden. Wenn Sie zuvor schon Bankdaten erfasst hatten, können diese mit Auswahl der Zahlungsart übernommen werden. Hintergrund ist, dass es möglicherweise Zuwender geben kann, die von unterschiedlichen Bankkonten für unterschiedliche Zwecke per Lastschrift einziehen lassen möcahten oder aber der Kontoinhaber ein anderer ist. Autor: Andrea Hauch Seite 12 von 52 10.10.2012
3.8 Wie wird aus einer Adresse/Person ein Pate? Auf die Registerkarte Mitgliedsdaten Zuwendungen klicken neue Zuwendung anklicken und unter Art der Zuwendung eine Patenschaft auswählen, dabei werden Sie aufgefordert ein Patentier aus Ihrem Tierbestand auszuwählen, damit ein Pate einem Tier zugeordnet werden kann. Auch hier müssen Sie alle erforderlichen Felder ausfüllen. Wenn Sie zuvor schon Bankdaten erfasst hatten (für z.b. Mitgliedschaft), können diese mit Auswahl der Zahlungsart übernommen werden. Hintergrund ist, dass es möglicherweise Zuwender/Spender geben kann, die von unterschiedlichen Bankkonten für unterschiedliche Zwecke per Lastschrift einziehen lassen möchten oder aber der Kontoinhaber ein anderer sein soll. TIPP: Überlegen Sie, wie Sie Patenschaften organisieren und ob Sie diese unbedingt mit einem Tier verknüpfen müssen oder lieber eine Zuwendungsart dafür einrichten mit einer entsprechenden Kostenstelle für Patenschaften. Verknüpfen Sie direkt mit einem Tier, dann haben Sie z.b. bei Vermittlung oder bei Tod eines Tieres in der Datenbank einen deutlich höheren Datenpflegeaufwand. 3.9 Wie wird aus einer Adresse/Person ein regelmäßiger Spender? Auf die Registerkarte Mitgliedsdaten Zuwendungen klicken neue Zuwendung anklicken und unter Art der Zuwendung Spende (entsprechendes Konto ist in den Grundeinstellungen hinterlegt worden) auswählen. Autor: Andrea Hauch Seite 13 von 52 10.10.2012
Auch hier müssen Sie alle erforderlichen Felder ausfüllen. Wenn Sie zuvor schon Bankdaten erfasst hatten (für z.b. Mitgliedschaft), können diese mit Auswahl der Zahlungsart übernommen werden. Hintergrund ist, dass es möglicherweise Zuwender/Spender geben kann, die von unterschiedlichen Bankkonten für unterschiedliche Zwecke per Lastschrift einziehen lassen möchten oder aber der Kontoinhaber ein anderer ist (z.b. bei Minderjährigen oder Partner). 3.10 Was ist eine Spontanspende? Diese Zuwendungsart kann genutzt werden, um einzelne Spenden von Spendern zu buchen, die unaufgefordert eingehen. Damit auch diese Spender (je nach Höhe) im SQ-Ablauf eine rechtmäßige SQ bekommen können, ist das Verbuchen eines Zahlungseingang für diesen Spender möglich bzw. auch notwendig. 3.11 Was ist mit anonymen Spendeneingängen? Auch daran haben wir gedacht. Es gibt einen Adressdatensatz ANONYME SPENDEN, der mit einer entsprechenden Zuwendungsart angelegt werden kann und hier können Sie Zahlungseingänge festhalten, deren Adressaten Sie nicht kennen. Wird in der Zukunft ein Spender bekannt und die Adresse ist hinterlegt worden, dann können Sie von hier diese Spende dem Spender zuordnen/umbuchen, nachdem Sie ihm eine entsprechende Zuwendungsart angelegt haben. TIPP: Richten Sie für den Adressdatensatz ANONYME SPENDEN die Zuwendungsart Spontanspende ein, dann können Sie über die Schnellbuchung als auch über Kasseneingang darauf buchen. Autor: Andrea Hauch Seite 14 von 52 10.10.2012
4 Setup oder Einrichten von Mitglieder/Spender/Paten 4.1 Wie werden die Grundlagen für Zuwendungen festgelegt? Als Administrator müssen im Setup die Grundlagen erstellt werden, damit Sie je Adresse die Möglichkeit bekommen unterschiedliche Zuwendungsarten zu nutzen. Dafür gehen Sie im Setup auf Hauptmodule in das Setup für das Zuwendungsmodul. Wenn Sie auf Setup Zuwendungs Modul klicken, dann haben Sie an dieser Stelle folgenden Einrichtungsmöglichkeiten bzw. Vorgaben auszufüllen: Zuerst tragen Sie die Vorgaben je Zuwendungsart ein für: Bezeichnung Verwendungszweck Beschreibung/Aktion Beitragsvorgabe Keine Doppelung (kann nur einmal je Adresse eingetragen werden Muss Mitglied (die Adresse muss als Mitglied aktiviert sein) Tierauswahl (damit beim Anlegen je Adresse ein Tier für eine Patenschaft ausgewählt werden kann) Kostenstelle, Kostenstelle Code Fiskusname Art der Spende kein Intervall Betrag z.b. für einmalige Spenden/Zahlungen Hier sind Sie frei, so viele unterschiedliche Zuwendungsarten festzulegen, wie Sie benötigen. Wichtig zu wissen ist, dass sowohl hierüber als auch später beim Buchen der Zahlungseingänge gesteuert wird, auf welche Kostenstelle die Zahlungseingänge gebucht werden (wichtig für die Auswertungen). Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit die Eingabeauswahl für SQ- Intervalle festzulegen. Autor: Andrea Hauch Seite 15 von 52 10.10.2012
ACHTUNG!: Haben Sie für eine Zuwendungsart bei der Anlage einmal das Intervall auf keine geschaltet, ist ein späteres Erstellen einer SQ für die gebuchten Zahlungen auf diese Zuwendungsart nicht mehr möglich. TIPP!: Am besten arbeiten Sie immer mit dem Intervall jährlich, denn oft weiß man zu Beginn nicht, ob doch noch Spendenzahlungen im Laufe des Jahres erfolgen werden. 4.2 Was bedeutet Lastschrift Optionen? Wählen Sie innerhalb des Reiters Lastschrift Optionen ein Ja werden Sie im späteren Verlauf, wenn Sie Ihre Lastschrifteinzugsliste in Excel erstellen, gefragt werden, ob Sie beim Erzeugen der Liste auch gleichzeitig Zahlungseingänge verbuchen wollen oder ob Sie dies erst später (nachdem die Bank Ihre Lastschriften gutgeschrieben hat) manuell tun wollen. Die Idee dahinter ist, dass es zu Lastschriftprotesten kommen kann, die beim automatischen Ausgleich dann schon ausgeglichen wurden und danach korrigiert werden müssten. Sind sie jedoch noch nicht verbucht worden, besteht die Möglichkeit die tatsächlichen Zahlungseingänge zu verbuchen und die nicht eingelösten Lastschriften offen zu lassen. Bei einem Nein müssten Sie dann andersherum verfahren (je nach Menge obliegt Ihnen die Entscheidung wie Sie vorgehen möchten). 4.3 Was bedeutet Säumige Beträge anmahnen bei der Anlage einer Zuwendungsart? Wenn Sie beim Anlegen je Adresse eine neue Zuwendungsart anlegen, haben Sie die Möglichkeit den Datensatz für zu verwendende Erinnerungen/Mahnungen zu markieren. Dafür verantwortlich ist das Häkchen bei Säumige Beträge anmahnen. Im Setup der Zuwendungsarten können sie festlegen, ob das Häkchen Säumige Beträge anmahnen permanent gesetzt oder nicht gesetzt sein soll für das Anlegen von Zuwendungsarten je Adresse. 4.4 Wie sind die notwendigen Vorgaben für Zahlungsweisen und Zahlungsarten? Mit einem Klick auf den Reiter Zahlungsweise und Zahlungsart haben Sie nun die Möglichkeit (funktionsweise wie Zuwendungen) Ihre Zahlungsweisen und ihre Zahlungsarten zu hinterlegen. Autor: Andrea Hauch Seite 16 von 52 10.10.2012
