WISSENSWERTES. Zeitmanagement im Studium another time

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1 Zeitmanagement im Studium another time Der Umgang mit Zeit ist anthropologisch und individuell geprägt. Zeit wird in Einheiten von Minuten, Stunden, Tagen, Wochen, Monaten, Semestern etc. gedacht. Wir unterscheiden zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Es ist der Wunsch von vielen, ohne Zeitdruck arbeiten zu können und gleichzeitig benötigen wir Zeitdruck, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Zeit vergeht immer gleich schnell, unabhängig davon, was wir tun. Pro Tag stehen uns Sekunden zur Verfügung. Für ein effektives und effizientes Zeitmanagement im Studium sollen in diesem Beitrag verschiedene Aspekte dargestellt werden, welche Sie nutzen können, um Ihre Zeitkompetenzen zu erweitern. Ein effektives Zeitmanagement im Sinne von Peter Ferdinand Drucker 1 bezieht sich auf das Verhältnis zwischen einem beabsichtigten Ziel und der erzielten Wirkung. Mit dem Fokus der Effektivität stellt sich zunächst die Frage nach den Zielen und dann die Frage nach dem Weg, diese Ziele zu erreichen. Hier steht die Qualität der Zielerreichung im Vordergrund. Ein effizientes Zeitmanagement hingegen stellt den Aufwand zur Zielerreichung in den Mittelpunkt. Entsprechend geht es hier um Methoden, die helfen, ein Ziel mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen. Die Effizienz eines Zeitmanagements orientiert sich an ökonomischen Aspekten. Für effektives Zeitmanagement steht die Zielerreichung, für effizientes Zeitmanagement der Aufwand zur Zielerreichung im Mittelpunkt Das Thema Zeit begleitet Sie Ihr gesamte Studium hindurch: Zum Studienbeginn erscheinen sechs Semester als sehr lang, selbst ein Semester wirkt zunächst wie eine halbe Ewigkeit. Doch nach zwei Monaten ist plötzlich die Hälfte der Vorlesungszeit bereits vorbei und das Semester gewinnt an Endlichkeit. Die Klausurenphase rückt plötzlich näher. Nun muss für mehrere Klausuren parallel gelernt werden. Während der Vorlesungszeit müssen möglicherweise Bewerbungen für ein Praktikum rausgeschickt werden, das für die vorlesungsfreie Zeit geplant ist. Freizeitaktivitäten wollen mit dem Studium in Einklang gebracht werden. Zeitmanagement im Studium kann für ein erfolgreiches Studium sehr hilfreich sein. Planung bedeutet, Entscheidungsspielräume zu schaffen und Überschaubarkeit herzustellen. 2 1 Drucker, Peter Ferdinand (1967):The Effective Executive. Heinemann,London, S. 1 f. 2 Edith Püschel: Selbstmangement und Zeitplanung. Ferdinand Schöningh, Paderborn 2010, S. 61

