Compliance Management Systeme Ein Vergleich zwischen Australien und Österreich

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1 Christian Wind Dr. iur. HSG, LL.M., EMBA IMD, Rechtsanwalt Partner, Leiter PG Governance & Compliance Telefon Compliance Management Systeme Ein Vergleich zwischen Australien und Österreich Nachdem Australien im Jahre 2006 den Standard für Compliance Programme eingeführt hatte, zog 2013 Österreich mit der ONR Compliance Management Systeme (CMS) nach. Worin bestehen die Gemeinsamkeiten, welche Unterschiede gibt es, was kann man für das eigene Unternehmen allenfalls übernehmen und worin besteht der Nutzen von Compliance? 1. Einleitung Compliance bedeutet gemäss Art. 716a OR die Befolgung der Gesetze, Statuten, Reglemente und Weisungen und beinhaltet zwei Dimensionen, nämlich eine externe und eine interne, wobei die externe Compliance die Befolgung der Gesetze und die interne die Einhaltung der Statuten, Reglemente und Weisungen eines Unternehmens umfasst. Die Bedeutung von Compliance und das diesbezügliche Bewusstsein hat, wie man auch regelmässig in den Medien feststellen kann, in den vergangenen Jahren aus verschiedenen Gründen stark zugenommen: diverse Verurteilungen von Managern und Unternehmen, neue und engmaschigere Gesetze mit zunehmender extraterritorialer Auswirkung (z.b. FACTA, UK Anti-Bribary Act), Industrie- und sektorspezifische Regelungen(z.B. Basel III, EFPIA Transparenzkodex der Pharmaindustrie), freiwillige Unterstellung von Unternehmen unter gewisse externe Regelwerke (z.b. UN Global Compact oder WEF Partnering Against Corruption Initiative) oder interne Weisungen (wie z.b. Verhaltenskodex). Compliance Management Systeme versuchen, Unternehmen bei der Umsetzung von Compliance systematisch und prozessorientiert zu unterstützen und eine gewisse Vereinheitlichung herbeizuführen. In Österreich ist es nun auch möglich, sein CMS zertifizieren zu lassen. Dennoch gilt es festzuhalten, dass Compliance für jedes Unternehmen individuell und massgeschneidert, unter Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter

2 Berücksichtigung seiner Geschichte, Kultur, Ressourcen, seines Risikoprofils, seinem Tätigkeitsbereich (Industrie) sowie seiner geographischen Verbreitung umzusetzen ist. 2. Worin liegt der Nutzen von Compliance? Je länger, je mehr setzt sich die Überzeugung durch, dass sich Compliance in verschiedenster Hinsicht lohnt. Zum einen gehört Compliance heute zu einer modernen und umfassenden Unternehmensführung. Zum anderen schafft sie gegenüber den verschiedenen Stakeholdern Vertrauen. Compliance hilft, das wertvollste Gut eines Unternehmen, nämlich seine Reputation, zu schützen. Sie erleichtert oder ermöglicht die Teilnahme an Ausschreibungen und Arbeitsgemeinschaften. Sie hilft bei Finanzierungen überhaupt Zugang zu und danach auch bessere Konditionen von Aktionären oder Banken zu erhalten. Sie erhöht die Attraktivität des Unternehmens bei der Rekrutierung (Personal, Topmanagement und Verwaltungsräte). Und schliesslich kann eine angemessene Compliance nicht nur das Unternehmen, sondern auch den Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung vor Haftungsansprüchen schützen. Es liegen zusammenfassend folglich mehr als genügend Gründe auf der Hand, um sich als Verwaltungsrat oder Geschäftsleitungsmitglied eines multinationalen börsenkotierten Unternehmens oder eines KMU mit dem Thema Compliance vertiefter auseinanderzusetzen und die entsprechenden Opportunitäten auszuloten. 3. Was beinhaltet das österreichische CMS? Die ONR Compliance Management Systeme (ONR) kommt auf vier Seiten erstaunlich knapp und pragmatisch daher und richtet sich an alle Organisationsformen sowie -grössen, insbesondere auch an KMUs. Die ONR beginnt mit ein paar Definitionen, gefolgt von sieben für ein modernes CMS erforderlichen Elementen: (i) (ii) Rolle der Leitung der Organisation (LdO) Die LdO muss ein CMS entwickeln, einführen, umsetzen, dokumentieren und regelmässig überprüfen sowie die dafür erforderlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Compliance Officer (CO) Die Ernennung oder Zuweisung der Funktion CO geschieht durch die LdO. Der CO verfügt über ein schriftliches Pflichtenheft und die erforderliche Unabhängigkeit mit einem direkten Zugang zur LdO. Er erstellt jährlich mindestens einen Compliance-Bericht. Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 2 5