4.5 Wie wird eine Rechnung/Zahlungshinweisformular eingerichtet? Sie klicken auf Setup Zahlungshinweisformular und können ähnlich wie unter 4.2 innerhalb der nichtgrünen Bereiche Ihre Einstellungen vornehmen. Gleichzeitig legen Sie fest mit welcher Rechnungsnummer begonnen werden soll. Wählen Sie hier Nein wird beim Erzeugen der Lastschriftliste immer der Zahlungseingang sofort gebucht. 4.6 Wie wird das SQ-Formular eingerichtet? Mit einem Klick auf Setup SQ-Formular können Sie ihr SQ-Formular in festgelegten (nicht grünen) Bereichen zu individualisieren (eigenes Logo Voraussetzungen wie Größe müssen beachtet werden), Unterschrift-Bild, Absender). Grundsätzliches zum SQ-Formular: Der Einfachheit halber wurde entschieden, nur ein einziges Formular für SQ zu konzipieren. Autor: Andrea Hauch Seite 17 von 52 10.10.2012
Die SQ ist immer zweiseitig (auf der zweiten Seite erscheinen die Detailinformationen zu den Zahlungseingängen, die gebucht wurden), damit das Formular sowohl für Einzelquittungen als auch für Sammelquittungen verwendet werden kann und die Erstellungsroutine (wenn am Ende des Jahres SQ gedruckt werden müssen) für alle SQ nicht zwischen Einzel- und Sammelquittungen unterscheiden muss. Unterjährig bereits erstellte SQ für einzelne Zahlungen werden im Batchdruck ausgelassen, da hierfür ja bereits eine SQ erstellt wurde. 4.7 Wie wird eine Mahnung/Erinnerung eingerichtet? Wie unter 4.3 gehen Sie auf den Reiter Mahnungen und richten das Erinnerungsformular innerhalb des nichtgrünen Bereiche für Sie ein. Dies funktioniert genauso, wie für die SQ oder wie für das Rechnungsformular/Zahlungshinweisformular. Auch dieses Formular ist immer zweiseitig und die zweite Seite entspricht einem Kontoauszug der eingerichteten Verpflichtungen (meist Mitgliedsbeiträge oder Patenschaften). 4.8 Wie können Sie Bußgelder verwalten? Mit TEO ist es auch möglich, die Überwachung von Zahlungen, die Ihnen aus Bußgeldverfahren zugehen sollen, zu ermöglichen. Dies ist ganz einfach und wird über das Zuwendungsmodul abgedeckt. Hier richten Sie eine neue Zuwendungsart Bußgeld ein, die Sie dann für die zahlende Person in der Adressverwaltung (wie Mitgliedschaft) hinterlegen können (neue Zuwendungsart anlegen). Darauf achten müssen Sie, dass im FiskusnameArt weder der Eintrag Geldzuwendung noch Mitgliedsbeitrag eingetragen wird, sonst wird TEO Ihnen für die Bußgeldzahlungen eine Spendenquittung generieren. Eine eigene Kostenstelle für das Verwalten der Zahlungseingänge je Zuwendungsart sollten Sie in jedem Fall anlegen. Zusätzlich sollten Sie noch beim Anlegen der Zuwendungsart Bußgeld darauf achten, dass Sie beim Anlegen das Feld Spendenbescheinigung auf keine setzten, damit eine Erstellung von SQ für alle Zahlungen auf diese Zuwendungsart ausgeschlossen wird. Weitere Zuwendungsarten (wie z.b. Grabverwaltung) dieser Art mit anderen Bezeichnungen, die Sie dann auch per Lastschriftverfahren verwenden können sind möglich. Autor: Andrea Hauch Seite 18 von 52 10.10.2012
5 Formular Standardvorgaben für Rechnungen und Erinnerungen 5.1 Wie und wo geben Sie das Format für diese Dokumentarten vor? Sie gehen über Setup in Hauptmodule und klicken den Punkt Formular Standardvorgaben an. Nun können Sie ihr Dokument selbst gestalten mit den dafür notwendigen Voraussetzungen (z.b. Bildgröße etc.). Die grün hinterlegten Bereiche sind noch von Ihnen selbst gestaltbar. Diese Formateinstellungen werden für die Erstellung der Rechnungen und Zahlungserinnerungen herangezogen, damit ihr Output für diese Bereiche Ihrem eigenen CD (Corporate Design) entspricht. 6 Erstellen Rechnungen/Mahnungen/SQ 6.1 Wie werden Rechnungen/Zahlungshinweise erstellt? Sobald Sie für eine Adresse eine Zuwendungsart eingerichtet haben, können Sie an dieser Stelle Ihre Rechnungen/Zahlungshinweise erzeugen. Damit dies möglich ist, wird auf Basis der Zuwendungsart eine Soll-Stellung erzeugt für die dann eine Rechnung/Zahlungshinweis ausgedruckt werden kann. Zuwendungsart anlegen Klick auf Sollstellen/Zahlungshinweise Autor: Andrea Hauch Seite 19 von 52 10.10.2012
Klicken auf Zahlungshinweise erstellen Die Rechnung/Zahlungshinweis wird angezeigt (wenn der Haken bei PDF nach Erstellung öffnen nicht weggeklickt wurde) und kann ausgedruckt werden. 6.2 Wie werden Mahnungen/Erinnerungen erstellt? Unter den Vereinsfunktionen können Sie mit Klick auf Zuwendungs-Mahnungen Ihre Erinnerungsschreiben erzeugen. Nachfolgend haben Sie dann noch die angezeigten Möglichkeiten zur Auswahl: Autor: Andrea Hauch Seite 20 von 52 10.10.2012
Nachdem Sie Mahnungen erstellen gewählt haben, werden Ihnen die Mahnungen aller noch ausstehender Erinnerungen angezeigt. Sie können den Vorgang an dieser Stelle noch abbrechen und Ihre Auswahlmöglichkeiten korrigieren. Danach werden alle Mahnungen/Erinnerungen in einer PDF-Datei erzeugt und können ausgedruckt werden. Folgende Hinweismeldung erscheint, die Sie noch bestätigen müssen: Es bedeutet, dass je Empfänger einer Zahlungserinnerung eine Notiz in der Ablage hinterlegt wird, wann welcher Zahlungshinweis erzeugt wurde. Es ist lediglich ein Verweis innerhalb der erzeugten PDF, die mit diesem Mahnungslauf erzeugt wurde. 6.3 Wie ändern Sie das Format einer SQ Über Setup Haupt-Module und Setup Zuwendungsmodul gelangen Sie an die Stelle, wo Sie die SQ entsprechend Ihrem CD (Corporate Design) ändern können. Hier klicken Sie einfach auf Setup Spendenbescheinigungsformular und können nachfolgend Ihre Änderungen speichern und bestimmen, wo Sie zukünftig Ihre SQ innerhalb der TEO Ablage abspeichern möchten. Autor: Andrea Hauch Seite 21 von 52 10.10.2012
