Projekt NeFa. Newsletter. Nr Quartal 2012

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1 Projekt NeFa Newsletter Nr Quartal 2012 Aktuelle Informationen aus dem Projekt NeFa Entwicklung einer zukunftsfähigen Justizsoftware auf Basis von Standardtechnologien Editorial Liebe Leserinnen, liebe Leser, seit März läuft die Pilotierung von NeFa im Landgericht Hildesheim und im Landgericht Kassel. Die ersten Erfahrungen in den Pilotgerichten konnten mit den hohen Erwartungen allerdings noch nicht Schritt halten. Leider kann mit NeFa bislang nur ein kleiner Teil der in den Gerichten anfallenden alltäglichen Aufgaben komfortabel bearbeitet werden. Es bleibt noch viel für uns zu tun, um die Software stabiler und weniger fehleranfällig zu gestalten. Dieser Aufgabe stellen wir uns. In den ersten Wochen nach dem Pilotbeginn stand neben der Fehlerbeseitigung insbesondere die Analyse auf unserer Agenda. Was lief gut? Was hätten wir besser machen können? Welche Ursachen haben dazu geführt, dass wir die Pilotnutzer nicht auf Anhieb zufrieden stellen konnten? In zwei Workshops mit externer Moderation hat das Projektteam gemeinsam mit den IT-Verantwortlichen aus Hannover und Wiesbaden eine systematische Ursachsenanalyse betrieben. Dabei wurde die Vermutung bestätigt, dass die dezentrale Arbeitsweise im Projekt den wesentlichen Grund für die bestehenden Probleme darstellt: Die NeFa-Teammitglieder sind auf zwei Bundesländer verteilt und darüber hinaus in Niedersachsen zum Teil dezentral untergebracht, sodass die Teamkommunikation erheblich erschwert wird. Die Aufwände für gemeinsame Abstimmungen und die Reisezeiten sind enorm. Eine schnelle Kommunikation über den Flur scheidet aus. Dies gilt nicht nur für den notwendigen Informationsaustausch der Entwickler untereinander, sondern auch für die Abstimmungsprozesse über die einzelnen Teilteams hinaus. Trotz des sehr großen Engagements aller Beteiligter und hoher Reisebereitschaft haben sich Mehraufwände und damit einhergehend zeitliche Verzögerungen nicht vermeiden lassen. Außerdem haben wir im Rahmen der Entwicklung zwar einen klaren Fokus auf die Erstellung justizfachlicher Funktionalitäten gelegt, den für die Qualitätssicherung der erstellten Programmmodule in Form von umfangreichen und strukturierten Softwaretests notwendigen Aufwand aber unterschätzt. Die Erkenntnisse der Ursachenanalyse haben wir zur Optimierung der projektinternen Organisation und Prozesse genutzt. Das Projektteam insgesamt und die Qualitätssicherung im Besonderen sind damit erheblich gestärkt worden. Es wurden sog. Teamkoordinatoren an den beiden Entwicklungsstandorten berufen und die Aufgabengebiete der beiden Standorte noch klarer voneinander abgegrenzt. Während sich der Entwicklungsstandort in Wildeshausen künftig überwiegend auf die Entwicklung und Fehlerbehebung konzentrieren wird, wird bei dem Standort Bad Vilbel der Schwerpunkt auf der Qualitätssicherung liegen. Mit diesen und weiteren Maßnahmen, deren Aufzählung diesen Beitrag bei weitem sprengen würde, werden wir unser Ziel, schnellstmöglich eine komfortable und flexibel nutzbare Justizsoftware aus der Justiz für die Justiz zu entwickeln, bald erreichen. Unsere unmittelbaren Erfahrungen in den Pilotgerichten vor Ort beschreibt Herr RiOLG Dirk Voß im ersten Artikel dieses Newsletters. Ein spannendes Thema ist die integrierte Verwendbarkeit der in Deutschland eingesetzten Justizfachverfahren. Mit seinem Beitrag Konvergenz von NeFa und anderen Fachverfahren berichtet der stellv. Projektleiter Herr RiOLG Thomas Kruza von den jüngsten Entwicklungen. Das hessische NeFa Einführungsprojekt stellt der Projektleiter Herr Peter Ramrath dar. Abschließend stellen sich auch in diesem Newsletter zwei Mitglieder des NeFa -Projektteams kurz steckbrieflich vor. Viel Vergnügen bei der Lektüre! Holger Sanio Projektleiter NeFa