3 (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Compliance-Risiko-Bewertung und Massnahmen Die Identifikation von Compliance-Risiken hat mindestens einmal jährlich zu erfolgen. Daraus sind geeignete Massnahmen abzuleiten, zu priorisieren und zu dokumentieren. Handlungsanweisungen Aus der Compliance-Risiko-Bewertung sind allfällige Handlungsanweisungen zu bestimmen, wie z.b. bei Verfehlungen umgegangen werden soll oder das bei Schlüsselpositionen, diese Kandidaten auf Compliance zu überprüfen sind. Schulung Die relevanten Personen sind regelmässig und stufengerecht zu schulen, teilweise in zwingenden Präsenzschulungen. Auch hierüber besteht Dokumentationspflicht. Wirksamkeit des CMS Das CMS bedarf einer regelmässigen Überprüfung seiner Angemessenheit, Eignung und Wirksamkeit. Die Möglichkeit einer auch anonymen Meldung von Regelverstössen ist vorzusehen und allfällige Sanktionen sind zu dokumentieren. Kommunikation Eine regelmässige Kommunikation und Information über Compliance-relevante Aspekte durch die LdO sind unabdingbar. 4. Was beinhaltet das australische CMS? Der Australian Standard Compliance Programs (Standard) ist mit 21 Seiten eher ausführlich, sehr detailliert und gilt sowohl für private als auch öffentliche Organisationen. Der Standard beginnt mit Definitionen, gefolgt von vier Prinzipien, die mit insgesamt 12 Principles noch genauer umschrieben werden: (i) (ii) Verpflichtung (Commitment) Der Verwaltungsrat und das Top-Management stärken und unterstützen aktiv Compliance im Unternehmen sowie die mit Compliance befassten Personen. Die von ihnen genehmigte Compliance Policy steht im Einklang mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens. Daneben werden für Compliance angemessene Ressourcen und den mit Compliance beauftragten Personen auch genügend Zeit zur Verfügung gestellt. Implementierung Die Compliance-Verantwortlichkeiten auf Stufe Verwaltungsrat, Geschäftsleitung, CO, Linienvorgesetzte und Mitarbeiter sind klar umschrieben und zugewiesen. Eine regelmässige interne und externe Kommunikation ist gewährleistet. Die Bedürfnisse, der Inhalt sowie die Art und Weise der Mitarbeiterschulung betreffend Compliance sind erhoben und definiert. Ein Verhalten im Sinne der Compliance wird vom Top-Management unterstützt. Non-Compliance wird nicht toleriert und Fehlverhalten ist zu melden. Das Unternehmen arbeitet auf eine Kultur der Compliance hin. Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 3 5