6.4 Wie werden SQ erstellt? Unter den Vereinsfunktionen können Sie mit Klick auf Spendenbescheinigungen Ihre SQ erzeugen. Der Vorgang funktioniert genauso wie unter 5.2. TIPP!: Am besten arbeiten Sie immer mit dem Intervall jährlich, denn oft weiß man zu Beginn des Jahres nicht, ob doch noch Spendenzahlungen im Laufe des Jahres erfolgen werden. Es werden alle SQ im Batch erstellt außer für Empfänger, die im SQ-Intervall nicht auf keine gesetzt sind. 6.5 Wie erstellen Sie eine SQ für Sachzuwendungen? Für Sachzuwendungen ist ein automatischer Prozess sehr schwierig, da in der Regel erst bewertet werden muss, welchem Wert die Sache entspricht. Trotzdem ist es recht einfach eine manuelle SQ für Sachzuwendungen zu erstellen und diese in der Ablage zu hinterlegen. Es ist lediglich eine Wordvorlage notwendig, die hierfür hinterlegt werden kann und die Sie mit Brief erstellen aufrufen können, um Sie entsprechend den Anforderungen des Finanzamtes auszufüllen. Ebenso können Sie als Nachweis den Wert der Sache als Einnahmen auf eine separate Kostenstelle, die Sie mit der Sachzuwendungsart anlegen, verbuchen. Wie unter 4.1 beschrieben fügen Sie einen Datensatz für Sachzuwendungen hinzu, den Sie dann beim Anlegen einer neuen Zuwendung für den Spender Autor: Andrea Hauch Seite 22 von 52 10.10.2012
verwenden können. Danach ist hierfür auch die Buchung des Geldwertes der Sachzuwendung möglich. Beispiel: 6.6 Wie korrigieren Sie eine SQ oder erstellen ein Duplikat? Unter dem Menüpunkt Vereinsverwaltung klicken Sie auf Korrektur/Duplikat einer SQ, machen Sie genaue Angaben der Original-SQ und eine neue SQ wird als Korrektur (Korrektur geht nur, wenn sich die Adresse geändert) erstellt oder als Duplikat (Hinweis in der Fußzeile) erneut ausgedruckt. Autor: Andrea Hauch Seite 23 von 52 10.10.2012
7 Tierverwaltung Setup 7.1 Wo können individuelle Einstellung der Tierverwaltung vorgenommen werden? Sie rufen das Setup auf, dann Hauptmodule und klicken auf Setup Tierverwaltung Modul. 7.2 Welche Einstellungen müssen für Formulare und Ablagepfade gemacht werden? Hier bekommen Sie weitere Möglichkeiten geboten, eigene Einstellungen vorzunehmen für folgende Aufgaben: Wo sollen die Dokumente der Tierverwaltung auf der Festplatte abgelegt werden? Wie soll Ihre Karteikarte aussehen? Wie soll das Rechnungsformular für Kleinverkäufe zum Tier gestaltet werden? Wie soll das Krankenblatt aussehen und wo soll es abgelegt werden? Wie soll der Tiersteckbrief gestaltet und abgelegt werden? Wie soll die Steckbriefliste, die für das Web genutzt werden kann aussehen? Wie soll die Nachprüfliste gestaltet sein? 7.3 Welche Bedeutung hat eine Fallnummer und wie wird sie eingestellt? Auf Anregung eines Tierschutzvereines wurde die Idee von Fallnummern aufgenommen, worüber besser identifiziert werden kann, woher ein Tier ins Tierheim kam. Die Fallnummer setzt sich wie folgt zusammen: lfd. Tierfallnummer plus (_) plus (Kürzel aus Aufnahme Art) plus (_) plus (Jahr zweistellig) TIPP: Manchmal ist es erforderlich z.b. beim Import und Bearbeiten von Altdaten, dass Sie gerne eine Fallnummer möchten, die auf das vergangene Jahr verweist. Dafür müssen Sie tricksen und dem PC einfach ein neues altes Datum geben. Bearbeiten Ihre Fälle und wenn Sie zum neuen Jahr kommen, dann stellen Sie den PC wieder auf das aktuelle Datum um. Autor: Andrea Hauch Seite 24 von 52 10.10.2012
Nachfolgender Hinweis erinnert Sie daran, wenn Sie das Setup für Fallnummer aufrufen. 7.4 Welche Auswahlmöglichkeiten (Lookup s) können Sie für die Dateneingabe selbst bestimmen? Über den Punkt Auswahllisten, können Sie alle notwendigen Auswahlfelder, deren Werte für Datensatzeingaben in der Tierverwaltung notwendig sind, selbst setzen. Hier hinterlegen Sie auch Ihre eigenen Kürzel für Ihre eigene Fallnummerierung, die Sie unter Tier Aufnahme Art eintragen können. Die Tabelle der Tierarten und Tierrassen sind bereits vorgefüllt. 8 Tierverwaltung Bedienung 8.1 Wie suche und finde ich Tiere im Bestand? Im Prinzip funktioniert die Suche genau wie unter 2.5 beschrieben. Wenn Sie hier Nichts eingeben, erhalten Sie alle Tierdatensätze. 8.2 Welche Möglichkeiten bietet das Suchergebnis für Sie? Der untere Bereich zeigt alle gefundenen Datensätze, die Sie jeweils per Klick auf den Datensatz aufrufen können und der vollständige Tierdatensatz wird angezeigt, kann geändert, vervollständigt, je nach Berechtigung auch gelöscht werden. Die Datensatzanzeige kann mittels und weiter geblättert werden. Es werden nur die Datensätze angezeigt, die der Suche (Filter) entsprechen. Die Ergebnisse der Suche können jederzeit ganz individuell nach Excel exportiert werden, falls eine Weiterverarbeitung, die TEO noch nicht abdeckt, notwendig würde. Autor: Andrea Hauch Seite 25 von 52 10.10.2012
Feldauswahl für die Excelausgabe und das Speicher häufig verwendeter Spalten ist ebenfalls möglich. 8.3 Welche weiteren Funktionen können Sie nutzen? Suchen und Finden wurde Ihnen ja bereits zuvor näher erklärt. Auf die weiteren Registerauswahlmöglichkeiten wie Tier-Stammdaten, Vorgänge / Fälle, Krankenblatt, Ablage, Paten und Extras werden nachfolgend näher erläutert. 8.4 Wie finde ich Vorgänge/Fälle? Ab der Version V109 ist es möglich, in den Vorgängen/Fällen separat zu suchen. Sie finden diese Suche hier: 8.5 Was ist bei der Tier-Stammdaten-Pflege zu beachten? Datenpflege Autor: Andrea Hauch Seite 26 von 52 10.10.2012