2 Pilotstart in den Landgerichten Hildesheim und Kassel Von RiOLG Dirk Voß, Produktmanager Am 9. März diesen Jahres fiel auf der CeBit der Startschuss für die Pilotierung von NeFa. Mit dem Beginn der darauffolgenden Woche begann bei einem Teil der Zivilkammern an den Landgerichten Hildesheim und Kassel zunächst pünktlich der Pilotbetrieb. Nachdem die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den beiden Wochen zuvor geschult worden und die Erwartungen groß waren, kam es bereits im Verlauf des ersten Tages leider zu einer unerfreulichen Ernüchterung: NeFa machte nach dem Start der Anwendung nicht das, was es sollte. Bereits gespeicherte Verfügungen und vorhandene Verfahren wurden teilweise nicht mehr angezeigt. Der Grund war ein technisches Problem beim Import der Verfahrensdaten aus EUREKA. Dieses trat trotz vorangegangener Tests in gesonderten technischen Umgebungen erstmals in der Produktionsumgebung auf und war zudem komplexer als zunächst angenommen. Analyse und Behebung des Fehlers nahmen drei Tage Entwicklerarbeit in Anspruch, so dass nach den anschließenden Tests der Einsatz von NeFa für die Anwender erst mit Verzögerung am 19. März begann. Für zunächst zwei Wochen standen den Anwendern vor Ort in den beiden Gerichten unsere Produktmanager zur Unterstützung zur Verfügung. Auch Entwickler waren insbesondere beim Landgericht Hildesheim vor Ort, um einen Eindruck vom Start der neuen Anwendung in der Praxis zu bekommen. Viele Fragen zur Bedienung konnten dabei direkt im persönlichen Gespräch geklärt und für den einen oder anderen Fehler sog. Workarounds Vorgehensweisen zur Umgehung des Fehlers gefunden werden. Schnell wurden aber auch Schwierigkeiten deutlich, die nicht ohne weiteres sofort behoben werden konnten. Die Komplexität der Abläufe und Prozesse, sowohl in fachlicher wie auch in technischer Hinsicht, macht schnelle Fehlerbehebungen mitunter schwer, weil Wechselwirkungen zu anderen Funktionen und Abläufen bestehen. Bestenfalls sind diese unerwünscht. Im schlechteren Fall sind sie nicht ohne genaue Analyse sofort zu überblicken, was zu hohen Aufwänden führt und viel Zeit kostet. Unsere Prozesse für die Bereitstellung neuer, durch die Praxisrückmeldungen verbesserter, Releases der Software sind aufgrund des agilen Entwicklungsmodells, verglichen mit anderen Vorgehensmodellen, relativ kurz; für die Anwender sind die aber in der aktuellen Situation verständlicherweise immer noch zu lang. Während der bisherigen Pilotierung wurde auch deutlich, dass vergleichsweise kleine technische Fehler große Auswirkungen für den Nutzer haben. Wenn ein vom Richter am PC ausgefüllter Vordruck von der Serviceeinheit nicht abgearbeitet werden kann, weil die entsprechenden Folgedokumente, die Ladungen oder Anschreiben, fehlerhaft oder gar nicht erzeugt bzw. ausgegeben werden, ist der Geschäftsablauf unterbrochen. Dies führt zu Mehrarbeit für die Betroffenen. Das gleiche gilt, wenn zwar Folgedokumente erzeugt und gedruckt werden, durch einen fehlenden Baustein aber noch inhaltlich fehlerhaft