Informationssysteme im Gesundheitswesen - Stunde 8 Systemeinführung

Transkript

1 Informationssysteme im Gesundheitswesen - Stunde 8 Systemeinführung Justin Doods

2 Organisatorisches Abschlusstermin: Uhr Im Anschluss Grillen (bei gutem Wetter)

3 Vorstellung Hausaufgabe und Fragen Lastenheft

4 Inhalt Generelle Implementierungsaspekte Usability Systemeinführung Trainingskonzept Demonstration ORBIS Formulardesigner

5 Implementierung - Generelle Aspekte Was ist Implementierung? Strukturierung & Wiederverwendbarkeit Berechtigungen Kommunikation Verfügbarkeit Usability Layout

6 Strukturierung & Wiederverwendbarkeit Je spezifischer ein Formular entwickelt wird, desto mehr Details (Pflichtfelder, Sollwert-Überprüfungen, Kataloge) lassen sich dort einbinden Der Nachteil einer solchen Lösung besteht darin, bei Übertragung auf weitere Fachabteilungen viele Felder mitzuführen, die in dieser Form für die jeweilige Klinik nicht benötigt werden. Abwägung zwischen Standardlösung und sehr fachspezifischer Lösung Benutzerspezifische Einstellungsmöglichkeiten mit einbauen

7 Berechtigungen Wer darf wie auf die Daten zugreifen / Daten eingeben? Personengebunden? Rollengebunden? Klinikgebunden? Datenschutzrechtliche Regelungen beachten Arbeitsabläufe vorher genau erfragen Eingebunden in umfassendes Security-Konzept

8 Kommunikation Übersichtliche Darstellung Formulare werden u. U. von mehreren beteiligten Fachabteilungen geöffnet und bearbeitet. Dazu ist es hilfreich, wenn bereits in der Krankengeschichte (KG) ersichtlich ist, in welchem Status sich das Dokument befindet Benachrichtigungsfunktionen Weiterleiten zur Bearbeitung/zur Ansicht von Dokumenten

9 Verfügbarkeit Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit für die Nutzung relevant Zugriff muss einfach und direkt möglich sein In mehreren Fachabteilungen müssen die Daten verfügbar sein

10 Usability Was versteht man unter Usability? ISO 9241 Definition: The effectiveness, efficiency and satisfaction with which specified users achieve specified goals in particular environments. Benutzerfreundlichkeit, Software-Ergonomie Z.B. Schriftgröße, Farben, Freitext vs. strukturierte Datentypen (Kataloge, Checkboxen) -> Einheitliches Layout Klar verständliche, einfache Bedienung und Ausfüllreihenfolge Anpassung an Geschäftsprozesse Wenn möglich Nutzertests an Prototypen

11 Inhalt Generelle Implementierungsaspekte Usability Systemeinführung Trainingskonzept Demonstration ORBIS Formulardesigner

12 Systemeinführung Vorbereitung der Systemeinführung Adaptierung des Systems Schulung Inbetriebnahme Systemabnahme/ Übergabe Projektabschluss später -> Betreuung/Support -> Wartung -> Evaluation

13 Wdh.: Beispiel Teilprojekteinführung KIS (z.b. Arztbriefschreibung, CPOE, etc.) Projektphasen: Projekt Kickoff Arbeitskreisstartsitzung Stammdatentraining und -eingabe Stammdatencheck Key User Training End User Training Konfigurationscheck Go Live Übergabe Support

14 Technische / Organisatorische Vorbereitungen Räume und Arbeitsplätze auf Ausstattung überprüfen (z.b. Netzwerk) Schnittstellen Zugriff auf alte Daten (evtl. Migration) Ausfallkonzept Informieren! Veränderten Ablauf besprechen Ansprechpartner benennen für inhaltliche, technische und organisatorische Probleme

15 Einführungsstrategien Schlagumstellung oder Stufenkonzept Horizontal oder Vertikal Gleichzeitige Inbetriebnahme in allen Abteilungen Schrittweise Inbetriebnahme in einzelnen Abteilungen Komplette Inbetriebnahme aller Module Schlagumstellung (Stichtagumstellung, Punktumstellung) Organisationsspezifisches Stufenkonzept Schrittweise Inbetriebnahme einzelner Module Modulspezifisches Stufenkonzept Modul- und organisationsspezifisches Stufenkonzept

16 Adaptierung Customizing Anpassung der Standardsoftware an den lokalen Anwendungsbereich Anpassung anhand Systemanalyse und Informationsbeschaffung bzw. Lasten- /Pflichtenheft Beinhaltet auch Berechtigungskonzept So spezifisch wie nötig, so einheitlich wie möglich Ggf. nach Schulungen nochmals Anpassungen nötig Was muss bei einem KIS angepasst werden?

