Inhaltsverzeichnis. Vorwort... 17

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1 5 Inhaltsverzeichnis Vorwort I. Ausschreibungen und Vergabe von Logistikdienstleistungen Einleitung Ziel der Ausschreibung Vorauswahl Erstellen der Bieterliste Erstellen der Ausschreibungsunterlage Ziel und Gegenstand der Ausschreibung Materialfluss und Mengengerüst Leistungsbeschreibung und Sollprozesse DV- und Steuerungskonzept Vertragliche Rahmenbedingungen Kalkulationsschema/Preisblätter Leistungspreise fix und variabel Leistungspreise komplett Open book Organisation der Ausschreibung Informationsmanagement Auswertung und Normierung der Angebote Dienstleisterauswahl Zeitrahmen Fazit Literaturverzeichnis II. Ausschreibungen aus Sicht der Logistikdienstleister Einleitung Ausschreibungen richtig bearbeiten Vorgehensweise bei Ausschreibungen Pro-Aktives Verhalten Geschäftsanbahnung Ausschreibungsphase Aufteilung der Transaktionskosten Individuelles Angebot Ein sicheres Gefühl durch eine Chancen-/Risikoanalyse PR-Arbeit ist ein MUSS Fehlerquellen bei Ausschreibungen erfolgreich umschiffen Achtung bei überstürzten Projekten Konsequenzen

2 6 3.3 Neue (erfolgversprechende) Wege Fehlerquellen Elektronische Frachtausschreibungsplattformen Vorteile für Logistikunternehmen Kosten bei einer Online-Teilnahme Trend zum Online-Einkauf Verhandlungen Verhandlungsstrategien Besondere Verhandlungsformen Verhandlungsführung in der Praxis Literatur-/Quellenverzeichnis

3 8 Bernd Müller-Dauppert I. Ausschreibungen und Vergabe von Logistikleistungen 1. Einleitung Ziel der Ausschreibung Erfolgreiche Outsourcing-Projekte zeichnen sich aus Sicht des outsourcenden Unternehmens dadurch aus, dass der Dienstleister die geforderte Leistung kostengünstig erbringt, idealerweise dem Auftraggeber vorausschauend Probleme löst und ihm somit zum Erfolg verhilft. Dies ist nur möglich, wenn der Dienstleister schon sehr lange und intensiv mit dem Auftraggeber zusammenarbeitet oder wenn der Dienstleister im Vorfeld des Projektes umfassend und vollständig über die Aufgabenstellung informiert wird. Ziel der Ausschreibung ist es, diese Information für den Dienstleister bereitzustellen, damit dieser ein optimales Angebot für die geforderte Leistung erstellen kann. Idealerweise ist die Ausschreibung bereits so detailliert, dass die Inhalte direkt in den Vertrag übernommen werden können. Durch richtige und vollständige Formulierung der Ausschreibung wird nicht nur die Vertragsverhandlung und -gestaltung vereinfacht, sondern auch der Grundstein für ein erfolgreiches Outsourcing- Projekt gelegt. Die folgende Abbildung zeigt die unterschiedlichen Phasen der Auswahl, an deren Ende der richtige Dienstleister für das ausgeschriebene Projekt gefunden wurde. Dieses Kapitel folgt in seiner Gliederung dieser Übersicht.

4 Bernd Müller-Dauppert Vorauswahl Erstellen der Bieterliste 9 Phasen der Dienstleisterauswahl 2. Vorauswahl Erstellen der Bieterliste Wer soll überhaupt die Ausschreibung erhalten, damit auf der einen Seite möglichst alle qualifizierten Anbieter auf dem Markt einbezogen werden, auf der anderen Seite aber nicht zu viele Dienstleister angesprochen werden müssen? Jede Anfrage ist mit Aufwand in Form von Rückfragen verbunden. Jedes Angebot muss in irgendeiner Form bearbeitet werden, vom Aufwand für den Dienstleister selbst einmal ganz abgesehen. Damit die Suche nach dem richtigen Dienstleister nicht zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen wird, kann man mit folgenden Tipps sehr schnell und einfach die Spreu vom Weizen trennen:

