LS 2014 Drucksache 23. Vorlage der Kirchenleitung an die Landessynode

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1 LS 2014 Drucksache 23 Vorlage der Kirchenleitung an die Landessynode Neues Kirchliches Finanzwesen Umsetzung ab dem

2 BESCHLUSSANTRAG Die nach Beendigung des Einführungsprojektes zum Neuen Kirchlichen Finanzwesen ab dem 1. Januar 2016 verbleibenden Aufgaben werden wie folgt geregelt: 1. Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Buchhaltung a) Die Administration und Pflege des einheitlichen Datenverarbeitungssystems erfolgt zentral auf landeskirchlicher Ebene. Die Kirchenleitung wird gebeten, auf Basis des IT-Gesetzes die entsprechenden Regelungen für den Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems zu schaffen. Der Landessynode 2015 ist über die Regelungen sowie über den detaillierten Aufwand zu berichten. Die entsprechenden Personalstellen sind der Landessynode 2016 im Rahmen des Haushalts vorzulegen. Die Kosten werden aus der gesetzlichen gesamtkirchlichen Umlage beglichen. Die landeskirchliche Ebene beteiligt sich entsprechend dem in 12 Abs. 1 Finanzausgleichsgesetz (FAG) genannten Vom-Hundert-Satz (derzeit 10,1 %). b) Die gemeinsamen Verwaltungen in den Kirchenkreisen benennen einen Hauptansprechpartner bzw. eine Hauptansprechpartnerin (Koordinator/ Koordinatorin) für die Anwenderinnen und Anwender des Kirchenkreises. 2. Inhaltliche Ausgestaltung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens Neben der Rechtsetzung zu den Inhalten des Neuen Kirchlichen Finanzwesens erfolgt die Weiterentwicklung und Pflege der über die Einführung hinaus weiter benötigten Konzepte und Leitfäden auf landeskirchlicher Ebene. Die Kosten werden aus der landeskirchlichen Umlage beglichen. 3. IT- und kaufmännische Schulungen a) Die Kirchenleitung wird gebeten, die Schulungen zum Neuen Kirchlichen Finanzwesen und zur MACH-Software für die beruflich Mitarbeitenden in das Konzept zur Reform der Verwaltungsaus- und -fortbildung zu integrieren. b) Die Schulungen für Ehrenamtliche werden durch die Verwaltungen der Kirchenkreise durchgeführt. Dabei werden sie durch die landeskirchliche Ebene unterstützt. Die jeweiligen Ebenen sind für die Organisation verantwortlich. Für die Schulungen können Teilnehmerbeiträge erhoben werden. 2

3 B BEGRÜNDUNG Der Auftrag der Landessynode 2011 durch Beschluss 29 lautet: 5. Der Landessynode ist jährlich zu berichten. Im Zusammenhang mit dem Bericht ist der Landessynode 2014 ein Vorschlag für die Erledigung der nach Ablauf des Projektes weiterhin bestehenden Aufgaben vorzulegen. Grundlage der Überlegungen sind die Erkenntnisse aus dem Projektstrukturplan, das Verwaltungsstrukturgesetz, die Überlegungen zur Informationstechnologie, das Konzept zur Reform der Verwaltungsaus- und fortbildung sowie die Handreichung Kirchliche Personalplanung Der Lenkungsausschuss hat sich in mehreren Sitzungen mit der Vorlage beschäftigt. Er sieht in drei Bereichen Aufgaben, die nach Projektende ab dem bestehen bleiben: zu 1. Betrieb des einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Buchhaltung a) Zentrale Administration Die Administration des einheitlichen Datenverarbeitungssystems gemäß 2 des Kirchengesetzes zur Regelung der Einführung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens in der Evangelischen Kirche im Rheinland erfolgt zentral auf landeskirchlicher Ebene. Anstelle dieser Rechtsgrundlage tritt das Kirchengesetz über den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IT-Gesetz), das der Landessynode 2014 ebenfalls zur Entscheidung vorliegt. Die Administration umfasst - orientiert am vorgelegten Projektstrukturplan des NKF-Projektes - a) die Sicherstellung des Betriebs in Koordination mit den Hosting- und Softwarepartnern. Dies sind derzeit die Firmen Citkomm GmbH und MACH AG. b) das Pflegen von Schnittstellen, c) das Releasemanagement, d) Einrichtungsarbeiten im IT-System, e) die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, f) die allgemeine Systempflege inkl. der Dokumentation, g) die Anwenderunterstützung mittels Hotline, h) die Information der Anwender, i) die Schulung des Teams und der Koordinatoren der Kirchenkreise, j) das Änderungsmanagement. 3

