Eine glasklare Entscheidung

Transkript

1 case study Nr. 04 Projekt: Eine glasklare Entscheidung Wie man in nur einem Monat die genauen Anforderungen an eine Transportsoftware erarbeitet, Lösungsszenarien und Anbieter evaluiert und im selben Zug auch die Wirtschaftlichkeit der Investitionen bestimmt.

2 Der Kunde Haberkorn Ulmer ist das führende technische Handelsunternehmen Österreichs und darüber hinaus auch stark auf dem europäischen Markt, insbesondere in Osteuropa vertreten. Vertrieben werden mehr als Produkte, unter anderem in den Bereichen Arbeitsschutz, Maschinen- und Verbindungselemente, Hydraulik, Schmierstoffe, Schalungstechnik, Wälzlager, Schlauch- und Armaturentechnik sowie Baubedarf. Rund dieser Artikel führt das Vorarlberger Traditionsunternehmen ständig auf Lager. Haberkorn Ulmer folgt dem Leitsatz, mit einem einzigartigen Sortiment, professioneller Beratung, innovativen Dienstleistungen und modernen Logistiklösungen den Beschaffungsprozess für Industrie und Bau einfacher und dadurch wirtschaftlicher zu machen. Die Ausgangssituation Wettbewerbsfaktor Logistik Für die Kunden von Haberkorn Ulmer stellt die Logistik ein entscheidendes Kaufkriterium dar. Und die Anforderungen an das Unternehmen steigen stetig weiter. Denn gerade im Bauwesen spielen die prompte Warenverfügbarkeit und ein hoher Lieferservicegrad eine immer wichtigere Rolle. Überdies gewinnen Kanban-Services, Teil- und Mehrwertdienstleistungen oder auch die logistische Abwicklung von Onlineshops, die schon heute einen Differenzierungsfaktor vom Mitbewerb darstellen, in Zukunft weiter an Bedeutung. Das Handelsunternehmen investiert deshalb seit jeher in seine Logistik und legt dabei Wert auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Nutzen logistischer Leistungen und dafür anfallenden Kosten. Prozesse werden bei Haberkorn Ulmer kontinuierlich verbessert unter anderem mithilfe der Informationstechnologie. So erfolgen Lagerung und Kommissionierung längst EDV-gestützt, auch der Versand ist zum überwiegenden Teil in einer Software abgebildet. Im Transportbereich hingegen hat man bislang auf den Einsatz von IT verzichtet. Die Logistikberater sollten nun Wege aufzeigen, um die technischen Lücken in der Logistikkette zu schließen und dabei die optimale Lösung für den Kunden finden, um Transport- und Prozesskosten zu reduzieren. Tipps: > Unbedingt lösungs- und anbieterneutral vorgehen, bevor nicht die konkreten Anforderungen an das IT-System auf dem Tisch liegen. > Neben den Anschaffungskosten sind auch Kosten für Projektabwicklung, Schnittstellen, Hardware, Wartung und Service zu berücksichtigen diese belaufen sich auf zehn bis 30 Prozent der Gesamtinvestition. Anlieferung Lagerung Eingangsabwicklung Kommissionierung Ausgangsabwicklung Zustellung Die Logistikkette bei Haberkorn Ulmer wird bereits weitgehend IT-gestützt. Die Frage war, wie Kosten-Nutzen-effektiv die technische Lücke im Versand geschlossen werden könnte.