17 Schulung Rechtzeitige Schulungen aller betroffenen Benutzergruppen im Umgang mit der neuen Software Rechtzeitig aber nicht zu früh Schulungssystem mit realitätsnahen Testfällen Schulungen von externen Schulungsanbietern oder Softwareanbieter Materialien für die weitere Arbeit und zum Selbststudium Handbuch Lehrvideos Lernprogramme

18 Schulung Trainingskonzepte müssen beinhalten: Inhalt (Was und Warum): Einführung, Vertiefung, Voll, Module Teilnehmer (Wer schult wen): Extern/Intern, Direkt/Multiplikatoren, Gemeinsam/Selektiv Art (Wie und wieviele): Präsentation, Gruppen, Einzel, Training-on-the-job Ort (Wo und mit welcher Ausstattung): Schulungsraum, Arbeitsplatz Zeit (Wie häufig und wie lange): Kurzschulung, Blockschulung Aufgabe: Erstellen eines Trainingkonzeptes in Stichpunkten für die Einführung der einer neuen Software für die Pruritusdokumentation

19 Inbetriebnahme Go Live Alle informiert Routinebetrieb nicht stören Initiale intensive Vor-Ort-Betreuung Pilotinstallation ( Testen in einem definierten Bereich, parallel) Bei größeren Problemen: Modifikationen oder Roll-Back

20 Systemabnahme & Systemübernahme Abnahmekriterien (in der Regel aus dem Vertrag) Fehlerfreier Betrieb Antwortzeiten Datenstabilität Datenschutz Notfallmaßnahmen Nach den ersten Wochen Betrieb eigentliche Abnahme Vorher ggf. Zeit zum: Fehler beheben, Benutzerwünsche integrieren, Arbeitsabläufe optimieren, Instabilitäten beseitigen, etc.

21 Abnahmeprotokoll 1. Name & Kurzbeschreibung 2. Beschreibung des Anwendungssystems 3. Abnahmekriterien (z.b. Funktionalität, Performance, Schnittstellen, etc.) 4. Dokumentation der Abnahme mit Unterschriften Projektleiter, Projektauftraggeber und Entwickler/Anbieter

22 Übernahmeprotokoll 1. Name, Kurzbeschreibung, Anbieter/Entwickler 2. Dokumentation 3. Systemabnahme 4. Zuständigkeiten und Aufgaben (Betreiber, Anwendungs-/Systembetreuung) 5. Wartungsverträge 6. Dokumentation der Übergabe mit Unterschriften Projektleiter, Projektaufttraggeber und Entwickler/Anbieter

23 Projektabschluss Von Projekt zur Routine Abschlusssitzung Abschlussbericht Aufbauend auf bisherigen Dokumenten (Projektskizze, Pflichtenheft) Ziele erreicht? Anhand welcher Kriterien? ->Abnahmeprotokoll Projektende Intern: Lessons Learned

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25 Inhalt Generelle Implementierungsaspekte Usability Systemeinführung Trainingskonzept Demonstration ORBIS Formulardesigner

26 Formulargestaltung Ausgewogenheit zwischen der Möglichkeit strukturierter Auswertungen und sinnvollen Behandlungsprozessen Wie viele Attribute sind im medizinischen Alltag dokumentierbar Zusätzliche Attribute können bei entsprechender Häufigkeit der Formularerstellung zu einem nicht zu unterschätzenden Mehraufwand im Rahmen der Dokumentation führen. Datenübernahme Können Daten aus anderen Formularen übernommen werden Dateneingabe Reihenfolge für alle Eingabefelder festlegen Felder in Abhängigkeit von der Fachabteilung, User, etc. vorbelegen (Benutzer, administrative Patientendaten (Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, ))

27 Demonstration ORBIS Composer Anlegen eines Formulars Verschiedene Elemente Checkbox Freitext Katalog Vorbelegung, Bedingungen

28 Hausaufgabe Implementierung Erstellung der Projektmappe mit allen bisher angefertigten Hausaufgaben