2 Zeitmanagement im Studium effektives Zeitmanagement Ziele sind nichts anderes als Wünsche, die mit einer Deadline versehen sind. Bei der Formulierung von Studienzielen und beruflichen Zielen geht es darum, sich zu vergegenwärtigen, was mit einem Studium erreicht werden soll. Geht es um einen besonders guten Studienabschluss oder um ein schnelles Studium oder um das Erlangen bestimmter fachlicher Qualifikationen oder darum, die Eltern zufrieden zu stellen oder geht es darum, in einen bestimmten Beruf einsteigen zu können oder wollen Sie sich mit Ihrem Studienabschluss möglichst viele berufliche Optionen offen halten? Erst wenn Sie sich vor Augen führen, was Sie mit dem Studium erzielen wollen, ist es ein leichtes, entsprechende Ziele zu formulieren für den Studienalltag wie auch für den Berufseinstieg. Sobald Sie mit Ihren Zielen im Einklang leben, ist die Voraussetzung für Motivation und Zufriedenheit im Studium gegeben. Studierende, die schon am Anfang ihres Studiums wissen, dass sie einen sehr guten Abschluss erreichen wollen, werden ihre Prüfungsvorbereitungen entsprechend ausrichten. Oder wenn Sie sich das Ziel gesteckt haben, in Ihrem Studium internationale Erfahrungen zu machen, werden Sie sich rechtzeitig überlegen, ob Sie ein Auslandssemester oder ein Praktikum im Ausland absolvieren wollen und dieses entsprechend vorbereiten. Ein Ziel, das man ernsthaft realisieren möchte, sollte SMART sein: S spezifisch konkret und selbst initiierbar sein: Das heißt eine Zielformulierung im Sinne von Ich wünsche mir, dass mich die Professorinnen und Professoren sehr schätzen. enthält keine Anhaltspunkte dafür, woran diese Wertschätzung konkret festgemacht werden kann. Außerdem wird die Wertschätzung von der Meinung der Professorinnen und Professoren abhängig gemacht und kann damit nur bedingt selbst beeinflusst werden. Stattdessen könnte Ihr Ziel lauten: Jedes Semester werde ich ein Studienprojekt auswählen, auf das ich mich zeitlich und fachlich besonders konzentrieren werde. M messbar: ein Ziel sollte überprüfbar sein. Die Zielformulierung Ich will fleißiger werden gibt keinen konkreten Ansatz dafür, wann Sie dieses Ziel erreichen. Allerdings bietet die Alternative Ich will jede Woche zehn Stunden für die Vor- und Nachbereitung der Vorlesungen reservieren konkrete Ansatzpunkte. A attraktiv: Für die Zielerreichung ist entscheidend, dass das Ziel für Sie attraktiv ist. Nur wenn es Ihren eigenen Interessen entspricht, dann setzen Sie sich auch wirklich dafür ein. Der Vorsatz Ich will beim Lernen keine s checken ist generell ein guter Vorsatz, aber wollen Sie das wirklich? Außerdem ist eine Negativformulierung für ein attraktives Ziel nicht geeignet. Besser wäre eine Formulierung wie etwa Ich reserviere für die Bearbeitung von s circa eine Stunde pro Tag. R realistisch: Prüfen Sie sorgfältig, ob das gesteckte Ziel im Rahmen eines Studiums wirklich realisierbar ist. Seien Sie ehrlich zu sich selbst, wie viel Geld Sie während Ihres Studiums noch verdienen, sich in einer studentischen Initiative engagieren, zusätzliche Veranstaltungen besuchen und Sport machen wollen. T terminiert: Bei der Zieldefinition ist es hilfreich, das Ziel in einen überschaubaren und klar definierten Zeitrahmen einzubetten. Der Vorsatz Ich will Französisch lernen Ist zu unspezifisch. Erst die konkrete Terminierung Ich will im Sommersemester im Selbstlernzentrum den ersten Kurs absolvieren und im Wintersemester einen VHS-Kurs für Fortgeschrittene besuchen erlaubt es Ihnen, Ihre Zielsetzung zu überprüfen und einzuhalten. Schreiben Sie Ihre Ziele auf, damit sie verbindlich und überprüfbar sind. Wenn Sie konkrete Vorstellungen von Ihrem Studium haben, dann können sie Ihrem Studienalltag eine Orientierung geben, die auf Sie persönlich zugeschnitten ist. Ziele für Studium und Beruf sind die Voraussetzung für Motivation und Zufriedenheit Ziele sollten SMART sein S spezifisch und selbst initiierbar M messbar A attraktiv R realistisch T terminiert