5 Bernd Müller-Dauppert Erstellen der Ausschreibungsunterlage 13 Nutzwertanalyse Bepunktung: Ge- Dienstleister 1 0 = negative Wertung wich- 5 = positive Wertung tung Qualitative Bewertung 100% 4,0 Flexibilität 30% 4,0 Geringe Flächenflexibilität Service 30% 3,0 Mittlerer Service Finanzielle Stabilität 10% 5,0 Creditreform-Auskunft Referenzen 10% 4,0 Branchenreferenzen Spezial Know-how 20% 5,0 Spezial Know-how des Dienstleisters Bepunktung: Ge- Dienstleister 2 0 = negative Wertung wich- 5 = positive Wertung tung Qualitative Bewertung 100% 4,8 Flexibilität 30% 5,0 Hohe Flächen- und Personalflexibilität Service 30% 5,0 Kurze Wege zum Transporthub Finanzielle Stabilität 10% 4,0 Creditreform-Auskunft Referenzen 10% 4,0 Branchenreferenzen Spezial Know-how 20% 5,0 Spezial Know-how des Dienstleisters Bepunktung: Ge- Dienstleister 3 0 = negative Wertung wich- 5 = positive Wertung tung Qualitative Bewertung 100% 3,7 Flexibilität 30% 4,0 Geringe Flächenflexibilität Service 30% 3,0 Mittlerer Service Finanzielle Stabilität 10% 3,0 Creditreform-Auskunft Referenzen 10% 3,0 Inhaltlich vergleichbare Abwicklungen Spezial Know-how 20% 5,0 Spezial Know-how des Dienstleisters 3. Erstellen der Ausschreibungsunterlage Zur Sicherstellung eines möglichst friktionslosen Übergangs von der Ausschreibung in die Vertragsgestaltung sollte die Ausschreibung bereits die wesentlichen Inhalte des späteren Vertrags aufgreifen und auch vom Aufbau her analog strukturiert sein.

6 14 Erstellen der Ausschreibungsunterlage Bernd Müller-Dauppert PRAXISTIPP: Vollständige und strukturierte Ausschreibungsunterlagen sind die Grundlage für vergleichbare und aussagekräftige Angebote der Dienstleister. Für die Ausschreibung logistischer Dienstleistungen hat sich folgende Struktur der Ausschreibungsunterlagen bewährt: 1. Ziel und Gegenstand der Ausschreibung 2. Materialfluss und Mengengerüst 3. Leistungsbeschreibung und Sollprozesse 4. DV- und Steuerungskonzept 5. Vertragliche Rahmenbedingungen 6. Kalkulationsschema/Preisblätter 7. Organisation der Ausschreibung Gliederung der Ausschreibungsunterlagen

7 Bernd Müller-Dauppert Erstellen der Ausschreibungsunterlage 15 Innerhalb der Kapitel Materialfluss/Mengengerüst und Leistungsbeschreibung/Sollprozesse können ggf. mehrere Module beschrieben werden, die eine separate Angebotserstellung, Auswertung und Vergabe ermöglichen. Allgemein gilt für den Einkauf, dass erfolgreiche Unternehmen weniger, aber umfangreichere Ausschreibungen durchführen und damit ein deutlich höheres Volumen pro Ausschreibung erreichen. Auch der Anteil an langfristigen Verträgen ist bei erfolgreichen Unternehmen höher (SynerDeal, BME 2005). Auch bei Logistik-Ausschreibungen können mit höheren Ausschreibungsvolumina bessere Konditionen erreicht werden und der interne Ausschreibungsaufwand reduziert werden. Sehr sinnvoll, aber leider nicht immer möglich, ist die Durchführung einer Pilot- oder Testphase mit einem Teil des Volumens oder einem Standort. Diese Phase sollte bereits in der Ausschreibung beschrieben werden, ebenso wie die eventuelle zukünftige Entwicklung der Zusammenarbeit in anderen oder aufbauenden Projekten. 3.1 Ziel und Gegenstand der Ausschreibung Die Einleitung der Ausschreibung hat das Ziel, den Bieter über den Gegenstand der Ausschreibung zu informieren, so dass dieser schnell entscheiden kann, ob er ein qualifiziertes Angebot abgeben will und auch die entsprechenden Ressourcen dafür bereitstellen oder extern organisieren kann. Möglicherweise müssen bestimmte Spezialisten (z.b. Branchen- oder Regionenexperten) zugeordnet werden. Für Dienstleister, die mit dem Auftraggeber noch nicht zusammen gearbeitet haben, sind Basisinformationen über das Unternehmen und dessen Produkte erforderlich. Hinweise auf weitere Informationsquellen, wie die Homepage des Unternehmens im Internet, Unternehmensbroschüren und elektronische oder gedruckte Kataloge sind hilfreich. Die Beschreibung des Ziels der Ausschreibung ist ebenfalls für die erste Bewertung des Projektes durch den Dienstleister wichtig, da ebenso wie bei den Auftraggebern auch bei den Dienstleistern unterschiedliche Unternehmensstrategien verfolgt werden. Für einen Dienstleister, der