sind. Lässt sich die Überschrift einer Urteilsvorlage nicht individuell abändern, ist die vielgepriesene Flexibilität von NeFa für den Anwender nicht spürbar, weil die Vorlage für ihn nicht flexibel für andere Urteilsarten einsetzbar ist. Glücklicherweise steht mit EUREKA- Ziv das etablierte Fachverfahren weiterhin zur Verfügung. NeFa hat daher trotz der beschriebenen Probleme nicht zu Verzögerungen in gerichtlichen Verfahren geführt. Alle Aufgaben, die NeFa noch nicht zufriedenstellend erledigt, können weiterhin übergangsweise mit EU- REKA erledigt werden. Als derzeitiges Zwischenfazit müssen wir gleichwohl festhalten: Es gibt nichts zu beschönigen. Der Pilotstart von NeFa hat noch nicht den erhofften und gewünschten durchschlagenden Erfolg gebracht. Er hat zunächst Fehler und Unzulänglichkeiten offenbart, die nicht zuletzt auch auf unzureichende Tests in der Phase unmittelbar vor Beginn der Pilotierung zurückzuführen sind, weil uns die Zeit davonlief. Manches hätte dadurch erkannt und vermieden werden können. Unsere Konsequenz daraus ist, dass wir an der Verbesserung, insbesondere auch der Qualitätssicherung arbeiten. Umgekehrt darf aber auch nicht alles schlecht geredet werden. Denn vieles, für das NeFa konzeptionell steht, funktioniert. Vorlagen lassen sich individuell anpassen, speichern und im jeweiligen Verfahrenskontext wieder aufrufen und ausführen. Dass wir nicht fehlerfrei an den Start gehen würden, wussten wir. Dennoch haben wir die tatsächlichen Auswirkungen mancher Fehler haben wir sicherlich unterschätzt. Andererseits hätten wir wohl so manchen Fehler auch nicht entdeckt, wenn wir noch lange getestet hätten. Denn so sehr man auch versucht, den Echtbetrieb in einer virtuellen Umgebung abzubilden, sie ist nicht annähernd so komplex und vielfältig wie die Wirklichkeit. Auch dies ist eine Erkenntnis des Pilotbetriebes wenn auch nicht die gewünschte. Obwohl wir bereits eine Vielzahl definierter Anforderungen und Vorlagen umgesetzt haben, sind wir noch recht weit davon entfernt, dass der Anwender im Gericht damit 80 % seiner täglich anfallenden Arbeit erledigen kann, weil begonnene Geschäftsabläufe nicht zu Ende geführt werden können oder die häufig benötigten Terminsverfügungen noch nicht zur Verfügung stehen. Die Pilotierung gibt uns die Chance, das Erreichte im Echtbetrieb und an den Anforderungen der Praxis zu konsolidieren, zu verbessern und Fehler zu beheben, damit in Zukunft die dort anstehenden Aufgaben frustfrei und effizient durchgängig elektronisch mit NeFa erledigt werden können. Daran arbeiten wir kontinuierlich.

3 Konvergenz von NeFa und anderen Fachverfahren Von Thomas Kruza, Stellvertretender Projektleiter Das Projekt NeFa genießt bereits seit der Veröffentlichung der Vorstudie zum EDV-Gerichtstag 2007 eine große Aufmerksamkeit auch außerhalb der beiden beteiligten Länder. Neben interessierten potenziellen Anwendern informieren sich auch die Vertreter der Justizverwaltungen weiterer Bundesländer und auch des Bundes regelmäßig interessiert über die Fortschritte von NeFa. Über die öffentliche Vorstellung des Ergebnisses des Proof Of Concept auf dem EDV-Gerichtstag 2010, die Präsentation der laufenden Entwicklungsergebnisse auf der CeBIT, dem EDV-Gerichtstag und den Beginn der Pilotierung ist diese Aufmerksamkeit beständig hoch geblieben und hat sich sogar noch gesteigert. Der modulare Ansatz von NeFa, der es ermöglicht, die in Microsoft Word integrierte