3 Folgende Fragestellungen können für eine effektive Studien- und Karriereplanung hilfreich sein: Was sind meine Kriterien für einen guten Studienabschluss? Gibt es für mich - neben den Noten - noch andere Kriterien für einen gelungenen Studienabschluss? Wann will ich mein Studium spätestens beendet haben? Welche Zusatzqualifikationen möchte ich neben dem Studium noch erwerben? Wie viele Praktika möchte ich im Studium absolvieren? Welche Auslandsaufenthalte möchte ich durchführen? Welche Fachgebiete / Aufgaben interessieren mich besonders? Welche Branche interessiert besonders? Wie will ich meine Interessen über das Studium hinaus noch weiter verfolgen? Welche Studientechniken will ich vertiefen? Inwieweit will ich mich in einer Studentischen Initiative engagieren? Welche Kontakte will ich im Studium für meine spätere Berufstätigkeit knüpfen? Wie viel Raum möchte ich meinen Freizeitaktivitäten und Freundschaften während des Studiums einräumen? Mit der Formulierung Ihrer persönlichen Studien- und Karriereziele erweitern Sie Ihre Möglichkeiten, Ihre Zukunft in Ihrem eigenen Sinne zu gestalten.

4 Zeitmanagement im Studium effizientes Zeitmanagement Ihr Zeitmanagement ist dann effizient, wenn Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit im Sinne Ihrer Ziele nutzen. Dafür gibt es verschiedene Methoden und Techniken. Die Vorlieben für die eine oder andere Methode sind individuell sehr unterschiedlich. Manche bevorzugen z. B. sehr detaillierte Zeitpläne, weil sie dann genau wissen, wann sie was machen wollen. Andere wiederum fühlen sich dadurch eingeengt und präferieren eher eine grobe Zeitplanung, um freier bleiben zu können. Wenn Sie die Arbeitszeit für ein bestimmtes Ziel wie z. B. eine Klausurvorbereitung planen wollen, können folgende Fragen hilfreich sein: Wie lautet das Ziel? Welche Anforderungen werden gestellt? Was sind meine Ansprüche an mich? Welche Literatur benötige ich? Über welche Vorkenntnisse verfüge ich bereits? Welche Absprachen muss ich treffen? Welche Tätigkeiten und Aufgaben sind für die Zielerreichung notwendig? Wie viel Zeit werde ich für die einzelnen Arbeitsschritte benötigen? Erst die genaue Kenntnis aller zu erledigenden Aufgaben macht eine individuelle Zeitplanung möglich Voraussetzung für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist eine umfassende Information über die Aufgaben, die Ihr Arbeitsprojekt beinhaltet. Erst dann ist es möglich, einer möglichst realistischen Zeitplanung nahe zu kommen. Alpen-Methode Die Alpen - Methode ist insbesondere dann hilfreich, wenn parallel verschiedene Klausuren vorbereitet werden müssen. In einer solchen Situation ist ein schriftlicher Überblick über Ihre Zeitplanung sehr hilfreich. A alle Aufgaben ohne Rücksicht auf ihre Reihenfolge aufschreiben (To Do Liste) L Länge des Zeitaufwands einschätzen nach der Formel optimistische + pessimistische Bearbeitungsdauer geteilt durch zwei = Länge. Bei der Schätzung des realistischen Zeitaufwands können Sie sich an Ihren bisherigen Studienerfahrungen orientieren. P Pufferzeit einplanen: Die Pufferzeit sollte 40 % Ihres Zeitbudgets umfassen. Sie ist vorgesehen für unerwartete Störungen oder für dringende Tätigkeiten, deren Notwendigkeit sich ganz spontan erst aus der akuten Arbeitssituation heraus ergeben hat. E Entscheidungen treffen durch Prioritätensetzung: nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig (siehe ABC - Analyse). N Nachkontrolle über geplante und tatsächliche erledigte Aufgaben: Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstags, ob Sie alles wie geplant erledigt haben. Übertragen Sie Unerledigtes in den Plan für den nächsten Tag.