8 Martin Stoll Einleitung Ausschreibungen richtig bearbeiten 51 II. Ausschreibungen aus Sicht der Logistikdienstleister 1. Einleitung Ausschreibungen richtig bearbeiten Die Industrie- und Handelsunternehmen haben es im Rahmen von Logistikausschreibungen bei der Auswahl des richtigen Partners nicht gerade einfach. Dies hat sicherlich auch Gründe, die die Auftraggeber zu vertreten haben. Jedoch fällt auf, dass viele Speditions- und Transportunternehmen mit konkreter Leistungsbeschreibung nur schwer ausfindig zu machen sind. Konkret bedeutet dies: Die Auswahl von potentiellen Partnern für eine anstehende Ausschreibung gestaltet sich sehr aufwendig für die Auftraggeber. Mit praxisnahen Tipps soll in diesem Kapitel aufgezeigt werden, wie Logistikunternehmen bei Ausschreibungen besser zum Zug kommen. Weiterhin sollen die Hindernisse bzgl. elektronischer Frachtenausschreibungsplattformen dahingehend genommen werden, dass bei den Unternehmern das Bewusstsein geweckt wird, hierin eine echte Chance zu sehen. Insbesondere bei größeren Auftraggebern werden umfangreichere Outsourcing-Projekte zentral durch die Einkaufsabteilung durchgeführt. Für diese stellt sich die Frage: Wie finde ich meinen Logistikpartner? Hierbei greifen sie auf interne Informationen zurück oder bedienen sich des Internets. Genau hier liegt für viele Logistikdienstleister der erste Stolperstein, denn sie werden erst gar nicht gefunden. Dies liegt daran, dass die Möglichkeiten des Internets nur mangelhaft genutzt werden. Was nützt eine hervorragende Internet-Präsenz, wenn versäumt wird, sich in gängige Suchmaschinen einzutragen oder auf speziellen Branchen-

9 52 Vorgehensweise bei Ausschreibungen Martin Stoll portalen darzustellen. Einkäufer haben in der Regel nicht viel Zeit, daher versuchen sie über die ihnen bekannten Branchenportale (z. B zum Erfolg zu gelangen. Sicherlich gibt es hierzu keinen Königsweg, aber jeder Unternehmer sollte zwingend seine Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentanz im Internet überprüfen, um von seiner potentiellen Kundenklientel gefunden zu werden. 2. Vorgehensweise bei Ausschreibungen 2.1 Proaktives Verhalten Es ist leider häufig zu beobachten, dass sich viele Logistikdienstleister bei ihren zum Teil jahrelangen Kunden zu passiv verhalten. Meist kommt das Erwachen, wenn der Auftraggeber eine Ausschreibung, z. B. im Zuge eines umfangreichen Qutsourcings durchführt. Hier ist für die Branche zwingend proaktives Verhalten gefordert, d. h. man muss seinen Kunden sehr genau studieren und Veränderungen erkennen, um dann zielgerichtet Vorschläge zu unterbreiten. Bei der Lösungserarbeitung sollte strukturiert vorgegangen werden. Pauschalaussagen wie z. B. das mach ich viel günstiger sollten dabei vermieden werden. Es sollte vielmehr die Ausgangssituation klar beschrieben und die qualitativen und kostenmäßigen Auswirkungen der Situation auf den Gesamtprozess dargestellt werden. In einem ersten Schritt sollten mögliche Lösungen aufgezeigt werden, um mit dieser Unterlage den Kunden anzusprechen. Es nutzt aber nichts, dies bei Outsourcing-Projekten an den falschen Stellen zu tun. Ein Versandleiter wird nur schwer Verständnis für Ihre Bemühungen zeigen, da er seine eigene Position in Gefahr sieht. Vielmehr sollte hier mit den entsprechenden Entscheidungsträgern beim Auftraggeber diskutiert werden. Dies wäre zum Beispiel eine denkbare Maßnahme, um eventuelle Fehler in der Bearbeitung der Ausschreibungen von Beginn an zu vermeiden. Oft werden Ausschreibungen nicht aus rein sachlichen Gründen durchgeführt, sondern vielmehr, weil man dem bisherigen Logistiker vorwirft, in den letzten Jahren nichts AKTIV getan zu haben. Es ist ein Versuch wert, dies in Zukunft zu ändern und sich selbst als Kümmerer zu sehen.