4 Die für das letzte Umstellungsprojektjahr 2015 geschätzten Aufwände ergeben einen Bedarf von ca 6 Personalstellen. Der endgültige Umfang sowie die Kosten werden innerhalb des IT-Rahmenkonzeptes und nach detaillierter Stellenbeschreibung und -bewertung der Synode 2015 vorgelegt (s. Anlage). Da sowohl die landeskirchliche Ebene als auch die Gemeinden und Kirchenkreise die MACH-Software und die Unterstützungsstrukturen nutzen, werden die Kosten anteilig der jeweils gültigen Vom-Hundert-Sätze der gesetzlichen gesamtkirchlichen bzw. der landeskirchlichen Umlage verteilt. b) Koordination auf Kirchenkreisebene Auf kreiskirchlicher Ebene ist in der gemeinsamen Verwaltung ein Hauptansprechpartner bzw. eine Hauptansprechpartnerin als Koordinator bzw. Koordinatorin vorgesehen. Die Koordinatoren sind die ersten Anlaufstellen bei Anfragen und Problemen der haupt- und ehrenamtlichen Anwenderinnen und Anwender in den Kirchenkreisen. Auf der landeskirchlichen Ebene übernimmt die Aufgaben die bereits installierte Fachliche Leitstelle. Die Koordinatoren werden durch die Landeskirche regelmäßig informiert und geschult. Der Aufwand für die Arbeit des Koordinators bzw. der Koordinatorin wird nach Art und Anzahl der Mandanten sowie Zahl der Anwenderinnen und Anwender in den Kirchenkreisen schwanken. 2. Inhaltliche Ausgestaltung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens Grundlage des Neuen Kirchlichen Finanzwesens ist die Ordnung über das Kirchliche Finanzwesen (KF-VO). Als Verordnung fällt sie in die Regelungskompetenz der Kirchenleitung. Neben dieser rechtlichen Grundlage sind im Rahmen des Projektes Konzepte und Leitfäden erstellt worden, in denen nähere Erläuterungen, Beispiele und Muster veröffentlicht sind. Diese Dokumente sind bei Änderungen anzupassen bzw. bei Anforderung auszuweiten, sofern sie über die Einführung hinaus von Bedeutung sind. Diese Dokumentenpflege ist landeskirchliche Aufgabe. 3. IT- und kaufmännische Schulungen a) Beruflich Mitarbeitende Neben den bei der NKF-Einführung durchgeführten Schulungen besteht ein Bedarf an Aus- und Fortbildung z.b. bei Neueinstellungen oder nach Presbyteriumswahlen. Für die Aus- und Fortbildung der Verwaltungsmitarbeitenden wird derzeit durch die Landeskirche (Dezernat I.2) ein Konzept erarbeitet, das den 4

