Protokoll der VSA-Vorstandssitzung vom 15. September 2011, 09:00 11:45 Uhr im Château de Neuchâtel

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1 VSA Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare AAS Association des Archivistes suisses AAS Associazione degli archivisti svizzeri UAS Uniun da las archivarias e dals archivaris svizzers Version für die Website Protokoll der VSA-Vorstandssitzung vom 15. September 2011, 09:00 11:45 Uhr im Château de Neuchâtel Vorsitz: Anwesend: Anna Pia Maissen, Präsidentin Gregor Egloff, Vizepräsident, Philippe Künzler, Kassier, Daniel Kress, Aktuar, Lionel Bartolini, Peter Erhart, Antoine Glaenzer, Daniel Nerlich, Frédéric Sardet, Willi Studach Entschuldigt: - 1. VORSTAND 1.0. Protokolle der Vorstandssitzungen vom und Genehmigung der Traktandenliste Das Protokoll der Vorstandssitzung vom 18. Mai 2011 sowie das Protokoll der erweiterten Vorstandssitzung mit den Arbeitsgruppen vom 18. Mai 2011 werden genehmigt und dem Verfasser verdankt. Der vorgeschlagenen Traktandenliste stimmen die Anwesenden zu Mitteilungen Nächste Vorstandssitzung Die nächste Vorstandssitzung findet wie vereinbart am Mittwoch, 7. Dezember 2011, um 10:15 Uhr im Staatsarchiv Bern statt. Es sind folgende Schwerpunktthemen vorgesehen: - Nächste Schritte zur Umsetzung der Mehrjahresplanung - VSA-Website - Experten-Pool (siehe dazu ein erster Input von D. Nerlich, welcher nun auf Sharepoint vorliegt) 1

2 Tarife VSA-Bildungsveranstaltungen Die Präsidentin informiert über den Beschluss des Ausschusses, ab sofort für alle Bildungsveranstaltungen des VSA den Tarif für Nichtmitglieder doppelt so hoch zu veranschlagen wie für Mitglieder Finanzen Ph. Künzler hat keine Besonderheiten zur laufenden Rechnung zu vermelden. Das Sekretariat ist gegenwärtig daran, die Mitgliederbeiträge einzufordern, was mit dem neuen System bestens und mit geringerem Aufwand als in früheren Jahren läuft. Die Anpassungen am Budget 2012, die heute an der Jahresversammlung präsentiert werden, werden zu einer transparenteren Rechnung und zu besseren Steuerungsmöglichkeiten für den Vorstand führen. 2. NETZWERK ARCHIVLANDSCHAFT SCHWEIZ 2.1. Jahresversammlung 2011 in Neuchâtel: Organisation Organisatorisch ist alles von L. Bartolini und seinen Mitstreitern vorbereitet worden; un grand merci à toutes et à tous! Der Vorstand freut sich auf eine ausserordentlich gut besuchte Jahresversammlung, haben sich doch 160 Mitglieder für die Versammlung, 120 für das Abendessen und 80 für das Programm am Freitag angemeldet Gründung Blue Shield Schweiz Zur Gründung von Blue Shield Schweiz haben weitere Workshops mit Vertretern von BIS, VSA, Bundesamt für Bevölkerungsschutz und neu auch CURESYS stattgefunden. Das Ziel bleibt weiterhin, über ein Team von Experten zu verfügen, welches im Katastrophenfall aufgeboten werden kann und Zugang zum Perimeter der übrigen Blaulichtorganisationen hat. Zur Zeit werden die Statuten erarbeitet; sobald der Statutenentwurf vorliegt, geht dieser an den Vorstand zur Vernehmlassung. Die Gründungsversammlung soll noch in diesem Jahr stattfinden. 3. AUSBILDUNG / WEITERBILDUNG 3.1. Mandat Ausbildungsdelegierter I+D Der neue Ausbildungsdelegierte Sven Sievi ist mit Elan an die Arbeit gegangen. Eindeutige Verbesserungen sind bereits sowohl bei den Finanzen als auch bei der Kommunikation festzustellen. W. Studach bestätigt, dass durch die vorausschauende und zuverlässige Arbeit von S. Sievi auch die Qualität der Arbeit der Ausbildungsdelegation zugenommen hat. Inzwischen ist mit S. Sievi ein neuer Mandatsvertrag abgeschlossen worden; A.P. Maissen wird diesen auf Sharepoint ablegen. 2