Hier pflegen Sie alle zum Tier relevanten Daten ein und können weitere Informationen, wie z.b. Steckbrief oder Verhalten, vervollständigen. Einige Besonderheiten und Prüfungen werden für folgende Felder gemacht: Auswahllisten Die Auswahlmöglichkeiten aller Felder mit einem Pfeil werden entweder mit einem Klick auf den Pfeil angezeigt oder wenn Sie den ersten Buchstaben eingeben, beginnt die Auswahlliste ab diesem Buchstaben. Altersberechnung Das Alter wird aus dem Geburtsdatum (wenn Sie es nicht genau wissen, wird die Eingabe von 01.01.Jahr erwartet) automatisch errechnet. Status Die Angaben zum Status sind sehr wichtig, da sie die Grundlagen für die weitere Verarbeitungen sind und müssen sorgfältig gepflegt werden. Ebenso bestimmen Sie an dieser Stelle, ob und wann eine Nachprüfung erfolgen muss. Chipnummer Im Bereich Kennzeichen geben Sie auch eine Chipnummer ein, die nur einmal vorkommen darf (außer leer) in Ihrem Bestand. Wenn Sie es dennoch versuchen, prüft TEO dies und gibt Ihnen eine Fehlermeldung aus. Unterbringung Natürlich können Sie auch die Unterbringung Ihrer Tiere festhalten, hierfür haben wir ein eigenes Feld vorgesehen, dass Sie nutzen können. Wenn Sie dies nutzen, dann haben Sie bessere Möglichkeiten, die Daten entsprechend ihrer Auslastung (wie viele Tiere sind wo untergebracht) auszuwerten. TIPP: Im Setup unter Auswahllisten könnten Sie auch andere Konstruktionen (da frei definierbar) hinterlegen wie z.b. Nehmen wir an, Sie haben 4 Gebäude (A, B, C, D), Gebäude A hat 3 Boxen, Gebäude B ist das Katzenhaus mit 5 Boxen usw. in der Auswahlliste könnten Sie dann folgende Daten für die Auswahl hinterlegen, die dann schnell gewählt werden können: Hunde A-BOX 1 Hunde A-BOX 2 Katzen B-BOX 1 Katzen B-BOX 5 Klein C-STALL 1 GrabA Part1 GrabA Part2 Bildbearbeitung Autor: Andrea Hauch Seite 27 von 52 10.10.2012
Tierbilder können recht einfach hinzugefügt werden. Haken Sie anzeigen und hinzufügen an, dann haben Sie die Möglichkeit z.b. aus der Zwischenablage, ein Bild mit der rechten Maustaste und einfügen in diesen Ordner des Tieres einzufügen. Mit einem Doppelklick könnten Sie dann dieses Bild (am besten mit dem Microsoft Office Picture Manager oder IrfanView, denn damit können Sie Ihre Bilder verkleinern, ausschneiden und verbessern). TIPP: Verkleinern Sie sich Ihre Bilder, die Sie mit der Kamera aufnehmen. Eine Auflösung von 640 x 480 Pixel reicht für die meisten Zwecke aus. Außerdem werden sowohl die Steckbriefe (PDF) als auch die Bilddateien selbst nicht mehr so viel Speicherplatz beanspruchen. Gerade bei E-Mail-Verkehr sind große Bilddateien bzw. Dateien problematisch und erreichen in den meisten Fällen die Empfänger nicht. Steckbriefe Steckbriefe können für mehrere Zwecke verwendet werden. Angedachte Zwecke sind z.b. Ausdrucke der Steckbriefe für die Pinnwand im Tierheim, Versenden für Interessenten per Mail oder durch eine spezielle Funktion das Zusammenstellen aller Steckbriefe mit einer Liste (unter Reiter Extras), die auf einen WebServer hochgeladen werden kann. 8.6 Wie nehmen Sie ein Tier in Ihren Datenbestand auf? Aufnahme Sie werden mit wenigen Schritten durch den Aufnahmevorgang geführt. Je nach Voraussetzungen werden Sie aufgefordert die Inhalte zu vervollständigen. 1. Schritt - Überbringer Autor: Andrea Hauch Seite 28 von 52 10.10.2012
Zuerst tragen Sie den Überbringer ein und hier können Sie sofort überprüfen, ob die Person/Firma bereits in der Datenbank enthalten ist. 2. Schritt - Besitzer 3. Schritt Aufnahme Angaben An dieser Stelle vervollständigen Sie bitte alle Angaben mit Sorgfalt, denn diese benötigen Sie für spätere Ausdrucke. Spezielle Funktionen Aufnahme Art: Durch das Eintragen der Aufnahme Art (für diese sind auch Kostenstellen hinterlegt) wird eine Kostenstelle für die Abrechnung vorgeschlagen. Tieranzahl: Standard ist immer 01, Sie können auch eine andere Anzahl einsetzen, wenn Sie z.b. 10 Ratten werden 10 Datensätze mit den zuvor gemachten Angaben angelegt die evtl. später z.b. einzeln vermittelt werden könnten. Autor: Andrea Hauch Seite 29 von 52 10.10.2012
Abrechnung: über ein Klick auf das i, gelangen Sie wieder in eine Suchmaske, um eine vorhandene Adresse suchen und eintragen zu können, an die abgerechnet werden soll z.b. bei Pension. Wichtig auch bei Übereignung und Abrechnungen an Gemeinden. Sie haben die Möglichkeit eine Pauschale Abrechnung zu generieren oder Tagesätze zu bestimmen (mit max. anrechenbaren Tagen). 4. Schritt Tierangaben / Bestandsabgleich Hier tragen Sie bitte die relevanten Tierdaten ein. In Kennzeichen können Sie noch prüfen, ob das Tier bereits im Datenbestand vorhanden ist. Die Chipnummer kann nur einmal eingetragen werden, so dass doppelte Datensätze gut vermieden werden können. 5. Schritt Tierstammdaten In den Tierstammdaten können Sie nun die weiteren wichtigen Datenfelder füllen wie Bilder importieren, Steckbrieftext erfassen, Verhalten und Besonderheiten des Tieres eintragen etc. 8.7 Was sind Vorgänge und Fälle? Nachdem Sie ein Tier in die Datenbank/Tierheim aufgenommen haben, wird entsprechend der Aufnahme Art ein Vorgang bzw. Fall produziert. Diesen sehen Sie unter dem Reiter Vorgänge/Fälle. An dieser Stelle haben Sie folgende Möglichkeiten: Autor: Andrea Hauch Seite 30 von 52 10.10.2012
Aktion Neben jeder Adresse, die Sie eingetragen haben, können Sie in weiteren Schritten eine Korrespondenz auf Basis Ihrer Vorlagen erstellen, diese findet sich dann (wenn sie gedruckt und bearbeitet wurde) in der Ablage des betreffenden Tieres als auch in der Ablage der betreffenden Adresse wieder. So haben Sie von beiden Seiten (Personen und Tiere) immer den Überblick über die erstellte Korrespondenz. Abrechnung Art: Klicken Sie auf das i neben Tagessatz haben Sie die Möglichkeit vor der Rechnungsstellung noch Änderungen zu machen. Kostenerfassung: Hier können Sie schnell und unkompliziert eine Rechnung (mit und ohne Berechnung) erstellen, wenn z.b. der neue Besitzer für sein Tier bei Ihnen z.b. eine Hundeleine kaufen möchte oder eine Gutschrift für z.b. eine Kastration bekommen soll. Es können nur mehrere Posten (über i) gleicher Kostenstelle ausgewählt werden, die Sie mit Setup in den Grundeinstellungen hinterlegt haben. Natürlich können Sie auch einen individuellen Posten und die dazugehörige Kostenstelle mit einem Betrag an dieser Stelle eintragen und eine Rechnung für den Abholer bzw. neuen Tierbesitzer etc. erstellen. Sie können den Betrag der Rechnung sofort über die Kasse-01 verbuchen und für den Tierbesitzer/oder Käufer ausdrucken. Autor: Andrea Hauch Seite 31 von 52 10.10.2012