Bildschirmverfügung nebst Textproduktion mit beliebigen vorhandenen Lösungen im Bereich der Geschäftsstellenautomation zu koppeln, eröffnet vielfach denkbare Möglichkeiten zur flexiblen Nutzung mit vorhandenen Fachanwendungen, auch über Grenzen der bestehenden Entwicklungsverbünde hinaus. Um die Umsetzbarkeit einer solchen Anbindung technisch näher zu validieren und den damit verbundenen Aufwand genauer abzuschätzen, wird eine Machbarkeitsstudie zur Anbindung von NeFa-Bildschirmverfügung und Textverarbeitung an forumstar (LG Zivil) erstellt. Sie wurde vom forumstar-verbund sowie den beiden NeFa-Länder gemeinsam beauftragt. Die Machbarkeitsstudie dient dabei der Klärung der grundsätzlichen technischen Möglichkeiten einer Anbindung von NeFa an ein vorhandenes forumstar-modul. Ein erster Workshop hat Anfang August in München stattgefunden. Eine Zwischenpräsentation der Machbarkeitsstudie ist Anfang Dezember vorgesehen. Die Abschlusspräsentation wird in 2013 im Rahmen eines forumstar-anwenderkreises stattfinden. Auch die Möglichkeiten einer Einbindung von NeFa in die im Rahmen der Projektstudie Ergonomische Elektronische Akte (e2a) in Nordrhein-Westfalen entwickelte Integrationsumgebung sollen im Rahmen eines Proof Of Concept untersucht werden. Der erste Workshop auf Arbeitsebene ist für Oktober 2012 vorgesehen. Darüber hinaus haben auch Vertreter eines Bundesgerichts Interesse an einer ähnlichen Machbarkeitsstudie geäußert. Interessant ist dabei der Bedarf bei einem Bundesgericht an einem formularbasierten flexiblen Verfügungsmodul, wie es NeFa bietet. Dabei ist die Ausgangssituation vergleichbar zu EUREKA (ordentliche Gerichtsbarkeit): Während die Anwendung zur Geschäftsstellenautomation zuverlässig und akzeptiert etabliert ist, wird Handlungsbedarf hauptsächlich im Bereich der Bildschirmverfügung gesehen. Über die weitere Entwicklung werden wir an dieser Stelle berichten.

4 NeFa das Hessische Einführungsprojekt Von Peter Ramrath Das hessische Einführungsprojekt ist geprägt von einer engen Zusammenarbeit zwischen der IT-Stelle der hessischen Justiz in Bad Vilbel und der HZD in Hünfeld. Ergebnisse aus dem monatlichen NeFa Entwicklungszyklus werden an Hand genau definierter Arbeitsprozesse an den Betrieb übergeben. Wir haben frühzeitig darauf geachtet, die monatlich wiederkehrenden Arbeiten konform zu den bei der HZD eingeführten ITIL-Prozessen durch den Einsatz von Tickets und Changes abzubilden. So konnte eine gleichbleibende Qualität bei der Implementation der einzelnen Releases (bzw. Updates / Hotfixes) sichergestellt werden. Der Prozess konnte in verschiedenen Test-Durchläufen bereits vor dem Start des Piloten verbessert werden. Als fachlich verantwortliche Stelle übernimmt die IT-Stelle der hessischen Justiz das von der Entwicklung bzw. im System- / Abnahme-Test freigegebene Release und stellt es dem HZD-Betrieb über ein Austauschverzeichnis gleichzeitig mit dem Start eines Changes zur Verfügung. Die HZD prüft in Folge das Release auf ihrer Konfigurationsund Test-Umgebung (KT) durch Update der Datenbank, des Sharepoint Servers und das Bereitstellen eines NeFa Clients (Word Add in). Nach erfolgreicher Prüfung wird das Release der IT-Stelle der hessischen Justiz für die fachliche Prüfung und den Integrationstest in einer wieteren Umgebung zur Verfügung gestellt. Auf dieser dem Pilotgericht nachempfundenen Abnahme- und Test-Umgebung (AT) werden die Funktion des Releases und seiner