Das kann ich besser! Selber Machen! Forum Hochschulkanzler Juni Rainer W. Gerling 1

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1 Personal Outsourcing: Wenn Mitarbeiter die Geschäftsprozesse eigenmächtig gestalten Das Uni-Rechenzentrum: Sicht der Kanzler Prof. Dr. Rainer W. Gerling Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragter Max-Planck-Gesellschaft Quelle: LRZ Quelle: FZ Jülich M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 1 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 2 Das Uni-Rechenzentrum: Sicht der User Das Uni-Rechenzentrum: Die Anträge Quelle: Uni Marburg Quelle: ChariPro Quelle: GWDG M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 3 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 4 Die Erkenntnis! Die Lösung! Das kann ich besser! Selber Machen! M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 5 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 6 Rainer W. Gerling 1

2 Was es so alles gibt Personal Outsourcing Mitarbeiter neigen heute dazu, an der EDV vorbei, IT-Dienstleistungen out zu sourcen. Vorteile keine langwierigen Genehmigungsverfahren der Dienst ist aus der privaten Nutzung bekannt Hochschulübergreifende Dienste sind leicht zu realisieren Nachteile kein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung unkontrollierte und unbekannte Datenflüsse Verletzung der arbeitsvertraglichen Schweigepflicht Verletzung des Datengeheimnisses Verletzung von Persönlichkeitsrechten interne Sicherheitsvorgaben, Dienstvereinbarungen und Nutzerordnungen werden umgangen technische Sicherheitsmaßnahmen werden unterlaufen M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 7 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 8 Fre er Diskussionsforen bei Fre er mit forward in der Hochschule Die Mitarbeiter setzen im Unternehmen nur noch ein forward nach Googl /GMX/Web.de Vacation-Nachricht von web.de bei an Dienstadresse in der Hochschule Ist das akzeptabel? Hochschul-Daten bei Dritten (z.b. bei Google auch gleich im Ausland) Keine Forwards ohne Genehmigung zulassen? Realistisch? z.b. Google Groups Diskussionsforen per und Online Teilweise Anmeldung von Kollegen ohne Rückfrage ich habe vorläufig eine googlegroup eingerichtet, damit jeder alle Nachrichten bekommt, die nicht über das Projektmanagementtool verschickt werden sollen. Die Gruppen haben eine Zugriffssteuerung, so dass nicht jeder alles lesen kann Dateiaustausch ist möglich Aber: Interne Infos werden Dritten offen gelegt M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 9 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 10 Terminkalender z.b. Doodle Gruppen-Terminalkalender irgendwo Alle Daten inklusive Besprechungsinhalte beim Dienstleister Doodle: einfach abmachen Termine abstimmen Umfragen erstellen Aussage der User: Unverzichtbar Versuchen Sie mal über mehrere Hochschulen/Unternehmen einen Termin abzustimmen. M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 11 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 12 Rainer W. Gerling 2

3 z.b. DFN Terminplaner Adressbuch Abgleich des Outlook Adressbuches mit Sozialen Netzen und Mail- Anbietern Sind da alle mit einverstanden Adressbücher bei vielen Fre Anbietern im Leistungsumfang Personenbezogene Daten Dritter Häufig mit Geburtsdatum, Privaten Telfonnummern Einige Anbieter nutzten anschließend alle Adressen aus dem Abgleich(versuch) M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 13 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 14 Desktop-Suche bei Google Datenspeicherung bei Dienstleistern Desktop-Suche speichert Index-Daten lokal Moderne Suchmaschinen bauen einen Index Auf welchem Rechner habe ich die Datei? Daten können im Sinne von Netzwerklaufwerk beim Dienstleister gespeichert werden Gegen geringe Gebühr beliebig groß Kostenlose Angebote Windows Live Skydrive (25 GB) DropBox (2 GB) GMX (1 GB) Büro Daheim mobil Bei mehreren Rechnern: übergreifende Suche Personalisierte Suche speichert den Index bei Google Inhalte (=Index) aller Dateien der lokalen Festplatten bei Google Verschlüsselte Speicherung ist leider kaum ein Thema Teamdrive als Software Datenschutzzertifikat des ULD DropBox verschlüsselt M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 15 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 16 Foto- und Videospeicherung itunes U Online-Bildbearbeitung mit Speicherung Anbieter Picasa (GMX), Photoshop Express (Adobe) Fotos der letzten Betriebsfeier Geburtstagsfeier Aber auch Fotodokumente aus dem Unternehmen Videos Mitschnitte wissenschaftlicher Vorträge YouTube Clipfish MyVideo itunes U itunes U a powerful distribution system for everything from lectures to language lessons, films to labs, audiobooks to tours is an innovative way to get educational content into the hands of students. Die LMU stellt auf itunes U, dem Online-Bildungsportal von Apple, kostenlos ein breit gefächertes Angebot an Audio- und Video-Podcasts zur Verfügung. RWTH Aachen Albert-Ludwig-Universität Freiburg Hasso-Plattner-Institut Aber itunes erforderlich! M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 17 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 18 Quelle: Apple Rainer W. Gerling 3