8.8 Was müssen sie tun, wenn Sie ein Tier abgeben bzw. entlassen? Abgabe: Ganz einfach, Sie werden wieder schrittweise zu den notwendigen Angaben geführt, wie Sie es unter 7.5 zur Aufnahme schon kennen gelernt haben. Sie suchen sich unter Vogänge/Fälle beim Tier den entsprechenden Fall und klicken auf Entlassung. 1. Schritt Übernehmer suchen und eintragen 2. Schritt vervollständigen der Entlassungsangaben An dieser Stelle ist es dringend notwendig, dass Sie den Status, (wird automatisch auf Entlassen gesetzt zur Vermittlung (wird automatisch auf Gesperrt gesetzt) die Unterbringung Nachprüfungsdatum Nachprüfer wieder zurücksetzen bzw. die Rücksetzung kontrollieren und richtig füllen, denn das Tier verlässt ja das Tierheim. Autor: Andrea Hauch Seite 32 von 52 10.10.2012
Wenn Sie dies nicht tun, dann wird ihre Statistik später nicht stimmen und ihre Nachprüflisten werden nicht korrekt abgearbeitet werden können. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, werden Sie trotzdem noch einmal gefragt, ob Sie den Vorgang auch so abschließen möchten. Ist der Vorgang abgeschlossen, führt Sie das Programm wieder auf den entsprechenden Vorgang und Sie können über Aktion Ihre notwendige Korrespondenz starten und abarbeiten oder auch notwendige Rechnungen für den Übernehmer erstellen, abrechnen und verbuchen. 8.9 Wie benutzt man das Krankenblatt und wie gehen Sie evtl. mit anfallenden Kosten um? Das Krankenblatt je Tier ist ein recht einfaches Modul, mit dem Sie Ihre Abläufe für die Behandlung pro Tier abbilden können. Das Ergebnis jeden Eintrages in Krankenblatt ist immer eine einzige kumulierte PDF-Datei (die u.u. über die Jahre mehrere Seiten umfassen kann), die alle gemachten Einträge darstellt und den neuesten Eintrag als erstes anzeigt. Mit der Eingabe eines neues Eintrages können Sie ebenfalls ganz einfach Kosten erfassen (zur Weiterberechnung als auch nur zu eigentlich Erfassung der Aufwände je Tier), die Ihnen vielleicht durch einen Tierarzt entstanden sind und die Sie evtl. weiterberechnen müssten. Mit jedem Eintrag legen Sie einen Kontrolltermin mit einer Bemerkung fest, der unmittelbar im Startbildschirm unter Termine Tierarzt erscheinen wird (im Mehrbenutzerbetrieb sehen alle diese eingetragenen Termine). Der behandelnde Tierarzt oder der Tierpfleger hat gleichzeitig auch die Möglichkeit im Bereich Krankenblatt direkt Tierstammdaten zu ändern (z.b. er hat kastriert oder festgestellt, dass das Tier männlich statt weiblich ist). Entsprechende Autor: Andrea Hauch Seite 33 von 52 10.10.2012
Zugriffsberechtigungen für einen Tierarzt/Tierpfleger auf die Tierstammdaten müssen natürlich möglich sein. Sobald ein Benutzer einen Termin als erledigt kennzeichnet, können Sie ab dieser Stelle diesen Prozess wiederholen und Nachfolge Diagnose/Befunde und Termine produzieren. 8.10 Wo werden die Kosten je Krankenblatt erfasst? Es können lediglich Kosten, die mit Berechnung=JA erfasst wurden, weiterverarbeitet werden. Die Erfassung der Kosten ohne Berechnung (falls Sie diese verwenden wollen) würden dem Verein einen Überblick ermöglichen, wie viele Kosten ein Tier in diesem Bereich verursacht hat. 8.11 Wie werden erfasste Kosten je Krankenblatt weiterverarbeitet oder auch korrigiert? Die mit Berechnung=JA erfassten Kosten, können Sie innerhalb der Tierstammdaten auf dem Reiter Vorgänge/Fälle weiter verarbeiten. Mit einem Klick auf Kostenerfassung können Sie weitere entstandene Kosten hinzufügen. Über die Kosten Buchungsliste erhalten Sie eine Übersicht über alle Autor: Andrea Hauch Seite 34 von 52 10.10.2012
zu berechnenden Kosten (hier können Sie auch korrigieren), die an die Adresse, die in der Zeile Abrechnung an eingetragen wurde mit einem Klick auf Rechnung erstellen aufgenommen werden. Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben und verbucht haben, wird diese in den offenen Posten (Schnellbuchungsmaske) mit angezeigt, falls diese nicht direkt Bar bezahlt wurde. 8.12 Wie erfassen Sie eine Verlustmeldung? Sobald Sie in das Modul Tierverwaltung wechseln, können Sie über die obere Zeile des Fensters auf Verlustmeldung klicken. Die Vorgehensweise läuft ähnlich, wie bei einer Tieraufnahme ab. Der Unterschied hier ist, dass Sie keine Auswahlmöglichkeiten haben, um die Aufnahmeart einzutragen, die ist fest vorgegeben. Autor: Andrea Hauch Seite 35 von 52 10.10.2012
8.13 Wie finden Sie alle Verlustmeldungen? Ganz einfach! Sie geben in der Suche in Fallnummer einfach VM bzw. das Kürzel, welches Sie in den Grundeinstellungen für Verlustmeldungen vorgesehen haben ein und Sie erhalten als Ergebnis alle Fälle/Vorgänge dazu. Warum ist das so? Da beim Neuanlegen eines Falles in den Tierstammdaten immer die letzte Fall-Nr. mit enthalten ist (bei einem Verlust ist es ja die letzte!), können Sie auf diese Art darüber suchen und finden. 8.14 Wie wird von der Adresse zur Tierdatenansicht gewechselt? Der Wechsel zwischen den Modulen Adressverwaltung und Tierverwaltung geht von Seiten der Adressverwaltung über den Reiter Tiervorgänge und Fälle. Sie klicken auf einen Vorgang in der unteren Liste doppelt und können über den jeweiligen Vorgang/Fall zur Tierdatenansicht wechseln. 8.15 Wie wird vom Tier auf eine Adresse gewechselt? An jedem Vorgang/Fall sind mehrere Personen beteiligt: 1. der Überbringer eines Tieres 2. der Besitzer eines Tieres 3. Derjenige, der die Rechnung bezahlt 4. der Übernehmer eines Tieres (Vermittlung o.ä.) 5. der Nachprüfer für das Tier Autor: Andrea Hauch Seite 36 von 52 10.10.2012