5 2. Verwaltungslehrgang modularisiert. Die Teilnahme an den Modulen steht auch anderen Mitarbeitenden zu Fortbildungszwecken offen. Teil dieser Module soll auch die Schulung in der Software MACH werden. Die Organisation erfolgt durch das Landeskirchenamt. Insbesondere die IT- Schulungen sollen kostenpflichtig angeboten werden können. Als Grundlage für die künftigen Module dient das Schulungskonzept der NKF-Einführung. Die Aktualisierung und Anpassung des Konzeptes erfolgt durch die landeskirchliche Ebene. b) Ehrenamtlich Mitarbeitende Die Schulung der Ehrenamtlichen erfolgt durch die gemeinsamen Verwaltungen. Laut Personalplanungskonzept (Beschluss 32 LS 2012 Pkt. 5, Handreichung Kirchliche Personalplanung S. 47f.) ist deren multiplikatorischen Funktion zu stärken: In Zukunft werden größere Verwaltungsämter die erforderliche Verwaltungsarbeit konzentriert erledigen (mit erwiesenermaßen rascheren Erledigungszeiträumen als vorher), und auf diese Weise Presbyterium und Pfarramt entlasten. Die Verwaltungsstrukturreform sieht Gemeindebüros vor Ort vor, für den direkten Kontakt zu den Gemeindegliedern und für Sekretariatsaufgaben. Der multiplikatorische Auftrag der Verwaltungskräfte in den zentralen Ämtern beinhaltet, dass diese Ihre Gemeindebüros vor Ort besuchen und die Sekretärinnen, aber auch Ehrenamtliche wie Finanz-, Bau- und Personalkirchmeister oder meisterinnen beraten und unterstützen. Das ist neu im Berufsbild der Verwaltungsmitarbeiterin oder des Verwaltungsmitarbeiters, wird aber wahrscheinlich erheblich zur Berufszufriedenheit beitragen: Vor Ort erfahren sie von den realen Problemen und können frühzeitig helfen. Sie erleben den Informationsbedarf und können passgenaue Schulungen anbieten. Auch der Kontakt zwischen Gemeinde und Kirchenkreis verbessert und wahrscheinlich reibungsloser verlaufen. Diese befähigende Funktion muss in die Stellenbeschreibungen, Dienstanweisungen und Arbeitsverträge aufgenommen werden. Die Unterstützung der Multiplikatoren durch die Landeskirche erfolgt z.b. durch entsprechende Schulungsunterlagen und durch Weiterführung der Angebote auf der Kirchmeistertagung oder in Presbyterien. Der Aufwand für die Schulung von Ehrenamtlichen in den Kirchenkreisen ist abhängig von der Art der Anbindung der Ehrenamtlichen und der Anzahl der Mandanten. Vorschlag der Kirchenleitung: Überweisung an den Finanzausschuss (VI) - federführend - und den Innerkirchlichen Ausschuss (IV) 5

6 NKF - Projekt EKiR - Projektplan (nur spätere Linientätigkeiten) PSP Code Bereich Kurzbez. Name Starttermin Endtermin Spätere Linien aufgabe Aufwand 2013 Aufwand 2014 Aufwand 2015 Gesamtaufwand Projekt NKF EKiR , , , ,50 1 PM Bereich Gesamtprojektleitung ,00 95,00 33,00 234, PM Vo PM Personalrekrutierung, Mitarbeitendengespräche, B ja 45,00 45,00 20,00 110, PM Vo PM Beschaffung von Dienstleistungen, Sachmitteln ja 17,00 17,00 8,00 42, PM Vo PM Erstellen Schulungsrechnungen ja 44,00 33,00 5,00 82,00 2 Ö Bereich Öffentlichkeitsarbeit ,00 40,00 8,00 88, Ö Vo Ö Planung, Beauftragung und Abnahme von Öffentlichk ja 6,00 6,00 2,00 14, Ö Vo Ö Umsetzen Ö-Maßnahmen ja 34,00 34,00 6,00 74,00 3 ÄM Bereich Änderungsmanagement ,00 41,00 31,00 107, ÄM Vo ÄM Prozess und Kommunikation ja 0,00 0,00 0,00 0, ÄM Vo ÄM Aufnahme, Strukturierung von Änderungsanträgen u ja 0,00 0,00 0,00 0, ÄM Vo ÄM fachliche Bearbeitung der Änderungsanträge ja 35,00 41,00 31,00 107,00 4 Dok Bereich Dokumentation ,00 80,00 38,00 198, Dok Vo Dok Planung & Steuerung, Fachliche Koordination ja 24,00 24,00 2,00 50, Dok Vo Dok Weiterentwicklung Dokumente, Schulungsunterlagen für aktuelle & künftige Umsteller (projektbezogen) ja 22,00 22,00 2,00 46, Dok Vo Dok Anpassung der Systemdokumente, Updateinformatio ja 28,00 28,00 28,00 84, Dok Vo Dok Organisation und Verwaltung Dokumentenpool ja 6,00 6,00 6,00 18,00 5 IT Bereich IT ,00 597,00 352, , IT Vo IT Erfahrungsaustausch andere Landeskirchen (incl ja 10,00 8,00 8,00 26, IT Vo IT Pflege von Schnittstelle MT ja 8,00 8,00 8,00 24, IT Vo IT Pflege Personalkostenschnittstelle ja 8,00 8,00 8,00 24, IT Vo IT Pflege Allgemeine Forderungsschnittstelle ja 8,00 8,00 8,00 24, IT Vo IT Koordination und Test (Frühjahresrelease) ja 15,00 12,00 12,00 39, IT Vo IT Koordination und Test (Herbstrelease) ja 15,00 10,00 10,00 35, IT Vo IT Releasewechsel Standards definieren, dokumentier ja 3,00 1,00 1,00 5, IT Vo IT Planung, Steuerung und Kontrolle Patches MACH ja 11,00 15,00 15,00 41, IT Vo IT Releasemanagement Übergabe in die Linie ja 0,00 0,00 1,00 1, IT Vo IT Verrechner erfassen ja 20,00 20,00 2,00 42, IT Vo IT Einrichten Hausbanken ja 20,00 20,00 20,00 60, IT Vo IT Favoriten KLR-Objekte und Konten laden ja 5,00 5,00 0,00 10, IT Vo IT Mandanten einrichten (incl. Mandanten im laufenden Betrieb aufbauen/ändern) ja 33,00 14,00 5,00 52, IT Vo IT funktionale Tests und QS von (Neu)einrichtungsvo ja 20,00 20,00 10,00 50, IT Vo IT Berechtigungsstrukturen/MACH User einrichten & p ja 221,00 221,00 60,00 502, IT Vo IT Benutzer im PM-Tool einrichten & pflegen ja 5,00 5,00 1,00 11, IT Vo IT Benutzer im Web-Vorsystem einrichten & pflegen ja 21,00 21,00 2,00 44, IT Vo IT Benutzer im WTS einrichten & pflegen ja 20,00 20,00 2,00 42, IT Vo IT Technische Einstellungen MACH-System pflegen ja 22,00 22,00 22,00 66, IT Vo IT Dokumentenvorlagen in MACH erstellen und pflegen ja 10,00 0,00 0,00 10, IT Vo IT Programmläufe in MACH steuern, warten und pflege ja 36,00 36,00 45,00 117, IT Vo IT Referenzmandant warten und pflegen ja 12,00 12,00 12,00 36, IT Vo IT Planung und Steuerung der Wartungsfenster in Zu ja 6,00 6,00 6,00 18, IT Vo IT Steuerung und Kontrolle des Providers (incl Ve ja 24,00 12,00 12,00 48, IT Vo IT Instanzenpflege und -Koordination (Datenbank-Kon ja 10,00 4,00 4,00 18, IT Vo IT Performanceprobleme ja 73,00 5,00 5,00 83, IT Vo IT Technische Umsetzung MACH Berichte ja 51,00 16,00 10,00 77,00 LS-Vorlage NKF ab Anlage 1/2