neuen Features getestet. Bei diesen Tests unterstützt uns das System- Testing-Team des NeFa Projekts. Insbesondere wird das Zusammenspiel mit anderen Justizfachanwendungen (hier mit EUREKA-STRAF, Spracherkennung, etc.), die im Landgericht Kassel genutzt werden, geprüft (Integrationstest). Nach erfolgreich durchgeführten Integrationstests wird zu einem vorher vereinbarten Termin das neue NeFa Release über den Change dem Pilotgericht in Kassel in der Produktionsumgebung und ebenso in unserer Schulungsumgebung bereit gestellt. Da auch die Textvorlagen der ständigen Weiterentwicklung unterliegen, wurde für die IT-Stelle der hessischen Justiz als fachlich verantwortlichen Stelle eine Möglichkeit geschaffen, diese durch einen Automatismus regelmäßig als Update zur Verfügung zu stellen. Dabei stellt die IT-Stelle der hessischen Justiz für die einzelnen Umgebungen (KT, AT, Produktion und Schulungsumgebung) die neuen Vorlagen und deren Komponenten (Vorlagen, Bausteine und Regeln) in einem Austauschverzeichnis bereit. Die HZD hat die technischen Voraussetzungen geschaffen, dass täglich automatisiert neue Vorlagen in der produktiven Share- Point-Umgebung aktualisiert bzw. ausgetauscht werden können. Der verwendete Vorlagentransport liefert dabei auch entsprechende Log- Informationen, um prüfen zu können, ob ein Update erfolgreich durchgeführt wurde. Da das NeFa-System aus mehreren Komponenten besteht (SharePoint Server, NeFa- und SharePoint-Datenbank, EUREKA-Datenbank, Vorlagen und Client als Word Add In) ist es wichtig, klare Prozesse und Zuständigkeiten zu definieren, um ein geordnetes Update bzw. Release zu erlauben. Dies ist uns, so glaube ich, in engem Zusammenwirken mit der HZD Hünfeld, die das Projekt mit Ihrem Betriebs- und Verfahrensmanagement begleitet, auch gelungen. Durch eine moderne, zukunftsorientierte zentrale virtuelle IT-Server-Infrastruktur, die für das NeFa Verfahren von der HZD entworfen und implementiert wurde, wird nach erfolgreichen Abschluss der Pilotphase ein einfacher Rollout unter Anwendung erprobter ITIL Prozesse in weitere Gerichtsbehörden möglich sein. Peter Ramrath ist Referatsleiter des Referats Eureka in der IT-Stelle der hessischen Justiz und Leiter des NeFa- Einführungsprojekts in Hessen

5 Steckbriefe Wer ist eigentlich: Name: Göhr Freier Vorname: Annika Hubert Alter: 30 Jahre 57 Jahre Rolle im Projekt: Produktmanagerin Produktmanager Amts-/Dienstbezeichnung: Justizoberinspektorin Justizhauptsekretär Aktuelle Dienststelle: Landgericht Hildesheim Landgericht Hildesheim Ausbildung: Norddeutsche Fachhochschule für Rechtspflege Gas- u. Wasserinstallateur u. Heizungsbauer, Bundeswehr bis 1978, Justizwachtmeister bis 1985, Ausbildung im mittl. Dienst bis 1988 Justizerfahrung Vollstreckungs-, Straf- und Zivilsachen Handelsregister Verwaltung seit August 2009 im NeFa-Fachteam seit März 2012 Produktmanagerin alle Tätigkeiten des mittl. Dienstes PKH Anweisungen seit März 2009 im NeFa-Fachteam seit April 2010 Produktmanager Bisherige Behörden: Amtsgericht Buxtehude Amtsgericht Tostedt Landgericht Hildesheim AG Lehrte AG Hildesheim AG Elze LG Hildesheim Hobbies: Lesen, Reisen Fußball, Skifahren, Tauchen und Garten (Ackerbau) Kontakt: Holger Sanio Projektleiter NeFa Niedersächsisches Justizministerium Dienstsitz: Landgericht Göttingen, Berliner Str. 7, Göttingen Tel.: 0551/ , Fax: 0511/ , Mobil: 0163/ Das NeFa -Projektbüro ist erreichbar unter oder tel. unter 0551/ bzw