Neben jeder beteiligten Person finden Sie einen Knopf Aktion. Mit dieser Funktion können Sie sowohl zum Adressdatensatz direkt wechseln oder eine Korrespondenz an diese Person auslösen. 9 Dokumente und Vorlagen 9.1 Wie ändern Sie die Vorlagen auf Ihre Bedürfnisse? Es gibt drei Stellen im Programm, die Sie bearbeiten müssen, wenn Sie die zur Verfügung stehende Individualisierung pro Vorlage nutzen möchten: Benutzerangaben und Rechte o Hier vervollständigen Sie bitte die individuellen Benutzerangaben für die Anmeldung in TEO pro Benutzer. Wordvorlagen verändern o Wie dies funktioniert ist im Handbuch von Successcontrol zwar schon detailliert beschrieben, aber hier noch einmal kurz die Vorgehensweise: Setup Hauptmodule Adressverwaltung - Wordvorlagen Wordvorlagen aus TEO auf die Festplatte kopieren im Dateisystem mit Word die Formate anpassen ACHTUNG! Hier müssen Sie sich etwas mit Textmarken auskennen, denn diese steuern die Individualisierung des Schriftverkehrs. Nachdem Sie angepasst haben, müssen die Wordvorlagen von der Festplatte wieder in TEO kopiert werden. Nutzen von Textbausteinen (häufig wiederkehrende Textinhalte) o Diese Funktionalität finden Sie neben Hauptmodule im Setup. Autor: Andrea Hauch Seite 37 von 52 10.10.2012
9.2 Welche Bedeutung hat die Spalte Präfix innerhalb des Vorlagen Setups? Die Präfixe unterscheiden die erstellten Dokumente mit Hilfe der in TEO voreingestellten Vorlagen voneinander und können somit innerhalb des Dateisystems erkannt und sortiert werden. Die Dateinamen werden automatisch aus dem Präfix + einer lfd. Nr. + dem Betreff erstellt und Sie brauchen sich nicht mehr um die Benennung der Dateien und das Speichern der Dokumente selbst kümmern. 9.3 Was bedeutet Wiedervorlage als Termin oder Aufgabe? Nachdem Sie mit der Funktion Brief erstellen ein Worddokument fertig gestellt haben und Sie Word schließen (im Hintergrund wird der Brief in der Ablage gespeichert) werden Sie jedes Mal aufgefordert folgende Frage zu beantworten: Dahinter versteckt sich die Verbindung zu Outlook und bei einem aktiven Outlookprofil können Sie sich sowohl ihre eigenen Aufgaben/Kalender-Ordner als auch, wenn es genutzt wird öffentliche Ordner auswählen und dort die Aufgabe oder den Termin generieren. Damit können Sie hervorragend ihre eigenen Wiedervorlagen als auch (durch öffentliche Ordner) gemeinsame Wiedervorlagen und Aufgaben verwalten. Autor: Andrea Hauch Seite 38 von 52 10.10.2012
10 Die Ablage 10.1 Was passiert, wenn ein Dokument in der Ablage auf dem Dateisystem gelöscht wird? Es ist verführerisch im Ordner TEO/Ablage eventuell mal aufzuräumen. Bitte tun Sie dies keinesfalls oder nur, wenn Sie genau wissen, was Sie da tun, denn in TEO befindet sich für jede Datei nur ein Verweis auf ein Dokument, eine Datei, eine Notiz oder eine E-Mail die Datei selbst wird in der Ablage abgelegt oder dort hinein kopiert. Löschen Sie in der Dateiablage eine Datei, dann weist der Verweis innerhalb TEO auf die Datei ins Leere, deshalb verwalten Sie bitte alle Daten immer über TEO selbst und löschen Sie Ihre eingefügten Notizen nur über TEO mit Hilfe der entsprechenden Funktion. 10.2 Wie kann man die Ablage pro Jahr strukturieren? Im Setup werden an einigen Stellen die Ablagepfade definiert, Sie könnten somit am Beginn jeden Jahres auf einen neuen Ordner (den Sie natürlich über/im Dateisystem anlegen müssen) innerhalb TEO/Ablage/2011 verweisen. TIPP: Unterteilen Sie den Ordner Ablage/2011 zusätzlich noch für Rechnungen und Mahnungen, Spendenquittungen und Kassenbelege, diese Einstellungen können Sie im Setup entsprechend setzen. Wie die Ablage beim Installieren strukturiert ist, sehen Sie sofort, wenn Sie das Setup aufrufen, daran können Sie orientieren und nach und nach die notwendigen Einstellungen vornehmen. 10.3 Wie kann man eine Ablageordnung pro Benutzer einrichten? Im Setup Benutzer und Rechte könnten pro Benutzer unterschiedliche Ordnerpfade eingestellt werden. Autor: Andrea Hauch Seite 39 von 52 10.10.2012
Dies ist jedoch nicht ratsam, wenn die Datenbank gemeinsam genutzt und alle Informationen allen zu Verfügung stehen sollen. 10.4 Welche Auswirkung hat es ein Dokument als vertraulich zu markieren? Wenn ein TEO-Benutzer ein Dokument über TEO erstellt und die Korrespondenz als vertraulich markiert, dann kann nur dieser Benutzer die Korrespondenz in der Ablage sehen und wieder aufrufen. 11 Kassen 11.1 Wie viele Kassen können Sie nutzen? In TEO sind drei in sich geschlossene Barkassen (Kasse-01, Kasse-02, Kasse- 03) möglich, jede Kasse bietet die Möglichkeit eines Zwischenabschluss z.b. wenn der Benutzer wechseln sollte und eines endgültigen Kassenendabschlusses. Ebenso die notwendigen Buchungslisten und Kassenbücher können an dieser Stelle ausgegeben werden. Ein Export nach Excel der ganzen Kassenbuchungen bzw. eine kompletten Kassenbuches ist ebenfalls möglich. 11.2 Was machen Sie bei Kassenfehlbuchungen? Sollte einem Benutzer Fehlbuchungen unterlaufen sein, sind diese nur durch einen Administrator möglich und manuell korrigierbar. Deshalb ist es sehr wichtig, dass in der Benutzerverwaltung eine strikte Trennung zwischen Administrator und Benutzer eingehalten wird. 11.3 Wie wird über die Kasse gebucht? Die nachfolgenden Buchungsmasken sind weitestgehend selbst erklärend und führen Sie durch die einzelnen Buchungsvorgänge. Wählen Sie an anderen Stellen in TEO als Zahlungseingang bar aus, öffnet sich immer die Kassenbuchungsmaske von Kasse-01. Bitte beachten Sie dies für Ihre organisatorischen Abläufe. Autor: Andrea Hauch Seite 40 von 52 10.10.2012