7 5.8.2 IT Vo IT Konzeption, Planung, Steuerung Umsetzung Bericht ja 41,00 8,00 3,00 52, IT Vo IT Betreuung WebVorsystem ja 45,00 45,00 45,00 135, IT Vo IT Weiterentwicklung WebVorsystem ja 20,00 5,00 5,00 30, IT Vo IT Browserfreigaben seitens Citkomm ja 2,00 2,00 2,00 6, IT Vo IT Zukunftsbetrachtung MACH/WVS ja 6,00 2,00 2,00 10, IT Vo IT Teilnahme an Schulungen (fachlich, technisch, allgemein) ja 35,00 6,00 6,00 47,00 6 AWB Bereich AWB ,50 370,00 745, , AWB Vo AWB Planung und Steuerung Ausbildung AWB ja 1,00 1,00 1,00 3, AWB Vo AWB Teilnahme an Schulungen ja 20,00 8,00 8,00 36, AWB Vo AWB 1st Level Support Planung & Steuerung ja 6,00 6,00 6,00 18, AWB Vo AWB 1st Level Support UHD Citkomm ja 0,00 0,00 340,00 340, AWB Vo AWB 2nd Level Ticket-Annahme ja 37,50 45,00 0,00 82, AWB Vo AWB 2nd Level fachlich ja 200,00 220,00 300,00 720, AWB Vo AWB 2nd Level technisch ja 75,00 90,00 90,00 255,00 7 SO Bereich Schulungsorganisation ,00 165,00 54,00 384, SO Vo SO Erstellen des konkreten Schulungsplanes (Termine ja 10,00 10,00 2,00 22, SO Vo SO Steuerung und Kontrolle der operativen Schulungs ja 15,00 15,00 2,00 32, SO Vo SO operative Organisation (Schulungsräume, Bewirtun ja 100,00 100,00 10,00 210, SO Vo Workshops und Fachberatung für umgestellte KK ja 40,00 40,00 40,00 120, LS-Vorlage NKF ab Anlage 2/2