3

4 Tipps: Die zeitintensive Lastenheftphase kann durch folgende Schritte umgangen werden: Die Lösung > Erstellung einer strukturierten Anforderungsdefinition inklusive Gewichtung > Evaluierung der Anbieter mittels ausfüllbarer Anforderungsliste > Auswahl des favorisierten Anbieters > Erst jetzt: Pflichtenhefterstellung mit/durch den Lieferanten Strukturiertes Vorgehen als Erfolgsfaktor In einem ersten Schritt verschafften sich die Consultants von x vise einen Überblick über die Gesamtsituation. Sie widmeten sich dabei der Logistikstrategie von Haberkorn Ulmer und den zukünftigen Herausforderungen, die auf das Handelsunternehmen zukommen werden. Für eine aussagekräftige SWOT- und Potenzialanalyse nahmen die Berater die mitunter unterschiedlichen Gegebenheiten am Firmensitz Wolfurt sowie auch am Standort Wien unter die Lupe. Unter anderem ergab sich hieraus ein Kostensenkungspotenzial von über fünf Prozent bei den Frachtkosten. Anforderungen kennen und bewerten Mit diesem Wissen ging es in die nächste Runde. Zunächst setzte x vise den Kunden über die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten sowie über Funktionalitäten und Anschaffungskosten von State-of-the-Art-Systemen ins Bild. Zur Diskussion standen drei Varianten: ein Versandsystem, das ausschließlich die operative Abwicklung von Transporten abdeckt, ein Transportmanagementsystem (TMS), das darüber hinaus eine steuernde Funktion übernimmt, indem es automatisch die Frächter beauftragt oder Sendungen bündelt, aber auch die Eigenprogrammierung eines Transportmoduls als Erweiterung des hauseigenen Lagersystems. Im Anschluss formulierte das Logistikteam von Haberkorn Ulmer seine Anforderungen an eine Transportsoftware. Ergänzt um die Expertise der Berater lagen bis zuletzt 150 Kriterien vor, die gemeinsam bewertet wurden. So entstand eine detaillierte Prioritätenliste, die maßgeblich bestimmt, ob ein System für das Unternehmen überhaupt infrage kommt. An diesem Punkt lag es nun an xvise, die Anforderungen und Funktionen den Kosten und Nutzen der einzelnen Lösungsvarianten gegenüberzustellen. Auf Basis der zuvor durchgeführten Potenzialerhebung und der berechneten Gesamtinvestitionen ermittelten die Consultants den ROI, stellten die qualitativen und quantitativen Potenziale dar und gaben abschließend eine klare Handlungsempfehlung. Strategische Ebene Steuerungsebene Operative Ebene Information Steuerung Strategische Ebene operativer Prozess Steuerungsebene Die Anforderungen von Haberkorn Ulmer an eine Transportsoftware Operative Ebenelagen weniger im operativen Bereich, sondern betrafen vor allem den Informationsfluss sowie die Steuerung der Warenbewegungen.

5 Kundennutzen > Im Zuge des Projekts gewannen alle Beteiligten eine gemeinsame Sicht auf das Thema Transportsoftware und Lösungsentwicklung von der Geschäftsführung über den Logistikleiter bis hin zu den Sachbearbeitern. > Es wurde im Hinblick auf die konkreten Anforderungen an die Technologie sowie in weiterer Folge deren Priorität Klarheit geschaffen. > Innerhalb weniger Wochen entstand eine objektive, nachvollziehbare ROI-Kalkulation der verschiedenen IT-Lösungen als Budget- und Entscheidungsgrundlage. Stichwort Kundenzufriedenheit: Für eine objektive Standortbestimmung haben wir externe Berater hinzugezogen. Wir wollten generell überprüfen lassen, ob unsere Logistik so leistungsfähig ist, wie wir und unsere Kunden es erwarten. In der Folge galt es konkret zu beleuchten, inwieweit ein neues IT-System Vorteile bringen könnte. Die Zusammenarbeit mit den Consultants von x vise war sehr gut und konstruktiv. Die Stärken-Schwächen-Analyse bestätigte das hohe Niveau der logistischen Prozesse im Unternehmen, deckte in einzelnen Bereichen aber auch noch verborgenes Potenzial auf. Und nachdem gemeinsam die Anforderungen an eine Transportsoftware erarbeitet wurden, führten die Berater eine detaillierte Analyse der infrage kommenden Lösungen durch. Das Ergebnis: eine qualifizierte Entscheidungsgrundlage. Günther Schwärzler Leiter Logistik, Haberkorn Ulmer GmbH

6 Weitere x vise-leistungen im Bereich IT in der Logistik: > Recherchen und Bewertungen von Anbietern > Erstellung von Lastenheften > Evaluierungen von Hardware, Technik und Automatisierung > Unterstützung bei der Implementierung sowie Integration der IT-Tools in bestehende Systemlandschaften inklusive Schnittstellenmanagement Als unabhängige Tochter des Logistikkonzerns Gebrüder Weiss können wir dabei auf die Erfahrungen zurückgreifen, die bei der Realisierung zahlreicher Logistiklösungen in Europa gemacht wurden. Kunden, die wir bereits begleitet haben: Bauzentrum Hannak, Bitbau-Dörr, MPreis, Rhomberg Bau, Schmid Schrauben, Würth Logistics Wissenswertes über x vise x vise ist ein praxisorientiertes Beratungsunternehmen, das sich auf die Analyse und Optimierung von Logistikprozessen spezialisiert hat. Besondere Schwerpunkte sind Lager, Beschaffung, Distribution und die Gestaltung der steuernden Informationsprozesse. Was unsere Kunden besonders schätzen, ist unsere Kreativität, unsere Erfahrung in allen Logistikbereichen und die persönliche, engagierte Art der Zusammenarbeit.