Die Kasse-01 wird für die Rechnungserstellung in der Tierverwaltung, unter Faktura in der Adressverwaltung und für die Buchung von Bareinzahlungen verwendet. TIPP: Sie können die Standardkasse zum Buchen von Zuwendungsarten im Setup wechseln. Verändern Sie mit Kassenwahl innerhalb des Reiters Kasse. 12 Abrechnung mit der Gemeinde 12.1 Wie werden Tagessätze mit den Gemeinden abgerechnet? In der Regel nehmen Sie ein Tier auf und durchlaufen den Vorgang wie unter Punkt 8.5. Wir schlagen hierzu vor, dass der Vorgang mit folgenden Daten gefüllt wird: 1. Überbringer ist in der Regel eine Person der Gemeinde. 2. Besitzer ist für die Dauer von max. Tagessätze bzw. Pauschalen auch die Gemeinde. 3. Abrechnung erfolgt für die Dauer der max. Tagessätze (Achtung! hier immer einen Tag weniger angeben, wie mit der Gemeinde abgesprochen ist weiteres siehe 12.2.) ebenfalls an diese Gemeinde. 4. Hier ist das Aufnahmedatum zu beachten ab dem für die max. Tagessatzdauer die Berechnung an die Gemeinde erfolgen soll. 5. Sind alle Daten korrekt erfasst, können Sie einfach über den Punkt Extras (den finden Sie auf jeder Tierstammdatenkarte) je nach Wunsch, Rechnungen erstellen zu lassen, für alle bis dahin anfallenden Kosten. Alle Daten, die zur Abrechnung an eine Gemeinde gehen, werden gesammelt in einer Rechnung ausgewiesen. 6. Den offenen Posten finden Sie unter dem Adressdatensatz der Gemeinde, den Sie dann wiederum über die Schnellbuchung/offene Posten ausgleichen können, wenn der Betrag auf Ihrem Konto eingegangen ist. Autor: Andrea Hauch Seite 41 von 52 10.10.2012
TIPP: Damit die Vorgänge/Fälle je Fundtier und auch die Besitzverhältnisse eines Fundtieres besser nachzuvollziehen sind, sollten Sie das Tier einfach nach dem Ablauf der max. Tage entlassen und einen neuen Vorgang, mit dem Tierheim als Besitzer anlegen, damit der Gemeinde-abrechnungsvorgang abgeschlossen und ein offener Fall mit dem Tierheim als Besitzer für die Vermittlung des Tieres vorhanden ist. So bekommen Sie auch eine saubere Trennung der Abrechnungen und der Besitzverhältnisse je Tier und Vorgang in TEO abgebildet. ACHTUNG! Da Sie jederzeit Zwischenabrechnungen für die Gemeinden erstellen können für noch nicht erreichte max.tage sollten Sie in jedem Fall dem vorherigen TIPP folgen. 12.2 Wie wird die Tagespauschale je Fall abgerechnet? Grundlegend müssen Sie in der Angabe max.tage immer einen Tag weniger angeben, damit die Rechnungen an die Gemeinden korrekt erstellt und die Tage auf der Rechnung richtig ausgewiesen werden können. Der Grund hierfür ist, dass unsere Projektteilnehmer, die an TEO mitgearbeitet haben, immer tageweise (ab der 1. Stunde, die sich ein Tier im Tierheim befindet, soll die Tagespauschale berechnet und der Gemeinde belastet werden) die Pauschale abrechnen wollen. Programmtechnisch ist es nicht anders möglich, dieses im Ergebnis auf einer Rechnung richtig auszuweisen ohne eine genaue Uhrzeit zu erfassen, wann das Tier im Tierheim abgegeben wurde. Hier mussten wir eine Pro-Entscheidung treffen, die einem niedrigeren Aufwand im täglichen Erfassen von Daten entspricht. 12.3 Wie wird die Tagespauschale je Fall abgerechnet? Grundlegend müssen Sie in der Angabe max.tage immer einen Tag weniger angeben, damit die Rechnungen an die Gemeinden korrekt erstellt und die Tage auf der Rechnung richtig ausgewiesen werden können. Der Grund hierfür ist, dass unsere Projektteilnehmer, die an TEO mitgearbeitet haben, immer tageweise (ab der 1. Stunde, die sich ein Tier im Tierheim befindet, soll die Tagespauschale berechnet und der Gemeinde belastet werden) die Pauschale abrechnen wollen. Autor: Andrea Hauch Seite 42 von 52 10.10.2012
13 Zahlungseingänge schnell buchen 13.1 Wofür ist die Schnellbuchungsmaske? Sie können jeden Zahlungseingang unter jeder Zuwendungsart pro Adresse einzeln verbuchen und wir haben uns gedacht, um viel Wege zu kürzen, sind in der Schnellbuchungsmaske alle aktiven Zuwendungsarten aufgelistet auf die Sie Zahlungen buchen können. Offene Posten sind Forderungen aus Rechnungen, die nichts mit den Zuwendungen zu tun haben, entweder aus Verkauf oder Pension oder anderer Gebühren, die Sie in Rechnung gestellt haben. Die Schnellbuchungsmaske teilt sich in diese zwei Bereiche auf Im oberen Bereich können Sie für jeden Auszug die entsprechenden Informationen vorbelegen, die dann beim Buchen in jede Buchung mit eingetragen werden, es entfällt dann jedes Mal das Ausfüllen für Auszug-Nr. und Zahltag, denn diese Werte werden für jede Buchung, die Sie über die Schnellbuchungsmaske buchen mit übernommen. Achten Sie darauf, dass Sie hier die richtigen Werte eintragen. 13.2 Wie funktioniert eine Schnellbuchung für einen offenen Posten? Offene Posten: Sie doppelklicken in die Zeile für die Sie eine Zahlung verbuchen wollen und tragen einfach den Betrag ein und bestätigen die Maske. Die zuvor gesetzte Auszugs-Nr. und das Auszugsdatum der Zahlung werden in die folgende Buchungsmaske mit übernommen. Autor: Andrea Hauch Seite 43 von 52 10.10.2012
13.3 Wie funktioniert eine Schnellbuchung für eine Zuwendung? Zuwendungen: Sie doppelklicken in die entsprechende Zeile auf die Spalte Name für die ein Zahlungseingang gebucht werden muss und tragen die erforderlichen Informationen ein und bestätigen dann folgende Maske Auch hier haben Sie die Möglichkeit, wie auch bei den offenen Posten eine Bareinzahlung zu buchen. 13.4 Wie finden Sie Detail-Infos einzelner Buchungen über die Schnellbuchungsmaske? Wenn Sie in der Schnellbuchungsmaske Zuwendungen auf die Spalte für Zuwendungs-Art in der entsprechenden Zeile doppelklicken, dann öffnet sich die Maske mit allen Detail-Infos der Zuwendungsart des entsprechenden Mitglieds/Spenders oder Paten. Diese Funktion ist vorgesehen, wenn es zu Protestbuchungen bei der Bank kommen sollte und Sie den Betrag wieder rückbuchen müssen inkl. der Verbuchung von Protestkosten. Dies geht über die Schnellbuchungsmaske nicht, da hier keine Minus-Buchungen vorgesehen sind. Dazu müssen Sie den Umweg über Zahlung buchen bzw. über die Detail-Info s gehen. Autor: Andrea Hauch Seite 44 von 52 10.10.2012