5 ABC-Analyse Das richtige Zeitmanagement-Instrument, um die Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit zu ordnen und die Arbeitszeit angemessen auf sie zu verteilen, ist die ABC-Analyse. Sie differenziert Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit: A-Aufgaben sind die Aufgaben, auf die Sie sich voll konzentrieren müssen, da sie für Ihre Zielerreichung wesentlich sind. Sie haben oberste Priorität, weil sie wichtig und dringlich sind. Bei Ihrer Tagesplanung sollten Sie mindestens % Ihrer Arbeitszeit für A-Aufgaben reservieren. Für B-Aufgaben dürfen Sie nicht soviel Zeit verbrauchen. Sie sind ebenfalls wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Überlegen Sie, nach welchem System man diese Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben. C-Aufgaben machen meistens die Masse der Aufgaben aus. Dafür dürfen Sie aber nicht auch die meiste Zeit verwenden, da sie nicht wichtig sind. Sie lassen sich oft leicht erledigen und bringen ein schnelles Erfolgsergebnis. Dennoch sollte man sich davon nicht verführen lassen und zunächst die wichtigen Aufgaben abarbeiten. P-Ablage: alle Aufgaben und Anliegen, die weder wichtig noch dringlich sind, können ignoriert werden und in dem Papierkorb landen. A oberste Priorität B muss nicht sofort erledigt werden C weniger wichtig, aber schnell zu erledigen. Sollten hinten angestellt werden

6 Zeitmanagement im Studium Pausen Pausen Dass regelmäßige Pausen die Leistungsfähigkeit erhöhen, bestätigen wissenschaftliche Studien seit Langem. Außerdem bewirken sie eine höhere Konzentrationsfähigkeit, gesteigerte Innovationskraft, geringere Fehleranzahl, optimistischere Grundstimmung, geringere Verspannungen in Schulter- und Nackenmuskulatur, weniger überanstrengte Augen und Stresshormone im Blut. Pausen sollten fest eingeplant und immer genutzt werden, unabhängig vom Lernerfolg. Je besser Sie in der Pause abschalten, desto besser lernen Sie danach wieder. Trennen Sie Arbeitsphasen und längere Pausen voneinander. Legen Sie sich eine Stichwortliste oder eine Art Pausenkartei an mit möglichen Pausenaktivitäten, die erholsam sind und Spaß machen, und differenzieren Sie diese nach längeren und kürzeren Pausen. Machen Sie nach 45 Minuten konzentrierten Arbeitens eine Minipause (maximal 5 Minuten) Nach 2 Stunden Arbeit sollten Sie sich eine Pause gönnen, die etwa 15 Minuten umfasst. Die Erholungspause dauert circa 1 Stunde und sollte nach 4 Stunden Arbeit erfolgen. Pausen erhöhen die geistige und körperliche Leistungsfähigkeit

7 Zeitmanagement im Studium persönlicher Leistungsrhythmus Niemand ist in der Lage, den ganzen Tag durchgängig Höchstleistungen zu erbringen. Auch ist die individuelle Leistungsfähigkeit nicht gleichbleibend, sondern verändert sich im Laufe des Tages. Wenn Sie Ihre Leistungskurve kennen, können Sie ihren Arbeitstag effizienter nutzen und bessere Arbeitsergebnisse erzielen. Sind Sie Frühaufsteher (eine Lerche), morgens sofort topfit und abends dagegen früh müde? Oder gehören Sie zu den Nachtigallen, den Spätaufstehern, die abends sehr leistungsfähig sind? Den persönlichen Tagesrhythmus zu kennen ist wichtig, damit Sie die Erledigung der A-Aufgaben während Ihres Leistungshochs einplanen können. Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern entspannen und diese Phase gegebenenfalls für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten nutzen. Nach dem Anstieg Ihrer Leistungskurve können Sie sich wieder wichtigeren Aufgaben zuwenden, wie zum Beispiel den B-Aufgaben. Die Berücksichtigung der individuellen Leistungsfähigkeit ermöglicht eine effizientere Tagesgestaltung und bessere Ergebnisse