3 Aufgrund der inzwischen glücklich überwundenen Wirren hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass die Berufsverbände die Tätigkeit der Ausbildungsdelegation besser begleiten und kontrollieren müssen als in der Vergangenheit. Sowohl der BIS als auch der VSA schiessen sehr erhebliche finanzielle Mittel in die Ausbildungsdelegation ein. Das Thema Ausbildungsdelegation wird daher künftig an jeder Vorstandssitzung traktandiert werden Berufsbild Archivar, Bildungsausschuss Der Bildungsausschuss schliesst die Redaktionsarbeit am Papier Das Berufsbild der Archivarinnen und Archivare in zwei Wochen ab, dann geht das Papier an den Vorstand zur Vernehmlassung. Der Bildungsausschuss ist darüber hinaus daran, die Arbeitstagung von Mai 2012 zum Thema Copyright sowie den Archivzyklus Schweiz, der 2012 erneut stattfinden wird, zu organisieren. 4. ÖFFENTLICHKEITSARBEIT UND LOBBYING 4.1. Website VSA, Revision / Webmaster Markus Lischer tritt per Ende 2011 definitiv als Webmaster der VSA-Website zurück. Seine 14-jährige gewissenhafte Arbeit wird an der Jahresversammlung gewürdigt und verdankt werden. Gleichzeitig wird ein Aufruf für eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger erfolgen. Bis die Nachfolge geregelt ist, wird D. Nerlich das Amt ad interim übernehmen. Betr. Ablösung des bisherigen, nicht mehr unterstützten Content Management Systems wird erkannt, dass Typo3 unsere unmittelbaren Websitebedürfnisse erfüllen kann. Zudem erweisen sich die Anschaffungskosten mit Fr. 2'000.- als absolut vertretbar. Der Vorstand beschliesst einstimmig die Anschaffung des CMS Typo3. Damit ist der Weiterbetrieb unserer Website auf der technischen Ebene gesichert. Zur weiteren Entwicklung der Website wird eine interne Arbeitsgruppe gebildet bestehend aus D. Nerlich (Federführung), G. Egloff, Ph. Künzler und F. Sardet. Die AG wird sich bei ihrer Arbeit auf den ersten Entwurf eines neuen Organisationskonzepts stützen können VSA-Mitarbeit RM-Survey 2011/12 sieber & partners möchten ihren RM-Survey Aufbewahrungspraxis in der Schweiz aus dem Jahre 2006 wiederholen und haben den VSA um seine Mitarbeit angefragt. Es ginge darum, bei der Gestaltung der Umfrage und bei der Formulierung des Vorworts mitzuwirken, zudem sei die Teilnahme der VSA-Mitglieder an der Umfrage erwünscht. Als Gegenleistung würden, so eine mündliche Aussage, alle Mitglieder, die an der Umfrage teilgenommen haben, ein kostenloses Exemplar des Berichts erhalten. Die AG Records Management und digitale Archivierung hat ihre Bereitschaft 3

4 zur Mitwirkung bereits signalisiert. Der Vorstand stimmt einer Mitarbeit am RM-Survey 2011/12 zu. Es ist dazu eine schriftliche Vereinbarung abzuschliessen arbido digital Es wurden seitens des BIS (G. Schneider) und des VSA (A.P. Maissen) Offerten eingeholt für eine Online-Publikation von arbido; diese sollte mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung auf der bereits vorhandenen, aber bisher ungenutzten Website arbido.ch erscheinen. Bisher ist erst eine Offerte von Stämpfli eingegangen, die aufgrund des umfangreichen Pflichtenhefts sehr teuer ausgefallen ist und zu welcher noch Fragezeichen bestehen. Stämpfli selbst verfügt noch über PDF der vergangenen arbido-ausgaben zurück bis Der Vorstand begrüsst diese Initiative. Ggf. müsste das Pflichtenheft abgespeckt werden. Als Minimalvariante sollten die Printausgaben von arbido mit zeitlicher Verzögerung als PDF im Netz verfügbar sein, wenn möglich mit OCR-Erkennung, was gemäss G. Egloff auch intern bewerkstelligt werden könnte. 5. VARIA 5.1. Veranstaltungskalender VSA A.P. Maissen holt gegenwärtig zusammen mit dem Bildungsausschuss die Informationen zu den diversen Veranstaltungen 2012 ein. Der Vorstand ist einhellig der Meinung, dass der gedruckte Veranstaltungskalender grafisch ansprechend zu gestalten und daher ein entsprechender Auftrag an unseren Hausgrafiker zu erteilen ist Unterstützungsanfrage von Archaeoconcept Archaeoconcept, ein Projekt zur Standardisierung der Archäologischen Archive der Schweiz, hat den VSA um finanzielle Unterstützung angefragt. A.P. Maissen wird sich nach weiteren Details zu diesem Projekt erkundigen und das Geschäft auch der ADK zur Kenntnis bringen, da in erster Linie die Kantone bzw. die Kantonsarchäologien betroffen sind Praxis Wirtschaftsarchiv Die Weiterbildungsveranstaltung Praxis Wirtschaftsarchiv der AG Archive der privaten Wirtschaft wurde mit 18 Teilnehmenden erfolgreich durchgeführt. 4

5 Nächste Vorstandssitzung Mittwoch, 7. Dezember 2011, 10:15 Uhr im Staatsarchiv Bern Basel, 26. September 2011 Der Aktuar: Daniel Kress 5