14 Statistik 14.1 Wo finden Sie Statistiken in TEO? In TEO haben wir einige Standardauswertungen hinterlegt, die Sie im PDF- Format angeboten bekommen. Es sind lediglich einfache schnelle Übersichten, die nicht sehr ins Detail gehen, weitere Auswertungen müssen über EXCEL erfolgen. In der Hauptmaske klicken Sie auf Statistiken und wählen sich die gewünschte Auswertung aus den Angebotenen aus. 14.2 Welche Statistiken sind in TEO eingerichtet? Die für Sie relevanten Auswertungen sind: Umsatzerlöse aus Rechnungen netto (offene Posten) Aufgliederung Erlöse aus Tier-Fallabrechnungen netto (offene Posten) Zuwendungseingänge (gebuchter Zahlungseingang) Autor: Andrea Hauch Seite 45 von 52 10.10.2012
Zuwendungsarten Anzahl Beträge (alle hinterlegten Zuwendungsarten, Basis für die Verwaltung) Tiervorgänge / Fälle (Art und Anzahl) Tiervorgänge / Fälle (Art Anzahl durchschnittliche Verweildauer) je Aufnahmeart Tierfälle Tier Status (Anzahl Aufnahmeart Status (Excelausgabe 14.3 Welche Möglichkeiten haben Sie, wenn die Statistiken in TEO für Sie nicht passen? Da TEO auf Basis von ACCESS programmiert wurde und ACCESS ein Teil des ganzen Microsoft Offices ist, können Sie ganz leicht Auswertungen in jedweder Form über Excel erstellen, die Ihnen Excel anbietet. Auf speziellen Wunsch gibt es in TEO eine Tabelle, die die Tier-Bewegungsdaten mit den Tierstammdaten verknüpft, damit statistische Auswertungen über die Bewegungen inkl. Tierarten und Tierrassen, möglich sind. Dafür ist die Tabellenabfrage StatistikTier gedacht und steht mit aktuellen Daten immer zur Verfügung. Sie können entweder die Suchergebnisse nach EXCEL weiter verarbeiten ODER Sie 14.4 Wie können Sie in EXCEL TEO-Daten nutzen und auswerten? Verknüpfen Sie Ihre Daten über Excel mit TEO (wie folgt) o TEO beenden (sonst können Sie nicht über Excel auf die aktuellen Daten zugreifen) o öffnen einer neuen EXCEL-Mappe o Klicken auf Menü Daten o Klicken auf aus ACCESS o Wählen im Ordner (Dateisystem) TEO/Datenbank mit Öffnen die TEO-Datenbank.accdb aus o Wählen in folgendem Fenster mit OK, die Tabelle StatistikTier aus (natürlich gehen auch alle anderen Tabellen, die in der Datenbank hinterlegt sind). Autor: Andrea Hauch Seite 46 von 52 10.10.2012
o Nachfolgend entscheiden Sie, wie Sie die Daten sehen möchten, entweder als Tabelle oder als PivotTable (Kreuztabelle) o Empfehlung ist obige Einstellung, denn so haben Sie die Möglichkeit auf Basis der TEO-Daten, Ihre Statistiken und Diagramme automatisch zu aktualisieren. o Hier ein Beispiel (PivotTable) auf TierStatistik in EXCEL Felder mit Pfeil bieten Auswahlmöglichkeiten Felder mit + erweitern die Tierart um die Tierrasse Rechts ist ein Ausschnitt aus der Ansicht mit dem Assistenten Dazugehöriger Chart: Autor: Andrea Hauch Seite 47 von 52 10.10.2012
TIPP Schulen Sie sich im Umgang mit EXCEL und dem Thema PIVOT, denn das Arbeiten mit PIVOT s (Kreuztabellen) erleichtert Ihnen erheblich die Erhebung (Zählen, Summieren) von Datentabellen im Allgemeinen und die Darstellung als Charts. Verfügbar haben Sie dieses EXCEL-Beispiel in unserem Mitgliederportal von www.tierschutzbund.de/teo TIPP: Wenn Sie mit ACCESS vertraut sind, wird es Ihnen auch gelingen, mittels einer neuen ACCESS-Datenbank, die Sie einfach mit den Tabellen von TEO verknüpfen, neue detailliertere Abfragen zu erstellen. Wir haben solche Schnittstellen vorbereitet, die wir im Mitgliederportal verfügbar machen werden. Je nachdem, wo Sie Ihre TEO-Datenbank abgelegt haben, müssen diese Beispiele angepasst werden. 14.5 Welche weiteren Möglichkeiten für Auswertungen haben Sie noch? Speziell für unsere Mitgliedsvereine wird es eine beispielhafte Auswertung mit eigener TEO_Schnittstelle geben, die Sie in Ihrem Verein einsetzen und selbst erweitern können. Diese werden Sie unter www.tierschutzbund.de/teo im Mitgliederbereich herunterladen können. Eine eigene Beschreibung dazu, werden Sie ebenfalls dort finden. 15 Deutsches Haustierregister 15.1 Wie können Adress- und Tierdaten an das DHR übertragen werden? Mit TEO steht auch eine schnelle Übertragung von Daten zur Anmeldung am DHR zur Verfügung. Sowohl die Adressdaten als auch die Tierdaten, können mit einem Klick per E-Mail an das DHR gesendet werden, sobald ein Tier aus Ihrem Tierheim vermittelt (und damit einen neuen Besitzer) wurde. Autor: Andrea Hauch Seite 48 von 52 10.10.2012
15.2 Wie und welche Daten werden an das DHR versendet? Es werden mit einem Klick zwei E-Mails versendet (vorausgesetzt ist ein eingerichtetes Outlook-Profil), eine an den neuen Besitzer und eine an das DHR an die E-Mail-Adresse dhr-teo@tierschutzbund.de. Bitte ändern Sie diese Adresse (über Setup) nicht und vervollständigen Sie im Setup die Anmeldung am DHR mit Ihrer Mitgliedsnummer beim Deutschen Tierschutzbund e.v. 16 Artikelverwaltung 16.1 Wie können Sie eigene Artikel verkaufen? Ab der Version V109 haben Sie die Möglichkeit, eine einfache Artikelverwaltung einzurichten, zu nutzen und hierüber Rechnungen zu erstellen. Die Artikel-Nr., Artikel-Beschreibungen und Preise inkl. Artikelbilder können Sie selbst einrichten, Rechnungsformulare anpassen und den Verkauf pro Käufer schnell abwickeln. Weitere Beschreibungen finden Sie im Handbuch von TEO. ACHTUNG! Die Artikelverwaltung kann keine Mengen verwalten und die Verkäufe automatisch reduzieren. Sie können lediglich erheben, wie viel Sie verkauft haben. 17 Datensicherungen 17.1 Wie sichern Sie die Daten von TEO? Folgende Möglichkeiten haben Sie für TEO lokale Datenbank: 1. TEO- Ordner kopieren und per USB-Stick auslagern (solange der Speicherplatz auf dem Stick ausreicht. 2. TEO-Ordner zippen und das Archiv ebenfalls auf einem USB-Stick auslagern 3. TEO-Ordner zippen und in z.b. Mediencenter von T-online ablegen (tolle Möglichkeit) Folgende Möglichkeiten haben Sie für TEO Datenbank im Netz bzw. abgelegt auf einem Netzlaufwerk. 1. Normalerweise werden Netzlaufwerke über eingerichtete automatische Datensicherungen gesichert (so sollte es jedenfalls sein), dann wird TEO über Autor: Andrea Hauch Seite 49 von 52 10.10.2012