8 Zeitmanagement im Studium Zeitfresser Zeitfresser halten vom effizienten und effektiven Arbeiten ab. Zwar lassen sie sich nicht vollkommen ausschalten, allerdings ist es insbesondere in stressigen Zeiten wichtig, die persönlichen Zeitfresser so weit wie möglich zu reduzieren. Damit schaffen Sie einen produktiven Rahmen für konzentriertes Arbeiten. Hier ein paar Beispiele für typische Zeitfresser: 1. Zeitplanung und Arbeitsmethodik unklare Zielsetzung unzureichende Tagesplanung Versuch, zu viel auf einmal zu tun keine Übersicht über alle Aktivitäten spontane Änderungen der Prioritäten 2. Persönlicher Arbeitsstil überhäufter Schreibtisch schlechtes Ablagesystem Aufgaben nicht zu Ende führen zu viele Aktennotizen unnötige Internetrecherchen alle Fakten wissen wollen 3. Störungen durch andere Telefonanrufe s unangemeldete Besucher 4. Persönliche Schwachstellen Hast, Ungeduld geringe Selbstmotivation Schwierigkeit, NEIN zu sagen fehlende Selbstdisziplin Aufschieberitis, Unentschlossenheit 5. Zusammenarbeit mangelnde Koordination/Teamwork unvollständige, verspätete Informationen zu viel oder zu unpräzise Kommunikation Wartezeiten bei Terminen

9 Weitere Tipps für Ihr effizientes Zeitmanagement Beginnen Sie Ihren Tag möglichst mit A-Aufgaben. Damit stellen sie sicher, dass Sie die wichtigen Aufgaben auf jeden Fall erledigen werden. Power-Napping: Ein kurzer, etwa 20-minütiger Mittagsschlaf hilft besonders gut, danach wieder konzentriert zu arbeiten. Länger als 20 Minuten sollte er allerdings nicht dauern, damit Sie nicht in eine Tiefschlafphase geraten und Ihr Kreislauf noch in Schwung bleibt. Das veranschlagte Zeitmanagement sollte immer realistisch sein. Wer sich selbst überschätzt und den anfallenden Aufgaben zu wenig Zeit einräumt, verursacht sich wiederum Stress. Prinzip der kleinen Schritte: Untergliedern Sie schwierige Aufgaben in kleine Schritte und fixieren Sie die Reihenfolge und das Datum für die Erledigung. Seien Sie nicht immer für alle erreichbar, weder telefonisch noch per Mail. Legen Sie fest, wann Sie s bearbeiten wollen und verabreden Sie Telefon-Termine. Teilen Sie Ihrem Freundeskreis mit, dass Sie in einer bestimmten Zeit nicht erreichbar sein werden. Bilden Sie Lerngemeinschaften, sie bieten einen fachlichen Austausch und dienen der eigenen Motivation. Definieren Sie ihre Arbeitszeiten für das Studium mit Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Sobald Sie ein Zeitfenster festgelegt haben, gewinnen Sie eine Selbstverständlichkeit, in dieser Zeit tatsächlich zu arbeiten - ohne Ablenkungen. Nutzen Sie die Vielfalt der vorhandenen Zeitmanagementsysteme und wählen sie sich eines aus, das wirklich zu Ihren Anforderungen passt.

10 Zeitmanagement im Studium weiterführende Literatur Literatur zum Zeitmanagement Katrin Hansen: Zeit- und Selbstmanagement. Handlungsspielräume erkunden. Zeitsouveränität erlangen. In Netzwerken agieren. Cornelsen Verlag, Berlin Simone Janson: Die 11%-Lüge. Wie Sie mit weniger Perfektion mehr erreichen. Redline Verlag, München Jörg Knoblauch, Johannes M. Hüger, Marcus Mockler: Ein Meer an Zeit - Die neue Dimension des Zeitmanagement. Campus Verlag, Frankfurt / New York Edith Püschel: Selbstmanagement und Zeitplanung. Ferdinand Schönigh, Paderborn Ulrike Regenscheidt: Die meisterhafte Zeitvermehrung: Wege zum bewußten Umgang mit der Zeit Zeitmanagement als Gestaltungschance. Lexika Verlag, München / Würzburg Beatris Uhlig: Karrierefaktor Zeitmanagement. Mit Übungen zur Zeitplanung auf CD-ROM. Rudolph Haufe Verlag, Freiburg i. Br