10 58 Vorgehensweise bei Ausschreibungen Martin Stoll heit herrscht über den Preis bzw. die Leistungsvergütung und darauf, dass diese auch transparent ausgewiesen werden. Prinzipiell gibt es hierfür zwei Formen, nach denen die periodische Abrechnung stattfinden kann: a) open-book-abrechnung, d. h. gemäß verabschiedetem Budget, mit Vorabaushandlung der anstehenden Investitionen, Personalveränderungen und sonstigen Kosten. b) Pauschale/variable Abrechnung, d. h. Basis von Euro/t, Euro/m 2, Euro/Pal., Euro/Pick, Euro je Auftrag oder andere Einheiten mit einer Kopplung an die Ausgangsstruktur. c) Sonder-/Extraleistungen, d. h. z. B. nach Stundensätzen Dabei kann die Vergütung auf mehrere Teilfunktionen aufgeteilt sein, um auch individuelle Preissteigerungen zu begründen und zu verhandeln. Hierzu kann u.a. in die Bereiche Transport, Lager, Handling, Administration, Overhead (Verwaltungs-/Gewinnaufschlag) und Sonstiges unterteilt werden. Weitere wichtige Bestandteile eines Angebotes finden Sie in der untenstehenden Checkliste: CHECKLISTE: Die Beschreibung der/s insgesamt erforderlichen Personalstruktur (Anzahl/Qualifikation) Technik (Lager-, Fördertechnik) EDV-Ausstattung/Technologien/Datensicherheit/-schutz Equipment (Stapler, Kommissioniergeräte etc.) räumlichen Kapazitäten (Lager, Verwaltung) Fuhrparkkapazitäten zur Abwicklung der zu übernehmenden Funktionen. Bei der Übernahme von Equipment, Technik und Fuhrpark gibt es die Möglichkeit, diese zum Restbuchwert zu übernehmen, in die bestehenden Leasingverträge einzusteigen, oder zum Schätzwert, der durch einen unabhängigen Gutachter (DEKRA, TÜV, DAT etc.) festgelegt wird, zu übernehmen. Aufstellung der zur Angebotsrealisierung erforderlichen Investitionen (Investitionsrechnung) mit Vorschlag zur Verteilung.

11 Martin Stoll Vorgehensweise bei Ausschreibungen 59 Beschreibung des Controlling-Instrumentes zwischen Unternehmen und Dienstleister. Hierbei ist ein Kennzahlenreporting zwischen beiden Vertragspartnern zu beschreiben, welches zum einen dem abgebenden Unternehmen die Transparenz und damit die Einflussmöglichkeit für Veränderungen erhält und dem Dienstleister ein Instrument zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Prozesse ermöglicht. Weiterhin sollte dieses Reporting für die jährlichen Preis-/Leistungsgespräche zwischen den Vertragspartnern dienen. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass dieses Reporting brauchbare und einfach nachvollziehbare Kennzahlen liefert, welche auch über die entsprechende Aussagekraft verfügen. Die wichtigsten Vertragsinhalte bis zum Vertragsentwurf zwischen Unternehmen und Dienstleister mit Vorschlägen zur Laufzeit (üblich sind Vertragslaufzeiten zwischen 1 und 5 Jahren, in Abhängigkeit von Investitionen und Personalübernahme), Preisgültigkeit und Kündigungszeiten Preisgestaltung/Preisanpassungsklauseln (verursacht z. B. durch Veränderungen von Steuern etc.) Abrechungsmodi und evtl. Bonus-/Malusregelung Rechte und Pflichten Versicherung und Haftung Personalübernahme (mit Angabe der zu übernehmenden Mitarbeiter) und Equipmentübernahme Projektmanagement (vor z. B. Einbringen von Erfahrungen und nach z. B. Nennung von konkreten Ansprechpartnern der Übernahme) Geheimhaltung/Vertraulichkeitserklärung Laufende Rationalisierung und Weitergabe der Kostenvorteile (z. B. 50/50-Aufteilung) Stufen- und Maßnahmenplan weitere Vorgehensweise bis zur Realisierung (Projektmanagementplan) Quelle: LOGO-TEAM, 2006 Bei der Kalkulation solcher teilweise umfangreichen und komplexen Projekte sollte soweit möglich nach Synergiepotential zu anderen bereits realisierten Projekten Ausschau gehalten werden. Unter der Rea-