4 Gewisse Kontrollmechanismen sind vorhanden, um auf das gewünschte Compliance- Verhalten hinzuwirken. Die einzelnen Personen verstehen, was Compliance ganz konkret für sie und für ihr Team in der täglichen Arbeit bedeutet. (iii) (iv) Monitoring & Measuring Die Entwicklung des Compliance-Programms wird laufend überprüft und gemessen. Compliance-relevante Elemente werden idealerweise in bereits bestehende Prozesse, Strukturen und interne Kontrollen eingebaut. Das Unternehmen ist in der Lage, mittels Reporting den Nachweis zu erbringen, dass Compliance gelebt wird und dies entsprechend dokumentiert ist. Es können auch Compliance-relevante Key Performance Indicators definiert und in die individuellen Zielvereinbarungen aufgenommen werden. Kontinuierliche Verbesserung Das Top Management stellt sicher, dass das Compliance-Programm regelmässig überprüft und kontinuierlich verbessert wird. 5. Fazit Beiden Compliance Management Systemen ist gemein, dass sie grossen Wert auf folgende Punkte legen: Risikobasierter Ansatz Aktive Rolle des Top-Managements Ausstattung der Compliance Funktion mit einer gewissen Unabhängigkeit und genügend Ressourcen sowie Zeit Zuordnung der Compliance Verantwortlichkeiten auf allen relevanten Stufen Wichtigkeit und Regelmässigkeit der Schulung Regelmässige interne und externe Kommunikation Regelmässige Überprüfung der Angemessenheit, Eignung und Wirksamkeit des CMS Dokumentation auf allen Stufen (Verwaltungsrat, Geschäftsleitung) und sämtlicher Tätigkeiten (z.b. Schulungen, Massnahmen, Compliance-Reports) Reporting Der grosse Unterschied liegt abgesehen vom viel höheren Detaillierungsgrad des australischen CMS darin, dass das österreichische CMS, wie andere europäische Ansätze auch (z.b. das Compliance Haus der economiesuisse), eher prozess-, struktur-, kontrollorientiert sind und einzig der australische Standard einem ganz wichtigen, wenn nicht dem wichtigsten Element in der Compliance-Kette, nämlich dem Menschen, von den 21 Seiten immerhin fünf Zeilen mit folgenden Punkten widmed: angemessene Überprüfung der Bewerber bereits vor der Anstellung, Einführungsprogramm, welches die Bedeutung und Wichtigkeit der Compliance im Unternehmen hervorhebt und unterstreicht, Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 4 5

5 fortlaufende Schulung, Coaching und Führung durch beispielhaftes Vorleben und Zielvereinbarungen, die Compliance belohnen. Sehen Sie nach diesen Ausführungen allenfalls in Ihrem Unternehmen noch Handlungsbedarf betreffend Compliance? Unsere Spezialisten der Practice Group Governance & Compliance unterstützen Sie gerne dabei. Besuchen Sie uns für weitere Informationen im Internet auf der Seite Practice Group Governance und Compliance. Bratschi Wiederkehr & Buob AG ist eine führende Schweizer Anwaltskanzlei mit über 75 Anwältinnen und Anwälten in den Wirtschaftszentren der Schweiz, bietet schweizerischen und ausländischen Unternehmen und Privatpersonen professionelle Beratung und Vertretung in allen Bereichen des Wirtschafts-rechts, im Steuerrecht und im öffentlichen Recht sowie in notariellen Angelegenheiten. Basel Lange Gasse 15 CH-4052 Basel Telefon Fax Bern Bollwerk 15 Postfach 5576 CH-3001 Bern Telefon Fax Lausanne Avenue Mon-Repos 14 Postfach 5507 CH-1002 Lausanne Téléfone Téléfax St. Gallen Vadianstrasse 44 Postfach 262 CH-9001 St. Gallen Telefon Fax Zug Industriestrasse 24 CH-6300 Zug Telefon Fax Zürich Bahnhofstrasse 70 Postfach 1130 CH-8021 Zürich Telefon Fax Bratschi Wiederkehr & Buob AG, Vervielfältigung bei Angabe der Quelle gestattet Die vollständige Anwaltsliste finden Sie im Internet unter Seite 5 5