4 Online-Officeprogramme Microsoft Office Web Apps Word, Excel und Co. als Applet im Browser Datenspeicherung ist zwar lokal auf der Festplatte möglich aber Überall Zugang nur bei der Speicherung beim Dienstleister Google text & tabellen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation Microsoft Office 2010 Web Apps the online companion to Word, Excel, PowerPoint and OneNote applications M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 19 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 20 Google Analytics Free Hosting Ein Dienst zur Analyse des Nutzerverhaltens auf einer Web-Seite weltweit mehr als 5 Mill. Accounts es wird ca. 21 KBytes Javascript Code in die Seite eingefügt Überträgt Nutzungsdaten (incl. IP-Adresse) der Besucher einer Web-Seite an Google Datenschutz rechtlich in Deutschland nicht zulässig Information der Besucher der Webseite mit opt-out Quelle: Die eigene Web-Seite ist cool google Page creator cms 4people.de GMXhome Windows live Schnell für das Projekt oder die Abteilung eine Intranet-Seite im Internet aufsetzen Die kann dann jeder lesen Das Impressum wird von der Hochschulseite kopiert, wenn überhaupt eines verwendet wird Die Seiten-Editoren und die Default-Layouts sind in der Regel recht gut M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 21 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 22 Zugriff ins Büro Mein Desktop Zugriff von außen auf den PC im Unternehmen Remote Desktop, VNC, Die Hochschul-Firewall blockt die eingehende Verbindung Ein Trick hilft Mitarbeiter installieren und nutzen die kostenlose Software eines Dienstleisters Einige Dienstleister können über die Firewall gut blockiert werden. Sieht der Dienstleister den Datenverkehr? Verbindung http Server beim Dienstleister http Büro PC Privat PC, Internet Cafe Büro PC mit Software Virtuelle Verbindung Privat PC, Internet Cafe M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 23 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 24 Rainer W. Gerling 4

5 LogMeIn Teamviewer Sie können sogar über Ihr iphone/ipad oder das Armaturenbrett Ihres Ford auf Ihren PC zugreifen. M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 25 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 26 Twitter Twitter ist ein soziales Netzwerk und ein Mikro-Blogging-Dienst. Angemeldete Benutzer können Textnachrichten mit maximal 140 Zeichen senden und die Nachrichten anderer Benutzer empfangen. Nutzer: Große Firmen, BBC Wahlkampf USA Flugzeugunglück des US-Airways-Flug 1549 Amoklauf von Winnenden in Deutschland Sehr einfach vom Handy nutzbar: Außerhalb des Netzes der Hochschule Varianten: mit Fotos (vom Handy) Probleme: Wahlergebnis der Wahl des Bundespräsidenten Wahlprognosen bei den Landtagswahlen Cloud Computing M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 27 Quelle: Wikimedia Commons M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 28 Cloud Computing Gegenmaßnahmen Häufige Frage: Wie finde ich einen vertrauenswürdigen Anbieter? Die richtige Frage wäre: Bewusstsein bei den Beschäftigten schaffen Mitarbeiter stellen Supportanfragen beim Helpdesk, da Mail-Forward nach Google nicht funktioniert Was kann ein Unternehmen dagegen halten? Firewalls? Verbote? z.b. Forwards nur mit Genehmigung zulassen; technisch unterbinden IT-Abteilung muss eine vergleichbare Dienstleistungsqualität zur Verfügung stellen Wie gestalte ich den Dienst, damit das Vertrauen in den Anbieter keine Rolle spielt? M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 29 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 30 Rainer W. Gerling 5

6 Gemeinsame Stellungnahme Regelung Unberechtigten Nutzung externer IT-Dienstleistungen Eine eigenmächtige, ungeprüfte und damit unberechtigte Nutzung externer Dienstleistungen durch Beschäftigte und sonstige in der Forschungseinrichtung tätige Personen ist sowohl aus datenschutzrechtlichen als auch aus IT-sicherheitstechnischen Gründen abzulehnen und gefährdet die Forschungseinrichtung! Vollständiger Vorschlag für eine Regelung über den DFN-Verein verfügbar M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 31 M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! M A X - P L A N C K - G E S E L L S C H A F T Forum Hochschulkanzler 2010 SEITE 33 Rainer W. Gerling 6